213 BAB 4
PELAKSANAAN PENGUJIAN DAN PROSES IMPLEMENTASI
4.1. Proses Pengujian
4.1.1. Master Data Preparation
Import master data merupakan kegiatan yang dilakukan sehingga data yang terdapat di dalam sistem sebelumnya dapat dipindahkan dan dimasukan ke dalam sistem SAP. Master data ini nantinya akan digunakan untuk melakukan transaksi yang ada di dalam perusahaan. Import master data dilakukan dengan cara memasukan data yang ada ke dalam data transfer workbench. Sistem SAP telah menyediakan fasilitas serta template tertentu yang dapat digunakan untuk melakukan pemindahan data yang ada.
4.1.1.1. Chart of Account
Chart of Account merupakan master data yang penting untuk kepentingan pencatatan akuntansi perusahaan. Untuk dapat melakukan transaksi, CoA harus terlebih dahulu terstruktur dengan baik sesuai dengan kondisi akuntansi dalam perusahaan.
214 G am b a r 4 .1 T em p la te C h a rt o f A cc o u n t
215
Chart of Account terlebih dahulu disusun berdasarkan template SAP Business One. Pihak Accounting dari perusahaan akan mengirimkan struktur CoA perusahaan saat ini, kemudian pihak konsultan akan menyusun dan mengelompokan akun akun yang ada sesuai dengan konfigurasi yang terdapat dalam SAP Business One.
4.1.1.2. Business Parter Master Data
SAP Business One mengelompokan Customer dan Vendor ke dalam satu template Master Data bernama OCRD. Tetapi untuk membedakan suatu business partner apakah merupakan Vendor atau Customer akan dilihat dari atribut yang bernama CardType.
Untuk mempermudah proses upload business Partner, OCRD dipisah menjadi dua bagian yaitu:
216
Gambar 4.3 Template OCRD untuk Vendor
Kemudian selain OCRD, adapula template yang bernama OCPR. Template OCPR ini berisi data Contact Person dari setiap Business Partner. Untuk mempermudah proses upload, OCPR dipisah menjadi dua bagian yaitu :
217
Gambar 4.5 Template OCPR untuk Vendor
4.1.1.3. Item Master Data
4.1.1.3.1. Item Master Data
Pada proses upload untuk Item Master Data akan digunakan template yang telah disediakan SAP Business One yaitu OITM. Raw Data yang dikirimkan dari pihak client akan disusun sesuai template OITM untuk kemudian di-upload dengan bantuan Data Transfer Workbench.
218
4.1.1.3.2. Item Characteristic Master Data
Pada proses upload untuk Item Charateristic Master Data tidak disediakan Template oleh SAP. Hal ini dikarenakan Item Characteristic merupakan User Defined Field tambahan hasil customization dari pihak Developer STEM. Raw Data yang dikirimkan dari pihak client akan disusun sesuai template UDF untuk kemudian di-upload dengan bantuan Data Transfer Workbench.
i. Brand Master Data
Brand Master Data merupakan karakteristik tambahan untuk item yang berisi merek dagang, atau bisa juga nama pelanggan dari Royal Standard. Karakteristik Brand ini membantu mengklasifikasikan setiap produk yang diproduksi.
Gambar 4.7 Template untuk Brand Master Data
219
Color Master Data merupakan item characteristic yang berisi informasi warna produk.
Gambar 4.8 Template untuk Color Master Data
iii. Destination Master Data
Destination Master Data merupakan item characteristic produk apakah merupakan customer local atau untuk keperluan eskpor.
Gambar 4.9 Template untuk Destination Master Data
iv. Glue Master Data
Item Charestic Glue Master Data ini adalah mengelompokan apakah produk amplop memiliki lem khusus atau tidak.
220
Gambar 4.10 Template untuk Glue Master Data
v. Material Master Data
Material Master Data merupakan item characteristic yang menyimpan informasi bahan baku atau material yang digunakan terkait dengan produk barang jadi yang diproduksi perusahaan.
221
vi. Printing Color Inside Master Data
Printing Color Inside merupakan Item characteristic tambahan untuk mengindikasikan apakah terdapat warna dalam produk hasil jadi.
Gambar 4.12 Template untuk Printing Color Inside Master Data
vii. Printing Color outside Master Data
Printing Color outside adalah item charateristic untuk menunjukan apakah terdapat warna secara menyeluruh di bagian luar produk barang jadi.
Gambar 4.13 Template untuk Printing Color Outside Master Data
viii. Printing Master Data
Printing master data merupakan item characteristic untuk kepentingan percetakan.
222
Gambar 4.14 Template untuk Printing MasterData
ix. Product Category Master Data
Product Category master data adalah item characteristic untuk membantu menentukan kategori dari suatu produk apakah Sparepart atau bahan massal.
Gambar 4.15 Template untuk Product Category Master Data
x. Seam Master Data
Seam Master data adalah item characteristic tambahan untuk membantu menentukan apakah produk terdapat lapisan coating tambahan.
223
Gambar 4.16 Template untuk Seam Master Data
xi. Security Cut Master Data
Security cut master data adalah item characteristic yang digunakan untuk menunjukan apakah barang jadi terdapat potongan khusus atau tidak.
Gambar 4.17 Template untuk Security Cut Master Data
xii. Size Master Data
Size Master Data adalah item karakteristik untuk menentukan ukuran dari amplop yang dicetak.
224
Gambar 4.18 Template untuk Size Master Data
xiii. Tipe Amplop Master Data
Tipe Amplop Master Data adalah item karakteristik untuk mengelompokan amplop ke dalam jenisnya masing-masing.
