BAB III DESAIN DAN PERANCANGAN

(1)

BAB III

DESAIN DAN PERANCANGAN 3.1 Analisis Kebutuhan

Dalam perancangan sistem aplikasi ini, informasi yang sangat diperlukan adalah analisis kebutuhan sistem.

3.1.1 Kebutuhan Hardware

Hardware minimum untuk pembuatan sistem Pengarsipan Surat adalah dengan spesifikasi sebagai berikut :

1. Komputer dengan processor Intel Pentium 4 1800 MHz (1,6 GHz) 2. Memori RAM 256 MB atau lebih.

3. Kapasitas Hardisk minimal 10 GB.

3.1.2 Kebutuhan Software

Aplikasi Pengarsipan Surat di Dinas PU BMCK Kabupaten Madiun ini dibuat dengan menggunakan software sebagai berikut :

1. Adobe Dreamweaver berfungsi untuk membuat dan mendesain situs web Pengarsipan Surat.

2. MySQL disini berfungsi untuk menyimpan database dalam Sistem Pengarsipan Surat.

3.2 Deskripsi Umum Sistem

Aplikasi Pengarsipan Surat dirancang untuk membantu mengatasi permasalahan yang dihadapi oleh petugas tata usaha khususnya di Dinas PU BMCK Kabupaten Madiun saat melakukan pengolahan data surat diantaranya yaitu mempercepat dalam melakukan pencatatan data surat yang masuk dan surat yang keluar, mempermudah dalam pencarian data surat dan laporan surat.

(2)

Fungsi umum aplikasi ini yaitu melakukan Pengarsipan surat yang terdiri dari data surat masuk dan data surat keluar. Dalam Aplikasi Pengarsipan Surat ini dilengkapi dengan fasilitas Input data, Edit, Pencarian data, dan Cetak. Aplikasi ini terdapat menu Login. Menu Login digunakan untuk membedakan antara Admin (Petugas Tata Usaha) , Bidang-bidang dan Pimpinan.

3.3 Perancangan Sistem

Perancangan sistem merupakan tahapan untuk menggambarkan model baru atau dikembangkan yang akanpenulis buat.Untuk perancangan sistem kali ini dengan penggambaran pemodelan sistem yaitu menggunakan metode terstruktur berupa Diagram Konteks (Context Diagram), DFD(Data Flow Diagram), ERD (Entity Realationship Diagram), dan Normalisasi.

3.3.1 ERD

ERD dari perancangan sistem informasi Dinas Pekerjaan Umum Bina Marga dan Cipta Karya Kabupaten Madiun sebagai berikut :

Gambar 3.1 Entity Relationship Diagram

(3)

Pada Entity Relationship Diagram diatas bahwa petugas_tu memiliki hak untuk mengisi data, mengubah dan mengakses data surat_masuk dan surat_keluar.

Pada tabel Surat_masuk memanggil tabel sub_bidang untuk proses berikutnya.

3.3.2 Diagram Konteks

Berikut ini adalah Diagram Konteks dari Perancangan Sistem Pengarsipan Surat Dinas PU Bina Marga dan Cipta Karya Kabupaten Madiun :

laporan data surat pencarian data surat

laporan konfirmasi surat konfirmasi surat info data surat

data surat

0

APLIKASI PENGARSIPAN

SURAT

+

ADMIN BIDANG

PIMPINAN

Gambar 3.2 DFD Level 0

Diagram Konteks Sistem Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar melibatkan Admin atau petugas Tata Usaha, Bidang-bidang, dan Pimpinan.

Admin menginputkan data surat, setelah itu mendapatkan informasi data surat.

Pimpinan melakukan proses pencarian dan mendapat laporan data surat, bidang menerima surat dari admin dan bidang dapat mengkonfirmasi surat yang masuk ke bidang bahwa status surat sudah diterima.

