Berbagai Dokumen Penting Ekspor. Pertemuan ke-6

Berbagai Dokumen Penting Ekspor

BERBAGAI DOKUMEN EKSPOR

1.

Invoice

2.

Sales Contract

3. PEB (Pemberitahuan Ekspor Barang )

4.

Full Set on Board Ocean Bill of Lading / Airway

bill

5.

Packing / weight List

6.

Certificate of Origin (COO)

7.

Insurance policy

8.

Shipping Agent Certificate

9.

Exporter’s Certificate

DOKUMEN-2 EKSPOR (lanjutan)

10. Manufacturer

’

s Certificate

8. Beneficiary

’

s Certificate

9. Surveyor

’

s Certificate

10. Drafts

11. Certificate of Quality

12. Manufacturer

’

s Quality Certificate

13. Sanitasi Helth and Veterinary Certificate

14. Weight Note and Measurement List

15. Letter of Credit ( L/C)

2.

SALES CONTRACT

• Adalah suatu kontrak dagang antara pihak penjual dengan pihak pembeli komoditi.

• Sebelum

sales contract

diterbitkan, maka dokumen pertama yg muncul adalah “

Enquiry

”, yaitu

permintaan pembelian dari

potential buyer

.

Enquiry

akan dibalas dengan “

Quotation

” atau

penawaran harga, jika

quotation

tersebut disetujui, maka tahap berikutnya adalah penerbitan “

sales

contract

” oleh

saller

.

•

Sales contract

tsb akan dijadikan dasar pembuatan

URUTAN-URUTAN

SALES CONTRACT

• Ada 13 hal yg harus menjadi perhatian dalam

sales contract

:

1. Adanya penunjukan oleh

supplier

kepada pihak importir /

buyer

/ distributor

2. Setelah penunjukan diterima oleh pihak yg ditunjuk, kesepakatan diantara kedua belah pihak telah terjadi yakni perihal perjanjian

pendistribusian komoditas tertentu yg diatur dlm pasal/clausel tertentu

3. Adanya pernyataan yg jelas tentang jenis komoditas yg akan disepakati.

4. Setelah disepakati jenis komoditasnya, lalu dijelaskan kemana komoditi tersebut

didistribusikan serta wilayah yg ditunjuk

5. Kewajiban / target-target yang harus dicapai oleh distributor, misal dalam satu bulan harus tercapai berapa peti kemas, sebaliknya

supplier

pun wajib mematuhi ketentuan kelancaran pencapaian target

6. Supplier & distributor

wajib menjaga misalnya harga penjualan, promosi maupun strategi

pemasaran lainnya.

7. Dalam perjanjian harus diperjelas berbagai

kemungkinan risiko di luar kemampuan manusia, seperti gempa, banjir dll (

force majeur

), para pihak tidak dapat disalahkan, baik tidak tercapainya

8. Perlu dijelaskan tentang penggunaan merk

dagang/

trade

marks

, logo, disain, hak cipta

dll yang berhubungan dg hak milik

intelektual. Juga diperjelas bila salah

disain, pihak mana yang bertanggung jawab

9. Syarat pembayaran dan penerimaan barang

harus tercantum di dalam sales contract

10. Dalam kontrak perjanjian tersebut hukum

di negara mana yang berlaku, jika sampai

terjadi sengketa atau selisih pendapat

1. INVOICE

q Adalah bukti perincian tentang barang-2 yg dijual/beli, ada tiga macam invoice:

1. Proforma Invoice: Penawaran dlm bentuk invoice

(faktur)

2. Commercial Invoice: merupakan bukti transaksi yang memuat tentang perincian barang termasuk merek, berat, ukuran, nama kapal, harga satuan barang, nama kapal, nama pelabuhan dll.

3. Consular Invoice: Invoice yg dikeluarkan Kedutaan/Konsulat Jenderal, tujuannya untuk mengetahui adanya dumping atau tidak pada suatu negara.

11. Kontrak tersebut akan berlaku efektif sejak kapan, berapa jangka waktu yang dianggap ideal. Dalam

keadaan bagaimana

sales contract

tersebut berakhir. Bila supplier melakukan wanprestasi / ingkar janji tidak tepat waktu, tidak mengirim sesuai yang

diminta, spesifikasi komoditi tidak sesuai dengan

sales contract

apa solusinya

12. Jika terjadi wanprestasi, maka pihak-pihak yang merasa dirugikan dapat mengajukan gugatan / claim 13. Hal-hal lain di luar 12 poin di atas, maka perlu

dicantumkan juga misal biaya pembuatan kontrak tanggung jawab siapa,

after sales service

, jika

terjadi likuidasi/kepailitan, pihak siapa yang harus merealisasikan proses tersebut.

