46
PERANCANGAN SISTEM USULAN
4.1. Umum
Sistem pengelompokan yang dilakukan secara manual semakin berkurang memadai untuk mengikuti kecepatan perkembangan eksitensi perpustakaan. Karena itu modernisasi sistem pengolahan dengan memanfaatkan teknologi komputer menjadi alternatif terbaik yang akan diterapkan kepada perpustakaan Kemendagri.
Sistem usulan yang penulis ajukan dilihat dari sistem dan prosedurnya tidak jauh berbeda hanya merupakan sistem terkomputerisasi dari sistem pendaftaran, peminjaman,pengembalian buku dan laporan. Penulis akan mencoba merancang sistem tersebut dengan komputerisasi.
Dalam hal ini penulis mengajukan rancangan sistem usulan yang didalamnya terdapat prosedur sistem usulan disertai bentuk-bentuk dokumen input atau dokumen masukan. Dokumen output atau keluaran, spesifikasi file, spesifikasi program dan struktur kode yang digunakan penulis dalam penulisan sistem usulan. Sistem usulan ini juga disertai konfigurasi dan list programyang dapat digunakan dalam penerapan pembangunan sistem.
4.2. Prosedur Sistem Usulan
Prosedur sistem usulan dalam menyusun tugas akhir ini khususnya bagian pelayanan paada perpustakaan Kemendagri adalah komputerisasi. Sistem peminjaman dan pengembalian buku secara umum meliputi proses-proses sebagai berikut:
1. Proses Peminjaman Buku
Bagi anggota yang ingin meminjam buku dihruskan mencari daftar buku yang diinginkannya dengan melihat daftar buku yang terdapat pada file buku,jika anggota sudah mendapatkan daftar buku yang akan dipinjam maka anggota
menyerahkan daftar buku dan kartu anggota, lalu bagian pelayanan akan mengecek kartu anggota pada file anggota dan daftar buku pada file buku yang terdapat pada komputer bagian pelayanan. Jika anggota terdapat pada file anggota, maka anggota diperbolehkan meminjam dan jika ada buku yang akan dipinjam ada maka anggota dapat meminjamnya. Kemudian data peminjaman akan disimpan pada file peminjaman sedangkan kartu anggota akan disimpan pada arsip kartu anggota, setelah itu bagian pelayanan akan menyerahkan buku yang akan dipinjam kepada anggota.
2. Proses pengembalian buku
Setelah batas waktu peminjaman buku habis maka anggota wajib mengembalikan buku yang telah dipinjam, kemudian bagian pelyanan akan memeriksa peminjaman dan bagian teknisi akan memeriksa keadaan bentuk tersebut, jika buku yang dipinjam dalam keadaan rusak maka anggota dikenakan sanksi atau memperbaikinya,dan jika buku yang dipinjam hilang maka anggota diwajibkan untuk menggantinya. Apabila anggoa melewati batas waktu peminjaman maka ia dikenakan denda sebesar Rp 500,- per haridikalikan dengan jumlah kelebihan waktu peminjaman, dan data denda akan dimasukkan kedalm file pengembalian, apabila tidak ada masalah maka bagian pelayanan akan mengemblikan kartu anggota kepada anggota.
3. Proses Pembuatan Laporan
Setiap sebulan sekali laporan daftar buku berdasarkan daftar buku, laporan peminjaman, pengembalian dan denda berdasrkan file peminjaman, file pngemalian dan file diserahkan kepada kepala perpustakaan.
