1
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Perkembangan dunia dewasa ini ditandai dengan arus globalisasi disegala
bidang yang membawa dampak cukup pesat bagi perkembangan teknologi di
Indonesia. Salah satu kebutuhan hidup yang tak kalah penting di era globalisasi
ini adalah kebutuhan akan jasa pengiriman barang. Banyaknya penduduk yang
saling mengirim barang dari tempat yang jauh membuat jasa ini menjadi sangat
penting. Berdasarkan kenyataan tersebut banyak bermunculan jasa pengiriman
barang swasta, sedangkan jasa pengiriman pemerintah dari dahulu sampai
sekarang hanya satu, yaitu PT Pos Indonesia (Persero). Dewasa ini
penyelengaraan pos ditujukan sebagai pendukung pembangunan yang mampu
mempererat hubungan antara warga masyarakat dan instansi pemerintah untuk
mengelola tugas-tugas pemerintah dalam mengatur, mengawasi, membina dan
mengarahkan bermacam-macam kegiatan oleh dan untuk masyarakat. Dengan
memberikan pelayanan yang sebaik mungkin tanpa membedakan.
Pos merupakan organisasi yang besar dalam pelayanan lalu lintas berita,
uang dan barang. Pos mulai beroperasi ribuan tahun yang lalu dan sekarang pos
merupakan jaringan yang vital di setiap negara. Sepanjang sejarah manusia
pelayanan pos merupakan salah satu jenis pelayanan komunikasi yang paling tua.
Dibanyak bagian dunia, terdapat tanda-tanda adanya penyelenggara pelayanan pos
dimasa lalu yang ditata dalam organisasi yang teratur dan rapi. Pada dasarnya
antar daerah. Oleh karena itu penyelenggaraan pos dijalankan oleh Negara demi
kepentingan umum dan bertujuan menunjang pembangunan nasional. Sebelum
dikeluarkanya Undang-undang No. 38 Tahun 2009, pos artinya pengantaran
surat-surat, tetapi setelah keluarnya Undang-undang tersebut, Pos merupakan lembaga
umum yang bertugas mengurus pengantaran dan pengangkutan surat dan paket.
Oleh karena itu dibangun beberapa aplikasi untuk jasa pengiriman, salah
satunya adalah Express Mail Service (EMS). Express Mail Service adalah
layanan pengiriman dokumen dan barang dari dalam negeri dan ke luar negeri,
yang diatur secara khusus. Seiring dengan perkembangan tuntutan kebutuhan
pelanggan serta sejalan dengan upaya perusahaan untuk meningkatkan citra
layanan, baik dimata pengguna jasa maupun di lingkungan dunia internasional,
maka dipandang perlu untuk melakukan perbaikan kualitas operasi layanan
Express Mail Service (EMS) melalui penyempurnaan pedoman operasi bagi UPT
yang dituangkan dalam suatu Petunjuk Pelaksanaan Layanan Express Mail
Service (Juklak EMS).
Melihat permasalahan tersebut pentingnya sistem informasi dalam
penyampaian informasi, sehingga dapat diuraikan secara garis besar yang
Sesuai dengan latar belakang masalah di atas, masalah yang akan dibahas
dalam menganalisis ini adalah:
Kebutuhan akan teknologi yang pesat pada saat sekarang
Lambatnya dalam proses pengolahan data proses pengiriman EMS Berdasarkan hal tersebut maka dirumuskan masalah bagaimana menganalisis SISTEM INFORMASI APLIKASI EMS
1.3 Maksud dan Tujuan 1.3.1Maksud
Adapun maksudnya laporan kerja praktek ini adalah menganalisis
sistem informasi aplikasi EMS di PT. Pos Indonesia.
1.3.2Tujuan
Tujuan yang akan dicapai dalam penelitian laporan kerja praktek ini adalah :
1. Menganalisis bisnis layanan di PT. Pos Indonesia khususnya layanan
EMS dapat memberi kemudahan dalam proses.
2. Melihat cara kerja aplikasi EMS ini apakah dapat mempercepat
pelaksanaan dan penyelenggaraan bisnis layanan.
1.4 Batasan Masalah
Batasan masalah disini dimaksudkan untuk mempertegas ruang lingkup
masalah yang akan dibahas, agar tidak menimbulkan terlalu luasnya penafsiran
Penelitian yang telah dilakukan mengenai pemasukan data pengirim, penerima
wesel dan transaksi wesel, pencetakan data dan pembuatan laporan maka dari itu
penganalisis membatasi masalah sebagai berikut :
1. Prosedur yang digunakan dalam penggunaan sistem ini adalah
prosedur umum, prosedur buka layan/awal dinas, prosedur penerimaan
kiriman, prosedur pembayaran kiriman, prosedur pembatalan kiriman.
Data yang dibutuhkan dalam proses transakasi adalah data pengirim
EMS, data EMS, data penerima EMS
2. Data yang dibutuhkan adalah data pengirim, data penerima, bukti
pembayaran, backsheet setor, backsheet bayar, rekapitulasi data.
1.5 Metode Penelitian
Dalam penulisan laporan Kerja Praktek ini dibagi dalam beberapa tahap
yang masing-masing memiliki kegiatan yang ditunjang dengan pemakaian
metode tertentu pula.
Tahapan yang digunakan dalam penyusunan penelitian ini adalah sebagai berikut :
Metode Pengumpulan Data
Teknik pengumpulan data dilakukan dengan cara :
a. Studi Kepustakaan yaitu mengumpulkan data dengan cara membaca,
mempelajari dan menganalisa beberapa buku yang berkaitan dengan
mengadakan penelitian atau meninjau langsung ke PT. Pos Indonesia.
c. Wawancara/Interview yaitu dengan bertanya langsung kepada pegawai
perusahaan yang mampu dan mengerti akan masalah yang
dipertanyakan.
d. Studi Literatur yaitu melakukan perncarian pustaka-pustaka yang
menunjang. Pustaka tersebut dapat berupa buku-buku atau mencari
penjelasan yang berhubungan untuk pemecahan masalah melalui
internet.
1.6 Sistematika Penulisan
Pada sistematika penulisan bertujuan untuk menjelaskan bab-bab yang akan
dibuat pada pembuatan laporan kerja praktek secara garis besar adalah sebagai
berikut :
BAB I PENDAHULUAN
Bab ini merupakan bagian yang mengemukakan Latar Belakang
Masalah, Perumusan Masalah, Maksud dan Tujuan, Batasan
Masalah, Metode Penelitian, serta Sistematika Penulisan Laporan
Kerja Praktek di PT. Pos Indonesia.
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
Bab II ini merupakan tinjauan umum yang di dalamnya
organisasi perusahaan dan job deskripsion, dan teori-teori yang
berhubungan dengan permasalahan berdasarkan studi pustaka yang
dilakukan.
BAB III
PEMBAHASAN
Bab III ini berisikan pembahasan mengenai analisis dari rancangan
pembuatan sistem aplikasi. Lingkup pembahasan meliputi analisis
sistem, perancangan global dan perancangan rinci dari hasil
analisis pada saat kita melakukan kerja praktek.
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN
Bab IV ini merupakan penutup yang berisi kesimpulan dan
saran-saran yang dapat memberikan masukan bagi pembaca dan
6 2.1 Profil Tempat Kerja Praktek
Pos Indonesia merupakan anggota organisasi Universal Posta Union (UPU)
yang merupakan organisasi pos dunia. Melalui organisasi ini, administrasi pos
seluruh dunia menjalin kerja sama jaringan internasional dalam penyelenggaraan
layanan pos.
UPU didirikan pada tahun 1874 dengan kantor pusat di ibu kota Swiss, Bern
merupakan organisasi internasional tertua yang kedua setelah International
Telecommunication Union (ITU). Organisasi ini saat ini memiliki anggota
sebanyak 191 negara.
UPU merupakan forum untuk kerja sama penyelenggaraan layanan pos dan
membantu terciptanya jaringan universal layanan/ produk pos yang up to date.
Untuk itu, UPU memiliki peran advisory, mediasi, dan memberikan bantuan
teknis yang dibutuhkan negara anggota.
