Maret 2015, pp. 7~16
7
ANALISIS SISTEM INFORMASI KAS KECIL PADA SMK
MUHAMMADIYAH CIKOTOK KABUPATEN LEBAK
Yuli Yanti1
,
Andi Riyanto2,
Susilawati31
AMIK BSI Sukabumi e-mail: yuliyanti2220@gmail.com
2
AMIK BSI Sukabumi e-mail: andi.iji@bsi.ac.id
3
STMIK Nusa Mandiri Sukabumi e-mail: susilawati.ssl@bsi.ac.id
Abstrak
Perkembangan teknologi informasi saat ini membawa perubahan yang sangat besar. Sumber daya manusia yang semakin berkembang menjadi informasi sangat penting dan dicari. Tidak terkecuali pada sektor pengelolaan kas kecil di sekolah juga memanfaatkan dari perkembangan sistem informasi yang sudah berkembang sedemikian pesatnya. SMK Muhammadiyah merupakan sekolah yang dalam pengolahan datanya masih mengunakan sistem manual khususnya pada pengelolaan kas kecil. Salah satu kendala yang dirasakan dalam sistem manual ini adalah tidak mudah dalam mengecek data, dibutuhkan waktu yang relatif lama untuk dapat mengetahui data yang diperlukan sehingga mengakibatkan lambatnya proses pengambilan keputusan. Untuk itulah penelitian ini mengenai sistem informasi pengelolaan kas kecil. Metode penelitian yang digunakan adalah dengan melakukan riset, wawancara dan studi perpustakaan pada SMK Muhammadiyah Cikotok Kabupaten Lebak. Berdasarkan permasalahan yang ditemukan maka diberikan alternatif solusi yang digunakan untuk menyelesaikan berbagai permasalahan yang ada dengan melakukan perancangan sistem yang baru yang terkomputerisasi agar data yang di input akurat dan membantu memperlancar proses perhitungan dan pelaporan hasil akhir dari kas kecil nantinya.
Keywords: Sistem Informasi, Kas Kecil
1. Pendahuluan
Telah diketahui bersama bahwa perkembangan dunia informasi dan teknologi dewasa ini mengalami kemajuan sangat pesat terutama dibidang teknologi komputer yang semakin mengalami kemajuan dari generasi kegenerasi yang berkembang diseluruh pelosok dunia. Disadari maupun tidak disadari, dengan adanya teknologi komputer memberikan berbagai keuntungan atau manfaat yang sangat banyak bagi dunia bisnis dan instansi pemerintah karena dengan adanya sistem komputerisasi akan mempermudah aktivitas sehari-hari sehingga pekerjaan lebih efektif dan efisien serta lengkap dan akurat bagi suatu sekolah atau perusahaan.
Dengan adanya kelebihan dari sistem yang terkomputerisasi tersebut, membuat
pemanfaatan komputer di segala bidang pengolahan data informasi dan perhitungan menjadi hal yang sangat penting dan mutlak diperlukan oleh berbagai entitas, tidak terkecuali lembaga pendidikan. Pembentukan kas kecil ditunjukan untuk membiayai pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil. Dana kas kecil ini ditangani oleh seorang pengelola kas kecil yang telah ditunjuk oleh pimpinan (Kepala Sekolah). Walaupun jumlah dana yang dikelola dalam dana kas kecil ini relatif kecil, akan tetapi penanganannya harus tetap dilakukan dengan baik. Pada sistem pengelolaan kas kecil di SMK Muhammadiyah Cikotok masih manual belum terkomputerisasi, oleh karena itu masih banyak kesalahan-kesalahan dalam pencatatan kas kecilnya.
Kajian Literatur
Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah dengan mendatangi langsung ke obyek penelitian (field research). Dengan tujuan untuk melakukan pengumpulan data melalui pengamatan (observation) secara langsung. Observasi adalah teknik pengumpulan data yang diperoleh dengan cara mengadakan penelitian langsung kelapangan terhadap sistem pengelolaan kas kecil pada sekolah SMK Muhammadiyah Cikotok dengan cara melakukan peninjauan dokumen dan catatan sekolah, baik yang terkait dengan administrasi maupun bukti-bukti keuangan sekolah.
