Komunikasi Kelompok Kecil dalam Organisa

Komunikasi Kelompok Kecil dalam Organisasi

Pada bab ini akan difokuskan pada prinsip-prinsip dan praktek yang akan enhance keefektifan organisasi dengan dikembangkannya pemahaman yang lebih baik dalam bagaimana fungsi kelompok dalam organisasi.

Dalam organisasi, kita akan mengumpulkan banyak kesempatan dalam kehidupan bekerja. Kehidupan karier mungkin berada pada tujuan profit atau nonprofit; mungkin bekerja dalam dunia bisnis atau untuk pendidikan, kesehatan, atau institusi pemerintahan. Dengan kata lain, kita menemukan diri kita berada pada berada dalam organisasi berukuran besar. Dan kebenaran tambahan adalah tanpa adanya organisasi ini kita tidak diragukan lagi bekerja dalam kelompok kecil. Laporan penelitian Mosvick dan Nelson:

 Mayoritas bisnis di USA di accomplished dalam pertemuan/rapat kelompok

 Rata-rata manajer/profesional menghabiskan hampir one-fourth dalam setiap minggu kerja dalam pertemuan/rapat

 Orang-orang menghabiskan lebih banyak waktu dalam pertemuan/rapat. Organisasi

bisnis diharapkan 5-9% meningkat dalam jumlah pertemuan/rapat yang mereka pegang.

Banyak organisasi meningkat berdasarkan selama empowered dan involved karyawan untuk mengambil sebuah pimpinan yang besar dalam pembentukan tujuan dari organisasi tersebut. Organisasi dari restoran hingga pabrik automobile menempatkan para pekerja dalam kelompok-kelompok untuk membantu menyelesaikan pekerjaan.

1. Memanfaatkan Kelompok-kelompok Dalam Organisasi Untuk Menyelesaikan Pekerjaan

Karena manfaat-manfaat yang dihasilkan ketika orang-orang saling bekerja sama, mayoritas manajer dalam organisasi rely pada bermacam-macam kelompok dengan format dan teknik untuk menyelesaikan pekerjaan. Kelompok-kelompok dan tim-tim difungsikan untuk mengumpulkan informasi, mengimprovisasi kualitas, membuat keputusan, dan implement beberapa tugas. Prinsip-prinsip pada interaksi kelompok juga digunakan bahkan ketika kelompok-kelompok dari para karyawan bekerja bersama tetapi tidak bertemu secara langsung (face-to-face).

Memanfaatkan kelompok-kelompok mengumpulkan informasi

Diantara banyaknya manfaat bekerja dalam sebuah kelompok, faktanya adalah ternyata kelompok-kelompok biasanya menghasilkan lebih banyak informasi dan pendekatan yang lebih kreatif untuk mensukseskan bermacam-macam pekerjaan. Alasan mengapa hal itu dapat terjadi karena secara kolektif sebuah kelompok tahu lebih banyak dibandingkan tiap individu dalam kelompok. Selain itu, kelompok juga sangat membantu dalam mengukur reaksi pada ide-ide dan produk-produk yang baru.

 KELOMPOK FOKUS.

Bentuk kelompok dengan tujuan untuk mengumpulkan informasi dari orang lain disebut kelompok fokus. Kelompok Fokus merupakan kelompok kecil dari individu-individu yang dipilih untuk mendiskusikan tentang topik yang sama sehingga pemimpin kelompok tersebut dapat memahami lebih baik bagaimana pandangan spesifik tiap individu tentang topik tersebut. Kelompok Fokus yang berdiskusi juga disamakan dengan kelompok interview. Banyak universitas, perusahaan besar, dan kandidat politik juga menggunakan kelompok fokus untuk mengerti bagaimana orang lain menjadi sadar dengan kekuatan dan kelemahan yang mereka miliki.

 BUZZ SESSIONS.

Teknik ini, telah banyak digunakan di dalam konferensi dan pertemuan atau rapat dalam kelompok yang lebih besar, teknik ini cukup mudah untuk dilakukan.

Untuk memimpin sebuah buzz sessions, ia harus memastikan bahwa tiap individu memiliki pengertian dan pemahaman yang sama atas masalah atau isu-isu yang didiskusikan. Pemimpin ini harus memberikan pertanyaan yang spesifik kepada kelompok untuk didiskusikan. Kemudian, audiens dibagi menjadi kelompok kecil sekitar enam orang untuk merespon pertanyaan yang ada. Salah satu anggota kelompok harus menuliskan semua saran yang berhasil dikembangkan oleh kelompok. Setelah beberapa saat, tiap kelompok harus mempresentasikan hasil diskusi kepada kelompok besar. Hasil tersebut dapat didistribusikan menggunakan paper atau di papan tulis sehingga semua orang dapat melihat dan sama-sama mengevaluasi.

Cara ini dapat digunakan oleh CEO dalam rapat pekerja dengan para pemegang saham, kepala divisi dalam departemen sebuah perusahaan, atau kelompok masyarakat, bahkan sekolah. Ketika diperbolehkan untuk berpartisipasi dalam berbagi informasi dan timbal balik, pendengar lebih seperti memproduksi, mengimplementasi, dan mendukung keputusan yang lebih baik. Pencapaian membantu perkembangan dalam buzz sessions adalah ketika ketika kelompok besar berkumpul.

Memanfaatkan kelompok-kelompok untuk mengembangkan / mengimprovisasi kualitas

Banyaknya produk dengan standar pasar internasional telah memunculkan adanya tekanan baru pada pentingnya kualitas produk. Banyak organisasi menemukan bahwa karyawan adalah sumber terbaik dalam ide dan inovasi untuk meningkatkan kualitas kerja. Para manajer telah menggunakan bermacam bentuk kelompok untuk membuka keahlian karyawan guna mencapai tujuan pada kualitas kerja. Lingkaran kualitas, otonomi kelompok kerja, dan kaizen adalah tiga dari pendekatan kelompok yang telah digunakan untuk meningkatkan kualitas produksi barang dan jasa.

a. Meningkatkan kualitas barang dan jasa b. Mengurangi kesalahan kerja

c. Melakukan promosi reduksi/pengurangan biaya d. Mengembangkan peningkatan kerja tim

e. Mengembangkan metode kerja yang lebih baik f. Mengembangkan efisiensi dalam organisasi

g. Mengembangkan hubungan antara manajemen dan karyawan h. Melakukan promosi partisipan ketrampilan kepemimpinan i. Mempertinggi karier karyawan dan pengembangan pribadi j. Meningkatkan komunikasi melalui organisasi

k. Meningkatkan kesadaran bersama tentang keamanan

Konsep ini telah dikembangkan di Jepang oleh W. Edward Deming di akhir tahun 1940. Beliau merupakan seorang profesor asal Amerika Serikat, ia diundang untuk membantu meningkatkan industri Jepang. Karena konsep ini berhasil diterapkan di Jepang, selanjutnya konsep ini diimplementasikan di Amerika Serikat dan populer khususnya selama tahun 1980.

Karyawan dilatih dalam lingkaran kualitas mendapatkan informasi dasar mengenai prinsip dan praktek komunikasi di dalam kelompok. Banyak konsep yang ada di dalam buku ini, seperti hubungan kelompok, perpaduan, peran, konsensus, pembuatan keputusan, pemecahan masalah, dan manajemen konflik merupakan bagian dari latihan lingkaran kualitas yang dilakukan oleh anggota. Amggota kelompok lingkaran kualitas juga diberikan pelatihan dalam statistik untuk membantu mereka menganalisa keluaran (output) produksi dan kualitas.

Pemimpin lingkaran kualitas memberikan pelatihan tambahan dalam memimpin kelompok dan memfasilitasi interaksi kelompok. Fasilitastor lingkaran kualitas secara primer prosedural seorang pemimpin bertanggung jawab dalam mengembangkan agenda, menjadwalkan pertemuan, dan memastikan partisipasi yang sama tiap anggota kelompok.

Pembuatan keputusan bersama merupakan pendekatan yang paling bernilai untuk menganalisa, mengatur, dan menyelesaikan masalah dalam bisnis dan industri. Lingkaran kualitas bisa sangat efektif jika karyawan memiliki ketrampilan untuk membuat keputusan yang berkualitas.

keputusan siapa yang bertanggung jawab, tujuan kerja, dan pekerjaan lain lebih sering diserahkan oleh supervisor(kepala bagian). Esensinya, otonomi kerja kelompok bekerja untuk dirinya sendiri. Dengan kata lain, itu merupakan mengatur sendiri. Dengan hal tersebut, banyak perusahaan kemudian mulai membentuk otonomi kerja kelompok untuk meningkatkan bermacam-macam pekerjaan. Otonomi kerja kelompok ini mungkin dapat dikoordinatori oleh manajer tingkat menengah untuk memberikan kebutuhan informasi dan sumber-sumber. Tetapi mayoritas kerja diatur oleh anggota kelompok itu sendiri. Rasional dari bentuk kelompok otonomi ini adalah mempersilahkan individu yang tahu dengan baik tentang bagaimana melakukan pekerjaan mereka tanpa gangguan dari pihak luar.

Ketika organisasi yang menggunakan sistem otonomi kerja dalam kelompok melaporkan meningkatnya kualitas produk dan kepuasan karyawan, sebuah organisasi tidak bisa hanya pergi ke kelompok dan berkata, “Oke, kamu bisa melakukan dengan kemauanmu”. Perkembangan dari otonomi kerja kelompok mengambil sebuah investasi dalam pelatihan individual untuk mengatur diri mereka sendiri. otonomi kerja kelompok dilatih secara konsisten dalam pelatihan kerja tim.

Kaizen. Kaizen merupakan kata yang berasal dari Jepang yang berarti “peningkatan berkelanjutan”. Tiap produk, proses, dan manajemen keputusan dapat ditingkatkan, sesuai prinsip kaizen, dimana dapat diaplikasikan tidak hanya pada kelompok tetapi juga pada keseluruhan organisasi. Beberapa perusahaan besar dan kecil di Amerika Serikat menggunakan metode kaizen ketika mereka mencari kelengkapan pekerjaan mereka lebih efisien dan efektif. Mungkin kita mendengar ada pepatah, “Jika tidak rusak, jangan memperbaikinya”. Sedangkan kaizen beroperasi dengan asumsi, “Jika tidak rusak, perbaiki bagaimanapun caranya”. Menurut prinsip kaizen, segalanya dapat ditingkatkan.

Dan yang terakhir, kelompok memilih tahap-tahap aksi dan kemudian merekomendasikan bahwa spesifik aksi akan berdampak pada perubahan mereka sendiri.

Kelompok kaizen hampir sama dengan kelompok lingkaran kualitas. Tujuannya, adalah berfokus pada peningkatan secara berkelanjutan bagaimana sebuah kelompok dapat meningkat. Asums-asumsi kaizen adalah tidak ada produk atau proses yang sempurna.

Memanfaatkan kelompok-kelompok untuk membuat keputusan dan menyelesaikan masalah

Pemikiran reflektif, brainstorming, pertanyaan tunggal, dan solusi ideal adalah bentuk-bentuk struktur pertolongan dalam pekerjaan penyelesaian masalah. Dalam bentuk ini terdapat dua tambahan pendekatan yang biasa digunakan untuk membantu kelompok dan tim dalam organisasi untuk menyelesaikan masalah. Teknik kelompok nominal adalah sebuah metode yang membantu sebuah kelompok untuk mengumpulkan dan kemudian menghasilkan cara alternatif dan mengombinasikan individu dan kelompok brainstorming menjadi satu kesatuan proses. Teknik resiko adalah sebuah metode dalam memandang konsekuensi negatif atas ide baru atau program.

 Teknik Kelompok Nominal. Terkadang individu bekerja sendiri dapat menyelesaikan masalah lebih baik daripada yang dilakukan oleh kelompok. Ketika satu orang berbicara selama sebuah kelompok melakukan diskusi (atau beberapa orang saling berbicara) anggota lain berhenti dan mendengarkan ide-ide yang disampaikan. Penelitian juga menemukan bahwa orang bekerja lebih rajin jika mereka mendapatkan sebuah tugas individu daripada jika mereka memiliki tugas kelompok. Sebelumnya, dijelaskan bahwa sisi negatif dari kerja kelompok adalah menyebarnya tanggung jawab, sehingga meningkatnya kemampuan bahwa beberapa anggota kelompok akan melalaikan tanggung jawab. Teknik kelompok nominal ini satu prosedur untuk mengatasi sisi negatif ini. Dalam teknik ini, kelompok nominal rasanya bahwa anggota bekerja menyelesaikan masalah secara individual, dibandingkan selama interaksi kelompok terus menerus.

1. Pastikan semua anggota kelompok mengetahui masalah yang sedang dihadapi. Tiap anggota harus dapat mendefinisikan dan menganalisa masalah yang ada. 2. Bekerja secara individual, anggota kelompok menuliskan berbagai solusi yang

memungkinkan.

3. Anggota kelompok melaporkan solusi yang telah diidentifikasikan kepada seluruh kelompok dalam satu waktu. Tiap ide harus dicatat dalam sebuah diagram, papan tulis, atau proyektor agar semua anggota dapat melihat.

4. Anggota kelompok mendiskusikan ide yang sudah terkumpul, tidak untuk menjadikan satu ide daripada ide yang lain, tetapi untuk memastikan bahwa semua ide dapat dipahami.

5. Setelah diskusi menghasilkan solusi, tiap anggota kelompok meranking solusi yang ada. Atau, jika catatan solusi sangat panjang, anggota kelompok dapat meranking lima solusi terbaik. Hasilnya ditabulasi.

6. Kini seluruh anggota kelompok mendiskusikan hasil dari ranking yang telah dibuat. Jika putaran pertama dari ranking tidak meyakinkan dan tidak nyaman dengan hasilnya, pilihan lain dapat diranking ulang setelah adanya tambahan diskusi. Penelitian menyarankan bahwa menggunakan metode untuk mengatur ini untuk mengumpulkan dan mengevaluasi hasil informasi adalah solusi yang lebih baik dibandingkan kelompok melawan sebuah masalah dengan gaya yang tidak diatur. Salah satu peneliti menemukan bahwa teknik kelompok nominal bekerja lebih baik dibandingkan pendekatan memberi petunjuk seperti pemikiran reflektif.

Metode individual dalam generasi ide dan evaluasi ini dapat menguntungkan dalam menyelesaikan semua pertimbangan anggota kelompok. Ini dapat menjadi metode yang berguna apabila beberapa anggota kelompok tidak ingin atau tidak nyaman dalam memberikan kontribusi karena perbedaan status dalam kelompok. Dan juga, diskusi alternatif kelompok dengan pertimbangan individu dapat sangat berguna dalam gangguan kelompok dengan konflik dan tekanan.

 Teknik Resiko. Perusahaan kimia industri sedang mempertimbangkan perubahan dari lima hari sebuah untuk sebuah minggu kerja hari keempat.

1. Hadir secara detail mengusulkan perubahan prosedur kebijakan untuk kelompok. 2. Menggambarkan bagaimana risiko seperti ini akan digunakan, menjelaskan bahwa

3. Mengundang kelompok untuk daftar semua risiko, ketakutan, masalah, keraguan dan keprihatinan tentang perubahan kebijakan yang diusulkan.

4. Memposting risiko yang diidentifikasi oleh kelompok flip chart. Ketika risiko yang diposting pemimpin harus memungkinkan tidak ada evaluasi pada risiko; verbal atau nonverbal tidak ada kritik diperbolehkan. Pemimpin harus terus mendorong anggota untuk memikirkan lebih banyak risiko.

5. Setelah pertemuan awal, mereproduksi, dan mengedarkan daftar risiko untuk semua peserta, mengundang setiap penambahan mereka mungkin berpikir dari dalam sementara.

6. Pada pertemuan berikutnya kelompok, menambah risiko lebih lanjut.

7. Meninjau daftar dan memiliki grup memutuskan apakah risiko masing-masing serius dan substantif. Kelompok harus mempertimbangkan risiko menjadi milik kelompok, bukan dengan presenter. Sering peserta dapat menyelesaikan banyak kepedulian satu sama lain dengan berbagi pengalaman, ide, dan fakta. Kekhawatiran tersebut tidak akan dihapus dari daftar penguasa.

8. Sisa risiko dikembangkan ke dalam agenda. Grup dapat menyelesaikan beberapa dengan mendapatkan informasi. Grup dapat menangani masalah-masalah yang tersisa pada suatu waktu dalam probem penyelesaian diskusi.

Tujuan dari teknik resiko ini adalah untuk memungkinkan kelompok untuk jujur mengekspresikan ketakutan dan kekhawatiran dan kemudian mencari cara yang membangun untuk memberikan informasi dan jawaban yang dapat membantu menghilangkan atau mengelola masalah-masalah yang berasal dari kebijakan atau prosedur baru.

Memanfaatkan kelompok-kelompok untuk mengembangkan rencana aksi; PERT PERT, yang berdiri untuk program evaluasi dan meninjau teknik, adalah prosedur awalnya dikembangkan oleh angkatan laut AS di akhir 1950n untuk membantu dengan produksi program polaris rudal. Esensi dari metode ini terletak pada menggunakan grafik untuk plot siapa yang harus melakukan apa, dengan apa waktu. Semakin kompleks proyek, semakin kompleks grafik PERT yang Anda butuhkan. Kunci nilai dari prosedur ini yang sangat membantu kelompok memastikan tidak ada apapun jatuh melalui celah ini.

digunakan, dalam hal ini untuk membantu sebuah kelompok yang menentukan siapa yang harus melakukan apa oleh waktu tertentu. Grafik Pert bekerja terbaik untuk proyek-proyek yang telah jelas mulai dan berhenti poin. Teknik ini juga mengasumsikan bahwa tugas yang harus dicapai memiliki serangkaian berurutan kegiatan atau langkah-langkah yang terlibat.

Anda akan tahu Anda menggunakan prinsip PERT berhasil ketika proyek selesai tepat waktu dan anggota kelompok mengerti bagaimana upaya-upaya mereka berkontribusi untuk menyelesaikan keseluruhan proyek. Ketika mengembangkan bagan PERT melibatkan seluruh anggota grup. Tidak hanya mendelegasikan pemimpin atau Ketua Komite untuk membuat tugas. Membuat tugas kegiatan kelompok.

Ingat, salah satu alasan solusi tidak mendapatkan diterapkan adalah bahwa ada keraguan sekitar yang harus melakukan apa. Bagan pert dapat membantu mengurangi keraguan ini. Kisah berikut menggambarkan masalah. Ini adalah cerita tentang empat orang; Semua orang, seseorang, siapa pun, dan tidak ada. ada pekerjaan penting untuk dilakukan dan semua orang diminta untuk melakukannya. Semua orang adalah yakin seseorang akan hal itu. siapa saja bisa melakukannya tapi tak seorang pun melakukannya. Seseorang marah tentang hal itu karena itu pekerjaan semua orang. Semua orang berpikir siapa pun bisa melakukannya tapi tak seorang pun menyadari bahwa setiap orang tidak akan melakukannya itu berakhir bahwa semua orang menyalahkan seseorang ketika benar-benar tidak ada bertanya siapa saja.

Memanfaatkan kelompok-kelompok ketika tidak bertemu secara langsung

 Teknik Delphi. Dinamakan setelah orakel kuno, teknik delphi adalah metode

1. Pemimpin kelompok itu memilih masalah, masalah, kebijakan, atau keputusan yang perlu ditinjau kembali.

2. Pemimpin sesuai dengan kelompok anggotanya adalah menulis, yang memberi tahu mereka dari tugas dan mengundang mereka saran dan masukan. Sering sebuah daftar pertanyaan spesifik dikembangkan atau kelompok anggota diminta untuk secara individu mencari saran atau reaksi terhadap masalah menghadapi kelompok.

3. Responden melengkapi daftar pertanyaan atau menghasilkan sebuah daftar brainstormed tanggapan dan mengirim tanggapan untuk pemimpin.

4. Pemimpin kemudian merangkum seluruh tanggapan dari kelompok dan berbagi ringkasan dengan semua kelompok anggota, meminta tambahan ide, saran, dan reaksi.Anggota tim diminta untuk menilai atau peringkat ide-ide dan kembali komentar mereka untuk pemimpin.

5. Pemimpin terus proses meringkas kelompok dan meminta umpan balik lebih masukan hingga konsensus umum muncul dan keputusan yang dibuat.Bisa menghabiskan beberapa putaran meminta ide dan mengevaluasi ide-ide sebelum konsensus

Metode ini sering menghasilkan banyak ide bagus. Semua peserta diperlakukan sebagai sama karena tidak ada yang menyadari yang mengajukan ide yang. Hal ini, bagaimanapun, proses yang memakan waktu. Dan karena tidak ada interaksi tatap muka beberapa ide yang mungkin layak elaborasi dan eksplorasi mungkin mendapatkan pertemuan tatap muka dapat membantu menghilangkan beberapa kelemahan prosedur.

 Pertemuan Media. Bukannya mengajukan ke sebuah ruangan dan sedang duduk di sekitar meja untuk pertemuan, bayangkan duduk di meja Anda, beralih pada komputer Anda, memasukkan dalam kata kode Anda, dan menekan keluar kontribusi Anda pertemuan pada layar. Semakin meningkat, semakin banyak organisasi yang memiliki anggota mereka menggunakan surat elektronik, mesin FAX, konferensi video, dan teknologi lainnya untuk berinteraksi satu sama lain.

melakukan brainstorming diam di terminal komputer nya. Layar besar kemudian proyek hasil brainstorming untuk semua anggota kelompok untuk melihat dan menilai.

Ini adalah deskripsi dari beberapa beberapa program perangkat lunak terbaru:

 Ide Generator: Program ini membantu pengguna struktur pemecahan masalah dan curah pendapat tugas, serta mengatur ide-ide yang dihasilkan.

 Innovator: Dikembangkan oleh Wilson Belajar korporasi, sistem ini disebut sebagai sistem keypad pertemuan-perangkat tambahan yang memungkinkan peserta untuk memilih ide-ide tertentu dan memberikan umpan balik langsung tentang pilihan peserta lain. Sistem ini sangat membantu untuk perencanaan strategis dan tugas lain di mana mengembangkan konsensus berguna.

 Pilihan Finder: Program ini memfasilitasi pengambilan keputusan kelompok dengan membantu kelompok menghasilkan alternatif, mengevaluasi alternatif, mengidentifikasi prioritas, dan kemudian menilai apakah konsensus dekat.

 Respondex: Perangkat lunak ini menghubungkan dengan video dan audio untuk menyajikan slide, video, dan informasi multimedia lainnya sementara juga mengumpulkan umpan balik dari pendengar.

Sementara penelitian tentang penggunaan teknologi ini relatif baru, beberapa kesimpulan yang muncul:

1. Semakin kompleks masalah semakin besar kemungkinan bahwa anggota kelompok akan lebih memilih tanpa perantara, interaksi tatap muka

2. Komunikasi yang dimediasi (misalnya Email, konferensi video) lebih disukai untuk mengirim dan menerima informasi dan data untuk membantu kelompok dengan tugasnya; pesan sedikit tentang hubungan dan pemeliharaan kelompok terjadi sebagai pesan menjadi kurang langsung. Media untuk mengirim dan menerima pesan dapat berkontribusi untuk polarisasi yang lebih besar dari pendapat.

3. Menggunakan media untuk mengirim dan menerima pesan bisa mengkontribusikan pada polarisasi yang baik dari sebuah pendapat; anggota kelompok dapat mengambil posisi yang lebih ekstrim saat meletakkan informasi secara tertulis daripada saat berkomunikasi secara lisan.

4. Para ahli merekomendasikan bahwa pesan yang dimediasi akan lebih efektif jika peserta bekerja dari agenda yang direncanakan dan memiliki 'techno-partner’ yang tersedia untuk menangani gangguan perangkat keras dan perangkat lunak.

6. Penggunaan teknologi komputer dan transfer yang lebih cepat dari informasi tidak melekat menyebabkan solusi dan keputusan yang lebih baik. Masalah ini diselesaikan oleh orang-orang. Teknologi hanya memungkinkan akses besar untuk informasi yang akurat, membantu kami menyusun proses, dan menjaga kelompok terfokus pada fakta, tetapi keputusan masih akan dilakukan oleh orang-orang terampil dalam seni dan ilmu pengambilan keputusan dan pemecahan masalah. memang, teknologi dapat membantu kita membuat kesalahan lebih cepat.

2. Tata cara atau keterampilan rapat didalam organisasi

Kebanyakan orang tidak suka meeting. Sementara generalisasi ini memiliki pengecualian, seperti aman untuk menjelajah bahwa beberapa individu menikmati, memikirkan janji mingguan yang sudah terjadwal dan dibumbui dengan pertemuan berkala. Mengapa pertemuan dijunjung rendah seperti itu? Mungkin karena banyak pertemuan tidak dikelola dengan baik oleh pemimpin rapat atau peserta rapat. Apa yang paling mengganggu peserta rapat? Berikut ini adalah kesalahan kesalahan yang terjadi ketika rapat atau laporan yang menunjukkan hal yang tidak baik ketika rapat:

1. Subjek kurang jelas

2. Tidak ada tujuan atau agenda 3. Terlalu panjang

4. Tidak ada persiapan 5. Kurang meyakinkan 6. Tidak teratur

7. Kepemimpinan yang tidak efektif/ kurangnya control 8. Informasi yang dibahas kurang sesuai

9. Banyak waktu yang terbuang ketika rapat karena tidak efektif 10. Terlambat dalam memulai rapat atau tidak tepat waktu

11. Tidak efektif dalam mengambil keputusan 12. interupsi dari dalam dan luar

13. individu mendominasi / memper-amatkan diskusi

14. gemuruh, berlebihan, atau diskusi bersifat penyimpangan 15. Hasil tidak dipublikasikan atau tindak lanjut

16. ada orientasi / pertemuan pra-rapat yang dibatalkan atau ditunda

Memimpin pertemuan

Jika Anda ditunjuk atau dipilih untuk melayani sebagai ketua kelompok, Anda harus tahu apa yang anggota lain harapkan dari Anda. Wagner menunjukkan bahwa ketua pertemuan harus melakukan fungsi-fungsi berikut :

1. Menghindari penyimpangan dan berbasa-basi; ikuti agenda

2. Jangan terlalu banyak bicara; mengajak anggota kelompok untuk tenang 3. Ketika titik jenuh, beralih ke yang berikutnya

4. Sering meringkas agar anggota dapat menyimpan gambaran kemajuan dalam diri mereka

5. Menggunakan flip chart, papan tulis, atau papan menghapus kering untuk meringkas rapat kemajuan; catatan tertulis dari pertemuan tersebut menjadi "pikiran kelompok" dan membantu menjaga kelompok di jalur.

6. Menyiapkan laporan komite (atau mendelegasikan seseorang untuk menyiapkan laporan) setelah satu rapat atau banyak pertemuan. kelompok membutuhkan catatan kemajuan mereka.

Bagaimana mempersiapkan agenda

Kurangnya subjek dan tidak memiliki tujuan atau agenda untuk pertemuan adalah hal yang disebut pertemuan keluhan. sebagaimana telah kita catat dalam buku ini, interaksi kelompok sering tidak terstruktur dan berantakan. ragu-ragu dan kurangnya struktur dapat berfungsi sebagai hambatan utama untuk menyelesaikan tugas sebagai sebuah kelompok. Oleh karena itu, Anda perlu memberikan pertimbangan cermat untuk bagaimana Anda akan mengembangkan agenda dan memberikan struktur untuk interaksi. Pertimbangkan langkah-langkah dalam menyusun agenda pertemuan Anda.

 Menentukan tujuan pertemuan

Tujuan pertemuan biasanya jatuh ke dalam salah satu dari tiga kategori :

Ketika Anda mempersiapkan diri untuk pertemuan, mengidentifikasi apa yang akan Anda ingin memiliki terjadi sebagai akibat dari pertemuan tersebut. tujuan khas mungkin, "pada akhir pertemuan ini kita akan memilih perusahaan yang akan menghasilkan kampanye iklan baru, atau "pada akhir pertemuan ini kita akan meninjau pelamar untuk posisi manajemen dan mengidentifikasi utama kami tiga pilihan," tanpa tujuan tertentu yang diketahui oleh kedua pemimpin dan peserta, jangan heran jika sedikit yang dicapai.

 Mengidentifikasi item yang perlu dibahas untuk mencapai tujuan

Tujuan dalam pikiran, Anda selanjutnya perlu menentukan bagaimana struktur pertemuan untuk mencapai tujuan. Pertimbangkan menghasilkan daftar topik yang perlu ditangani untuk mencapai tujuan: informasi apa yang perlu dibagi, apa masalah perlu didiskusikan, apa tindakan yang perlu diambil? saat Anda berada dalam tahap brainstorming, jangan khawatir tentang urutan item; Anda dapat mengatur ulang item kemudian.

 Mengatur agenda untuk mencapai tujuan

Setelah kamu memiliki daftar barang yang akan ditangani, maka kamu perlu untuk mengatur mereka dalam beberapa cara logikal. kendala utama dalam mengatur item dan menentukan apa yang akan dimasukkan pada agenda pertemuan adalah jumlah waktu yang diambil dan item yang akan dibahas. Ketika Anda telah mengidentifikasi agenda potensial, meninjau tujuan pertemuan Anda dan menghilangkan item yang tidak membantu Anda mencapai tujuan Anda. Strategi dengan tujuan pertemuan Anda dan daftar item agenda, Anda siap untuk mulai menyusun agenda pertemuan Anda. Pertimbangkan saat mengatur agenda, ada 3 tujuan pertemuan : item informasi, item diskusi, dan item tindakan. Jika mereka tidak memiliki agenda sebelum pertemuan tidak ada cara bagi mereka untuk datang siap untuk diskusi.

Bagaimana untuk menjaga pertemuan tetap pada jalur

tentang sebuah tujuan kelompok. Saat ini tercapai, agenda kelompok untuk setiap pertemuan harus menyediakan peta jalan untuk bergerak ke arah tujuan tersebut. Pemimpin sering kali harus menjaga kelompok di lapangan, dan salah satu alat yang paling efektif untuk melakukannya adalah meringkas. Menggunakan beberapa strategi pengambilan keputusan dan pemecahan masalah preskriptif yang kami sebutkan dalam bab delapan dapat membantu kamu memfasilitasi interaksi dalam pertemuan. Misalnya, jika tujuan pertemuan kamu adalah untuk mengidentifikasi ide-ide baru untuk memecahkan suatu masalah tertentu, pertimbangkan untuk menggunakan curah pendapat sebagai cara untuk menghasilkan ide-ide.

Melakukan pertemuan formal: prosedur parlementer

Anda tidak diragukan lagi berpartisipasi dalam kelompok yang mengikuti prosedur parlementer. Sering organisasi menetapkan bahwa otoritas seperti aturan robert yang rusak dapat digunakan untuk melakukan pertemuan. Prosedur parlementer memberikan cara yang teratur untuk kelompok besar untuk melakukan bisnis, walaupun kurang berguna untuk kelompok-kelompok kecil. Kelompok yang lebih besar dan lebih terstruktur tugas, semakin besar kemungkinan itu adalah bahwa prosedur parlementer akan berguna. Untuk panduan lengkap untuk prosedur parlementer, konsultasikan aturan robert yang rusak atau sturgis kode standar prosedur parlementer.

Pertemuan Formal : Prosedur Parlementer

Diskusi yang secara ketat mengatur peserta diskusi yang besar pada periode waktu terntentu ketika sejumlah keputusan harus dibuat.Para peserta harus mengikuti peraruturan tata tertib yang telah ditetapkan.hal ini bertujuan untuk memenuhi tujuan pokok yaitu :

1. Untuk memenuhi keinginan mayoritas tanpa memekan kaum minoritas. 2. Untuk memaksa kelompok mendiskusikan hanya sattu persoalan suatu saat. 3. Mengusahakan agr para anggota mempunyai kesempatan sama untuk partisipasi.

 Memimpin Pertemuan Formal

1. Menguasai forum rapat dimana pembicara harus menguasi paling tidak 50% dari forum yang sedang berlansung.

2. Pembuka rapat, seorang pemimpin rapat harus mampu membuka rapat dengan baik dan mampu membuat form rapat lebih menarik pada pembukaan.

hidup dan diharapakan juga dalam forum tersebut dapat mengundang yang hadir aktif dalam bertanya, bediskusi satu sama lain.

4. Menjadi monitor, dalam hal ini seorang pepmimpin rapat harus mampu memberi waktu bagi anggota-anggota rapat lainnya, agar peserta rapat juga bias ikut berpatisapasi.

5. Pengambilan suara, biasanya pada akhir forum diadakan vote dimana para peserta dapat diberi pilihan seperti mengangkat tangan dan memberi masukannya.

 Parisipapsi Dalam Rapat

Dalam sebuah rapat atau forum kita tentunya biasa ikut memberikan masukan atau ide-ide dlam memberikan masukan kita harus memulainya dengan cara berikut ini:

1. Ikut memberikan kontribusi,dengan memperrhatikan rapat atau forum yang berlangsung kita dapat ikut memberikan kontribusi dengan presentase yang teratur dan baik.

2. Saat berbiara kita harus relevan, diman kita dituntut untuk memberikan maukan yang sesuai dengan forum/

3. Kontribusi yang diberikan sebaiknya berupa poin-poin yang penting.

4. Berbicara yang meyakinkan agar masukan yang diberikan dapat diterima oleh anggota lainnya.

5. Memberikan bukti atau fakata terhadap idea yang dimasukan

6. Mendengarkan keputusan dari semua anggota mengenai saran yang telah masukan.

3. Membangun Keterampilan Tim dalam Organisasi (Team-Building Skills in Organizations)

Tim merupakan sekelompok individu yang terorganisir untuk bekerjasama demi mencapai tujuan bersama. Tantangan utama untuk mengajar orang-orang yang digunakan untuk melakukan tugas individu-individu bagaimana cara bekerja bersama.

Karakteristik sebuah tim yang efektif

“kelompok” untuk mengidentifikasi individu yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama. Karakteristik sebuah tim yang efektif yaitu :

 Memiliki kejelasan tujuan.

Memiliki tujuan saja itu tidak cukup, tujuan harus jelas dan penting. Tujuan yang menggairahkan bagi timnya dan memotivasi mereka untuk berkorban demi kebaikan tim. Tujuan yang jelas juga akan mengatasi keraguan-keraguan anggota tim dalam melaksanakannya.

Contoh : tim olahraga memiliki tujuan yang jelas dan penting untuk memenangkan sebuah kejuaraan. Tim perusahaan juga membutuhkan tujuan yang menarik untuk membuat semua anggota tim percaya bahwa tujuan itu penting.

 Struktur kerja yang mengarah pada hasil

Tim membutuhkan sistem yang efisien atau metode pengorganisasian bagaimana mereka bekerja sama. Struktur tim adalah cara dimana sebuah kelompok diatur. Sebuah tim membutuhkan individu yang melakukan kedua peran tugas (menyelesaikan pekerjaan) dan peran pemeliharaan (mengelola proses tim) menjadi berkinerja tinggi.

 Anggota tim yang kompeten

Anggota tim tidak hanya tahu mengenai apa tugas mereka tetapi juga menunjukan bagaimana kinerja mereka. Anggota tim membutuhkan membutuhkan pelatihan dan bimbingan sehingga mereka tahu apa yang harus dilakukan dan kapan melakukannya.

 Komitmen untuk bersatu

Seperti moto dari tiga musketeer yaitu “satu untuk semua, semua untuk satu”. Anggota tim harus merasa disatukan oleh komitmen dan dedikasi mereka untuk mencapai tugas.

 Iklim kolaboratif

Tim yang efektif beroperasi dalam iklim dukungan bukan defensif. Anggota tim harus mengkonfirmasikan satu sama lain, saling mendukung dan mendengarkan satu sama lain saat mereka melakukan pekerjaan mereka dimana ritme dan pola kerja mereka selaras mengarah pada tujuan bersama.

 Standar keunggulan

Tim lebih mungkin untuk mencapai potensinya jika standar tinggi ditetapkan. Tujuan yang menyebabkan tim untuk meregangkan sedikit untuk mencapai dapat berfungsi untuk menggembleng tim ke dalam tindakan

Tim di dalam organisasi apapun tidak beroperasi secara terpisah. Mereka membutuhkan dukungan dari luar tim untuk membantu memperoleh informasi yang dibutuhkan dan bahan-bahan untuk melakukan pekerjaan.

 Prinsip kepemimpinan

Tim membutuhkan pemimpin yang efektif. Ini bukan berarti bahwa tim membutuhkan pemimpin otoriter untuk mendikte siapa yang harus melakukan apa. Tim biasanya berfungsi secara lebih efektif ketika pendekatan kontingensi kepada pimpinan diadopsi. dalam tim yang paling efektif, tanggung jawab kepemimpinan tersebar di seluruh tim

Meningkatkan efektivitas tim

Setelah karakteristik tim yang efektif dipahami, tantangan, baik sebagai fasilitator tim atau peserta tim, adalah untuk memastikan bahwa tim mencapai potensinya.

1. Mengembangkan dan memperjelas tujuan tim.

Awal sejarah tim, semua anggota tim harus memiliki pemahaman yang jelas tentang apa yang sedang tim usahakan agar tercapai.

2. Mempelajari kekuatan masing-masing anggota tim.

Anggota tim memiliki perbedaan kekuatan dan talenta. Belajar tentang kemampuan anggota tim membantu untuk membangun peran dan tanggung jawab masing-masing anggota.

3. Mengidentifikasi hambatan yang mungkin menghambat tim untuk mencapai tujuannya. Mengumpulkan informasi, meninjau masalah yang dipertimbangkan dan menganalisis situasi merupakan langkah-langkah yang berguna yang membantu tim mengidentifikasi dan mengatasi kesulitan yang sedang mereka jalankan.

4. Menggunakan keterampilan komunikasi yang efektif.

Anggota tim harus secara akurat memahami satu sama lain. Berkomunikasi secara efektif dan sering dapat meningkatkan efektivitas tim.

5. Mengembangkan rencana untuk mencapai tujuan. Rencana harus dirancang untuk membantu kelompok mengatasi hambatan yang menghalangi kelompok untuk mencapai tujuan.

6. Menempatkan rencana ke dalam tindakan.

Perencanaan dan penempatan strategi tidak akan menyelesaikan pekerjaan. Tim membutuhkan upaya sistematis untuk menerapkan ide-ide dan saran yang ditawarkan. 7. Mengevaluasi rencana dan prosedur tim.