Untuk menjamin /mengatur kerja sama pertukaran kiriman pos internasional,
UPU membuat aturan-aturan yang terdiri dari Constitution, Convention, General
Regulation, Letter Post Regulation, Parcel Post Regulation, dan Postal Payment
Tabel 2.1 Profil Tempat Kerja Praktek
Dokumen Bahasa Indonesia English
Constitution &
Selain itu, UPU juga membuat rekomendasi untuk menstimulasi pertumbuhan
produksi kiriman pos dan meningkatkan kualitas layanan pos. Selain menjadi
anggota UPU, Pos Indonesia juga menjadi anggota organisasi Asia Pacific Postal
Union (APPU). Organisasi ini merupakan organisasi antar administrasi pos se
Asia Pasifk yang berkedudukan di Bangkok, Thailand dengan anggota berjumlah
29 negara.
APPU merupakan organisasi yang berafiliasi kepada UPU, dan memiliki
tujuan untuk memperluas, menfasilitasi dan mengembangkan hubungan kerja
Dalam melaksanakan peran dan fungsinya UPU maupun APPU
menyelenggarakan aktivitas baik yang bersifat rutin maupun yang bersifat
insidental. Kegiatan rutin yang diselenggarakan UPU adalah : Congress (4
tahunan), Sidang Postal Operations Council (tiap tahun), Council of
Administration Meeting (tiap tahun), dan Strategy Conference (4
tahunan).Sedangkan kegiatan rutin yang diselenggarakan oleh APPU adalah
APPU Congress (4 tahunan), dan APPU Excecutive Council Meeting (2 tahunan).
2.1.1 Sejarah Instansi
Tabel 2.2 Sejarah Instansi
Tahun Uraian
26 - 8- 1746 Kantorpos pertama di Indonesia adalah
di Batavia didirikan oleh Gubernur
Jendral GW Baron
1906 Posts Telegraafend Telefoon Diensts
27-9 – 1945 Jawatan PTT Republik Indonesia
ditandai Pengambilalihan Kantor Pusat
PTT di Bandung oleh Angkatan Muda
PTT dari pemerintahan Militer Jepang.
Tanggal tersebut diperingati sebagai
1961 Berdasarkan Peraturan Pemerintah
No.240 Tahun 1961 status Jawatan
PTT berubah menjadi Perusahaan
Negara (PN) Pos dan Telekomunikasi
1965 PN Pos dan Telekomunikasi dibagi dua
menjadi : PN Pos dan Giro berdasarkan
Peraturan Pemerintah No 29 Tahun
1965 dan PN Telekomunikasi
berdasarkan Peraturan Pemerintah No
30 Tahun 1965
1978 Berdasarkan Peraturan Pemerintah
No.9 Tahun 1978, status PN Pos dan
Giro diubah menjadi Perusahaan
Umum (Perum) Pos dan Giro.
2.1.2 Logo Instansi
Logo lama Perum Pos dan Giro terdiri dari unsur padi-kapas yang
bersambung dengan banner di atas dengan tulisan RI, banner di bawah dengan
tulisan POS & GIRO, mengelilingi unsur segi-lima yang mengurung bola dunia
dan burung. Diantara segi-lima dan padi–kapas terdapat garis arsiran horisontal
Gambar 2.1 Logo Lama Perum Pos Indonesia
(sebelum mengalami perubahan)
Ide utama pada logo ini adalah burung, sebagai tanda yang mewakili
merpati pos, sebagai bentuk konsep pengiriman surat jaman dahulu. Bola dunia,
sebagai representasi dari perputaran dunia, kekekalan, dan adanya hubungan antar
negara, atau internasionalisasi.
Unsur padi kapas, yang merepresentasikan sila ke lima dari Pancasila dapat
dimaknai sebagai bentuk keadilan dan kesejahteraan sosial. Untuk kelompok
tertentu padi mevisualisasikan pangan dan kesuburan, kapas memvisualisasikan
sandang. Unsur padi kapas dapat dimaknai kemakmuran dan kesejahteraan
masyarakat yang tercukupi kebutuhan pangan dan sandangnya.
Banner yang bertuliskan RI di atas segilima dan merupakan ujung dari
unsur padikapas yang melingkari segi-lima, merupakan singkatan dari Republik
Makna yang tertangkap secara semantik dari membaca tanda-tanda pada
logo ini adalah pekerjaan profesionalitas pos yang divisualisasikan dengan burung
merpati dan bola dunia, terkurung oleh segilima dan masih dikelilingi oleh padi
kapas yang ujung atasnya ada banner bertuliskan RI, yang memberikan kesan
bersifat nasional.
Bisnis Pos merupakan bisnis jasa yang berlingkup internasional,
menghubungkan antar negara di dunia, sehingga kesan yang timbul dari logo lama
PT Pos ini adalah profesionalitas Pos yang bersifat internasional divisualisasikan
dengan burung merpati dan bola dunia, namun masih terkurung oleh hal-hal yang
bersifat nasional, burung tidak dapat lepas dan bebas.
Pada logo PT Pos yang lama ini masih terlihat adanya dominasi dua unsur
sebagai reprensentasi dari ideologi Pancasila yaitu padi-kapas, dan segilima. Di
sini hegemoni ideologi melalui logo terlihat sangat jelas, terutama dari
unsur-unsur tanda-tanda yang ditampilkan.
Setelah mengalami perubahan kelembagaan dari Perum Pos dan Giro
menjadi
Persero, logo PT Pos Indonesia mengalami perubahan. Visualisasi burung merpati
Pos yang siap terbang bebas mengelilingi dunia tidak lagi terkurung oleh segilima
dan padi kapas.
Burung merpati pos terbang dan berjalan semakin cepat. Kesan kecepatan
divisualisasikan dengan sayap yang bergaris horisontal, proporsi burung dibuat
lebih
memanjang dan mengecil di ujung untuk memberikan kesan gerak dinamis
(Gambar 2.1.2.2).
Ukuran burung dibuat lebih besar dibandingkan dengan bola dunia, dapat
dimaknai bahwa burung sebagai tanda yang merepresentasikan PT Pos diharapkan
dapat menguasai dunia. Logo memiliki warna dasar ‘jingga’ untuk menandakan
sesuatu yang penting.
Warna ini juga digunakan untuk tiang-tiang pemisah pada perbaikan di
jalan tol, seragam tukang parkir, pakaian penerbang, pakaian pendaki gunung, dan
segala sesuatu yang dianggap penting dan perlu perhatian.
Gambar 2.2 Logo Baru PT Pos Indonesia (setelah mengalami perubahan)
Tulisan dengan tipografi bold: POS INDONESIA, menunjukkan nama
dunia, di sini terbacabahwa yang utama adalah profesionalitas dibidang usaha,
dengan slogan “Untuk anda kami ada”, untuk lebih menekankan kesan
mengutamakan pelayanan. Tipografi slogan tersebut menggunakan huruf latin
untuk memberikan kesan luwes, lentur dan ramah.
Dari visualisasi burung merpati yang dikurung oleh sesuatu bentuk
segi-lima, menjadi lepas tanpa kurungan. Jika fenomena tersebut di atas ditinjau dari
sistem tanda dari Saussure tentang makna arbitrary, dimana makna sesuatu yang
dibuat secara artifisial tetapi disepakati oleh masyarakat, dan merupakan
konvensi, dimana penanda berupa bentuk segilima, diubah atau dihilangkan,
untuk menciptakan makna dan citra yang baru dari PT Pos Indonesia. Dengan
upaya merubah penanda, maka diharapkan dapat memperbaiki citra yang telah
terlanjur terbentuk di masyarakat.
Upaya ini diantaranya ada yang ditunjang dengan slogan yang
memberikan citra pelayanan, sebagaimana seharusnya citra
perusahaan-perusahaan ini yaitu untuk melayani masyarakat.
2.1.3 Badan Hukum Instansi
Berdasarkan Surat Keputusan Direksi PT Pos Indonesia (Persero) nomor :
SE 68 /DIROP/0503 tanggal 18 Juni 2004 tentang Implementasi Sistem Pos
Remmitance, Surat Keputusan Direksi PT Pos Indonesia (Persero) nomor : KD 30
/DIRUT/0704 tanggal 26 Mei 2003 tentang layanan EMS terlampir untuk
dipedomani dan dilaksanakan dalam rangka peluncuran dan operasionalisasi
Tarif dan bea-bea lain yang berhubungan dengan pengiriman EMS
ditetapkan oleh direksi. Sedangkan kiriman EMS tidak boleh melebihi batas
ukuran dan timbangan yang sudah diatur.
