ADMINISTRASI DAN FUNGSI MANAJEMEN KESEHATAN
Pengertian
Pengertian Administrasi Kesehatan,
Dalam mengkaji tentang administrasi dalam kesehatan masyarakat sebenarnya terdiri dari dua kata yaitu administrasi dan kesehatan masyarakat yang seharusnya dikaji satu persatu.
Pertama : Administrasi
Menurut Dwight Waldo dalam bukunya ”The Study of Public Administrasi”(1995) disebutkan bahwa administrasi ialah kegiatan kerja sama secara rasional yang tercermin pada
pengelompokkan kegiatan menurut fungsi yang dilakukan.
Sedangkan menurut Robert D. Calkins dalam bukunya “The art of Administration and and the art of science” (1959) menyebutkan administrasi sebagai kombinasi antara pengambilan keputusan dengan pelaksanaan dari keputusan tersebut untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Olehnya selanjutnya disebutkan bahwa dalam administrasi ada tiga unsur pokok yang harus terpenuhi :
1. Menetapkan tujuan yang ingin dicapai
2. memilih jalan yang akan ditempuh atau alat yang akan dipergunakan
3. mengarahkan manusia atau kelompok manusia untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan
tersebut.
Kedua : Kesehatan masyarakat
Pada tahun 1938 Perkin mendefinisikan sehat sebagai suatu keadaan seimbang yang dinamis antara bentuk dan fungsi tubuh dengan pelbagai faktor yang mempengaruhinya. WHO mempunyai dua definisi tentang kesehatan, definisi pertama dirumuskan pada tahun 1947, disebutkan sehat adalah suatu keadaan sejahtera sempurna dari fisik, mental dan sosial,
sedangkan definisi kedua dirumuskan pada tahun 1957 yang menyebutkan sehat sebagai suatu keadaan atau suatu kualitas dari organ tubuh yang berfungsi secara wajar dengan segala faktor
keturunan ataupun lingkungan yang dipunyainya. Dan masih banyak pegertian tentang kesehatan.
Dari masing pejelasan atau pengertian di atas dapat ditarik pengertian administrasi kesehatan masyarakat yaitu kegiatan yang dilakukan secara bersama-sama untuk mencapai tujuan pelayanan kesehatan sebaik-baiknya sehingga tercapai derajat kesehatan masyarakat yang setinggi-tingginya.
Sebenarnya penulis sebelum membaca buku tentang administrasi kesehatan mengira bahwasanya administrasi kesehatan hanya tentang pencatatan, dokumentasi dan pelaporan. Dan juga menurut Azrul Azwar dalam bukunya ”Pengantar Ilmu Administrasi Kesehatan” 1979. mengatakan terdapat banyak orang yang jika membicarakan administrasi kesehatan, asosiasi hanya pada kegiatan tata usaha saja, yaitu mencatat dan atau melaporkan jumlah kasus, jumlah pengeluaran obat atau pekerjaan rutin diloket karcis sebuah balai pengobatan misalnya.
Ternyata menurut Azrul Azwar dalam bukunya ”Pengantar Ilmu Administrasi Kesehatan” mengatakan seseorang yang melaksanakan administrasi kesehatan berarti melaksanakan segala fungsi aministrasi yakni perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengawasan,
pengorganisasian dan penilaian.
Sebenarnya fungsi administrasi banyak pembagiannya, tetapi penulis mengambil pendapat Azrul Azwar dalam bukunya ”Pengantar Ilmu Administrasi Kesehatan” mengatakan fungsi
adaministrasi dibedakan atas 4 macam yakni :
1. perencanaan termasuk perencanaan pembiayaan
2. Pengorganisasian, yang didalamnya termasuk penyusunan staff
3. pelaksanaan, yang didalamnya termasuk pengerahan, pengkoordinasian
4. penilaian, yakni dalam rangka melihat apakah rencana yang telah disusun dapat dicapai atau
tidak.
