i
Sambutan
Rektor Universitas Indonesia
Assalamualaikum warrahmatullahi wabarakatuh,
Salam sejahtera dan semoga kita semua selalu berada pada lindungan-Nya.
Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi menjadi salah satu faktor pendorong akselerasi
pertumbuhan dunia yang ada saat ini. Pertumbuhan yang cepat ini selain menciptakan berbagai peluang di sisi
lain juga main meningkatkan persaingan karena batas batas antar negara dan wilayah sudah semakin terkikis.
Keunggulan komparatif menjadi kata kunci untuk terus
exist
sebagai institusi unggulan dan Guru Bangsa yang
siap memberikan sumbangsih layanan terbaiknya dalam memecahkan masalah bangsa dan memperbaiki taraf
hidup masyarakat. Untuk itu keunggulan komparatif ini hanya dapat dicapai apabila seluruh sendi penggerak UI
bergerak seirama dan selaras dalam memberikan layanan pada para
stakeholders
nya.
Sinergi dan standarisasi menjadi kata kunci utama untuk mewujudkan layanan UI yang terintegrasi dan
berkualitas. Berkaca dari pandangan tersebut, UI telah merampungkan penyusunan Prosedur Operasional Baku
yang berfungsi sebagai acuan bagi seluruh pelayanan yang ada pada lingkup kerja Pusat Administrasi UI.
Keseluruhan POB dan IK layanan tersebut diwujudkan melalui sebuah buku tata alur layanan yang isinya
merangkum seluruh proses penting yang ada dalam layanan UI
Harapannya dengan terbit dan disosialisasikannya buku ini, maka koordinasi dan sinergi kerja di lingkup UI akan
menjadi semakin baik. Dengan demikian pelayanan UI yang berbasis pada kepuasan pelanggan dapat
diselenggarakan dengan menyeluruh sehingga pada akhirnya akan meningkatkan
outlook
UI di hadapan para
customer
dan
key stakeholders.
Akhir kata, semoga buku tata alur layanan ini dapat dijadikan sebagai dasar peningkatan kualitas layanan UI ke
depannya untuk mewujudkan UI sebagai Universitas Guru Bangsa dengan standar internasional.
Rektor
TIM PENYUSUN
Penanggung Jawab
Prof. Dr. Ing. Nandy Setiadi Djaya Putra
Ketua
Aziiz Sutrisno, S.T., M.Phil., M.Sc.
Anggota
Damaiyanti, S.E.
Dimas Pratomo, S.I.A
Iiss Trianingrum, S.E.
Sri Utaminingsih, S.E.
Ronny, S.T.
Desain dan Sampul
Yudawisesa, S.Sn.
Baskoro Laksitoadi, S.Ars., M.Sc
Kontributor Materi Tata Alur
Badan Legislasi dan Layanan Hukum
Badan Perencanaan, Pengembangan, dan Pengendalian Universitas
Badan Penjaminan Mutu Akademik
Satuan Pengawas Internal
Direktorat Pendidikan
Direktorat Pengembangan Akademik
Direktorat Kemahasiswaan
Kantor Sumber Daya Pembelajaran
Kantor Urusan Internasional
Kantor Penerimaan Mahasiswa Baru
UPT Perpustakaan
UPT Asrama
UPT Klinik Satelit
Direktorat Keuangan
Direktorat Logistik
Unit Layanan Pengadaan
Direktorat Pengelolaan dan Pemeliharaan Fasilitas
Kantor Humas dan Keterbukaan Informasi Publik
Kantor Arsip
UPT Pengamanan Lingkungan Kampus
UPT Keselamatan, Kesehatan Kerja, dan Lingkungan
Direktorat Riset dan Pengabdian Kepada Masyarakat
Direktorat Inovasi dan Inkubator Bisnis
Direktorat Sistem dan Teknologi Informasi
Direktorat Sumber Daya Manusia
Direktorat Pengembangan Karier dan Hubungan Alumni
Direktorat Kerjasama
Copyright © 2015 Deputi Pengawasan dan Pengembangan
VIII
DAFTAR ISI
Lembar Pengesahan Rektor ... I
Kata Sambutan Rektor ... II
Kata Sambutan Kepala BP3U ... III
Pedoman Penggunaan Buku Tata Alur Layanan Universitas Indonesia ... VI
Panduan Alur dan Simbol Prosedur ... V
Daftar Isi ... VIII
Badan Legislasi dan Layanan Hukum ... 1
Daftar Prosedur ... 2
Prosedur Layanan Status Hukum dan/atau Analisa Legalitas Aset ... 3
Prosedur Pelayanan atau Pengolahan dan Analisis Naskah Kontrak ... 6
Prosedur Pembuatan Surat Keputusan dan Peraturan Rektor UI ... 8
Prosedur Penyelesaian Perkara Pengadilan, Quasi Pengadilan, dan P3T2 ... 10
Badan Perencanaan, Pengembangan, dan Pengendalian Universitas ... 12
Daftar Prosedur ... 13
Prosedur Penyusunan Rencana Kerja Tahunan (RKT) UI ... 15
Prosedur Penyusunan Rencana Kerja Anggaran (RKA) Penerimaan ... 16
Prosedur Penyusunan Rencana Kerja Anggaran (RKA) Pengeluaran ... 17
Prosedur Penetapan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) ... 19
Prosedur Penyusunan Rencana Umum Pengadaan (RUP) ... 20
Prosedur Pengajuan dan Pemrosesan Rencana Implementasi Bulanan (RIB) ... 21
Prosedur Pengembangan Rencana Induk (Master Plan) ... 22
Prosedur Pengembangan Infrastruktur ... 23
Prosedur Penyusunan Rencana Strategis (Renstra) UI ... 24
Prosedur Penyusunan Laporan Tahunan (LAPTAH) UI ... 25
Prosedur Monitoring dan Evaluasi Organisasi ... 26
Prosedur Monitoring dan Evaluasi Kinerja dan Anggaran ... 28
Prosedur Penyusunan Laporan Kinerja Universitas Indonesia... 30
Prosedur Pelaksanaan Survey Kepuasan Pelayanan Unit Kerja ... 31
Prosedur Pengembangan
University Dashboard
... 32
Prosedur Penyusunan Kontrak Kinerja UI ... 34
Badan Penjaminan Mutu Akademik ... 36
Prosedur EVISEM dan EVITAH Program Studi ... 39
IX
Prosedur Evaluasi Pemenuhan SNP-PLUS di UI & Implementasi SPMI di UI ... 42
Prosedur EVIN Program Studi Persiapan Akreditasi BAN PT atau LAM PT ... 44
Prosedur EVIN Persiapan Asesmen AUN-QA ... 46
Prosedur Pelaksanaan Asesmen AUN QA ... 48
Prosedur Monitoring dan Evaluasi MONEVIN Unit Kerja Terkait Mutu ... 49
Prosedur Monitoring dan Evaluasi
e-Learning
... 50
Prosedur Kegiatan Audit Internal Akademik di Universitas Indonesia ... 51
Prosedur Penyusunan atau Pemutakhiran Pedoman Penjaminan Mutu UI... 54
Prosedur Pelatihan Penjaminan Mutu yang diselenggarakan BPMA ... 56
Prosedur Peningkatan Kemampuan Asesmen Regional AUN & Kolaborasi AUN ... 58
Prosedur
Post in Reference
ke Negara Acuan ... 60
Prosedur Rapat Koordinasi dengan Unit Kerja Terkait ... 61
Prosedur Pembinaan QA Bagi Institusi/Perguruan Tinggi di Luar UI... 62
Prosedur Pengumpulan, Pengolahan, dan Penyampaian Data UI untuk Pemeringkatan
Internasional (QS WUR) ... 63
Satuan Pengawas Internal ... 64
Prosedur Pelaksanaan Audit/
Review
Keuangan dan Non Keuangan Berdasarkan RKT
SPI ... 66
Prosedur Pelaksanaan Audit/
Review
Keuangan dan Non Keuangan Berdasarkan
Permintaan MWA ... 68
Prosedur Pelaksanaan Audit/
Review
Keuangan dan Non Keuangan Berdasarkan
Permintaan Rektor... 70
Prosedur Pelaksanaan Konsultasi Internal oleh SPI Berdasarkan Permintaan
Unit Kerja ... 72
Prosedur Pelaksanaan Konsultasi Internal oleh SPI Berdasarkan Penugasan Khusus
Rektor... 74
Prosedur Pelaksanaan Monev Hasil Audit Intenal dan Eksternal ... 76
Prosedur Pelaksanaan Audit atau
Review on Going Project
... 77
Prosedur Pelaksanaan Pelatihan atau Sosialisasi ... 79
