BAB II
TINJAUAN TEORITIS
2.1. Tugas dan Fungsi Perpustakaan Umum Daerah
Fungsi dan tujuan perpustakaan harus dijalankan sebagai pencapaian visi dan misi perpustakaan. Sesuai Keputusan Presiden No. 5 tahun 1998, Perpustakaan Nasional Provinsi adalah suatu organisasi di lingkungan perpustakaan nasional yang berada di tingkat provinsi.
Dalam melaksanakan tugasnya, Kepala Perpustakaan Nasional Provinsi memperhatikan petunjuk dari Gubernur selaku Kepala Daerah dan bertanggung jawab langsung kepada Kepala Perpustakaan Nasional.
Dengan demikian, tugas dan fungsi Perpustakaan Nasional Provinsi adalah sebagai berikut.
1. Secara fungsional melaksanakan pembinaan langsung pada semua jenis perpustakaan di daerah masing-masing.
2. Melaksanakan UU No. 4 tahun 1990 dan PP No. 70 tahun 1991 yang untuk daerahnya. 3. Melestarikan khasanah budaya bangsa dan mengkoordinasikan kerjasama antara berbagai jenis
perpustakaan di wilayah provinsi yang bersangkutan.
4. Merupakan perpustakaan rujukan dan deposit terbitan provinsi masing-masing. (BPAD Propsu, ) Tugas dan fungsi serta tata kerja Perpustakaan Nasional Provinsi tersebut diatur dengan Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional RI.
(Sumber : Profil BPAD Propsu, 2008:5)
2.2. Pengertian Teknologi Informasi pada Perpustakaan
Menurut kamus the Dictionary of Computers, Information and Telecommunication dalam Hariyadi, (1993: 253), teknologi informasi diberi batasan sebagai teknologi pengadaan, pengolahan, penyimpanan, dan penyebaran berbagai jenis informasi dengan memanfaatkan komputer dan telekomunikasi. Menurut Pendit dalam Hariyadi (1993: 37) “... adanya dorongan-dorongan kuat untuk menciptakan teknologi baru yang dapat mengatasi kelambatan manusia mengolah informasi...”. Kelambatan itu terasa sebab volume informasi semakin cepat membengkak. Pendit menambahkan bahwa teknologi informasi memungkinkan komsumsi dalam jumlah besar dan kecepatan luar biasa. Kemampuan tersebut terutama disebabkan oleh ujung tombak teknologi informasi, yakni komputer.
Informasi Automasi
Simulasi/Model Kecerdasan Buatan
Energi Materi
Gambar 1: Filosofi Tiadle Peirce (Sumber : Ridwan Siregar, 2003)
Menurut Lubbe dan Nauta, (1992: 5-6 ) dalam filosofi triadic-nya “teknologi informasi adalah salah satu sudut segitiga samasisi yang melambangkan teknologi. Dua sudut lainnya adalah energi dan materi”. Teknologi informasi sendiri lahir sekitar 1947, ditandai dengan ditemukannya komputer sebagai komponen utama, setelah masa teknologi yang mengeksploitasi energi mulai abad ke-18 sampai 1947.
Kebutuhan TIK sangat berhubungan dengan peran perpustakaan sebagai kekuatan dalam pelestarian dan penyebaran informasi ilmu pengetahuan dan kebudayaan yang berkembang seiring dengan menulis, mencetak, mendidik, dan kebutuhan akan pengguna. Pengertian penerapan teknologi informasi pada perpustakaan adalah membagi informasi kepada pengguna melalui elektronik agar pengguna dengan cepat memperoleh informasi yang bermanfaat bagi pengguna.
Menurut Keen dan Longley dalam Hasugian (2001:1) teknologi informasi bisa diartikan sebagai perpaduan antara :
a. Komputer, mencakup perangkat lunak dan perangkat keras.
b. Komunikasi data yang memungkinkan komputer, baik yang bersifat local maupun internasional.
c. Media penyimpanan dan metode untuk mempresentasikan data, dengan tujuan untuk memperoleh, mengolah, menyimpan serta menyampaikan informasi.