Dalam pencapaian tujuan administrasi kesehatan ini melibatkan banyak pihak, diantaranya pemerintah, rumah sakit, asuransi dan apotik. Namun dalam administrasi kesehatan ini tidak hanya pelayanan pengobatan tetapi juga bersifat preventif (pencegahan). Menurut Azrul Azwar dalam bukunya ”Pengantar Ilmu Administrasi Kesehatan” mengatakan karena keadaan sehat yang ingin dicapai adalah untuk seluruh masyarakat, dan untuk itu setiap program seyogyanya menerapkan prinsip ilmu kesehatan masyarakat, maka dalam mebicarakan administrasi
Disebutkan oleh winslow pada tahun 1920 bahwa yang dimaksudkan dengan ilmu kesehatan masyarakat tersebut adalah suatu ilmu dan keterampilan untuk mencegah terjangkitnya penyakit, memperpanjang usia hidup dan memelihara kesehatan fisik, mental serta ketepat gunaan melalui usaha-usaha masyarakat yang diorganisir dalam bidang kesehatan lingkungan, pemberantasan penyakit menular, pendidikan dalam kebersihan perorangan, pengaturan usaha perawatan dan kedokteran untuk diagnosa dini dan pengobatan pencegahan penyakit, serta mengembangkan mekanisme sosial yang akan menjamin setiap orang dalam masyarakat akan capai suatu tingkatan kehidupan yang cukup, demi tercapainya pemeliharaan kesehatannya.
Jadi dalam administrasi kesehatan tidak hanya melayani pengobatan masyarakat, tetapi banyak hal yang mesti dilakukan sebagaimana pengertian ilmu kesehatan masyarakat yang tersebut di atas.
Manajemen
Pengertian manajemen banyak disampaikan oleh para ahli, namun dalam materi ini hanya akan disampaikan beberapa pendapat ahli manajemen :
1. H. Koontz & O,Donnel dalam bukunya “Principles of Management” mengemukan sebagai
berikut : “manajemen berhubungan dengan pencapaian sesuatu tujuan yang dilakukan melalui dan dengan orang-orang lain” (Management involves getting things done thought and with people).
2. Mary Parker Folllett mendefinisikan “manajemen sebagai seni dalam menyelesaikan pekerjaan
melalui orang lain.
3. George R. Terry dalam bukunya “Principles of Management” menyampaikan pendapatnya :
“manajemen adalah suatu proses yang membeda-bedakan atas ; perencanaan, pengorganisasian, penggerakan pelaksanaan dan pengawasan, dengan memanfaatkan baik ilmu maupun seni, agar dapat menyelesaikan tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya” (Management is a distinct process consisting of planning, organizing, actuating, and controlling, utilizing in each both science and art, and followed in order to accomplish predetermined objectives)
4. James A.F. Stoner dalam bukunya “Management” (1982) mengemukakan “manajemen adalah
proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya-sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan”
Berdasarkan beberapa pengertian manajemen di atas, dapat dikatakan bahwa manajemen memiliki beberapa ciri antara lain :
- Manajemen diarahkan untuk mencapai tujuan
- Manajemen sebagai proses; perencanaan, pengorganisasian, penggerakan pelaksanaan,
pengarahan dan pengawasan
- Tersedia sumber daya; manusia, material dan sumber lain
- Mendayagunakan atau menggerakkan sumber daya tersebut secara efisien dan efektif
- Terdapat orang yang menggerakkan sumber daya tersebut (manajer)
- Penerapan manajemen berdasarkan ilmu dan juga seni atau keahlian yang harus dimiliki oleh
manajer
Pandangan Terhadap Manajemen
Untuk mengkaji lebih jauh tentang manajemen, perlu disampaikan beberapa pandangan tentang manajemen :
a. Manajemen sebagai suatu sistem
Manajemen dipandang sebagai suatu kerangka kerja yang terdiri dari berbagai bagian yang saling berhubungan yang diarahkan dalam rangka pencapaian tujuan organisasi.