Pengumpulan data selanjutnya adalah dengan melakukan interview atau tanya jawab langsung kepada sumbersumber atau pihak-pihak yang terkait, khususnya bagian keuangan sekolah, agar dapat memperoleh informasi yang akurat dan bermanfaat. Untuk melengkapi berbagai data yang dibutuhkan, dilakukan juga dengan studi pustaka (library research), data yang dilakukan dengan cara mempelajari berbagai buku referensi yang sesuai dengan permasalahan yang akan dibahas untuk membantu membuat konsepkonsep dalam penulisan. Ruang lingkup penelitian ini diambil dari aktivitas SMK Muhammadiyah Cikotok, khususnya pada pembahasan sistem pengelolaan kas kecil mulai dari, pembentukan dana kas kecil, permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran kas kecil, pengisian kembali kas kecil sampai pembuatan laporan. Pada umumnya setiap entitas selalu mempunyai sistem informasi untuk mengumpulkan menyimpan, melihat dan menyalurkan informasi. Sistem informasi dapat terbentuk karena di dorong oleh\ kebutuhan akan informasi yang sangat meningkat yang dibutuhkan oleh para pengambil keputusan. Suatu sistem dapat terdiri dari beberapa subsistem atau sistem-sistem yang terdiri dari bagian komponen-komponen atau subsistem dalam suatu sistem tidak dapat berdiri sendiri. Komponen-komponen dan subsitem saling berinteraksi dan saling berhubungan membentuk satu kesatuan sehingga tujuan atau sasaran dapat tercapai. Menurut Sutarman (2009:5), system adalah kumpulan elemen yang saling berhubungan dan saling berinteraksi dalam satu kesatuan untuk menjalankan suatu proses pencapaian tujuan utama. Sedangkan Goal (2008:9) mengartikan sistem sebagai hubungan satu unit dengan unit-unit lainnya
yang saling berhubungan satu sama lainnya dan tidak dapat dipisahkan serta menuju satu kesatuan dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan apabila suatu unit macet atau terganggu, unit lainnya pun akan terganggu, untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan tersebut.
Berdasarkan pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa sistem adalah sekumpulan dari elemen-elemen yang saling berhubungan serta saling melangkapi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Mulyanto (2009:2),menjelaskan beberapa karakteristik sistem sebagai berikut;
1. Mempunyai komponen system (Components System)
Suatu sistem tidak berada dalam lingkungan yang kosong tetapi sebuah sistem berada dan berfungsi didalam lingkungan yang berisi sistem lainnya. Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, bekerja sama membentuk satu kesatuan. Apabila suatu sistem merupakan salah satu dari komponen sisitem lain yang lebih besar, maka akan di sebut dengan subsistem, sedangkan sistem yang lebih besar tersebuat adalah lingkuangannya.
2. Mempunyai batasan system (Boundary)
Batasansistem merupakan pembatas atau pemisah antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya.
3. Mempunyai lingkungan (Environment) Lingkungan luar adalah apapun di luar batas dari system mempengaruhi operasi sistem, baik pengaruh yang menguntungkan ataupun yang merugikan. Pengaruh yang menguntungkan ini harus dijaga sehingga akan mendukung kelangsungan operasi sebuah sistem. Sedangkan lingkungan yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan agar tidak mengganggu kelangsungan sebuah sistem. 4. Mempunyai penghubung (Interface) antar komponen
Penghubungan (interface) merupakan media penghubung antar satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. Penghubung inilah yang akan menjadi media yang digunakan data dari masukan
(input) hingga keluaran (output) dengan
adanya penghubung, suatu subsistem dapat berinteraksi dan berintegrasi dengan subsistem yang lain membentuk satu kesatuan
5. Mempunyai masukan (Input)
Masukan (input) merupakan energi yang
dimasukan kedalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan
(maintenanceinput) yaitu bahan yang dimasukan agar system tersebut dapat beroperasi dan memasukan sinyal (signal
input), yaitu masukan yang diproses untuk
mendapatkan keluaran.
6. Mempunyai pengelolaan (Processing) Pengelolaan (processing) merupakan bagian yang melakuan perubahan darimasukan untuk menjadi keluaran yang diinginkan.
