vi Universitas Kristen Maranatha ABSTRACT
In Information Technology sector especially in information System sector
increasingly used in operational activity at the company for more efficient and
eddective. therefore, operating system utilization will be used for all of the
operational activities in PT Citra Sandang in all business divisions. With that
information technology, all of operational activities at the company used manually
will be change with computer system. Before implementation this information
system, PT Citra Sandang should analysis their company to knows the weakness
and easier to be corrected. this analysis use Cobit 4.1 Framework of Planning
and Organization (PO) and Acquisition and Implementation domain performed
with the maturity level that aims to see the picture of the condition of the
company's current future and the future using a valuation method such that an
organization can be judged from the non-existence into optimized (from 0 to 5).
vii Universitas Kristen Maranatha ABSTRAK
Bidang Teknologi informasi khususnya bidang sistem informasi semakin
banyak dimafaatkan dalam kegiatan operasional di perusahaan agar lebih efisien
dan efektif. Oleh karena itu, penggunaan sistem operasi tersebut akan digunakan
untuk seluruh kegiatan operasional di PT Citra Sandang dalam proses bisnis di
segala bidang. Dengan sistem informasi tersebut, seluruh kegiatan operasional
perusahaan yang tadinya dilakukan secara manual akan diubah ke dalam sistem
komputer yang diharapkan dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas
perusahaan. Sebelum pengimplementasian sistem informasi ini dilakukan maka
sebaiknya PT Citra Sandang melakukan analisis agar setiap hal yang perlu
ditingkatkan dapat terlihat, dan lebih mudah untuk mengkoreksi nya. Analisis
yang digunakan adalah menggunakan Cobit 4.1 kerangka kerja domain
perencanaan dan Organisasi(PO) dan pengadaan dan implementasi(AI) yang
dilakukan dengan tingkat kematangan yang bertujuan untuk melihat gambaran
kondisi perusahaan saat ini dan yang akan datang dengan metode penilaian
sehingga suatu organisasi dapat dinilai dari non-existence ke optimized( dari 0 ke
5) .
viii Universitas Kristen Maranatha
2.3.1 Domain planning and organization, Acquire and implement... 14
2.3.1.2 PO4 Define the IT Processesm organization and relationships .... 19
2.4 Flowchart ...54
BAB III ANALISIS dan HASIL EVALUASI ...57
3.1 Tentang PT Citra Sandang ...57
3.2 Struktur organisasi ...58
3.4.4 Proses jasa makloon ... 66
3.5 mengidentifikasi Critical Succes Factor Proses IT ...68
3.6 Pemetaan CSF ke domain proses PO dan AI...69
3.7 Mengidentifikasi KGI dan KPI ...70
3.8 Pelaksanaan Survei melalui Kuesioner ...77
3.9 Mengukur IT Maturity Level ...77
BAB IV SIMPULAN DAN SARAN ... 118
4.1 Simpulan ... 118
x Universitas Kristen Maranatha DAFTAR GAMBAR
Gambar 1 kerangka kerja Cobit ... 12
Gambar 2 kerangka cobit... 13
Gambar 3 Simbol Flowchart ... 55
Gambar 4 Simbol Flowchart Bagian 2 ... 56
Gambar 5 Struktur Organisasi ... 59
Gambar 6 Proses Pembelian ... 61
Gambar 7 Proses Produksi ... 63
Gambar 8 Proses Penjualan ... 65
Gambar 9 Proses Jasa Makloon ... 67
Gambar 10 UI menu File ...C-1
Gambar 11 UI menu Admin ...C-1
Gambar 12 UI Admin user management > input User Baru ...C-1
Gambar 13 UI menu pembelian ...C-2
Gambar 14 UI menu pembelian > supplier...C-2
Gambar 15 UI Input Data Supplier ...C-2
Gambar 16 UI menu pembelian > Barang > edit barang ...C-3
Gambar 17 UI Edit Barang...C-4
Gambar 18 UI menu pembelian >Purchase Order...C-4
Gambar 19 UI Input Purchase Order ...C-4
Gambar 20 UI Check Purchase Order ...C-5
Gambar 21 UI menu pembelian > buku pembelian...C-5
Gambar 22 UI input buku pembelian ...C-5
Gambar 23 UI view buku pembelian ...C-6
Gambar 24 UI menu gudang ...C-6