Gambar 4.19 Template untuk Tipe Amplop Master Data
xiv. Weight Master Data
Weight Master Data merupakan item karakteristik untuk menentukan ukuran kertas yang digunakan untuk kepentingan produksi.
225
Gambar 4.20 Template untuk Weight Master Data
xv. Window Position Master Data
Window Position merupakan item karakteristik yang digunakan untuk menyimpan ukuran window amplop yang diproduksi.
226
Gambar 4.21 Template untuk Window Position Master Data
xvi. Window Size Master Data
Windos Size master data merupakan item karakteristik untuk menyimpan lebar ukuran window untuk amplop yang diproduksi.
Gambar 4.22 Template untuk Windows Size Master Data
4.1.1.4. BoM Master Data
Template yang digunakan untuk membantu proses upload BoM adalah OITT dan ITT1. OITT akan berisi Template untuk data header dari BoM, yakni berisi barang
227
hasil produksi. Sedangkan ITT1 merupakan template data detail dari BoM yang berisi komponen bahan baku yang akan digunakan pada proses produksi.
Gambar 4.23 Template OITT untuk Bill of Material
228
4.1.1.5. Customer and Vendor Beginning Balance
Selain Customer dan Vendor master Data, upload beginning balance juga akan dilakukan dengan bantuan Data Transfer Workbench. Untuk Customer template yang akan digunakan adalah OINV. Sedangkan untuk Vendor template yang akan digunakan adalah OPCH dan PCH1
Gambar 4.25 Template OINV untuk Saldo Piutang Customer
Gambar 4.26 Template OPCH untuk Saldo Hutang ke Vendor 4.1.2. Perencanaan Pengujian
4.1.2.1. Failure Mode and Effects Analysis (FMEA)
Sebelum melakukan tindakan pengujian (testing) terlebih dahulu akan dibuat sebuah FMEA (Failure Mode and Effects Analysis) yaitu rancangan yang dimaksudkan untuk mengidentifikasi kelemahan dari sistem yang mungkin dapat terjadi. Kemudian kelemahan tersebut akan dihitung secara kuantitatif seberapa besar akibat yang ditimbulkan dari kesalahan tersebut.
FMEA akan digambarkan dalam bentuk tabel yang terdiri dari beberapa kolom Antara lain, System Function or
229
Feature, Potential Failure Mode(s), Potential Effect(s) of Failure, Critical, Severity, Potential Cause of Failure, Priority, Detection Method, Likelihood, RPN, Recommended Action, Who/When, dan terakhir References.
Dalam FMEA akan ditentukan Risk Priority Number yang merupakan skala kuantitaif dari pengujian sistem yang akan dijalankan. RPN terdiri dari skala dari 1 (paling penting) hingga 125 (paling tidak berbahaya). Fungsionalitas sistem yang RPN-nya yang memiliki angka yang kecil akan diprioritaskan untuk dilakukan pengujian.
2
3
0
Tabel 4.1 Failure Mode and Effects Analysis
Failure Mode and Effects Analysis
System Name : SAP BUSINESS ONE Supplier Involvement : SAPModel/Product : SAP Business One v.9.0 PL 4 Target Release Date : 1 Oktober 2013 Prepared By : Angela, Julius, Yakobus
Date:
System Responsibility : Angela, Julius, Yakobus Agustus 2013
Person Responsibility : Angela, Julius, Yakobus Involvement of Others : Royal Team & STEM Team
System Function or Feature Potential Failure Mode(s) Quality Risk(s) Potential Effect(s) of Failure C ri ti ca l S e v e ri ty Potential Cause(s) of Failure Pri o ri ty Detection Method Li k e li h o o d R is k P ri N o Recommend ed Action Who/ When ? References Item Master Data Membuat Item Master Data
Terjadi kesalahan dalam pemasukan data item ke dalam sistem, data item yang telah dimasukan lupa disimpan Y 3 Human error, Program error 2 Development Activities 2 12 Functional dan Intergration Testing Julius To-Be Business Process(00. 07-Create & Update Item) Bill of Material Master Data Membuat Bill Of Material Master Data
Formula Bill of Material
yang dibuat salah, terjadi kesalahan dalam
pemasukan item ke dalam
formula Bill of Material,
data Bill of Material yang dibuat lupa disimpan
Y 3 Human error, Program error 2 Development Activities 2 12 Functional dan Intergration Testing Julius To-Be Business Process(07. 01-Bill of Material)
2
3
1
Tabel 4.1 Failure Mode and Effects Analysis
System Function or Feature Potential Failure Mode(s) Quality Risk(s) Potential Effect(s) of Failure C ri ti ca l S e v e ri ty Potential Cause(s) of Failure Pri o ri ty Detection Method Li k e li h o o d R is k P ri N o Recommend ed Action Who/ When ? References Business Partners Master Data Membuat Business Partner Master Data
Terjadi kesalahan dalam
pemasukan data Business
Partner ke dalam sistem,
data Business Partner yang
telah dimasukan lupa disimpan Y 3 Human error, Program error 2 Development Activities 2 12 Functional dan Intergration Testing Julius To-Be Business Process(00. 05-Vendor Group & Vendor & 00.06-Customer Group & Customer)