b. Manajemen sebagai suatu proses
Manajemen sebagai rangkaian tahapan kegiatan yang diarahkan pada pencapaian tujuan dengan memanfaatkan sumber daya yang tersedia. Manajemen sebagai suatu proses dapat dipelajari dari fungsi-fungsi manajemen yang dilaksanakan oleh manajer.
c. Manajemen sebagai suatu ilmu terapan
Manajemen hanya dapat diterapkan dalam kehidupan yang nyata, dan dalam menerapkan manajemen, dibantu oleh berbagai cabang ilmu lainnya, seperti ; komunikasi, sosiologi, ekonomi, psikologi, matematika, dll.
d. Manajemen merupakan kerjasama sekelompok orang untuk mencapai tujuan organisasi.
Manajemen dapat dipelajari dari proses kerjasama yang berkembang antara pimpinan dengan staf untuk mencapai tujuan organisasi.
Dalam manajemen, manusia merupakan sumber daya yang paling penting. Dari sudut pandang ini manajemen dapat dilihat dari perilaku manusia yang ada dalam organisasi. Di sini dapat ditelaah mengenai aspek kepemimpinan serta proses dan mekanisme kepemimpinan. Ditinjau dari pengambilan keputusan dapat dikatakan ‘Management as a decision making process’.
f. Manajemen sebagai proses pemecahan masalah
Proses manajemen dalam prakteknya dapat dikaji dari proses pemecahan masalah yang dilaksanakan oleh semua bagian/ komponen yang ada dalam organisasi. Secara konkrit dalam organisasi pelayanan kesehatan, seperti yang dilakukan di Rumah Sakit dan Puskesmas yaitu, identifikasi masalah perumusan masalah dilanjutkan dengan langkah-langkah pemecahan masalah. Melalui tahapan tersebut diharapkan tercapai hasil kegiatan secara efektif dan efisien.
g. Manajemen sebagai profesi.
Manajemen mempunyai bidang pekerjaan atau bidang keahlian tertentu, seperti halnya bidang-bidang lain, misalnya profesi di bidang-bidang kesehatan, di bidang-bidang hukum, dll.
Dari beberapa pandangan di atas, dapat disimpulkan ada tiga alasan mendasar, mengapa manajemen diperlukan, yaitu :
1) Untuk mencapai tujuan organisasi. Manajemen dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi
dan juga tujuan individu yang ada dalam organisasi tersebut.
2) Untuk menjaga keseimbangan diantara tujuan-tujuan yang saling bertentangan. Manajemen
dibutuhkan untuk menjaga keseimbangan antara tujuan, sasaran dan kegiatan yang bertentangan dari pihak-pihak yang berkepentingan dengan organisasi, seperti ; pimpinan, pegawai,
pelanggan, serikat kerja, masyarakat, pemerintah (pemerintah daerah), dll.
3) Untuk mencapai efisiensi dan efektivitas. Efisiensi adalah kemampuan untuk menyelesaikan
pekerjaan dengan benar, sedangkan efektivitas merupakan kemampuan untuk memilih tujuan yang tepat atau peralatan yang tepat untuk pencapaian tujuan yang telah ditetapkan.
Fungsi Manajemen
Seperti telah diuraikan di atas, bahwa manajemen sebagai suatu proses dapat dilihat dari fungsi-fungsi manajemen yang dilakukan oleh seorang manajer. Banyak ahli manajemen yang
menyampaikan tentang fungsi manajemen ini, namun pada dasarnya tidak ada perbedaan yang prinsip, bahkan pendapat satu dengan lainnya saling melengkapi. Para ahli manajemen, antara
lain ; George Terry, L. Gullick, H. Fayol dan Koonzt O’Donnel mengemukakan tentang fungsi manajemen sebagai berikut :
PERBANDINGAN FUNGSI MANAJEMEN
George
Terry
L. Gullick H. Fayol Koonzt O’Donnel
Planning Planning Planning Planning
Organizing Organizing Organizing Organizing
Actuating Staffing, Directing, Coordinating Commanding, Coordinating Staffing, Directing
Controlling Reporting Controlling Controlling
Budgeting
Dari keempat ahli manajemen tersebut, ternyata banyak kesamaan, dan secara garis besar dapat dikelompokan menjadi : fungsi perencanaan (Planning), fungsi pengorganisasian (Organizing), fungsi penggerakan pelaksanaan (staffing, commanding, directing, coordinating), fungsi
pengawasan dan pengendalian (controlling, reporting).