Gambar 25 UI menu gudang > barang ...C-6
Gambar 26 UI input barang ...C-7
Gambar 27 input klarifikasi baru ...C-7
Gambar 28 UI menu gudang > LPB ...C-7
Gambar 29 UI input LPB PO ...C-8
Gambar 30 UI input LPB retur ...C-8
Gambar 31 input LPB khusus ...C-8
xi Universitas Kristen Maranatha Gambar 33 UI input BPB PO ...C-9
Gambar 34 UI input BPB khusus ...C-9
Gambar 35 UI menu penjualan ...C-10
Gambar 36 UI menu penjualan > customer ...C-10
Gambar 37 UI menu penjualan > marketing ...C-10
Gambar 38 UI menu penjualan > form order ...C-11
Gambar 39 UI menu penjualan > penjualan ...C-11
Gambar 40 UI menu penjualan > buku ...C-11
Gambar 41 UI input marketing ...C-12
Gambar 42 UI input konyaksi ...C-12
Gambar 43 UI input harga ...C-12
Gambar 44 UI input customer ...C-13
Gambar 45 UI input penjualan ...C-13
Gambar 46 UI input form order ...C-14
Gambar 47 UI cek form order ...C-14
Gambar 48 surat jalan ...D-1
Gambar 49 komputer server ...D-1
Gambar 50 komputer user ...D-2
Gambar 51 LPB ...D-2
Gambar 52 Mesin tenun PT Citra Sandang ...D-3
Gambar 53 Proses pembuatan benang ...D-3
Gambar 54 proses merapikan kain ...D-4
Gambar 55 proses pengeringan ...D-4
xii Universitas Kristen Maranatha DAFTAR TABEL
Tabel I Critical Success Factor ...69
Tabel II KGI dan KPI PO1 ...70
Tabel III KGI dan KPI PO6 ...72
Tabel IV KGI dan KPI PO8 ...72
Tabel V KGI dan KPI PO9 ...73
Tabel VI KGI dan KPI PO10 ...74
Tabel VII KGI dan KPI AI4 ...75
Tabel VIII KGI dan KPI AI6 ...76
Tabel IX Daftar Responden Kuisoner ...77
1 Universitas Kristen Maranatha
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Pada saat ini perubahan lingkungan bisnis berjalan semakin pesat,
kompetisi yang semakin meningkat, tidak hanya dari pesaing lokal tetapi juga
dari pesaing luar negeri membuat dunia teknologi informasi cukup berkembang.
Hal ini menyebabkan organisasi perlu mengadakan perubahan dan perbaikan
didalam perusahaannya untuk mengikuti perubahan didalam lingkungan bisnis.
Pengukuran kinerja pada kebanyakan perusahaan dilakukan berdasarkan ukuran
keuangan dan tata kinerja yang baik sehingga dapat meningkatkan kinerja
perusahaan.
PT. Citra Sandang adalah sebuah perusahaan yang bergerak dalam
bidang pabrik tekstil. Perusahaan ini berdiri pada tahun . perusahaan ini
merupakan suatu bagian dari perusahaan lain yang sedang dikembangkan oleh
pemilik nya.Bagi PT.Citra Sandang pemanfaatan teknologi informasi dalam
mendukung organisasi untuk menanggapi tekanan bisnis dan mencapai
tujuannya telah dianggap sebagai kebutuhan yang sangat penting bagi
perusahaannya. Hal ini didukung oleh banyaknya cerita sukses implementasi IT
pada perusahaan ini. Melakukan evaluasi kinerja ialah salah satu kegiatan yang
sangat diperlukan untuk melihat pengukuran kinerja dan pengembangan kinerja
yang terjadi dalam perusahaan PT.Citra Sandang. Pengukuran kinerja ini juga
merupakan suatu proses umpan balik atas kinerja masa lalu yang berguna untuk
lebih meningkatkan lagi produktivitas pada perusahaan dimasa yang akan
datang.
1.2 Rumusan Masalah
Yang menjadi pokok permasalahan dalam hal ini adalah :
1. Apakah Strategi IT yang direncanakan sesuai dengan strategi perusahaan?
2. Apakah IT Objective telah disosialisasikan dengan baik kepada seluruh
2 Universitas Kristen Maranatha 3. Apakah pengidentifikasian dan pengelolaan resiko IT berjalan dengan baik?
4. Apakah kualitas sistem IT sesuai dengan kebutuhan bisnis institusi?
5. Apakah setiap proyek IT yang dibuat telah memenuhi kebutuhan bisnis
perusahaan?
6. Apakah proyek IT selesai sesuai jadwal dan sesuai dengan anggaran yang
telah ditetapkan?
7. Apakah sistem baru bekerja dengan baik ketika diimplementasikan?
8. Apakah perubahan sistem dilakukan tanpa mengganggu operasional bisnis
yang sedang berjalan?
