STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) JABATAN SUMBER MANUSIA & PENTADBIRAN

(1)

BIL SOP

TAJUK PROSES

_ISU

NO

SEMAKAN

_BERKUATKUASA

TARIKH

SOP/HR/01 PEMBELIAN ASET SYARIKAT

1

2 17 JULAI 2017

SOP/HR/02

PEMBELIAN BARANGAN MELALUI PURCHASE

_ORDER

1

3 29 OGOS 2017

SOP/HR/03 PENYEDIAAN PENGELUARAN PERINTAH KERJA

1

2 17 JULAI 2017

SOP/HR/04 TINDAKAN TATATERTIB ANGGOTA PEKERJA

1

2 17 JULAI 2017

SOP/HR/05 KEMUDAHAN PERUBATAN (SKIM PRISIHATIN)

1

3 1 NOVEMBER

₂₀₁₇

SOP/HR/06 PENILAIAN PRESTASI TAHUNAN ANGGOTA PEKERJA

1

2 17 JULAI 2017

SOP/HR/07

PENILAIAN PRESTASI REVERSE & PEERS

_PERFORMANCE

1

2 17 JULAI 2017

SOP/HR/08 PENGAMBILAN ANGGOTA PEKERJA BARU

1

2 17 JULAI 2017

SOP/HR/09 SESI ORIENTASI

1

2 17 JULAI 2017

SOP/HR/10 PERTUKARAN TEMPAT BERTUGAS

1

2 17 JULAI 2017

SOP/HR/11

PENYEDIAAN KALENDAR LATIHAN TAHUNAN

1

2 17 JULAI 2017

SOP/HR/12 PENYEDIAAN KURSUS DALAMAN

1

2 17 JULAI 2017

SOP/HR/13 PENYEDIAAN KURSUS LUARAN

1

2 17 JULAI 2017

SOP/HR/14 PEMERIKSAAN KESIHATAN

1

3 1 NOVEMBER

₂₀₁₇

SOP/HR/15

TUNTUTAN SKIM KEMALANGAN BERKELOMPOK

_(GPA)

1

2 17 JULAI 2017

SOP/HR/16

TUNTUTAN PERTUBUHAN KESELAMATAN SOSIAL

_(PERKESO)

1

2 17 JULAI 2017

SOP/HR/17 PENAMATAN PERKHIDMATAN

1

2 17 JULAI 2017

SOP/HR/18 PENYERAPAN KE JAWATAN HAKIKI

1

2 17 JULAI 2017

SOP/HR/19 PENGESAHAN JAWATAN ANGGOTA PEKERJA BARU

1

2 17 JULAI 2017

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)

JABATAN SUMBER MANUSIA & PENTADBIRAN

Disahkan oleh : _______________________

Tarikh : _________________

Razana Jamiun

Timbalan Pengurus Besar

Jabatan Sumber Manusia & Pentadbiran

(2)

AKTIVITI

TINDAKAN

DOKUMEN

JABATAN SUMBER MANUSIA & PENTADBIRAN

SOP/HR/01 PEMBELIAN ASET SYARIKAT

1 2 17 JULAI 2017

1. Purchase Order (PO) 2. Salinan Minit

Mesyuarat TERAJU Sebutharga

Senarai Aset 1. Eksekutif menerima permohonan

pembelian aset 2. Aset > RM2,000

Kerani menyediakan Purchaser Order :- 1. Melampirkan kelulusan dari Minit JMM 2. Mengeluarkan PO dalam tempoh 3 hari

selepas kelulusan

Ketua Jabatan mendapatkan kelulusan ‘JLand Management Meeting’ (JMM) untuk pembelian aset

Eksekutif menerima aset daripada pembekal Eksekutif memaklumkan kepada Jabatan Kualiti supaya menginsurankan aset yang dibeli

Kerani menyerahkan aset kepada pemohon Kerani melabel aset dalam tempoh 7 hari bekerja dari tarikh inbois diterima

Eksekutif mengemaskini senarai aset pada setiap hujung tahun

1. Sekiranya mendapat kelulusan JMM, Purchase Order akan disediakan

2. Tiada sebarang tindakan sekiranya tidak diluluskan

Kerani membuat perbandingan harga dengan mendapatkan sekurang-kurangnya 2 pilihan sebutharga dari Pembekal

MENERIMA PERMOHONAN ASET MENDAPATKAN KELULUSAN JMM MENYEDIAKAN PURCHASE ORDER MENGINSURANKAN ASET MELABEL ASET LULUS YA MULA TAMAT MENYERAHKAN ASET MENDAPATKAN SEBUTHARGA MENGEMASKINI SENARAI ASET TIDAK MENERIMA ASET 2

(3)

AKTIVITI

TINDAKAN

DOKUMEN

Purchase Order Eksekutif menerima permohonan pembelian

melalui Borang Permohonan beserta sebutharga pembekal daripada pemohon

Kerani menyemak permohonan dan memastikan ianya telah mendapat kelulusan seperti berikut :

a. ≤ RM5,000 – Timbalan Pengurus Besar atau Ketua Jabatan Sumber Manusia

b. ≤ RM25,000 – Pengurus Besar atau Pengurus Besar Kanan

c. ≤ RM50,000 – Naib Presiden d. ≤ RM100,000 – Pengarah Urusan

Kerani menyediakan Purchase Order

Mendapatkan tandatangan :-

1. Issued by – Anggota pekerja yang diberi Kuasa

2. Authorised by – Ketua Jabatan Kerani menghantar PO melalui fax atau e-mail sebagai bukti persetujuan pembelian kepada pembekal

1. Borang Permohonan 2. Sebutharga Purchase Order Purchase Order MENERIMA PERMOHONAN MENYEMAK PERMOHONAN MENGHANTAR BUKTI PERSETUJUAN PEMBELIAN LULUS MENDAPATKAN TANDATANGAN MENYEDIAKAN PURCHASE ORDER MULA TIDAK A B MENDAPATKAN KELULUSAN JABATAN SUMBER MANUSIA & PENTADBIRAN

SOP/HR/02 PEMBELIAN BARANGAN MELALUI PURCHASE ORDER 1 3 29 OGOS 2017 3 1. Borang Permohonan 2. Sebutharga

(4)

AKTIVITI

TINDAKAN

DOKUMEN

SOP/HR/02 PEMBELIAN BARANGAN MELALUI PURCHASE

ORDER

1 3 29 OGOS 2017

Kerani menerima barang dari pembekal :- 1. Berserta inbois/delivery order

2. Dalam tempoh seperti yang dinyatakan di PO

1. Inbois 2. Delivery Order Pembekal mengesahkan PO dan

menyerahkan semula kepada Jabatan Sumber Manusia

Kerani memajukan PO yang telah disahkan oleh pembekal berserta inbois dan DO ke Jabatan Kewangan untuk proses pembayaran Purchase Order 1. Purchase Order 2. Inbois 3. Delivery Order MENERIMA BARANG MENDAPATKAN PENGESAHAN PEMBEKAL MEMAJUKAN PO DAN INBOIS/DO KEPADA JABATAN KEWANGAN TAMAT A B 4

(5)