4.3. Digram Alir Data (DAD) Sistem Usulan
Diagram penulisan tugas akhir ini, maka penulis menambahkan dan melengkapi dengan diagram alir data untuk memudahkan dalam pemahaman prsedur sistem yang berjalan. Diagram alir data adalah diagram yang menggunakan notasi-notasi atau simbol-simbol yang digunakan untuk membantu didalam komunikasi
pemakaian sistem yang secara logika. Diagram alir data sering digunakan pada perpustakaan, adapun diagram alir data yang penulis usulkan adalah:
Gambar IV.1 Diagram Konteks Keterangan:
KA = Kartu Anggota KP = Kartu peminjam
Gambar IV.2 Diagram Nol Keterangan
KA = KartuAnggota DA = DaftarAnggota
4.3.1. Kamus Data Usulan
A. Kamus Data Dokumen Masukan
1. Nama Arus Data : Kartu Anggota
Bentuk Data : Cetakan Komputer
Arus Data : Anggota – Proses 1.0 Bagian Pelayanan – Proses 2.0
Proses 2.0 Anggota
Proses Pengembalian 3.0 Anggota
Penjelasan : Tanda Pengenalan Untuk Peminjaman dan
Penembalian Buku
Volume : Rata-rata 15 Lembar per hari
Sruktur Data : Header + isi + Footer
Header : Judul
Isi : No.Anggota+ Nip + Alamat +Jabatan
+ telepon
Footer : Foto + Tanda Tangan Anggota
2. Nama Arus Data : Data Peminjam
Alias : Data Peminjam
Bentuk Data : Cetakan Komputer
Arus Data : Anggota – Proses 1.0 Bagian
Untuk membuat tanda pengenal
Volume : Rata-rata 15 Lembar per hari
Sruktur Data : Header + isi
Header : Judul
Isi : No_Pinjam + Tgl_Pinjam + Tgl_Kembali + Jml_Pinjam
No_Anggota + No_Buku
B. Kamus Data Dokumen Keluaran
1. Nama Arus Data : Kartu Pinjaman
Alias : Kartu Pinjaman
Bentuk Data : Cetakan Komputer
Arus Data : Bagian Pelayanan- proses 2.0
Proses 1.0 Anggota
Proses 2.0 Anggota
proses 2.0 Bagian Pelayana
Penjelasan : sebuah tanda bukti pinjaman dan pengembalian buku
Sruktur Data : Header + isi
Header : Judul
Isi : No_Pinjam + Tgl_Pinjam + Tgl_Kembali + Jml_Pinjam
No_Anggota + No_Buku
3. Nama Arus Data : Laporan peminjaman, pengembalian dan denda Bentuk Data : Cetakan komputer
Arus Data : Proses 4.0 – Kepala perpustakaan
Penjelasan : sebuah Laporan peminjaman, pengembalian dan denda perpustakaan kepada kepala perpustakaan
Volume : Satu lembar laporan setiap sebulan sekali
Sruktur Data : Header + isi + footer
Isi : Periode 1{No + No_pinjaman + No. Kembali + No. Anggota + Nama + No_Buku + Judul_Buku + Tgl_Pinjaman + Tgl_kembali + Tgl_pengembalian + denda}15
Footer : Tanggal_pengesahan Tanda
4.5. Spesifikasi Rancangan Sistem Usulan
Spesifikasi sistem usulan menggambarkan suatu bentuk gambaran secara umum mengenai arus kerja data sehingga dapat dipahami pemakai sistem. Tujuannya adalah untuk memberikan rancangn suatu program komputer yang digunakan sehingga nanti dapat di implementasikan pada sistem yang akan dipakai. Adapun sistem usulan yang penulis buat meliputi:
4.5.1. Bentuk Dokumen Masukan
Dokumen input atau dokumen keluaran adalah sebagai bentuk masukan berupa dokumen yang diolah didalam proses untuk menghasilkan keluar sesuai yang diharapkan. Adapun dokumen masukan yang digunakan pada perpustakaan Kemendagri, adalaah sebagai berikut:
a. Nama Dokumen : Kartu Anggota
Fungsi : Untuk melakukan peminjaman buku
Sumber : Anggota
Distribusi : Bagian Pelayanan
Media : Kertas
Format : lampiran A-2
4.5.2. Bentuk Dokumen Keluaran
Bentuk output atau dokumen keluaran adalah segala bentuk dokumen dari pengolahan dokumen input perpustakan berupa dokumen-dokumen yang mendukung