2
3
2
Tabel 4.1 Failure Mode and Effects Analysis System Function or Feature Potential Failure Mode(s) Quality Risk(s) Potential Effect(s) of Failure C ri ti ca l S e v e ri ty Potential Cause(s) of Failure Pri o ri ty Detection Method Li k e li h o o d R is k P ri N o Recommend ed Action Who/ When ? References Purchase Request Membuat Purchase Request Dokumen Purchase
Request lupa disimpan ke dalam sistem, terjadi kesalahan dalam pembuatan dokumen PurchaseRequest, nomor
dokumen pada Purchase
Request tidak bertambah, terjadi kesalahan dalam pemasukan data item yang ingin dibeli Y 3 Human error, Program error 2 Development Activities 2 12 Functional dan Intergration Testing Angela To-Be Business Process(01. 02-Purchasing - Create Purchase Order - Supplies & Service) Purchase Quotation Membuat Purchase Quotation
Tidak dapat membuat
dokumen Purchase
Quotation dikarenakan
dokumen Purchase Request
terhapus atau belum diapprove, dokumen Purchase Quotation lupa disimpan ke dalam sistem, nomor dokumen pada Purchase Quotation tidak bertambah Y 3 Human error, Program error 2 Development Activities 2 12 Functional dan Intergration Testing Angela To-Be Business Process(01. 02-Purchasing - Create Purchase Order - Supplies & Service)
2
3
3
Tabel 4.1 Failure Mode and Effects Analysis System Function or Feature Potential Failure Mode(s) Quality Risk(s) Potential Effect(s) of Failure C ri ti ca l S e v e ri ty Potential Cause(s) of Failure Pri o ri ty Detection Method Li k e li h o o d R is k P ri N o Recommend ed Action Who/ When ? References Purchase Order Membuat Purchase Order
Tidak dapat membuat
dokumen Purchase Order
dikarenakan dokumen Purchase Quotation terhapus atau belum diapprove, dokumen Purchase Order lupa disimpan ke dalam sistem, nomor dokumen pada Purchase Order tidak bertambah Y 3 Human error, Program error 2 Development Activities 2 12 Functional dan Intergration Testing Angela To-Be Business Process(01. 02-Purchasing - Create Purchase Order - Supplies & Service)
2
3
4
Tabel 4.1 Failure Mode and Effects Analysis System Function or Feature Potential Failure Mode(s) Quality Risk(s) Potential Effect(s) of Failure C ri ti ca l S e v e ri ty Potential Cause(s) of Failure Pri o ri ty Detection Method Li k e li h o o d R is k P ri N o Recommend ed Action Who/ When ? References A/P Down Payment Invoice Membuat A/P Down Payment Invoice
Tidak dapat membuat
dokumen A/P Down
Payment Invoice dikarenakan dokumen Purchase Order terhapus
atau belum diapprove,
dokumen A/P Down
Payment Invoice lupa disimpan ke dalam sistem,
nomor dokumen pada A/P
Down Payment Invoice tidak bertambah, jurnal yang dihasilkan tidak sesuai atau terjadi kesalahan posting jurnal, kesalahan pemasukan kurs mata uang yang digunakan untuk melakukan pembayaran A/P Down Payment sehingga menghasilkan variance Y 3 Human error, Program error 2 Development Activities 2 12 Functional dan Intergration Testing Angela To-Be Business Process(01. 02-Purchasing - Create Purchase Order - Supplies & Service)
2
3
5
Tabel 4.1 Failure Mode and Effects Analysis System Function or Feature Potential Failure Mode(s) Quality Risk(s) Potential Effect(s) of Failure C ri ti ca l S e v e ri ty Potential Cause(s) of Failure Pri o ri ty Detection Method Li k e li h o o d R is k P ri N o Recommend ed Action Who/ When ? References Good Receipt Membuat Good Receipt
Tidak dapat membuat
dokumen Good Receipt
dikarenakan dokumen Purchase Order terhapus atau belom diapprove,
dokumen Good Receipt
lupa disimpan ke dalam sistem, nomor dokumen Good Receipt tidak bertambah, jurnal yang dihasilkan tidak sesuai atau
terjadi kesalahan posting
jurnal, jumlah instock dan avaiable stock tidak bertambah ketika dokumen Good Receipt selesai dibuat
Y 3 Human error, Program eror 2 Development Activities 2 12 Functional dan Intergration Testing Angela To-Be Business Process(01. 06-Purchasing - Goods Receipt from Vendor - Goods, Supplies & Services)
2
3
6
Tabel 4.1 Failure Mode and Effects Analysis System Function or Feature Potential Failure Mode(s) Quality Risk(s) Potential Effect(s) of Failure C ri ti ca l S e v e ri ty Potential Cause(s) of Failure Pri o ri ty Detection Method Li k e li h o o d R is k P ri N o Recommend ed Action Who/ When ? References Good Return Membuat Good Return
Tidak dapat membuat
dokumen Good Return
dikarenakan dokumen Good Receipt terhapus,
dokumen Good Return lupa
disimpan ke dalam sistem,
nomor dokumen Good
Return tidak bertanmbah, jurnal yang dihasilkan tidak sesuai atau terjadi