AKTIVITI

TINDAKAN

DOKUMEN

JABATAN SUMBER MANUSIA & PENTADBIRAN SOP/HR/03 PENYEDIAAN PENGELUARAN PERINTAH KERJA 1 2 17 JULAI 2017

Eksekutif menerima arahan / permohonan

Kerani menderaf butiran Perintah Kerja dan disemak oleh Eksekutif

Eksekutif mendapatkan sokongan Ketua Jabatan

1. Setelah mendapat sokongan Ketua Jabatan, permohonan dimajukan kepada Pengurus Besar atau Naib Presiden untuk kelulusan

2. Sekiranya tidak diluluskan, dapatkan sebutharga baru termasuk pengubahsuaian butiran kerja di Perintah Kerja

Kelulusan diserahkan kepada Jabatan Kontrak bagi tujuan pengeluaran Perintah Kerja

Sebutharga Kerani membuat perbandingan harga

dengan mendapatkan sekurang-kurangnya 2 pilihan sebutharga dari pembekal

Butiran Permohonan Kelulusan Permohonan Butiran Permohonan Butiran Permohonan Permohonan MENERIMA ARAHAN / PERMOHONAN MENYEDIAKAN BUTIRAN MENDAPATKAN SOKONGAN KETUA JABATAN MENYERAHKAN KELULUSAN MULA TAMAT YA TIDAK MENDAPATKAN SEBUTHARGA LULUS 5

(6)

AKTIVITI

TINDAKAN

DOKUMEN

SOP/HR/04 TINDAKAN TATATERTIB ANGGOTA PEKERJA

1 2 17 JULAI 2017

Eksekutif menerima arahan dari Pengurus Jabatan

Melakukan siasatan awal termasuk :- 1. Mengambil keterangan saksi

2. Pengumpulan maklumat yang berkaitan

Menyediakan laporan dan memajukan kepada Pengurus Jabatan untuk semakan dan tindakan lanjut

Jabatan membuat persediaan mesyuarat :- 1. Lantik panel Lembaga Tatatertib 2. Keluarkan notis mesyuarat 3. Buat persediaan mesyuarat

Mesyuarat Lembaga Tatatertib dijalankan dan laporan tindakan tatatertib disediakan

1. Sekiranya didapati bersalah, Cadangan Tindakan Tatatertib akan dibuat

2. Sekiranya tidak bersalah, anggota pekerja akan dimaklumkan berkenaan keputusan mesyuarat 1. Sekiranya laporan siasatan awalan

mendapati penyiasatan dalaman perlu diadakan, persediaan mesyuarat akan dibuat.

2. Tiada sebarang tindakan sekiranya didapati tiada keperluan penyiasatan dalaman.

Laporan Siasatan Awal

Laporan Tindakan Tatatertib 1. Memogeraf Perlantikan Panel 2. Notis Mesyuarat 1. Memogeraf Cadangan Tindakan Tatatertib 2. Memogeraf Keputusan Mesyuarat Tatatertib

MENERIMA ARAHAN DARI PENGURUS PENYIASATAN DALAMAN _TIDAK YA MENYEDIAKAN LAPORAN MENJALANKAN MESYUARAT LEMBAGA TATATERTIB YA TIDAK MULA

MELAKUKAN SIASATAN AWAL

MEMBUAT PERSEDIAAN MESYUARAT

A

BERSALAH

(7)

AKTIVITI

TINDAKAN

DOKUMEN

SOP/HR/04 TINDAKAN TATATERTIB ANGGOTA PEKERJA

1 2 1 NOVEMBER 2017

Mendapatkan sokongan daripada Naib Presiden (Kewangan & Bisnes) mengenai cadangan tindakan tatatertib yang bakal dilaksanakan

1. Mendapatkan kelulusan Pengarah Urusan

2. Sekiranya tidak diluluskan, cadangan akan dikaji semula

1. Eksekutif menyerahkan Memogeraf Keputusan Mesyuarat Tatatertib kepada anggota pekerja terlibat dan Ketua Jabatannya

2. Tindakan Tatatertib diambilkira dalam Penilaian Prestasi Tahunan dan Penetapan Kadar Bonus anggota pekerja terlibat

Ketua Jabatan mencadangkan tindakan tatatertib Memogeraf Keputusan Mesyuarat Tatatertib Memogeraf Kelulusan Memogeraf Cadangan Tindakan Tatatertib

SOKONGAN NAIB PRESIDEN (KEWANGAN & BISNES)

MENYERAHKAN MEMOGERAF KEPUTUSAN MESYUARAT TATATERTIB TAMAT KELULUSAN PENGARAH URUSAN TIDAK YA A B MENCADANGKAN TINDAKAN TATATERTIB 7

(8)

AKTIVITI

TINDAKAN

DOKUMEN

SOP/HR/05 KEMUDAHAN PERUBATAN (SKIM PRISIHATIN)

1 3 1 NOVEMBER 2017

Jabatan menerima Surat Rujukan Klinik Panel syarikat dari anggota pekerja 1. Kerani menyemak :-

a. Keahlian anggota pekerja b. Kelayakan penempatan

c. Baki kos rawatan yang boleh ditanggung untuk ahli keluarga/ibubapa

2. Sekiranya tiada keahlian atau tiada berkelayakan, tiada tindakan akan diambil

3. Memaklumkan kepada anggota pekerja berkenaan status semakan

Kerani menyediakan Surat Jaminan dan LOR dikepilkan bersama untuk disemak oleh Eksekutif

Surat Jaminan beserta LOR diserahkan kepada pemohon

Surat Rujukan Klinik Panel (LOR)

1. Surat Jaminan 2. Letter Of

Recommendation (LOR)

Kerani memastikan anggota pekerja mendapatkan LOR yang telah dipenuhisi oleh pihak hospital dan memajukannya kepada Jabatan Sumber Manusia

Pengurus Jabatan menandatangani Surat Jaminan Surat Jaminan 1. Surat Jaminan 2. Letter Of Recommendation (LOR) Letter Of Recommendation (LOR) MULA

MENERIMA SURAT RUJUKAN KLINIK PANEL

SURAT JAMINAN DITANDATANGANI

MENYERAHKAN SURAT JAMINAN DAN LOR

MENDAPATKAN LOR DARIPADA ANGGOTA PEKERJA SEMAKAN? MENYEDIAKAN SURAT JAMINAN A TIDAK YA B 8

(9)

AKTIVITI

TINDAKAN

DOKUMEN

SOP/HR/05 KEMUDAHAN PERUBATAN (SKIM PRISIHATIN)

1 3 1 NOVEMBER 2017

1. Kerani memastikan samada anggota pekerja / ahli keluarga memerlukan rawatan susulan :-

a. Pesakit luar – 3 kali rawatan sahaja b. Kemasukan wad

i. Sakit biasa – 5 kali rawatan ii. Sakit kronik – 10 kali rawatan

Pembayaran bil rawatan seperti berikut :- 1. Syarikat akan membayar bil setelah

ditolak tanggungan ahli

2. Pesakit luar/Kemasukan wad – anggota pekerja menjelaskan kos tanggungan ahli setelah bil hospital diterima oleh syarikat. Jabatan mengeluarkan memo kepada anggota pekerja supaya menjelaskan kos tanggungan ahli samada

a. Tunai atau

b. Potongan gaji dengan syarat minimum hendaklah tidak kurang dari RM100.00 sebulan dan tempoh maksima yang dibenarkan adalah 12 bulan

