BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1. Gambaran Umum Perusahaan
4.1.1. Sejarah Perusahaan Sanofi Grup Indonesia
Sanofi di Indonesia memiliki sejarah yang panjang terhitung sejak berdiri tahun 1969. Salah satu cikal bakal perusahaannya di Indonesia adalah PT. Hoechst Pharmaceutical Indonesia yang kemudian menjadi Hoechst Marion Roussel Indonesia, dan kemudian menjadi PT. Aventis Pharma. Setelah bergabung dengan Sanofi Synthelabo di tahun 2004, nama perusahaan berubah menjadi Sanofi-Aventis, untuk kemudian berubah lagi menjadi Sanofi di tahun 2011. Sanofi Group Indonesia terdiri atas 2 (dua) badan hukum yaitu : PT. Aventis Pharma dan PT Sanofi-Aventis Indonesia.
Sanofi adalah mitra pelayanan kesehatan global yang terintegrasi dan berfokus pada kebutuhan pasien. Melalui keterlibatannya dalam berbagai riset, pengembangan, manufaktur dan pemasaran, Sanofi merupakan perusahaan multinasional yang menawarkan solusi teurapetik yang inovatif dan berdiversifikasi di bidang obat-obatan dan vaksin.
Di Indonesia Sanofi Group Indonesia telah hadir sejak tahun 1969, dan saat ini menempati urutan pertama di kalangan perusahaan-perusahaan multinasional dan di garis terdepan di antara perusahaan-perusahaan berbasis riset. Sanofi berkomitmen untuk turut serta berperan sebagai mitra aktif bagi pemerintah dalam upaya turut meningkatkan kesehatan masyarakat Indonesia
melalui penyediaan obat-obatan terkini dan vaksin berbasis riset, menjadi mitra dialog bagi pemerintah dan semua pemangku kepentingan dalam bidang kesehatan, serta memberikan edukasi mengenai penyakit dan manajemen penyakit kepada profesi kesehatan dan pasien secara berkelanjutan.
Sejalan dengan misi dan visi pemerintah untuk memprioritaskan health preventive dan health promotion, Sanofi Group Indonesia senantiasa turut mendukung agenda nasional melalui berbagai inisiatif dan keterlibatan sebagai berikut:
a. Edukasi mengenai manajemen penyakit terutama dalam penyakit diabetes, kanker, jantung serta vaksinasi, dengan bermitra bersama asosiasi profesi maupun patient group.
b. Menggalang kemitraan public-privat dalam hal edukasi penyakit diabetes melalui program Partnership for Diabetes Control in Indonesia (PDCI) yang diluncurkan pada tahun 2012. Dalam program ini Sanofi dan Kementerian Kesehatan, Persatuan Endokronolog Indonesia (PERKENI), ASKES dan American Diabetes Association (ADA) dalam bentuk Train-of-Trainers bagi 500 dokter spesialis dan 5000 dokter umum dalam kurun waktu 5 tahun.
c. Menggalang kemitraan public-privat dalam hal penelitian Dengue di Indonesia melalui alih teknologi dan alih pengetahuan yang dilakukan bersama Lembaga Eijkman.
Dalam menjalankan kegiatannya, Sanofi senantiasa menjunjung tinggi etika dalam setiap hal yang dilakukan, sebagaimana diisyaratkan oleh Kode Etik Group Perusahaan serta taat memenuhi Kode Etik Praktek Pemasaran Produk Farmasi.
Dan di dalam menjalankan usahanya seluruh karyawan Sanofi Group Indonesia menganut nilai-nilai: Innovation (Inovasi), Confidence (Kepercayaan diri), Respect (Hormat), Solidarity
(Solidaritas), Integrity (Kebersamaan).
Sanofi Group Indonesia membangun kemitraan publik-swasta dengan Kementerian Kesehatan RI untuk Pengendalian Diabetes di Indonesia melalui meningkatkan kapasitas 500 Dokter penyakit dalam dan 5.000 Dokter Umum dalam mendiagnosa dan melakukan pengobatan untuk penyakit diabetes. Program pelatihan ini ditargetkan untuk berlangsung dalam lima tahun dengan tujuan mengurangi prevalensi diabetes di Indonesia.