2.1.4 Struktur Organisasi Perusahan
Gambar 2.3 Struktur Organisasi Perusahaan
2.2 Landasan Teori
2.2.1 Pengertian Perangkat Lunak (Software)
Perangkat lunak memiliki pengertian menunjuk pada program dan alat
bantu lain yang bersifat menambah kemampuan komputer sebagai alat untuk
khusus untuk memenuhi kebutuhan khusus pula (tailor-made) atau berupa paket
yang mempunyai aplikasi umum.
Disebut juga dengan perangkat lunak, merupakan kumpulan beberapa
perintah yang dieksekusi oleh mesin komputer dalam menjalankan pekerjaannya.
perangkat lunak ini merupakan catatan bagi mesin komputer untuk menyimpan
perintah, maupun dokumen serta arsip lainnya.
Merupakan data elektronik yang disimpan sedemikian rupa oleh komputer
itu sendiri, data yang disimpan ini dapat berupa program atau instruksi yang akan
dijalankan oleh perintah, maupun catatan-catatan yang diperlukan oleh komputer
untuk menjalankan perintah yang dijalankannya. Untuk mencapai keinginannya
tersebut dirancanglah suatu susunan logika, logika yang disusun ini diolah melalui
perangkat lunak, yang disebut juga dengan program beserta data-data yang
diolahnya. Pengeloahan pada software ini melibatkan beberapa hal, diantaranya
adalah sistem operasi, program, dan data. Software ini mengatur sedemikian rupa
sehingga logika yang ada dapat dimengerti oleh mesin komputer.
2.2.2 Konsep Dasar Sistem
Pengertian sistem menurut Jogiyanto H.M yang dalam bukunya
menyatakan :
“Sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau
Sistem dapat didefinisikan juga sebagai suatu kesatuan yang terdiri dari
dua atau lebih komponen atau sub-sistem yang berinteraksi untuk mencapai suatu
tujuan. Sistem adalah kumpulan dari bagian apapun baik fisik maupun non fisik
yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk
mencapai satu tujuan tertentu.
Dari pengertian diatas dapat diambil kesimpulan bahwa didalam sistem
terdiri dari sistem-sistem bagian (subsistem). Masing-masing subsistem dapat
terdiri dari subsistem yang lebih kecil lagi. Subsistem ini saling berinteraksi dan
saling berhubungan membentuk satu kesatuan (terintegrasi) sehingga tujuan
sistem tersebut dapat tercapai.
2.2.2.1 Pengertian Dasar Sistem
Suatu sistem pada dasarnya merupakan suatu susunan yang teratur dari
kegiatan yang berhubungan satu sama lain dan prosedur-prosedur yang berkaitan
yang melaksanakan dan mempermudah pelaksanaan kegiatan utama dari suatu
organisasi. Menurut Jogiyanto “Sistem adalah jaringan kerja dari
prosedur-prosedur yang saling berhubungan, nerkumpul, bersama-sama untuk melakukan
suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu”.
Sistem itu sendiri mempunyai tujuan yang sama untuk menghasilkan
sesuatu yang lebih bermanfaat ada yang menyebut mencapai suatu tujuan (goal)
dan ada yang menyebutkan untuk mencapai sasaran (object). Jadi dapat
yang berbeda namun mempunyai tujuan yang sama untuk mencapai sasaran atau
objek. Beberapa ciri dari sistem yaitu sebagai berikut :
1. Mengarah Pada Tujuan
Cara kerja sistem ini adalah merangkai dan mengkoordinasikan fakta-fakta
untuk mencapai tujuan dengan menggunakan aturan-aturan tertentu.
2. Merupakan Suatu Keseluruhan
Sistem merupakan suatu keseluruhan yang bulat dan utuh, dimana tujuan
masing-masing dari bagian yang membentuk sistem akan saling
menunjang dan mencapai tujuan dari sistem secara keseluruhan, dan ini
berarti bahwa pencapaian tujuan dari salah satu bagian tidak dapat
dilakukan dengan mengabaikan pencapaian tujuan dengan bagian yang
lainnya.
3. Adanya Keterbatasan
Sistem memiliki sifat yang terbuka, dimana suatu sistem dapat berinteraksi
dengan sistem lainnya yang lebih besar.
4. Adanya Proses Transformasi
Suatu sistem mempunyai atau melakukan proses transformasi kegiatan
yang mengubah suatu input atau masukan menjadi suatu output untuk
mencapai suatu tujuan.
5. Saling Berkaitan
Sistem terdiri dari elemen-elemen yang saling berkaitan satu elemen
2.2.2.2 Bentuk Umum Sistem
Bentuk umun dari suatu sistem terdiri atas masukan (input), proses dan
keluaran (output), dalam bentuk umum sistem ini bisa melakukan satu atau lebih
masukan yang akan diproses dan menghasilkan keluaran sesuai dengan rencana
yang telah ditentukan sebelumnya.
Gambar 2.4Bentuk Umum Sistem
2.2.2.3 Karakteristik Sistem
Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu
mempunyai sebagai berikut :
1. Komponen Sistem (Components)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi,
yang artinya saling bekerja sama untuk membentuk satu kesatuan.
Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa
suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem.
2. Batas Sistem (Boundary)
INPUT OUTPUT
Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem
dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem
ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas
suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.
3. Lingkungan Luar Sistem (Environment)
Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem
yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat
menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut.
Lingkungan luar yang menguntungkan meupakan energi dari sistem dan
harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedangkan lingkungan luar yang
merugikan harus ditahan dan dikendalikan, jika tidak maka akan
mengganggu kelangsungan hidup dari sistem.
4. Penghubung Sistem (Interface)
Penghubung merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan
subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan
sumber-sumber daya mengalir dari subsistem ke subsistem lainnya. Keluaran
(output) dari suatu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk
subsistem yang lainnya dengan melalui penghubung. Dengan penghubung
satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya
membentuk satu kesatuan.
Masukan adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat
berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal
(signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya
sistem tersebut beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk
didapatkan keluaran.
6. Keluaran (Output)
Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi
keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan
masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem.
7. Pengolahan (Process)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah
masukan menjadi keluaran.
8. Sasaran (Objective) atau Tujuan (Goal)
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Sasaran dari sistem
sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran
yang akan dihasilkan sistem.
2.2.2.4 Analisis Sistem
Analisis sistem dapat didefinisikan sebagai “penguraian dari suatu
sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan
permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan
kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan
perbaikan-perbaikannya.” Analisis dan Desain : Jogiyanto
2.2.3 Konsep Dasar Informasi
Definisi umum informasi dalam pemakaian sistem informasi adalah data
yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi
yang memakai di dalam mengambil keputusan. Jadi sistem pengolahan informasi
pengolahan data dari bentuk tak berguna menjadi berguna bagi penerimanya.
2.2.3.1 Pengertian Dasar Informasi
Informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam
suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang
menggambarkan suatu kejadian-kejadian yang nyata yang berguna untuk
pengambilan keputusan.
Sumber dari Informasi adalah data. Data adalah kenyataan yang
menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan saat tertentu.
Informasi adalah data yang telah diproses kedalam suatu bentuk yang lebih
berarti bagi penerima dan mempunyai nilai nyata dan terasa bagi keputusan saat
itu atau keputusan mendatang.
Informasi yang bersumber dari proses data harus merupakan informasi
yang terstruktur. Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih
2.2.3.2 Siklus Informasi
Data merupakan bentuk yang masih mentah sehingga perlu diolah untuk
proses lebih lanjut. Data diolah melalui suatu model untuk dihasilkan informasi.
Data yang diolah untuk menghasilkan informasi menggunakan suatu model proses
tetentu agar dapat lebih berguna dalam bentuk informasi.
Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima
kamudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan
tindakan dan menghasilkan suatu tindakan yang akan membuat sejumlah data
kembali. Data tersebut akan ditangkap sebagai input, diproses kembali melalui
suatu model sampai mmbentuk suatu siklus informasi.
Siklus informasi dapat dilihat seperti pada gambar 2.3 berikut :
Dasar Data
Gambar 2.5 Siklus Informasi
2.2.3.3 Kualitas Informasi
Kualitas dari suatu informasi yang diharapkan tergantung tiga hal pokok, yaitu :
1. Akurat
Berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan yang biasanya
terjadi dan selain itu harus jelas maksud dan tujuannya sehingga
output/keluaran biasa dipertanggung jawabkan.
