Pengembangan Sistem dan Teknik Dokumentasi:
FLOWCHART
Deskripsi Materi:
•Konsep dasar flowchart
•Tipe Flowchart
•Simbol flowchart
•Membuat flowchart
Pendahuluan
-Pada bab ini akan dijelaskan 2 tipe alat dokumentasi yang sering digunakan, yaitu:
Data flow diagrams
Flowcharts
-Flowchart dibagi menjadi 3, yaitu:
– Flowchart Dokumen (Document flowcharts) menggambarkan aliran dokumen dan informasi antaradepartemen-departemen dan unit- unit.
– Flowchart System (System flowcharts)menggambarkan hubungan antara input, pemprosesan, dan output dalam sebuah sistem informasi
– Flowchart Program (Program flowchartsmenggambarkan urutan pengoperasian secara logis yang dilakukan komputer saat menjalankan sebuah program
FLOWCHARTS
-Merupakan teknik analisa yang digunakan untuk menggambarkan aspek-aspek dari suatu sistem informasi secara jelas, ringkas, dan logis.
-Menggunakan serangkaian simbol standar untuk mendeskripsikan melalui gambar prosedur pemprosesan transaksi yang digunakan perusahaan, dan arus data yang melalui sistem.
-Setiap simbol dalam f lowchart menggambarkan input, output, pemprosesan, serta media
Simbol Flowchart
Simbol Input/Output
• Mewakili alat atau media yang merupakan input atau output dari suatu proses
Simbol Proses • Mewakili tipe alat yang digunakan untuk memproses data (manual/komputerisasi)
Simbol Penyimpanan
• Mewakili tipe alat yang digunakan untuk menyimpan data ketika sedang tidak dipergunakan oleh sistem
Simbol Aliran adan simbol lainnya
•Mewakili aliran data atau barang
•Mulai atau selesai dari f lowchart
•Keputusan
•Penjelasan
Simbol Flowchart
FLOWCHART DOKUMEN
Mengilustrasikan arus dokumen dan informasi diantara area tanggung jawab dalam suatu perusahaan.
Menunjukkan:
tempat asal setiap dokumen
distribusinya
tujuan penggunaannya
tujuan akhirnya
segala sesuatu yang terjadi selama dokumen tersebut mengalir melewati suatu sistem.
FLOWCHART DOKUMEN
Dokumen flowchart melacak dokumen dari awal dibuatnya hingga dokumen tersebut tidak dipergunakan lagi
Dapat digunakan sebagai alat pengendalian internal:
Aliran komunikasi yang tidak sesuai
Aliran dokumen yang tidak perlu
Prosedur-prosedur yang dapat menyebabkan
Membuat Flowchart
•Pahami sistemnya, yaitu dengan cara:
-wawancara para pemakai, pembuat sistem, auditor, dan pihak manajemen
-Kuisioner
-Baca seluruh deskripsi naratif sistem -Praktekkan seluruh transaksi sistem
•Identifikasi departement yang akan menggunakan sistem, arus dokumen dan informasi, serta proses yang dilaksankan atas dokumen-dokumen tersebut.
•Ketika membaca naratif coba beri tanda dengan simbol-simbol flowchart
Membuat Flowchart
Gunakan kolom yang terpisah untuk aktivitas- aktivitas dari setiap entity.
misal jika terdapat 3 departemen atau fungsi yang berbeda yang melaksanakan suatu kegiatan dalam suatu sistem maka gunakan 3 kolom yang berbeda dalam flowchart yang Anda buat
What are the entities in
Membuat Flowchart
-Buat flowchart untuk arus normal operasi perusahaan, untuk memastikan bahwa seluruh prosedur dan proses berada dalam urutan yang sesuai. Jika ada pengecualian, identifikasikan dengan menggunakan simbol anotasi.
-Desain flowchart sedemikian rupa agar dimulai dari atas ke bawah, dan dari kiri ke kanan
-Gunakan simbol flowchart yang standart, dan gambarlah dengan pola atau komputer
-Beri nama seluruh simbol dengan jelas. Tulis deskripsi input, proses, output di dalam setiap simbol. Apabila deskripsi terlalu panjang, gunakan simbol anotasi
•Tunjukkan dari mana asal setiap dokumen, dan perlihatkan pula tujuan akhirnya
Ketika membaca narasi, tentukan:
One approach you can use is to read through the narrative and for each step define:
Apa inputnya
Apa proses yang terjadi
Apa outputnya
Membuat Flowchart
Identifikasi asal input
Input
Proses
Output yang Disimpan/
diarsip
Input utk Proses berikutnya
Proses
Output
•Setiap proses manual harus memiliki setidaknya satu input dan output
Data yang dimasukkan atau diambil dari file komputer harus melalui proses
• Jangan menunjukkan simbol proses untuk:
-Meneruskan suatu dokumen ke departemen yang lain -Filling suatu dokumen
Membuat Flowchart
Meneruskan Dokumen
Menyimpan dokumen
Jangan menghubungkan 2 dokumen secara langsung, kecuali jika
memindahkannya dari satu kolom ke kolom lainnya.