Keterampilan yang Harus Dimiliki Manajer
Seorang manajer dituntut untuk memiliki keterampilan khusus yang bersifat manajerial sesuai dengan tingkatan dan kedudukannya dalam organisasi. Di dalam organisasi yang besar kedudukan manajer akan dibedakan ke dalam tiga tingkatan, yaitu ; manajer tingkat tinggi (top level manager), manajer tingkat menengah (middle level manager) dan manajer tingkat bawah (low level manager). Berdasarkan tingkatan tersebut keterampilan atau kemampuan manajer juga akan berbeda. Keterampilan yang harus dimiliki oleh seorang manajer yaitu : keterampilan manajerial (management skill), keterampilan melakukan hubungan antar manusia (human relation skill), dan keterampilan teknis (technical skill), untuk lebih jelas dapat dilihat pada bagan dibawah ini.
JENIS KETERAMPILAN MANAJER
Middle manager
Conceptual skill
management skill
Technical skill
Dari bagan di atas, terlihat bahwa makin tinggi jabatan seseorang dalam organisasi, akan
dalam organisasi semakin dituntut mempunyai keterampilan secara teknik. Tetapi dalam setiap tingkatan manajer tersebut harus dimiliki keterampilan dalam melakukan hubungan antara manusia.
Keterampilan konseptual, adalah keterampilan dimana seorang manajer harus mempunyai pengetahuan tentang keseluruhan (kompleksitas) dari organisasi yang dipimpinnya, antara lain ; merumuskan visi, misi dan strategi organisasi, serta kebijakan untuk merealisasikannya.
Keterampilan hubungan antar manusia, adalah kemampuan untuk bekerjasama dengan orang lain, yaitu dengan melakukan komunikasi yang efektif, memotivasi staf sehingga mampu menerapkan kepemimpinan secara efktif.
Keterampilan teknis, adalah kemampuan untuk menggunakan pengetahuan, metoda, teknik atau peralatan yang diperlukan untuk melaksanakan tugas-tugas organisasi.
Manajemen Pelayanan Kesehatan
Rumah sakit dan Puskesmas merupakan sub sistem pelayanan kesehatan yang pada dasarnya melaksanakan dua jenis pelayanan ; (1) pelayanan kesehatan dan (2) pelayanan administrasi. Pelayanan kesehatan yang diberikan adalah pelayanan medik, pelayanan penunjang medik, rehabilitasi medik dan pelayanan keperawatan. Pelayanan yang dilakukan di Rumah sakit meliputi; gawat darurat, rawat jalan dan rawat inap, sedangkan di Pukesmas hanya pelayanan; gawat darurat (kearah pertolongan pertama) dan rawat jalan.
Sejalan dengan reformasi dibidang kesehatan melalui Paradigma Sehat, pelayanan kesehatan di rumah sakit maupun di Puskesmas lebih difokuskan pada upaya promosi kesehatan (promotif) dan pencegahan (preventif) dengan tidak mengabaikan upaya kuratif-rehabilitatif. Selain itu, pelayanan kesehatan di rumah sakit dan puskesmas bukan hanya kepada individu (pasen), tetapi juga keluarga dan masyarakat, sehingga pelayanan kesehatan yang dilakukan merupakan pelayanan kesehatan yang paripurna (komprehensif dan holistik).
Dengan bergesernya orientasi pembangunan kesehatan, mendorong rumah sakit dan puskesmas melakukan perubahan visi, misi dan strategi dalam melakukan pelayanan kesehatan kepada masyarakat. Visi merupakan impian atau cita-cita yang ingin diwujudkan, yang dapat mengantisipasi perubahan yang sedang dan akan terjadi. Apabila su atu organisasi tidak memiliki visi maka perubahan lingkungan yang tidak diduga sebelumnya sering dirasakan sebagai suatu musibah. Sedangkan misi dan strategi dibuat dalam rangka merealisasikan visi yang telah ditetapkan.