4.1.2. Visi, Misi dan Tujuan Perusahaan Sanofi Grup Indonesia
1. Visi PT Sanofi Grup Indonesia
Visi PT Sanofi Grup Indonesia adalah menjadi perusahaan terkemuka yang didorong oleh inovasi, mampu memanfaatkan kesempatan-kesempatan dalam bidang ilmu kehidupan (Life Sciences) yang tengah berkembang pesat saat ini, bertekad untuk berperan utama dalam peningkatan kualitas kehidupan manusia dan turut bersumbangsih kepada pembangunan dunia, khususnya dengan mengatasi dan menangani berbagai penyakit melalui teknik diagnosa, terapi vaksin, dan cara pengobatan yang inovatif.
1. Misi PT Sanofi Grup Indonesia
Misi PT Sanofi Grup Indoesia adalah perusahaan farmasi global yang memiliki tekad untuk memberi arti bagi para pasien, pemilik saham, karyawan, dan masyarakat luas dengan
menemukan, mengembangkan, dan memasarkan produk-produk farmasi inovatif yang akan dapat memenuhi kebutuhan medis yang belum teratasi serta menuju pelayanan kesehatan dengan biaya lebih rendah. Perusahaan juga mempunyai tekad untuk menjadi pemimpin di bidang farmasi dalam era di mana perubahan-perubahan terjadi dengan cepat di industri ini.
2. Tujuan:
Meningkatkan kesehatan masyarakat Indonesia melalui penyediaan obat-obatan terkini dan vaksin berbasis riset, menjadi mitra dialog bagi pemerintah dan semua pemangku kepentingan dalam bidang kesehatan, serta memberikan edukasi mengenai penyakit dan manajemen penyakit kepada profesi kesehatan dan pasien secara berkelanjutan.
1.1.3. Kegiatan Utama PT. Sanofi Grup Indonesia
Kegiatan utama PT. Sanofi Grup Indonesia adalah jasa pelayanan kesehatan dan obat-obatan yang memberikan pelayanan dan obat-obat-obatan berstandar internasional dengan standar operasional prosedur (SOP) yang beroperasi di Indonesia sejak tahun 1969.
1.1.4. Produk dan Layanan Sanofi Grup Indonesia
PT Sanofi Grup Indonesia dikenal sebagai perusahaan farmasi yang menghasilkan
obat-obat sesuai dengan kebutuhan bidang kesehatan di Indonesia.Sanofi Grup Indonesia akan mendukung dan mempertahankan predikat tersebut melalui penerapan teknologi tinggi dalam pengembangan solusi untuk menghadapi berbagai penyakit yang diderita masyarakat Indonesia. Melalui penelitian di bidang kardiovaskuler, penyakit infeksi, asma, alergi, diabetes, radang sendi, kanker serta di bidang vaksin dan protein terapetik (therapeutic proteins), PT Sanofi Grup
Indonesia yakin bahwa produk-produk yang dihasilkan akan memainkan peranan penting dalam membantu masyarakat Indonesia mengatasi masalah kesehatan di Indonesia. Produk PT Sanofi Grup Indonesia diperoleh dengan berbagai cara, antara lain dengan memproduksi obat tersebut menggunakan fasilitas produksi yang tersedia, kontrak dengan perusahaan farmasi lain (toll manufacturing), dan mengimpor baik produk ruahan untuk dikemas akhir (re-pack) maupun produk jadi yang telah dikemas namun masih memerlukan pelabelan (penempelan stiker). Produk PT Sanofi Grup Indonesia secara garis besar dapat dibagi menjadi enam, yaitu:
1. Produk yang diproduksi sendiri di pabrik (Jakarta site) untuk keperluan local (dalam negeri) dan eksport (luar negeri).
2. Produk impor dari Aventis Global yang dikemas ulang (repackaging) di pabrik (Jakarta site). 3. Produk impor yang berupa finished goods.