Kerani menyimpan LOR dalam fail syarikat 1. Letter of _{Recommendation (LOR)} 2. Fail Jabatan KEPERLUAN RAWATAN SUSULAN PEMBAYARAN BIL HOSPITAL PENYIMPANAN LOR TAMAT A B 9

(10)

AKTIVITI

TINDAKAN

DOKUMEN

SOP/HR/06 PENILAIAN PRESTASI TAHUNAN ANGGOTA

PEKERJA

1 2 17 JULAI 2017

1. Penilaian prestasi akan dibuat setiap bulan Oktober

2. Jabatan mengenalpasti anggota pekerja yang perlu dinilai pada tahun tersebut melalui kriteria berikut :-

a. Telah sah jawatan

b. Telah capai 1 tahun perkhidmatan Kerani menganalisa rekod :-

1. Kehadiran lewat

2. Cuti tahunan/ cuti sakit & cuti kecemasan 3. Displin

4. Kerja lebih masa

5. Corporate Social Responsibility (CSR) Eksekutif menyediakan dan mengeluarkan memogeraf kepada Ketua Jabatan / Unit dengan lampiran berikut :-

1. Borang Penilaian 2. Soft copy excel penilaian

Kerani membuat susulan dan mengumpul soft copy excel dalam masa 2 minggu dari tarikh memogeraf diedarkan

Kerani menyediakan slide presentation dan disemak oleh Eksekutif. Maklumat yang terlibat adalah :-

1. Markah kompetensi

2. Critical Incident Positive & Negative 3. Isu-isu yang perlu dititikberatkan

1. Memogeraf 2. Borang Penilaian 3. Soft Copy Excel

Penilaian Laporan Analisa

MULA

MENGENALPASTI ANGGOTA PEKERJA YANG PERLU

DINILAI

MENGELUARKAN MEMOGERAF KEPADA KETUA

JABATAN / UNIT

MEMBUAT SUSULAN DAN MENGUMPUL SOFT COPY

EXCEL

MENGUMPUL REKOD ANALISA

MENYEDIAKAN SLIDE PENILAIAN

(11)

AKTIVITI

TINDAKAN

DOKUMEN

SOP/HR/06 PENILAIAN PRESTASI TAHUNAN ANGGOTA

PEKERJA

1 2 17 JULAI 2017

1. Ketua-ketua Jabatan membentangkan penilaian prestasi oleh setiap anggota pekerja di Jabatan masing-masing 2. Ketua-ketua Jabatan yang lain boleh

memberi maklumbalas dan sekiranya berkaitan akan diambilkira dalam keputusan penilaian

3. Mesyuarat boleh diadakan pada bulan Oktober sehingga November

Eksekutif menyediakan Minit Mesyuarat Penilaian Prestasi

Jabatan memajukan memogeraf keputusan akhir penilaian prestasi beserta :-

1. Markah kompetensi dan CI Positive & Negative yang telah dipersetujui 2. Surat Kenaikan Gaji

1. Jabatan meminta Ketua Jabatan / Unit untuk mengemaskini penilaian akhir anggota pekerja dalam borang penilaian prestasi beserta tandatangan pengesahan

2. Jabatan Sumber Manusia mengumpul semula borang yang telah dilengkapkan dalam tempoh 1 bulan 1. Ketua Jabatan Sumber Manusia

membentangkan maklumbalas penilaian prestasi dalam Mesyuarat Jawatankuasa Penilaian Prestasi yang dipengerusikan oleh Pengarah Urusan

2. Mesyuarat boleh diadakan dalam bulan November / Disember

3. Sekiranya tidak diluluskan, perbincangan diadakan semula oleh Jawatankuasa Penilaian Prestasi

Minit mesyuarat

1. Memogeraf

2. Markah kompetensi dan CI Positive & Negative

3. Surat Kenaikan Gaji

Borang Penilaian Prestasi yang lengkap ditandatangani

TAMAT MEMBENTANGKAN PENILAIAN PRESTASI DALAM

MESYUARAT PRESTASI

MENYEDIAKAN MINIT MESYUARAT

MENGEMASKINI PENILAIAN AKHIR ANGGOTA PEKERJA

MEMAJUKAN SEMULA KEPADA KETUA JABATAN

KELULUSAN PENGARAH URUSAN YA TIDAK MESYUARAT DENGAN JAWATANKUASA PENILAIAN PRESTASI A 11

(12)

AKTIVITI

TINDAKAN

DOKUMEN

SOP/HR/07 PENILAIAN PRESTASI

REVERSE & PEERS PERFORMANCE

1 2 17 JULAI 2017

1. Menyediakan senarai Penilai terkini Reverse & Peers Performance 2. Kumpulan Pengurusan terdiri

daripada Timbalan Pengurus ke atas

Mengeluarkan memogeraf bersama Borang Penilaian Reverse & Peers Performance kepada Kumpulan Pengurusan

Kerani membuat susulan dan mengumpul borang dalam masa 2 minggu dari tarikh memogeraf diedarkan

Kerani mengemaskini markah penilaian prestasi ke dalam laporan dalam bentuk excel

Menyediakan analisa dalam bentuk graf dan laporan

1. Jabatan menghantar laporan analisa kepada Johor Corporation pada bulan November

2. Memajukan memogeraf hasil analisa kepada anggota pekerja yang dinilai pada bulan November

Ketua Jabatan membentangkan hasil analisa dalam Mesyuarat Jawatankuasa Penilaian Prestasi Tahunan

1. Memogeraf

2. Borang Penilaian Reverse & Peers Performance Laporan Analisa Minit Mesyuarat 1. Laporan Analisa 2. Memogeraf / Surat Borang Penilaian Reverse & Peers Performance

MULA

TAMAT

MENYEDIAKAN SENARAI PENILAI TERKINI REVERSE & PEERS

PERFORMANCE

KUMPULAN PENGURUSAN

MENGELUARKAN MEMOGERAF BERSAMA BORANG PENILAIAN

MEMBUAT SUSULAN DAN MENGUMPUL BORANG PENILAIAN

MENGEMASKINI MARKAH

MENYEDIAKAN ANALISA GRAF & LAPORAN MENGHANTAR ANALISA KEPADA JCORP MEMAJUKAN HASIL ANALISA KEPADA ANGGOTA PEKERJA MEMBENTANGKAN DALAM MESYUARAT PENILAIAN PRESTASI TAHUNAN 12

(13)

AKTIVITI

TINDAKAN

DOKUMEN

SOP/HR/08 PENGAMBILAN ANGGOTA PEKERJA BARU

1 2 17 JULAI 2017

Jabatan menerima permintaan bertulis serta justifikasi keperluan gunatenaga dari sesebuah jabatan melalui e-mail atau memogeraf permohonan

Ketua Jabatan mencadangkan tambahan gunatenaga dalam ‘JLand Management Meeting (JMM)’ untuk kelulusan