Manajemen yang diterapkan di jajaran Departemen Kesehatan, lebih mengacu kepada konsep yang disampaikan G. Terry, yaitu melalui fungsi-fungsi ; perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), penggerakan pelaksanaan (actuating), pengawasan dan pengendalian (controlling).
Manajemen di Rumah Sakit
Fungsi manajemen yang dilakukan di rumah sakit secara garis besar meliputi ; perencanaan,pengorganisasian, penggerakan pelaksanaan, pengawasan dan pengendalian.
1. Perencanaan merupakan salah satu fungsi manajemen yang penting, karena perencanaan
memegang peranan yang sangat strategis dalam keberhasilan upaya pelayanan kesehatan di RS. Terdapat beberapa jenis perencanaan spesifik yang dilaksanakan di RS, yaitu : (a) perencanaan pengadaan obat dan logistik, yang disusun berdasarkan pola konsumsi dan pola epidemiologi, (b) perencanaan tenaga professional kesehatan, dalam menentukan kebutuhan tenaga tersebut misalnya ; tenaga perawat dan bidan, menggunakan beberapa pendekatan, antara lain ; ketergantungan pasen, beban kerja, dll.
2. Pengorganisasian merupakan upaya untuk menghimpun semua sumber daya yang dimiliki RS
dan memanfaatkannya secara efisien untuk mencapai tujuannya. Pengorganisasian dalam manajemen pelayanan kesehatan di rumah sakit, sama hal dengan di organisasi lainnya.
3. Penggerakan pelaksanaan, manajemen rumah sakit hampir sama dengan hotel atau penginapan,
hanya pengunjungnya adalah orang sakit (pasen) dan keluarganya, serta pada umumnya mempunyai beban sosial-psikologis akibat penyakit yang diderita oleh anggota keluarganya yang sedang dirawat. Kompleksitas fungsi penggerakan pelaksanaan di RS sangat dipengaruhi oleh dua aspek, yaitu : (1) sifat pelayanan kesehatan yang berorientasi kepada konsumen penerima jasa pelayanan kesehatan (customer service), dengan hasil pelayanan kemungkinan ; sembuh dengan sempurna, sembuh dengan cacat dan meninggal. Apapun hasilnya kualitas pelayanan diarahkan untuk kepuasan pasen dan keluarganya. (2) Pelaksanaan fungsi actuating ini sangat kompleks,karena tenaga yang bekerja di RS terdiri dari berbagai jenis profesi.
4. Pengawasan dan pengendalian, merupakan proses untuk mengamati secara terus menerus
(bekesinambungan) pelaksanaan rencana kerja yang sudah disusun dan mengadakan koreksi (perbaikan) terhadap penyimpangan yang terjadi. Untuk menjalankan fungsi ini diperlukan adanya standar kinerja yang jelas. Dari standar tersebut dapat ditentukan indikator kinerja yang akan dijadikan dasar untuk menilai hasil kerja (kinerja) pegawai. Penilaian kinerja pegawai di RS meliputi tenaga yang memberikan pelayanan langsung kepada pasen, seperti ; perawat, bidan dan dokter maupun tenaga administratif. Adanya indikator kinerja, akan memudahkan dalam melakukan koreksi apabila ada penyimpangan.
Kecenderungan RS ke Depan
Terdapat dua hal yang perlu diantisipasi oleh rumah sakit, yaitu adanya perubahan pola pemerintahan yang bersifat desentralisasi, dimana setiap daerah mempunyai otonomi untuk mengembangkan daerahnya termasuk dalam mengelola pelayanan kesehatan dan akan memasuki era globalisasi.
Untuk itu RS perlu melakukan pembenahan secara internal, antara lain :
a. Mengembangkan struktur organisasi sesuai dengan tuntutan perubahan dan kebutuhan yang