4. Produk yang bulk-nya diimpor dan kemudian dikemas di pabrik (Jakarta site) untuk keperluan lokal dan ekspor.
5. Produk toll manufacturing yang dibuat oleh PT Boehringer-Ingelheim Indonesia untuk PT Sanofi Grup Indonesia
PT Sanofi Grup Indonesia telah menghasilkan serangkaian obat-obat inovatif untuk pengobatan pasien yang menderita beraneka ragam penyakit serius. Hal ini terlaksana berkat dukungan dari sumber daya yang profesional, manajemen dan pimpinan perusahaan yang penuh komitmen, serta dengan research anddevelopment anggaran terbesar di industri farmasi. Upaya riset Sanofi Grup Indonesia difokuskan untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan medis yang belum teratasi dan diarahkan pada 7 bidang utama, yaitu:
2. Radang sendi/tulang, dengan pengobatan untuk radang sendi dan osteoporosis.
3. Kardiologi/thrombosis, untuk pengobatan infark jantung, penyakit jantung koroner dan kelainan jantung lainnya.
4. Sistem saraf pusat, untuk pengobatan berbagai penyakit degeneratif otak dan tulang belakang.
5. Metabolisme, untuk pengobatan diabetes dan penyakit metabolisme lainnya
6. Onkologi, untuk pengobatan tumor ganas.
7. Respiratori, untuk pengobatan asma dan alergi.
Sanofi Pasteur merupakan mitra Global Alliance for Vaccines & Immunization (GAVI) , yakni sebuah badan yang berupaya memastikan terciptanya perlindungan bagi setiap anak terhadap penyakit yang dapat diatasi dengan vaksin. Melalui Sanofi Pasteur juga, Sanofi Group aktif menyumbang dalam jumlah besar untuk penerapan program Global Polio Eradication Initiative. Hingga akhir 2005, Sanofi Group telah menyumbang 120 juta dosis vaksin polio oral.
1.1.5. Struktur Organisasi PT. Sanofi Grup Indonesia
Suatu perusahaan baik besar maupun kecil dalam melaksanakan aktifitas keorganisasian mempunyai struktur organisasi yang baik maka akan terlihat jenis tugas dan wewenang yang harus dilaksanakan individu dalam melaksanakan kegiatan perusahaan. Pada dasarnya tujuan dirumuskan struktur organisasi adalah untuk membaangun suatu system informasi yang dilakukan organisasi sehingga mereka dapat bekerja dalam mewujudkan tujuan perusahaan. Sanofi Group Indonesia dipimpin oleh ;seorang Presiden Direktur yang membawahi 10 unit Divisi, yaitu
Gambar4.1 Struktur Organisasi PT.Sanofi Grup Indonesia
a. Respiratory and Antiinflamatory Division PRESIDEN DIRECTOR
HEAD OFF STAFF
Respiratory and Antiinflamatory
Hospital and Oncology
Cardiovascular and Metabolisme Medical Regulatory Finance Information System Industrial Affairs Human Resource Divison Market Acces
Bertanggung jawab untuk memimpin penjualan,operasional lapangan dan pemasaran di setiap Rumah Sakit , Apotik, Klinik dan Toko Obat. Khususnya yang berhubungan dengan metabolisme pernapasan dan anti inflamasi , seperti telfast, urbason. Departemen ini membawahi 15 Area Manager untuk masing-masing daerah di seluruh Indonesia serta 1 sales direktur dan 2 nasional manajer.
b. Hospital and Oncology Division
Hospital dan Oncology Bussiness Unit bertanggung jawab untuk memimpin penjualan, operasional lapangan dan pemasaran di setiap Raumah Sakit khususnya yang berhubungan dengan Hospital Product dan Oncology yang khusus menangani produk cancer . Departement ini membawahi 30 Area Manager untuk masing-masing daerah di seluruh Indonesia .
c. Cardiovascular and Metabolisme Division
Cardiovascular and Metabolisme Divison, Unit bertanggung jawab untuk memimpin penjualan , operasional lapangan dan pemasaran di setiap Rumah Sakit , Apotik , Klinik dan Toko Obat . Departement ini membawahi 15 Area Manager untuk masing-masing daerah di seluruh Indonesia.
d. Medical and Regulatory Division
Medical and Regulatory Division bertanggung jawab dalam registrasi produk , mengurus izin import dan surat keterangan yang berhubungan dengan BPOM (Badan Pengawas Obat dan Makanan), Pendaftaran sertifikat MUI (Majelis Ulama Indonesia). Departemen ini terdiri dari seorang Medical Regulatory dan 20 dokter .