Eksekutif memaklumkan panel temuduga butiran temuduga melalui telefon/e-mail :-

1. Tarikh 2. Tempat 3. Masa

1. Kerani mendapatkan butiran peribadi calon :- a. Kelulusan

b. Pengalaman kerja c. Kemahiran d. Jangkaan gaji

2. Kerani memaklumkan calon butiran temuduga melalui telefon/e-mail :- a. Tarikh b. Tempat c. Masa Memogeraf Permohonan Resume 1. Sekiranya cadangan diluluskan, jabatan akan

menyenarai pendek calon dari sumber-sumber berikut :-

a. Senarai Sediada

b. Karnival Kerjaya (KEPAK) c. E-mail

d. Iklan Akhbar

e. Pengiklanan di media maya seperti Jobstreet / JobsDB / Kementerian Sumber Manusia

f. Kenalan anggota pekerja

2. Jabatan mendapatkan maklumbalas dari Ketua Jabatan yang berkenaan tentang calon yang disenaraipendek (mana yang berkaitan) 3. Memaklumkan kepada Jabatan yang

memohon berkenaan keputusan sekiranya tidak diluluskan MULA MENERIMA PERMINTAAN MENCADANGKAN DALAM MESYUARAT JMM MENYENARAI PENDEK CALON KELULUSAN TERAJU TIDAK YA MEMAKLUMKAN PANEL TEMUDUGA MEMAKLUMKAN CALON A B ₁₃

(14)

AKTIVITI

TINDAKAN

DOKUMEN

SOP/HR/08 PENGAMBILAN ANGGOTA PEKERJA BARU

1 2 17 JULAI 2017

1. Senarai nama calon & butiran ringkas 2. Bidang tugas 3. Borang Penilaian 4. Perbandingan gaji anggota pekerja sejawatan Memogeraf Kelulusan Surat Perlantikan Tawaran Bekerja Kerani menyediakan dokumen berikut

untuk panel temuduga :-

1. Senarai Nama Calon & Butiran Ringkas 2. Bidang Tugas

3. Borang Penilaian

4. Perbandingan gaji anggota pekerja sejawatan

Temuduga dijalankan

Panel temuduga memilih calon yang sesuai dengan jawatan

Jabatan menyediakan dan mengeluarkan memogeraf sokongan Panel Temuduga untuk kelulusan Pengarah Urusan

Memaklumkan kepada calon yang berjaya syarat perlantikan iaitu perlu lulus pemeriksaan kesihatan melalui e-mail Kerani menyediakan dan mengeluarkan Surat Perlantikan Tawaran Bekerja yang ditandatangani oleh Ketua Jabatan

Memaklumkan melalui e-mail :-

1. Jabatan Pentadbiran untuk tujuan penyediaan tempat dan peralatan pejabat

2. Jabatan Komputer untuk penyediaan komputer

Calon melapor diri dengan menerima dan menandatangani surat tawaran perlantikan bekerja

1. Sekiranya mendapat kelulusan, calon akan dimaklumkan

2. Tiada tindakan diambil sekiranya tidak mendapat kelulusan

Surat Perlantikan Tawaran Bekerja

MENYEDIAKAN DOKUMEN UNTUK PANEL TEMUDUGA

KELULUSAN PENGARAH

URUSAN

MENJALANKAN TEMUDUGA MEMILIH CALON YANG

BERJAYA MENYEDIAKAN SOKONGAN UNTUK KELULUSAN TIDAK YA MEMAKLUMKAN CALON YANG BERJAYA MENYEDIAKAN SURAT PERLANTIKAN MEMAKLUMKAN KEPADA JABATAN-JABATAN BERKAITAN

CALON MELAPOR DIRI

TAMAT

A B

(15)

AKTIVITI

TINDAKAN

DOKUMEN

SOP/HR/09 SESI ORIENTASI 1 2 17 JULAI 2017

1. Butir-Butir Peribadi

2. Buku Panduan Pekerja (Perakuan Anggota Pekerja) 3. Borang Kelab Kebajikan &

Rekreasi 4. No. Akaun Bank

5. Surat Akuan Berkanun (Perundangan)

6. Borang Keahlian Briged Waqaf

Anggota pekerja baru melapor diri

1. Eksekutif memberi taklimat ringkas antaranya mengenai :-

a. Polisi Kualiti Syarikat b. Syarat-syarat Perkhidmatan c. Fungsi Umum Setiap Jabatan d. Peraturan dan Pekeliling Asas

Syarikat e. 6 Nilai Teras

2. Tayangan video korporat syarikat Anggota pekerja baru mengisi borang-borang yang berkaitan

Eksekutif / Kerani membawa anggota pekerja baru ke sesi berkenalan dengan anggota pekerja dan lawatan ke tapak di semua Bahagian

Mengarahkan anggota pekerja baru ke penempatan kerja yang ditetapkan

Kerani mengatur temujanji pemeriksaan ujian mengesan dadah pada bila-bila masa yang ditetapkan di klinik panel

MULA

TAMAT

ANGGOTA PEKERJA BARU MELAPOR DIRI

MENGISI BORANG BERKAITAN MEMBERI TAKLIMAT RINGKAS

DAN TAYANGAN VIDEO KORPORAT

MENGARAHKAN KE PENEMPATAN KERJA SESI BERKENALAN & LAWATAN KE TAPAK

MENGATUR PEMERIKSAAN UJIAN MENGESAN DADAH

(16)

AKTIVITI

TINDAKAN

DOKUMEN

SOP/HR/10 PERTUKARAN TEMPAT BERTUGAS

1 2 17 JULAI 2017

Ketua Jabatan Sumber Manusia mencadangkan dalam Mesyuarat ‘JLand Management Meeting (JMM)’ :-

1. Pertukaran tempat bertugas 2. Penambahan tugas

Jabatan mengeluarkan dan menyerahkan memogeraf perpindahan dengan butiran: 1. Tempat bertugas, Ketua Jabatan

yang baru dan tarikh kuatkuasa 2. Penyediaan penyerahan tugas

kepada Ketua Jabatan lama

Anggota pekerja terlibat menyerahkan sesalinan penyerahan tugas kepada Jabatan Sumber Manusia dan Ketua Jabatan (lama)

1. Anggota pekerja berpindah ke tempat baru

2. Ketua Jabatan penempatan baru menyediakan senarai tugas untuk anggota pekerja terlibat.

1. Sekiranya diluluskan, memogeraf perpindahan akan dikeluarkan 2. Tiada sebarang tindakan sekiranya

cadangan tidak diluluskan

Jabatan Sumber Manusia mendapatkan senarai tugas terkini anggota pekerja daripada Ketua Jabatan penempatan baru.

Memogeraf Perpindahan Memogeraf Penyerahan Tugas Senarai Tugas Memogeraf Perpindahan Senarai Tugas MULA TAMAT MENYEDIAKAN DAN MENYERAHKAN MEMOGERAF PERPINDAHAN CADANGAN • PERTUKARAN TEMPAT BEKERJA • PENAMBAHAN TUGAS KELULUSAN JMM TIDAK YA PENYERAHAN TUGAS PERPINDAHAN KE TEMPAT BARU MENDAPATKAN SENARAI TUGAS TERKINI 16

(17)

AKTIVITI

TINDAKAN

DOKUMEN

SOP/HR/11 PENYEDIAAN KALENDAR LATIHAN TAHUNAN

1 2 17 JULAI 2017

Jabatan mengedarkan borang Training Need Analysis kepada ketua-ketua jabatan pada suku keempat setiap tahun Kerani mengumpul borang TNA dan menganalisa informasi kursus-kursus yang dipohon

Eksekutif menyediakan Kalendar Latihan Tahunan berdasarkan jumlah permintaan kursus

Menyediakan kos keseluruhan untuk belanjawan tahunan termasuk mengambilkira data-data lepas bagi perbelanjaan kursus luaran yang dijalankan

Eksekutif berbincang dengan Ketua Jabatan dan membuat pembetulan sekiranya diperlukan

