GUBERNUR JAWA TIMUR DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA GUBERNUR JAWA TIMUR,

(1)

GUBERNUR JAWA TIMUR

PERATURAN GUBERNUR JAWA TIMUR NOMOR 74 TAHUN 2019

TENTANG

JADWAL RETENSI ARSIP SUBSTANTIF URUSAN SOSIAL PEMERINTAH PROVINSI JAWA TIMUR

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA GUBERNUR JAWA TIMUR,

Menimbang : bahwa untuk melaksanakan ketentuan Pasal 24 ayat (7) Peraturan Daerah Provinsi Jawa Timur Nomor 4 Tahun 2015 tentang Penyelenggaraan Kearsipan, serta mewujudkan pengelolaan arsip urusan sosial yang handal guna mewujudkan tertib arsip, keselamatan aset dan perlindungan bahan pertanggungjawaban penyelenggaraan Pemerintahan di lingkungan Pemerintah Daerah Provinsi Jawa Timur, perlu menetapkan Peraturan Gubernur tentang Jadwal Retensi Arsip Substantif Urusan Sosial Pemerintah Provinsi Jawa Timur;

Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 2 Tahun 1950 tentang Pembentukan Provinsi Djawa Timur (Himpunan Peraturan Peraturan Negara Tahun 1950) sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 2 Tahun 1950 (Himpunan Peraturan Negara Tahun 1950);

2. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071);

3. Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 244, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5587) sebagaimana telah diubah beberapa kali, terakhir dengan Undang- Undang Nomor 9 Tahun 2015 tentang Perubahan Kedua Atas Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 58, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5679);

4. Peraturan

(2)

4. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5286);

5. Peraturan Kepala Arsip Nasional Nomor 12 tahun 2015 tentang Pedoman Retensi Arsip Sektor Kesejahteraan Rakyat Urusan Sosial;

6. Peraturan Kepala Arsip Nasional Nomor 14 Tahun 2015 tentang Tata Cara Penyusunan Retensi Arsip sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Kepala Arsip Nasional Nomor 48 Tahun 2015 tentang Perubahan atas Peraturan Kepala Arsip Nasional Nomor 14 Tahun 2015 tentang Tata Cara Penyusunan Pedoman Retensi Arsip;

7. Peraturan Daerah Nomor 4 Tahun 2015 tentang Penyelenggaraan Kearsipan (Lembaran Daerah Provinsi Jawa Timur Nomor 4 Tahun 2016 Seri D, Tambahan Lembaran Daerah Provinsi Jawa Timur Nomor 51);

8. Peraturan Daerah Nomor 11 Tahun 2016 tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah (Lembaran Daerah Provinsi Jawa Timur Nomor 1 Tahun 2016 Seri C, Tambahan Lembaran Daerah Provinsi Jawa Timur Nomor 63);

9. Peraturan Gubernur Nomor 71 Tahun 2016 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Uraian Tugas dan Fungsi serta Tata Kerja Dinas Sosial Provinsi Jawa Timur;

10. Peraturan Gubernur Nomor 108 Tahun 2016 tentang Nomenklatur, Susunan Organisasi, Uraian Tugas dan Fungsi serta Tata Kerja Unit Pelaksana Teknis Dinas Sosial Provinsi Jawa Timur.

MEMUTUSKAN

Menetapkan : PERATURAN GUBERNUR TENTANG JADWAL RETENSI ARSIP SUBSTANTIF URUSAN SOSIAL PEMERINTAH PROVINSI JAWA TIMUR.

Pasal 1

(3)

- 3 -

Pasal 1

Dengan Peraturan Gubernur ini ditetapkan Jadwal Retensi Arsip Substantif Urusan Sosial Pemerintah Provinsi Jawa Timur.

Pasal 2

Jadwal Retensi Arsip Substantif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1 sebagai pedoman penyusutan arsip yang berkaitan dengan tugas dan fungsi Urusan Sosial pada Perangkat Daerah di Lingkungan Pemerintah Daerah Provinsi Jawa Timur.

Pasal 3

Jadwal Retensi Arsip Substantif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 telah mendapatkan persetujuan dari Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia.

