i
IMPELEMNTASI MANAJEMEN PERKANTORAN DALAM MENINGKATKAN PELAYANAN ADMINISTRASI PENDIDIKAN
DI MTS NEGERI GOWA
SKRIPSI
Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Meraih Gelar Sarjana Pendidikan Jurusan Manajemen Pendidikan Islam
Pada Fakultas Tarbiyah dan Keguruan UIN Alauddin Makassar
Oleh:
MUSDALIFAH NIM: 20300116028
FAKULTAS TARBIYAH DAN KEGURUAN UIN ALAUDDIN MAKASSAR
2020
ii
PERNYATAAN KEASLIAN SKRIPSI Mahasiswi yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : Musdalifah
Nim : 20300116028
Tempat/Tanggal Lahir : Pammanjengang/27 Mei 1998 Jurusan/Prodi : Manajemen Pendidikan Islam
Judul : Implementasi Manajemen Perkantoran dalam Meningkatkan Pelayanan Administrasi Pendidikan di MTs Negeri Gowa
Menyatakan dengan sesungguhnya dan penuh kesadaran bahwa skripsi ini benar adalah hasil karya ilmiah sendiri. Jika di kemudian hari terbukti bahwa skripsi ini adalah tiruan, duplikat, plagiat atau dibuat dan disusun oleh orang lain secara keseluruhan atau Sebagian, maka skripsi dan gelar yang diperoleh batal demi hukum.
Samata-Gowa, 18 November 2020 Penulis
Musdalifah
NIM 20300116028
iii
iv
KATA PENGANTAR
Assalamu ’Alaikum Warohmatullahi Wabarokatuh
Puji syukur kehadirat Allah SWT, atas limpahan Rahmat dan Karunia-Nya, sehingga penulis dapat merampungkan skripsi dengan judul “Peranan Tipe Kepemimpinan Kepala Sekolah dalam Mengatasi Pelanggaran Peserta Didik di MTs As’adiyah Ereng-Ereng Kabupaten Bantaeng”. Ini untuk memenuhi salah satu syarat menyelesaikan studi serta dalam rangka memperoleh gelar Sarjana Pendidikan pada Program Studi Manajemen Pendidikan Islam Fakultas Tarbiyah dan Keguruan Universitas UIN Alauddin Makassar.
Penghargaan dan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada kedua orang tua tercinta ibunda St. Jumaliah S dan ayahanda Mursalim Yusuf yang telah mencurahkan segenap cinta dan kasih sayang serta tidak pernah lelah terus mendoakan dan mendukung setiap langkahku. Semoga Allah SWT selalu melimpahkan Rahmat, kesehatan, karunia, dan keberkahan di dunia dan di akhirat atas budi baik yang telah diberikan kepada penulis.
Serta ucapan terima kasih kepada:
1. Prof. H. Hamdan Juhannis M.A, Ph.D selaku Rektor UIN Alauddin Makassar beserta Wakil Rektor I, II, III, IV atas segala fasilitas yang diberikan dalam menimba ilmu didalamnya.
2. Dr. H. A. Marjuni, M.Pd.I selaku Dekan Fakultas Tarbiyah dan Keguruan beserta Wakil Dekan I, II, III atas segala fasilitas yang diberikan dan senantiasa memberikan dorongan, bimbingan dan nasihat kepada penulis.
v
3. Ridwan Idris, S.Ag., M.Pd dan ibu Mardhiah, S.Ag., M.Pd selaku ketua jurusan dan sekretaris jurusan Manajemen Pendidikan Islam Fakultas Tarbiyah dan Keguruan UIN Alauddin Makassar yang telah memberikan banyak ilmu selama penulis menimba ilmu di Program Studi Manajemen Pendidikan Islam.
4. Dr. Muhammad Yahya, M.Ag dan Drs. Kasmawati, M.M selaku Pembimbing I dan II yang telah banyak meluangkan waktu untuk memberikan bimbingan, pengarahan, serta dorongan yang sangat berharga bagi penulis.
5. Prof. Dr. H. Moh.Natsir Mahmud, M.A. dan Dr. Hj. Musdalifah, M.Pd selaku Penguji I dan II yang telah memberikan banyak masukan, arahan dan dorongan mengenai skripsi yang telah penulis buat.
6. Seluruh Bapak dan Ibu dosen di Program Studi Manajemen Pendidikan Islam yang telah memberikan banyak ilmu selama penulis menimba ilmu di Program Studi Manajemen Pendidikan Islam Universitas Islam Negeri Alauddin Makassar.
7. Semua pihak pegawai perpustakaan UINAM yang telah membantu kelancaran penelitian yang telah dilakukan oleh peneliti.
8. Teman angkatan 2016 Jurusan Manajemen Pendidikan Islam yang selama ini membantu dan selalu memberikan semangat apabila penulis dilanda kesulitan, kalian sangat berarti dan akanku kenang selalu.
9. Para sahabat-sahabat seperjuangan metha group, ke’nang, nur ina dan terkhusus Junardi yang selalu membantu saya dalam menyelesaikan tugas akhir ini.
vi
10. Keluarga besar penulis yang selalu memberikan dorongan, dukungan beserta doa, sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini.
11. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu-persatu yang telah membantu kelancaran penyusunan skripsi ini.
Semoga skripsi ini bermanfaat bagi semua pihak. Penulis menyadari skripsi ini masih jauh dari kesempurnaan, maka saran dan kritik sangat diharapkan.
Akhirnya, hanya kepada Allah SWT penulis memohon ridho dan maghfirahnya, semoga segala dukungan serta bantuan semua pihak mendapat pahala yang berlipat ganda di sisi Allah SWT, Aamiin.
Wassalamu’Alaikum Warohmatullahi Wabarokatuh...
Samata, 27 September 2020 Penulis
Musdalifah
NIM 20300116028
vii DAFTAR ISI
JUDUL ... i
PERNYATAAN KEASLIAN SKRIPSI ... ii
PENGESAHAN SKRIPSI. ... iii
KATA PENGANTAR ... iv
DAFTAR ISI ... v
ABSTRAK ... vii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang ... 1
B. Rumusan Masalah ... 5
C. Fokus Penelitian ... 5
D. Tujuan dan Kegunaan Penelitian ... 6
E. Kajian Pustaka ... 7
BAB II TINJAUAN TEORETIS ... 11
A. Manajemen Perkantoran ... 11
1. Pengertian Implementasi ... 11
2. Pengertian Manajemen ... 11
3. Pengertian Perkantoran ... 13
4. Prinsip-Prinsip Manajemen Perkantoran ... 15
5. Tujuan Manajemen Perkantoran ... 17
6. Fungsi-Fungsi Manajemen Perkantoran ... 17
7. Ciri Khas Pekerjaan Kantor ... 18
8. Ruang Lingkup Manajemen Perkantoran. ... 19
B. Pelayanan Administrasi Pendidikan ... 20
1. Pengertian Pelayanan ... 20
2. Pengertian Administrasi Pendidikan ... 22
3. Faktor-Faktor Pelayanan Administrasi ... 23
4. Bentuk-Bentuk Pelayanan. ... 24
5. Ruang Lingkup Pelayanan Administrasi Pendidikan ... 25
viii
BAB III METODE PENELITIAN ... 28
A. Jenis Penelitian dan Pendekatan Penelitian ... 28
B. Lokasi dan Waktu Penelitian ... 29
C. Sumber Data ... 29
D. Metode Pengumpulan Data ... 30
E. Instrumen Penelitian ... 31
F. Teknik Pengelolaan dan Analisis Data ... 33
G. Uji Keabsahan Data. ... 34
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN ... 38
A. Gambaran Umum Lokasi Penelitian ... 38
B. Hasil Penelitian ... 44
1. Implementasi Manajemen Perkantoran ... 44
2. Pelayanan Administrasi Pendidikan ... 51
C. Pembahasan ... 56
1. Implementasi Manajemen Perkantoran di MTs Negeri Gowa ... 56
2. Pelayanan administrasi Pendidikan di MTs Negeri Gowa 58
BAB V PENUTUP ... 60
A. Kesimpulan. ... 60
B. Implikasi Penelitian ... 61
DAFTAR PUSTAKA ... 62
LAMPIRAN ... 65
RIWAYAT HIDUP ... 93
ix ABSTRAK Nama : Musdalifah
Nim : 20300116028
Jurusan : Manajemen Pendidikan Islam
Judul : Impelementasi Manajemen Perkantoran Dalam Meningkatkan Pelayanan Administrasi Pendidikan Di MTs Negeri Gowa
Penelitian ini bertujuan untuk memberikan gambaran tentang 1) implementasi manajemen perkantoran di MTs Negeri Gowa, dan 2) pelayanan administrasi pendidikan di MTs Negeri Gowa.