Ketua Jabatan mendapatkan kelulusan ‘JLand Management Meeting (JMM)’ pada bulan Januari

Jabatan melaksanakan latihan seperti yang dijadualkan dalam Kalendar Latihan Tahunan

1. Cadangan keperluan latihan tahunan dilaksanakan sekiranya diluluskan 2. Pengubahsuaian dibuat berdasarkan

keperluan sekiranya cadangan tidak diterima

Borang Training Need Analysis (TNA)

Kalender Latihan Tahunan Laporan Analisa Kursus

Belanjawan

MULA

TAMAT

MENGEDAR BORANG TNA

KELULUSAN JMM

YA

MENGUMPUL DAN ANALISA DATA MENYEDIAKAN KALENDAR LATIHAN MENYEDIAKAN ANGGARAN BELANJAWAN MELAKSANAKAN LATIHAN KALENDAR LATIHAN DIFINALISASIKAN MENDAPATKAN KELULUSAN TIDAK 17

(18)

AKTIVITI

TINDAKAN

DOKUMEN

SOP/HR/12 PENYEDIAAN KURSUS DALAMAN

1 2 17 JULAI 2017

Eksekutif mendapatkan cadangan daripada pembekal latihan bagi kursus yang dirancang. Cadangan mengandungi :- 1. Isi kandungan latihan

2. Kos Jurulatih 3. Profile Jurulatih

Ketua Jabatan membentangkan cadangan kursus dalam ‘JLand Management Meeting (JMM)’ untuk kelulusan

Melantik pembekal latihan dan aturkan :- 1. Tarikh kursus

2. Tempat kursus 3. Pengangkutan

Jabatan mengeluarkan memogeraf kepada anggota pekerja bersama nota kursus (sekiranya bekaitan)

Menyediakan memogeraf permohonan bayaran kepada Jabatan Kewangan untuk bayaran berikut :-

1. Pembekal latihan

2. Pemberi perkhidmatan seperti tempat berkursus, penginapan dan pengangkutan mana-mana yang berkaitan

1. Memogeraf 2. Nota Kursus

Memogeraf 1. Sekiranya cadangan kursus diluluskan,

lantikan pembekal latihan akan dibuat 2. Tiada sebarang tindakan sekiranya

Kalendar Latihan Tahunan

MULA

MEMBENTANGKAN DALAM MESYUARAT JMM

MELANTIK PEMBEKAL LATIHAN

MENYEDIAKAN MEMOGERAF PERMOHONAN BAYARAN KEPADA JABATAN KEWANGAN MENGELUARKAN MEMOGERAF KEPADA ANGGOTA PEKERJA

MENDAPATKAN CADANGAN DARI PEMBEKAL LATIHAN

A YA TIDAK B KELULUSAN JMM 18

(19)

AKTIVITI

TINDAKAN

DOKUMEN

Sistem e-Evaluate

SOP/HR/12 PENYEDIAAN KURSUS DALAMAN

1 2 17 JULAI 2017

Sistem e-Evaluate Kerani mendapatkan maklumbalas penilaian

program dari anggota pekerja setelah kursus tamat melalui Sistem e-Evaluate

Eksekutif membuat laporan penilaian program latihan setelah mendapat maklumbalas dari peserta

Anggota pekerja menghadiri kursus seperti yang diarahkan

1. Kerani mendapatkan maklumbalas keberkesanan latihan dari anggota pekerja dan Ketua Jabatan pada bulan Mac, Jun, September dan Disember iaitu sekurang-kurangnya 3 bulan selepas program latihan. 2. Tujuan : menilai keberkesanan program

terhadap aplikasi setelah pengetahuan, kemahiran dan kebolehan peserta ditingkatkan melalui latihan yang diberikan

Eksekutif menyediakan Laporan Keberkesanan Program Latihan

Kerani mengumpul borang BPKPL yang telah dipenuhisi oleh peserta kursus dan Ketua Jabatan

Ketua Jabatan menyemak dan mengesahkan laporan yang disediakan oleh Eksekutif

Kerani menyimpan laporan dalam fail jabatan

Laporan Keberkesanan Program Latihan 1. Laporan Keberkesanan Program Latihan 2. Fail jabatan Laporan Penilaian Program TAMAT MENDAPATKAN MAKLUMBALAS PENILAIAN PROGRAM MEMBUAT LAPORAN ANGGOTA PEKERJA HADIR

KURSUS

MENDAPATKAN MAKLUMBALAS KEBERKESANAN PROGRAM

MENGUMPUL BORANG BPKPL YANG TELAH DIPENUHISI

MENYEMAK DAN PENGESAHAN

MENYIMPAN LAPORAN MENYEDIAKAN LAPORAN KEBERKESANAN PROGRAM B A 19

(20)

AKTIVITI

TINDAKAN

DOKUMEN

SOP/HR/13 PENYEDIAAN KURSUS LUARAN 1 2 17 JULAI 2017 1. Memogeraf 2. Nota Kursus Brosur latihan Memogeraf Permohonan Bayaran

Jabatan menerima brosur latihan dan menyemak kesesuaian

Jabatan memajukan brosur kepada ketua– ketua jabatan yang berkenaan untuk pertimbangan penyertaan

Jabatan menerima permintaan/maklum balas dari Ketua-ketua jabatan mengenai pencalonan atau sebaliknya

Ketua Jabatan membentangkan cadangan calon dan kursus dalam ‘JLand Management Meeting (JMM)’ untuk kelulusan

Kerani membuat pendaftaran kursus seperti yang diluluskan

Kerani menempah pengangkutan dan penginapan sekiranya perlu

Mengeluarkan memogeraf kepada anggota pekerja bersama nota kursus (sekiranya ada)

Menyediakan memogeraf permohonan bayaran kepada Jabatan Kewangan untuk bayaran berikut :-

1. Yuran kursus

2. Penginapan (sekiranya ada) 3. Pengangkutan (sekiranya ada)

1. Sekiranya cadangan diluluskan, pendaftaran kursus akan dibuat 2. Tiada sebarang tindakan sekiranya

MULA MEMBENTANGKAN DALAM MESYUARAT JMM YA PENDAFTARAN KURSUS MENERIMA BROSUR MEMAJUKAN KEPADA JABATAN-JABATAN TIDAK MENERIMA PERMINTAAN MENEMPAH PENGANGKUTAN DAN PENGINAPAN MENGELUARKAN MEMOGERAF KEPADA ANGGOTA PEKERJA

MENYEDIAKAN MEMOGERAF PERMOHONAN BAYARAN KEPADA JABATAN KEWANGAN

A B

KELULUSAN JMM

(21)

AKTIVITI

TINDAKAN

DOKUMEN

SOP/HR/13 PENYEDIAAN KURSUS LUARAN 1 2 17 JULAI 2017 Sistem e-Evaluate Laporan Keberkesanan Program Latihan 1. Laporan Keberkesanan Program Latihan 2. Fail jabatan Laporan Penilaian Program

Kerani mendapatkan maklumbalas penilaian program dari anggota pekerja setelah kursus tamat melalui Sistem e-Evaluate

Eksekutif membuat laporan penilaian program latihan setelah mendapat maklumbalas dari peserta

Anggota pekerja menghadiri kursus seperti yang diarahkan

Eksekutif menyediakan laporan keberkesanan program latihan

Kerani mengumpul borang BPKPL yang telah dipenuhisi oleh peserta kursus dan Ketua Jabatan