7. Mempunyai sasaran (Objective) dan tujuan (Goal)
Suatu sistem pasti memilik sasaran
(objective) atau tujuan (goal). Apabila
sistem tidak mempunayi sasaran dan tujuan maka sistem ini tidak akan ada gunanya. Tujuan inilah yang mengarahkan suatu sistem. Tanpa adanya tujuan, system menjadi tidak terarah dan terkendali. 8. Mempunyai Keluaran (Output)
Keluaran (output) merupakan hasil dari
pemrosesan. Keluaran dapat berupa informasi sebagai masukan pada sistem lain atau hanya sebagai sisa pembuangan. 9. Mempunyai Umpan Balik (Feed
Back)
Umpan balik diperlukan oleh bagian kendali (control) sistem untuk mengecek terjadinya penyimpanan proses dalam sistem dan mengembalikan ke dalam kondisi normal. Aktivitas keuangan entitas, dalam hal ini adalah sekolah, terdiri dari berbagai aktivitas operasional keuangan, yang akhirnya membentuk sebuah informasi yang berguna bagi pemangku kepentingan untuk memutuskan berbagai kebijakan operasional sekolah. CSistem informasi ini akan terus ada sepanjang periode operasional sekolah, sebagai sebuah aktivitas rutin yang dilakukan oleh pihak SMK Muhammadiyah Cikotok. Menurut Sutabri (2012:22), sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan tertentu. Sutarman (2012:13), mengatakan sistem informasi adalah sistem dapat didefinisikan dengan mengumpulkan, memproses, menyimpan menganalisis, menyebarkan informasi untuk tujuan tertentu. Seperti sistem lainya,
sebuah sistem informasi terdiri atas input (data instruksi) dan output (kalkulasi). Dari berbagai pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi merupakan gabungan dari manusia (hardware) dan software berupa jaringan komunikasi dan data yang saling berinteraksi untuk menyimpan, mengumpulkan, memproses, dan mendistribusikan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan dalam suatu organisasi. Sistem informasi yang memproses, mengolah dan melaporkan berbagai transaksi keuangan dikelola dalam sistem informasi akuntansi. Sistem Informasi Akuntansi (SIA) merupakan sistem informasi fungsional yang mendasari sistem informasi fungsional yang lainya seperti sistem informasi keuangan, sistem informasi pemasaran, sistem informasi produksi dan system informasi sumber daya manusia. Sistemsistem informasi ini membutuhkan data keuangan dari sistem informasi akuntansi. Hal ini menunjukan bahwa suatu perusahaan atau instansi yang akan membangun sistem informasi manajemen, disarankan untuk membangun sistem informasi akuntansi terlebih dahulu. Fungsi penting yang dibentuk SIA pada sebuah organisasi antara lain: mengumpulkan dan menyiapkan data tentang aktivitas dan transaksi. Memproses data menjadi informasi yang dapat digunakan dalam proses tersebut. Menurut Puspitawati dan Anggadini (2010:57), sistem informasi akuntansi adalah sebagai satu system yang berfungsi untuk mengorganisir formulir, catatan serta laporan yang dikoordinasi untuk menghasilkan satu informasi keuangan yang dibutuhkan dalam pembuatan keputusan manajemen dan pimpinan perusahaan serta dapat memudahkan perusahaan. Salah satu komponen terpenting dalam sistem informasi akuntansi adalah pengelolaan kas. Tersedianya uang kas yang cukup pada entitas sekolah dapat menjamin berbagai aktivitas manajemen sekolah. Suhayati dan Anggadini (2009:143), mengatakan kas sebagai alat bayar atau alat tukar dalam transaki keuangan, untuk pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil, tidaklah efesien atau dilihat dengan giro bilyet oleh karena itu, dibentuklah dana kas kecil yang berfungi untuk membantu bendahara dalam pengeluaranpengeluaran rutin yang jumlahnya relative kecil. Terdapat beberapa macam prosedur dalam pencatatan kas kecil diantaranya adalah:
a. Metode dana tetap (imprest system) Sistem dana kas kecil selalu tetap yaitu sebesar cek yang diserahkan kepada kasir kas kecil untuk membentuk dana kas kecil. Tiap kali melakukan pembayaran, kasir kas kecil harus membuat bukti pengeluaran, apa bila jumlah kas kecil tinggal sedikit dan juga pada akhir periode kasir kas kecil akan meminta pengisian kembali kas kecilnya sebesar jumlah yang sudah dikeluarkan. Prosedur akuntansi dana kas kecil dengan metode imprest system yaitu:
1) Saldo dana kas kecil selalu tetap kecuali ada perubahan kebijakan. 2) Pada saat dana kas kecil digunakan
tidak ada jurnal.
3) Pada saat permintaan kembali dana kas kecil, jurnal yang dibuat adalah mendebet rekeningrekening pengeluaran (dasarnya adalah bukti pengeluaran dan mengkredit rekening kas).
Operasi dana kas kecil yang sering disebut sistem dana kas kecil (imprest system) terdiri atas:
1) Pembentukan kas kecil 2) Penggunaan kas kecil 3) Pengisian kembali kas kecil
b. Metode dana berubah (Fluctuating
system)
Metode ini saldo kas kecil tidak tetap tetapi berfluktuasi dengan jumlah pengeluaran-pengeluaran kas kecil. Metode fluktuasi setiap terjadi pengeluaran langsung dicatat, jadi buku pengeluaran kas kecil mempunyai fungsi sebagi jurnal dan menjadi dasar untuk pembukuan ke rekening-rekening buku besar. Prosedur akuntansi dana kas kecil dengan metode dana berubah (fluktuating system):
1) Saat pembentukan kas kecil akan dilakukan pencatatan dengan mendebet akun kas kecil dan mengkredit akun kas kecil.
2) Setiap ada pengeluaran kas kecil langsung dilakukan pencatatan dengan mendebet akun biaya dan mengkredit akun kas kecil
3) Pengisian kembali dapat dilakuakan sebesar jumlah yang sama, lebih besar atau pun lebih kecil seperti pada saat pembentukan tanpa memperhatikan beberapa kas kecil yang sudah di keluarkan.