Direktorat Pendidikan ... 80
Prosedur Penyusunan Kalender Akademik... 83
Prosedur Registrasi Mahasiswa Baru ... 84
Prosedur Pengembangan Bahan Ajar PPKPT dan Materi OBM ... 87
Prosedur Pelaksanaan OBM ... 88
Prosedur Registrasi Akademik ... 89
Prosedur Penyusunan Jadwal Perkuliahan ... 91
X
Prosedur Pelatihan dan Penyegaran PPKPT ... 93
Prosedur Pengadaan Perangkat Praktikum Seni dan Olahraga ... 94
Prosedur Pemerolehan Kredit Kuliah Tatap Muka ... 95
Prosedur Penyelenggaraan Perkuliahan Daring ... 98
Prosedur Perekaman, Pengolahan, dan Pelaporan Data PD DIKTI UI ... 99
Prosedur Cuti Akademik ... 100
Prosedur Tunda Kuliah ... 101
Prosedur Penerbitan SK Rektor Putus Studi ... 102
Prosedur Penerbitan SK Rektor tentang Pengunduran Diri ... 103
Prosedur Penerbitan SK Rektor tentang Promotor dan Penguji Program Doktor ... 104
Prosedur Penetapan Kelulusan ... 105
Prosedur Layanan Legalisasi Salinan Akreditasi Program Studi dan Institusi ... 106
Prosedur Penerbitan Ijazah ... 108
Direktorat Pengembangan Akademik ... 110
Prosedur Pemutakhiran SK Kurikulum ... 112
Prosedur Pembukaan Program Studi Baru ... 114
Prosedur Perpanjangan SK Rektor Izin Penyelenggaraan Program Studi Belum
Terakreditasi... 117
Prosedur Telaah Proposal Pembukaan Kelas/Program Studi Khusus ... 118
Prosedur Pelaksanaan Pelatihan ... 119
Prosedur Seleksi Dosen dan Kaprodi Berprestasi ... 121
Prosedur Perguruan Tinggi Penyelenggara Sertifikasi Dosen... 124
Prosedur Pelaksanaan Pelatihan Permintaan Lembaga di Luar UI ... 131
Prosedur Pengembangan Kurikulum ... 133
Prosedur Pembukaan Peminatan Baru ... 135
Prosedur Rapat Tripartit ... 137
Direktorat Kemahasiswaan ... 139
Prosedur Kerja sama Beasiswa Universitas Indonesia ... 143
Prosedur Pengajuan Klaim Asuransi Kecelakaan Mahasiswa ... 145
Prosedur Pengajuan Biaya Pendidikan BOP Berkeadilan (BOPB) Mahasiswa Baru Tahun
Akademik 2015-2016 ... 147
Prosedur Pengajuan Keringanan Atas Penetapan BOP Berkeadilan Mahasiswa Baru
Tahun 2015 ... 149
Prosedur Pengajuan Kerja Paruh Waktu (Magang) Mahasiswa UI ... 150
Prosedur Pengelolaan Beasiswa Mahasiswa Baru dan Lama (Non Bidikmisi dan
Afirmasi) ... 151
XI
Prosedur Pengelolaan Beasiswa Bidikmisi Tahap Pembinaan ... 155
Pengelolaan Beasiswa Afirmasi Tahap Penerimaan ... 157
Pengelolaan Beasiswa Afirmasi Tahap Pembinaan ... 158
Prosedur Layanan Penghapusan Denda Program Sarjana dan Program Vokasi ... 160
Prosedur Layanan Pendampingan Mahasiswa Baru ... 161
Prosedur Layanan Konseling Mahasiswa ... 162
Prosedur Layanan Terapi Kelompok ... 164
Prosedur Pelaksanaan K2N ... 165
Prosedur Pengajuan Bantuan Dana Kegiatan Kemahasiswaan ... 167
Prosedur Bantuan Dana Mengikuti Kompetisi Lomba Dalam Luar Negeri ... 169
Prosedur Perizinan Kegiatan Kemahasiswaan ... 171
Prosedur Pelaksanaan Kegiatan Kepedulian Pada Masyarakat ... 172
Prosedur Seleksi Proposal Kewirausahaan Mahasiswa... 173
Instruksi Kerja Pelatihan Konselor Sebaya ... 174
Instruksi Kerja Penelitian Kesejahteraan Mental Mahasiswa ... 175
Kantor Sumber Daya Pembelajaran ... 176
Prosedur Layanan Konsultasi Teknologi ... 178
Prosedur Layanan Pengembangan Fasilitas/Peralatan/Aplikasi ... 179
Prosedur Layanan Sistem Aplikasi
e-Learning
... 180
Prosedur Layanan Penanganan Masalah Sistem Aplikasi
e-Learning
KSP ... 181
Prosedur Layanan Konsultasi Pedagogi ... 182
Prosedur Penyelenggaraan Pelatihan
e-Learning
(Kegiatan KSP) ... 183
Prosedur Layanan Pelatihan
e-Learning
(KSP) Permintaan Fakultas/Program di UI/
Eksternal ... 186
Prosedur Penyediaan Layanan
Live Streaming
... 189
Prosedur Layanan Peminjaman/Penggunaan Alat VC/
Live Streaming
dan Fasilitas
Portable
... 193
Prosedur Layanan Peminjaman Fasilitas Ruangan KSP ... 195
Prosedur Penyediaan Layanan Perekaman ... 196
Prosedur Layanan
Video Conference
... 198
Kantor Urusan Internasional ... 200
Prosedur Pengurusan Keikutsertaan Staf UI pada Acara Asosiasi atau Forum
Internasional ... 203
Prosedur Seleksi Beasiswa Asosiasi ... 206
Prosedur Dosen atau Staf Tamu ke UI (
Visiting Lecturer
) ... 208
Prosedur Peneliti Asing ke UI (
Visiting Researcher
) ... 214
XII
Prosedur Pertukaran Mahasiswa UI ke Universitas Mitra Melalui Program Asosiasi Forum
Internasional ... 220
Prosedur Pengurusan Staf dan Peneliti UI ke Luar Negeri (Dengan Disposisi) ... 223
Prosedur Permohonan Visa untuk Staf Menggunakan Paspor Biasa
(Paspor Hijau) -
Outbound
... 229
Prosedur Permohonan Visa untuk Staf Menggunakan Paspor Dinas
(Paspor Biru) -
Outbound
... 230
Prosedur Pengurusan Izin Belajar dan Permohonan Visa (
Study Permit and Limited Stay
Visa Application
) ... 234
Prosedur Pertukaran Mahasiswa Asing ke UI ... 235
Prosedur Pertukaran Mahasiswa Asing ke UI Melalui Program Asosiasi & Forum
Internasional ... 241
Prosedur Pengiriman Mahasiswa dan staf UI melalui Skema Beasiswa ... 246
Kantor Penerimaan Mahasiswa Baru... 251
Prosedur Pendaftaran Online Penerimaan Mahasiswa Baru ... 253
Prosedur Pelaksanaan Ujian Penerimaan Mahasiswa Baru ... 255
Prosedur Seleksi Penerimaan Mahasiswa Baru Jalur Undangan ... 257
Prosedur Seleksi dan Pengumuman Hasil Seleksi ... 258
Prosedur Pendaftaran Mahasiswa Asing ... 259
Prosedur Seleksi Penerimaan Mahasiswa Baru Jalur Olimpiade Sains ... 260
Unit Pelaksana Teknis Perpustakaan ... 261
Prosedur Penerbitan Surat Bebas Pinjam Pustaka ... 263
Prosedur Penerimaan Karya Ilmiah UIANA ... 264
Unit Pelaksana Teknis Asrama ... 266
Prosedur Sewa Kamar Tamu... 268
Klinik Satelit ... 269
Prosedur Pendaftaran Pelayanan Kesehatan ... 271
Prosedur Permintaan ketersediaan Tim Medis ... 272
Direktorat Keuangan ... 273
Prosedur Penerimaan Dana BPPTN ... 276
Prosedur Penerimaan Dana BP ... 278
Prosedur Penerimaan Dana Non BP (Melalui Direktorat Kerja Sama) ... 279
Prosedur Penerimaan Dana Non BP (Tidak Melalui Direktorat Kerja Sama) ... 280
Prosedur Penggunaan Dana BPPTN ... 281
Prosedur Pencairan Dana Non APBN ... 284
Instruksi Kerja Pengeluaran Dana Pembayaran Kas Operasional ... 287
XIII
Instruksi Kerja Pengeluaran Dana Pembayaran Laporan Pertanggung Jawaban Uang
Muka Kegiatan (UMK) ... 298
Instruksi Kerja Pengeluaran Dana Pembayaran Uang Muka Kegiatan (UMK) ... 301
Direktorat Logistik ... 306
Prosedur Pengajuan Permohonan Pengadaan Barang dan Jasa ... 309
Prosedur Pengadaan Barang/Jasa Melalui Pengadaan Langsung sampai dengan
Rp. 200 juta ... 310
Prosedur Pengadaan Barang/Jasa Melalui Pengadaan Langsung di atas Rp. 200 juta . 313
Prosedur Permohonan Pengadaan Barang/Jasa Melalui E-Katalog ... 316