kesalahan posting jurnal,
jumlah instock dan
avaiablestock tidak berkurang ketika dokumen Good Return selesai dibuat
Y 3 Human error, Program error 2 Development Activities 2 12 Functional dan Intergration Testing Angela To-Be Business Process(01. 08-Purchasing - Goods Return to Vendor)
2
3
7
Tabel 4.1 Failure Mode and Effects Analysis System Function or Feature Potential Failure Mode(s) Quality Risk(s) Potential Effect(s) of Failure C ri ti ca l S e v e ri ty Potential Cause(s) of Failure Pri o ri ty Detection Method Li k e li h o o d R is k P ri N o Recommend ed Action Who/ When ? References A/P Invoice Membuat A/P Invoice
Tidak dapat membuat
dokumen A/P Invoice
dikarenakan dokumen Good Receipt terhapus,
dokumen A/P Invoice lupa
disimpan ke dalam sistem,
nomor dokumen pada A/P
Invoice tidak bertambah, jurnal yang dihasilkan tidak sesuai atau terjadi
kesalahan posting jurnal,
kesalahan pemasukan kurs mata uang yang digunakan untuk melakukan pembayaran sehingga menimbulkan variance Y 3 Human error, Program error 2 Development Activities 2 12 Functional dan Intergration Testing Angela To-Be Business Process(05. 01-Invoice AP)
2
3
8
Tabel 4.1 Failure Mode and Effects Analysis System Function or Feature Potential Failure Mode(s) Quality Risk(s) Potential Effect(s) of Failure C ri ti ca l S e v e ri ty Potential Cause(s) of Failure Pri o ri ty Detection Method Li k e li h o o d R is k P ri N o Recommend ed Action Who/ When ? References Outgoing Payment Membuat Outgoing Payment Dokumen Outgoing
Payment lupa disimpan ke dalam sistem, nomor
dokumen Outgoing
Payment tidak bertambah, terjadi kesalahan pemilihan dokumen yang akan dibayar, jurnal yang dihasilkan tidak sesuai atau
terjadi kesalahan posting
jurnal, kesalahan pemasukan mata uang yang digunakan untuk melakukan pembayaran sehingga menimbulkan variance Y 3 Human error, Program error 2 Development Activities 2 12 Functional dan Intergration Testing Angela To-Be Business Process(05. 03-Outgoing Payment)
2
3
9
Tabel 4.1 Failure Mode and Effects Analysis System Function or Feature Potential Failure Mode(s) Quality Risk(s) Potential Effect(s) of Failure C ri ti ca l S e v e ri ty Potential Cause(s) of Failure Pri o ri ty Detection Method Li k e li h o o d R is k P ri N o Recommend ed Action Who/ When ? References Sales Order Membuat Sales Order
Dokumen Sales Order lupa
disimpan ke dalam sistem,
nomor dokumen Sales
Order tidak bertambah, terjadi kesalahan
pemasukan data item yang
ingin dijual, jumlah item yang ingin dijual tidak mencukupi berada
dibawah batas minimum
Y 3 Human error, Program error 2 Development Activities 2 12 Functional dan Intergration Testing Yakob us To-Be Business Process(03. 01-Sales Quotation & Sales Order) Membuat Sales Order dengan discount
Dokumen Sales Order lupa
disimpan ke dalam sistem,
nomor dokumen Sales
Order tidak bertambah, terjadi kesalahan
pemasukan data item yang
ingin dijual, kesalahan
dalam pemberian discount
saat membuat dokumen,
jumlah item yang ingin
dijual tidak mencukupi
Y 3 Human error, Program error 2 Development Activities 2 12 Functional dan Intergration Testing Yakob us To-Be Business Process(03. 01-Sales Quotation & Sales Order)
2
4
0
Tabel 4.1 Failure Mode and Effects Analysis System Function or Feature Potential Failure Mode(s) Quality Risk(s) Potential Effect(s) of Failure C ri ti ca l S e v e ri ty Potential Cause(s) of Failure Pri o ri ty Detection Method Li k e li h o o d R is k P ri N o Recommend ed Action Who/ When ? References Membuat Sales Order dengan alternate item
Dokumen Sales Order lupa
disimpan ke dalam sistem,
nomor dokumen Sales
Order tidak bertambah, terjadi kesalahan
pemasukan data item yang
ingin dijual, kesalahan
pemasukan data alternate
item ke dalam dokumen Sales Order, jumlah item yang ingin dijual tidak mencukupi berada dibawah batas minimum
Y 3 Human error, Program error 2 Development Activities 2 12 Functional dan Intergration Testing Yakob us To-Be Business Process(03. 01-Sales Quotation & Sales Order)
2
4
1
Tabel 4.1 Failure Mode and Effects Analysis System Function or Feature Potential Failure Mode(s) Quality Risk(s) Potential Effect(s) of Failure C ri ti ca l S e v e ri ty Potential Cause(s) of Failure Pri o ri ty Detection Method Li k e li h o o d R is k P ri N o Recommend ed Action Who/ When ? References A/R Down Payment Invoice Membuat A/R Down Payment Invoice
Tidak dapat membuat
dokumen A/R Down
Payment Invoice dikarenakan dokumen Sales Order terhapus atau
belum diapprove, dokumen
A/R Down Payment Invoice lupa disimpan ke dalam sistem, nomor dokumen