2. Tepat Waktu
Informasi yang dihasilkan atau dibuthkan tidajk boleh terlambat (usang)
informasi yang usang tidak akan mempunyai nilai yang baik, sehingga jika
digunakan sebagai dasar dari pengambilan keputusan akan bersifat fatal
atau mengalami kesalahan dalam pengambilan keputusan dan tindakan.
3. Relevan
Berarti informasi tersebut mempunyai manfaat dan informasi yang
diterima si pemakai dan pemakai lainya bisa berbeda-beda.
2.2.3.4 Nilai Informasi
Nilai dari informasi ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya untuk
mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif
dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkannya. Akan tetapi perlu
diperhatikan bahwa informasi yang digunakan didalam suatu sistem informasi
umumnya digunakan untuk beberapa kegunaan. Sehingga tidak memungkinkan
tertentu dengan biaya untuk memperolehnya. Pengukuran nilai informasi biasanya
dihubungkan dengan analisis Cost Effectiveness atau Cost Benefit.
2.2.3.5 Konsep Dasar Sistem Informasi
Sistem informasi merupakan suatu sistem didalam suatu organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi,
bersifat manajerial dan kegiatan stategis dari suatu organisasi dan menyediakan
informasi untuk pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang dibutuhkan.
Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai berikut :
“Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suau organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi yang mendukung operasi
bersifat manajerial dan kegiatan stategi-stategis dari suatu organisasi dan
menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan”.
2.2.3.6 Komponen Sistem Informasi
Sistem informasi mempunyai beberapa komponen yaitu :
1. Perangkat keras (Hardware) yaitu semua alat komputeryang secara fisik
dapat diliah dan diraba dengn jelas, seperti: keyboard, harddisk, monitor,
alat printer, mouse, dan lain-lain.
2. Perangkat lunak (Software) yatitu semua pengakat komputer yang dapat
mebuat perangkat keras komputer bekerja menjalankan fungsinya.
2.2.4 Flow Map
Bagan alir atau flow map adalah bagan yang menunjukan alir didalam program atau prosedur sistem secara logika. Bagan alir digunakan terutama untuk
alat bantu komunikasi dan dokumentasi.
Bagan alir dokumen atau sering disebut juga Flow Map merupakan bagan
alir yang menunjukan arus dari aliran formulir termasuk tembusan-tembusannya.
2.2.5 Alat-alat Pemodelan Sistem
Pemodelan sistem merupakan hal yang penting bagi kelangsungan sistem
itu sendiri. Pemodelan sistem adalah suatu upaya untuk menjaga efektifitas sistem
dalam memenuhi kebutuhan pengguna sistem.Pemodelan sistem dapat berarti
menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara
keseluruhan atau memperbaiki sistem yang sudah ada.
Alat-alat yang digunakan dalam pemodelan sistem antara lain adalah:
1. Data Flow Diagram (DFD).
2. Kamus Data (Data Dictionary)
2.2.6 Pendekatan Analisis Sistem
Untuk melangkah ke tahap berikutnya yaitu tahap desain, maka
sebelumnya akan melakukan tahap-tahap sebagai berikut :
Data Flow Diagram adalah diagram sistem yang menggambarkan cara
kerja aplikasi secara logic. Mulai dari tingkat paling tinggi sampai dengan tingkat
paling rendah. Pada perancangan ini terdiri dari perancangan awal (preliminary
design) dan perancangan rinci (detailed design) sesuai dengan tahap-tahap
rekayasa perangkat lunak. Adapun penjelasan dari perancangan awal adalah
perancangan sistem yang menggambarkan tentang hubungan antara sistem dengan
lingkungan luar sistem.
Hubungan ini dapat digambarkan dengan menggunakan diagram konteks.
Sedangkan perancangan rinci adalah perancangan sistem yang menggambarkan
tentang proses yang terjadi pada sistem serta arus data yang mengalir antar
proses. DFD merupakan alat yang digunakan pada metode pengembangan sistem
yang terstruktur, DFD ini menggambarkan arus data di dalam sistem yang
terstruktur dan jelas serta merupakan dokumentasi sistem yang baik.
2.2.6.2 Kamus Data (Data Dictionary)
Kamus data adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan
informasi dari suatu sistem informasi. Kamus data dapat mendefinisikan data
yang mengalir pada sistem dengan lengkap. Kamus data dapat digunakan pada
tahap analisa dan perancangan sistem. Pada tahap perancangan sistem, kamus
data digunakan untuk merancang masukan, merancang laporan-laporan dan
database.
Dengan adanya kamus data, didapat definisi-definisi dari bentuk-bentuk
elemen-elemen data. Arus data pada DFD bersifat global, hanyaditujukan nama arus
datanya saja. Keterangan lebih lanjut tentang struktur dari arus data, secara lebih
lengkap dapat dilihat di kamus data.
2.2.7 Basis Data
2.2.7.1 Pengertian Data
Data merupakan ”fakta atau keterangan yang belum mempunyai arti atau
nilai, serta data dapat dijadikan kajian analisis atau kesimpulan. Data biasanya
terdiri dari beberapa elemen data (data item). Elemen data adalah unit terkecil dari
data yang ada artinya bagi pengguna (user).
2.2.7.2 Pengolahan Data
Pengolahan data dengan komputer terkenal dengan nama pengolahan data
elektronik. Data adalah kumpulan kejadian yang diangkat dari suatu kenyataan.
Data dapat berupa angka-angka, huruf-huruf atau simbol-simbol khusus atau
gabungan darinya. Pengolahan data adalah manipulasi dari data ke dalam bentuk
yang lebih berguna dan lebih berarti, berupa suatu informasi.
2.2.7.3 Siklus Pengolahan Data
Suatu proses pengolahan data terdiri dari tiga tahapan dasar yang disebut
dengan siklus pengolahan data (data processing cycle) yaitu input, processing dan
output.
1. Input, tahap ini merupakan proses memasukkan data ke dalam proses
2. Process, tahap ini merupakan proses pengolahan dari data yang sudah
dimasukkan yang dilakukan oleh alat pemroses (processing data), yang
dapat berupa proses menghitung, membandingkan, mengklasifikasikan,
mengurutkan, mengendalikan atau mencari di storage.
3. Output, tahp ini merupakan proses menghasilkan output dari hasil
pengolahan data ke alat output (output device), yaitu berupa informasi.
2.2.7.4 Konsep Dasar Basis Data
Basis Data (Database) dapat dibayangkan sebagai sebuah lemari arsip
yang ditempatkan secara berurutan untuk memudahkan dalam pengambilan
kembali data tersebut. Basis Data menunjukkan suatu kumpulan data yang dipakai
dalam suatu lingkungan perusahaan atau instansi-instansi. Penerapan basis data
dalam sistem informasi disebut sistem basis data (database system).
2.2.7.5 Pengertian Basis Data
Basis data terdiri dari kata basis dan data. Basis dapat diartikan gudang
atau tempat bersarang dan data yang berarti representasi fakta dunia nyata yang
mewakili suatu objek seperti manusia, hewan, peristiwa, konsep dan sebagainya
yang direkam dalam bentuk angka, huruf, simbol, teks, gambar, bunyi atau
kombinasinya.
Jadi dapat disimpulkan bahwa Basis Data merupakan kumpulan data yang
(arsip) yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama sedemikian rupa
kebutuhan. Atau bisa diartikan sebagai kumpulan file/tabel/arsip yang saling
berhubungan yang disimpan dalam media penyimpanan elektronis.