Jenis penilitian ini adalah penelitian eksplanatori dengan menggunakan metode penelitian kualitatif serta menggunakan pendekatan manajemen. Sumber data berasal dari kepala sekolah, Kepala tata usaha, pegawai tata usaha (staf administrasi), peserta didik, dan alumni MTs Negeri Gowa. Metode pengumpulan data menggunakan wawancara, observasi dan dokumentasi dengan menggunakan analisis data pada saat wawancara yakni dengan cara mengaplikasikan analisis tematik (koding teks dan interpretasi teks) dengan langkah-langkah berupa pengumpulan data, reduksi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan.
Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa Implementasi manajemen perkantoran telah nampak di MTs Negeri Gowa. Hal itu bisa kita lihat dari penataan ruang kantor dimana melihat beberapa aspek seperti luas bangunan, kebersihan dan sebagainya, kontrol terhadap kedisiplinan pegawai, membangun komunikasi dengan para staf adminisrasi, siswa maupun alumni, menyelesaikan tugas sesuai tugas masing-masing dari pegawai, perencanaan dalam proses pengadaan perabotan dan pelengkapan administrasi dalam menungjang semua kegiatan administrasi, serta penataan arsip baik dalam proses pembuatan sampai pemusnahannya. Sedangkan tingkat kepuasan pelanggan terhadap pelayanan administrasi di MTs Negeri Gowa telah memenuhi kualitas pelayanan dan tergolong memuaskan. Hasil penelitian ini juga sesuai dengan kupuasan pelayanan menurut Philip Kotler yang memenuhi unsur bukti fisik, daya tanggap, kehandalan atau kepercayaan, empati serta keyakinan.
Implikasi Penelitian ini diharapkan 1) Bagi pihak pelanggan perlunya memperhatikan kelengkapan berkas administrasi serta persyaratan yang ada agar proses pelayanan berjalan lancar. 2) Bagi pihak pegawai administrasi diharapkan agar lebih meningkatkan pelayanan terhadap pelanggan, serta agar perlengkapan dan perabotan diperbaharui atau ditingkatkan seperti printer, hal ini agar proses pelayanan administrasi tidak terhambat, serta ada sop administrasi tertulis sebagai bukti bahwa pegawai administrasi bekerja sesuai prosedur yang ada. 3) Bagi peneliti selanjutnya, disarankan melakukan penelitian dengan cakupan materi lainnya berdasarkan manajemen perkantoran maupun dari segi kualitas pelayanan administrasi pendidikan.
Kata Kunci: Manajemen Perkantoran, Pelayanan Administrasi Pendidikan
1 BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Dalam melakukan manajerial dapat menggunakan kemampuan dengan mengikuti suatu prosedur keilmuan dan berdasarkan pengalaman serta lebih menonjolkan kekhasan atau gaya manajer dalam mendayagunakan kemampuan orang lain. Manajemen adalah suatu kemampuan atau keahlian yang selanjutnya menjadi cikal bakal manajemen sebagai suatu profesi. Manajemen sebagai suatu ilmu menekankan perhatian pada keterampilan dan kemampuan manajerial yang diklasifikasikan menjadi kemampuan/keterampilan teknikal, manusiawi dan konseptual.1
Sekolah sebagai lembaga pendidikan, juga membutuhkan sentuhan manajemen agar bisa berjalan dengan baik sehingga tujuan dapat dicapai. Sekolah memegang peranan penting dalam membentuk jiwa dan karakter peserta didik.
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2003 Tentang Sistem Pendidikan Nasional, pasal 3, Pendidikan berfungsi dan bertujuan sebagai berikut:
Pendidikan nasional berfungsi mengembangkan kemampuan dan membentuk watak serta peradaban bangsa yang bermartabat dalam rangka mencerdaskan kehidupan bangsa, bertujuan untuk berkembangnya potensi peserta didik agar menjadi manusia yang beriman dan bertakwa kepada Tuhan Yang Maha Esa, berakhlak mulia, sehat, berilmu, cakap, kreatif, mandiri, dan menjadi warga negara yang demokratis serta bertanggung jawab.2
1Engkoswara dan Aan Komariah, Administrasi Pendidikan,(Cet. 3, Bandung: CV Alfabeta, 2012), h. 85
2Engkoswara dan Aan Komariah, Administrasi Pendidikan, h. 48.
Dalam mewujudkan tercapainya fungsi pendidikan, sekolah berusaha untuk menciptakan tatanan pendidikan yang bermutu agar kemampuan anak dapat berkembang secara optimal. Berbagai cara dilakukan sekolah, mulai dari hal perbaikan kurikulum, melengkapi sarana dan prasarana serta yang tak kalah penting adalah perbaikan manajemen yang ada di sekolah, khususnya manajemen perkantoran.
M. Manullang mengatakan bahwa manajemen adalah seni dan ilmu perencanaan, pengorganisasian, penyusunan, pengarahan dan pengawasan sumber daya untuk mencapai tujuan.3
Dengan demikian, dapat dipahami bahwa manajemen adalah sebuah proses yang khas terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan serta evaluasi yang dilakukan pihak pengelola organisasi untuk mencapai tujuan bersama dengan memberdayakan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya.4
Kantor sekolah adalah suatu unit pada sekolah sebagai suatu lembaga yang memberikan layanan ketatausahaan demi kelancaran pendidikan. Tujuan dari kantor sekolah adalah untuk menciptakan kemudahan bagi segenap bagian sekolah dalam menjalankan tugas-tugasnya. Dengan demikian kantor sekolah memiliki fungsi utama yaitu meringankan keseluruhan pekerjaan bagi sekolah agar bisa melaksanakan tugas- tugasnya secara efektif dan efesien.5
3Astuti, “Peran Manajemen Dalam Meningkatkan Mutu Pelayanan Siswa Madrasah Aliyah Muhammadiya Palampang Bulukumba” Skripsi (Makassar: Fakultas Dakwah dan Komunikasi UIN Alauddin Makassar, 2017), h.14.
4Mulyono, Manjemen Administrasi & Organisasi Pendidikan, (Jakarta: Ar-Ruzz Media, 2008), h. 18.
5Puji Rahmawati, “Implementasi Manajemen Perkantoran Di Man Purwakerto 2”, Skripsi (Purwokerto: Fakuktas Tarbiyah Sekolah Tinggi Agama Islam Negeri Purwokerto, 2014), h. 3.
Oleh karena itu, manajemen perkantoran adalah suatu kegiatan pengelolaan data, pengaturan dan penataan dari sebuah lembaga untuk mencapai tujuan bersama dengan kegiatan penataan yang baik sehingga pekerjaan berjalan dengan efektif dan efesien.
Sekolah merupakan subsistem pendidikan nasional, maka tujuan administrasi pendidikan di Indonesia yang dilaksanakan sekolah juga bersumber dari tujuan pendidikan nasional. Administrasi pendidikan merupakan subsistem dalam sistem pendidikan sekolah. Tujuan administrasi berusaha untuk menunjang tercapainya tujuan pendidikan sekolah tersebut. Dengan demikian administrasi pendidikan merupakan tindakan mengoordinasikan perilaku manusia dalam pendidikan, agar semua daya yang ada dapat ditata sebaik mungkin, sehingga tujuan pendidikan dapat tercapai secara produktif.6
Administrasi pendidikan pada dasarnya adalah suatu media untuk mencapai tujuan pendidikan secara produktif yaitu efektif dan efesien. Oleh karena itu, kriteria atau ukuran keberhasilan administrasi pendidikan pada proses suasana atau efesiensi.
Efektivitas dapat dilihat pada (1) masukan yang merata, (2) keluaran yang banyak dan bermutu tinggi, (3) ilmu dan keluaran yang gayut dengan kebutuhan masyarakat yang sedang membangun, dan (4) pendapatan tamatan atau luaran yang memadai.
Sedangkan efesiensi dapat dilihat pada (1) kegairahan atau motivasi belajar yang tinggi, (2) semangat bekerja yang besar, (3) kepercayaan berbagai pihak, dan (4) pembiayaan waktu dan tenaga yang sekecil mungkin tetapi hasil yang besar mendekati rasio . Kriteria keberhasilan itu sangat penting dalam administrasi
6Yusak Burhanuddin, Administrasi Pendidika untuk Fakultas Tarbiyah Komponen MKDK, (Bandung: Pustaka Setia, 2005),, (Bandung: CV. Pustaka Setia, 2005), h. 13.
pendidikan, sehingga apapun yang akan diinovasikan atau diterapkan supaya diukur atau dipertimbangkan atas kriteria keberhasilan.7 Pelayanan pada dasarnya adalah kegiatan yang ditawarkan oleh organisasi atau perorangan kepada pelangganyang dilayani bersifat tidak berwujud dan tidak dimiliki.8
Jadi pelayanan administrasi pendidikan merupakan kegiatan pemberian layanan kepada seluruh warga sekolah dengan memanfaatkan sumber daya kependidikan yang dimiliki sekolah untuk mencapai tujuan pendidikan.