segala kegiatan manajemen serta dokumen yang dipergunakan pada sistem peminjam dan pengembalian buku perpustakaan Kemendagri, adalah sebagai berikut:
a. Nama Dokumen : Kartu Buku
Fungsi : Sebagai tanda bukti peminjaman dan pengembalian buku
Sumber : Bagian pelayanan
Distribusi : Anggota
Media : Kertas
Format : lampiran B-2
b. Nama Dokumen : Laporan Peminjaman, pengembalian dan denda
Fungsi : Sebagai Laporan Peminjaman, pengembalian dan denda
Sumber : Bagian Pelayanan
Distribusi : Kepala Perpustakaan
Media : Kertas
4.5.3. Entity Relationship Diagram
Gambar IV.4
b. logical record structurs 1 1 1 1 M 1 1 M 1 Gambar IV.5
Logical Record Structure TabelAnggota No_Anggota * Nama Jabatan NIP Tempat_Lahir Tanggal _Lahir Alamat Telepon Tabelkembali No_kembali * Tgl_kembali No_Pinjam Tabelpeminjaman No_Pinjam * Tgl_Pinjam Tgl_Kembali Jml_Pinjam No.Anggota ** No.Buku ** Tabelbuku No_buku * Jdl_buku Pengarang Penerbit Thnpenerbit Jml_buku
4.5.4. Spesiikasi File
Bentuk spesifikasi file yang terdapat pada omputerisasi sistem peminjaman dan pengembalian buku pada perpustakaan Kemendagri Jakarta Selatan ini diperlukan adanya beberapa file database yang berguna menampung data dalam bentuk yang lebih aman dari kerusakan file yang ada. Untuk memudahkan pengelolaan data pada waktu pemprosesan, dalam pembuatan program, diperlukan beberapa databse diantaranya:
A. Spesifikasi tabel Anggota
Nama : Tabel Anggota
Akronim : Anggota Tipe data : File Master Organisasi File : index sequential Akses file : Random
Media : Hardisk
Record size :112 karakter Record key : No_Anggota Software : Microsoft Access
Tabel IV.5. Spesifikasi File Data Anggota
No Elemen Data Akronim Type Panjang Keterangan
1 No_Anggota No_Anggota text 5 Primary Key
2 Nama Nama Text 25
3 NIP NIP Text 4
4 Tempat Lahir Tempat Lahir Text 15
5 Tanggal Lahir Tanggal Lahir Date 8
6 Jabatan Jabatan Text 5
7 Alamat Alamat Text 50
8 Telepon Telepon Text 10
B. Spesifikasi Tabel Buku
Nama : Tabel Buku
Akronim File : Buku Tipe data : Master
Organisasi File : index sequential Akses file : Random
Media : Hardisk
Record size :94 karakter Software : Microsoft Access
Tabel IV.6 Spesifikasi file Buku
No Elemen Data Akronim Type Panjang Keterangan
1 No Buku No_Buku Text 11 Primary Key
2 Judul Buku Jdl_Buku Text 25
3 Kategori Kategori Text 25
3 Pengarang Pengarang Text 25
4 Penerbit Penerbit Text 25
5 Tahun Terbit Thn_Terbit Text 4
6 Jumlah Buku Jml_Buku Number
C. Spesifikasi Tabel Peminjaman Nama : Tabel Peminjaman Akronim File : Pinjam
Tipe data : Transaksi Organisasi File : index sequential
Acces : Random
Media : Hardisk
Record size :40 karakter Software : Microsoft Access
Tabel IV.7 Spesifikasi file Peminjaman
No Elemen Data Akronim Type Panjang Keterangan
1 No pinjam No_ Pinjam Text 10 Primary Key
2 Tanggal Pinjam Tgl_Pinjam Date 8
3 Tanggal Kembali Tgl_Kembali Date 8
4 Jumlah Pinjam Jml_Pinjam Text 3
5 No Anggota No Anggota Text Foreign Key
6 No Buku No Buku Text 11 Foreign Key
D. Spesifikasi Tabel Pengembalian Nama : Tabel Pengembalian Akronim File : Kembali
Tipe file : Transaksi Organisasi File : index sequential
Acces : Random
Media : Hardisk
Record size :28 karakter Record Key : No_Kembali Software : Microsoft Access
Tabel IV.7 Spesifikasi file Pengembalian
No Elemen Data Akronim Type Panjang Keterangan