2.2.7.6 Tujuan Basis Data
Basis Data (Database) pada prinsipnya ditujukan untuk pengaturan data
agar terdapat kemudahan dalam pengambilan kembali data tersebut. Berikut ini
terdapat beberapa tujuan dari Basis Data diantaranya yaitu :
1. Kecepatan dan kemudahan (Speed)
2. Efisiensi ruang penyimpanan (Space)
3. Keakuratan (Accuracy)
4. Ketersediaan (Avaibility)
5. Kelengkapan (Completeness)
6. Keamanan (Security)
7. Kebersamaan (Sharability)
2.2.7.7 Pengguna Basis Data
Pengguna basis data yang dibedakan berdasarkan cara mereka berinteraksi
terhadap sistem diantaranya yaitu :
1. Programmer Aplikasi (Application Programmer)
Pemakai yang berinteraksi dengan basis data dengan menggunakan Data
Manipulation Language (DML) untuk membuat aplikasi dengan
2. User Mahir (Casual User)
3. Pemakai yang berinteraksi dengan sistem tanpa membuat modul program.
4. User Umum (Naïve User)
5. Pemakai berinteraksi dengan aplikasi basis data yang telah dibuat atau
disediakan oleh sistem.
6. User Khusus (Specialized User)
7. Pemakai yang membuat program aplikasi basis data untuk keperluan
tertentu atau khusus.
2.2.7.8 Database Management System (DBMS)
Diperlukan suatu sistem untuk diintegrasikan data file ke dalam suatu file
sehingga bisa melayani berbagai user yang berbeda. Perangkat keras dan lunak
serta prosedur yang mengelola database manajemen sistem.
DBMS memungkinkan untuk membentuk dan meremajakan file-file,
memilih, mendatakan dan menyortir data, dan untuk menghasilkan
laporan-laporan.
Fungsi yang penting dari DBMS adalah sebagai berikut :
1. Menyediakan sistem akses cepat.
2. Mengurangi kerangkapan data atau redundancy data.
3. Memungkinkan adanya updating secara bersamaan.
4. Menyediakan sistem yang memungkinkan dilakukannya pengembangan
database.
2.2.8 Borland Delphi
Delphi adalah paket bahasa pemrograman yang bekerja dalam sistem
operasi Windows. Delphi merupakan bahasa pemrograman yang mempunyai
cakupan kemampuan yang luas dan sangat canggih.
Kelebihan-kelebihan yang dapat diambil ketika seorang pengembang perangkat
lunak menggunakan Borland Delphi adalah :
1. Delphi mendukung Pemrograman Berorientasi Objek (Object Oriented
Programming).
2. Hasil dari proses kompilasi berupa sebuah file yang dapat dieksekusi
(executable file) sehingga mempermudah dalam pendistribusian program dan
mengurangi banyaknya file pendukung.
3. Delphi menyediakan banyak sekali komponen yang dapat digunakan. Selain
itu banyak juga komponen yang bersumber dari pihak ketiga yang biasanya
disertai dengan dokumentasi, source code dan lain-lain. Komponen dari pihak
ketiga bisa yang komersil atau free.
4. Mendukung banyak database server (MySQL, SQL Server, Interbase, Oracle dll) sehingga dapat mempermudah dalam membuat aplikasi database.
5. Borland Delphi menyediakan fasilitas yang luas mulai dari fungsi membuat
form hingga untuk menggunakan format file berbasis data yang popular seperti
Dbase dan Paradoks.
6. Dalam Borland Delphi template aplikasi dan template format yang dapat
2.2.9 Sistem Client-Server
Untuk mengelola suatu jaringan diperlukan suatu operasi jaringan. Sistem
opersi jaringan dibedakan menjadi dua berdasarkan tipe jaringannya, yaitu sistem
operasi Client - Server dan sistem operasi jaringan peer to peer.
Server dijaringan tipe client-server disebut dengan Dedicated Server
karena murni berperan sebagai server yang menyediakan fasilitas kepada
workstation dan server tersebut tidak dapat berperan sebagai workstation.
Pada sistem client server, untuk memenuhi kebutuhan client akan
mengirimkan message (perintah) query pengambilan data selanjutnya server yang
menerima message, akan menjalankan query tersebut (melakukan pencarian basis
data terhadap tabel tertentu) dan hasilnya (tidak semua isi tabel) yang akan
dikirimkan kembali ke client dengan begitu proses transfer data jauh lebih efisien.
Bentuk sederhana yang dapat diterapkan pada sebuah jaringan komputer
lokal (LAN) adalah penyatuan fungsi client dan fungsi workstation. Adanya
penilaian fungsi client dan server, disamping meningkatkan kompleksitas
tersendiri dalam pembangunan aplikasi (sistem) secara keseluruhan juga
menimbulkan kelemahan lain yaitu aktivitas pemasangan aplikasi (deployment)
yang tidak praktis jika terjadi perubahan atau perbaikan aplikasi basis data, maka
kita harus mengulang pekerjaan instalasi di semua client yang digunakan.
International Express Mail Service adalah layanan pengiriman dokumen
dan barang dari dalam negeri dan ke luar negeri, yang diatur secara khusus yang
selanjutnya disebut layanan EMS.
2.2.11 Dokumen
Dokumen adalah semua bentuk korespondensi yang untuk
pengirimannya tidak memerlukan pemeriksaan oleh pihak Bea dan Cukai seperti ;
1. Surat
2. Cek dan Weselbank
3. Polis Asuransi
4. Surat Kontrak atau Surat Perjanjian
5. Faktur
6. Konosemen
7. Kuitansi
8. Paspor
2.2.12 Barang
Barang adalah semua jenis barang yang tidak termasuk dalam kategori
terlarang pengirimannya melalui pos, mempunyai nilai harga tertentu dan untuk
pengirimannya harus melalui pemeriksaan Bea dan Cukai.
2.2.13 Kiriman EMS
Kiriman EMS adalah dokumen atau barang yang pengirimannya
2.2.14 Kiriman Pos EMS
Kiriman Pos EMS adalah kumpulan kiriman EMS yang ditutup dalam
kantung khusus EMS.
2.2.15 Kantor Pos
Kantor Pos adalah kantor pos yang telah masuk jaringan EMS yang
melakukan pengumpulan (collecting), pengantaran (delivery) EMS, melakukan
pengiriman data status EMS, dan melakukan loading dan uploading data EMS
pada kantor tukar terkait.
2.2.16 Kantor Tukar
Kantor Tukar adalah kantor yang melakukan pertukaran kiriman EMS
dari dalam negeri dan keluar negeri dan melakukan monitoring status EMS.
2.2.17 Kantor Pusat
Kantor Tukar adalah Kantor Pusat PT. Pos Indonesia (Persero) c.q.
Bagian Pos Internasional, kecuali disebutkan dengan jelas nama unit kerjanya.
2.2.18 Kantor Pos Lalu Bea
Kantor Pos Lalu Bea adalah Kantor Pos tempat kedudukan Bea dan
Cukai yang melakukan pelalubean kiriman Pos.
Sistem Jejak Laceak Elektronik adalah suatu perangkat elektronik yang
dapat digunakan untuk mengetahui status kiriman EMS yang selanjutnya disebut
Track & Trace atau T & T.
2.2.20 Barcode
2.2.20.1 Definisi Barcode
Barcode adalah susunan garis cetak vertikal hitam putih dengan lebar
berbeda untuk menyimpan data-data spesifik seperti kode produksi, nomor
identitas, dll sehingga sistem komputer dapat mengidentifikasi dengan mudah,
informasi yang dikodekan dalam barcode.
2.2.20.2 Cara Kerja Barcode
Barcode merupakan instrumen yang bekerja berdasarkan asas kerja
digital. Pada konsep digital, hanya ada 2 sinyal data yang dikenal dan bersifat
boolean, yaitu 0 atau 1. Ada arus listrik atau tidak ada listrik (dengan besaran /
tresshold tegangan tertentu, misalnya 5 volt dan 0 volt).
Barcode menerapkannya pada batang-batang baris yang terdiri dari
warna hitam dan putih. Warna hitam mewakili bilangan 0 dan warna putih
mewakili bilangan 1. Mengapa demikian? Karena warna hitam akan menyerap
cahaya yang dipancarkan oleh alat pembaca barcode, sedangkan warna putih akan
2.2.20.3 Jenis Barcode
Ada beberapa standarisasi jenis barcode. Berikut ini adalah jenis barcode
yang sering digunakan:
1. Code 39, sebagai simbolik yang paling populer di dunia barcode
non-retail, dengan variabel digit yang panjang. Namun saat ini code 39 makin
sedikit dipergunakan dan digantikan dengan Code 128 yang lebih mudah
dibaca oleh pemindai.
2. Universal Product Code (UPC)-A, terdiri dari 12 digit, yaitu 11 digit data,
1 check digit : untuk kebutuhan industri retail.