pada A/R Down Payment
Invoice tidak bertambah, jurnal yang dihasilkan tidak sesuai atau terjadi
kesalahan posting jurnal,
kesalahan pemasukan kurs mata uang yang digunakan untuk menerima
pembayaran A/R Down
Payment sehingga menghasilkan variance Y 3 Human error, Program error 2 Development Activities 2 12 Functional dan Intergration Testing Yakob us To-Be Business Process(03. 01-Sales Quotation & Sales Order)
2
4
2
Tabel 4.1 Failure Mode and Effects Analysis System Function or Feature Potential Failure Mode(s) Quality Risk(s) Potential Effect(s) of Failure C ri ti ca l S e v e ri ty Potential Cause(s) of Failure Pri o ri ty Detection Method Li k e li h o o d R is k P ri N o Recommend ed Action Who/ When ? References Delivery Order Membuat Delivery Order
Dokumen Delivery Order
lupa disimpan ke dalam sistem, nomor dokumen Delivery Order tidak bertambah, terjadi
kesalahan pemasukan data item pada saat membuat
dokumen Delivery Order,
terjadi kesalahan
pemasukan data
warehouse untuk
pengambilan item yang
ingin di delivery Y 3 Human error, Program error 2 Development Activities 2 12 Functional dan Intergration Testing Yakob us To-Be Business Process(03. 02-Sales - Delivery Order)
2
4
3
Tabel 4.1 Failure Mode and Effects Analysis System Function or Feature Potential Failure Mode(s) Quality Risk(s) Potential Effect(s) of Failure C ri ti ca l S e v e ri ty Potential Cause(s) of Failure Pri o ri ty Detection Method Li k e li h o o d R is k P ri N o Recommend ed Action Who/ When ? References Membuat Delivery Order berdasarka n Draft Delivery Order
Tidak dapat membuat
dokumen Delivery Order
dikarenakan dokumen Draft Delivery Order terhapus ,dokumen Delivery Order lupa disimpan ke dalam sistem,
nomor dokumen Delivery
Order tidak bertambah, terjadi kesalahan
pemasukan data item pada
saat membuat dokumen Delivery Order, terjadi kesalahan pemasukan data warehouse untuk
pengambilan item yang
ingin di delivery Y 3 Human error, Program error 2 Development Activities 2 12 Functional dan Intergration Testing Yakob us To-Be Business Process(03. 02-Sales - Delivery Order)
2
4
4
Tabel 4.1 Failure Mode and Effects Analysis System Function or Feature Potential Failure Mode(s) Quality Risk(s) Potential Effect(s) of Failure C ri ti ca l S e v e ri ty Potential Cause(s) of Failure Pri o ri ty Detection Method Li k e li h o o d R is k P ri N o Recommend ed Action Who/ When ? References Membuat Delivery Order berdasarka n Sales Order
Tidak dapat membuat
dokumen DeliveryOrder
dikarenakan dokumen SalesOrder terhapus atau belum di
approve ,dokumen Delivery Order lupa disimpan ke dalam sistem, nomor
dokumen DeliveryOrder
tidak bertambah, terjadi kesalahan pemasukan data
item pada saat membuat
dokumen DeliveryOrder,
terjadi kesalahan pemasukan data warehouse untuk
pengambilan item yang
ingin di delivery Y 3 Human error, Program error 2 Development Activities 2 12 Functional dan Intergration Testing Yakob us To-Be Business Process(03. 02-Sales - Delivery Order)
2
4
5
Tabel 4.1 Failure Mode and Effects Analysis System Function or Feature Potential Failure Mode(s) Quality Risk(s) Potential Effect(s) of Failure C ri ti ca l S e v e ri ty Potential Cause(s) of Failure Pri o ri ty Detection Method Li k e li h o o d R is k P ri N o Recommend ed Action Who/ When ? References Membuat Delivery Order dengan split warehouse
Dokumen Delivery Order lupa disimpan ke dalam sistem, nomor dokumen Delivery Order tidak bertambah, terjadi
kesalahan pemasukan data
item pada saat membuat
dokumen Delivery Order,
terjadi kesalahan pemasukan data warehouse untuk
pengambilan item yang
ingin di delivery, terjadi kesalahan pemasukan data warehouse tujuan pengiriman Y 3 Human error, Program error 2 Development Activities 2 12 Functional dan Intergration Testing Yakob us To-Be Business Process(03. 02-Sales - Delivery Order)
2
4
6
Tabel 4.1 Failure Mode and Effects Analysis System Function or Feature Potential Failure Mode(s) Quality Risk(s) Potential Effect(s) of Failure C ri ti ca l S e v e ri ty Potential Cause(s) of Failure Pri o ri ty Detection Method Li k e li h o o d R is k P ri N o Recommend ed Action Who/ When ? References A/R Invoice Membuat A/R Invoice
Tidak dapat membuat
dokumen A/R Invoice
dikarenakan dokumen Delivery Order terhapus,
dokumen A/R Invoice lupa
disimpan ke dalam sistem,
nomor dokumen pada A/R
Invoice tidak bertambah, jurnal yang dihasilkan tidak sesuai atau terjadi
kesalahan posting jurnal,