1 No Kembali No_Kembali Text 10 Primary Key
2 Tanggal Pengembalian
Tgl_pengembalian Date 8
3 No Pinjam No_Pinjam Text 10 Foreign Key
4.5.5 Struktur Kode
Struktur kode yang diusulkan dalam sistem usulan ini adalah sebagai berikut:
1. Nomor Anggota
Digunakan untuk pengkodean anggota yaitu 5(lima) digit yang terdiri atas:
x 9 9 9 9
Tahun Nomor Urut
Masuk Anggota
Keterangan:
Digit 1- 2 untuk menerangkan tahun masuk anggota
Contoh : A 2 0 5 0 Keterangan: A = Anggota 14 = TahunPinjam 50 = NomorUrut 2. Nomor Buku
Digunakan untuk pengkodean buku yaitu 11 (sebelas) digit yang terdiri atas:
x x 9 9 9 9 9 9
Jenis buku Nama buku bagian No urut
Keterangan:
Digit 1 -2 Untuk menerangkan jenis buku
BP = Buku Politik
BH = Buku Hukum
BU = Buku Umum
Digit 3 – 4 Untuk menerangkan nama buku
01 = Ilmu filsafat 02 = Ilmu ekonomi
03 = ilmu sosial
Digit 5 untuk menerangkan bagian 01 = Bagian umum
02 = bagian perencanaan 03 = bagian kerjasama
Digit 6 – 8 untuk menerangkan no urut buku. Contoh: B U 0 1 0 3 8 0 Keterangannya: BU = BukuUmum 01 = NamaBuku 02 = BagianKerjaSama 80 = NomorUrut 3. Nomor Pinjam
Digunakan untuk pengkodean peminjaman, yaitu:
X 9 9 9 9 9 9 9
Bln tgl No urut transaksi
Keterangan:
Digit 3 – 4 Utuk menerangkan tanggal,
Digit 5 – 8 Utuk menerangkan no urut transaksi peminjaman Contoh: N P 1 4 0 4 2 0 Keterangan: NP = NomorPinjam 14 = TahunPinjamYaitu 2014 04 = BulanPinjanyaitu April 20 = TanggalPinjamyaitu 20 4. pengembalian
Digunakan untuk pengkodean pengembalian, yaitu:
9 9 9 9 9 9 9 9
Bln tgl No urut transaksi
Keterangan:
Digit 1 – 2 Utuk menerangkan bulan,
Digit 3 – 4 Utuk menerangkan tanggal,
Contoh :
Keterangan :
12 = Tanggal kembali
08 = Bulan kembali
1234 = Nomor transaksi
5. No. Kwitansi
Digunakan untuk pengkodean data denda yaitu dengan 6digit yang terdiri:
9 9 9 9 9 9
No.urut bulan tahun
Kwitansi Denda Denda
Keterangan
Digit 1-2 Untuk menerangkan no unit kwitansi Digit 3-4 Untuk menerangkan bulan denda Digit 5-6 Untuk menerangkan tahun denda. Contoh: 0 1 0 4 0 3 Keterangan: 01 = No kwitansi 02 = Bulan denda 03 = Tahun denda
4.5.6 Spesifikasi Program Gambar IV.6 Diagram Hipo 0.0 Menu Utama 0.0 1.0 File 0.0 2.0 Transaksi 0.0 3.0 Laporan 0.0 4.0 Exit 0.0 1.1 Anggota 1.0 2.1 Peminjaman 2.0 3.1 Lap.peminjaman 3.0 1.2 Buku 1.0 2.2 Pengembalian 2.0 3.1 Lap.pengembalian 3.0
Tahap selanjutnya penulis akan membuat Spesifikasi program yang kiranya akan dapat diterapkan. Program tersebut meliputi menu utama dengan sub-sub menunya antar lain menu data anggota, menu data buku, menu peminjaman, menu pengembalian, menu laporan daftar buku, menu laporan peminjaman, pengembalian dan denda. Selanjutnya penggambaran program tersebut dapat diuraikan sebagai berikut:
1. Spesifikasi program menu utama
Nama Program : Program Menu Utama
Akronim : Form Menu Utama
Perangkat Lunak : Microsoft Visual Basic 6.0
Fungsi : Untuk menampilan beberapa menu antara lain: 1. Menu file,
2. menu transaksi, 3. menu cetak, 4. menu exit. Bentuk tampilan : Lampiran C1
a. Proses program Pilih salah satu menu data anggota dan sub menu data buku.
b. Menu Transaksi, untuk melihat sub menu peminjaman, sub menu pengembalian dan sub menu denda.
c. Menu Cetak, untuk melihat dan mencetak sub menu laporan peminjaman, pengembalian dan denda serta sub menu laporan daftar buku.