Prosedur Penyusunan dan Tanda tangan HPS ... 319
Prosedur Pembelian Melalui E-Katalog ... 320
Prosedur Evaluasi Laporan Hasil Pemilihan oleh PJP/ULP ... 322
Prosedur Penyusunan SPK - Pengadaan Langsung oleh PJP ... 323
Prosedur Penyusunan Kontrak - Pelelangan oleh ULP ... 324
Prosedur Penyusunan SPPBJ dan Jaminan Pelaksanaan ... 325
Prosedur Penandatanganan SPK atau Kontrak ... 326
Prosedur Pengawasan dan Pengendalian Pelaksanaan Kontrak ... 327
Prosedur Tindak Lanjut Pengawasan Kontrak ... 328
Prosedur Penerimaan dan Distribusi Barang/Jasa ... 329
Prosedur Pembayaran Pekerjaan ... 330
Prosedur Addendum SPK atau Kontrak ... 331
Prosedur Evaluasi Ulang Dokumen Pengadaan Barang/Jasa
(Tidak Terdapat Penyedia) ... 332
Prosedur Pembentukan Tim Teknis/Tim Ahli ... 333
Unit Layanan Pengadaan... 334
Prosedur Pemilihan Penyedia Barang dan Jasa ... 336
Direktorat Pengelolaan dan Pemeliharaan Fasilitas ... 339
Prosedur Penyediaan Barang Habis Pakai/ATK Rutin ... 342
Prosedur Pelayanan Musibah Kematian ... 343
Prosedur Pengangkutan dan Pengelolaan Sampah ... 344
Prosedur Pemeliharaan dan Perbaikan Fasilitas ... 345
Prosedur Penggunaan Fasilitas ... 347
Prosedur Pencatatan Pengakuan Aset PTN BH UI
(Perolehan Melalui Kas Operasional) ... 350
Prosedur Pencatatan Pengakuan Aset PTN BH UI (Perolehan Melalui Pengadaan) ... 352
Prosedur Pelaporan Aset PTN BH UI ... 354
XIV
Instruksi Kerja Inventarisasi Aset PTN BH di Unit Kerja (Fakultas) ... 359
Instruksi Kerja Inventarisasi Aset PTN BH Kompilasi UI ... 360
Instruksi Kerja Pendistribusian Surat Internal dan Eksternal (Dalam & Luar Negeri) ... 361
Kantor Humas dan Keterbukaan Informasi Publik ... 362
Prosedur Penerbitan Informasi ... 364
Prosedur Pengelolaan Media Informasi ... 366
Prosedur Penggunaan Logo ... 367
Prosedur Promosi Program Studi dan Kegiatan Penerimaan Mahasiswa Baru ... 368
Prosedur Penyelenggaraan Acara dan Protokol ... 369
Kantor Arsip ... 370
Prosedur Surat Masuk ... 373
Prosedur Surat Keluar (Internal dan Eksternal) ... 374
Prosedur Pemindahan Arsip ... 375
Prosedur Pemusnahan Arsip ... 376
Prosedur Program Arsip Vital ... 377
Prosedur Akuisisi Arsip ... 378
Prosedur Preservasi dan konservasi Arsip ... 380
Prosedur Pembinaan Kearsipan ... 381
Prosedur Audit Kearsipan ... 382
Prosedur Layanan Arsip ... 383
Instruksi Kerja Pemberkasan Arsip Aktif/Kegiatan Berjalan
–
Berkas Baru (
New File
) ... 385
Instruksi Kerja Pemberkasan Arsip Aktif/Kegiatan Berjalan
–
Berkas Tersedia (
Existing File
) ... 386
Unit Pelaksana Teknis Pengamanan Lingkungan Kampus ... 387
Prosedur Izin Keramaian ... 390
Prosedur Penanganan Tindak Asusila ... 391
Prosedur Penanganan Tindak Pidana (Terhadap Tersangka Dewasa) ... 393
Prosedur Penanganan Tindak Pidana (Terhadap Tersangka Anak/di Bawah Umur
18 Tahun) ... 395
Instruksi Kerja Patroli Satpam UI ... 397
Instruksi Kerja Penanganan Penyalahgunaan Narkoba ... 398
Instruksi Kerja Pengelolaan Pintu Kampus ... 400
Instruksi Kerja Penertiban Pedagang ... 401
Instruksi Kerja TPTKP Kecelakaan Lalu Lintas ... 402
Instruksi Kerja TPTKP Tindak Pidana ... 403
XV
Instruksi Kerja Pengamanan Ledakan Bom ... 405
Instruksi Kerja Pengamanan Keadaan Darurat/Bencana ... 406
Unit Pelaksana Teknis Keselamatan, Kesehatan Kerja, dan Lingkungan ... 407
Prosedur Analisis Bahaya dan Risiko K3L ... 409
Prosedur Izin Kerja
PTW (Permit to Work)
... 410
Prosedur Induksi K3L ... 412
Prosedur Penanggulangan Keadaan Darurat ... 413
Prosedur Pelaporan dan Penyelidikan Insiden ... 414
Prosedur Identifikasi Aspek Dampak di Lingkungan UI ... 415
Prosedur Pemeliharaan dan Pemangkasan Pohon ... 416
Prosedur Pengelolaan Limbah Laboratorium ... 418
Prosedur Pengendalian Hewan Liar ... 419
Prosedur Pengukuran Kualitas Lingkungan ... 420
Direktorat Riset dan Pengabdian Kepada Masyarakat ... 421
Prosedur Sosialisasi dan Pengajuan Hibah UI ... 423
Prosedur Sosialisasi dan Pengajuan Hibah Eksternal UI ... 424
Prosedur Kerja Sama Riset dan Pengabdian kepada Masyarakat ... 425
Prosedur Komersialisasi Riset ... 426
Prosedur Monitoring dan Evaluasi Hibah UI ... 427
Prosedur Penanganan Laporan Kemajuan atau Akhir Hibah UI ... 428
Prosedur Pengendalian Kualitas Hibah UI ... 429
Prosedur Pencairan Dana Hibah Riset dan Pengmas UI ... 430
Prosedur Manajemen Infrastruktur Laboratorium ... 431
Direktorat Inovasi dan Inkubator Bisnis ... 432
Prosedur Pendaftaran Kekayaan Intelektual (KI) UI ... 434
Prosedur Kegiatan Asistensi Mediasi Pemeriksaan Substansi Paten UI ... 437
Prosedur Kegiatan
Patent Drafting
(Penulisan Deskripsi Paten) UI ... 438
Prosedur Kegiatan Pelatihan, Seminar, Kuliah Umum Inovasi, dan Kewirausahaan ... 439
Prosedur Pendampingan Bisnis (Inkubasi Bisnis) Bagi Mahasiswa, Dosen, dan
Inventor UI ... 440
Prosedur Komersialisasi Kekayaan Intelektual (KI) Universitas Indonesia ... 441
Prosedur Seleksi Pemberian Hibah (Inovasi & Kewirausahaan) ... 442
Direktorat Sistem dan Teknologi Informasi... 444
Prosedur Permintaan Pengembangan Aplikasi Baru ... 447
Prosedur Pengembangan Sistem Informasi (Development) ... 449
Prosedur
Accreditation
Sistem Informasi ... 451
XVI
Prosedur Permintaan Perubahan atau Perbaikan Minor ... 455
Prosedur Pengembangan Aplikasi Alih Daya (
Outsource
) ... 456
Prosedur
Post Implementation Review
Sistem Informasi ... 458
Prosedur Layanan Permintaan Acara Khusus ... 459
Prosedur Penanganan Instalasi Baru
Hotspot
... 460
Prosedur Pembuatan
Account
Baru... 461
Prosedur Penanganan Masalah Penggunaan
Wireless/Hotspot/Account
... 462
Prosedur Penanganan Lupa
Password/Expired
... 463
Prosedur Penanganan Layanan Teknis ... 464
Prosedur Peminjaman/Penggunaan Lab ITTC ... 465
Prosedur Permintaan Pembuatan
Website
... 467
Prosedur Permintaan Pencetakan Kartu Identitas Hilang/Rusak ... 468
Direktorat Sumber Daya Manusia ... 469
Prosedur Pengajuan Klaim Asuransi ... 472
Prosedur Penerimaan Tendik dan Dosen PNS ... 473
Prosedur Penerimaan Tendik dan Dosen PUI atau PKWT ... 474
Prosedur Pengajuan Tunjangan Keluarga ... 478
Prosedur Pendaftaran Beasiswa BPP-LN ... 479
Prosedur Usulan Pengunduran Diri Pegawai ... 480
Prosedur Pembebasan Sementara Jabatan Fungsional Tugas Belajar (PFTB) ... 481
Prosedur Usulan Pembuatan Surat Keputusan Izin Tugas Belajar (SKTB) ... 482
Prosedur Pengaktifan jabatan Fungsional Setelah Tugas Belajar (PK STB) ... 483
Prosedur Usulan Pensiun ... 484
Prosedur Rotasi dan Mutasi Pegawai ... 485
Prosedur Sertifikasi Dosen ... 488
Prosedur Pembuatan SK dan pengaktifan NUP PKWT ... 489
Prosedur Pendaftaran BPJS untuk Keluarga ... 490
Prosedur Pendaftaran Asuransi untuk Keluarga ... 491
Prosedur Klaim BPJS Ketenagakerjaan ... 492
Prosedur Pengajuan Bantuan Biaya Ekses Asuransi Kesehatan ... 493
Prosedur Bantuan Pernikahan Pegawai Pusat Administrasi Universitas ... 494
Prosedur Santunan Duka Cita Pegawai atau Keluarga Pegawai Pusat Administrasi
Universitas ... 495
Prosedur Pengajuan Bantuan Biaya Kelahiran Anak Pegawai Pusat Administrasi
Universitas ... 496
Direktorat Pengembangan Karier dan Hubungan Alumni ... 497
XVII
Prosedur Layanan Lowongan Pekerjaan dan Magang di CDC UI ... 501
Prosedur Layanan Wisuda ... 503
Prosedur Penggalangan Dana Abadi UI ... 506
Prosedur Pelatihan
Softskills
... 507
Prosedur
Tracer Study
UI ... 510
Direktorat Kerjasama ... 512
Prosedur Pengusulan dan Pemrosesan Nota Kesepakatan Bersama (NKB)
Dalam Negeri ... 514
Prosedur Pengusulan dan Pemrosesan Perjanjian Kerja Sama (PKS) Dalam Negeri ... 515
Prosedur Pengusulan dan Pemrosesan Kesepakatan Bersama (MoU) Luar Negeri ... 516
Prosedur Pengusulan dan Pemrosesan Perjanjian Kerja Sama (Aol) Luar Negeri ... 517
III
P
EDOMAN
P
ENGGUNAAN
B
UKU
T
ATA
A
LUR
L
AYANAN
U
NIVERSITAS
I
NDONESIA
Buku Tata Alur Layanan UI merupakan sebuah buku panduan yang berisi alur alur layanan
UI yang berada di naungan Pusat Administrasi Universitas (PAU). Alur layanan yang
dimaksud adalah Alur Prosedur Operasional Baku (POB) dan Instruksi Kerja (POB) utama
pada setiap unit di lingkup PAU UI. Alur layanan yang dipetakan ini dimaksudkan sebagai
langkah awal dalam memahami dan melakukan sinergi antar unit dan antar pemangku
kepentingan di lingkup layanan PAU UI. Untuk itu pada buku tata alur layanan ini acuan POB
dan IK dari masing-masing unit yang dimaksud juga dicantumkan sebagai bahan telaah lebih
dalam untuk mengetahui pelaksanaan sebuah proses yang ada. Buku tata alur layanan ini
merupakan sebuah buku yang bersifat dinamis di mana setiap revisi dari prosedur yang
berlaku juga akan dicantumkan dan disebarluaskan pada unit unit terkait, proses ini
merupakan refleksi nilai konsistensi dan dokumentasi dari POB, IK dan Buku Tata Alur
Layanan di mana keseluruhan proses yang dipetakan akan tetap menjadi proses yang
akuntabel dan konsisten sesuai dengan SK Rektor tentang penyusunan dan pengesahan
POB.
Buku Tata Alur Layanan ini disusun berdasarkan bidang yang ada sesuai dengan SK struktur
inti organisasi UI No.3875/SK/R/UI/2014. Penyusunan dengan pembagian warna ini dibuat
untuk mempercepat proses pencarian prosedur yang diinginkan.
Kode Warna
Bidang Kerja
Jingga
BP3U dan BLLH
Ungu
BPMA dan SPI
Merah
Bidang Akademik dan Kemahasiswaan
Kuning
Bidang Keuangan, Logistik, ULP, dan
Fasilitas
Hijau
Bidang Riset dan Inovasi
Biru
Bidang SDM, Pengembangan, dan
IV
P
ROSES
P
ENYUSUNAN
POB
Y
ANG
M
ENJADI
D
ASAR
B
UKU
T
ATA
A
LUR
L
AYANAN
Dalam menyusun sebuah prosedur perlu dilakukan terlebih dahulu Pemetaan Proses Bisnis
yang bertujuan untuk memetakan proses yang ada pada suatu organisasi yang disesuaikan
dengan tugas pokok dan fungsi masing-masing organisasi. Proses pemetaan dilakukan
melalui:
1. Identifikasi Proses
-
Identifikasi Primer kesesuaian strategi
-
Gap Analysis
-
Identifikasi sekunder berdasarkan keperluan
2. Pengumpulan Data
-
Data dari pemangku kepentingan
-
Role Play
dan
process walkthrough
3. Penggambaran Proses
Proses yang baik, mencakup:
-
Intuitif, yaitu proses dapat dengan mudah diartikan serta pemangku kepentingan
dapat dengan mudah memahami,
-
Dapat Dimengerti, yaitu proses yang ada dapat dibaca dan dikerjakan oleh
pemangku kepentingan dan menggunakan bahasa yang mudah dimengerti,
-
Komprehensif, yaitu mencakup seluruh kegiatan utama yang penting pada proses
-
Jelas, yaitu penggambaran proses jelas, masing-masing unit yang terkait jelas
disebutkan dan bahasa yang digunakan tidak ambigu,
-
Efektif, yaitu penggambaran proses cukup sederhana untuk dikerjakan namun
tepat dalam pengerjaannya dan memiliki mekanisme kontrol dan pengawasan
melekat,
-
Exhaustive
, yaitu penggambaran proses bersifat menyeluruh terhadap semua
proses yang dipetakan.
P
ANDUAN
A
LUR
P
ROSEDUR
Mengacu pada SK Rektor mengenai penyusunan dan revisi POB, maka alur proses yang
dikumpulkan dan digambarkan pada Buku Tata Alur Layanan ini menggunakan pola dan
simbol yang dijelaskan dalam SK Rektor yang tersebut. Adapun simbol-simbol yang
digunakan adalah:
V
Simbol aktivitas, melambangkan aktivitas pada proses yang
dijalankan
Simbol keputusan, melambangkan adanya aktivitas yang memerlukan
keputusan
Simbol sup proses yang di dalamnya terdapat proses lain yang lebih
rinci (Biasanya menjadi POB atau IK lain)
Simbol dokumen
Simbol proses berlanjut ke proses selanjutnya pada halaman yang
sama
Simbol proses berlanjut ke proses selanjutnya pada halaman yang
berbeda
P
ENUTUP
Buku Tata Alur Layanan ini diterbitkan sebagai acuan pada proses layanan yang berlaku di
lingkup Pusat Administrasi Universitas Indonesia. Namun, dinamika dan kebutuhan yang
terus membutuhkan adaptasi membuat kualitas buku ini akan terus menerus ditingkatkan
secara berkesinambungan. Peningkatan yang ada dengan revisi tentunya disesuaikan
dengan standar yang ada sesuai dengan peraturan yang berlaku. Adaptasi dan Respons yang
fleksibel dari penyusunan buku ini diharapkan dapat menjadi jembatan sinergi dari
masing-masing unit untuk mengembangkan koordinasi antar unit demi terwujudnya UI sebagai
Universitas Guru Bangsa. Adaptasi ini tentunya juga akan melalui proses pada unit yang
menaungi sinergi dari keselarasan penerapan dari POB.
2
2
DAFTAR TATA ALUR LAYANAN
NO.
NO. PROSEDUR
JUDUL
1
POB-BLLH-001/UN2.R/OTL.03.00/2015
Prosedur Layanan Status Hukum
dan/atau Analisa Legalitas Aset
2
POB-BLLH-002/UN2.R/OTL.03.00/2015
Prosedur Pelayanan atau
Pengolahan dan Analisis Naskah
Kontrak
3
POB-BLLH-003/UN2.R/OTL.03.00/2015
Prosedur Pembuatan Surat
Keputusan dan Peraturan Rektor UI
4
POB-BLLH-004/UN2.R/OTL.03.00/2015
3
Prosedur Layanan Status Hukum dan/atau Analisa Legalitas Aset Universitas
Indonesia
Unit Kerja
Rektor
Wakil Rektor
BLLH
P
Mengajukan surat permohonan
Mempelajari permohonan
Mempelajari permohonan
1. Rancangan Surat, 2. Peraturan/ Ketetapan Rektor, 3. Perjanjian/NKB terkait legalitas aset UI
Menyempurnakan rancangan Surat,
Peraturan/ Ketetapan Rektor,
Perjanjian/MOU terkait aset UI dan/
atau legal opinion pendapat hukum
Menganalisa permohonan
Menganalisa rancangan produk
hukum 1. Surat
Permohonan 2. Proposal; 3. Draft Surat; 4. Dokumen Aset.
4
Prosedur Layanan Status Hukum dan/atau Analisa Legalitas Aset Universitas
Indonesia
Unit Kerja
Rektor
Wakil Rektor
BLLH
P
Memberi paraf dan/
atau tanda tangan
Memberi paraf
Memberi tanda
tangan
Surat, Peraturan/
Ketetapan Rektor,
Perjanjian/NKB
terkait aset UI
Rancangan Surat, Peraturan/Ketetapan
Rektor, Perjanjian/
MOU dan/atau Legal Opinion/Legal Memo
1. Rancangan Surat,
2. Peraturan/ Ketetapan Rektor, 3. Perjanjian/NKB terkait aset UI
1
Legal Memo/ Opinion
Menerima
salinan legal memo/opinion
5
Prosedur Layanan Status Hukum dan/atau Analisa Legalitas Aset Universitas
Indonesia
Unit Kerja
Rektor
Wakil Rektor
BLLH
P
menyimpan dokumen aslidan mendistribusikan copy kepada unit kerja pemohon
Selesai Menerima Salinan
Surat, Peraturan/ Ketetapan Rektor,
Perjanjian/NKB terkait aset UI
Salinan Surat, Peraturan/ Ketetapan Rektor,
Perjanjian/NKB terkait aset UI
6
Direktorat Kerja Sama/Pemohon Unit Kerja
Terkait
BLLH
P
Prosedur Pelayanan atau Pengolahan dan Analisis Naskah Kontrak
(MOU/NKB atau PKS/AOI)
Mulai
Mengajukan Permohonan Pelayanan
atau Asupan/ Analisis Kontrak
Surat Permohonan Pelayanan atau Asupan/
Analisis Kontrak
Meneliti, review/analisis
Cek kelengkapan
Ya
Tidak Lengkap
Memberikan analisis hukum
dan asupan rekomendasi
Lengkap Tidak
Analisis hukum dan asupan rekomendasi Menerima analisis
hukum dan asupan rekomendasi
1
Memperbaiki Permohonan Pelayanan
atau Asupan/ Analisis Kontrak
7
Direktorat Kerja Sama/Pemohon Unit Kerja
Terkait
BLLH
P
Prosedur Pelayanan Atau Pengolahan dan Analisis Naskah Kontrak
(MOU/NKB atau PKS/AOI)
Draf Kontrak
1
Memberi masukan/ tanggapan atas
Draf Kontrak
Menyiapkan surat pendelegasian
Kepala BLLH memberikan paraf
pada naskah kontrak
Naskah Kontrak Final dan Surat
Pendelegasian Menerima naskah
kontrak final dan surat pendelegasian
Prosedur kerjasama POB-DKS-001 (NKB) POB-DKS-002 (PKS) POB-DKS-003 (MOU) POB-DKS-004 (Aol)
8
Prosedur Pembuatan Surat Keputusan dan Peraturan Rektor UI
Unit Kerja
Rektor
Wakil Rektor
BLLH
P
PermohonanPembuatan Keputusan dan/ atau
Peraturan Rektor UI
1. Surat Permohonan 2. Proposal
3. Rancangan Surat Keputusan dan/atau Peraturan Rektor UI (Tembusan BLLH)
Mempelajari permohonan pembuatan Surat Keputusan dan/ atau
Peraturan Rektor UI Ya
Disposisi
Setuju?
Mempelajari permohonan pembuatan Surat
Keputusan dan/ atau Peraturan
Rektor UI
Setuju?
Disposisi Ya
Menganalisa rancangan Surat Keputusan dan/atau Peraturan Rektor UI
Notifikasi Penolakan Tidak
Notifikasi Penolakan
Tidak
Memperbaiki Permohonan?
Ya
Deputi Legislasi dibantu Asisten menganalisa rancangan Surat Keputusan dan/atau Peraturan Rektor UI dan mencantumkan dalam hasil analisa rancangan Surat Keputusan dan/atau Peraturan Rektor UI
Menyempurnakan penulisan rancangan
Keputusan dan/atau Peraturan Rektor UI
Memberi paraf (Kepala BLLH) Menandatangani
Rancangan Surat Keputusan dan/atau Peraturan Rektor UI
Memberi paraf
9
Prosedur Pembuatan Surat Keputusan dan Peraturan Rektor UI
Unit Kerja
Rektor
Wakil Rektor
BLLH
P
Surat Keputusan dan/atau Peraturan
Rektor UI
Menggandakan, menyimpan dokumen asli dan
mendistribusikan salinan kepada unit
kerja pemohon
Salinan Rancangan Keputusan dan/atau Peraturan Rektor UI
Selesai Menerima Salinan
Surat Keputusan dan/atau Peraturan Rektor
10
Prosedur Penyelesaian Perkara: Pengadilan, Quasi Pengadilan, dan P3T2
Rektor
BLLH
Quasi/Pengadilan
Pemohon
Menerima
laporan/berkas
perkara
Memberikan disposisi penyelesaian
Disposisi
Penyelesaian Menentukan jenis perkara
Rekomendasi
Pembentukan
Tim Proses
Penyelesaian P3T2 dengan melibatkan Unit
Kerja Terkait
(Fakultas/ PAU)
P3T2
Proses
Penyelesaian
Perkara
Pengadilan sampai dengan
Putusan Mengajukan
penyelesaian
perkara
Rekomendasi Pembentukan Tim
Kuasa Hukum
Penyelesaian
Perkara
Pengadilan/ atau
Quasi
Quasi/Pengadilan
Berkas
Perkara
Lengkap?
Ya Tidak
Proses
penyelesaian
P3T2 sampai
dengan
rekomendasi
4
1 2
11
Prosedur Penyelesaian Perkara: Pengadilan, Quasi Pengadilan, dan P3T2
Rektor
BLLH
Quasi/Pengadilan
Pemohon
Rekomendasi P3T2
Pembuatan Draf SK
Rektor
4 1
Laporan Putusan Pengadilan
dan Quasi
Draf SK Rektor Menandatangani
Draf SK Rektor
SK Rektor
Selesai Menerima laporan dan memberikan disposisi tindak lanjut
Tidak
Memberikan rekomendasi
Mengajukan banding/
kasasi?
2
Ya
Mengajukan keringanan?
Tidak
3
13
DAFTAR TATA ALUR LAYANAN
NO.
NO. PROSEDUR
JUDUL
1
POB-BP3U-001/UN2.R/OTL.03.00/2015
Prosedur Penyusunan Rencana
Kerja Tahunan
2
POB-BP3U-002/UN2.R/OTL.03.00/2015
Prosedur Penyusunan Rencana
Kerja Anggaran Penerimaan
3
POB-BP3U-003/UN2.R/OTL.03.00/2015
Prosedur Penyusunan Rencana
Kerja Anggaran Pengeluaran
4
POB-BP3U-004/UN2.R/OTL.03.00/2015
Prosedur Penetapan Dokumen
Pelaksanaan Anggaran (DPA)
5
POB-BP3U-005/UN2.R/OTL.03.00/2015
Prosedur Penyusunan Rencana
Umum Pengadaan
6
POB-BP3U-006/UN2.R/OTL.03.00/2015
Prosedur Pengajuan dan
Pemrosesan Rencana Implementasi
Bulanan (RIB)
7
POB-BP3U-007/UN2.R/OTL.03.00/2015
Prosedur Pengembangan Master
Plan Universitas Indonesia
8
POB-BP3U-008/UN2.R/OTL.03.00/2015
Prosedur Pengembangan
Infrastruktur
9
POB-BP3U-009/UN2.R/OTL.03.00/2015
Prosedur Penyusunan Rencana
Strategis Universitas Indonesia
10
POB-BP3U-010/UN2.R/OTL.03.00/2015
Prosedur Penyusunan Laporan
Tahunan Universitas Indonesia
11
POB-BP3U-011/UN2.R/OTL.03.00/2015
Prosedur Pelaksanaan Monitoring
dan Evaluasi Organisasi
12
POB-BP3U-012/UN2.R/OTL.03.00/2015
Prosedur Pelaksanaan Monitoring
14
NO.
NO. PROSEDUR
JUDUL
13
POB-BP3U-013/UN2.R/OTL.03.00/2015
Prosedur Penyusunan Laporan
Kinerja Universitas Indonesia
14
POB-BP3U-014/UN2.R/OTL.03.00/2015
Prosedur Survey Kepuasan
Pelayanan Unit Kerja
15
POB-BP3U-015/UN2.R/OTL.03.00/2015
Prosedur Pengembangan
University
Dashboard
16
POB-BP3U-016/UN2.R/OTL.03.00/2015
Prosedur Penyusunan Kontrak
15
Prosedur Penyusunan Rencana Kerja Tahunan (RKT) UI
Entitas Anggaran
BP3U
Rektor
MWA
P
Menyusun Pedoman Penyusunan RKT
Mulai
Penyusunan Draf RKT tahun
berjalan
Draf RKT Entitas Anggaran Verifikasi Draf
RKT Entitas Anggaran
Disetujui?
Ya
Pembahasan Final Draf RKT UI
Usulan Perbaikan RKT
Selesai Proses Penyusunan
RKA UI Sosialisasi Pedoman RKT kepada
Entitas Anggaran
Konsolidasi RKT Entitas Anggaran
Tidak
Ya
Menandatangani Draft RKT dan menyampaikannya
ke MWA
Pengesahan RKT
RKT UI Disetujui? Tidak
Membahas Draf RKT bersama Kepala
16
Prosedur Penyusunan Rencana Kerja Anggaran (RKA) Penerimaan
Entitas Anggaran
BP3U
Sosialisasi RKA
Rekomendasi Koreksi RKA
Koordinasi internal persiapan penyusunan Rancangan Awal
RKA Penerimaan
Melakukan penyusunan Rancangan Awal RKA Penerimaan melalui SIPKA
Melakukan Pembahasan Rancangan awal RKA
Penerimaan
Rancangan Awal RKA Penerimaan Entitas Anggaran
Penyusunan RKA Pengeluaran Konsolidasi RKA Penerimaan Entitas
Anggaran
Rancangan RKA Penerimaan UI
17
Prosedur Penyusunan Rencana Kerja Anggaran (RKA) Pengeluaran
Entitas Anggaran
BP3U
Sosialisasi RKA
Daftar Pagu Indikatif, RKT & Pedoman RKA
Rekomendasi RKA
Koordinasi internal persiapan penyusunan rancangan RKA
Pengeluaran
Melakukan Penyusunan Rancangan RKA Pengeluaran
Melalui SIPKA
Melakukan Pembahasan Rancangan awal RKA Pengeluaran
Sesuai dengan Pedoman RKA?
Ya RKT & Pedoman
RKA
Tidak RKA
Penerimaan UI
Rancangan Awal RKA Pengeluaran Entitas Anggaran Penetapan
Pagu Indikatif Entitas Anggaran
Mulai
Konsolidasi RKA Pengeluaran Entitas
Anggaran
Rancangan RKA Pengeluaran UI
18
Prosedur Penyusunan Rencana Kerja Anggaran (RKA) Pengeluaran
Entitas Anggaran
BP3U
P
O
B
-BP
3
U
-0
0
3
/UN
2
.R
/O
T
L
.03
.00
/2
0
1
5
Proses Pelaporan RKA UI
Selesai Penetapan Pagu
Definitif Entitas Anggaran
Daftar Pagu Definitif Entitas Anggaran
Rancangan RKA Pengeluaran UI
19
Prosedur Pelaporan Rencana Kerja Anggaran (RKA)
BP3U
Rektor
MWA
P
RKT & RKA
Surat Pengantar & Lap. Rancangan
RKA UI
Evaluasi & Pembahasan
RKA UI
SK Pengesahan DPA UI Penetapan DPA
Entitas Anggaran
Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA)
Tidak Ada Usulan Perbaikan Ada Usulan Perbaikan Konsolidasi RKA
Entitas Anggaran
Pengolahan data dan Pelaporan Rancangan RKA UI
Laporan Rancangan RKA
UI
Selesai Penyebaran DPA
20
Prosedur Penyusunan Rencana Umum Pengadaan (RUP)
BP3U
PPK Barang
Rektor
P
O
B
-BP
3
U
-0
0
5
/UN
2
.R
/O
T
L
.03
.00
/2
0
1
5
Mulai
Tanda tangan/ Pengesahan RUP
Selesai
Menginput Pengadaan ke SIRUP
Dokumen RUP UI Tahun Anggaran Data Paket
Pengadaan
Draf RUP Penyusunan draf RUP
21
Prosedur Pengajuan dan Pemrosesan Rencana Implementasi Bulanan (RIB)
Entitas Anggaran
BP3U
Direktorat Keuangan
P
Melakukan Verifikasi RIB
RIB Disetujui?
Proses Pencairan Dana POB-DITKEU-005 (BPPTN)
POB-DITKEU-006 (Non APBN)
Selesai Menerima Pengajuan
RIB di SIPKA
Menyetujui Pengajuan Anggaran di SIPKA Ya
Realisasi Pengajuan RIB
Implementasi Anggaran Menolak
pengajuan RIB di SIPKA
Tidak
Mengajukan Permohonan RIB
Melalui SIPKA
Ya
Tidak
RIB Biaya Pendidikan?
Dokumen RIB 1. Surat 2. RIB
Menerima Pengajuan RIB di SIPKA
22
Prosedur Pengembangan Rencana Induk (
Master Plan
)
BP3U
Rektor
TPLK
Fakultas/Unit Kerja
P
Mengumpulkan data dan informasi yang
dibutuhkan untuk evaluasi Master Plan
Pembuatan Master Plan dengan TPLK
Evaluasi Pra Draf
Master Plan dan Memberikan masukan
Draf Master Plan
Pra Draf Master Plan
Finalisasi Draf
Master Plan
Draf Master Plan Baru
Selesai Memberi masukan
untuk pembaharuan
Master Plan
Fasilitasi Pembuatan Master Plan dengan TPLK
Fasilitasi Pembuatan Master Plan dengan TPLK
Mengesahkan
Master Plan
Dokumentasi dan Distribusi Master
Plan
Memberikan data dan informasi yang dibutuhkan untuk evaluasi Master Plan Mengirimkan surat
permohonan data dan informasi kepada Fakultas/Unit
Kerja
Surat Permohonan Data dan Informasi Evaluasi Master Plan
terhadap Visi dan Program Strategis Surat Perintah
Evaluasi
23
Prosedur Pengembangan Infrastruktur
Unit Kerja/Fakultas
Rektor
BP3U
TPLK
P
Usulan Pengembangan
Mengevaluasi Usulan dengan
Master Plan
Mengirimkan Notifikasi
Menerima Perbaikan Usulan
Mengundang TPLK
Menerima Undangan Ya
Tidak
Ya
Meyetujui usulan? Tidak
1. Surat Persetujuan 2. Lampiran Proposal
Ya
Mengevaluasi usulan
Memberikan masukan/ rekomendasi Menyetujui
Perbaikan Usulan?
Tidak Mulai
Mengajukan Usulan Pengembangan
Infrastruktur
Mengajukan Perbaikan
Usulan?
Ya
Selesai Tidak
Melaksanakan Pengembangan
Infrastruktur
Master Plan UI
Mengevaluasi usulan Memberikan
disposisi terkait usulan pengembangan
24
Prosedur Penyusunan Rencana Strategis (Renstra) UI
BP3U
Rektor
Unit Kerja/Fakultas
MWA
P
Draf Renstra
Memberi masukan atas target pencapaian Renstra Melakukan
finalisasi Draf Renstra
Draf Renstra Final
Membuat surat pengantar Renstra
untuk MWA Penyusunan
Draf Renstra
Melakukan Pembahasan
Renstra
Perlu Perbaikan?
Surat Masukan untuk Renstra Surat Masukan untuk
Renstra
Ya Memperbaiki Renstra
berdasarkan masukan dari MWA
Renstra UI Membuat surat pengantar
Mengesahkan Renstra UI dan mengeluarkan SK
Renstra UI
1. SK Renstra 2. Renstra UI yang sudah disahkan Pencetakkan,
Dokumentasi, dan Distribusi Renstra
Selesai
Tidak Menetapkan Visi Misi
Universitas dan Memberikan Arahan
1. Surat Pengantar 2. Lampiran Renstra UI
25
Prosedur Penyusunan Laporan Tahunan (Laptah) UI
BP3U
Unit Kerja/Fakultas
Rektor
P
Mengirimkan permintaan data untuk
penyusunan Laptah
Menyiapkan data-data untuk Laptah
Data dari Unit/Fakultas dalam bentuk softcopy dan
hardcopy
Pengolahan Data dan Penyusunan Pra
Draf Laptah
Pra Draf Laptah
Validasi Data dan Pra draf Laptah?
Membuat masukan perbaikan Pra Draf
Laptah Finalisasi Pra Draf
Laptah
Penyuntingan akhir Buku Laptah Final
Persetujuan Laptah
Ya Draf Laptah
Pengesahan Laptah Usulan Perbaikan
Tidak Tidak
Selesai Tabel Usulan
Perbaikan
Menerima Buku Laptah Final Mencetak dan mendistribusikan
Buku Laptah Menerima Buku
Laptah Final Menerima Buku
26
Prosedur Pelaksanaan Monitoring dan Evaluasi Organisasi
BP3U
Unit Kerja/Fakultas
Rektor
P
Melaksanakan internal audit unit kerja
Melakukan monitoring dan evaluasi internal atas laporan audit internal Membuat laporan hasil
internal audit Unit Kerja
Membuat laporan hasil monev internal dan tanggapan atas
laporan internal audit
Evaluasi akhir atas tanggapan hasil Monev
Unit Kerja
Memfasilitasi audit internal
Laporan Internal Audit
Laporan Monev Organisasi
Persiapan Internal Audit
1. Laporan Monev internal
2. Surat tanggapan hasil audit internal
1. Laporan Monev internal
2. Surat tanggapan hasil audit internal
27
Prosedur Pelaksanaan Monitoring dan Evaluasi Organisasi
BP3U
Unit Kerja/Fakultas
Rektor
P
O
B
-BP
3
U
-0
1
1
-UN
2
.R
-O
T
L
.03
.00
-2
0
1
5
Selesai
Melaporkan hasil Monev Organisasi ke Rektor
Laporan Monev Organisasi
1
Menerima Laporan Monev Organisasi yang sudah disahkan
28
Prosedur Monitoring dan Evaluasi Kinerja dan Anggaran
Unit Kerja
BP3U
Draf Evaluasi Capaian Kinerja & Serapan Anggaran
Mulai
Data Kesesuaian IKK dan Indikator
Kegiatan
Evaluasi Kesesuaian IKK
Membuat Notifikasi Pengisian Data Capaian
Kinerja ke Unit Kerja
Surat Notifikasi Pengisian Data Capaian Kinerja
Mengisi data capaian kinerja kegiatan di
SIPKA
Penyusunan Laporan Evaluasi Hasil Capaian Kinerja &
Serapan Anggaran
Perlu Perbaikan?
Usulan perbaikan dokumen capaian
kinerja Ya
Tidak
Perbaikan Capaian Kinerja
Note: Dilakukan Setiap 3 Bulan
1
Evaluasi draf capaian kinerja & serapan anggaran
bersama unit kerja Data Capaian Kinerja dan
29
Prosedur Monitoring dan Evaluasi Kinerja dan Anggaran
Pimpinan/Unit Kerja
BP3U
Buku Laporan Monev Kinerja dan Serapan
Anggaran
Selesai
Menerima Buku Laporan Monev Kinerja dan Serapan
Anggaran Finalisasi Dokumen
Capaian Kinerja & Serapan Anggaran
Dokumen Final Evaluasi Capaian Kinerja & Serapan
Anggaran
Note: Dilakukan Setiap 6 Bulan Mendistribusikan Buku Laporan Monev Kinerja dan Serapan Anggaran
30
Prosedur Penyusunan LAKIP Universitas Indonesia
BP3U
Rektor
Dit. Jend Dikti
P
Buku Lakip Final Draf Lakip
Mulai
Menyusun Draf Lakip
Persetujuan Lakip
Selesai Setuju
Monev Kinerja dan Anggaran
Data Capaian Kinerja dan Serapan
Anggaran (SIPKA)
Mencetak dan Mendistribusikan
Buku Lakip
Proses Penilaian LAKIP UI Usulan Perbaikan
Tidak Setuju
Penyuntingan akhir Buku Lakip Final
Buku Lakip
Final Menerima Buku Lakip Final
31
Prosedur Pelaksanaan Survey Kepuasan Pelayanan Unit Kerja
Unit Kerja
BP3U
Laporan Hasil Verifikasi Tindak Lanjut
Mulai
Inisiasi Kebutuhan Survey dari Pimpinan
Mendata Layanan Sesuai Kebutuhan Survey
Membuat Instrumen Survey
Pelaksanaan Survey
Laporan Hasil Survey
Menindaklanjuti Laporan Hasil
Survey Melakukan verifikasi tindak lanjut
dari Laporan Hasil Survey Hasil Survey
Membuat Laporan Hasil Survey
Selesai Laporan Hasil
32
Prosedur Pengembangan
University Dashboard
BP3U
Rektor
DSTI
Unit Kerja/Fakultas
P
Inisiasi Kebutuhan Dashboard
Daftar Kebutuhan
Analisa Data & Laporan
Daftar Laporan yang dapat disajikan
Perancangan Dashboard
Dokumen Rancangan
Dashboard
Dokumen Rancangan
Dashboard
Menilai Rancangan
Dashboard
Rancangan Dashboard
Final Verifikasi
Kesesuaian?
Tidak Layak
Layak
Ya Tidak
Proses Penyusunan
Daftar Kebutuhan
1
Pengumpulan Data dari Sistem dan Unit Kerja dan Fakultas
Surat Permohonan Data pendukung University
Dashboard
Melaporkan data pendukung University
Dashboard
Note: Data dari Sistem Informasi atau
33
Prosedur Pengembangan
University Dashboard
BP3U
Rektor
DSTI
Unit Kerja/Fakultas
P
O
B
-BP
3
U
-015
-UN
2
.R
-O
T
L
.03
.00
-2015
Selesai
Pengerjaan Teknis
UI Dashboard
Uji coba oleh Pengguna
Perlu Perbaikan?
Tidak Usulan Perbaikan Ya
34
Prosedur Penyusunan Kontrak Kinerja UI
Rektor
BP3U
Unit Kerja/Fakultas
P
Menginput target RENSTRA ke SIPKA
Program Prioritas Renstra dari Rektor
Mengadakan rapat untuk pendelegasian program
prioritas kepada PIC
PIC menginput target hasil pendelegasian program ke
SIPKA
PIC mensosialisasikan target hasil pendelegasian program
ke Fakultas melalui SIPKA Merekapitulasi target hasil
pendelegasian program dari sistem (SIPKA)
Analisis gap antara target RENSTRA dan kemampuan
unit kerja / Fakultas SIPKA
Analisis Gap
Mengadakan rapat koordinasi penyusunan Kontrak
Kinerja
Draf Kontrak Kinerja Verifikasi Draf Kontrak Kinerja
Setuju?
Ya TIdak
Menerima analisis gap
35
Prosedur Penyusunan Kontrak Kinerja UI
Rektor
BP3U
Unit Kerja/Fakultas
P
Menandatangani Kontrak Kinerja Menandatangani
Kontrak Kinerja
Kontrak Kinerja Kontrak Kinerja
Note:
Kontrak Kinerja Fakultas ditandatangani langsung oleh Rektor
Kontrak Kinerja Unit Kerja PAU harus diparaf oleh Wakil Rektor sebelum ditandatangani oleh Rektor
Selesai
37
DAFTAR TATA ALUR LAYANAN
NO.
NO. PROSEDUR
JUDUL
1
POB-BPMA-001/UN2.R/OTL.03.00/2015
Prosedur EVISEM dan EVITAH
Program Studi
2
POB-BPMA-002/UN2.R/OTL.03.00/2015
Prosedur EDOM dan EFOM
3
POB-BPMA-003/UN2.R/OTL.03.00/2015
Prosedur Evaluasi Pemenuhan
SNP-Plus di UI & Implementasi
SPMI di UI
4
POB-BPMA-004/UN2.R/OTL.03.00/2015
Prosedur EVIN Program Studi
Persiapan Akreditasi BAN PT/
LAM PT
5
POB-BPMA-005/UN2.R/OTL.03.00/2015
Prosedur EVIN Persiapan Asesmen
AUN-QA
6
POB-BPMA-006/UN2.R/OTL.03.00/2015
Prosedur Pelaksanaan Asesmen
AUN-QA
7
POB-BPMA-007/UN2.R/OTL.03.00/2015
Prosedur Monitoring dan Evaluasi
MONEVIN Unit Kerja Terkait Mutu
8
POB-BPMA-008/UN2.R/OTL.03.00/2015
Prosedur Monitoring dan Evaluasi
e-Learning
9
POB-BPMA-009/UN2.R/OTL.03.00/2015
Prosedur Kegiatan Audit Internal
Akademik di Universitas Indonesia
10
POB-BPMA-010/UN2.R/OTL.03.00/2015
Prosedur Penyusunan/Pemutakhiran
Pedoman Penjaminan Mutu UI
11
POB-BPMA-011/UN2.R/OTL.03.00/2015
Prosedur Pelatihan Penjaminan
Mutu yang diselenggarakan BPMA
12
POB-BPMA-012/UN2.R/OTL.03.00/2015
Prosedur Peningkatan Kemampuan
Asesmen Regional AUN &
38
NO.
NO. PROSEDUR
JUDUL
13
POB-BPMA-013/UN2.R/OTL.03.00/2015
Prosedur
Post In Reference
ke
Negara Acuan
14
POB-BPMA-014/UN2.R/OTL.03.00/2015
Prosedur Rapat Koordinasi dengan
Unit Kerja Terkait
15
POB-BPMA-015/UN2.R/OTL.03.00/2015
Prosedur Pembinaan QA Bagi
Institusi/Perguruan Tinggi di Luar UI
16
POB-BPMA-016/UN2.R/OTL.03.00/2015
Prosedur Pengumpulan,
Pengolahan, dan Penyampaian Data
UI untuk Pemeringkatan
39
Prosedur EVISEM dan EVITAH Program Studi
BPMA
DSTI
Fakultas/Program
Pascasarjana/Program Vokasi/
UPMA/Prodi
Rapat Koordinasi Pelaksanaan Evisem dengan
UPMA Membentuk Tim
adhoc untuk Revisi Instrumen
Evisem
Revisi Instrumen dan Uji Interpretasi
Mulai
Review Instrumen Evisem
Perlu Revisi?
Rapat koordinasi sistem aplikasi evisem dengan
DSTI Tidak
Perubahan/ Perbaikan Aplikasi Minor/
Mayor Instrumen Evisem
Hasil Revisi
40
Prosedur EVISEM dan EVITAH Program Studi
BPMA
DSTI
Fakultas/Program
Pascasarjana/Program Vokasi/
UPMA/Prodi
Laporan Evisem Monitoring & Penyusunan laporan Evisem
Pengisian Rekomendasi UPMA
Selesai
Pengisian Evisem oleh Kaprodi
Pengisian Evitah oleh Pimpinan Fakultas/Sekolah Ps/
Program Vokasi*
1
41
Prosedur EDOM dan EFOM
BPMA
DSTI
UPMA
Mahasiswa
PO
Membuka akses EDOM/
EFOM berkoordinasi dengan DSTI
Mengisi EDOM/ EFOM secara online
pada edom.ui.ac.id Mulai
Evaluasi Hasil EDOM/EFOM Tingkat Fakultas & Penyampaian Usulan
Perbaikan ke BPMA Mengolah Data &
Menyusun Laporan EDOM/EFOM
Review Borang EDOM/EFOM dan
Tampilan Hasil EDOM
Selesai Perlu perbaikan?
Melakukan perbaikan & berkoordinasi dengan DSTI
Laporan EDOM/EFOM
Perubahan/ Perbaikan Aplikasi Minor/Mayor Ya
42
Prosedur Evaluasi Pemenuhan
SNP-PLUS
di UI & Implementasi SPMI di UI
BPMA
Fakultas/Program
Pascasarjana/Program Vokasi/
UPMA/Unit PAU
Dit. Keuangan
P
Instrumen Evaluasi
Data Dukung Menginformasikan
pelaksanaan evaluasi ke Fakultas, UPMA, &
Unit terkait di PAU Mulai
Surat yang Ditandangani Pimpinan UI &
Instrumen
Mempersiapkan Rapat Koordinasi
Prosedur Pencairan Dana
POB-DITKEU-005 (BPPTN) POB-DITKEU-006
(Non APBN)
1
Menyiapkan Data Dukung Instrumen SNP
dan SPMI*
Melaksanakan Rapat Koordinasi Pengisian Instrumen dengan UPMA dan Unit Kerja Terkait Standar di PAU
Mempersiapkan Instrumen Evaluasi SNP
43
Prosedur Evaluasi Pemenuhan
SNP-PLUS
di UI & Implementasi SPMI di UI
BPMA
Fakultas/Program
Pascasarjana/Program Vokasi/
UPMA/Unit PAU
Dit. Keuangan
P
Pengisian instrumen SNP & SPMI & dikirim ke BPMA (soft
copy & hardcopy) Daftar Hadir &
Catatan Rapat
Mengolah Data Evaluasi dan Menyusun Laporan
Pemetaaan Implementasi SNP &
SPMI UI
Selesai Data Olahan &
Laporan
Dokumen SNP & SPMI yang Telah
Diisi
44
Prosedur EVIN Program Studi Persiapan Akreditasi BAN PT/LAM PT
BPMA
Fakultas/Sekolah
Pascasarjana/
Program Vokasi
Asesor Internal
(ASESIN)
Direktorat Keuangan
P
Surat yang ditandatangani Pimpinan UI & daftar
prodi Mulai
Review dokumen & mengirimkan hasil review ke
BPMA Pemberitahuan
Program Evin ke Fakultas
Mengirim dokumen akreditasi dan surat
tugas asesin
Mengirim surat keikutsertaan Evin
dan dokumen akreditasi progra
studi lengkap
Koordinasi dengan asesin & mempersiapkan surat tugas asesin
Menyampaikan hasil review asesin kepada program
studi
Hasil review
Surat tugas yang ditandatangani
pimpinan UI
Surat dan dokumen akreditasi
Menyiapkan Administrasi keuangan
Prosedur Pencairan Dana
POB-DITKEU-005 (BPPTN) POB-DITKEU-006
(Non APBN)
45
Prosedur EVIN Program Studi Persiapan Akreditasi BAN PT/LAM PT
BPMA
Fakultas/Sekolah
Pascasarjana/
Program Vokasi
Asesor Internal
(ASESIN)
Direktorat Keuangan
P
Menyampaikan suratpemberitahuan ke Dit. Pend bahwa dokumen siap dikirim ke BAN PT
Dokumen akreditasi yang telah diperbaiki
Pelaksanaan visitasi di prodi (diskusi perbaikan dokumen
antara asesin & prodi, didampingi
BPMA)
Prodi memperbaiki dokumen akreditasi & mengirim ke BPMA
Selesai
Daftar Hadir
Tidak
1
Mengkoordinasikan pelaksanaan visitasi ke
program studi dengan asesin dan program
studi
Dokumen Akreditasi yang telah diperbaiki
Kesesuaian perbaikan
dokumen
Sesuai?
46
Prosedur EVIN Persiapan Asesmen
AUN-QA
BPMA
Fakultas/Prodi
Asesor Internal
(ASESIN)
Direktorat Keuangan
P
5
Hasil reviewKoordinasi dengan asesin & mempersiapkan surat tugas asesin
Mengirim dokumen
SAR dan surat tugas asesin
Menyampaikan hasil
review asesin ke program studi
Surat yang ditandatangani Pimpinan UI & daftar
prodi
Review dokumen & mengirimkan hasil
review ke BPMA Surat dan SAR
Mengirim surat keikutsertaan Evin
AUN-QA dan dokumen SAR
Surat tugas yang ditandatangani
pimpinan UI Pemberitahuan program Evin
AUN-QA ke Fakultas Mulai
47
Prosedur EVIN Persiapan Asesmen
AUN-QA
BPMA
Fakultas/Prodi
Asesor Internal
(ASESIN)
Direktorat Keuangan
P
SAR versi akhir Ya
Mengirim dokumen SAR ke Sekretariat
AUN-QA
Sesuai?
SAR yang telah diperbaiki Menyiapkan
Administrasi keuangan
Proses Pencairan Dana
POB-DITKEU-005 (BPPTN) POB-DITKEU-006
(Non APBN)
Daftar hadir, notulen Diskusi perbaikan
SAR dengan asesin & prodi
Memperbaiki dokumen SAR &
mengirim ke BPMA
1
Tidak
48
Prosedur Pelaksanaan Asesmen
AUN-QA
BPMA
Fakultas/Departemen/Prodi/
UPMA dan Unit Lain yang
Terkait
Direktorat Keuangan
P
Hasil asesmen dari Asesor
Persiapan asesmen Koordinasi pelaksanaan
asesmen dengan sekretariat AUN-QA
Selesai Koordinasi persiapan
asesmen dengan Fakulas & program
studi
Susunan acara & pembagian tugas
Persiapan asesmen
Pelaksanaan asesmen AUN: Pembukaan & penutupan di
PAU
Asesmen: Fakultas, Departemen/Prodi Informasi asesor &
staf AUN QA yang hadir & jadwal
Proses Pencairan Dana POB-DITKEU-005 (BPPTN)
POB-DITKEU-006 (Non APBN)
49
Prosedur Monitoring dan Evaluasi Internal (MONEVIN) Unit Kerja Terkait Mutu
BPMA
Fakultas/Program Pascasarjana/
Program Vokasi/Unit PAU
P
Laporan monev Mengolah data dan menyusun pemetaaanmutu hasil monev Instrumen Monev
Menginformasikan pelaksanaan Monev ke
Fakultas & unit PAU Mempersiapkan instrumen Monevin unit
kerja terkait mutu
Data & instrumen yang telah diisi Mempersiapkan data dukung, mengisi instrumen
Monev & mengirimkan ke BPMA
Surat yang ditandangani Pimpinan UI &