Ketua Jabatan menyemak dan mengesahkan laporan yang disediakan oleh Eksekutif

Kerani menyimpan laporan dalam fail jabatan 1. Kerani mendapatkan maklumbalas

keberkesanan latihan dari anggota pekerja dan Ketua Jabatan pada bulan Mac, Jun, September dan Disember iaitu sekurang-kurangnya 3 bulan selepas program latihan. 2. Tujuan : menilai keberkesanan program

terhadap aplikasi setelah pengetahuan, kemahiran dan kebolehan peserta ditingkatkan melalui latihan yang diberikan

A B

TAMAT

MENDAPATKAN MAKLUMBALAS PENILAIAN PROGRAM

MEMBUAT LAPORAN ANGGOTA PEKERJA HADIR

KURSUS

MENDAPATKAN MAKLUMBALAS KEBERKESANAN PROGRAM

MENGUMPUL BORANG BPKPL YANG TELAH DIPENUHISI

MENYEMAK DAN PENGESAHAN

MENYIMPAN LAPORAN MENYEDIAKAN LAPORAN KEBERKESANAN PROGRAM

21

(22)

AKTIVITI

TINDAKAN

DOKUMEN

SOP/HR/14 PEMERIKSAAN KESIHATAN 1 3 1 NOVEMBER 2017

Mengaturkan temujanji pemeriksaan kesihatan melalui telefon/e-mail :-

1. Pengurusan, Eksekutif & kumpulan sokongan ≥ 45 tahun:

a. Hospital Pakar Johor b. Hospital Pakar Puteri.

2. Eksekutif & Kumpulan Sokongan < 45 tahun:

a. Mesra Group Clinic

b. People Dispensary Sdn. Bhd.

Surat Jaminan 1. Kerani menyediakan Surat Jaminan dan

disemak oleh Eksekutif

2. Surat Jaminan ditandatangani oleh Pengurus Jabatan

Jenis pemeriksaan kesihatan mengikut umur :

1. 30 & 33 tahun – Pemeriksaan biasa 2. 35, 37, 39, 40 tahun dan setiap setahun

seterusnya – Pemeriksaan terperinci

Kerani menyerahkan Surat Jaminan kepada anggota pekerja untuk dibawa semasa pemeriksaan Surat Jaminan MULA MENYEDIAKAN SURAT JAMINAN MENGATURKAN TEMUJANJI MENYERAHKAN SURAT JAMINAN MENGENALPASTI JENIS PEMERIKSAAN BIASA TERPERINCI A 22

(23)

AKTIVITI

TINDAKAN

DOKUMEN

SOP/HR/14 PEMERIKSAAN KESIHATAN 1 3 1 NOVEMBER 2017

1. Kerani mendapatkan laporan pemeriksaan kesihatan anggota pekerja dari hospital/klinik

2. Memeriksa keputusan samada fit / unfit

3. Sekiranya unfit, pemeriksaan lanjut akan dilaksanakan terhadap anggota pekerja untuk pengesahan kesihatan. Apabila status ‘unfit’ telah disahkan, Proses Medical Board Out akan dilaksanakan Menyediakan memogeraf kepada Ketua Jabatan berkenaan dan melampirkan Laporan Kesihatan anggota pekerja

Mendapatkan semula memogeraf pengesahan dari Ketua Jabatan berkenaan untuk simpanan Jabatan

1. Memogeraf 2. Laporan Kesihatan Memogeraf Pengesahan Laporan Kesihatan TAMAT MENDAPATKAN LAPORAN DARI HOSPITAL / KLINIK

MENYEDIAKAN MEMOGERAF LAPORAN KESIHATAN MENDAPATKAN PENGESAHAN KETUA JABATAN A 23

(24)

AKTIVITI

TINDAKAN

DOKUMEN

SOP/HR/15 TUNTUTAN SKIM KEMALANGAN BERKELOMPOK (GPA)

1 2 17 JULAI 2017

Memogeraf Laporan Kemalangan Jabatan menerima laporan kemalangan

daripada anggota pekerja

1. Kerani memaklumkan syarikat insuran melalui e-mail segera (7 hari bekerja) 2. Sekiranya lebih dari 2 bulan, perlu

kemukakan alasan

Kerani membantu anggota pekerja melengkapkan permohonan dengan memastikan :-

1. Borang dimuat turun dari intranet 2. Dokumen yang diperlukan seperti

berikut disediakan :-

a. Borang Tuntutan Lengkap b. Laporan Perubatan c. Sijil Cuti sakit d. Salinan slip gaji e. Dokumen2 berkaitan

Kerani memajukan tuntutan kepada syarikat insuran :-

1. Borang Tuntutan Lengkap 2. Laporan Perubatan 3. Sijil Cuti sakit 4. Salinan slip gaji 5. Dokumen berkaitan

Jabatan membuat pengiraan anggaran awal jumlah pampasan yang boleh diterima

Jabatan menerima Discharge Voucher dari pihak insuran

Discharge Voucher (DV) 1. Borang Tuntutan Lengkap 2. Laporan Perubatan 3. Sijil Cuti Sakit 4. Salinan Slip Gaji 5. Dokumen Berkaitan 1. Borang Tuntutan Lengkap 2. Laporan Perubatan 3. Sijil Cuti Sakit 4. Salinan Slip Gaji 5. Dokumen Berkaitan

MULA

MENERIMA LAPORAN

MEMAKLUMKAN PIHAK INSURAN

MENGUMPULKAN DOKUMEN LENGKAP

MENERIMA DV MEMAJUKAN TUNTUTAN

PENGIRAAN JUMLAH PAMPASAN

(25)

AKTIVITI

TINDAKAN

DOKUMEN

SOP/HR/15 TUNTUTAN SKIM KEMALANGAN BERKELOMPOK (GPA)

1 2 17 JULAI 2017

Ketua Jabatan / Pengurus menandatangani DV sebagai pengesahan

Jabatan menyemak jumlah pampasan yang diterima dari syarikat insuran berbanding dengan anggaran awal

Kerani menyerahkan DV yang telah ditandatangani kepada syarikat insuran 1. Kerani menerima cek bayaran di atas

nama syarikat daripada syarikat insuran

2. Pastikan jumlah cek sama dengan DV 3. Menyerahkan cek kepada Jabatan

Kewangan untuk pendepositan Kerani menyediakan memogeraf bayaran pampasan kepada Jabatan Kewangan bertujuan untuk pembayaran kepada anggota pekerja.

1. Jabatan menerima cek bayaran daripada Jabatan Kewangan.

2. Jumlah pampasan diterima setelah ditolak bil rawatan sebanyak RM2,000 setiap tuntutan atau mana yang lebih rendah

Kerani menyerahkan cek kepada anggota pekerja

1. Sekiranya jumlah pampasan sama dengan anggaran awal, DV akan ditandatangani

2. Sekiranya berbeza, dapatkan penjelasan daripada syarikat insuran

Memogeraf Bayaran Pampasan Cek pampasan Cek Cek Pampasan Discharge Voucher Discharge Voucher Discharge Voucher TAMAT

MENYEMAK JUMLAH PAMPASAN

MENYEDIAKAN MEMOGERAF BAYARAN PAMPASAN

MENYERAHKAN CEK KEPADA ANGGOTA PEKERJA JUMLAH PAMPASAN SAMA DENGAN ANGGARAN AWAL TIDAK MENANDATANGANI DV MENYERAHKAN DV KEPADA PIHAK INSURAN

MENERIMA CEK BAYARAN

MENERIMA CEK BAYARAN YA

A B

(26)

AKTIVITI

TINDAKAN

DOKUMEN

SOP/HR/16 TUNTUTAN PERTUBUHAN KESELAMATAN SOSIAL

(PERKESO)

1 2 17 JULAI 2017

Jabatan menerima laporan kemalangan daripada anggota pekerja

Kerani memaklumkan kepada PERKESO dalam tempoh 48 jam melalui e-mail

1. Sekiranya mendapat kelulusan, bayaran pampasan akan diterima

2. Sekiranya tidak diluluskan, mengenalpasti sebab penolakan dan memajukan semula tuntutan (sekiranya berkaitan) :-

a. Dokumen tidak lengkap b. Perlukan dokumen tambahan

3. Sekiranya masih tidak diluluskan, memaklumkan keputusan kepada anggota pekerja

Jabatan memastikan anggota pekerja terima bayaran pampasan

Kerani memajukan tuntutan termasuk dokumen kepada PERKESO :-

1. Borang 21 yang dipenuhisi 2. Laporan Perubatan 3. Sijil cuti sakit 4. Salinan slip gaji 5. Dokumen berkaitan

Kerani membantu anggota pekerja melengkapkan permohonan dengan memastikan :-

1. Borang dimuat turun dari intranet 2. Dokumen yang diperlukan seperti

berikut disediakan: a. Borang 21 b. Laporan Perubatan c. Sijil Cuti sakit d. Salinan slip gaji e. Dokumen2 berkaitan

Laporan Kemalangan

1. Borang 21 2. Laporan Perubatan 3. Sijil Cuti Sakit 4. Salinan Slip Gaji 5. Dokumen Berkaitan

1. Borang 21 Yang Dipenuhisi

2. Laporan Perubatan 3. Sijil Cuti Sakit 4. Salinan Slip Gaji 5. Dokumen Berkaitan MULA TAMAT MENERIMA LAPORAN KEMALANGAN MEMAJUKAN TUNTUTAN KELULUSAN PERKESO MEMASTIKAN ANGGOTA PEKERJA TERIMA BAYARAN PAMPASAN YA MEMAKLUMKAN KEPADA PERKESO PENGUMPULAN DOKUMEN LENGKAP TIDAK MEMAKLUMKAN ANGGOTA PEKERJA BERKENAAN KEPUTUSAN TIDAK 26

(27)

AKTIVITI

TINDAKAN

DOKUMEN

JABATAN SUMBER MANUSIA & PENTADBIRAN SOP/HR/17 PENAMATAN PERKHIDMATAN 1 2 17 JULAI 2017

Jabatan menerima Notis Perletakan Jawatan daripada anggota pekerja

Kerani cop Notis Perletakan Jawatan sebagai bukti penerimaan

Jabatan menyemak butiran :- 1. Baki cuti

2. Tempoh perkhidmatan dan jumlah notis : a. 15 hari – Eksekutif Pelatih

b. 4 minggu – tempoh percubaan c. 4 minggu – perkhidmatan < 2 tahun d. 6 minggu – perkhidmatan 2 - 5 tahun e. 8 minggu - perkhidmatan > 5 tahun Eksekutif mengadakan Exit Interview dengan anggota pekerja

Bentangkan dalam ‘JLand Management Meeting (JMM)’ untuk makluman dan memohon penggantian sekiranya perlu Penyediaan surat penerimaan perletakan jawatan mengandungi :-

1. Baki cuti 2. Tempoh notis 3. Tarikh akhir

Kerani menyerahkan surat penerimaan perletakan jawatan kepada anggota pekerja Notis Perletakan Jawatan Surat Penerimaan Perletakan Jawatan Notis Perletakan Jawatan MULA

TERIMA NOTIS PERLETAKAN JAWATAN

BUKTI PENERIMAAN

MENYEMAK BUTIRAN

MENGADAKAN EXIT INTERVIEW

MEMBENTANGKAN DALAM JMM PENYEDIAAN SURAT PENERIMAAN PELETAKAN JAWATAN MENYERAHKAN SURAT TAMAT 27

(28)

AKTIVITI

TINDAKAN

DOKUMEN

SOP/HR/18 PENYERAPAN KE JAWATAN HAKIKI

1 2 17 JULAI 2017

1. Anggota pekerja menjalani latihan dan menyediakan Laporan Latihan Bulanan

2. Jabatan mengaturkan peperiksaan: a. Buku Panduan Pekerja

b. Laporan Perancangan Strategik

1. Laporan Latihan Bulanan 2. Buku Panduan Pekerja 3. Laporan Perancangan Strategik 1. Memogeraf 2. Borang Penilaian Prestasi Penyerapan ke Jawatan Hakiki 1. Tempoh latihan adalah dari 3 bulan/6

bulan hingga 12 bulan.

2. Sebelum berakhir tempoh latihan 3/6 /12 bulan, Jabatan mengeluarkan memogeraf kepada Ketua Jabatan pelatih bagi mendapatkan Penilaian dan Sokongan dengan memenuhisi Borang Penilaian Prestasi Penyerapan Ke Jawatan Hakiki

1. Setelah mendapat sokongan dari Ketua Jabatan Pelatih, Eksekutif Pelatih diminta menyediakan Slide Pembentangan Laporan Kendiri mengenai Penambahbaikan Diri, Jabatan dan Syarikat.

a. Kumpulan Eksekutif menghadiri Sesi Pembentangan & Temuduga b. Kumpulan Sokongan tiada Sesi

Pembentangan & Temuduga. 2. Sekiranya tidak mendapat sokongan,

Jabatan mengeluarkan Memogeraf Lanjutan Latihan memaklumkan bahawa pelatih perlu meneruskan latihan.

3. Sekiranya telah mencapai tempoh 12 bulan, tiada Lanjutan Latihan akan diberikan.

Memogeraf Lanjutan Latihan

Anggota Pekerja melapor diri

MENJALANI LATIHAN PENILAIAN DAN SOKONGAN KETUA JABATAN

MENDAPATKAN PENILAIAN & SOKONGAN KETUA JABATAN

TIDAK MULA YA A B C ANGGOTA PEKERJA MELAPOR DIRI D TIDAK 28

(29)

AKTIVITI

TINDAKAN

DOKUMEN

1 2 17 JULAI 2017

1. Aspek-aspek penilaian oleh Panel Temuduga :-

a. Penilaian dari Ketua Jabatan b. Keputusan peperiksaan c. Laporan Latihan Bulanan d. Penilaian Temuduga

e. Pembentangan Slide Penambahbaikan Diri, Jabatan dan Syarikat

2. Sekiranya tidak mendapat sokongan, Jabatan mengeluarkan Memogeraf Lanjutan Latihan memaklumkan bahawa pelatih perlu meneruskan latihan

Setelah semua syarat penyerapan dipenuhi, Jabatan menyediakan memogeraf kelulusan untuk Pengarah Urusan

Memogeraf Kelulusan

1. Sekiranya diluluskan, Surat Penyerapan ke Jawatan Hakiki disediakan

2. Sekiranya tidak diluluskan, Jabatan mengeluarkan Memogeraf Lanjutan Latihan memaklumkan bahawa pelatih perlu meneruskan latihan 1. Surat Penyerapan Ke Jawatan Hakiki 2. Memogeraf Lanjutan Latihan Memaklumkan butiran temuduga

kepada Panel Temuduga melalui e-mail Memogeraf Lanjutan Latihan PENILAIAN DAN SOKONGAN PANEL TEMUDUGA C MENYEDIAKAN MEMOGERAF KELULUSAN PENGARAH URUSAN KELULUSAN PENGARAH URUSAN TIDAK A TIDAK YA YA PERSEDIAAN SESI PEMBENTANGAN & TEMUDUGA SOKONGAN EKSEKUTIF A B D D 29

(30)

AKTIVITI

TINDAKAN

DOKUMEN

1 2 17 JULAI 2017

Eksekutif menyerahkan :-

1. Surat Lantik Ke Jawatan Hakiki dan menerangkan isi kandungan surat atau;

2. Surat Tamat Latihan dan menerangkan isi kandungan surat berkenaan

Eksekutif mendapatkan Surat Lantik Ke Jawatan Hakiki yang telah ditandatangani penerimaan jawatan dari anggota pekerja yang berkenaan

Kerani mengemaskini data perlantikan terkini anggota pekerja di dalam sistem jabatan untuk tujuan penyelarasan gaji, kelayakan cuti, dan lain-lain

1. Eksekutif menyediakan Surat Lantik Ke Jawatan Hakiki & Surat Tamat Latihan

2. Surat ditandatangani oleh Ketua Jabatan 1. Surat Lantik Ke Jawatan Hakiki 2. Surat Tamat Latihan Surat Lantik Ke Jawatan Hakiki 1. Surat Lantik Ke Jawatan Hakiki 2. Surat Tamat Latihan MENYERAHKAN SURAT LANTIK KE JAWATAN HAKIKI MENDAPATKAN SURAT LANTIK KE JAWATAN HAKIKI YANG TELAH DITANDATANGANI TAMAT MENGEMASKINI DALAM SISTEM JABATAN PENYEDIAAN SURAT LANTIK KE JAWATAN HAKIKI A PENYEDIAAN SURAT TAMAT LATIHAN D MENYERAHKAN SURAT TAMAT LATIHAN 30

(31)

AKTIVITI

TINDAKAN

DOKUMEN

SOP/HR/19 PENGESAHAN JAWATAN ANGGOTA PEKERJA BARU

1 2 17 JULAI 2017 1. Buku Panduan Pekerja 2. Laporan Perancangan Strategik 1. Bahasa Inggeris 2. Laporan 3. Slide Pembentangan Buku Pengurusan 4. Memogeraf 5. Borang Penilaian Prestasi Pengesahan Jawatan

1. Anggota pekerja menjalani tempoh percubaan

2. Jabatan mengaturkan peperiksaan :- a. Buku Panduan Pekerja

b. Laporan Perancangan Strategik 1. Tempoh percubaan adalah 6 bulan, dan

boleh dilanjutkan hingga 12 bulan 2. Kumpulan Eksekutif : Sebelum tamat

tempoh percubaan 6 bulan, Jabatan mengatur :-

a. Peperiksaan Bahasa Inggeris b. Mengarah Eksekutif membuat

Laporan:

i. 3 kekuatan utama diri & bagaimana ianya dapat membantu JLand

ii. 3 kelemahan utama diri dan langkah yang telah dan perlu diambil untuk memperbaikinya iii. Pengetahuan tentang Jland dan

JCorp

iv. Skop kerja dan pendapat mengenai prestasi kerja sendiri v. Pengharapan masa depan di

JLand

c. Slide Pembentangan Buku Pengurusan

3. Apabila mencapai tempoh percubaan, Jabatan mengeluarkan memogeraf kepada Ketua Jabatan anggota pekerja bagi mendapatkan Penilaian dan Sokongan dengan memenuhisi Borang Penilaian Prestasi Pengesahan Jawatan Anggota Pekerja melapor diri

MENJALANI TEMPOH PERCUBAAN

MULA

MENDAPATKAN PENILAIAN & SOKONGAN KETUA JABATAN

A B

ANGGOTA PEKERJA MELAPOR DIRI

(32)

AKTIVITI

TINDAKAN

DOKUMEN

1 2 17 JULAI 2017

Memogeraf Lanjutan Percubaan 1. Ketua Jabatan boleh mencadang

samada mengesah atau melanjutkan tempoh percubaan

2. Setelah mendapat sokongan dari Ketua Jabatan, Jabatan mengatur :- a. Kumpulan Eksekutif bagi Sesi

Pembentangan & Temuduga b. Kumpulan Sokongan tiada Sesi

Pembentangan & Temuduga 3. Sekiranya tidak mendapat sokongan,

Jabatan mengeluarkan Memogeraf Lanjutan Latihan memaklumkan bahawa anggota pekerja perlu meneruskan tempoh percubaan

1. Aspek-aspek penilaian oleh Panel Temuduga :-

a. Penilaian dari Ketua Jabatan b. Keputusan peperiksaan c. Penilaian Temuduga

d. Pembentangan Laporan Penambahbaikan diri, jabatan dan syarikat dan Buku Pengurusan 2. Sekiranya tidak mendapat

sokongan, Jabatan mengeluarkan Memogeraf Lanjutan Percubaan memaklumkan bahawa anggota pekerja perlu meneruskan tempoh percubaan

Memaklumkan butiran temuduga kepada Panel Temuduga Memogeraf Lanjutan Percubaan PENILAIAN DAN SOKONGAN KETUA JABATAN TIDAK YA A B PENILAIAN DAN SOKONGAN PANEL TEMUDUGA TIDAK YA PERSEDIAAN SESI PEMBENTANGAN & TEMUDUGA SOKONGAN EKSEKUTIF A B ₃₂

(33)

AKTIVITI

TINDAKAN

DOKUMEN

1 2 17 JULAI 2017

Setelah semua syarat pengesahan dipenuhi, Jabatan menyediakan memogeraf kelulusan untuk Pengarah Urusan

Memogeraf Kelulusan

1. Sekiranya diluluskan, Surat Pengesahan Jawatan disediakan 2. Sekiranya tidak diluluskan, Jabatan

mengeluarkan Memogeraf Lanjutan Percubaan memaklumkan bahawa anggota pekerja perlu meneruskan tempoh percubaan

1. Surat Pengesahan Jawatan

2. Memogeraf Lanjutan Percubaan

Eksekutif menyerahkan Surat Pengesahan Jawatan kepada anggota pekerja yang berkenaan

Kerani mengemaskini data perlantikan terkini anggota pekerja di dalam sistem jabatan untuk tujuan penyelarasan gaji, kelayakan cuti dan lain-lain

1. Eksekutif menyediakan Surat Pengesahan Jawatan

2. Surat ditandatangani oleh Ketua Jabatan Surat Pengesahan Jawatan Surat Pengesahan Jawatan LULUS MENYEDIAKAN MEMOGERAF KELULUSAN PENGARAH URUSAN KELULUSAN PENGARAH URUSAN TIDAK YA A B MENYERAHKAN SURAT PENGESAHAN JAWATAN TAMAT MENGEMASKINI DALAM SISTEM JABATAN PENYEDIAAN SURAT PENGESAHAN JAWATAN 33