Sedangkan ayat jurnal untuk kas kecil adalah sebagai berikut:
1) Membentuk dana kas kecil pada mulanya:
Kas kecil Rp.xxx
Kas Rp.xxx 2) Waktu kas kecil digunakan, sama
sekali tidak di buat ayat-ayat jurnal. 3) Waktu pengisian kembali kas kecil,
misalkan pengeluaran kas kecil yang sudah dibuat adalah:
Perlengkapan kantorRp.xxx Peralatan peralatan Rp.xxx Transportasi Rp.xxx Keperluan kantor Rp.xxx Kas kecil Rp.xxx
Adapun dokumen yang digunakan dalam sistem dana kas kecil adalah:
a. Bukti kas kecil
b. Penerimaan pengeluaran kas kecil c. Bukti pengeluaran kas kecil.
Prosedur dalam pemasukan (penerimaan) kas sebagai berikut:
a. Pembagian tugas, petugas yang menyimpan, menerima, dan mencatat pemasukan (penerimaan uang).
b. Laporan kas dibuat setiap hari,untuk dan dibuat oleh bendahara sekolah. c. Uang langsung disetor ke bank setelah
uang diterima.
Dari penjelasan tersebut dapat disimpulkan bahwa kas kecil adalah uang yang disediakan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil, dan tidak ekonomis bila dibayar dengan cek. Untuk menganalisa dan memberikan gambaran yang sebenarnya dari prosedur sistem akuntansi berjalan maupun rancangan usulan dari pengelolaan kas kecil SMK Muhammadiyah Cikotok, digunakan alat bantu berupa diagram alir data (Data Flow Diagram).
Menurut Wijaya (2007:20), Data Flow
Diagram (DFD) adalah gambaran grafis
yang memperlihatkan aliran data dari sumbernya dalam obyek kemudian melewati suatu proses yang memtransformasikan ke tujuan yang lain, yang ada pada objek lain. Berikur penjelasan mengenai masingmasing DAD (data Flow Diagram)
1) Diagram Konteks Diagram konteks adalah diagram yang terdiri dari satu proses dan menggambarkan ruang lingkup suatu sistem. Merupakan level tertinggi dari DFD yang menggambarkan seluruh input ke sistem atau output dari sistem . ia akan memberi gambaraan keseluruhan sistem. Sistem dibatasi oleh
boundary (dapat digambarkan dengan garis
putus). Diagram konteks hanya ada satu proses. Tidak boleh ada store dalam diagram konteks.
2) Diagram Nol atau zero (Overview
menggambarkan proses dari
data flow diagram. Diagram nol memberikan pandangan secara menyeluruh mengenai system yang ditangani, menunjukan tentang fungsi-fungsi utama atau proses yang ada, aliran data, dan external entity. Level ini sudah dimungkinkan adanya atau gambaran data
store yang digunakan, untuk proses yang
tidak dirinci lagi pada level selanjutnya, simbol ‘*’ atau ‘P’ (functional primitive) dapat ditambahkan pada akhir nomor proses. Keseimbangan input dan output (balancing) antara diagram 0 dengan diagram konteks harus terpelihara.
3) Diagram Rinci (Level Diagram)
Diagram rinci adalah diagram yang menguraikan proses pada yang ada dalam diagram zero atau diagram level diatasnya. Adapun simbol-simbol yang digunakan dalam diagram arus data untuk mewakilinya antara lain.
a. External entity (kesatuan luar) atau boundary (batas sistem).
Digunalan untuk mengambarkan suatu sumber atau tujauan pada arus data. b. Data flow (arus data) Digunakan untuk
menggambarkan suatu arus data. c. Process (proses)
Digunakan untuk mengambarkan suatu proses yang sedang berlangsung. d. Data store (simpanan data)
Digunakan untuk menggambarkan suatau tempat untuk menyimpan atau mengambil data yang diperlukan.
2. Metode Penelitian
Penelitian ini menggunakan rancangan atau desain penelitian deskriptif analitis. Sedangkan jenis penelitiannya adalah survai. Survai disini adalah dengan cara mendatangi langsung ketempat yang menjadi objek penelitian. Sedangkan teknik pengumpulan data dilakukan dengan beberapa cara, antara lain:
1. Pengamatan (Observation)
Yaitu teknik pengumpulan data yang diperoleh dengan cara mengadakan penelitian langsung kelapangan terhadap system pengelolaan kas kecil pada SMK Muhammadiyah Cikotok dengan cara melakukan peninjauan berbagai dokumen dan catatan keuangan sekolah.
2. Wawancara(interview)
Pengumpulan data dengan cara tanya jawab langsung kepada sumber-sumber atau pihak-pihak yang terkait, khususnya bagian keuangan, agar
dapat memperoleh informasi yang akurat dan bermanfaat.
3. Studi pustaka (Library Reseach)
Teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan cara mempelajari berbagai buku referensi yang sesuai dengan permasalahan yang akan dibahas untuk membantu membuat konsep-konsep dalam penulisan. Setelah itu baru dibuat system akuntansi berjalan dengan mengambil data dan dokumen terkait yang telah dikumpulkan tadi dan mengolahnya dengan menggunakan Data Flow Diagram (DFD).