Berdasarkan hasil pengamatan peneliti pada saat melakukan kegiatan PPL, pada tanggal 6 september 2019 di MTs Negeri Gowa, manajemen perkantoran telah nampak peimplentasiannya di MTs Negeri Gowa, hal itu dapat dilihat dari penataan ruang kantor walaupun belum optimal karena tidak adanya papan informasi mengenai bidang-bidang seperti pelayanan administrasi sebagai penanda dan posisinya yang terletak dibagian belakang ruangan, sehingga membuat pelanggan yang ingin mengurus kelengkapan administrasi atau keperluan lain yang berhubungan dengan administrasi sekolah, merasa bingung harus kemana untuk mendapatkan pelayanan dan biasanya kebanyakan orang masuk ke ruangan kepala TU, hal ini dikarenakan letak ruangan kepala TU yang terletak di bagian depan dan lebih dulu di jumpai.
Sedangkan pada bagian penataan arsip di MTs Negeri Gowa sudah sedikit lebih baik, hal itu dapat dilihat dengan adanya penataan arsip surat masuk dan surat keluar.
Namun tidak semuanya tersimpan dengan baik karena kadang kala tenaga administrasi lalai dalam menyimpan dan menyusun arsip sehingga arsip hilang ataupun tercecer. Selain itu penempatan arsip yang tidak teratur membuat arsip kerap
7Engkoswara dan Aan Komariah, Administrasi Pendidikan, h. 48.
8Sutopo dan Suryanto, Pelayanan Prima, (Jakarta: LAN-RI, 2003), h. 8.
kali tercampur dengan arsip lainnya. Serta tidak jelasnya tempat penyimpanan arsip antara pegawai yang satu dengan lainnya membuat penataan arsip menjadi kurang rapih. Dalam hal ini juga MTs Negeri Gowa belum memiliki SOP serta tidak adanya alur kerja yang tertulis sehingga pada pelaksanaanya para staf melaksanakan sesuai apa yang ditugaskan dari kepala TU.
Berdasarkan latar belakang diatas, peneliti tertarik untuk mengkaji lebih dalam melalui skripsi yang berjudul “Implementasi Manajemen Perkantoran dalam Meningkatkan Pelayanan Administrasi Pendidikan di Mts Negeri Gowa.”
B. Rumusan Masalah
Berdasarkan uraian dan penjelasan pada latar belakang masalah sebelumnya, maka rumusan masalah sebagai berikut:
1. Bagaimana implementasi manajemen perkantoran di MTs Negeri Gowa?
2. Bagaimana pelayanan administrasi pendidikan di MTs Negeri Gowa?
C. Fokus Penelitian dan Deskripsi Fokus 1. Fokus Penelitian
Agar tidak terjadi penafsiran yang keliru dari pembaca dan keluar dari pokok permasalahan, oleh karena itu peneliti fokus pada “ implementasi manajemen perkantoran dalam meningkatkan pelayanan administrasi pendidikan di MTs negeri Gowa”.
2. Deskripsi Fokus
a. Manajemen Perkantoran di MTs Negeri Gowa
Manajemen perkantoran adalah aktivitas yang di dalamnya terdapat pengelolaan, pengaturan, penataan, pengawasan dan melakukan pekerjaan administrasi/ pekerjaan kantor untuk mencapai tujuan organisasi atau lembaga.
Adapun indikator manajemen perkantoran meliputi; ruang perkantoran (tata ruang kantor), komunikasi, kedisiplinan pegawai, Sarana dan prasarana, metode (prosedur kerja dan berapa lama waktu yang diperlukan), arsip dinamis.
b. Pelayanan administrasi pendidikan di MTs Negeri Gowa
Pelayanan administrasi pendidikan merupakan kegiatan pemberian bantuan baik dalam hal menyiapkan, menata, mengelolah segala hal yang berkaitan dengan bidang pendidikan dengan didukung sumber daya yang dimiliki sekolah dengan tujuan untuk mencapai tujuan pendidikan.
Adapun indikator pelayanan administrasi pendidikan yaitu: (1)bukti langsung (tangibles), (2)kehandalan (reliability), (3)daya tanggap (responsiveness), (4) jaminan (assurance) (5) empati (emphaty).
D. Tujuan dan Kegunaan Penelitian 1. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini yaitu:
a. Untuk mengetahui implementasi manajemen perkantoran di MTs Negeri Gowa b. Untuk mengetahui pelayanan administrasi pendidikan di MTs Negeri Gowa.
2. Kegunaan Penelitian a. Kegunaan Praktis
1) Bagi peneliti, Untuk menambah ilmu pengetahuan dan wawasan peneliti dalam bidang yang diteliti yaitu dalam manajemen perkantoran dan pelayanan administrasi pendidikan, baik secara teoritis maupun penerapannya.
2) Bagi sekolah, Penelitian ini sebagai bahan masukan dan pertimbangan bagi sekolah MTs Negeri Gowa dalam pelayanan administrasi pendidikan.
b. Kegunaan Teoritis
a. Sebagai bahan informasi dan menambah pengetahuan tentang implementasi manajemen perkantoran dalam meningkatkan pelayanan administrasi pendidikan.
b. Sebagai bahan referensi dan masukan bagi peneliti lain ingin melakukan penelitian selanjutnya pada objek yang saama.
E. Kajian Pustaka
1. Puji Rahmawati, dalam skripsinya yang berjudul “Implementasi Manajemen Perkantoran di MAN Purwokerto 2”. Jenis penelititan ini adalah penelititan lapangan, yaitu penelitian deskriptif kualitatif. Dalam pengumpulan data, penelitian ini menggunakan metode wancara pada tahun 2014. Hasil penelitian tersebut menjelaskan bahwa implementasi manajemen perkantoran di MAN Purwokerto 2 sudah berjalan sebagaimana mestinya sesuai dengan teori. Dalam perencanaan dilakukan oleh kepala Tata usaha, dan disusun berdasarkan keadaan inventaris pada tahun-tahun sebelumnya dan laporan dari pihak-pihak yng membutuhkan seperti guru, siswa, dan karyawan yang dibuat untuk jangka waktu satu tahun. Pengorganisasiannya dilakukan dengan jalan kepala Tata usaha mengusulkan kepada kepala sekolah tentang pembagian kerja dan kemudian dilakukan rapat koordinasi. Pergerakannya melalui komunikasi perkantoran, pelaporan manajerial, manajemen kearsipan, tata ruang, serta efesiensi dan perlengkapan perkantoran. Dalam tahap pengawasan
dilakukan melalui pengawasan internl (pengawasan langsung dan tidak langsung) dan pengawasan eksternal.9
2. Laela Isro’Ria Indah Sari, dalam skripsinya yang berjudul “Implementasi Manajemen Perkantoran di MTs Negeri Model Purwokerto”. Jenis penelitian ini adalah penelitian kualitatif. Metode pengumpulan data dalam penelitian ini adalah observasi, wawancara dan dokumentasi. Penelitian ini dilakukan pada tahun 2016. Hasil penelitian tersebut menjelaskan bahwa Manajemen perkantoran yang di lakukan di MTs Negeri Model Purwokerto lebih menekankan kepada kinerja karyawan dan guru. Dimana terdapat pengarahan pada proses kegiatan para staff karyawan dan guru dalam meningkatkan bidang kemampuan profesional.10
3. Muhammad Sakowi Amin, dalam skripsinya yang berjudul “Tata Usaha dalam Meningkatkan Pelayanan Siswa di Mts Nahdatusy Syubban Sayung Demak”. Jenis penelitian ini adalah penelitian kualitatif. Metode dalam penelitian ini yaitu menggunakan metode observasi, wawancara dan dokumentasi. Penelitian ini dilakukan pada tahun 2015. Hasil penelitian di Mts Nahdatusy Syubban Sayung Demak mengenai bagaiamana tata usaha dalam meningkatkan pelayanan siswa dilakukan dengan proses yang sistematis, mengoptimalkan sumber daya tata usaha yang ada dan melihat
9Puji Rahmawati, “Implementasi Manajemen Perkantoran Di Man Purwakerto 2”, Skripsi, h.
62.