(4)

3.3.3 Data Flow Diagram (DFD Level 1)

Berikut ini adalah Diagram Konteks dari Perancangan Sistem Pengarsipan Surat Dinas PU Bina Marga dan Cipta Karya Kabupaten Madiun :

info data konfirmasi data konfirmasi

info data surat data surat keluar

info data surat data surat

laporan data surat keluar

data surat keluar

laporan data surat masuk data surat masuk

info data surat keluar data surat keluar

info data surat masuk data surat masuk info data surat

data surat

info data surat masuk data surat masuk

konfirmasi data login data login

validasi data login data login

info data surat data surat laporan konfirmasi surat

konfirmasi surat

laporan data surat pencarian data surat ADMIN BIDANG

PIMPINAN

1

LOGIN

2

surat_masuk

4

CETAK 5

KONFIRMASI

6

PENCARIAN DATA SURAT

login

surat_masuk

surat_keluar 3

surat_keluar

Gambar 3.3 Diagram DFD Level 1

(5)

Penjelasan :

1. Pada proses Login, admin mengisi data login lalu menerima validasi login dari sistem. Setelah itu sistem mengirimkan data login ke database dan database mengirimkan konfirmasi data login ke sistem untuk diberikan kepada admin.

2. Proses Input Surat Masuk, admin mengisi data surat masuk lalu menerima info surat dari sistem. Setelah itu sistem mengirimkan data surat ke database surat masuk dan database mengirimkan informasi data surat ke sistem untuk diberikan kepada admin.

3. Proses Input Surat Keluar, admin mengisi data Surat Keluar lalu menerima info surat dari sistem. Setelah itu sistem mengirimkan data surat ke database surat Keluar dan database mengirimkan informasi data surat ke sistem untuk diberikan kepada admin.

4. Pada proses cetak laporan surat masuk, admin mengambil filter bulan untuk mencetak data surat. lalu admin menerima laporan data surat yang di kirim oleh sistem. Setelah itu sistem mengirimkan data ke database surat masuk dan database mengirimkan informasi data surat ke sistem untuk diberikan kepada admin.

5. Pada proses cetak laporan surat keluar, admin mengambil filter bulan untuk mencetak data surat. lalu admin menerima laporan data surat yang di kirim oleh sistem. Setelah itu sistem mengirimkan data ke database surat keluar dan database mengirimkan informasi data surat ke sistem untuk diberikan kepada admin.

6. Pada proses konfirmasi, Bidang mengambil data konfirmasi, lalu sistem mengirimkan informasi data konfirmasi. Setelah itu sistem mengirimkan data konfirmasi ke database surat masuk dan database mengirimkan informasi data surat ke sistem untuk diberikan kepada bidang. Selanjutnya bidang menerima info data konfirmasi.

7. Pimpinan mengambil data surat melalui proses pencarian surat, lalu sistem mengirimkan data surat. Setelah itu sistem mengirimkan data surat ke

(6)

database surat masuk dan surat keluar dan database mengirimkan informasi data surat ke sistem untuk diberikan kepada Pimpinan.

3.3.4 CDM

Conceptual Data Model (CDM) merupakan gambaran dari struktur database yang akan digunakan dalam pembuatan sistem.

Gambar 3.4 Diagram CDM Penjelasan :

1. Tabel petugas_tu berelasi one to many dengan tabel surat_masuk.

2. Tabel petugas_tu berelasi one to many dengan tabel surat_keluar.

3. Tabel bidang berelasi one to many dengan tabel surat_masuk.

memiliki

memanggil

mempunyai petugas_tu

# o o o o o

id_petugas nama_petugas alamat telp user_petugas password_petugas

Variable characters (10) Variable characters (100) Variable characters (100) Variable characters (15) Variable characters (20) Integer

surat_masuk

# o o o o o o o o o

no_agenda pengirim_surat tgl_surat no_surat perihal tgl_diterima ditujukan_kepada isi status_surat file ...

Variable characters (10) Variable characters (100) Date

Variable characters (50) Variable characters (100) Variable characters (20) Variable characters (50)

surat_keluar

# o o o o o

id_surat no_surat_keluar tgl_surat_keluar alamat_surat_keluar perihal_surat_keluar file_surat_keluar ...

Variable characters (100) Variable characters (100) Variable characters (50)

bidang

# o o o

id_bidang nama_bidang user_bidang password_bidang

Variable characters (10) Variable characters (100) Variable characters (20) Integer

(7)

3.3.5 PDM

Berikut ini adalah Physical Data Model (PDM) dari sistem Pengarsipan Dinas PU Bina Marga dan Cipta Karya Kabupaten Madiun :

Gambar 3.5 Diagram PDM Penjelasan :

1. Tabel petugas_tu dengan primary key id_petugas berelasi dengan tabel surat_masuk dengan primary key no_agenda sehingga id_petugas menjadi foregn key di tabel surat_ masuk.