1.3 Tujuan Pembahasan
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk menganalisis sebuah metode
pengotomatisasian pada perusahaan PT Citra Sandang. Sesuai dengan
pokok-pokok masalah yang telah dirumuskan, berikut tujuan dari COBIT ini sendiri
adalah :
1. Untuk mengetahui Strategi IT yang direncanakan sesuai dengan strategi
perusahaan.
2. Untuk mengetahui IT Objective telah disosialisasikan dengan baik kepada
seluruh pegawai.
3. Untuk mengetahui pengidentifikasian dan pengelolaan resiko IT berjalan
dengan baik.
7. Untuk mengetahui baru bekerja dengan baik ketika diimplementasikan.
8. Untuk mengetahui perubahan sistem dilakukan tanpa mengganggu
operasional bisnis yang sedang berjalan.
1.4 Batasan Masalah
Agar sistem informasi di PT Citra Sandang bisa berjalan sesuai yang
diharapkan serta memiliki kinerja yang baik dan bisa mengenal sistem yang ada
dalam perusahaan dengan lebih baik lagi, maka dilakukan beberapa batasan
3 Universitas Kristen Maranatha Pembatasan masalah dalam penelitian ini adalah :
1. Pengauditan dilakukan hanya di PT Citra Sandang
2. Pengauditan dilakukan dengan COBIT (Control Objective for
Information and Related Technology) pengauditan ini berfokus pada
plan and organize, acquire and implement(PO1, PO4, PO6, PO8, PO9,
PO10, AI4, AI6, AI7).
proses untuk mengidentifikasi proses bisnis apa saja yang dapat di
automatisasi menggunakan aplikasi. Sehingga pengerjaan di perusahaan CV
Havana dapat lebih efisien dan menghemat waktu, biaya, dan tenaga.
Yang terdiri dari control objective sebagai berikut :
1. PO1 ( mengidentifikasi rencana strategis IT) : proses ini dilakukan
identifikasi strategi IT dan perencanaan yang akan digunakan oleh
perusahaan.
2. PO4 ( menentukan proses IT, Organisasi IT dan Hubungannya) : proses
ini dilakukan identifikasi proses IT yang telah diimplementasikan berjalan
dengan baik atau tidak.
3. PO6 ( mengkomunikasikan arah dan tujuan managemen) : proses ini
dilakukan identifikasi mengenai pengaturan arah dan tujuan IT telah
tercapai atau belum.
4. PO8 (mengelola kualitas): pada proses ini dikalukan indentifikasi proses
IT yang telah digunakan dapat terjaga kualitas nya dan juga
dikembangkan.
5. PO9(mengukur dan mengelola resiko IT): pada proses ini dilakukan
pengukuran dan pengelolaan resiko IT yang harus ditanggulangi oleh
perusahaan.
6. PO10 (mengelola Proyek): pada proses ini dilakukan pengecekan bahwa
proyek IT selesai sesuai jadwal dan sesuai dengan anggaran yang telah
diterapkan perusahaan.
7. AI4(menjamin pengoperasian dan penggunaan perangkat IT): pada
proses ini memastikan bahwa setiap proyek IT yang baru dibuat telah
memenuhi kebutuhan instritusi, dan juga memastikan sistem baru bekerja
4 Universitas Kristen Maranatha 8. AI6(mengelola perubahan): pada proses ini dilakukan pengelolaan
perubahan yang terjadi pada perusahaan agar tidak mengganggu
operasional yang sedang berjalan.
9. AI7(Menginstall Solusi dan perubahannya): pada proses ini dilakukan
penginstallan aplikasi yang telah dibuat dan juga akan dilakukan
pengecekan terhadap perubahan tersebut agar semua proses aplikasi
sesuai dengan operasional saat ini.
1.5 Sumber Data
Sumber-sumber data yang didapatkan yaitu melalui wawancara,
observasi yang dilakukan pada PT.Citra Sandang dan buku-buku referensi.
1.6 Sistematika Penyajian
Sistematika dalam penulisan Laporan penelitian ini disusun untuk
memberikan gambaran umum tentang penelitian yang dijalankan. Sistematika
penulisan laporan ini adalah sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN
Membahas mengenai latar belakang masalah, rumusan masalah, tujuan
pembahasan, batasan masalah, sumber data dan sistematika penyajian.
BAB II KAJIAN TEORI
Pada bab ini disajikan teori-teori dari berbagai buku yang dianggap
relevan dengan permasalahan dan mendukung proses penyelesaian
masalah dan berisi tentang teori-teori dasar yang akan digunakan dalam
proses penyusunan laporan kerja praktek.