10Laela Isro’Ria Indah Sari, ”Implementasi Manajemen Perkantoran di MTs Negeri Model Purwokerto”, Skirpsi, (Purwokerto: Fakultas Tarbiyah dan Ilmu Keguruan Institut Agama Islam Negeri Purwokerto, 2016), h. 80.
kebutuhan serta pengembangannya, dan evaluasi dilakukan minimal 2 (dua) kali dalam enam bulan.11
4. Astuti, dalam skripsinya yang berjudul “ Peran Manajemen dalam Meningkatkan Mutu Pelayanan siswa Madrasah Aliyah Muhammadiyah Palampang”. Jenis penelitian ini adalah penelitian kualitatif. Metode dalam penelitian ini yaitu menggunakan metode observasi,wawancara dan dokumentasi. Penelitian ini dilakukan pada tahun 2017. Dalam hasil penelitan Madrasah Aliyah Muhammadiyah Palampang Bulukumba telah mengimplementasikan manajemen dalam meningkatkan mutu pelayanan siswa yaitu: Perencanaan (planning), Pengorganisasian (Organizing), Pelaksanaan (Actuating), Pengawasan (Controlling) karena sangatlah penting dalam melihat jumlah siswa yang meningkat setiap tahunnya, pada tahun ajar 2016/2017 jumlah siswa sebanyak 273 orang. Dalam melakukan proses pengajaran diperlukan peran manajemen sehingga bisa meningkatkan mutu pelayanan siswa pada Madrasah Aliyah Muhammadiyah Palampang Bulukumba.12
5. Dede Nopriyan, dalam skripsinya yang berjudul “Implementasi Administrasi Ketatausahaan di Madrasah Aliyah Mathla’ul Anwar Kedondong Pesawran”.
Jenis penelitian ini adalah kualitatif. Metode penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif jenis deskriptif. Penelitian ini pada tahun 2019. Dalam hasil penelitian, kualitas pelaksanaan administrasi pendidikan di Madrasah
11Muhammad Sakowi Amin, “Tata Usaha dalam Meningkatkan Mutu Pelayanan Siswa di MTs Nahdlatusy Syubban Sayung Demak”, Skiripsi,(Semarang: Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan Universitas Islam Negeri Walisongo), h. 75.
12Astuti, “Peran Manajemen dalam Meningkatkan Mutu Pelayanan siswa Madrasah Aliyah Muhammadiyah Palampang Bulukumba”, Skripsi, h. 64.
Aliyah Mathla’ul Anwar Kedondong dalam administrasi guru, kesiswaan dan administrasi kepegawaian masih ada belum maksimal yaitu belum sesuai dengan peraturan Menteri Pendidikan Nomor 24 tahun 2008 tentang standar Tenaga Administrasi Sekolah. Pelaksanan administrasi di Madrasah Aliyah Mathla’ul Anwar Kedondong Madrasah Aliyah Mathla’ul Anwar Kedondong Pesawaran dinilai dari keseluruhan data yang terlampir maka dapat di simpulkan secara global bahwasanya seluruh aktifitas kegiatan ketatausahaan di Madrasah Aliyah Mathla’ul Anwar Kedondong berjalan dengan baik.13 Berdasarkan hasil diatas, penelitian yang akan dilakukan oleh peneliti memiliki perbedaan dengan penelitian sebelumnya baik dari segi lokasi penelitian, jenis penelitian, dan sudut pandang yang akan diteliti. Fokus pembahasan penelitian adalah implementasi manajemen perkantoran dalam meningkatkan pelayanan administrasi pendidikan.
13Dede Nopriyan, “Implementasi Administrasi Ketatausahaan di Madrasah Aliyah Mathla’ul Anwar Kedondong” Skripsi, (Lampung: Fakultas Tarbiyah dan Keguruan Universitas Islam Negeri Raden Intan Lampung, 2019), h. 50.
11 BAB II
TINJAUAN TEORITIS
A. Pengertian Implementasi Manajemen Perkantoran 1. Pengertian Implementasi
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), arti implementasi adalah penerapan, pelaksanaan.1 Menurut Nurdin Usman, implementasi bermuara pada kegiatan, aksi, tindakan, aktivitas atau adanya mekanisme suatu sistem.2
Jadi dapat disimpilkan bahwa implementasi adalah aktivitas, tindakan, proses ataupun penerapan sesuatu.
2. Pengertian Manajemen
Manajemen berasal dari bahasa Inggris, yaitu management; to manage, yang berarti mengurusi. Arti khusus kata manajemen selalu dikaitkan dengan pimpinan atau manajer (dan kepemimpinan), yaitu orang yang melakukan kegiatan memimpin dalam suatu organisasi.3
Menurut Terry, manajemen adalah proses, yakni aktivitas yang terdiri dari empat subaktivitas yang masing-masing merupakan fungsi fundamental. Keempat subaktivitas itu yang dalam dunia manajemen dikenal sebagai POAC adalah Planning
1 Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), https://kbbi.web.id/implementasi.html ( 15 September 2020).
2 Nurdin Usman, Konteks Implementasi Berbasis Kurikulum (Jakarta: PT. Raja Grafindo Persada, 2002), h.70
3Laksimi,dkk. Manajemen Perkantoran Modern, (Jakarta: PT RajaGrafindo Persada, 2015), h.
21.
(perencanaan), Organizing (pengorganisasian), Actuating (penggiatan), Controlling (pengawasan).4
Menurut Aldag & Stearns dalam jurnal pembangunan dan kebijakan publik mengatakan bahwa Manajemen merupakan suatu proses perencanaan, pengorganisasian dan pengelolaan staf, kepemimpinan, dan pengawasan dalam organisasi atau lembaga yang dilakukan secara sistematis untuk mencapai tujuan tertentu.5
Kata “manajemen” berasal dari kata to manage yang berarti mengatur. Jika kata tersebut dibawah ke sekolah, maka muncul pertanyaan-pertanyaan seperti; 1) apa yang di atur di sekolah?, 2) kenapa sekolah harus diatur?, 3) siapa yang mengatur proses tersebut?, 4) bagaimana mengaturnya?, dan 5) dimana harus diatur?. Apabila pertanyaan-pertanyaan tersebut dijawab, maka jawabannya adalah; 1) yang diatur adalah semua unsur-unsur manajemen (6M) yan ada disekolah, yaitu manusia (men), uangnya (money), metodenya (methods), materialnya (materials),dan pemasaran (market). 2) sekolah diatur agar supaya unsur-unsur tersebut dapat digunakan secara efektif dan efesien. 3) yang mengatur dan menjadi manajer adalah pimpinan atau kepala sekolah. 4) semua unsur di atas diatur menggunakan fungsi-fungsi manajemen; perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan. 5) semua unsur-unsur di atas diatur dilembaga pendidikan atau sekolah.6
Allah swt, berfirman dalam QS As-Saff/61:4 yang berbunyi:
4Mulyono, Manajemen Administrasi dan Organisasi Pendidikan, h. 18.
5Mila Karmila, Sartibi Bin Hasyim, “Pengaruh Manajemen Perkantoran Terhadap Kinerja Pegawai di Dinas Lingkungan Hidup Kebersihan dan Pertamanan Kabupaten Garut”. Universitas Garut, Jurnal pembangunan dan kebijakan publik, vol. 7 no. 2 (2016), h. 2.
6Ridwan Idris, Manajemen Pendidikan dalam aplikasinya di sekolah, (Makassar:
AlauddinUniversity Press, 2014), hlm, 2.
Terjemahannya:
Sesungguhnya Allah menyukai orang yang berperang dijalan-Nya dalam barisan yang teratur seakan-akan mereka seperti suatu bangunan yang tersusun kokoh.7
Ayat di atas menjelaskan bahwa pekerjaan yang dilakukan dengan teratur dan terarah maka hasilnya juga akan baik. Maka organisasi atau lembaga dalam proses mengerjakan sesuatu hendaknya dikerjakan dengan teratur dan terarah agar tujuan dapat dicapai, hal itu dapat disebut dengan manajemen.
Dari beberapa pernyataan, dapat disimpulkan bahwa manajemen adalah kegiatan yang didalamnya ada merencanakan, mengatur, mengelolah segala sesuatu agar teratur dan terarah sehingga untuk mencapai tujuan organisasi yang diiginkan.
3. Pengertian Perkantoran
Dalam istilah ‘manajemen perkantoran’ terdapat kata kantor. Pengertian kantor dapat dibedakan menjadi dua, kantor sebagai tempat, ketika seseorang bertanya: “dimana kantor anda?” dan kantor sebagai proses, apabila orang bertanya:
“bagaimana kegiatan kantor saat ini?” sebagai tempat kantor berasal dari bahasa belanda, berarti ruang, kamar kerja, meja tulis, atau markas, kompleks (yang terdiri dari ruang-ruang) dimana seorang pemimpin beserta stafnya menjalankan aktivitas- aktivitas usaha pokoknya.8
Secara etimologis kantor berasal dari bahasa Belanda: “kantor” yang maknanya: ruang tempat bekerja, tempat kedudukan pimpinan, jawatan instansi dan
7Kementrian Agama RI, Al-Qur’an dan Terjemahannya,(Jakarta: PT Dharma Karsa Utama, 2015), h. 551.