2. Tabel petugas_tu dengan primary key id_petugas berelasi dengan tabel surat_keluar dengan primary key id_surat sehingga id_petugas menjadi foregn key di tabel surat_keluar.

3. Tabel bidang dengan primary key id_bidang berelasi dengan tabel surat_masuk dengan primary key no_agenda sehingga id_bidang menjadi foregn key di tabel surat_masuk.

FK_SURAT _MA_MEMILIKI_PET UGAS_ FK_SURAT _MA_MEMANGGIL_BIDANG

FK_SURAT_KE_MEMPUNYAI_PET UGAS_

petugas_tu id_petugas

nama_petugas alamat tel p user_petugas password_petugas

varchar(10) varchar(100) varchar(100) varchar(15) varchar(20) integer

<pk>

surat_masuk no_agenda

i d_bi dang i d_petugas pengiri m_surat tgl _surat no_surat perihal tgl _diterima ditujukan_kepada i si

status_surat file

varchar(10) varchar(10) varchar(10) varchar(100) date varchar(100) varchar(100) date varchar(50) varchar(100) varchar(20) varchar(50)

<pk>

<fk2>

<fk1>

surat_keluar id_surat

id_petugas no_surat_keluar tgl_surat_keluar al amat_surat_keluar perihal_surat_keluar fil e_surat_kel uar

varchar(10) varchar(10) varchar(100) date varchar(100) varchar(100) varchar(50)

<pk>

<fk>

bi dang id_bidang

nama_bi dang user_bidang password_bidang

varchar(10) varchar(100) varchar(20) integer

<pk>

(8)

3.4 Perancangan Desain Database

Perancangan Desain Database merupakan tampilan tabel pada database yang akan digunakan untuk menyimpan dan menampilakan data.

3.4.1 Tabel Surat Masuk

Tabel ini berfungsi untuk memasukkan data surat masuk yang akan ditampilkan pada halaman surat masuk.

3.4.1 Tabel Surat Masuk

Field Type Width Keterangan

no_agenda int 10 Nomor surat masuk yang ada di instansi yang menerima surat pengirim_surat varchar 100 Nama pengirim surat

tgl_surat date Tanggal yang ada di surat

no_surat varchar 100 Nomor surat yang tercantum di surat

perihal varchar 100 Maksut pengiriman surat tgl_diterima date Tanggal surat diterima ditujukan_kepada varchar 100 Yang menindak lanjuti surat

isi varchar 50 Maksut isi surat

status_surat varchar 10 Status konfirmasi surat pada bidang

file varchar 20 File scan/gambar surat

(9)

3.4.2 Tabel Surat Keluar

Tabel ini berfungsi untuk memasukkan data suratkeluar yang akan ditampilkan pada halaman surat keluar.

3.4.2 Tabel Surat Keluar

Id_surat varchar 10 Id surat yang ada di instansi yang mengirim surat

No_surat varchar 100 Nomor surat yang tercantum di surat

tgl_surat date Tanggal yang ada di surat

alamat_tujuan varchar 100 Alamat yang akan di kirim surat perihal varchar 100 Maksut pengiriman surat

file varchar 20 File scan/gambar surat

3.4.3 Tabel Bidang

Tabel ini berfungsi untuk memasukkan data bidang yang akan ditampilkan pada halaman bidang.

3.4.3 Tabel Bidang

id_bidang varchar 20 Id masing_masing bidang yang ada di Dinas PU

nama_bidang varchar 50 Nama-nama bidang yang ada di instansi

(10)

3.4.4 Tabel Tetugas TU

Tabel ini berfungsi untuk memasukkan data petugas yang akan ditampilkan pada halaman petugas_tu.

3.4.4 Tabel Petugas TU

id_petugas varchar 10 Id masing-masing petugas tu nama_petugas varchar 100 Nama-nama petugas yang

melakukan proses pengarsipan data surat

alamat varchar 100 Alamat petugas tu

telp varchar 20 Nomor telepon petugas tu

3.5 Perancangan Antarmuka

Perancangan antarmuka merupakan gambaran rancangan sistem berupa gambar-gambar menu login admin, menu login bidang, menu login pimpinan, halaman menu admin, halaman menu bidang, halaman menu pimpinan dan proses berjalannya sistem.