BAB III ANALISIS dan HASIL EVALUASI
Dalam bab ini menganalisa dan mengevaluasi proses yang ada dalam
perusahaan yang berhubungan dengan proses COBIT yang diambil.
5 Universitas Kristen Maranatha Pada bab ini membehas tentang kesimpulan dari hasil kerja praktek,
proses yang di audit dan saran untuk perusahaan yang bersangkutan.
118 Universitas Kristen Maranatha
BAB IV SIMPULAN DAN SARAN
4.1 Simpulan
Melalui proses audit yang dilakukan pada BAB III, maka dihasilkan
beberapa kesimpulan yaitu :
1. Strategi IT yang direncanakan tidak sesuai dengan strategi perusahaan
karena kurangnya pendokumentasian dari perencanaan tersebut yang
mengakibatkan tidak seluruh pegawai mengetahui perencanaan tersebut
dengan baik.
2. IT objective belum disosialisasikan dengan baik kepada seluruh pegawai
karena masih hanya sebagian pegawai yang mengetahui IT objective
secara keseluruhan.
3. Pengidentifikasian dan pengelolaan resiko IT belum berjalan dengan
baik, karena belum ada pendokumentasian dari resiko IT yang dapat
diterima oleh perusahaan. Sehingga tidak ada pedoman mengenai resiko
pada perusahaan.
4. Kualitas sistem IT belum dengan kebutuhan bisnis institusi karena belum
ada nya penjagaan kualitas terhadap aset-aset yang dimiliki oleh
perusahaan.
5. Setiap proyek IT yang dibuat belum memenuhi kebutuhan bisnis
perusahaan, karena masih ada kekurangan dari aplikasi yang diterapkan
sehingga harus dilakukan perbaikan terhadap aplikasi tersebut agar
dapat memenuhi seluruh kebutuhan bisnis perusahaan.
6. Proyek IT tidak selesai sesuai jadwal dan sesuai dengan anggaran yang
telah ditetapkan, karena belum ada pendokumentasian terhadap jadwal
kerja proyek tersebut, sehingga ada beberapa jadwal yang diundur.
7. Sistem baru belum dapat bekerja dengan baik ketika diimplementasikan,
karena masih ada kekurangan dalam aplikasi yang telah
diimplementasikan yaitu pada proses konversi bahan dari berat ke
panjang.
8. Perubahan sistem yang dilakukan mengganggu operasional bisnis yang
sedang berjalan karena masih terdapat kekurangan terhadap aplikasi
yang telah diimplementasikan.
119 Universitas Kristen Maranatha 4.2 Saran Dan Pengembangan
Dari proses audit yang sudah dilakukan maka saran yang dapat diberikan
adalah :
1. Untuk melakukan suatu perencanaan dan pengorganisasian yang baik,
sebaiknya pihak manajemen menetapkan suatu standar
operasional procedure yang baik untuk seluruh bagian
perusahaan sehingga aktivitas operasional berjalan dengan lancar
dan terorganisir dengan baik pula.
2. PT Citra Sandang dapat memperbaiki kinerja dan evaluasi untuk setiap
prosedur tata kelola TI agar lebih ketat dan efisisen kembali demi
kelancaran kinerja TI dalam perusahaan.
3. Menambah jumlah personil IT agar terjadi pemisahan tugas
sehingga dapat mempercepat kinerja.
4. Meningkatkan kualitas SDM dengan mengadakan pelatihan formal
yang terjadwal dan terstruktur dengan baik.
5. Memperbaiki kekurangan terhadap aplikasi sehingga dapat memenuhi
120 Universitas Kristen Maranatha
DAFTAR PUSTAKA
Cecilia Lusiani (2009). Audit IT Governance Kabupaten SlemanPemerintah Kabupaten Sleman Jurnal Informatika Mulawarman. Vol 4 No. 2 Juli 2010.
COBIT 4.0, Control Objectives, Manegement Guidelines, Maturity models,
http://www.itgi.org
COBIT Steering Committee and the IT Governance Institute (2000), COBIT
Management Guidelines, IT Governance Institute. http://www.isaca.org
IT Governance Institute, 2005. COBIT 4.0. All right reserved.
http://www.itgi.org
IT Governance Institute, 2005. COBIT 4.1. All right reserved.
http://www.itgi.org
IT Governance Institute, 2008. COBIT. All right reserved. http://www.itgi.org
The IT Governance Institute (2000), COBIT Mapping (Overview of
International IT Guidance), IT Governance Institute. http://www.isaca.org.