Pasal 4

Jadwal Retensi Arsip Substantif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Gubernur ini.

Pasal 5

Peraturan Gubernur ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.

Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Gubernur ini dengan penempatanya dalam Berita Daerah Provinsi Jawa Timur.

Ditetapkan di Surabaya

Pada tanggal 31 Oktober 2019

GUBERNUR JAWA TIMUR ttd.

KOFIFAH INDAR PARAWANSA

(4)

Diundangkan di Surabaya pada tanggal 31 Oktober 2018

an. SEKRETARIS DAERAH PROVINSI JAWA TIMUR

Kepala Biro Hukum

ttd.

JEMPIN MARBUN, SH.,MH Pembina Tingkat I NIP. 19640917 199203 1 005

BERITA DAERAH PROVINSI JAWA TIMUR TAHUN 2019 NOMOR 73 SERI E

(5)

LAMPIRAN

PERATURAN GUBERNUR JAWA TIMUR NOMOR 74 TAHUN 2019

TENTANG

JADWAL RETENSI ARSIP SUBSTANTIF URUSAN SOSIAL PEMERINTAH PROVINSI JAWA TIMUR

AKTIF INAKTIF

1 3 4 5

1. Kebijakan

Kebijakan bidang rehabilitasi sosial, penanganan fakir miskin 3 Tahun Permanen penyelenggaraan kesejahteraan sosial

A.

B.

C.

D.

E.

F.

G.

2.

Pelayanan dan Rehabilitasi Sosial

A. Pelayanan dan rehabilitasi sosial anak 3 Tahun Permanen

1. Anak bawah lima tahun 2. Anak terlantar

a. Pengasuhan anak dalam keluarga b. Pengasuhan anak dalam lembaga

3. Anak berhadapan dengan hukum 3 Tahun Permanen

a. Perlindungan dan rehabilitasi sosial anak berhadapan dengan hukum

b. Pengembangan remaja

4. Anak dan pemberdayaan, perlindungan dan jaminan sosial, dan pengembangan

Pengkajian dan pengusulan kebijakan Penyiapan kebijakan

Perumusan kebijakan

Masukan dan dukungan kebijakan

NO. JENIS/SERIES ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGAN

2

2 Tahun setelah kasus/

perkara mempunyai kekuatan hukum tetap 2 Tahun setelah kegiatan dipertanggungjawabkan/

diaudit

2 Tahun sejak penetapan keputusan yang terbaru atau sejak keputusan lama

dinyatakan tidak berlaku

Penetapan NSPK

Koordinasi dan kerjasama Pengawasan

(6)

AKTIF INAKTIF

1 3 4 5

2

4. Anak yang memerlukan perlindungan hukum khusus 3 Tahun Permanen

a. Kelembagaan perlindungan anak b. Advokasi dan perlindungan khusus

5. Pengangkatan anak 3 Tahun Permanen

a. Pengangkatan anak antar Warga Negara Indonesia (WNI) b. Pengangkatan anak oleh orangtua tunggal

6. Anak dengan kecatatan 3 Tahun Permanen

a. Kelembagaan dan penguatan keluarga b. Aksesibilitas anak dengan kecacatan B. Pelayanan dan rehabilitasi sosial lanjut usia

1. 3 Tahun Musnah

2. Bimbingan lanjut dan aksesibilitas sosial 2 Tahun setelah proses kegiatan dinyatakan selesai

dilaksanakan

3 Tahun Musnah

3. Pengembangan kelembagaan 3 Tahun Permanen

a. Pembinaan lembaga b. Kerjasama lembaga

4. Advokasi dan pelayanan sosial kedaruratan 2 Tahun setelah proses kegiatan dinyatakan selesai

dilaksanakan

3 Tahun Permanen

C Pelayanan dan rehabilitasi sosial tuna sosial

1. Gelandangan, pengemis dan pemulung 2 Tahun setelah proses kegiatan dinyatakan selesai

dilaksanakan

3 Tahun Musnah

2. Bekas 2 Tahun setelah data

diperbaharui (update)