Membawahi accounting manager dan 20 staff keuangan yang bertanggung jawab memeriksa, memantau penyusunan laporan keuangan perusahaan, melakukan countinus review terhadap system akuntansi , serta memeriksa dan memantau analisa biaya produksi dan mengendalikan penyimpanan kas. Adapun tugas dan tanggung jawab Information system adalah dalam perencanaan dan pengembangan system teknologi informasi perusahaan , mengevaluasi antara system aplikasi, hardware dan infrastruktur yang dimiliki dan dibutuhkan oleh standar IT.
f. Indusrial Affairs Division
Adapun tugas dan tanggun jawab Industrial Affairs Division adalah membuat laporan permintaan bahan baku kepada manager produksi, memonitor pemakaian bahan baku, menandatangani surat tanda terima dari supplier dalam penerimaan bahan baku ,
g. Human Resource Division
Mempunyai tanggung jawab antara lain mengkoordinasikan kegiatan administrasi karyawan seperti absensi, cuti, kegiatan penggajian, administrasi penilaian karya , pelaksanaan kegiatan hubungan kerja baik dan berkembang antara perusahaan dan karyawan.
h. Institution , Market Development and Sales Training Division
Adapun tugas dan tanggung jawab adalah untuk memperkuat kompetensi di semua department termasuk institusi dalam pengembangan pribadi dan masing-masing karyawan, untuk mengambil bagian secara aktif dalam program pelatihan nasional, serta mengevaluasi hasil penelitian pasar.
1.2 Analisa dan Pembahasan
4.2.1 Penggunaan Sistem SAP di PT. Sanofi Grup Indonesia
Dalam melakukan pencatatan hutang PT. Sanofi Grup Indonesia menggunakan sistem SAP (System Application and Product in data processing ) saat invoice telah di terima dan diproses oleh bagian payable . SAP adalah suatu software yang dikembangkan untuk mendukung suatu organisasi dalam menjalankan kegiatan operasionalnya secara lebih efisien , efektif dan membantu manajemen dalam merencanakan dan melakukan aktivitas sehari-hari perusahaan.
SAP terdiri dari sejumlah modul aplikasi yang mempunyai kemampuan mendukung semua transaksi yang perlu dilakukan suatu perusahaan dan tiap aplikasi bekerja secara berkaitan satu dengan yang lainnya. Semua modul aplikasi di SAP dapat bekerja secara terintegrasi/terhubung yang satu dengan lainnya.
SAP dalam PT Sanofi Grup Indonesia memiliki beberapa fungsi:
1. Sebagai sistem pencatat semua transaksi yang dilakukan PT.Sanofi Grup Indonesia dari mulai pembelian, penerimaan barang , sampai pembayaran atas transaksi yang dilakukan.
2. Sebagai sistem penggajian karyawan dan sistem yang digunakan untuk peminjaman uang yang dilakukan karyawan kepada PT. Sanofi Grup Indonesia. Secara otomatis akan dipotong dari gaji karyawan yang dalam sistem SAP .
Modul aplikasi
1. SD-Sales & Distribution: membantu meningkatkan efisiensi kegiatan operasional berkaitan dengan proses pengelolaan customer order (proses sales, shipping dan billing).
2. MM-Materials Management: membantu menjalankan proses pembelian (procurement) dan pengelolaan inventory.
3. PP-Production Planning: membantu proses perencanaan dan kontrol daripada kegiatan produksi (manufacturing) suatu perusahaan.
4. QM-Quality Management: membantu men-cek kualitas proses-proses di keseluruhan rantai logistic
5. PM-Plant Maintenance: suatu solusi untuk proses administrasi dan perbaikan sistem secara teknis
6. HR-Human Resources Management: mengintegrasikan proses-proses HR mulai dari aplikasi pendaftaran, administrasi pegawai, management waktu, pembiayaan untuk perjalanan, sampai ke proses pembayaran gaji pegawai
7. FI-Financial Accounting: Mencakup standard accounting cash management (treasury), general ledger dan konsolidasi untuk tujuan financial reporting.