2.3. Sejarah Penerapan Teknologi Informasi pada Perpustakaan
Istilah teknologi informasi ( information technology atau IT) mulai populer di akhir dekade 70-an oleh lapisan masyarakat termasuk pula kalangan pustakawan (Kadir, 2003:12). Menurut Tedd dalam Hasugian (2000:1) pada awal tahun 1960, beberapa perpustakaan di Amerika Utara dan Inggris memulai eksperimen dengan komputer. Di Amerika Serikat, pekerjaan ini dilaksanakan pada perpustakaan khusus dan perpustakaan universitas. Pada pertengahan tahun 1960-an, Library of congress (LC) memulai eksperimen dengan memproduksi cantuman MARC (Machine Readable Catalog). Pada tahun 1961, H.P. Luhn dari IBM mengembangkan program-program untuk memproduksi kata kunci indeks untuk judul-judul dari berbagai artikel yang terdapat dalam Chemical Abstract dan Douglas Aircraft Corporation memulai untuk memproduksi katalog dengan komputer. Sejak saat itu banyak perpustakaan besar di negara-negara lain mulai mengembangkan sistem berbasis komputer di dalam perpustakaan mereka. Kegiatan komputerisasi perpustakaan di Indonesia dimulai pada awal tahun 1970-an berupa pembuatan daftar majalah berbantuan komputer oleh Pusat Dokumentasi Informasi Nasional (kini berubah menjadi PDII-LIPI) dengan menggunakan komputer. Komputer yang digunakan milik departemen pekerjaan umum, sementara perangkat lunaknya disediakan oleh perpustakaan Asian Institute of technology, Bangkok, Thailand. Setelah berhasil menyusun senarai tersebut, PDII-LIPI kemudian meningkatkan pembuatan katalog induk majalah berbantuan komputer. Katalog Induk majalah selesai pada tahun 1975 mencakup ratusan majalah dilanggan oleh 33 perpustakaan (Kadir, 2003:15). Sementara itu perpustakaan lembaga masalah ketenagaan mulai melakukan eksperimen sederhana simpan dan temu balik informasi berbantuan komputer sekitar tahun 1975. Kegiatan tersebut dilakukan dengan menggunakan komputer Hewlett Packacrd 9845 B. Sistem tersebut digunakan untuk menjalankan jasa informasi kilat bagi pemakai. Berkembangnya teknologi komputer, khusunya mikro komputer, serta tersedianya perangkat lunak Micro CDS/ISIS (Micro Computerized Documentation Service/Integrated Service Information System) buatan UNESCO pada awal tahun 1980-an dan dimulai digunakan di Perpustakan di Indonesia yakni di Perpustakaan Perguruan Tinggi (Satgas Perpustakaan) menyatakan bahwa perangkat lunak resmi dalam pembuatan katalog untuk perpustakaan perguruan tinggi adalah CDS/ISIS, sedangkan format yang digunakan adalah INDOMARC (Indonesian Machine Readble Catalogue). Sejak itu Perpustakaan yang ada di Indonesia mulai menerapkan sistem terautomasi di perpustakaan mereka, terutama perpustakaan besar seperti pada Perpustakaan Nasional dan Perpustakaan Perguruan Tinggi.
2.4. Sistem Automasi Perpustakaan
Pemanfaatan teknologi komputer perlu adanya efisiensi dan efektivitas dari pelayanan perpustakaan. Pengguna teknologi sangat berguna bagi staff perpustakaan untuk meningkatkan mutu pelayanan dan memperkenalkan berbagai jenis pelayanan baru yang sebelumnya tidak mampu dilakukan oleh perpustakaan tradisional. Pada sistem kerumahtanggaan yang manual, semua pekerjaan dilakukan hanya dengan kemampuan manusia. Pekerjaan rutinitas yang sering dilakukan secara berulang-ulang biasanya menimbulkan kejenuhan bagi pelaksanaannya. Kemampuan tenaga manusia untuk melakukan dan meningkatkan frekuensi pekerjaan sangatlah terbatas, padahal pada kondisi tertentu adakalanya suatu pekerjaan harus diselesaikan dengan waktu cepat dan akurat.
Automasi perpustakaan adalah komputerisasi kegiatan rutin dan operasi sistem kerumahtanggaan perpustakaan (library housekeeping) yang mencakup pengadaan, pengatalogan, termasuk penyediaan katalog online (OPAC), pengawasan sirkulasi dan serial. Dengan kata lain perpustakaan terautomasi adalah suatu perpustakaan yang menggunakan sistem terautomasi untuk penanganan sebagian atau atau seluruh kegiatan rutinnya (Siregar, 2004:41).
Setiap perpustakaan mempunyai alasan mengapa mereka mengembangkan sistem kerumahtangaan dari sistem manual menjadi sistem terautomasi. Walaupun alasan-alasan tersebut ada yang bersifat spesifik adapula yang bersifat umum tergantung kepada seberapa keinginan sebuah perpustakaan untuk merubah kondisi sistem kerumahtanggaannya. Menurut Duval dan Main dalam Hasugian (2000:6) menyatakan: Dari berbagai alasan untuk melakukan otomasi di perpustakaan, alasan berikut adalah yang sering dijumpai dan dikutip yaitu meningkatkan efisiensi pemprosesan (increased processing afficiency), memperbaiki layanan kepada pengguna (improved service to users), penghematan dan penekanan pembiayaan (saving money and containing cost), memperbaiki administrasi dan informasi manajemen (improved Administrative and management information) sebagai jawaban atas kegagalan sistem manual dan sebagai basis untuk melakukan reorganisasi. Satu hal menarik dari alasan di atas ialah perbaikan administrasi dan informasi manajemen yang baik.
Automasi perpustakaan pada hakekatnya adalah meningkatkan kualitas layanan kepada pengguna jasa perpustakaan serta meningkatkan efisiensi kerja perpustakaan. Untuk mencapai tujuan tersebut dapat menggunakan beberapa cara atau metode. Corbin dalam Hasugian (2000: 9-11) membagi metode automasi perpustakaan atas 4 (empat) yakni:
1. Membeli sistem turnkey
Sistem Turnkey adalah suatu sistem komputer yang dirancang, diprogram, diuji dan kemudian dijual oleh perusahaan (vendor dan suplier) kepada perpustakaan dalam keadaan siap untuk dipasang dan dioperasikan. Sistem ini merupakan suatu paket jadi. Biasanya vendor menyiapkan dokumentasi yang perlu, seperti pedoman untuk para pengguna. Adakalanya vendor mengikuti para kontrak untuk pemasangan dan pemeliharaan sistem, serta penyelenggaraan pelatihan pengoperasian sistem tersebut untuk para staff perpustakaan. Sedangkan vendor lain menyiapkan untuk menjual software aplikasinya saja, dan perpustakaan sendiri yang bertanggungjawab untuk menyiapkan hardware-nya.
2. Menghadapi sistem
Perpustakaan dapat juga membangun dan mengembangkan automasinya dengan cara mengadaptasi sistem melalui kerjasama jaringan. Sistem jaringan adalah suatu sistem yang dirancang, diprogram dan digunakan secara bersama oleh beberapa perpustakaan, karena sistem tersebut dinamakan juga sistem kooperatif. Perpustakaan yang menjadi anggota jaringan biasanya membayar sejumlah dana kepada pengelola pusat jaringan sesuai kesepakatan bersama, menyangkut persyaratan anggota, hak dan kewajiban serta jenis layanan digunakan secara bersama.
3. Mengembangkan sistem lokal
Perpustakaan dapat juga membangun sistem automasinya dengan mengembangkan sistem lokal, yang sering disebut “in-house developed system”. Sistem lokal adalah sistem komputer yang dirancang, diprogram dan diuji oleh perpustakaan pembuatnya. Salah satu contoh sistem lokal di Perpustakaan Universitas Petra Surabaya.
4. Menggunakan bersama sistem dari perpustakaan lain
Metode atau cara lain yang dapat dipilih oleh perpustakaan dalam rangka membangun dan megembangkan sistem automasinya adalah menggunakan bersama sistem ini dari perpustakaan lain. Dengan metode ini, perpustakaan bisa menekan biaya dan kegiatan merancang, memprogram dan menguji sistem yang biasanya membutuhkan biaya dan waktu yang banyak karena kegiatan-kegiatan tersebut sudah dilakukan oleh perpustakaan asal sistem tersebut. Cara ini banyak digunakan di Indonesia khususnya perpustakaan perguruan tinggi.
Automasi perpustakaan khususnya pengembangan database catalog merupakan embrio lahirnya online searching yang sempat populer di negara maju sebelum penggunaan internet. Meluasnya automasi perpustakaan dikembangkan pada perpustakaan besar dan jenis komputer yang digunakan adalah mainframe yang harganya tergolong mahal. Perpustakaan di negara berkembang seperti Indonesia dapat
mengembangkan aplikasi secara bertahap dengan menggunakan program seperti CDS/ISIS yang dapat diperoleh secara cuma-cuma (Siregar, 2004:56).
Automasi perpustakaan sebagai sesuatu kegiatan pengkomputerisasian rutinitas dan operasai sistem kerumahtanggaan perpustakaan (library housekeeping) mencakup beberapa bidang antara lain : pengadaan, pengatalogan, pengawasan sirkulasi dan pengawasan serial.
2.4.1. Pengadaan
Pengadaan (acquisition), adalah semua kegiatan yang berkaitan dengan pengadaan bahan pustaka yang dilakukan baik melalui pembelian, pertukaran, maupun berupa hadiah. Termasuk didalamnya pengecekan bibliografi yang dilakukan sebelum pemesanan, dan penerimaan bahan pustaka, pemrosesan faktur, dan pemeliharaan arsip yang berhubungan dengan pengadaan.
Sistem pengadaan yang terautomasi menggantikan pengarsipan kartu-kartu usulan pengadaan secara manual seperti halnya dalam sistem sirkulasi. Dengan sistem ini, staf dapat dengan mudah memanipulasi cantuman untuk menghasilkan daftar-daftar bahan yang akan dipesan, termasuk mempermudah perhitungan biaya dan pengelompokkan berdasarkan penerbit dan sumber anggaran yang digunakan. Kemudian, setelah bahan-bahan yang akan dipesan diterima, cantuman yang sama dimanipulasi untuk menghasilkan lembar buku induk atau inventaris. Sistem pengadaan yang dibuat oleh vendor komersial pada umumnya dapat pula digunakan untuk pemesanan secara online ke perpustakaan (Siregar, 2004:41).
Dalam sistem ini, komputer juga digunakan untuk mengentri data yang diterima oleh perpustakaan dan pengadaan mempunyai tugas mendigitalisasikan dokumen-dokumen lama agar dapat ditelusuri dengan elektronik ( Siregar, 2004:41).
Dengan adanya internet, sumber informasi yang mutakhir untuk pengadaan seperti pemesanan bahan pustaka menjadi lebih cepat karena adanya fasilitas e-mail, walaupun terkadang banyak mengalami berbagai hambatan.
2.4.2. Pengatalogan
Pengatalogan (cataloguing), adalah semua kegiatan yang dilakukan dalam rangka mempersiapkan cantuman (record) bibliografi untuk pembuatan katalog yang digunakan sebagai sarana temu-balik koleksi perpustakaan. Pada tahun 1970-an komputer digunakan untuk mencetak kartu-kartu katalog menggantikan
secara manual yang menggunakan mesin tik dan duplicator. Database yang sudah terbentuk kemudian dijadikan masukan untuk mencetak berbagai jenis bibliografi termasuk pembuatan daftar koleksi tambahan. Pada tahun 1980-an, database katalog ini disajikan oleh pengguna perpustakaan yang dikenal dengan nama Online Public Access Catalog (OPAC) atau Katalog Akses Umum talian (KAUT). KAUT menggantikan kartu-kartu dan lemari katalog. Dengan berkembangnya teknologi komputer PC dan jaringan, penyediaan OPAC dengan cepat meluas tidak saja di dalam suatu gedung perpustakaan tetapi mencakup satu institusi seperti kampus universitas, OPAC berbagai perpustakaan disediakan untuk diakses dari tempat yang jauh (remote acces) tanpa mengenal batas negara. Penggunaan OPAC dapat pula memeriksa status bahan pustaka, dan melakukan reservasi untuk memberitahu petugas sirkulasi sewaktu bahan yang dipesan dikembalikan. Dewasa ini, melalui antarmuka OPAC pengguna juga dapat mengakses informasi lain termasuk database bibliografi tentang artikel dan dokumen teks penuh (Siregar, 2004 : 26).
Peralihan katalog manual ke bentuk online disamping banyak menghemat waktu pengguna dalam penelusuran, juga mampu meningkatkan efisiensi pekerjaan pengatalogan bahan-bahan pustaka baru. Katalog elektronik ini juga terbukti mampu mempromosikan koleksi suatu perpustakaaan sehingga tingkat penggunaannya semakin tinggi. Hal ini dapat terjadi karena disamping daya tarik dan jangkauan yang lebih luas, juga karena sistem ini menawarkan berbagai kelebihan fasilitas akses yang tidak dimiliki oleh katalog manual seperti penelusuran melalui nomor panggil dan penerbit, ditambah Boolean Logic dan pembatasan penelusuran seperti oleh bahasa dan bentuk dokumen.
2.4.3. Pengawasan Sirkulasi
Pengawasan sirkulasi (Circulation control) adalah kegiatan yang berkaitan dengan peminjaman dan pengembalian bahan pustaka. Kegiatan ini berkaitan dengan peminjaman dan pengembalian bahan pustaka. Kegiatan ini berkaitan dengan pengontrolan peredaran koleksi (Siregar, 2004:25).
Pada awal tahun 1960, di Amerika Serikat, komputer digunakan pertamakali untuk keperluan pengawasan sirkulasi. Kegiatan awal dari sistem sirkulasi adalah mencantumkan secara rinci mengenai bahan pustaka yang akan dipinjamkan. Kegiatan sirkulasi merupakan bagian terakhir dari automasi perpustakaan, karena sirkulasi merupakan kegiatan yang lebih rumit daripada kegiatan yang lain.
Pengawasan sirkulasi (circulation control) merupakan aplikasi pertama yang menggunakan komputerisasi pada kebanyakan perpustakaan, terutama perpustakaan besar dimana ratusan transaksi dapat terjadi pada setiap harinya. Sistem sirkulasi terautomasi menggantikan pengarsipan manual kartu-kartu buku yang dipinjamkan, pembuatan kartu tanda anggota. Pencatatan dilakukan tanpa kertas (paperless).
Penggunaan label barcode pada kartu dan dokumen memungkinkan proses pencatatan lebih cepat dan lebih akurat sehingga dapat memperpendek antrian peminjam khususnya pada jam sibuk. Sistem ini juga dapat mempercepat penyelesaian akhir dokumen baru karena tidak diperlukan lagi pembuatan kartu dan kantong buku.
Penggunaan lightpen pada beberapa perpustakaan khususnya Inggris dimulai pada akhir tahun 1960-an, yaitu sejenis alat yang dapat membaca label barcode yang terdapat pada kartu peminjaman dan bahan pustaka. Alat ini digunakan dengan cara meletakkannya diatas label barcode yang terdapat pada kartu peminjaman bahan pustaka tersebut. Maka nomor anggota dan data-data peminjaman akan terekam di komputer. Alat ini digunakan untuk lebih memudahkan para petugas di pelayanan sirkulasi.
Dalam sirkulasi, data yang perlu dicakup ialah data peminjaman (misalnya nama, alamat, status, nomor telepon), buku yang dipinjam, tanggal jatuh waktu, tanggal pengembalian sesungguhnya, denda yang dikenakan beserta jumlahnya, waktu peminjaman yang berbeda (ada buku yang dipinjamkan satu hari saja misalnya buku-buku penting, dua minggu buku biasa, dan satu semester untuk buku yang memiliki eksemplar banyak).
2.4.4. Pengawasan Serial
Pengawasan serial (serial control) yaitu semua kegiatan yang berhubungan dengan pembuatan pemesanan, penerimaan dokumen, akses terhadap koleksi, pengarahan (routing), pengajuan tuntutan (claim), peminjaman dan penjilidan dan terbitan berkala atau serial.
Sistem terautomasi untuk pengawasan serial berfungsi terutama untuk mengawasi penerimaan setiap nomor terbitan berkala menggantikan fungsi kartu majalah dengan cara manual. Lebih lanjut, sistem ini dapat pula membantu kegiatan pemesanan (termasuk pemesanan secara online), peminjaman (kalau dipinjamkan), dan penjilidan serta penelusuran seperti halnya sistem lain (Siregar, 2004:58).
2.5. Penelusuran Informasi Elektronik
Pengembangan penelusuran elektronik di perpustakaan berawal dari pengembangan automasi kerumahtanggaan, di mana para pustakawan harus dapat mengembangkan dan menyediakan berbagai jenis layanan termasuk diantaranya penelusuran informasi elektronik.
Dalam beberapa tahun terakhir ini, beraneka ragam sumberdaya informasi terkomputerisasi sudah banyak dikembangkan oleh pustakawan dan penerbit, khususnya di negara maju. Berbagai informasi yang
dulunya hanya tercetak kertas, sekarang telah banyak dimuat dalam bentuk elektronik. Bahkan ada sebagian dari produk informasi yang dihasilkan, ada yang hanya tersedia dalam bentuk elektronik. Perkembangan yang pesat dibidang sistem akses dan temu-balik menjadi akses informasi elektronik sebagai salah satu alternatif yang semakin penting di dalam pemenuhan kebutuhan akan informasi (Siregar, 2004: 56).
Pertumbuhan pesat dibidang produksi bahan-bahan elektronik ini telah melahirkan ungkapan elektronik library atau digital library. Perpustakaan elektronik atau digital adalah suatu lingkungan perpustakaan perpustakaan di mana berbagai objek informasi elektronik. Objek tersebut terekam dalam berbagai jenis media komputer seperti hard disk dan CD-ROM. Bahan-bahan jenis ini sebahagian besar tersedia untuk diakses melalui internet, dan lainnya dapat dimuat dalam komputer stand-alone atau jaringan lokal (Siregar, 2004:56).
2.5.1. CD-ROM
CD-ROM merupakan singkatan dari Compack Disk – Read Only Memory. Pada umumnya akan menampung hingga sekitar 660 megabyte informasi. Semula kapasitas hard disk dari sebuah komputer biasanya akan berkisar 100 – 500 megabyte data, sehingga sebuah CD-ROM bisa menampung sekitar 6 kali jumlah data yang biasa anda tampung pada 5 unit komputer. CD-ROM terbuat dari disket logam dengan lintasan spiral tunggal di atasnya, yang didalamnya terdapat sebuah lubang yang dibakar atau tidak, kemudian laser disoroti ke piringan untuk membuat bintik-bintik atau gerutan-gerutan mikrofis pada permukaan piringan yang terbuat dari bahan plastik atau silikon, hal ini tergantung pada apakah cahaya menubruk lubang atau tidak, lalu laser didefleksikan kembali ke mekanisme baca atau ke atas permukaan piringan, kemudian ditransfer kembali ke komputer sebagai seri 0 dan 1 yaitu bineri yang dihapal oleh komputer, sehingga data ditampung secara digital dan dibaca secara optik.
2.5.1.1. Pangkalan Data Indeks
Dalam pangkalan data indeks, kita dapat menelususr informasi indeks yang dimuat dalam CD-ROOM. Indeks adalah alat bantu penelusuran informasi dan sumber informasi yang paling banyak dikenal orang, baik di lingkungan perpustakaan maupun diluar bidang perpustakaan. Ada beberapa inedeks, masing-masing mempunyai ciri dan manfaat yang berbeda, namun tetap mempunyai fungsi yang sama, yaitu sebagai alat untuk menelusur informasi dan sumber, sebagai penunjuk tempat, yang dikenal dengan sebutan concordance. Pangkalan data indeks memuat seluruh indeks dari artikel-artikel dan berbagai jurnal yang diterbitkan didunia yang dimuat dalam bentuk CD.
2.5.1.2. Teks Penuh (Full Text)
Selain memuat indeks dari artikel-artikel dan berbagai jurnal yang diterbitkan didunia, CD-ROM juga memuat teks penuh (full text). Yang dimaksud teks penuh adalah teks yang berisi informasi dan data mengenai artikel atau jurnal yang diterbitkan tersebut. Artikel ini dapat berupa artikel di bidang kesehatan, pertanian, lingkungan hidup dan sebagainya.
2.5.1.3. Citra Penuh (Full Image)
Yang dimaksud dengan citra penuh adalah CD-ROM yang memuat teks dari sebuah artikel atau jurnal, sekaligus dilengkapi dengan gambar-gambar, grafik, dan juga tabel-tabel. CD-ROM jenis inilah yang disebut citra penuh, sehingga informasi yang diberikan di dalam CD lebih lengkap.
2.5.1.4 Multimedia
Multimedia adalah sebuah media yang memadukan antara tulisan/teks, gambar, grafik, tabel, dan suara. Informasi yang dimuat dalam multimedia lebih lengkap dibandingkan dengan jenis CD-ROM yang lain. Dalam hal ini, komputer digunakan sebagai alat untuk menampilkan informasi yang dimuat dalam CD multimedia tersebut. CD multimedia ini juga telah banyak diproduksi dan dijual dipasaran.
2.5.2. Internet
Internet adalah jaringan internasional dari jaringan-jaringan yang menghubungkan jutaan komputer di seluruh penjuru dunia. Sebagai suatu infranstruktur, jaringan ini memiliki peranan besar dalam penyebaran informasi. Dengan kata lain prasarana ini memiliki jalan raya informasi (information higway) yang digunakan untuk mengangkut berbagai muatan informasi dan menghubungkan banyak manusia di bumi. Jaringan ini sebenarnya adalah jaringan telekomunikasi digital biasa yang digunakan untuk menghubungkan berbagai komputer, yang diatur oleh suatu perangkat lunak protokol komunikasi standar yang dikenal dengan TCP/IP (Transfer Communication Protocol/internet Protocol) (Siregar, 2004:58).
2.5.2.1. Fungsi Internet
Fungsi internet yang paling banyak digunakan secara luas adalah untuk komunikasi. Jutaan pesan dipertukarkan diseluruh dunia melalui surat elektronik menggantikan fungsi pengiriman tradisional melaui pos. Fungsi lain adalah forum dan obrolan online. Internet memungkinkan ribuan forum masyarakat beroperasi layaknya papan pengumuman elektronik, yang lebih dikenal dengan nama BBS (buletin board
sistem). Disamping itu, percakapan interaktif juga dapat dilakukan diantara sesama pengguna (Siregar, 2004:58).
Fungsi yang relatif masih baru dari internet adalah penawaran produk informasi yang mudah digunakan. Fungsi ini disediakan memalui fasilitas World Wide Web (WWW) sering disebut web saja, merupakan alat akses dan temu-balik informasi berbasis hypermedia yang semakin populer. Web memungkinkan pengguna untuk menavigasi internet, pindah dengan tunjuk dan klik secara mudah dari satu sumberdaya ke sumberdaya lainnya. Beberapa antar muka untuk web adalah mosaic dan nestcape. Sistem web mendorong pembuatan homepage dan terbitan elektronik dalam internet. Homepage yang terdapat dalam web dapat dikelompokkan pada dua tingkatan. Pada tingkatan komunikasi interaktif, halaman web mencakup hanya informasi hubungan masyarakat dan terkadang penunjuk (pointer) ke sumberdaya informasi lanjutan, homepage mencakup database, indeks, web search engine, penunjang ke sumberdaya lain, dan audio clips (Siregar, 2004: 125)
2.5.2.2. Fasilitas Internet
Adapun fasilitas yang dapat diberikan oleh internet antara lain: 1. E-mail
Fasilitas E-mail adalah fasilitas penerimaan surat elektonik yang dapat dilakukan oleh Semua pengguna yang mempunyai akses internet ke pengguna lain. E-mail banyak digunakan karena alasan mudah dalam pengiriman dan cepat dalam penyampaian. Pemakai cukup mengetik memalui keyboard dan dalam hitungan detik setelah dikirimkan, surat akan sampai ke tujuan meskipun jarak antara pengirim dan penerima mencapai ribuan kilometer (Kadir, 2003:451).
2. User’s Network (Usenet)
Jenis layanan lain di internet adalah Usenet merupakan BBS (Bulletin Board Service) berbasis pesan yang sangat besar yang mengijinkan setiap pemakai atau pelanggan untuk berpartisipasi. Usenet adalah jaringan yang mendunia dari ribuan unix dengan administrasi terdesentralisasi. Sistem usenet digunakan untuk mentransmisikan pesan ke newsgroup dengan topik tertentu (Wahyono, 2004:157). 3. Tele Networking (TelNet)
Telnet adalah suatu aplikasi program komunikatif interaktif dua arah berbasis IP (internet protocol) yang digunakan untuk emulsi terminal ke remote computer atau terminal server. Telnet merupakan komponen klien/server yang terdapat dalam paket TCP/IP yang berfungsi untuk melakukan login (Masuk
kedalam suatu sistem) jarak jauh. Dalam hal ini klien yang melakukan telnet akan berfungsi sebagai terminal (Kadir, 2003:472).
4. Worl Wide Web (WWW)
WWW atau Web merupakan sumberdaya internet yang sngat populer dan dapat digunakan untuk memperoleh informasi atau bahkan melakukan transaksi pembelian barang (Kadir, 2003:460).