kesalahan pemasukan kurs mata uang yang digunakan untuk menerima pembayaran sehingga menimbulkan variance Y 3 Human error, Program error 2 Development Activities 2 12 Functional dan Intergration Testing Yakob us To-Be Business Process(05. 02-Invoice AR)
2
4
7
Tabel 4.1 Failure Mode and Effects Analysis System Function or Feature Potential Failure Mode(s) Quality Risk(s) Potential Effect(s) of Failure C ri ti ca l S e v e ri ty Potential Cause(s) of Failure Pri o ri ty Detection Method Li k e li h o o d R is k P ri N o Recommend ed Action Who/ When ? References Incoming Payment Membuat Incoming Payment dengan pembayara n cash Dokumen Incoming
Payment lupa disimpan ke dalam sistem, nomor
dokumen Incoming
Payment tidak bertambah, terjadi kesalahan pemilihan dokumen yang akan diterima pembayarannya, jurnal yang dihasilkan tidak sesuai atau terjadi
kesalahan posting jurnal,
kesalahan pemasukan mata uang yang digunakan untuk menerima pembayaran
dengan cara cash sehingga
menimbulkan variance Y 3 Human error, Program error 2 Development Activities 2 12 Functional dan Intergration Testing Yakob us To-Be Business Process(05. 04-Incoming Payment)
2
4
8
Tabel 4.1 Failure Mode and Effects Analysis System Function or Feature Potential Failure Mode(s) Quality Risk(s) Potential Effect(s) of Failure C ri ti ca l S e v e ri ty Potential Cause(s) of Failure Pri o ri ty Detection Method Li k e li h o o d R is k P ri N o Recommend ed Action Who/ When ? References Membuat Incoming Payment dengan pembayara n check Dokumen Incoming
Payment lupa disimpan ke dalam sistem, nomor
dokumen Incoming
Payment tidak bertambah, terjadi kesalahan pemilihan dokumen yang akan diterima pembayarannya, jurnal yang dihasilkan tidak sesuai atau terjadi
kesalahan posting jurnal,
kesalahan pemasukan mata uang yang digunakan untuk menerima pembayaran
dengan cara check
sehingga menimbulkan variance Y 3 Human error, Program error 2 Development Activities 2 12 Functional dan Intergration Testing Yakob us To-Be Business Process(05. 04-Incoming Payment)
2
4
9
Tabel 4.1 Failure Mode and Effects Analysis System Function or Feature Potential Failure Mode(s) Quality Risk(s) Potential Effect(s) of Failure C ri ti ca l S e v e ri ty Potential Cause(s) of Failure Pri o ri ty Detection Method Li k e li h o o d R is k P ri N o Recommend ed Action Who/ When ? References Productio n Order Membuat Production Order
Tidak dapat membuat
dokumen Production Order
dikarenakan formula Bill of
Material terhapus atau belum didaftarkan,
dokumen Production Order
lupa disimpan kedalam sistem, nomor dokumen
pada Production Order
tidak bertambah, terjadi kesalahan pemasukan
jumlah item yang akan
dipakai untuk
memproduksi barang jadi, stock barang yang dipakai untuk memproduksi barang tidak cukup atau berada di bawah jumlah minimal
Y 3 Human error, Program error 2 Development Activities 2 12 Functional dan Intergration Testing Julius To-Be Business Process(07. 02-Production Order)
2
5
0
Tabel 4.1 Failure Mode and Effects Analysis System Function or Feature Potential Failure Mode(s) Quality Risk(s) Potential Effect(s) of Failure C ri ti ca l S e v e ri ty Potential Cause(s) of Failure Pri o ri ty Detection Method Li k e li h o o d R is k P ri N o Recommend ed Action Who/ When ? References Release Productio n Mengupdat e status Production Order
Tidak dapat mengupdate
dokumen Production Order
dikarenakan dokumen Production Order terhapus, kesalahan pemilihan
dokumen Production Order
yang mau diupdate
Y 3 Human error, Program error 2 Development Activities 2 12 Functional dan Intergration Testing Julius To-Be Business Process(07. 02-Production Order) Issue for Productio n Membuat Issue for Production
Tidak dapat membuat
dokumen Issue for
Production dikarenakan
dokumen Production Order
terhapus, dokumen Issue
for Production lupa disimpan ke dalam sistem,
nomor dokumen Issue for
Production tidak
bertambah, jurnal terjadi
kesalahan posting jurnal,
jumlah instock dan
avaiablestock tidak berkurang ketika dokumen IssueforProduction dibuat
Y 3 Human error, Program error 2 Development Activities 2 12 Functional dan Intergration Testing Julius To-Be Business Process(07. 02-Production Order)
2
5
1
Tabel 4.1 Failure Mode and Effects Analysis System Function or Feature Potential Failure Mode(s) Quality Risk(s) Potential Effect(s) of Failure Criti ca l S e v e ri ty Potential Cause(s) of Failure Pri o ri ty Detection Method Li k e li h o o d R is k P ri N o Recommend ed Action Who/ When ? References Receipt from Productio n Membuat Receipt from Production
Tidak dapat membuat
dokumen Receiptfrom
Production dikarenakan
dokumen Production Order
terhapus, dokumen Receipt