3. Pembahasan
Analisa sistem berjalan memberikan gambaran tentang system yang diamati saat ini yang sedang berjalan, sehingga kelebihan dan kekurangan sistem yang sedang berjalan dapat diketahui dan diidentifikasi Sedangkan pengelolaan kas kecil SMK Muhammadiyah Cikotok Kabupaten Lebak Banten masih menggunakan sistem manual yang dilihat dari prosedur berjalan yang diawali dengan pengajuan dana kas kecil, prosedur pembentukan dana kas kecil dan prosedur pembuatan laporan, dalam proses ini masih sering terjadi kesalahan.
Salah satu kendala yang dirasakan dalam sistem manual ini adalah tidak mudah dalam mencetak data, dibutuhkan waktu yang relatif lama untuk dapat mengetahui data yang diperlukan, kurangnya efektifitas dan efesiensi ini mengakibatkan lambatnya proses pengambilan keputusan dan ketidaktepatan keputusan yang diambil, maka diperlukan sistem berjalan yang sudah terkomputerisasi.
SMK Muhammadiyah Cikotok berdiri sesuai dengan Surat Keputusan Izin Operasional Sekolah No. 421/1236- Dindik/Kab/2007. Seiring berkembangnya waktu SMK Muhammadiyah berkembang dengan baik. Hingga saat ini mempunyai kurang lebih 380 murid yang terdiri dari Kelas X, XI dan XII dengan Jurusan Farmasi, Akuntansi dan Pemasaran dan mempunyai 10 staf dan guru.
Struktur organisasi SMK Muhammadiyah Cikotok terlihat dalam gambar berikut ini:
Prosedur
sistem
akuntansi
berjalan
merupakan
suatu
tahapan
untuk
menganalisa proses atau kegiatan yang
sedang berjalan pada sitem pengelolaan
kas kecil pada SMK Muhammadiyah
Cikotok.
Tujuan
dari
pembahasan
prosedur sistem berjalan ini adalah untuk
memberikan gambaran yang lebih jelas tentang bentuk permasalahan yang ada pada SMK Muhammadiyah Cikotok. Berikut adalah prosedur system akuntansi berjalan pengelolaan kas kecil di SMK Muhammadiyah Cikotok Kabupaten Lebak Banten.
1. Pengisian kas kecil
Pengisian dana kas kecil diawali dari bendahara harian mengisi form pengajuan dana kas kecil yang diserahkan ke Bendahara Umum untuk di acc dan diarsipkan ke arsip Buku Kas Umum (BKU).
2. Transaksi kas kecil
Setelah melakukan transaki bendahara harian mengeluarkan bukti kas masuk dan bukti kas keluar, yang diserahkan kepada Bendahara Umum, kemudian dicatat dan diarsipkan ke arsip BKU. 3. Pengisian kembali dana kas kecil
Bendahara harian membuat permintaan pengisian kas kecil berdasarkan bukti-bukti pengeluaran kas kecil, yang diserahkan kepada Bendahara Umum. Berdasarkan dokumen-dokumen, Bendahara Umum mengisi cek kembali untuk diserahkan kepada Bendahara Harian.
4. Prosedur laporan
Bendahara Umum membuat laporan kas kecil berdasarkan bukti-bukti transaksi kas kecil kepada Kepala Sekolah.
Dari prosedur sistem akuntansi berjalan SMK Muhammadiyah Cikotok tersebut, dapat digambarkan melalui diagram alir data (Data Flow Diagram) sebagai berikut:
Bendahara harian
0.0 Perancangan Sistem
pengelolaan kas kecil Bendahara umum
Kepala sekolah FPDKK BKM, BKK BPKK BPKKacc FPDKK BKM, BKK BPKK FPDKKacc BPKKacc BKMacc,BKKacc
Laporan Pengelolaan kas kecil
Keterangan:
BKkeluar : Bukti Kas keluar
SPPKK : Surat Permintaan Pengeluaran Kas Kecil
SPPKKacc: Surat Permintaan Pengeluaran Kas Kecil acc
BPKK : Bukti Pengeluaran Kas Kecil
Gambar 2.
Diagram Konteks Sistem Berjalan
Kemudian dari diagram konteks, dapat dijabarkan kembali melalui diagram nol sistem akuntansi berjalan pengelolaan kas kecil pada SMK Muhammadiyah Cikotok sebagai berikut:
Keterangan:
BKkeluar : Bukti Kas keluar
SPPKK :Surat Permintaan Pengeluaran Kas Kecil
SPPKKacc: Surat Permintaan Pengeluaran Kas Kecil acc
BPKK : Bukti Pengeluaran Kas Kecil BKK : Buku Kas Kecil
Gambar 3.