Pelayanan dan perlindungan sosial lanjut usia dalam dan luar panti

2 Tahun setelah proses kegiatan dinyatakan selesai

dilaksanakan 2 Tahun setelah kasus/

perkara mempunyai kekuatan hukum tetap 2 Tahun setelah kasus/

perkara mempunyai kekuatan hukum tetap

2 Tahun setelah kegiatan dipertanggungjawabkan/

diaudit

(7)

- 3 -

AKTIF INAKTIF

1 3 4 5

2

2. Bekas warga binaan pemasyarakatan 3 Tahun Musnah

a. Penyiapan b. Reintegrasi

3. Korban perdagangan orang 2 Tahun sejak selesainya

pertanggungjawaban suatu penugasan

3 Tahun Permanen

4. Korban tindak kekerasan 2 Tahun sejak selesainya

3 Tahun Permanen

5. Mantan tuna susila 2 Tahun sejak selesainya

3 Tahun Permanen

6. Pelayanan sosial orang dengan HIV/AIDS dan kelompok minoritas

2 Tahun sejak selesainya pertanggungjawaban suatu

penugasan

3 Tahun Permanen

D.

1. Disabilitas fisik 3 Tahun Musnah

2. Disabilitas mental 3. Disabilitas sensorik 4. Disabilitas ganda 5. Disabilitas intelektual

6. Bekas penderita penyakit kronis 7. Orang dengan gangguan jiwa

8. Asistensi 2 Tahun setelah kegiatan

dipertanggungjawabkan/

diaudit

dilaksanakan

Pelayanan dan rehabilitasi sosial kaum disabilitas di dalam dan di luar panti

(8)

AKTIF INAKTIF

1 3 4 5

2

8. Asistensi dan pemeliharaan kesejahteraan sosial

9. Kelembagaan dan advokasi sosial 2 Tahun setelah kegiatan dipertanggungjawabkan/

diaudit

3 Tahun Permanen

E. Pelayanan dan rehabilitasi sosial korban penyalahgunaan NAPZA 1. Pencegahan penyalahgunaan NAPZA dan pengembangan

peran masyarakat 2 Tahun setelah kegiatan

diaudit

3 Tahun Musnah

2. Rehabilitasi sosial korban penyalahgunaan NAPZA dalam

institusi dan luar institusi 2 Tahun setelah kegiatan dipertanggungjawabkan/

diaudit

3 Tahun Permanen

3. Pemberdayaan sosial dan penanggulangan kemiskinan A. Pemberdayaan keluarga dan kelembagaan sosial

1. Ketahanan keluarga 3 Tahun Musnah

a. Fasilitasi kebutuhan sosial ekonomi fakir miskin b. Bimbingan kesejahteraan sosial keluarga rentan c. Konsultasi dan advokasi keluarga rentan

2. Asistensi keluarga dan pemberdayaan perempuan 3 Tahun

a. Penanganan Wanita Rawan Sosial Ekonomi (WRSE)

3. Tenaga kesejahteraan sosial masyarakat dan organisasi sosial

2 Tahun setelah setelah proses kegiatan dinyatakan

selesai dilaksanakan

3 Tahun Musnah

4. Kemitraan 2 Tahun setelah proses

kegiatan dinyatakn selesai dilaksanakan

2 Tahun setelah proses kegiatan dinyatakn selesai

dilaksanakan

Musnah

(9)

- 5 -

AKTIF INAKTIF

1 3 4 5

2

4. Kemitraan dunia usaha 3 Tahun Musnah

a. Kerjasama b. Bimbingan sosial B.