d. Menu Exit, untuk keluar dari menu utama
2. Spesifikasi Program Sub Menu Anggota
Nama Program : Program Menu Data Anggota
Akronim : Form Anggota
Perangkat Lunak : Microsoft Visual Basic 6.0
Fungsi : Untuk menampilan data anggot dan menampilkan
proses yaitu: 1. Add, Edit, 2. Delete, 3. Save, 4. Browse, 5. Exit Bentuk tampilan : Lampiran C2
Proses program :a. Dari menu utama dipilih menu file, kemudian
pilih sub menu Data Anggota
b. Pilih Add, untuk menambah dan mengisi data anggota
c. Pilih Edit, untuk mencri data anggota yang ingin diubah atau untuk menambah data anggota yang sudah ada
d. Pilih Delete, untuk menghapus data anggota e. Pilih Save, untuk menyimpan ke dalam database
f. Pilih Browse, untuk mencari data masukkan No. Anggota kedalam media kertas
g. Pilih Exit, untuk keluar dari form Data Anggota, kembali ke Menu Utama
3. Spesifikasi Program Menu Data Buku
Nama Program : Program Menu Data Buku
Akronim : Form Buku
Perangkat Lunak : Microsoft Visual Basic 6.0
Fungsi : Untuk menampilan dta buku dan menampilkan
proses yaitu 1. Add, 2. Edit, 3. Delete, 4. Save, 5. Browse, 6. Exit Bentuk tampilan : Lampiran C3
Proses program : a. Dari menu utama pilih menu file, kemudian pilih sub menu Data Anggota
b. pilih Add, untuk menambah dan mengisi data buku
c. pilih Edit, untuk mencari data buku yang ingin diubah atau untuk menambah data buku yang sudah ada
d. pilih Delete, untuk menghapus data buku e. pilih Save, untuk menyimpan kedalam
database
f. pilih Browse, untuk pencarian data masukan kode buku setelah itu pilih Browse
h. pilih Exit, untuk keluar dari form data buku, kembal ke Menu Utama
4. Spesifikasi Program Sub Menu Pinjaman
Nama : Program Menu Pinjaman
Akronim : Form Peminjaman
Perangkat Lunak : Microsoft Visual Basic 6.0
Fungsi : Untuk menampilkan data peminjaman buku dan menampilkan proses, yaitu:
1. Add 2. Edit 3. Delete 4. Save
5. Browse 6. Exit Bentuk Tampilan : Lampiran C4
Proses Program : a. Dari Menu Utama pilih menu Transaksi, maka akan tampil form peminjaman
b. pilih Add, untuk menambah dan mengisi data peminjaman
c. pilih Edit, untuk mencari data peminjaman yang ingin diubah atau untuk menambah data peminjaman sudah ada
d. pilih Delete, untuk menghapus data peminjaman
e. pilih Save, untuk menyimpan kedalam database peminjaman
f. pilih Browse, untuk pencarian data masukan kode pinjam setelah itu pilih Browse
h. pilih Exit, untuk keluar dari form data peminjaman, kembali ke Menu Utama
5. Spesifikasi Program Sub Menu Pengembalian
Nama : Program Menu Pengembalian
Akronim : Form Pengembalian
Fungsi : Untuk menampilkan data peminjaman buku dan menampilkan proses, yaitu:
1. Add 2. Edit 3. Delete 4. Save 5. Browse 6. Exit Bentuk Tampilan : Lampiran C5
Proses Program : a. Dari Menu Utama pilih menu Transaksi, maka akan tampil form Pengembalian
b. pilih Add, untuk menambah dan mengisi data Pengembalian
c. pilih Edit, untuk mencari data Pengembalian yang ingin diubah atau untuk menambah data Pengembalian sudah ada
d. pilih Delete, untuk menghapus data Pengembalian
e. pilih Save, untuk menyimpan kedalam database Pengembalian
f. pilih Browse, untuk pencarian data masukan kode kembali setelah itu pilih Browse
Pengembalian, kembali ke Menu Utama
7. Spesifikasi Program Sub Menu Laporan
Nama : Program Menu Laporan
Akronim : Form Laporan
Perangkat Lunak : Microsoft Visual Basic 6.0
Fungsi : Untuk menampilkan form Laporan dan menampilkan proses, yaitu:
1. Screen 2. Print 3. Exit Bentuk Tampilan : Lampiran C7
Proses Program : a. Dari Menu Utama pilih menu laporan, kemudian sub menu laporan. Tampil form Denda
b. Pilih nama laporan yang akan dibuka c. Pilih bulan laporan yang akan dibuka d. Pilih tahun laporan yang akan dibuka e. Pilih Screen, untuk menampilkan format laporan layar
4.6 Spesifikasi Sistem Komputer 4.6.1 Umum
Sistem akan dikatakan baik dan akan berhasil digunakan atau diterapkan jika didukung dengan beberapa unsur atau beberapa aspek antara lain perangkat keras (Hardware), perangkat lunak (Software) dan pemakai (Brainware). Di antaranya unsur tersebut yaitu prasarana atau peralatan pendukung yang dibutuhkan harus sesuai dengan spesifikasi yang diusulkan. Yang berarti memiliki kemampuan yangcukup baik bagi sistem yang diusulkan. Adapun spesifikasinya sebagai berikut:
4.6.2 Perangkat Keras
Spesifikasi perangkat keras yang digunakan dalam sistem komputerisasi ini adalah sebagai berikut:
a. Processor : pentium IV b. Kapasitas RAM : 125 MB c. Monitor : SVGA15’ d. Disk Drive : 1,44 MB e. Hard Disk : 40 GB f. Printer : InkJet
g. Keyboard : 107 keys (Standart Windows)
h. Mouse : Standart
4.6.3 Perangkat Lunak
Perangkat lunak yang digunakan adalah Ms Basic 6.0 sebagai bahasa-bahasa program yang ada:
b. Mozilla Firefox c. Ms Access 2010
4.7 Jadwal Implementasi
Rencana adalah suatu prosedur atau mengenai tahapan yng akan dilakukn dan menjelaskan segala sesuatu dalam implementasi komputerisasi sistem penerimaan anggota perpustakaan. Dalam implementasi ini dibutuhkan jadwal yang berfungsi sebagai panduan atau pedoman terhadap kegiatan atau thapan yang harus dilakukan dalam implementasi tersebut guna untuk mencapai tujuan yang diharapkan perencanaan implementasi itu sendiri dibagi ke dalam beberapa tahap antara lain: 1. Penyiapan data awal
Pada tahap ini dikumpulkan data-data yang diperlukan dalam pelaksanaan sistem ini data-data tersebut didapatkan dari dokumen-dokumen yang dipergunakan, baik dokumen masukan maupun dokumen keluaran. Diperlukan waktu dua minggu untuk menyiapkan laporan data awal
2. Pembuatan Program dan Test Program
Pembuatan program dan test program bertujuan agar yang telah dibuat dapat digunakan untuk mengolah data dan menguji kelayakan dari program yang diusulkan secara keseluruhan. Kegiatan ini memerlukan waktu dua minggu
3. Pembuatan Buku Petunjuk Operasi
Pembuatan buku petunjuk dalam tata cara pelaksanaan sistem usulan.Kegiatan ini memerlukan waktu dua minggu
4. Penyuluhan Training
Kegiatan ini dilakukan untuk menjelaskan tentang perangkat lunak dan cara pengoperasian dan cara pengoperasian sistemusulan. kegiatan ini memerlukan waktu dua minggu.
5. Test Sistem
Kegiatan ini bertujuan untuk menguji kelayakan sistem secara keseluruhan. Kegiatan ini memerlukan waktu tiga minggu
6. Peralihan sistem
Tahap peralihan sistem adalah suatu kegiatan penggantian sistem lama dengan sistem baru. Kegiatan ini memerlukan waktu satu minggu
7. Operasi dan Evaluasi
Operasi dan Evaluasi adalah suatu kegiatan yang mengoperasikan sistem usulan keseluruhan dan menggunakan data yang sesungguhnya dan masih diperlukan adanya pengawasan. Kegiatan ini memerlukan waktu satuminggu.
Tabel IV.7
JADWAL IMPLEMENTASI
No Kegiatan
Waktu
Bulan I Bulan II Bulan III 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 PersiapanData Awal 2 PembuatandanTes Program 3 PembuatanBukuPetunjuk 4 Penyuluhan training 5 TesSistem 6 Peralihan 7 EvaluasidanOperasional