8. CO-Controlling: Mencakup cost accounting, mulai dari cost center accounting, cost element accounting, dan analisa profitabilitas
9. AM-Asset Management: Membantu pengelolaan atas keseluruhan fixed assets, meliputi proses asset accounting tradisional dan technical assets management, sampai ke investment controlling
10. PS-Project System: Mengintegrasikan keseluruhan proses perencanaan project, pengerjaan dan control.
SAP memiliki beberapa keuntungan di antaranya adalah
1. SAP terdiri dari sejumlah modul aplikasi yang mempunyai kemampuan mendukung semua transaksi yang perlu dilakukan suatu perusahaan dan tiap aplikasi bekerja secara berkaitan satu dengan yang lainnya. Semua modul aplikasi di SAP dapat bekerja secara terintegrasi/terhubung yang satu dengan lainnya.
2. SAP punya Netweaver platform, yg mendukung pengembangan dan software logistik.
3. SAP punya ABAP, business programming language yg mempermudah developer untuk implementasi business logic.
4. Menerapkan balance score card. Membuat integrative processchain dari perusahaan sampai lebih 3 tingkat ke hulu supplier dan lebih 3 tingkat ke hilir distributor. Membuat laporan keuangan konsolidasi dengan multi accounting system, multi currency dan multi-2 lainnya 5. Mendukung integrasi proses bisnis perusahaan-perusahaan besar.
6. Semua informasi yang tersimpan didalam SAP dapat diakses oleh bagian organisasi yang membutuhkan pada saat dibutuhkan.
Selain keuntungan sap juga memiliki kerugian / kekurangan di antara nya adalah
1. Scope integrasi,
2. Harga license tiap user SAP yang relative mahal, 3. Biaya consultan yang lumayan mahal
4. Kelengkapan data entry dan batas waktunya yang menuntut kedisiplinan usernya. Dimana dalam mengimplementasikan SAP, perusahaan harus menyediakan SDM yang sebagai user dan penanggung jawab atas Change Management Process.
4.2.2. Penggunaan Sistem Z-Citip di PT. Sanofi Grup Indonesia
Dalam melakukan pembayaran hutang PT.Sanofi Grup Indonesia tidak dilakukan dengan uang tunai atau dengan cash , tetapi dengan menggunakan transfer banking yang bekerja sama dengan Citibank yang bernama z-citip . Z-Citip adalah layanan transfer bangking yang terdapat pada Citibank. Z-Citip merupakan aplikasi digunakan untuk menstransfer data pembayaran hutang pada PT.Sanofi Grup Indonesia, yang pembayarannya akan di lakukan melalui Citibank .
4.2.3. Prosedur Pembayaran Hutang
PT Perusahaan Sanofi Grup Indonesia merupakan perusahaan yang didirikan untuk melakukan pelayanan kesehatan dan obat-obatan yang berstandar internasional . Perusahaan ini sangat memperhatikan standar-standar dalam pembuatan obat dan pelayanan kesehatan kepada masyarakat agar masyarakat mendapatkan kualitas dan pelayanan yang ter baik.
Agar pelaksanaan kegiatan pelayanan kesehatan dan obat-obatan kepada masyarakat dapat dilaksanakan dengan efisien,efektif, dan konsisten . PT Sanofi Grup Indonesia memiliki kebijakan- kebijakan Hutang yang telah di tetapkan dalam perusahaan tersebut. PT Sanofi memiliki 2 kebijakan yaitu kebijakan invoice di proses dan kebijakan invoice yang akan di bayar pada saat pembayaran. Dalam melakukan pembayaran hutang PT.Sanofi Grup Indonesia melakukan dua
pembayaran hutang yaitu membayar hutang dalam negeri dan luar negeri. PT.Sanofi memiliki dua bank untuk membayar hutang yaitu Citibank untuk membayar hutang dalam negeri dan ductbank untuk membayar hutang luar negeri.
1. Kebijakan invoice yang akan di proses :
1. Account Payable/Hutang usaha dicatat pada saat invoice diterima atau terima faktur.
2. Supplier telah mengirimkan dokumen invoice beserta bukti-bukti pendukungnya seperti: Surat Tanda Terima Barang, Surat Jalan, faktur pajak, Purchase Order.
3. Untuk Invoice dengan PO, maka PO diterima dari Purchasing Dept. setelah PO diterbitkan. Untuk Invoice Non PO, invoice dan dokumen pendukung diterima dari user.