Dari diagram nol tersebut, kemudian dibuat diagram detail dari proses 2.0 yang digambarkan sebagai berikut:
Bendahara harian
2.1 Penerimaan kas kecil
Bendahara umum
2.2 Pengeluaran kas kecil
BKM BKM
BKK BKKacc
Keterangan:
SPPKK : Surat Permintaan Pengeluaran Kas Kecil
SPPKKacc: Surat Permintaan Pengeluaran Kas Kecil acc
Gambar 4.
Diagram Detail Sistem Berjalan
Berdasarkan permasalahan yang ada maka alternatif pemecahan masalah yang diberikan adalah dengan melakukan pembuatan perancangan sistem yang baru dengan cara membuat sistem yang terkomputerisasi agar data yang diinput akurat dan akan memperlancar proses pelaporan.
Dibawah ini akan dijelaskan prosedur sistem berjalan usulan yang terkomputerisasi tentang pengelolaan kas kecil pada SMK Muhammadiyah Cikotok.
a. Prosedur Pembentukan dana kas kecil Bendahara Harian mengeluarkan Bukti Kas Keluar (BKK) berupa cek untuk diserahkan kepada Bendahara Umum. Kemudian Bendahara Umum mencairkan cek ke Bank, lantas menginput ke file BKkeluar dan mengambil data BKkeluar untuk di
input kan kembali ke file BKK.
b. Permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran kas kecil
Bendahara harian mengisi surat permintaan pengeluaran kas kecil dan di berikan ke bendahara umum untuk di acc dan di input ke file SPPKK. Kemudian Bendahara Umum menyerahkan uang dan Surat Permintaan Pengeluaran kas kecil yang sudah di acc. Bendahara Harian harus mempertanggungjawabkan pemakaian dana kas kecil dangan membuat Bukti Pengeluaran kas kecil.
c. Pengisian kembali dana kas kecil
Bendahara Harian membuat permintaan pengisian kas kecil berdasarkan bukti-bukti pengeluaran kas kecil, yang diserahkan kepada Bendahara Umum. Berdasarkan filefile BPKK acc, Bendahara Umum mengisi cek kembali untuk diserahkan kepada Bendahara Harian.
d. Prosedur penjurnalan
Prosedur penjurnalan penerimaan dan penggunaan data menggunakan file perkiraan, data BKkeluar (Bukti Kas keluar), data BKK (Buku Kas Kecil), data SPPKK dan hasil jurnal akan disimpan dalam file jurnal dan file detail Jurnal
e. Prosedur laporan
File jurnal dan detail jurnal sebagai
dasar dalam membuat laporan untuk diserahkan kepada Kepala Sekolah dan untuk diarsipkan.
Diagram konteks dari sistem akuntansi usulan tergambar sebagai berikut ini:
Bendahara Harian
0.0
Perancangan sistem informasi pengelolaan kas
kecil Bendahara umum Kepala Sekolah BKkeluar SPPKK,BPKK SPPKKacc,BPKKacc BKkeluar,DBKkeluar DBKKeluar SPPKK,BPKK Laporan Pengelolaan kas kecil
SPPKKacc,BPKKacc
Keterangan:
BKkeluar : Bukti kas keluar
SPPKK : Surat Permintaan Pengeluaran Kas Kecil
SPPKKacc : Surat Permintaan Pengeluaran Kas Kecil acc
BPKK : Bukti Pengeluaran Kas Kecil
Gambar 5.
Diagram Konteks Sistem Usulan
Sedangkan diagram nol sistem akuntansi usulan terlihat dibawah ini:
Bendahara harian
1.0
Prosedur Pembentukan dana kas kecil
Bendahara Umum BKkeluar BKkeluar F2 F1 DBKkeluar 2.0 Permitaan dan pertanggungjawaban pengeluaran kas kecil
3.0 Pengisian kembali dana
kas kecil 4.0 Penjurnalan 5.0 Laporan SPPKK SPPKK SPPKKacc SPPKKacc BPKK BPKK BPKKacc BPKKacc F3 DSPPKKacc F4 F5 Data jurnal Data BKK Data SPKK
Data Jurnal PengelolaanLaporan Kepala Sekolah
Kas kecil Data Bkkeluar File jurnal File perkiraan File SPPKK File BKkeluar File BKK Data Perkiraan F6 DataJD DataJD DBKkeluar DBKkeluar DBKkeluar DBKkeluar Detail jurnal Keterangan :
BKkeluar : Bukti kas keluar DataJD : Detail Jurnal
SPPK : Surat Permintaan Pengeluaran Kas Kecil
SPPKKacc : Surat Permintaan Pengeluaran Kas Kecil acc
BPKK : Bukti Pengeluaran Kas Kecil BKK : Buku Kas Kecil
Gambar 6.
Diagram Nol Sistem Usulan
Diagram detail sistem akuntansi usulan diambil dari proses 2.0 dan tergambar sebagai berikut:
Bendahara harian
2.1
Permintaan kas kecil Bendahara Umum
2.2 Pengeluaran kas kecil
f3 SPPKK SPPKK Data SPPKK Data SPPKKacc SPPKKacc SPPKKacc File SPPKK Keterangan :
SPPKK : Surat Permintaan Pengeluaran Kas Kecil
SPPKKacc : Surat Permintaan Pengeluaran Kas Kecil acc
Gambar 7.