1. Persiapan pemberdayaan 3 Tahun Permanen

1) Identifikasi 2) Analisis

2. Pemberdayaan sumber daya manusia 3 Tahun Permanen

a. Pemberdayaan sumber daya manusia adat terpencil

b. Pemberdayaan pendamping sosial komunitas adat terpencil

3. Penggalian dan pengembangan potensi 3 Tahun Permanen

a. Penggalian potensi sosial, budaya, ekonomi, dan lingkungan

4. Keserasian dan penguatan komunitas adat terpencil 3 Tahun Permanen

a. Keserasian sosial b. Penguatan sosial

5. Kerja sama kelembagaan 3 Tahun Permanen

a. Kerja sama kelembagaan

b. Pemantauan, evaluasi dan pelaporan

C. 8 Tahun

1. Identifikasi dan analisis 2. Pengembangan kapasitas

a. Pengembangan kapasitas sumber daya manusia b. Pengembangan kapasitas usaha

3. Penataan 2 Tahun setelah kegiatan

diaudit

2 Tahun setelah kegiatan dipertanggungjawabkan/dia

udit

diaudit

Musnah b. Pengembangan potensi sosial, budaya, ekonomi, dan

lingkungan

Penanganan dan asistensi komunitas terpencil

Penanggulangan kemiskinan perkotaan dan pedesaan

(10)

AKTIF INAKTIF

1 3 4 5

2

3. Penataan sosial lingkungan kumuh a. Bimbingan sosial

b. Pengembangan lingkungan sosial

4. Advokasi sosial dan pengembangan aksesibilitas a. Advokasi sosial

b. Pengembangan aksesibilitas D.

dan pengelolaan dana sosial

1. Karang Taruna 3 Tahun Musnah

a. Kelembagaan

b. Pengembangan kapasitas

2. Organisasi sosial 2 Tahun setelah kegiatan

diaudit

3 Tahun Musnah

3. Wahana kesejahteraan sosial berbasis masyarakat 2 Tahun setelah proses kegiatan dinyatakan selesai

dilaksanakan

3 Tahun Musnah

4. Kemitraan dunia usaha 3 Tahun Musnah

a. Kerjasama b. Bimbingan sosial

5. Pekerja sosial masyarakat dan wanita pemimpin kegiatan sosial 2 Tahun setelah kegiatan dipertanggungjawabkan/

diaudit

3 Tahun Musnah

6. Tenaga 2 Tahun setelah proses

kegiatan dinyatakan selesai dilaksanakan

diaudit Pemberdayaan kelembagaan sosial masyarakat

(11)

- 7 -

AKTIF INAKTIF

1 3 4 5

2

6. Tenaga kesejahteraan sosial kecamatan (TKSK) 2 Tahun setelah proses kegiatan dinyatakan selesai

dilaksanakan

3 Tahun Musnah

7. Pengelolaan sumber dana sosial 3 Tahun Permanen

a. Pembinaan dan perizinan

b. Pemantauan/penyelidikan/penyidikan c. Penyimpangan pengumpulan/pengelolaan 4.

A. Pelindungan sosial korban bencana alam 3 Tahun Permanen

1. Kesiapsiagaan dan mitigasi 2. Tanggap darurat

a. Bantuan darurat b. Advokasi Sosial

3. Pemulihan dan penguatan sosial 3 Tahun Permanen

4. Kerja sama

a Kerja sama pemerintah b Kerja sama Non Pemerintah B.

1. Pencegahan 2 Tahun setelah kegiatan

diaudit

3 Tahun Permanen

2. Pengumpulan dan pengelolaan sumber dana bantuan sosial 3 Tahun Permanen a. Bimbingan dan standardisasi

b. Perizinan dan pengumpuan

3. Ketahanan 2 Tahun setelah kegiatan

diaudit

diaudit Pelindungan dan Jaminan Sosial

Perlindungan sosial korban bencana sosial

(12)

AKTIF INAKTIF

1 3 4 5

2

3. Ketahanan sosial masyarakat 3 Tahun Permanen

a. Keserasian sosial b. Penguatan sumber daya

4. Tanggap darurat 3 Tahun Permanen

a. Bantuan darurat b. Advokasi sosial

5. Pemulihan sosial 3 Tahun Permanen

a. Penguatan sosial b. Reintegrasi sosial

6. Kerjasama 3 Tahun Permanen

a. Kerja sama pemerintah b. Kerja sama non pemerintah C.