4. Jatuh tempo pembayaran diakui setelah invoice beserta bukti-bukti pendukungnya telah diterima dari supplier dan ada Tanda Terima Faktur.
5. Jumlah hutang yang tercatat harus berdasarkan bukti-bukti pendukung, untuk Invoice dengan PO maka harus disertai PO, Invoice, Faktur Pajak, Surat Tanda Terima Barang, Surat jalan. Untuk Invoice Non PO bukti-bukti pendukung seperti, daftar gaji, bon sementara, laporan penggunaan petty Cash, dll.
6. Invoice harus didukung dengan faktur pajak untuk mencatat PPN. Bagian Pajak harus memverifikasi masa berlaku faktur pajak atas PPN Masukan (Maksimum 3 bulan dari tanggal faktur pajak tersebut dapat dikreditkan) sebelum dilaporkan.
7. Hutang harus dicatat secara sistematis untuk mengidentifikasi kelompok hutang, vendor, syarat dan ketentuan pembelian, dan tanggal jatuh tempo hutang.
2. Kebijakan pada saat hutang ( invoice) yang akan di bayar :
1. Proposal pembayaran dibuat oleh AP Staff setiap akan dilakukan pembayaran hutang berdasarkan tanggal jatuh tempo yang digunakan dalam pembuatan arus kas Bulanan.
2. Proposal pembayaran harus di review oleh Finance Controller untuk di sesuaikan dengan data yang ada, kemudian jika proposal sudah sesuai dengan data yang ada maka akan diserahkan kepada Supervisor Treasury untuk di setujui.
3. Pemilihan dan prioritas pembayaran merupakan tanggung jawab Finance Controller dan ketersediaan dana, proposal pembayaran yang pasti atau telah ditentukan akan dibuat berdasarkan proses ini.
4. AP Staff membuat voucher pembayaran dan cek berdasarkan Proposal pembayaran.
5. Pembayaran untuk transaksi operasional perusahaan dilakukan melalui bank transfer, giro, transfer dana elektronik, semua transaksi pembayaran di PT Sanofi Grup Indonesia tidak dilakukan secara tunai atau cash.
6. Pembayaran dengan cek juga dibatasi untuk transaksi biaya perjalanan dinas karyawan. Jika melebihi jumlah yang ditentukan harus didiskusikan dan disetujui oleh Suppervisor Treasury dan Finance Controller.
7. Otorisasi batas pembayaran atau penandatanganan cek/giro atau transfer diatur dalam manual of Authority (sesuai otorisasi dari masing-masing bank dengan perusahaan). Oleh 2 Supervisor 8. Voucher pembayaran bank dibuat oleh AP Staff dan di cetak dengan di sertai dokumen
pendukung lainnya
9. Voucher pembayaran bank atau tunai harus direview dan disetujui oleh Suppervisor Treasury.
10. Pencatatan atas transaksi pembayaran hutang dlakukam secara harian oleh APP Staff setelah transaksi disetujui dan transfer bank dilakukan.
Dalam melakukan pembayaran hutang PT. Sanofi Grup Indonesia memiliki ketetapan umur jatuh tempo masing-masing setiap supplier yaitu jatuh tempo sampai 30 hari , jatuh tempo sampai dengan 45 hari dan jatuh temp sampai dengan 60 hari.
3. Pihak-Pihak yang terkait dalam Proses Pembayaran Hutang
a) Grup Account Payable
Keterkaitan Grup Account Payable dengan pembayaran hutang adalah melakukan pengecekan dokumen, melakukan input data hutang yang akan dibayar.
b) Grup Treasury
Keterkaitan Grup Treasury dengan pembayaran hutang adalah melakukan pengelompokkan hutang yang akan jatuh tempo, menstranfer data yang akan di bayar ke transfer banking di citibank.
c) Grup Pengendalian Internal
Keterkaitan Grup Pengendalian Internal dengan pembayaran hutang adalah melakukan pengawasan terhadap jumlah hutang yang akan dibayar.
d) Supervisor Treasury
Keterkaitan Supervisor Treasury dengan pembayaran hutang adalah memberikan persetujuan atas jumlah hutang yang akan di bayar oleh bagian Treasury.