Diagram Detail Sistem Usulan
Spesifikasi sistem komputer akan menjelaskan tentang perangkat apa saja yang mendukung sistem yang dirancang, seperti perangkat keras, perangkat lunak, dan konfigurasi sistem komputer. Satu sistem yang baik tidak akan berhasil diterapkan dengan baik jika tidak didukung oleh sarana dan prasarana yang baik pula. Sistem dibentuk dengan baik dan berhasil diterapkan jika didukung dengan beberapa unsur atau beberapa aspek seperti perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), dan pemakai. Diantara unsur tersebut peralatan pendukung yang dibutuhkan harus sesuai dengan spesifikasi system yang diusulkan, oleh karena itu akan diuraikan peralatan pendukung yang harus tersedia pada sistem yang diusulkan.
Perangkat keras berkaitan dengan peralatan komputer fisik dan alat-alat yang berkaitan dengannya. Pemilihan komputer antara lain ditentukan oleh kapasitas komputer dan unit pengelolahan data CentralProcessing Unit (CPU) unit pemasukan data ke memori komputer sehingga dapat diolah menjadi suatu keluaran. Adapun perangkat keras yang digunakan adalah :
1. Processor : Intel(R) Core(TM) i3-2100
CPU @3.10GHz
2. RAM : 2.00 GB 3. Harddisk : 500 GB 4. Monitor : Super VGA 14” 5. Keyboard : 101 Keys 6. Mouse : Standar Mouse 7. Printer : Inject
Perangkat lunak merupakan istilah yang diberikan kepada instruksiinstruksi yang mengarah kepada pengoperasian perangkat keras. Dalam sistem usulan yang diajukan adalah sebagai berikut:
1. Sistem Operasi :Microsoft Windows7 2. Bahasa Program :Microsoft Visual
Basic 6.0
3. Database Program :Microsoft Acces 2010
Merancang sistem baru, maka terlebih dahulu harus dibuat dan disusun langkah-langkah kegiatan yang disebut dengan jadwal implementasi. Agar suatu jadwal implementasi dapat berjalan dengan efisien baik dari segi waktu
maupun biaya, maka diperlukan penjadwalan kegiatan sebagai berikut: 1. Analisa Sistem dan Penyiapan
Data Awal
Analisa sistem dengan mempelajari sistem yang berjalan beserta masalah yang ada, yang bertujuan untuk mendapatkan gambaran tentang bentuk permasalahan yang ada. Penyiapan data awal adalah dengan mengumpulkan data yang nantinya akan digunakan pada sistem usulan setelah selesai diimplementasikan. Kegiatan ini direncanakan membutuhkan waktu selama satu minggu yaitu minggu pertama pada bulan pertama.
2. Pembuatan File
Pada kegiatan ini akan dibuat satu file database yang berfungsi sebagai tempat penampungan data yang telah dikumpulkan pada kegiatan pertama diatas. Untuk itu diperlukan waktu selama satu minggu yaitu minggu kedua pada bulan pertama. 3. Pembuatan Program dan Tes
Program
Pembuatan program pada system ini bertujuan agar program yang dibuat dapat digunakan untuk mengelolah semua data yang telah ada pada file
database nya. Pembuatan program ini
membutuhkan waktu yang lebih lama dibandingakan dengan tahap yang lain. Program yang dibuat diharapkan menghasilkan sebuah program yang benarbenar mampu menjalankan sistem usulan yang baik. Sebagai tahap pengetesan dilakukan untuk mengetahui sejauh mana program yang dibuat dapat berjalan dengan baik dan sesuai dengan kebutuhan user.
Kegiatan ini memerlukan waktu mulai dari minggu ketiga bulan pertama hingga minggu kedua bulan kedua. 4. Pembuatan Buku Petunjuk dan
Operasi
Pembuatan buku petunjuk di maksud agar dapat membantu para pengguna untuk memahami lebih lanjut akan system pengoperasian komputer. Pembuatan buku petunjuk diperlukan waktu selama dua minggu yaitu minggu ketiga hingga minggu keempat bulan kedua.
5. Pelatihan dan Training
Pelatihan ini dilakuakan agar calon user dapat mengenal keunggulan lebih lanjut keunggulan sistem yang nantinya akan dipakai untuk menggantikan sistem
lama atau yang sedang berjalan. Tahap ini memerlukan waktu satu minggu yaitu minggu pertama pada bulan ketiga.
6. Tes Sistem
Tes sistem adalah suatu kegiatan untuk menguji kelayakan dari sistem yang diusulkan secara keseluruhan dan dilakukan oleh user yang sedang di
training sebelumnya. Waktu yang diperlukan adalah dua minggu, yaitu minggu kedua bulan ketiga hingga minggu ketiga bulan ketiga.
7. Peralihan Sistem
Peralihan sistem adalah suatu kegiatan yang akan dialami oleh suatu sistem yaitu penggantian sistem yang lama dengan sistem yang baru. Peralihan dapat dilakukan dengan berbagai cara yaitu secara langsung dan bertahap. Peralihan secara langsung yaitu penggantian sistem yang lama dengan yang baru secara langsung, sedangkan peralihan secara bertahap yaitu penggantian sistem baru dengan melakukan pembagian, apabila bagian yang lain berhasil maka akan dilanjutkan, data yang terakhir adalah penggantian sistem paralel yaitu sistem yang lama akan ditinggalkan dan beralih ke sistem yang baru, pada tahap ini diperlukan waktu dua minggu, yaitu minggu ketiga bulan ketiga beriringan dengan tes sistem di minggu terakhir dan minggu keempat bulan ketiga hingga minggu pertama bulan keempat.
8. Kegiatan untuk mengoperasikan sistem baru secara keseluruhan dan menggunakan data yang sesungguhnya dan masih diperlukan adanya pengawasan secara keseluruhan terhadap sistem agar terhindar dari kesalahan-kesalahan yang ada. Waktu yang diperlukan yaitu tiga minggu yaitu mulai minggu kedua bualan keempat sampai minggu keempat bulan keempat.
Berikut adalah tabel implementasi untuk masing-masing kegiatan:
Tabel 1. Jadwal Implementasi
N
o. Keterangan
Bulan 1 Bulan 2 Bulan 3 Bulan 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 Penyiapan
data awal 2 Pembuatan
file 3 Pembuatan program dan tes 4 Pembuatan buku petunjuk operasi 5 Pelatihan dan training 6 Tes sistem 7 Peralihan Sistem 8 Evaluasi dan operasional 4. Simpulan
Sistem pengolahan data kas kecil pada SMK Muhammadiyah Cikotok masih dikatakan cukup sederhana dan bahkan masih manual. Hal tersebut dapat menimbulkan lambatnya informasi yang dihasilkan mengenai laporan kas kecil yang nantinya akan diserahkan kepada Kepala Sekolah, disamping itu sering terjadi kesalahan dalam pencatatan sehingga menyebabkan hasil akhir yang tidak sesuai dengan kenyataan.
Begitupun dengan data yang ada sering hilang dikarenakan menggunakan media kertas yang rentan terjadi kehilangan dan kerusakan fisik.
Dengan sistem yang diusulkan berupa sistem terkomputerisasi akan lebih cepat dan akurat dalam perhitungan bukti-bukti transaksi khusunya yang terkait dengan pengelolaan kas kecil.
Kemudian dengan sistem yang sudah terkomputerisasi pula, pembuatan laporan kas kecil dapat lebih cepat, mudah dan akurat serta selalu update karena pencatatan file nya langsung di input dan terupdate ke computer sehingga tidak menimbulkan kesalahan dalam pencatatan. Berdasarkan kesimpulan yang telah diuraikan diatas, maka diajukan beberapa saran yang dapat bermanfaat
dan dapat digunakan sebagai bahan perbandingan dan referensi dalam menjalankan sistem pengelolaan kas kecil pada penelitian selanjutnya. Perancangan sistem yang telah dibuat hendaknya diimplementasikan secara baik dan benar untuk mencapai tujuan yang diharapkan dan mengingat pentingnya data yang tersimpan dalam
file, maka sebaiknya perlu dibuatkan file
duplikat (back-up) untuk setiap file yang digunakan agar tidak kehilangan data. Kemudian untuk keberhasilan sebuah sistem informasi yang terkomputerisasi di lingkungan sekolah, sangat ditentukan oleh user atau operator yang melakukan kegiatan tersebut, oleh karena itu diperlukan pelatihan-pelatihan secara kontinyu terlebih dahulu untuk menjalankan program system komputerisasi pengelolaan kas kecil yang baru diterapkan. Selanjutnya perlu dilakukan perawatan secara berkala baik terhadap hardware maupun software sistem komputer agar system komputerisasi dapat berjalan dengan baik.
Referensi
Goal, L., Jimmy. 2008. Sistem Informasi
Manajemen, Pemahaman dan Aplikasi. Jakarta: Grasindo.
Puspitawati, L., dan Anggadini, S.D. 2010.
Sistem Informasi Akuntansi.
Yogyakarta: Graha Ilmu.
Suhayati, E, & Anggadini, S.D. 2009.
Akuntansi Keuangan. Yogyakarta:
Graha Ilmu.
Sutabri, Tata. 2012. Konsep Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi.
Sutarman. 2009.Pengantar Teknologi Informasi. Jakarta: Bumi Aksara.
Sutabri, Tata. 2012. Konsep Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi.
Wijaya. 2007. Data Flow diagram (DFD). Jakarta: Mediakita.