fromProduction lupa disimpan ke dalam sistem,
nomor dokumen Receipt
fromProduction tidak bertambah, jurnal yang dihasilkan tidak sesuai atau
terjadi kesalahan posting
jurnal, jumlah instock dan
avaiablestock tidak bertambah ketika dokumen ReceiptfromProduction selesai dibuat Y 3 Human error, Program error 2 Development Activities 2 12 Functional dan Intergration Testing Julius To-Be Business Process(07. 02-Production Order)
2
5
2
Tabel 4.1 Failure Mode and Effects Analysis System Function or Feature Potential Failure Mode(s) Quality Risk(s) Potential Effect(s) of Failure C ri ti ca l S e v e ri ty Potential Cause(s) of Failure Pri o ri ty Detection Method Li k e li h o o d R is k P ri N o Recommend ed Action Who/ When ? References Return Compone nt Membuat Return Component
Tidak dapat mereturn item
dikarenakan dokumen ProductionOrder terhapus,
dokumen Return
Component lupa disimpan ke dalam sistem, nomor
dokumen Return
Component tidak bertambah, jurnal yang dihasilkan tidak sesuai atau
terjadi kesalahan posting
jurnal, jumlah instock dan
avaiablestock tidak berkurang ketika dokumen ReturnComponent selesai dibuat Y 3 Human error, Program error 2 Development Activities 2 12 Functional dan Intergration Testing To-Be Business Process(07. 02-Production Order)
2
5
3
Tabel 4.1 Failure Mode and Effects Analysis System Function or Feature Potential Failure Mode(s) Quality Risk(s) Potential Effect(s) of Failure C ri ti ca l S e v e ri ty Potential Cause(s) of Failure Pri o ri ty Detection Method Li k e li h o o d R is k P ri N o Recommend ed Action Who/ When ? References Inventory Transfer Request Membuat Inventory Transfer Request Dokumen Inventory
TransferRequest lupa disimpan ke dalam sistem, nomor dokumen pada InventoryTransferRequest tidak bertambah, terjadi kesalahan pemasukan data
item ke dalam dokumen,
kesalahan pemilihan warehouse baik from warehouse maupun to warehouse, jumlah item yang akan dipakai untuk InventoryTransfer kurang atau berada dibawah batas stockminimum Y 3 Human error, Program error 2 Development Activities 2 12 Functional dan Intergration Testing Julius To-Be Business Process(02. 03-Inventory Transfer (IT))
2
5
4
Tabel 4.1 Failure Mode and Effects Analysis System Function or Feature Potential Failure Mode(s) Quality Risk(s) Potential Effect(s) of Failure Criti ca l S e v e ri ty Potential Cause(s) of Failure Pri o ri ty Detection Method Li k e li h o o d R is k P ri N o Recommend ed Action Who/ When ? References Inventory Transfer Membuat Inventory Transfer
Tidak dapat membuat
dokumen Inventory
Transfer dikarenakan
dokumen Inventory
TransferRequest terhapus,
dokumen Inventory
Transfer lupa disimpan ke dalam sistem, nomor
dokumen pada Inventory
TransferRequest tidak
bertambah, jumlah item
yang akan dipakai untuk InventoryTransfer kurang atau berada dibawah batas stockminimum Y 3 Human error, Program error 2 Development Activities 2 12 Functional dan Intergration Testing Julius To-Be Business Process(02. 03-Inventory Transfer (IT))
2
5
5
Tabel 4.1 Failure Mode and Effects Analysis System Function or Feature Potential Failure Mode(s) Quality Risk(s) Potential Effect(s) of Failure C ri ti ca l S e v e ri ty Potential Cause(s) of Failure Pri o ri ty Detection Method Li k e li h o o d R is k P ri N o Recommend ed Action Who/ When ? References Good Issue Membuat Good Issue
Dokumen Good Issue lupa
disimpan ke dalam sistem,
nomor dokumen Good
Issue tidak bertambah, jurnal yang dihasilkan tidak sesuai atau terjadi
kesalahan posting jurnal,
jumlah instock dan
avaiablestock tidak berkurang ketika dokumen GoodIssue selesai dibuat
Y 3 Human error, Program error 2 Development Activities 2 12 Functional dan Intergration Testing Julius To-Be Business Process(02. 01-Goods Issue - Adjustment ) Good Receipt Membuat Good Receipt
Dokumen Good Receipt
lupa disimpan ke dalam sistem, nomor dokumen GoodReceipt tidak bertambah, jurnal yang dihasilkan tidak sesuai atau terjadi kesalahan posting
jurnal, jumlah instock dan
avaiablestock tidak bertambah ketika dokumen GoodReceipt selesai dibuat
Y 3 Human error, Program error 2 Development Activities 2 12 Functional dan Intergration Testing Julius To-Be Business Process(02. 02-Goods Receipt - Adjustment )
256
4.1.2.2. Testing Configuration
Pada sub bab ini akan dijelaskan detail spesifikasi baik hardware maupun software yang digunakan saat melaksanakan proses pengujian. Testing Configuration yang dijabarkan pada sub bab ini akan digunakan untuk melakukan pengujian mencangkup functional testing dan intergration testing.