8Laksimi, dkk, Manajemen Perkantoran Modern, h. 23.
sebagainya. Dalam bahasa inggirs: “office” yang memiliki makna memberikan pelayanan (service), posisi, atau ruang tempat kerja.9
Menurut Millsu dalam buku manajemen perkantoran modern “kantor adalah setiap tempat, dimana biasanya pekerjaan tulis menulis dilakukan, dengan nama apapun yang diberikan kepada tempat tersebut.10
Jadi perkantoran (kantor) adalah tempat dimana dilaksanakannya suatu pekerjaan, atau tempat terjadinya aktivitas kantor.
Menurut Rahmawati, Manajemen perkantoran adalah rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengawasi, dan mengendalikan hingga menyelenggarakan secara tertib pekerjaan administrasi perkantoran untuk menunjang pencapaian tujuan organisasi.11
The Liang Gie dalam Armida berpendapat bahwa manajemen perkantoran pada pokoknya merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasikan (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi, dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal. Hal atau sasaran oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya adalah office work (pekerjaan perkantoran).12
Manajemen perkantoran menurut Suparjati adalah proses kerja sama di dalam kantor untuk mencapai tujuan kantor yang telah ditetapkan sebelumnya dengan
9Tio R A Sihombing, “Pelaksanaan Manajemen Perkantoran Pada Bagian Pendidikan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara,” Skripsi (Universitas Sumatera Utara:
Medan, 2018), h. 32.
10Laksimi, dkk. Manajemen Perkantoran Modern, h. 23.
11Rahmawati, Manajemen Perkantoran, (Yogyakarta: Graha Ilmu, 2014), h. 7.
12 Armida Silvia, Asriel dkk. Manajemen Kantor. Cet. I; Jakarta: Kencana, 2016. H. 12-13
melaksanakan fungsi-fungsi manajemen (perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengawasan.13
Manajemen perkantoran merupakan bagian dari manajemen yang memberikan informasi layanan bidang administrasi yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan secara efektif dan memberi dampak kelancaran pada bidang lainnya. Jadi, manajemen perkantoran adalah serangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasikan, melaksanakan dan mengontrol secara tertib untuk mencapai tujuan kegiatan itu sendiri. Sasaran pekerjaan dalam manajemen perkantoran diantaranya mengetik menghitung, memeriksa dan menyimpan arsip, menelpon, serta menerima dan mengirim surat .14
Dari beberapa pendapat di atas tentang manajemen perkantoran maka penulis dapat simpulkan bahwa manajemen perkantoran adalah rangkaian kegiatan yang didalamnya ada perencanaan, pengorganisasian, pergerakan dan pengawasan secara tertib semua hal yang berkaitan dengan pekerjaan kantor agar tujuan dapat tercapai.
4. Prinsip-Prinsip Manajemen Perkantoran
Komaruddin dalam Imam Gunawan mengemukakan sembilan prinsip manajemen perkantoran yaitu:
a. Manajer kantor (dalam konteks ini kepala sekolah) adalah seorang eksekutif yang harus membuat rencana, menyusun organisasi, dan melakukan pengawasan terhadap sebagian besar pekerjaan kantor yang harus dilaksanakan, serta memimpin para pegawai dalam melaksanakan tugas mereka.
12Suparjati, dkk., Tata Usaha dan Kearsipan (Cet. V; Yogyakarta: Kanisius, 2004), h. 4.
14The liang Gie, Administrasi Perkantoran Modern, (Yogyakarta: Liberty, 2000), h. 15.
b. Tata ruang kantor harus direncanaakann dengan ilmiah untuk menghindari gerakan yang tidak perlu, keterlambatann, dan kesukaran untuk menggapai pekerjaan atau bahan-bahan.
c. Mesin dan perlengkapan yang digunakan secara otomatis.
d. Prosedur dan sistem kantor harus terus diupayakan agar lebih efisien dan mengurangi biaya.
e. Sistem manajemen arsip (warkat) yang diperbaiki harus sesuai dengan pengawasan. Hal ini termasuk metode pengarsipan yang efisien, penetapan jadwal pemusnahan, dan perbaikan sistem penelusuran arsip.
f. Hubungan kepegawaian harus dikembangkan melalui analisis pekerjaan, program pendidikan dan pelatihan, dan panduan perintah.
g. Standar kualitas dan kuantitas pekerjaan kantor yang digunakan dan harus dikembangkan.
h. Kesadaran kerja hendaknya dikembangkan, baik pada jiwa dan sikap pegawai.15
5. Tujuan Manajemen Perkantoran
Adapun tujuan manajemen perkantoran sebagai berikut:
a. Untuk memberi keterangan yang lengkap bagi yang memerlukan guna pelaksanaan tugas tata usaha secara efisien
15 Imam Gunawan dan Djum-Djum Noor Benty, Manajemen Pendidikan: Suatu Pengantar Praktik, h. 434-435.
b. Untuk memberi catatan dan laporan yang bermanfaat dengan biayan yang terjangkau
c. Untuk membantu sekolah memelihara dan memenuhi kebutuhannya
d. Untuk memberikan pekerjaan tata usaha yang cermat dan membantu memberi pelayanan kepada para siswa atau alumni.
e. Untuk membuat catata yang lebih baik.16 6. Fungsi-Fungsi Manajemen Perkantoran
Fungsi manajemen perkantoran sebagi berikut:
a. Fungsi perencanaan
Fungsi perencanaan adalah penentuan sasaran yang ingin dicapai, menentukan tindakan yang harus dilakukan, membentuk organisasi yang tepat, dan setiap orang harus bertanggungjawab terhadap kegiatan yang akan dilaksanakan.
b. Fungsi pengorganisasain
Pengorganisasian (organizing) adalah menetapkan sturktur tugas melalui penentuan aktivitas yang dibutuhkan agar mencapai tujuan organisasi, pengelompokan aktivitas, penugasan, pendelegasian dan pengkoordinasian wewenang dan informasi, baik horizontal maupun vertikal dalam struktur organisasi.
c. Fungsi memimpin/mengarahkan
Memimpin (leading) adalah proses memengaruhi dan mengarahkan orang lain agar mereka berusaha untuk bekerja dan berusaha untuk mencapai tujuan yang ingin dicapai. Oleh karena itu seorang manajer harus memotivasi bawahannya bekerja.
16 Saifuddin A. Rasyid dan Rahmad Syah Putra, Office Management (Manajemen Perkantoran), (Banda Aceh: Bandar Publishing, 2018), h. 14-15.
d. Fungsi pegawasan
Pengawasan adalah suatu upaya yang sistematis untuk menetapkan standar prestasi pada sasaran perencanaan, merancang sistem umpan balik informasi, membandingkan prestasi kerja dengan standar yang telah ditetapkan, menetapkan apakah ada penyimpangan, mengambil tindakan perbaikan guna tercapainya tujuan organisasi.17
7. Ciri khas Pekerjaan Kantor
Adapun ciri khas dari pekerjaan kantor, yaitu:
a. Bersifat pelayanan, yang berfungsi untuk membantu pekerjaan lain agar pekerjaan dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Contoh: tugas utama sekolah adalah memberikan pendidikan dan pengajaran kepada siswa sesuai dengan tindakan siswa. Tugas utama guru yaitu mengajar dan mendidik siswa. Tetapi dalam melaksanakan tugasnya sebagai guru memerlukan bantuan dari tata usaha, dalam hal mencatat kemajuan belajar siswa, menyiapkan rapot dan absen.
b. Bersifat terbuka artinya pekerjaan kantor dapat dilaksanakan dimana saja didalam suatu organisasi, tidak terbatas dikantor saja namun dapat dilakukan diluar kantor.
c. Dilaksanakan oleh semua pihak organisasi, artinya pekerjaan kantor dapat dilakukan oleh siapa saja, mulai dari pimpinan sampai pegawai.18
8. Ruang Lingkup Manajemen Perkantoran
Menurut Charles O. Libbey ruang lingkup pekerjaan manajemen perkantoran meliputi:
17 Laksmi dkk, Manajemen perkantoran modern, h. 30-32.
18 Saifuddin A. Rasyid dan Rahmad Syah Putra, Office Management (Manajemen Perkantoran), (Banda Aceh: Bandar Publishing, 2018), h. 10-11.
a. Ruang Perkantoran (Office Space)
Kantor menjadi tempat yang digunakan untuk melakukan pekerjaan yang dijalankan secara rutin. Ruang perkantoran meliputi; tataruang kantor dan dekorasinya, mengatur sirkulasi udara, suara, cahaya dan warna, serta kebersihan yang membuat nyaman bagi yang bekerja.
b. Komunikasi (communications)
Kominakasi merupakan kegiatan mengirim dan menerima pesan meliputi;
mengirim surat, telepon, penyediaan papan pengumuman dan layanan menerima tamu, komunikasi antar pekerja serta komunikasi antar lingkungan eksternal.
c. Kepegawaian perkantoran (office personnel)
Kepegawaian meliputi kegiatan pemilihan atau merekrut, penyeleksian, orientasi, penerimaan, pelatihan, penempatan pegawai, abensi dan kedisiplinan pegawai hingga mengurus data-data pegawai.
d. Perabotan dan perlengkapan (furniture and equipment)
Perabotan dan perlengkapan merujuk pada semua perlengkapan yang digunakan kantor berupa penyeleksian dan penataan peraboran dan pelengkapan kantor mulai dari meja, kursi, perlengkapan arsip, lemari.
e. Peralatan dan mesin ( appliances and machines)
Mencakup seleksi peralatan dan mesin yang dibutuhkan oleh kantor serta perawatan dan penghematannya. Peralatan ini merupakan peralatan yang tidak habis pakai namun memiliki nilai penyusutan fungsinya. Seperti komputer, laptop, printer.
f. Perbekalan dan keperluan tulis (supplies and stationery)
Meliputi pengelolaan perlengkapan tulis menulis, proses penghematan dan perawatannya. Perbekalan dan keperluan tulis berupa pengelolaan barang keperluan tulis, anek surat, formulir-formulir.
g. Metode (methods)
Metode berupa cara kerja atau mekanisme dalam melakukan suatu pekerjaan, seperti prosedur kerja, alat yang digunakan, dan waktu yang diperlukan.
h. Arsip dinamis (records)
Arsip dinamais berupa kegiatan dalam mengelola arsip, yaitu berupa dokumen atau surat yang sedang dan sudah digunakan, mulai dari pembuatan, pemakaian, penyimpanaan, retensi, serta pemusnahannya.
i. Kontrol pejabat pimpinan (executive controls)
Kontrol pejabat pimpinan yaitu pengawasan mulai dari pimpinan, keteladanan, perilaku, pekerjaan dan hasilnya, kebijakan dan peraturan, serta pertanggungjawaban atas apa yang telah dilakukannya.19
B. Pelayanan Administrasi Pendidikan 1. Pengertian Pelayanan
Pelayanan adalah suatu kegiatan atau urutan yang terjadi dalam interaksi langsung antar seseorang dengan orang lain atau mesin secara fisik, menyediakan kepuasan kepada masyarakat. Layanan adalah seseorang yang mengurus dan melakukan apa yang dibutuhkan oleh orang lain baik dalam bentuk barang maupun jasa kepada pengguna yang membutuhkan informasi atau layanan tersebut.
Menurut yang dikemukakan oleh Gronroos (dalam bukunya Ratminto dan Atik Septi Winarsih tentang manajemen pelayanan) mengatakan bahwa pelayanan
19Priansa dan Garnida, Manajemen Perkantoran, (Bandung: Alfabeta, 2013), h. 54.
merupakan aktivitas yang bersifat tidak kasat mata (tidak dapat diraba) yang terjadi karena adanya interaksi antara pelanggan dengan pegawai atau hal-hal lain yang disediakan oleh lembaga pemberi pelayanan yang dimaksudkan untuk memecahkan permasalahan pelanggan.20
Sedangkan menurut Moenir, pelayanan pada hakikatnya adalah serangkaian kegiatan, karena itu ia merupakan proses, sebagai proses pelayanan berlangsung secara rutin dan berkesinambungan meliputi seluruh kehidupan orang dalam masyarakat.21
Layanan atau to service, pada sebuah administrasi tentu berbeda dengan layanan kemasyarakatan, seperti layanan kesehatan, kependudukan dan keagamaan.
Perbedaan ini pada tugas dan fungsi masing-masing bidang, meskipun pada dasarnya suatu layanan mempunyai prinsip-prinsip yang sama atau berdekatan.22
2. Pengertian Administrasi Pendidikan
Menurut asal kata (etimologi), ” administrasi” berasal dari bahasa latin yang terdiri dari kata ad dan ministrate. Kata ad sama dengan kata to dalam bahasa inggris, yang berarti “ke” atau “kepada”. Dan ministrate sama dengan kata to serve atau to conduct yang berarti melayani, membantu, atau mengarahkan. Jadi,
20Ratminto dan Atik Septi Winarsih, Manajemen Pelayanan Pengembangan Model Konseptual Penerapan Cittizen’s Charter dan Standar Pelayanan Minimal, (Cet. II; Yogyakarta:
Pustaka Pelajar, 2009), h. 167.
21Moenir, Manajemen Pelayanan Umum di Indonesia, (Edisi V; Jakarta: Bumi Aksara, 2001), h. 27.
22NS Sutanto, Manajemen Perpustakaan” Suatu Pendekatan Praktik” (Jakarta: CV Sagung Seto, 2006), h. 189-190.
administrasi adalah melayani secara intensif. Dari perkataan “administrate” ini terbentuk “administration” dalam bahasa inggris to administer berarti pula
“mengatur”, “memelihara” (to look after), dan mengarahkan (tata usaha).
Menurut Sondang P. Siagian “administrasi adalah keseluruhan proses pelaksanaan daripada keputusan yang telah diambil dan pelaksanaan itu pada umumnya dilakukan oleh dua orang manusia atau lebih untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
Dengan demikian, administrasi adalah aktivitas yang didalamnya terdapat tulis menulis, mengirim dan menyimpan keterangan. Administrasi juga sering dikaitkan dengan aktivitas administrasi perkantoran yang merupakan salah satu bidang dari aktivitas administrasi. Jadi secara umum kata “administrasi” berarti kegiatan/ usaha untuk membantu, melayani, mengarahkan dan mengatur semua kegiatan lembaga untuk mencapai tujuan.23
Menurut S. Nasution, administrasi pendidikan adalah suatu proses keseluruhan, semua kegiatan bersama dalam bidang pendidikan dengan memanfaatkan semua fasilitas yang tersedia baik personel, material, maupun spritual untuk mencapai tujuan pendidikan.
Sedangkan menurut Engkoswara yang dikutip dalam buku Administrasi pendidikan, administrasi pendidikan adalah ilmu yang mempelajari penataan sumber daya manusia meliputi kurikulum dan fasilitas untuk mencapai tujuan pendidikan secara optimal dan penciptaan suasana yang baik bagi manusia dalam mencapai tujuan pendidikan. Tujuan administrasi pendidikan adalah untuk mencapai tujuan pendidikan secara produktif, yaitu efektif dan efisien. Dalam pencapaian
23Mulyono, Manajemen Administrasi & Organisasi Pendidikan, h. 41- 42.
produktivitas itu diperlukan suatu proses, minimal meliputi perilaku manusia berorganisasi, yang dapat dinyatakan dalam bentuk perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan atau pembinaan atas kewajiban administratif.24
Secara sederhana pelayanan administrasi pendidikan adalah kegiatan mengatur, melayani, membantu berjalanya penyelenggaraan pendidikan di sekolah, agar tercapai tujuan pendidikan di sekolah itu.
3. Faktor-faktor Pelayanan Administrasi
Philip Kotler memberikan lima deteminan kualitas pelayanan sebagai berikut:
a. Kepercayaan atau kehandalan (Reliability): adalah kemampuan dalam melakukan pelayanan yang dijanjikan dengan tepat dan terpercaya.
b. Daya tanggap (Responsiveness): merupakan kemampuan untuk membantu dan memberikan layanan dengan penyampaian informasi yang jelas.
c. Jaminan (Assurance): adalah pengetahuan dan kesopanan staf administrasi serta kemampuan mereka untuk menimbulkan kepercayaan dan keyakinan atau
“assurance”
d. Empati (Empathy): yaitu memberikan perhatian kepada pelanggan secara personal serta berusaha memahami keluhan dan keinginan mereka.
e. Berwujud (Tangibles): yaitu penampilan fasilitas fisik, peralatan, personel dan media komunikasi.25
4. Bentuk- bentuk Pelayanan
Ada 3 (tiga) bentuk pelayanan umum menurut Moenir sebagai berikut:
24Yusak Burhanuddin, Administrasi Pendidikan untuk Fakultas Tarbiyah Komponen MKDK, h. 12.
25Supranto J, Pengukuran Tingkat Kepuasan Siswa dan alumni, (Jakarta: PT. Rineka Cipta, 2006), h. 231.
a. Layanan dengan lisan
Layanan dengan lisan dilakukan oleh para petugas dibidang Hubungan Masyarakat, bidang layanan informasi, dan bidang-bidang lain yang tugasnya memberikan penjelasan atau keterangan kepada siapapun yang memerlukan. Syarat- syarat yang harus dipenuhi oleh pemberi layanan, yaitu: (1) memahami masalah- masalah yang termasuk ke dalam bidang tugasnya. (2) mampu memberikan penjelasan apa yang diperlukan dengan lancar dan singkat tetapi cukup jelas sehingga memuaskan bagi mereka yang memperoleh kejelasan mengenai sesuatu. (3) bertingkah laku sopan dan ramah.
b. Layanan dengan tulisan
Layanan melalui tulisan merupakan bentuk layanan yang paling menonjol dalam melaksanakan tugas. Sistem layanan pada abad informasi ini menggunakan sistem layanan jarak jauh dalam bentuk tulisan. Pelayanan dalam bentuk tulisan ini terdiri dari dua yakni: a. Pelayanan berupa petunjuk, informasi ditujukan kepada orang-orang agar memudahkan mereka dalam berurusan dengan institusi atau lembaga, b. Pelayanan yang berupa reaksi tertulis atas permohonan, laporan, keluhan, pemberian/penyerahan, pemberitahuan dan lain sebagainya.
c. Layanan dengan perbuatan
Pelayanan berbentuk perbuatan hanya terletak pada perbuatan itu sendiri yang ditungu oleh yang berkepentingan. Tujuan utama yang berkepentingan ialah mendapatkan pelayanan dalam bentuk hasil perbuatan, bukan hanya sekedar penjelasan dan kesanggupan secara lisan. Disini faktor kecepatan dalam pelayanan menjadi dambaan setiap orang, disertai dengan kualitas yang memadai.26
26Moenir, Manajemen Pelayanan Umum di Indonesia, h. 190
5. Ruang Lingkup Pelayanan Administrasi Pendidikan
Bidang yang menjadi ruang lingkup pelayanan administrasi berlaku juga di dalam administrasi pendidikan. Ruang lingkup tersebut meliputi dua bidang kegiatan.
Pertama, manajemen administratif yakni kegiatan-kegiatan yang bertujuan agar semua orang dalam organisasi/kelompok kerja sama mengerjakan hal-hal yang tepat sesuai dengan tujuan yang hendak dicapai. Kedua, manajemen operatif yakni kegiatan-kegiatan yang bertujuan mengarahkan dan membina agar dalam mengerjakan pekerjaan menjadi beban tugas masing-masing, setiap orang melaksanakannya dengan tepat dan benar.
Menurut Daryanto, bidang-bidang yang tercakup dalam administrasi yaitu:
a. Bidang tata usaha sekolah, meliputi:
1) Organisasi dan struktur pegawai tata usaha 2) Anggaran belanja keuangan sekolah
3) Masalah kepegawaian dan personalia sekolah 4) Keuangan dan pembekuannya
5) Koresponden/surat menyurat
6) Masalah pengangkatana, pemindahan, penempatan, laporan, pengisian buku induk, raport, dan sebagainya.
b. Bidang personalia murid, yaitu:
1) Organisasi murid
2) Masalah kesehatan murid
3) Masalah kesejahteraan murid evaluasi kemajuan murid 4) Bimbingan dan penyuluhan murid
c. Bidang personali guru, meliputi:
1) Pengangkatan dan penempatan pegawai tata usaha 2) Organisasi personel guru
3) Masalah kepegawaian
4) Masalah kindite dan evaluasi kemajuan guru 5) Refreshing dan up-grading guru
d. Bidang pengawasan (supervisi), yaitu:
1) Upaya meningkatkan semangat guru dan pegawai tata usaha
2) Mengupayakana dan mengembangkan kerjasama yang baik antara guru, murid, dan pegawai tata usaha
3) Mengupayakan membuat pedoman cara-cara menilai hasil-hasil pendidikan dan pengajaran
4) Upaya untuk meningkatkan mutu dan pengalamaan guru e. Bidang pelaksanaan dan pembinaan kurikulum, meliputi:
1) Pedomana dan menerapkan apa yang tercantum dalam kurikulum sekolah yang bersangkutan, dalam usaha mencapai dasar-dasar tujuan pendidikan dan pengajaran.
2) Melaksanakan organisasi kurikulum beserta metode-metodenya, disesuaikan dengan pembaruan pendidikan dan lingkungan masyarakat.27
27Daryanto, Administrasi Pendidikan, (Jakarta: Rineka Cipta, 2012), hal. 50
27 BAB III
METODOLOGI PENELITIAN
A. Jenis dan Pendekatan Penelitian
Jenis penelitian ini adalah penelitian eksplanatori yaitu penelitian yang bertujuan untuk menganalisis hubungan antara satu variabel dengan variabel lainnya.
Dimana penelitian ini dilakukan untuk menganalisis hubungan antara manajemen perkantoran dengaan pelayanan administrasi pendidikan di MTs Negeri Gowa.1 Penelitian ini menggunakan metode penelitian kualitatif yaitu memahami dan melihat secara langsung kejadian yang diteliti dengan cara mendeskripsikan dalam bentuk kata-kata dan bahasa kepada suatu konteks khusus yang alamiah dan memanfaatkan berbagai metode ilmiah.2
B. Pendekatan Penelitian
Penelitian ini menggunakan pendekatan manajemen yakni pendekatan dengan melihat perkembangan yang ada pada suatu tempat tersebut.3 Pendekatan manajemen yaitu melihat manajemen sebagai suatu proses penyelesaian tugas atau pencapian tujuan. Evektivitas dari proses tersebut diukur apakah kegiatan organisasi direncanakan, diorganisir, dikordinasikan, dan dikontrol secara efisien.4 pembahasan
1Husein Umar, Metode Penelitian Untuk Skripsi dan Tesis Bisnis, (Jakarta: PT Raja Grafindo Persada: 2008), h. 166.
2Audifax, Re-search: Sebuah Pengantar untuk “Mencari Ulang” Metode Penelitian dalam Psikologi (Cet: I Yogyakarta: Jalasutra, 2008), h. 72.
3Astutui, “Peran Manajemen Dalam Meningkatkan Mutu Pelayanan Siswa Madrasah Aliyah Muhammadiyah Palampang Bulukumba”, Skripsi, (Makassar: Fak. Dakwah dan Komunikasi UIN Alauddin, 2017), h. 32.
4Umar corage, Patologi Administrasi Negara (Cet. II, Makassar CV. Sah Media: 2017), h.
128
dalam skripsi ini adalah implementasi manajemen perkantoran dalam meningkatkan pelayanan administrasi pendidikan di MTs Negeri Gowa.
C. Lokasi dan Waktu Penelitian 1. Lokasi Penelitian
Penelitian ini akan dilaksanakan di MTs Negeri Gowa, Jl. Poros Malino No.
07 Balang-Balang, Bontomanai, Bontomarannu, Kabupaten Gowa, Sulawesi Selatan.
2. Waktu Penelitian
Penelitian ini direncanakan akan dilaksanakan dalam jangka waktu 1 (satu) bulan.
D. Sumber Data
1. Sumber Primer
Sumber data primer adalah sumber data yang langsung memberikan data kepada pengumpul data.5 Metode yang digunakan dalam memperoleh data primer melalui wawancara. Adapun data yang diperoleh, antara lain kepala Sekolah, kepala TU, pegawai TU.
2. Sumber Sekunder
Data penelitian yang diperoleh secara tidak langsung melalui perantara (diperoleh dari orang lain), tetapi dapat dimanfaatkan dalam satu penelitian.6 Sumber data sekunder yang diperoleh peneliti adalah data yang bersumber dari guru, siswa,
5Lexy J. Moleong, Metodologi Penelitian Kualitatif, h. 157
6Rosaly Ruslan, Metode Penelitian Public Relation dan Komunikasi, (Cet. V; Jakarta: Raja Grafindo Persada, 2010), h. 138
serta kepustakaan yang terdiri dari buku-buku, dokumen, jurnal, literatur dan artikel yang berkaitan dengan penelitian ini.
E. Metode Pengumpulan Data
Teknik pengumpulan data dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Observasi
Observasi sebagai teknik pengumpulan data mempunyai ciri yang spesifik bila dibandingkan dengan teknik yang lain, yaitu wawancara dan kuesioner. Kalau wawancara dan kuesioner selalu berkomunikasi dengan orang, maka observasi tidak terbatas pada orang, tetapi juga objek-objek alam yang lain. 7
Observasi yang dimaksud dalam penelitian ini adalah untuk mengamati dan melihat implementasi manajemen perkantoran dalam meningkatkan pelayanan administrasi pendidikan di MTs Negeri Gowa.
2. Wawancara
Wawancara merupakan salah satu teknik yang dapat digunakan untuk mengumpulkan dan penelitian. wawancara adalah metode pengumpulan data dalam penelitian untuk mendapatkan informasi dengan cara tanya jawab antara pewawancara dan sumber informasi atau orang yang diwawancarai dengan komunikasi langsung. Dapat pula dikatakan bahwa wawancara merupakan percakapan tatap muka (face to face) antara pewawancara dengan sumber informasi, di mana pewawancara bertanya langsung tentang sesuatu objek yang diteliti dan telah dirancang sebelumnya8.