3. UPC-E, terdiri dari 7 digit, yaitu 6 digit data, 1 check digit : untuk bisnis
retail skala kecil.
4. European Articles Numbering (EAN)-8, terdiri dari 8 digit, yaitu 2 digit
kode negara, 5 digit data, 1 check digit.
5. EAN-13 atau UPC-A versi Eropa, terdiri dari 13 digit, yaitu 12 digit data,
1 check digit
TIpe barcode yang banyak di Indonesia adalah EAN 13, yaitu kode
barcode dengan 13 digit. Dimana 3 kode awalnya merupakan kode negara
Indonesia (899). Kemudian empat angka berikutnya menunjukkan kode
perusahaan. Selanjutnya lima angka secara berturut-turut merupakan kode produk
dan angka terakhir berupa validasi atau cek digit.
Barcode Reader adalah alat yang digunakan untuk untuk membaca
kode-kode berbentuk garis-garis vertikal (disebut dengan BARCODE).
2.2.20.5 Scanning Barcode
Scanning Barcode adalah proses melakukan pembacaan barcode
menggunkan barcode reader.
2.2.21 Direksi
Direksi adalah Direksi PT. Pos Indonesia (Persero).
2.2.22 Operation T&T
Operation T&T adalah pegawai yang ditunjuk untuk melakukan
pertukaran data status kiriman EMS.
2.2.23 Kode Status Kiriman EMS
Kode Status Kiriman EMS adalah kode yang menunjukkan posisi atau
keberadaan suatu kiriman EMS yang diberdakan sebagai berikut :
1. EMA : Di kantor pos kirim
2. EMB : Tiba di kantor tukar kirim
3. EMC : Berangkat dari kantor tukar kirim
4. EMD : Tiba di kantor tukar terima
5. EME : Tertahan di Bea Cukai (dalam pemeriksaan pabean) atau tertahan
6. EMF : Penerusan di kantor tujuan
7. EMG : Tiba di kantor pos tujuan
8. EMH : Gagal pada antaran pertama
35 3.1 Jadwal Kerja Praktek
Kegiatan kerja praktek ini dilaksanakan selama 1 bulan, terhitung dari
tanggal 14 September 2010 s/d 20 Oktober 2010 yang dilaksanakan di PT Pos
Indonesia JL.Asia Afrika No 49 Bandung, Jawa Barat. Waktu pelaksanaan kerja
praktek dilaksanakan setiap Hari Senin sampai dengan Hari Sabtu pada pukul
08.30 s/d 12.00 WIB.
3.2 Cara / Teknik Kerja Praktek
Teknis pelaksanaan dalam penyusunan laporan kerja praktek ini dilakukan
dengan menggunakan teknis sebagai berikut:
1. Studi Kepustakaan
Penulis mempelajari buku-buku, artikel, informasi yang ada hubungannya
dengan masalah yang dibahas.
2. Wawancara
Penulis mengadakan wawancara langsung dengan pembimbing perusahaan
dalam bidang yang berhubungan dengan masalah yang dibahas.
3.3 Data Hasil Kerja Praktek 3.3.1 Lingkup Pekerjaan
Penulis melihat,mengamati dan menganalisis kerja sistem aplikasi EMS pada
Dalam menganalisis aplikasi ini, penulis dibimbing oleh staf PT Pos
Indonesia (Pak Tedi Suryadi Tresnaganda sebagai koordinator kerja praktek).
3.3.2 Analisis Sistem
Analisis sistem adalah merupakan tahap mengidentifikasi permasalahan yang
ada pada perusahaan yang berkaitan dengan apa yang akan dikerjakan dalam hal
ini adalah pembuatan halaman sertifikat diklat. Tahap-tahap yang dilakukan
dalam pembuatan database tersebut meliputi :
a. Studi literature, yaitu pengumpulan bahan-bahan yang berhubungan
dengan masalah yang akan dibahas.
b. Analisis permasalahan secara global untuk gambaran pembuatan aplikasi.
Untuk lebih jelasnya analisis permasalahan tersebut akan diuraikan
sebagai berikut :
3.3.3 Analisis Prosedur Pada Sistem Yang Berjalan
Analisis prosedur atau proses sistem, sistem memberikan gambaran
tentang sistem yang saat ini berjalan. Analisis sistem bertujuan untuk mengetahui
lebih jelas bagaimana cara kerja sistem tersebut, sehingga kelebihan dan
kekurangan sistem dapat diketahui.
1 Prosedur Umum
a) Batas ukuran dan timbangan :
Sesuai dengan persetujuan/perjanjian bilateral deangan administrasipos tujuan, kiriman EMS tidak boleh melebihi batas ukuran dan timbangan
Apabila terjadi perubahan terhadap ketentuan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diatas, kantor pusat perlu segera membertahukan kepada
seluruh UPT dalam jaringan EMS.
b) Tarif dan pelunasan bea pengiriman :
Tarif dan bea-bea lain yang berhubungan dengan pengiriman EMS ditetapkan oleh Direksi.
Secara berkala, minimal satu kali dalam satu tahun Kantor Pusat perlu melakukan peninjauan kembali terhadap besarnya tarif EMS sesuai
dengan perubahan situasi dan kondisi.
Pelunasan tarif dan bea-bea lain yang berhubungan dengan pengiriman EMS dilakukan secara tunai atau secara kredit untuk perusahaan yang
telah memiliki ijin melalui perjanjian kerja sama.
c) Waktu tempuh kiriman EMS :
Waktu tempuh kiriman EMS dihitung mulai dari hari pengeposan di kantor pos dirim sampai dengan diterimanya kiriman oleh si alamat
negara tujuan.
Waktu tempuh kiriman EMS meliputi tiga komponen waktu yaitu waktu tempuh dari kantor pos kirim ke kantor tukar (1 X 24 jam), waktu
tempuh ke negara tujuan sesuai dengan jadwal penerbangan, dan waktu
tempuh di dalam negara tujuan sesuai dengan EMS delivery standart
Setiap UPT yang membuka layanan EMS wajib menginformasikan kepada pemakai jasa mengenai jadwal keberangkatan alat angkutan
kiriman EMS dari kantornya.
Ketentuan tentang waktu tempuh dimaksud di atas merupakan pedoman dalam pembayaran ganti rugi keterlambatan.
2 Registrasi Dan Password Petugas
Prosedur Registrasi petugas diatur sebagai berikut :
Registrasi petugas administrator dan Rekonsiliator PRD diajukan oleh Manajer Opbiskug, kepada Manajer Bangsistek.
Registrasi petugas untuk Kepala unit Pelaksana Teknis, Manajer Pelayanan, Manajer Akuntansi, dan Petugas Loket diajukan oleh Kepala
Unit Pelaksan teknis kepada manajer Opbiskug, dengan menggunakan
formulir registrasi seperti contoh terlampir.
Registrasi Petugas untuk Petugas Kantor Wilayah Usaha Pos diajukan oleh Kepala Wilayah Usaha Pos diajukan oleh Kepala Wilayah Usaha
Pos, dengan menggunakan formulir registrasi seperti contoh terlampir.
Setiap terjadi mutasi petugas, harus melakukan registrasi ulang sesuai ketentuan di atas.
Pemberian hak user akan diberitahukan dengan surat rahasia yang berisi password kepada petugas yang berhak.
Pengguna sistem tidak diperkenankan mengganti IP maupun Network card tanpa sepengetahuan administrator, karena akan berakibat
kegagalan pada saat login ke sistem.
Jika pengguna sistem akan melakukan penggantian IP serta network card, maka harus dilakukan pemberitahuan kepada administrator
dengan sarana tercepat atas persetujuan Kakp.
Pengguna diwajibkan mengamankan password antara lain, dengan mengganti password secara berkala.
3 Prosedur Buka Layanan/Awal Dinas a) Manajer Pelayan
Memeriksa perangkat komputer dan saran komunikasi (koneksi intranet).
Melakukan login ke sistem dengan mengetikan password dan user Id-nya.
Jika manajer tidak dapat login ke sistem, manajer melaporkan hal tersebut ke kepala kantor untuk melakukan aktivasi.
Melakukan buka layanan sekaligus melakukan pembukaan transaksi dan secara otomatis mengambil data kiriman untuk kantornya. Jika
tedapat data untuk kantor yang bertalian, manajer melakukan
percetakan, menyampuli, memberi alamat dan diserahkan kebagian
antara dengan buku serah.
b) Manajer Akuntansi
Memeriksa perangkat komputer, printer dan sarana komunikasi (koneksi I intranet).
Memeriksa login ke sistem dengan mengetikan password dan user Id-nya.
Melakuan validasi pada kesempatan pertama, jika masih ada transaksi yang belum di validasi.
c) Kasir
Memberikan panjer kerja loket sesuai dengan kebutuhan kepada
petugas loket EMS.
4 Prosedur Penerimaan Kiriman
Pelanggan datang ke loket Pos EMS kemudian mengisi EMS-5.
Pelanggan menyerahkan EMS-5 kepada petugas loket.
Setelah menerima pembayaran biaya dan pengiriman petugas loket kemudian melakukan scanning barcode, sehingga barcode tertera pada
layar monitor dan kiriman EMS yang bertalian telah terekam dalam file
transaksi. Jika barcode reader dalam keadaan rusak nomor barcode
dapat dientry manual melalui keyboard komputer.
Petugas loket mencetak atau membuat resi.
Petugas melanjutkan tugas entri data sampai dengan proses simpan data.
Petugas loket harus membubuhkan cap tanggal dan paraf RESI.
Petugas loket menyerahkan RESI lembar ke-1 kepada pengirim, lembar ke-2 disematkan pada EMS-5 yang bartalian sebagai pertinggal.
Secara berkala petugas loket menyerahkan kiriman EMS kepada bagian pengolahan dengan bukti serah untuk diproses lebih lanjut.
5 Prosedur Pembayaran Kiriman a) Layanan Tidak Instan
Penerima datang ke loket pembayaran dengan memberikan informasi NTP dan menyertakan fotocopy kartu identitas, berupa KTP, SIM atau
kartu identitas lain yang masih berlaku
Petugas loket mengentrikan NTP
Penerima mengentrikan BARCODE melalui Numeric Keypad, jika barcodescannernya tidak jalan.
Berdasarkan kedua isian (BARCODE dan NTP) tersebut petugas loket melakukan inquiry data ke server nasional.
Jika inquiry data berhasil, petugas loket mencocokan data penerima dengan kartu identitas.
Dalam hal pengirim menggunakan layanan keamanan Q/A, petugas loket wajib mengajukan pertanyaan berdasarkan Q/A.
Jika jawaban penerima benar maka petugas loket dapat melakukan pembayaran.
Petugas loket mengetrikan data indentitas penerima.
Petugas loket melakukan cetak RESI rangkap 2 sebagai tanda bukti pembayaran.
Penerima harus membubuhkan tandatangan dan nama jelas pada RESI.
Petugas loket menyerahkan RESI lembar ke-2 kepada penerima.
Petugas loket menyimpan RESI lembar ke-1 yang telah ditandatangani dan fotocopy kartu indentitas penerima untuk petinggal.
b) Layanan Diantar / EMS Reguler
Penerima datang ke loket pembayaran dengan meyerahkan RS-2 dan fotocopy kartu identitas, berupa KTP, SIM atau kartu identitas lain yang
masih berlaku.
Petugas mencocokan kartu identitas dengan RS-2.
Jika kartu identitas denga RS-2 cocok, petugas loket memasukkan NTP untuk melakukan inquiry data.
Dalam hal terdapat Q/A maka petugas wajib mengajukan pertanyaan berdasarkan Q/A.
Jika pertanyaan tersebut tidak dapat dijawab dengan benar, petugas loket dapat melakukan pembayaran.
Petugas loket mengetrikan data indentitas penerima.
Penerima harus membubuhkan tandatangan dan nama jelas pada RESI.
Petugas loket menyerahkan uang dan RESI lembar ke-2 kepada penerima.
Petugas loket mematikan RS-2 dengan garis menyilang.
Petugas loket menyimpan RESI lembar ke-1 yang telah ditandatangani, RS-2 dan fotocopy kartu indentitas utnuk petinggal.
6. Prosedur Pembatalan Kiriman a) Ganti rugi
Ganti rugi dapat diberikan dalam hal :
- Kiriman EMS disampaikan kepada si alamat melampaui
sekurang-kurangnya dua belas jam dari waktu tempuh kiriman pos yang
telah ditentukan.
- Kiriman EMS hilang atau rusak seluruhnya.
- Kiriman EMS yang hilang atau rusak sebagian isinya, ridak
diberkan ganti rugi.
Besar ganti rugi untuk keterlambatan ialah separuh dari biaya pengiriman EMS yang bertalian.
Proses pembayaran dilakukan sebagaimana proses pembayaran normal.
Sebagai bukti bahwa pembatalan ataupun pembayaran barang telah dilakukan oleh pengirim, maka RESI asli (lembar-1)harus diminta dari
pengirim.
RESI setor dimatikan dengan cara memberi tanda silang.
Petugas loket membubuhkan paraf pada RESI bayar.
RESI bayar yang telah diparaf petugas loket dijadikan bukti pembayaran, kemudian disatukan dengan RESI setor sebgai lampiran
backsheet bayar.
b) Pengiriman kembali dan salah kirim
Kiriman EMS yang karena sesuatu hal harus dikembalikan (diretour), pengembaliannya dilakukan sesegera mungkin menggunakan kiriman
pos EMS. Sebab-sebab pengembalian dicatat pada kiriman EMS dengan
menggunakan bahasa atau terminologi yang berlaku dalam
perhubungan pos internasional dan dibubuhi catatan Retour (ditempeli
carik CN-15) pada adpis CN-31 EMS (EMS-12 LN) yang bertalian.
Bila kantor tukar menerima kiriman EMS yang salah kirim, kiriman EMS tersebut segera diteruskan ke negara tujuan yang sebenarnya
dengan kiriman pos EMS. Bila ke negara tujuan yang sebenarnya belum
ada hubungan layanan EMS dengan Indonesia, maka penerusan
dilakukan dengan cara tercepat lainnya.
Layanan ini dapat dilihat juga dalam bentuk flowmap ataupun diagram lainnya:
7 Flow Map
Menggambarkan urutan proses atau prosedur kerja dari sebuah aplikasi.
Dalam hal ini akan dijelaskan bagaimana prosedur kerja dari Aplikasi EMS di PT
3.4 Analisis Kebutuhan
Analisis kebutuhan disini memaparkan kebutuhan non fungsional dan
kebutuhan fungsional.
3.4.1 Analisis Kebutuhan Non Fungsional
Analisis kebutuhan sistem non fungsional adalah suatu analisis untuk
mengetahui elemen-elemen apa saja yang berhubungan dengan sistem yang
sedang berjalan.
3.4.1.1 Analisis Perangkat Lunak
Adapun perangkat lunak yang ada dalam PC di bagian penjurusan adalah :
1. Sistem operasi menggunakan Windows XP
2. Pengelolaan data siswa Menggunakan Microsoft Ofice 2003
a. Pengolahan Text : Microsoft Office Word
b. Pengolahan tabel: Microsoft Office Excel
Sedangkan perangkat lunak yang dibutuhkan dalam proses penjurusan adalah :
1. Sistem Operasi : Windows XP
2. Tools Program : Borland Delphi Versi 7
3. Mysql untuk database nya (dapat Menggumakan wamp server).
3.4.1.2 Analisis Perangkat Keras
Adapun spesifikasi perangkat keras (hardware) pada sistem yang sedang
berjalan terdapat satu unit komputer yang berada dibagian transaksi dengan
spesifikasi yaitu sebagai berikut :
a. Processor Intel Pentium DualCore 2,1 Ghz
c. Hardisk Drive 80 Gb
Pengguna yang akan menggunakan aplikasi yang akan dibangun ini terdiri
dari dua bagian yaitu administrator dan user, dengan asumsi pengguna yang
sudah terbiasa menggunakan sistem barbasis windows, sebagai berikut :
a. Supervisor Pelayanan
Supervisor Pelayanan adalah bagian pengguna sistem yang memiliki hak
mencetak dan memeriksa data serta membubuhkan tandatangan sebagai
pernyataan telah diperiksa dan terdapat cocok, dengan karakteristik
sebagai berikut :