Ketika sebuah dokumen dipindahkan ke kolom lainmemperlihatkan dokumen tersebut di ke-2 kolom
Beri nomor di pojok kanan atas dokumen jika menggunakan multiple document
Membuat Flowchart
Tampilkan dokumen yang
diteruskan di kedua kolom
Gunakan on-page connector dan nama untuk menghindari kelebihan garis arus
Gunakan off-page connector jika alirannya beroindah ke halaman lain
Membuat Flowchart
Membuat Flowchart
•Jika flowchart menggunakan lebih dari satu halaman, maka penomoran halamannya adalah 1 dari 5, 2 dari 5, dst.
•Perlihatkan terlebih dahulu dokumen atau laporan didalam kolom tempat mereka dibuat. Kemudian dapat diperlihatkan perpindahannya ke kolom lainnya untuk pemprosesan lebih lanjut
•Gambar sketsa kasar sebagai langkah awal
•Buktikan keakuratan dari flowchart dengan menanyakannya pada users
•Beri nama, tanggal, dan nama yang membuat flowchart
Let’s change
topics.
FLOWCHART SISTEM
Sistem flowchart menunjukkan hubungan antara input, proses, dan output dari suatu SIA
Sistem flowchart diawali dengan mengidentifikasi input yang memasuki suatu sistem. Dapat berupa
• Input dapat berupa:
FLOWCHART SISTEM
Sistem flowchart menunjukkan hubungan antara input, proses, dan output dari suatu SIA
Sistem flowchart diawali dengan mengidentifikasi input yang memasuki suatu sistem.
Setiap input akan diikuti oleh proses, yaitu langkah- langkah yang dilaksanakan atas data
• Jika prosesnya terkomputerisasi, maka logika dari program komputer akan ditunjukkan dalam flowchart program
FLOWCHART SISTEM
Sistem flowchart menunjukkan hubungan antara input, proses, dan output dari suatu SIA
Sistem flowchart diawali dengan mengidentifikasi input yang memasuki suatu sistem.
Setiap input akan diikuti oleh proses, yaitu langkah- langkah yang dilaksanakan atas data
Proses itu sendiri diikuti oleh output, yaitu berupa informasi • Output dapat :
– Disimpan & digunakan lain waktu
– Ditampilkan di layar/screen – Dicetak/print
– Input untuk proses berikutnya
FLOWCHART SISTEM
System Flowchart Shown in Figure 3-11 in your textbook
Can you spot the input— process—
output pattern?
Let’s change
topics.
FLOWCHART PROGRAM
•Program flowchart mengilustrasikan urutan proses logis yang dilaksanakan oleh komputer dalam menjalankan suatu program.
•Dalam program flowchart juga terdapat pola input – proses - output
Flowchart Program
• Note that the program flowchart details the logic of processes performed by the computer.
• This flowchart becomes the programmer’s blueprint for writing the actual computer program.
FLOWCHARTS VS. DFDs
Now that we’ve examined both flowcharts and DFDs, it may be useful to discuss the differences again.
DFDs place a heavy emphasis on the logical aspects of a system.
Flowcharts place more emphasis on the physical characteristics of the system.
An example may be useful.
FLOWCHARTS VS. DFDs
Kantor registrasi dari suatu universitas menerima formulir pendaftran dari mahasiswa. Formulir kemudian diurutkan dan disimpan berdasarkan abjad dan kemudian file catatan mahasiswa di-update untuk menunjukkan kelas yang baru. Mereka juga menyiapkn daftar kelas dari data yang sama. Formulir pendaftaran yang sudah diurutkan di teruskan ke kantor
bendaharawan untuk tujuan penagihan pembayaran.
Kemudian daftar kelas dikirimkan ke fakultas.
Students
1.0 Update Student Records
2.0 Prepare Class Lists
Student Records
Faculty
Bursar Enrollment
Forms
Enrollment Forms
Enrollment Forms
Class Lists
Here’s a DFD that goes with the story.
Students
1.0 Update Student Records
2.0 Prepare
Student Records
Bursar Enrollment
Forms
Enrollment Forms
Enrollment
Student s
Registrar’s Office
Enrollment
Forms Sort
Forms
Sorted Enrollment
Forms Update
Student Records A
Prepare Class Lists Sorted
Enrollment Forms Here’s a
FLOWCHARTS VS. DFDs
Misal para mahasiswa mendaftar secara online. Maka kantor registrasi/pendaftaran akan mengirimkan tape file dari data pendaftran tersebut ke bandaharawan kmpus dan mengirimkan daftar kelas ke fakultas.
Students
1.0 Update Student Records
2.0 Prepare Class Lists
Student Records
Faculty
Bursar Enrollment
Data
Enrollment Data
Enrollment Data
Class Lists
Original Students DFD
1.0 Update Student Records
2.0 Prepare Class Lists
Student Records
Faculty
Bursar Enrollment
Forms
Enrollment Forms
Enrollment Forms
Class Lists
Here’s the revised DFD.
How has it changed?
Here’s the revised flowchart. How has it changed?
Registrar’s Office
Studen ts
Class Lists Bursar
Enrollment Data
Update Student Records
Student Records Enrollment
Data
Prepare Class Lists Stude
nts
Registrar’s Office Enrollment
Forms Sort
Forms
Sorted Enrollment
Forms Update Student Records A
Prepare Class Lists Sorted Enrollment
Forms
Class Lists
Sorted Enrollment
Forms
Bursar Facult
FLOWCHARTS VS. DFDs
Moral of the story: Changes in the physical characteristics of the process do affect the flowchart but have little or no impact on the DFD.
The DFD focuses more on the logic.
When deciding which tool to employ, consider the information needs of those who will view it.