1. Pelindungan sosial korban tindak kekerasan 3 Tahun Permanen

a. Pemulihan sosial

b. Pemulangan dan reintegrasi

2. Pelindungan sosial pekerja migran 3 Tahun Permanen

a. Penampungan dan pemulihan sosial b. Pemulangan dan reintegrasi

3. Evaluasi dan pelaporan 3 Tahun Permanen

a. Kerja sama

b. Pemantauan, evaluasi, dan pelaporan

D. Jaminan 2 Tahun setelah kegiatan

diaudit

Pelindungan sosial korban tindak kekerasan dan pekerja migran

(13)

- 9 -

AKTIF INAKTIF

1 3 4 5

2

D. 8 Tahun

1. Seleksi dan verifikasi

2. Asuransi kesejahteraan sosial a. Kelembagaan

b. Pengelolaan premi

3. Bantuan langsung dan tunjangan berkelanjutan 8 Tahun Musnah

a. Pendampingan b. Penyaluran

4. Kerja sama 8 Tahun Permanen

a. Kerja sama pemerintah b. Kerja sama non pemerintah

5. Pelindungan dan jaminan sosial bagi: 8 Tahun Musnah

a. Anak terlantar b. Lanjut usia terlantar

c. Penyandang disabilitas fisik dan mental

d. Penyandang disabilitas fisik dan mental tergolong berat e. Eks penderita penyakit kronisyang tergolong berat

f. Pengelola data untuk penguatan program keluarga harapan

5. Pengembangan Musnah 2 Tahun setelah kegiatan

diaudit

dilaksanakan 2 Tahun setelah proses kegiatan dinyatakan selesai

dilaksanakan

dilaksanakan Jaminan Sosial

(14)

AKTIF INAKTIF

1 3 4 5

2 5.

A. 3 Tahun Permanen

1. Pelayanan sosial 2. Kajian program

3. Pengembangan model kesejahteraan sosial 4. Uji coba pengembangan model kesejahteraan 5. Pengembangan kapasitas warga binaan sosial

B. Publikasi dan penyuluhan sosial 3 Tahun Musnah

1. Penyuluhan sosial

2. Inovasi teknologi informasi kesejahteraan sosial

3. Kerja sama dan kapasitas kelembagaan kesejahteraan sosial a. Kerja sama dengan lembaga pemerintah

b. Kerjasama dengan lembaga swasta

c. Pengembangan kapasitas Lembaga Kesejahteraan Sosial (LKS): Kompetisi, kemitraan dan jejaring

6.

A. 3 Tahun Permanen

1. Pengangkatan 2. Penghargaan

a. Perintis kemerdekaan dan janda perintis kemerdekaan b. Gelar tanda jasa dan tanda kehormatan

3. Kesejahteraan

B. Pelestarian 2 Tahun setelah kegiatan

diaudit

2 Tahun setelah data diperbaharui (update) Pengembangan Penyelenggaraan Kesejahteraan Sosial

Pengembangan pelayanan kesejahteraan sosial

Kepahlawanan, Keperintisan dan Kesetiakawanan Sosial Penghargaan dan kesejahteraan keluarga pahlawan

(15)

- 11 -

AKTIF INAKTIF

1 3 4 5

2

B. 3 Tahun Musnah

1. a. Generasi muda/pelajar/mahasiswa 2. b. Guru

3. c. Masyarakat

C. Restorasi sosial 2 Tahun setelah proses

kegiatan dinyatakan selesai dilaksanakan

3 Tahun Musnah

D. 3 Tahun Musnah

1. Penggalian nilai 2. Pelestarian nilai E.

1. Pengelolaan taman makam dan makam pahlawan nasional 2 Tahun setelah kegiatan dipertanggungjawabkan/

diaudit

3 Tahun Musnah

2. Data statistik dan administrasi taman pahlawan dan makam pahlawan nasional

2 Tahun setelah data diperbaharui (update)

3 Tahun Musnah

3. Standardisasi taman makam pahlawan dan makam pahlawan nasional

3 Tahun Musnah

Pengelolaan taman makam pahlawan dan makam pahlawan nasional

GUBERNUR JAWA TIMUR

KOFIFAH INDAR PARAWANSA 2 Tahun sejak penetapan

keputusan standar yang terbaru

dilaksanakan

dilaksanakan Pengembangan kesetiakawanan sosial

Pelestarian nilai-nilai kepahlawanan dan keperintisan pada: