BAB III
GAMBARAN UMUM PADA PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AL-WASLIYAH MEDAN
3.1 Sejarah Singkat Perpustakaan
Sejarah perpustakaan Universitas Al-Wasliyah Medan tidak terlepas dari sejarah Universitas Al-Wasliyah itu sendiri. Universitas Al-Wasliyah Medan memiliki 7 fakultas, yaitu: Fakultas Agama Islam, Fakultas Hukum, Fakultas Teknik, Fakultas Ekonomi, Fakultas Pertanian, Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan, dan Fakultas Syariah.
Perpustakaan Universitas Al-Wasliyah berdiri pada sekitar tahun 1959 setelah berdirinya Fakultas Syariah pada tahun 1958. Perpustakaan juga berkembang dengan koleksi yang memadai untuk dapat mendukung kurikulum yang dilaksanakan oleh universitas.
3.2 Visi dan Misi Perpustakaan UNIVA a) Visi
Untuk meningkatkan pengetahuan yang luas dan dalan, serta bahan referensi dibidang ilmu pengetahuan.
b) Misi
1. Melayanai mahasiswa/I, dosen dan seluruh civitas akademik UNIVA Medan secara efektif dan efesien.
2. Membantu secara prima seluruh civitas akademik UNIVA Medan dalam mendalami ilmu pengetahuan.
3. Menjadikan Perpustakaan UNIVA Medan pusat ilmu pengetahuan.
3.3 Struktur Organisasi
Struktur organisasi adalah suatu usaha kerjasama dari sekelompok orang untuk mencapai tujuan bersama. Struktur organisasi perpustakaan adalah himpunan orang-orang yang bekerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.
Gambar 2.1 : Struktur Organisasi pada Perpustakaan UNIVA Medan Sumber: Perpustakaan UNIVA Medan, 2015
Dari struktur di atas dapat dilihat bahwa jumlah pegawai yang dimiliki oleh perpustakaan UNIVA bahwa perpustakaan tersebut harus memiliki lebih banyak lagi pegawai untuk menunjang kinerja perpustakaan tersebut.
a) Kepala perpustakaan memiliki tugas sebagai berikut : a. Menetapkan kebijakan pokok perpustakaan
b. Membuat perencanaan pengembangan perpustakaan c. Merencanakan pembinaan koleksi
d. Menyusun anggaran belanja dan melaksanakannya b) Sub Bagian Staf Administrasi memiliki tugas sebagai berikut :
a. Pencatatan Anggota
b. Mencatat surat masuk dan surat keluar
c. Mencatat keperluan yang dibutuhkan oleh perpustakaan dan staf pegawai perpustakaan
c) Sub Bagian Staf Pelayanan memiliki tugas sebagai berikut :
a. Melayani pengguna dalam proses peminjaman dan pengembalian buku b. Menyusun koleksi di rak
c. Memantau seluruh pengunjung yang beraktivitas di dalam ruangan perpustakaan
Sumber: Perpustakaan UNIVA, 2015 3.4 Personalia
Personalia/tenaga kerja merupakan orang yang berperan secara dinamis untuk melaksanakan seluruh kegiatan kerja yang ada di perpustakaan. Sedangkan tenaga kerja perpustakaan professional merupakan tenaga kerja perpustakaan yang ahli pada bidangnya.
KEPALA PERPUSTAKAAN
STAF ADMINISTRASI
Perpustakaan UNIVA Medan memiliki 3 orang pegawai yang bertugas mengelola perpustakaan tersebut. Di bawah ini dapat dilihat jumlah karyawan menurut jenjang pendidikan yang dimiliki.
Tamatan Magister : 2 orang Tamatan Sarjana : 1 orang
Dari data di atas dapat diketahui bahwa personalia/tenaga kerja pada perpustakaan UNIVA Medan belum memadai untuk sebuah perpustakaan perguruan tinggi, karena hanya dikelola 3 (tiga) orang pegawai. Jika dibandingkan dengan pengelompokkan pekerjaan yang digambarkan dalam struktur organisasi perpustakaan pada uraian sebelumnya, dapat dilihat bahwa untuk mengisi jabatan yang ada dalam struktur tersebut tidak cukup untuk mengisi jabatan yang ada.Tingkat pendidikan yang dimiliki pengelola perpustakaan masih kurang dan tidak sesuai dengan pekerjaan/kegiatan yang dilaksanakan perpustakaan.
3.5 Keanggotaan
Setiap perpustakaan menentukan siapa saja yang berhak menjadi anggota perpustakaan. Demikian juga halnya dengan Perpustakaan UNIVA menerapkan bahwa yang berhak menjadi anggota perpustakaan adalah mahasiswa/i, staf pengajar, dan pegawai yang telah memilki Kartu Tanda Anggota (KTA).
Syarat-syarat menjadi anggota Perpustakaan UNIVA Medan, ialah: 1. Untuk Mahasiswa/I
Mendaftarkan diri pada bagian administrasi perpustakaan dengan ketentuan: a) Membawa uang pendaftaran Rp 10.000,-
b) Menyerahkan pas foto ukuran 2 x 3 ( 1 lembar ), pas foto ukuran ½ x 2 ( 1 lembar )
c) Mengisi formulir pendaftaran, yaitu : Nama, Status, Fakultas, dan Alamat.
2. Untuk Pegawai/ Staf Pengajar
Mendaftarkan diri pada bagian administrasi perpustakaan dengan ketentuan: a) Membawa uang pendaftaran Rp 10.000,-
Gambar 2.2 : Contoh Kartu Anggota pada Perpustakaan UNIVA Medan Sumber : Perpustakaan UNIVA Medan, 2015
3.6 Ruang dan Perlengkapan
Perpustakaan UNIVA Medan memiliki ruangan dengan luas 10 x 10, perpustakaan UNIVA Medan juga memilki meja baca untuk pengguna yang ingin membaca sebanyak 2 buah serta memilki rak untuk bahan pustaka sebanyak 8 buah.
3.7 Koleksi Perpustakaan
Jenis dan bentuk koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan UNIVA Medan, ialah: a) Buku teks
Buku yang dianjurkan untuk mahasiswa/I maupun dosen untuk mata kuliah dalam proses belajar mengajar.
b) Buku referensi
Buku yang dikelola secara sistematika yang berfungsi sebagai alat konsultasi atau penunjuk mengenai informasi tertentu sehingga dapat digunakan untuk mencari data atau informasi khusus.
c) Terbitan berseri
Yaitu koleksi perpustakaan yang memuat informasi terbaru yang bersifat harian, bulanan dan tahunan.
d) Koleksi deposit
1. Skripsi yang dibuat oleh mahasiswa/I UNIVA Medan
Perpustakaan UNIVA Medan memiliki jumlah koleksi bahan pustaka sebanyak ± 3128 judul dan ± 8250 eksemplar.
KARTU ANGGOTA No.Anggota : Nama : Status : Fakultas : Alamat : Pas Foto
No Jenis Koleksi Judul Eksemplar
1. Buku Teks 2.550 7.000
2. Referensi, Terbitan Berseri, dan Deposit 578 1250
Jumlah 3128 8250
Gambar 2.3 : Jumlah Koleksi pada Perpustakaan UNIVA Medan Sumber: Perpustakaan UNIVA Medan, 2015
3.8 Pengadaan Bahan Pustaka
Pengadaan koleksi perpustakaan merupakan salah satu kegiatan kerja perpustakaan yang harus dilaksanakan perpustakaan perguruan tinggi dalam usahanya untuk memenuhi kebutuhan informasi kepada pengguna.
3.8.1 Pemilihan Buku
Pengadaan bahan pustaka atau koleksi perpustakaan adalah kegiatan pemilihan bahan pustaka atau seleksi bahan pustaka. Untuk dapat menyesuaikan buku dengan kebutuhan pengguna perpustakaan harus menyeleksi buku yang akan dijadikan koleksi perpustakaan.
Pengadaan bahan pustaka yang dilakukan oleh Perpustakaan UNIVA Medan dilakukan dengan cara hadiah/sumbangan.
1. Hadiah
Penerimaan hadiah oleh Perpustakaan UNIVA Medan yaitu hadiah atas permintaan.
Hadiah atas permintaan
Perpustakaan melakukan pemintaan kepada mahasiswa/i UNIVA Medan sebagai salah satu syarat untuk mengajukan wisuda. Pihak perpustakaan meminta masing-masing mahasiswa/I menyumbangkan 2 buku/orang.
3.8.2 Penginventarisasian
Setiap bahan pustaka yang diterima diberi cap tanda milik Perpustakaan UNIVA Medan pada tempat/halaman yang telah ditentukan oleh perpustakaan. Informasi yang dicatat dalam buku induk adalah:
a. Tanggal penerimaan buku. Tanggal ini juga dicantumkan pada bukunya. b. Nomor urut/induk setiap eksemplar buku diberi nomor tersendiri.
f. Penerbit. g. Tahun terbit. h. Cetakan/edisi. i. Nomor klassifikasi
j. Bahasa ( Indonesia, English, dll). Kolom ini dicatat sesuai bahasa yang terdapat di dalam buku tersebut.
k. Keterangan. Dalam kolom ini dicantumkan hal-hal lain yang dianggap perlu.
Setelah buku dicatat dalam buku inventaris, buku induk dan setiap buku diberi nomor inventaris induk. Kolom yang terdapat dalam buku induk Perpustakaan UNIVA Medan, adalah:
Gambar 2.4 : Buku Induk pada Perpustakaan UNIVA Medan Sumber: Perpustakaan UNIVA Medan, 2015
3.9 Pemeliharaan dan Perawatan Bahan Pustaka
Untuk menjaga bahan pustaka dari kerusakan, perpustakaan harus melakukan perawatan agar bahan pustaka dapat bertahan lama dan kandungan informasi yang ada di dalamnya dapat dilestarikan.
Pemeliharaan dan perawatan bahan pustaka yang dilakukan oleh perpustakaan UNIVA Medan adalah dengan melakukan kegiatan-kegiatan pencegahan dengan menjaga kebersihan ruangan serta rak-rak koleksi bahan pustaka. Perpustakaan UNIVA Medan melakukan pembersihan dengan cara penyemprotan yang dilakukan oleh pegawai perpustakaan.
3.10 Layanan Pengguna
Layanan pengguna adalah bagian terdepan dari perpustakaan karena langsung berhubungan dengan pengguna perpustakaan. Citra suatu perpustakaan ditentukan oleh baik tidaknya layanan pengguna yang dilakukan oleh pihak perpustakaan.
Layanan pengguna pada Perpustakaan UNIVA Medan menggunakan sistem layanan terbuka, dalam arti pengguna diperbolehkan untuk mencari dan mengambil sendiri buku yang dibutuhkan.
Perpustakaan UNIVA Medan hanya melaksanakan tiga sistem layanan yaitu sistem layanan sirkulasi, layanan referensi dan layanan terbitan berseri, sedangkan layanan audio visual belum dapat dilaksanakan karena koleksi untuk itu serta layanan pendukung untuk dilaksanakannya layanan audio visual belum tercapai.
3.10.1.1Layanan Sirkulasi
Layanan sirkulasi mengelola peredaran bahan pustaka yang dimiliki perpustakaan, baik yang digunakan di dalam perpustakaan maupun yang digunakan di luar perpustakaan. Perpustakaan UNIVA Medan melakukan sistem sirkulasi secara manual baik untuk peminjaman, pengembalian, dan perpanjangan serta menyusun nya kembali ke dalam rak.
Jumlah buku yang dapat dipinjam oleh pengguna yaitu sebanyak 2 (dua) eksemplar dengan jangka waktu 1 minggu. Keterlambatan dalam pengembalian buku dikenakan denda Rp. 500,-. Jika buku yang dipinjam hilang, maka pengguna harus mengganti buku tersebut sesuai dengan buku yang dipinjamnya.
Pengguna yang telah menghilangkan buku yang dipinjamnya maka pihak/pegawai perpustakaan akan mencatat identitas diri nya dengan kolom nomor, nama, nim, alamat, no.handphone, status,dan fakultas/jurusan/semester.
No. Nama Nim Alamat No.Handphone Status Fak/Jur/Smt
Gambar 2.5 : Kolom Catatan Buku Hilang pada Perpustakaan UNIVA Medan Sumber: Perpustakaan UNIVA Medan, 2015
3.10.1.2 Layanan Referensi
Layanan referensi ialah suatu kegiatan pelayanan untuk membantu pemakai perpustakaan menemukan informasi dengan cara menjawab pertanyaan dengan menggunakan koleksi referensi, serta memberikan bimbingan untuk menggunakan koleksi referensi.
3.10.1.3 Layanan Terbitan Berseri
Layanan terbitan berseri ialah layanan yang diterbitkan secara berurutan, yang dinyatakan dengan volume, nomor atau bulanan, serta tahun. Layanan terbitan berseri bertujuan untuk melayani dan berusaha memberikan informasi mutakhir kepada pengguna perpustakaan.
Perpustakaan UNIVA Medan dilaksanakan dengan sistem layanan terbuka, dimana pengguna bebas memilih dan mengambil langsung koleksi dari dalam rak. Pengguna hanya dapat membaca serta memfotocopy nya setelah mendapat izin dari petugas perpustakaan.
3.10.2 Waktu Layanan
Waktu layanan pada perpustakaan UNIVA Medan adalah sebagai berikut : Senin – Sabtu : Pagi 08.30-12.00 WIB
Sore 13.30-17.00 WIB
Waktu layanan perpustakaan UNIVA Medan tercantum di depan pintu, jadi jika pengguna atau pengunjung yang ingin berkunjung ke perpustakaan, mereka akan mengetahui waktu layanan yang telah ditentukan oleh pihak perpustakaan.
3.10.3 Peraturan/Tata Tertib
Peraturan/tata tertib yang diselenggarakan oleh pihak perpustakaan UNIVA Medan meliputi:
1. Jumlah buku yang dipinjam dan jangka waktunya:
Untuk civitas akademik ( Mahasiswa/I, Dosen, dan Pegawai) dapat meminjam buku sebanyak 2 eksemplar dengan jangka waktu 1 minggu.
2. Buku yang hilang :
Jika buku yang dipinjam hilang, maka sipeminjam harus segera mengganti buku dengan buku yang sama.
3. Apabila pengguna terlambat dalam mengembalikan buku, maka:
Pengguna harus mengembalikan buku sesuai tanggal yang telah ditetapkan oleh pegawai perpustakaan, jika tanggal tersebut telah lewat maka pengguna harus membayar denda sebanyak Rp.500,- . Pegawai perpustakaan tidak akan menghitung denda, jika tanggal denda jatuh pada hari minggu atau hari libur.
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
4.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil pengamatan langsung ataupun wawancara langsung yang dilakukan oleh penulis pada Perpustakaan Universitas Al- Wasliyah ( UNIVA ) Medan, maka penulis mengambil kesimpulan sebagai berikut:
1. Perpustakaan UNIVA Medan adalah perpustakaan yang berfungsi sebagai pendukung proses kegiatan pembelajaran, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat (Tridharma Perguruan Tinggi).
2. Pengadaan bahan pustaka pada perpustakaan UNIVA Medan bersumber dari hadiah yang didapat dari mahasiswa.
3. Pelayanan pengguna yang ada pada perpustakaan UNIVA Medan adalah pelayanan sirkulasi, pelayanan referensi, dan pelayanan terbitan berseri.
4. Dalam pemeliharaan dan perawatan bahan pustaka, perpustakaan UNIVA Medan telah mengupayakan pencegahan kerusakan pada bahan pustaka.
4.2 Saran
Berdasarkan pembahasan di atas, maka penulis mengemukakan beberapa saran yang mungkin dapat dijadikan sebagai bahan masukan untuk meningkatkan pelayanan di Perpustakaan UNIVA Medan :
1. Untuk dapat menampung jumlah pengguna perpustakaan, maka harus diperluasnya gedung perpustakaan agar pengguna/pengunjung lebih nyaman untuk menggunakan koleksi yang ada.
2. Pada sistem pelayanan seharusnya sudah tidak secara manual lagi, harus diterapkannya sistem automasi karena dilihat dari zaman sekarang yang sudah berkembang.