4. Prosedur Pembayaran Hutang
1. Invoice pertama kali akan diterima oleh bagian kasir , bagian kasir akan memeriksa kelengkapan dokumen-dokumen yang di berikan oleh supplier, dokumen dokumen yang diperlukan adalah invoice, faktur pajak 2 lembar, surat jalan, dan Purchase Order.
2. Invoice akan diproses jika dokumen sudah lengkap , jika dokumen tersebut masih kurang lengkap , invoice akan dikembalikan lagi kepada supplier.
3. Invoice yang sudah dinyatakan lengkap oleh cashier akan diproses di bagian Account Payable.
4. Dibagian Account Payable invoice akan diinput ke system SAP, di system SAP akan diinput dengan no invoice yang ada dilembar invoice , dengan memasukkan no invoce tersebut otomatis data-data supplier dan jumlah yang akan dibayar akan keluar di system SAP tersebut.
5. Faktur Pajak yang 2 lembar akan di berikan 1 lembar kepada bagian Tax Payable untuk dilakukan pelaporan pajak ke Departemen Pajak .
6. Dokumen invoice di bagian AP akan diberikan ke bagian Treasury.
7. Dibagian Treasury dokumen invoice akan di kelompokkan dan diurutkan sesuai abjad dan vendor di system SAP.
8. Membuat proposal run dengan memasukkan tanggal jatuh tempo, maka invoice akan keluar dengan sesuai dengan jatuh temponya.
9. Print proposal yang tadi sudah di buat.
10.Membuat voucher untuk mengetahui jumlah hutang yang akan di bayar dan vendor mana saja yang akan di bayar dan untuk meminta persetujuan dari pejabat yang berwenang . 11.Voucher sudah di tandatangani oleh pejabat yang berwenang.
12.Membuat Payment run seperti proposal run , untuk invoice yang sudah disetujui akan dibayar.
13.Mengimpor data invoice yang akan di bayar ke system Z-CitiP yaitu internet banking di Citi Bank.
14.Print bukti bahwa data sudah di transfer ke system Z-Citib yaitu Print Summary.
15.Dokumen invoice yang akan dibayar dengan dilengkapi Print Summary diberikan kepada Supervisor Treasury untuk di tanda tangani kembali .
16.Supervisor Treasury melakukan pembayaran (klik pada system Z-Citib) bahwa pembayaran sudah dilakukan melalui transfer dari CitiBank.
17.Dokumen invoice dikembalikan lagi ke bagian Treasury untuk di cap dan diarsip untuk menghindari adanya pembayaran yang dilakukan 2 kali.
4.2.4 Kendala Pembayaran Hutang
Dalam melakukan pembayaran hutang tentunya akan ada kendala yang dihadapi oleh pihak yang membayar hutang. Sebenarnya dalam pembayaran hutang PT. Sanofi sudah mengikuti semua prosedur pembayaran dengan baik , hanya saja saat prosedur pembayaran dilakukan kadang terjadi masalah , seperti invoice yang akan dibayar hilang , karena invoice hilang maka akan menghambat pembayaran hutang . Selain itu, PT Sanofi juga memiliki kendala yaitu kurangnya staff saat proses pembayaran invoice dilakukan , dengan kurangnya staff tersebut menyebabkan pembayaran hutang akan lewat jatuh tempo. Banyaknya invoice yang akan dibayar menyebabkan bagian treasury kurang teliti dan konsentrasi dalam melakukan proses pembayaran hutang . Kurangnya pengawasan internal atas kinerja karyawan juga menjadi kendala bagi PT. Sanofi Grup Indonesia
4.2.5 Solusi atas Kendala Pembayaran Hutang
Solusi bagi PT.Sanofi Grup Indonesia adalah menambah karyawan (staff) pada bagian Treasury. Manfaat penambahan staff ini adalah :
1. Untuk membantu proses pembayaran hutang, karena dengan adanya staff yang khusus untuk membantu pembayaran hutang PT.Sanofi Grup Indonesia akan mengurangi resiko hilangnya invoice yang pernah terjadi di PT.Sanofi Grup Indonesia .
2. Pengendalian internal semakin baik karena jumlah karyawan (staff) yang memadai akan memicu peningkatan kinerja pada masing-masing karyawan.