Dalam Melaksanakan functional dan intergration testing digunakan 3(tiga) buah notebook yang memiliki spesifikasi berbeda. Masing – masing notebook akan menggunakan software VMWare untuk membantu proses pengujian yang akan dilakukan terhadap SAP Business One. Masing – masing spefisikasi notebook dan VMWare yang dipakai akan dijelaskan sebagai berikut:
i. Testing Configuration S1
Spefisikasi dari notebook dan VMWare pertama yang dipakai untuk melakukan proses pengujian adalah sebagai berikut:
Tabel 4.2 Testing Confugration S1
Notebook
Type Asus U43JC
Operating System Windows 8 Pro 32-bit Processor Intel(R) Core(TM) i5
CPU M 460 @2.53 GHz (4 CPUs), ~ 2.5 GHz
Graphic Card Intel(R) HD Graphics
Memory 4096MB RAM
Hard Drive 500 GB HDD
Size 14”
Color Brown
VMWare
Type Oracle VirtualBox
Operating System Windows XP
Processor Intel(R) Core(TM) i5 CPU M 460 @2.53 GHz (4 CPUs), ~ 2.5 GHz
Memory 1GB RAM
257
ii. Testing Configuration S2
Spefisikasi dari notebook dan VMWare kedua yang dipakai untuk melakukan proses pengujian adalah sebagai berikut:
Tabel 4.3 Testing Confugration S2
Notebook
Type HP 1000 Notebook
PC
Operating System Windows 8 Pro 64-bit Processor Intel(R) Celeron(R)
1000M @1.8 GHz Graphic Card Intel HD Graphics
Memory 2048 MB RAM Hard Drive 320 GB Size 14” Color Black VMWare Type Oracle VM VirtualBox Operating System Windows XP Processor Intel(R) Celeron(R)
1000M @1.8 GHz
Memory 1GB RAM
Hard Drive 50GB
iii. Testing Configuration S3
Spefisikasi dari notebook dan VMWare ketiga yang dipakai untuk melakukan proses pengujian adalah sebagai berikut:
Tabel 4.4 Testing Confugration S3
Notebook
Type ASUS N46VM
Operating System Windows 8.1 Pro Processor Intel Core i5-3210M Graphic Card Nvidia GeForce GT
630M Memory 4GB RAM Hard Drive 750GB Size 14” Color Silver VMWare
Type Oracle VirtualBox
Operating System Windows XP Processor Intel Core i5-3210M
Memory 1GB RAM
258
4.1.2.3. Testing Schedule
Tabel 4.5 Testing Schedule
Milestone Date
Test Development and Configuration
Review Blueprint (Purchasing, Sales, Inventory, Financial)
Penyusunan FMEA Penyusunan Test Case
Melakukan upload beginning balance, Contact Person, dan BP Address
2 September 2013
Melakukan update configuration chart of account 3 September 2013 Melakukan update data customer dan vendor 4 – 5 September 2013 Melakukan upload item master data 10 – 13 September 2013 Test Excecution
Eksekusi Test Case Sales (Internal) 20 Agustus 2013 Eksekusi Test Case Purchasing (Internal) 21 Agustus 2013 Eksekusi Test Case Production & Inventory (Internal) 23 Agustus 2013 Eksekusi Test Case Master Data (Internal) 26 Agustus 2013 End User Training and Testing PT. Royal Standard 18 - 20 September 2013
Pengujian Pre-GoLive 24 – 27 September 2013
Test Results
Kesimpulan hasil pengujian
4.1.2.4. Mapping Test Case
Setelah mendesain FMEA dan memahami proses bisnis yang terdapat pada PT Royal Standard, maka disusunlah sebuah tabel yang menjelaskan hubungan setiap test case yang ada dengan modul-modul yang dilakukan pengujian. Tabel pemetaan ini terdiri atas dua pengujian yaitu Functionality Testing dan Integration Testing. Pemetaan ini mampu memberikan gambaran secara menyeluruh akan modul dan skenario pengetesan yang akan dijalankan.
2
5
9
Tabel 4.6 Mapping Test Case Project SAP Business One Implementation at PT Royal Standard Doc Functional and Integration Testing List
FUNCTIONAL TESTING SAP BUSINESS ONE
SAP Module Area Case ID Test Case
Master Data Item Master 00-MD01 Membuat Item Master Data
Business Partner 00-MD02 Membuat Business Partners Master Data Bill of Material 00-MD03 Membuat Bill of Material
Purchasing Purchase Request 01-PR01 Membuat Purchase Request
Purchase Quotation 01-PQ01 Membuat Purchase Quotation Berdasarkan Purchase Request Purchase Order 01-PO01 Membuat Purchase Order Berdasarkan Purchase Quotation A/P Down Payment
Invoice 01-DP01 Membuat A/P Down Payment Invoice Berdasarkan Purchase Order Good Receipt 01-GO01 Membuat Good Receipt Berdasarkan Purchase Order
Good Return 01-GR01 Membuat Good Return Berdasarkan Good Receipt A/P Invoice 01-IN01 Membuat A/P Invoice Berdasarkan Good Receipt Outgoing Payment 01-OP01 Membuat Outgoing Payment
Sales
Sales Order
02-SO01 Membuat Sales Order tanpa Based Document
02-SO02 Membuat Sales Order tanpa Based Document dengan Discount 02-SO03 Membuat Sales Order dengan Alternate Item
A/R Down Payment
Invoice 02-DP01 Membuat A/R Down Payment Invoice Berdasarkan Sales Order Delivery Order 02-DO01 Membuat Draft Delivery Order Berdasarkan Sales Order
2
6
0
Tabel 4.6 Mapping Test Case
SAP Module Area Case ID Test Case
02-DO03 Membuat Delivery Order Berdasarkan Sales Order Sales Return 02-SR01 Membuat Sales Return Berdasarkan Delivery Order A/R Invoice 02-IN01 Membuat A/R Invoice Berdasarkan Delivery Order
Incoming Payement 02-IP01 Membuat Incoming Payment berdasarkan Invoice dengan Pembayaran Cash 02-IP02 Membuat Incoming Payment berdasarkan Invoice dengan Pembayaran Check Production Production Order 03-PO01 Membuat Production Order berdasarkan Bill of Material
Release Production 03-RE01 Membuat Release Production Order
Issue for Production 03-GI-01 Membuat Good Issue for Production berdasarkan Production Order Receipt from
Production 03-GO01 Membuat Good Receipt from Production berdasarkan Production Order Return Component 03-GR01 Membuat Return Component berdasarkan document Production Order
Inventory
Inventory Transfer
Request 04-TR01 Membuat Inventory Transfer Request
Inventory Transfer 04-IT01 Membuat Inventory Transfer berdasarkan Inventory Transfer Request Good Issue 04-GI01 Membuat Inventory Good Issue
Good Receipt 04-GO01 Membuat Inventory Good Receipt INTEGRATION TESTING SAP BUSINESS ONE
SAP Module Case ID Test Case
Purchasing
01-01
Membuat purchase request, purchase quotation, purchase order, good receipt PO, A/P invoice, dan outgoing payment