ISI

SALES CONTRACT

Isi kontrak dagang (

sales contract

) meliputi: 1. Nilai, harga satuan dan total komoditi 2. Volume komoditi

3. Syarat-syarat / metode pembayaran

4. Syarat-syarat / metode penyerahan barang

5. Berbagai dokumen yg diperlukan spt :

Commercial

invoice

/ faktur dagang,

Bill of exchange, B/L

dan atau AWB, wesel,

packing list

, COO,

Certificate of

analysis

, dll

6. Cara-cara pengapalan (

part shipment

/

7. Cara pembuatan dokumen

8. Perusahaan pelayaran mana yg ditunjuk 9. Nama Bank pengirim L/C (

advising bank

) 10. Jenis, bentuk & cara penyampaian L/C 11. Pihak yang menanggung biaya L/C

12. Cara penyelesaian claim 13. Klausal asuransi

14. Pelabuhan muat & pelabuhan bongkar termasuk (

Place of delivery

&

Place of receipt )

15. Tanggal pengapalan terakhir & berlakunya L/C 16. Jangka waktu penyerahan dokumen

17. Shipping marks

pada kemasan &

3. PEB

(

P

EMBERITAHUAN

E

KSPOR

B

ARANG )

Pasal 2 Bab II SK Menkeu RI No. 557/KMK.04/2002 tentang Tata Laksana Ekspor, dinyatakan bahwa: ⑴ Barang yang akan diekspor wajib diberitahukan

dan didaftarkan ke Kantor Pabean dengan menggunakan PEB

⑵ Penyampaian PEB dapat dilakukan secara

langsung dg tulisan di atas formulir atau melalui media elektronik

⑶ Eksportir wajib mengisi PEB dg lengkap & benar dan bertanggung jwb atas kebenaran hal-2 yg

4. a. FULL SET ON BOARD OCEAN BILL OF

LADING ( B/L)

q

B/L

adalah dokumen pengapalan yg membuktikan bahwa barang yg tercantum di dalammnya sudah termuat di dalam kapal.

q FUNGSI

BIL OF LADING ( B / L )

1. Bukti tanda penerimaan barang oleh carrier dari

shipper

2. Bukti Kontrak pengangkutan dan penyerahan barang antara pengangkut dan pengirim

3. Bukti pemilikan yg menyatakan bahwa orang yg memegang B/L adalah merupakan pemilik syah dr barang yg tercantum dlm B/L

b. Air Way Bill (AW/B)

Adalah tanda bukti pengiriman barang (komoditi) yg dikirim via pesawat udara utk / kepada orang dan alamat tertentu.

5. PACKING / WEIGHT LIST

q Dokumen yg berisi tentang uraian barang-2 yg dipak, dibungkus, atau diikat dlm peti, kaleng, kardus dsb yg fungsinya utk memudahkan pemeriksa-an oleh Kantor Bea Cukai (KBC) dan pembongkaran di negara tujuan

6. CERTIFICATE OF ORIGIN (COO)

Surat Keterangan Asal ( SKA)

q

Surat pernyataan yg ditanda-tangani

utk membuktikan asal usul barang-2

yg diekspor dan bahwa barang-2 tsb

benar-2 hasil produksi dari negara

eksportir.

7. INSURANCE DOCUMENT

Dokumen asuransi atau polis asuransi mencantumkan pihak yg meminta asuransi dan kpd siapa

claim

harus dibayarkan jika terjadi risiko.

8. SHIPPING AGENT CERTIFICATE

Dikeluarkan oleh

Shipping Agent

atas perintah

beneficiary

berdasarkan perintah L/C, isinya mengenai jenis kapal beserta jalur pelayarannya.

9. EXPORTER’S CERTIFICATE

Merupakan surat keterangan dari eksportir yg menyatakan bahwa barang-2 yg dikapalkan merupakan hasil produksi sendiri atau produksi dari pihak lain

10. MANUFACTURER’S CERTIFICATE

Merupakan surat keterangan dari pembuat barang yg menyatakan bahwa barang itu merupakan benar-2 hasil sendiri.

11. BENEFICIARY’S CERTIFICATE

Surat keterangan yang menyatakan tentang telah dikirimnya dokumen asli / copy yang dibuat oleh eksportir.

12. SURVEYOR’S CERTIFICATE

q Merupakan sertifikat / keterangan tentang :

1) Keadaan barang yang dibuat oleh independent surveyor,

2) Juru pemeriksa barang / badan resmi yang disahkan oleh pemerintah (di Indonesia oleh PT Sucofindo) dan dikenal oleh dunia perdagangan internasional.

q Surat / sertifikat ini memberikan jaminan :

1) Mutu dan jumlah barang,

2) Ukuran dan berat barang,

3) Keadaan barang, pembungkus dan pengepakan,

13. DRAFTS /

BILL OF EXCHANGE

(WESEL)

Dalam hubungannya dengan L/C maka wesel

tersebut disebut juga sebagai documentary

draft

(wesel yang disertai dengan dokumen).

q

Jenis-jenis wesel :

Sight draft

dan

Time Draft

(Usance Draft)

14. Bill of Lading (B/L)

Jenis-jenis B/L :

1. Short Form B/L : di dalam B/L tidak mencantumkan syarat-syarat peng-angukutan

2. Long Form B/L : di dalam B/L mencantumkan syarat-2 peng-angukutan secara terperinci

3. Trought B/L : dapat digunakan terus meskipun terdapat

transhipment

4. Liner B/L : dikeluarkan oleh pelayaran yg memiliki jalur khusus

5. Charter B/L: digunakan utk penyewaan sebagian atau sebuah kapal

letter of credit

(L/C)

• Jaminan pembayaran bersyarat, artinya surat yg diterbitkan oleh suatu bank (bank devisa) /

issuing

bank

yg ditujukan kpd suatu bank di negara tujuan /

advising

/

negotiating bank

untuk kepentingan

suatu pihak

(beneficiary),

atas permintaan suatu

pihak

(applicant)

agar sejumlah dana disiapkan utk dibayarkan bila syarat-2 di dlm L/C terpenuhi.

• Syarat-2 L/C seperti: tgl pengapalan, daluarsa L/C, uraian barang, dokumen-2 yg diminta dll.