3.5.1 Halaman Login

Halaman login berfungsi sebagai deteksi pengguna sistem dan pengamanan terhadap data arsip surat. Pengguna menginputkan username dan password untuk selanjutnya dicocokkan dengan database.

(11)

SISTEM PENGARSIPAN SURAT

LOGO

LOGIN SISTEM

Username Password

LOGIN FOOTER

Gambar 3.6 Halaman Login 3.5.2 Halaman Utama Admin

Halaman utama ini memiliki beberapa menu, diantaranya utama yaitu Home, Input Data, Data Surat Masuk dan Surat Keluar, Pencarian, Cetak Laporan Surat, maps dan Logout.

LOGO SISTEM PENGARSIPAN SURAT

HOME Input Data

Data Cetak Laporan Surat

Maps Pencarian

footer Selamat Datang ..!

Logout

Gambar 3.7 Halaman Utama Admin

(12)

3.5.3 Halaman Tabel Surat Masuk

Halaman ini berisi data surat masuk yang ditampilkan dengan tabel , Menu tabel Surat Masuk ini digunakan untuk melihat daftar surat yang masuk ke Dinas PU Bina Marga dan Cipta Karya Kabupaten Madiun.

LOGO SISTEM PENGARSIPAN SURAT

HOME Input Data

Data

Cetak Laporan Surat

Maps Pencarian

footer

Logout

Data Surat Masuk

Gambar 3.8 Halaman Tabel Surat Masuk 3.5.4 Halaman Input Surat Masuk

Form Input Surat Masuk ini berisi tentang proses input data surat yang akan dikendalikan oleh admin. Menu Input Surat Masuk yang di kendalikan oleh admin ini tidak menampilkan status surat. Status Surat akan hanya akan di konfirmasi oleh bidang yang sudah menerima surat masuk dari admin.

(13)

LOGO

HOME Input Data

Data

Cetak Laporan Surat

Maps Pencarian

footer

Logout

Masukkan data surat masuk ! No Agenda Pengirim Surat Tanggal Surat No Surat Perihal Tanggal Diterima Ditujukan Kepada Isi File

: : : : : : : : :

Simpan Batal

M0001

Gambar 3.9 Halaman Input Surat Masuk 3.5.5 Halaman Pencarian Surat

Halaman ini berisi tentang Pencarian data surat masuk dan surat keluar pada Dinas PU Bina Marga dan Cipta Karya Kabupaten Madiun. Pada menu ini pengguna dapat dengan mudah untuk mencari berkas surat dan tidak membutuhkan waktu lama.

LOGO SISTEM PENGARSIPAN SURAT

HOME Input Data

Data

Cetak Laporan Surat

Maps Pencarian

footer

Logout

Data Surat Masuk Cari

Gambar 3.10 Halaman Pencarian Surat

(14)

3.5.6 Halaman Cetak Laporan Surat

Form cetak Laporan Surat Masuk ini berisi tentang proses pengambilan data surat menggunakan filter bulan untuk menampilkan laporan data surat masuk per bulan yang akan dikendalikan oleh admin.

LOGO

HOME Input Data

Data Cetak Laporan Surat

Maps Pencarian

footer

Logout

Cetak Laporan Surat

Masukkan bulan : januari

Cetak Batal

Gambar 3.11 Halaman Cetak Laporan Surat

Hasil cetak laporan surat :

LOGO

LAPORAN SURAT MASUK

Dinas PU Bina Marga dan Cipta Karya Kabupaten Madiun

Gambar 3.12 Hasil Cetak Laporan Surat

(15)

3.5.7 Halaman Utama Pimpinan

Halaman utama ini memiliki beberapa menu, diantaranya yaitu Home, Data Surat Masuk, Surat Keluar, Cetak Laporan Surat, Pencarian data surat, maps, dan Logout.

LOGO SISTEM PENGARSIPAN SURAT

HOME Data

Maps Pencarian

footer

Logout

Selamat Datang ..!

Cetak Laporan surat

Gambar 3.13 Halaman Utama Pimpinan

3.5.8 Halaman Utama Bidang

Halaman utama ini memiliki beberapa menu, diantaranya yaitu Home, Data Surat Masuk yang belum di terima bidang, Pencarian data surat, maps, dan Logout.

(16)