7Sugiyono, Metode Penelitian Kualitatif dan R&D, (Cet. 20; Bandung: Alfabeta, 2014), h.
145.
8Muri Yusuf, Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif & Penelitian Gabungan, (Cet. 4;
Jakarta: Kencana, 2017), h. 372.
Wawancara dilakukan dengan kepala sekolah, kepala TU dan pegawai TU di MTs Negeri Gowa untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan.
3. Dokumentasi
Teknik dokumentasi dilakukan untuk menunjang keperluan kelengkapan data, agar data yang didapatkan lebih valid.
Metode dokumentasi merupakan cara mengumpulkan data mellui peninggalan tertulis atau benda-benda tertulis seperti arsip-arsip, termasuk juga buku-buku, majalah, dokumen, peraturan-peraturan, notulen rapat, catatan harian, dan sebagainya. Dalam penelitian kualitatif teknik ini merupakan alat pengumpul data yang utama karena pembuktian hipotesisnya yang diajukan secara logis dan rasional melalui pendapat, teori atau hukum-hukum yang diterima, baik mendukung maupun yang menolong hipotesis tersebut.9
F. Instrumen Penelitian
Instrumen penelitian yang dimaksud adalah peneliti dan alat bantu yang digunakan peneliti dalam melakukan penelitian untuk mengumpulkan data yang disesuaikan dengan metode yang digunakan. Adapun alat bantu yang akan digunakan antara lain:
1. Pedoman wawancara
Sebelum melakukan wawancara terlebih dahulu disusun secara sistematis materi yang akan ditanyakan. langkah-langkah yang ditempuh sebagai berikut:
a. Melakukan studi literatur untuk memahami dan menjernihkan masalah secara tuntas.
9S. Margono, Metodologi Penelitian Pendidikan (Jakarta: PT Rineka Cipta, 2010), h. 181.
1) Menentukan “domain” yang mewakili masalah yang sebenarnya.
2) Mengidentifikasi sampel secara terperinci, termasuk alamat sumber informasi serta identitas lainnya.
3) Menentukan tipe wawancara yang akan digunakan.
b. Menentukan bentuk pertanyaan wawancara
1) Apakah menggunakan bentuk langsung dan tidak langsung 2) Apakah khusus atau tidak khusus
3) Untuk pertanyaan terstruktur dan semi terstruktur lebih baik menggunakan banyak khusus; untuk lain dapat juga digunakan yang tidak khusus.
4) Apakah yang dipertanyakan fakta atau pendapat.
5) Pilih yang tepat sesuai data yang diinginkan 6) Apakah berupa pertanyaan atau pernyataan c. Menentukan isi pertanyaan wawancara
1) Nyatakan pertanyaan dalam uraian yang jelas 2) Mulai dari pertanyaan fakta dan sederhana
3) Pertanyaan yang kompleks, tunda sampai kegiatan berakhir
4) Setelah urutan ditentukan gunakan bahan yang tidak meragukan dalam bentuk yang khusus sehingga dapat dipahami sumber informasi
5) Pewawancara jangan mencoba berkomunikasi, sebagai responden karena akan mengurangi hormat dari sumber informasi
6) Hindari pertanyaan yang membimbing, yang menyarangkan sumber informasi memberikan jawaban sesuai dengan yang diharapkan pewawancara.
2. Panduan observasi
Panduan observasi yaitu pedoman yang akan peneliti gunakan untuk menganalisis dan mengadakan pencatatan secara sistematis mengenai tingkah laku dengan melihat atau mengamati individual atau kelompok secara langsung sebagai instrumen pengamatan dan informasi yang berbentuk catatan-catatan, arsip-arsip, dokumen-dokumen yang berhubungan dengan implementasi manajemen perkantoran dalam meningkatkan pelayanan administrasi pendidikan di MTs Negeri Gowa.
G. Teknik Pengelolaan dan Analisis Data
Analisis data adalah proses mencari dan menyusun secara sistematis data yang di peroleh dari hasil wawancara, catatan lapangan, dan bahan-bahan lain, sehingga dapat mudah dipahami, dan temuannya dapat diinformasikan kepada orang lain.10 Data yang telah terkumpul mempunyai arti setelah diolah dan dianalisa dengan menggunakan beberapa tekni deskriptif kualitatif dalam bentuk naratif yang menyimpulkan bagaimana implementasi manajemen perkantoran dalam meningkatkan pelayanan administrasi pendidikan di MTs Negeri Gowa, yaitu hasil data observasi, wawancara, dan dokumentasi tersebut dianalisa data kualitatif deskriptif sebagai berikut.
1. Reduksi Data (Data Reduction)
Data yang diperoleh dari lapangan jumlahnya cukup banyak, untuk itu maka perlu dicatat secara teliti dan rinci. Oleh karena itu perlu dilakukan analisis data melalui reduksi data. Mereduksi data berarti menajamkan, merangkum, membuang yang tidak perlu dan menfokuskan pada hal yang dibutuhkan atau penting. Sehingga
10Sugiyono, Metode Penelitian Pendidikan (Cet. XXXVI; Bandung: Alfabeta, 2017), h. 334.
data yang telah direduksi akan menghasikan gambaran yang jelas, juga mempermudah peneliti untuk melakukan pengumpulan data selanjutnya, dan mencarinya bila diperlukan. Dalam melakukan reduksi data dapat menggunakan peralatan elektronik seperti komputer mini, dengan memberikan kode pada aspek- aspek tertentu.11
2. Penyajian Data (Data Display)
Setelah mereduksi data, maka langkah selanjutnya yaitu mendisplay data.
Dalam penelitian kualitatif, penyajian data dilakukan dalam bentuk uraian singkat, grafik, bagan, hubungan antar kategori, flowchart dan sejenisnya. Yang paling penting sering digunakan untuk menyajikan data dalam penelitian kualitatif adalah teks yang bersifat naratif.12
3. Penarikan Kesimpulan
Data yang sudah disajikan dianalisis secara kritis berdasarkan fakta-fakta yang diperoleh di lapangan. Penarikan kesimpulan dikemukakan dalam bentuk naratif sebagai jawaban dari rumusan masalah yang dirumuskan sejak awal.
H. Uji Keabsahan Data
Pemeriksaan terhadap keabsahan data pada dasarnya, selain digunakan untuk menyanggah baik yang dituduhkan kepada penelitian kualitatif yang mengatakan tidak ilmiah, juga merupakan sebagai unsur yang tidak terpisahkan dari tubuh pengetahuan peneliti kualitatif.13
11Sugiyono, Metode Penelitian Pendidikan, h. 338.
12Sugiyono, Metode Penelitian Pendidikan, h. 341
13Lexy J Moleong, Metodologi Penenlitian Kualitatif, h. 320.
Keabsahan data dilakukan untuk membuktikan apakah penelitian yang dilakukan benar-benar merupakan penelitian ilmiah sekaligus untuk menguji data yang diperoleh. Uji keabsahan data dalam penelitian kualitatif meliputi uji credibility, transferability, dependability, dan confirmability.14
Agar data dalam penelitian kualitatif dapat dipertanggungjawabkan sebagai penelitian ilmiah perlu dilakukan uji keabsahan data. Adapaun uji keabsahan data yang digunakan yaitu uji credibility sebagai berikut:
Uji credibility (kredibilitas) atau uji kepercayaan terhadap data hasil penelitian yang disajikan oleh peneliti agar hasil penelitian yang dilakukan tidak meragukan sebagai sebuah karya ilmiah.
1. Perpanjangan pengamatan
Perpanjangan pengamatan dilakukan untuk menguji kredibilitas data penelitian yang difokuskan pada pengujian data yang telah diperoleh. Data yang diperoleh dicek kembali kelapangan benar atau tidaknya, ada perubahan atau masih tetap. Setelah dilakukan pengecekan kelapangan data yang diperoleh dapat dipertanggungjawabkan/ benar, berarti kredibel, maka perpanjangan pengamatan dapat diakhiri.
2. Meningkatkan kecermatan dalam penelitian
Meningkatkan kecermatan merupakan salah satu cara mengecek pekerjaan apakah data yang telah dikumpulkan, dibuat dan disajikan sudah benar atau belum.
Membacara referensi seperti jurnal, buku, penelitian terdahulu dilakukan sebagai salah satu cara meningkatkan ketekunan peneliti. Setelah itu membandingkan hasil
14Sugiyono, Metode Penelitian Kuantitatif Kualitatif dan R & D (Bandung: Alfabeta, 2007), h. 270.