1. Mempunyai kemampuan dasar di bidang komputer.
2. Dapat mengoperasikan sistem operasi Microsoft Windows XP.
3. Memiliki latar belakang pendidikan minimal S1.
b.Supervisor Akuntansi
Supervisor Akuntansi adalah bagian pengguna sistem yang bertugas
melakukan validasi transaksi harian sesuai dengan naskah-naskah dari
1. Mempunyai kemampuan dasar dibidang komputer.
2. Dapat mengoperasikan sistem operasi Microsoft Windows XP.
3. Memiliki latar belakang pendidikan minimal D3.
c. Petugas Loket
Petugas Loket adalah bagian pengguna sistem yang bertugas melayani
pelanggan untuk transaksi penerimaan dan atau transaksi pembayaran,
dengan karaktristik sebagai berikut:
1. Mempunyai kemampuan dasar dibidang komputer.
2. Dapat mengoperasikan sistem operasi Microsoft Windows XP.
3. Memiliki latar belakang pendidikan minimal D3.
Berdasarkan karakteristik data diatas, pengguna yang ada di setiap bagian
pada umumnya sudah bisa mengoperasikan komputer, dapat dilihat bahwa setiap
pengguna minimal dapat mengoperasikan Microsoft Excel, Microsoft Word dan
dapat mengoperasikan sistem opersai windows, dilihat dari latar belakang
pendidikan dan pengalaman yang lebih lama dalam menggunakan komputer.
3.4.2 Analisis Kebutuhan Fungsional
Diagram konteks yang berfungsi untuk memetakan model lingkungan (
menggambarkan hubungan keseluruhan antara elemen baik itu anta entitas luar ,
masukan, maupun keuaran sistem), dipresentasikan dengan lingkaran tunggal
yang mewakili keseluruhan sistem. Berikut merupakan gambar diagram konteks
3.4.2.1 Data Flow Diagram (DFD)
Merupakan tindak lanjut dari diagram konteks yang menjelaskan lebih
Diagram (DFD) dibuat jika pada diagram konteks masih ada suatu proses yang
mesti harus dipecah lagi. Berikut ini Data Flow Diagram dari aplikasi EMS PT.
POS INDONESIA
Diagram Konteks
1. DFD level 0
2. DFD Level 1 proses 1.0 Login User
Berikut merupakan gambar dari DFD Level 1 proses 1.0 Login User
3. DFD Level 2.0.1 Proses Transaksi Penerima
4. DFD level 2.0.2 proses transaksi pembayaran kiriman
5. DFD LEVEL 3.0 PROSES CETAK DATA
6. DFD LEVEL 4.0 LAPORAN
Gambar 3.9 DFD Level 4.0 Laporan
3.3.4.2 Kamus Data
Data yang mengalir dari satu proses ke proses yang lainnya, dapat
diuraikan sebagai berikut :
1. User
{ User Name + Password}
a. Password
Delapan digit bilangan
b. User Name
Nama User : Alphabet [A..Z / a..z]
{info_id_pengirim, id_penerima, berat_barang, jenis_layanan,
jenis_layanan_keamanan, berita, tandatangan_pengirim, paraf_petugas,
syarat_ketentuan}
3. Bukti pengirim barang
{ tgl_transaksi, jam_transaksi, NTP, No_Resi, Penerima, Pengirim,
jenis_layanan, berata_barang_kiriman, bea_dasar, bea_tambahan, PPn,
bea_total}
{ tgl_transaksi, jam_transaksi, NTP, No_Resi, penerima, besar
_uang_barang}
5. Pemberitahuan pengiriman barang kepada penerima
{Id_pengrim, Id_penerima, besar_uang_barang, NTP, No_Resi, tgl_cetak,
6. Backsheet setor
{kantor_setor, No_loket, No_backsheet, tgl_cetak, kolom_no_urut,
No_resi, jenis_layanan, besar_uang_barang, bea, PPn}
Format no backsheet setor XXNNNNNNNLLYYXXXX
XX : kode laporan
NNNNNNN : kode nopend
LL : kode loket
YY : kode tahun
XXXX : no urut
7. Rekap harian setor pengiriman barang
{tgl_cetak, No RS-3R, klom_No_loket, jml_transaksi, berat_barang,
bea_dasar, bea_tambahan, PPn, ket}
Format rekap harian setor pengiriman barang XXNNNNNNNXXXX
XX : kode laporan
NNNNNNN : kode Nopend
YY : kode tahun
XXXX : nomor urut
8. Backsheet bayar
{nama_kantor_bayar, No_loket, No_backsheet, tgl_cetak,
kolom_No_urut, No_resi, jenis_layanan, besar_uang_barang}
Format no backsheet bayar XXNNNNNNNLLYYXXXX
XX : kode laporan
LL : kode loket
YY : kode tahun
XXXX : no urut
9. Rekap harian pembayaran
{tgl_cetak, No_RS-4R, kolom_loket, jml_transaksi, besar_uang_barang,
keterangan}
Format rekap harian pembayaran XXNNNNNNNXXXX
XX : kode laporan
NNNNNNN : kode Nopend
YY : kode tahun
XXXX : nomor urut
10.Backsheet ambil data
{ nama_kantor_cetak, tgl_cetak, No_RS-5, kolom_N_urut, No_transaksi,
berat_barang, kantor_asal, jenis_layanan, tgl_kirim}
Format no backsheet ambil data XXNNNNNNNLLYYXXXX
XX : kode laporan
NNNNNNN : kode nopend
LL : kode loket
YY : kode tahun
XXXX : no urut
11.Rekap harian pemberitahuan kiriman EMS
{tgl_cetak, No_RS-5R, kolom_No_backsheet, jml_transaksi,
Format rekap pemberitahuan kiriman EMS XXNNNNNNNXXXX
Berikut adalah tabel-tabel yang terdapat dalam basis data yang digunakan
dalam sistem yang akan dibangun.
1. Tabel User
Berikut merupakan tabel user
Tabel 3.1 Tabel User
Nama Type Length Ket Key
User_id Char 5 Primary
Nama_User Varchar 50
Pass Varchar 50
2. Tabel Pengirim Barang
Berikut merupakan Tabel pengirim Barang
Tabel 3.2 Tabel Pengirim Barang
Nama Type Length Ket Key
info_id_pengirim Char 10 Primary
id_penerima Char 10 Primary
jenis_layanan Varchar 25
jenis_layanan_keamanan Varchar 25
Berita Varchar 50
tandatangan_pengirim Varchar
paraf_petugas Varchar
syarat_ketentuan Varchar
3. Tabel bukti pengiriman barang
Berikut merupakan Tabel pengirim barang
Tabel 3.3 Tabel bukti pengiriman barang
Nama Type Length Ket Key
tgl_transaksi DateTime
jam_transaksi DateTime
NTP Varchar 25
No_Resi Char 25 Primary
Penerima Varchar 50
Pengirim Varchar 50
jenis_layanan Varchar 25
berat_barang_kiriman Int 15
bea_dasar Int 15
bea_tambahan Int 15
bea_total Int 15
4. Tabel Bukti Pembayaran Barang
Berikut ini Tabel Bukti Pembayaran Barang
Tabel 3.4 Tabel Bukti Pembayaran Barang
Nama Type Length Ket key
tgl_transaksi DateTime
jam_transaksi DateTime
NTP Varchar 25
No_Resi Char 15 Primary
Penerima Varchar 50
besar_uang_kiriman Int 15
5. Tabel Pemberitahuan pengiriman barang kepada penerima
Berikut ini Tabel Pemberitahuan pengiriman barang kepada penerima
Tabel 3.5 Tabel Pemberitahuan pengiriman barang kepada penerima
Nama Type Length Ket Key
Id_pengrim Char 25 Primary
Id_penerima Char 25 Primary
NTP VarChar 25
No_Resi Char 15
tgl_cetak DateTime
ket_status_pemberitahuan VarChar
Berita VarChar 50
6. Tabel Backsheet Setor
Berikut ini Tabel Backsheet Setor
Tabel 3.6 Tabel Backsheet Setor
Nama Type Length Ket Key
kantor_setor VarChar 25
No_loket Char 10
No_backsheet Char 10
tgl_cetak DateTime
kolom_no_urut VarChar 10
No_resi Char 10
jenis_layanan VarChar 15
berat_barang Int 15
Bea Int 15
PPn Int 15
7. Tabel Rekap harian setor pengiriman barang