5. Internet Relay Chat (IRC)
IRC adalah fasilitas yang disediakan internet untuk melakukan percakapan dalam bentuk teks. (Sutedjo, 2003:73).
Jenis aplikasi layanan berbasis teks ini dilakukan secara realtime dari seluruh tempat di dunia. Dalam chatting, komunikasi ini dapat dilakukan hanya menampilkan di layar komputer di mana setiap orang yang mengikuti group chatting ini. Aplikasi ini terus mengalami perkembangan dengan terciptanya voice chat yang memungkinkan untuk berteleconfrence dengan menambah sound card termasuk voip blaster untuk mengompres suara hingga kwalitasnya dapat dipertahankan (Kadir, 2003:473).
6. Voice over Internet Protocol (VoIP)
Voip adalah suatu teknologi yang memungkinkan percakapan melalui internet. Dengan menggunakan teknologi ini, seseorang dapat menggunakan telepon tanpa harus membayar biaya sambungan langsung jarak jauh (SLJJ) jika dia berhubungan dengan orang lain yang berada pada kota atau negara lain (Kadir, 2003: 475).
2.6. Peran Teknologi Informasi pada Perpustakaan
Perkembangan teknologi informasi memberikan dampak dalam pengelolaan perpustakaan. Perpustakaan sebagai pengelola informasi dan pengetahuan banyak memanfaatkan komputer untuk berbagai keperluan. Beberapa hal penyebab perpustakaan harus memanfaatkan komputer menurut Leonita Siwiyanti dalam makalah: Peranan Teknologi Informasi (automasi perpustakaan) dalam perkembangan manajemen perpustakaan :
1. Jumlah dan mutu layanan perpustakaan
2. tuntutan untuk menggunakan koleksi secara bersama 3. kebutuhan akan efisiensi waktu
4. ragam informasi yang dikelola 5. kebutuhan akan kecepatan layanan
Penerapan teknologi informasi di perpustakaan telah menciptakan berbagai konsep yang menggambarkan pemanfaatan teknologi tersebut, seperti perpustakaan terautomasi dan sistem perpustakaan digital atau disebut juga perpustakaan elektronik yang telah memiliki e-service, e-resources, dan lain-lain yang mampu mendukung kegiatan distance learning (pembelajaran jarak jauh).
Dalam pembentukan sebuah perpustakaan terautomasi maka di dalamnya terdapat unsur-unsur atau syarat yang saling mendukung dan terkait satu dengan lainnya, yaitu:
2.6.1. Pengguna (User)
Pengguna merupakan unsur utama dalam sebuah automasi perpustakaan. Dalam pembangunan sistem perpustakaan hendaknya selalu dikembangkan melalui konsultasi dengan pengguna yang meliputi : a. Pustakawan
Seorang pustakawan harus dapat melayani keperluan pengguna seperti permintaan atau akses yang lebih cepat ke informasi yang diperlukan dalam maupun luar perpustakaan.
Kinerja yang harus dipahami dan dengan baik dikerjakan oleh pustakawan dalam mengautomasi perpustakaannya :
1. Faham akan maksud dan ruang lingkup dan unsur dari automasi Perpustakaan.
2. Faham bisa mengapresiasi pentingnya melaksanakan analis sistem yang menyeluruh sebelum merencanakan desain sistem.
3. Faham dan bisa mengapresiasi manfaat analisis sistem dan disain, implementasi, evaluasi, dan maintenance.
4. Faham akan proses evaluasi software sejalan dengan proposal sebelum menentukan sebuah sistem. 5. Faham akan bisa mengapresiasikan pentingnya pelatihan untuk staff dan keterlibatan mereka dalam
seluruh proses kerja (Arif, 2003: 68). b. Pelayanan teknis
Pelayanan teknis berfungsi sebagai dapur perpustakaan, dengan baik akhirnya akan disajikan berbagai pelayanan pengguna yang berkualitas baik. Kelancaran sirkulasi bahan pustaka, pengolahan dan pemeliharaan di bagian pelayanan teknis (Arif, 2003: 69).
2.6.2. Perangkat Keras (Hardware)
Komputer adalah sebuah mesin yang dapat menerima dan mengolah data menjadi informasi secara cepat dan tepat. Ada juga mengatakan bahwa komponen fisik dari sebuah sistem komputer yang memerlukan program untuk menjalankannya.
2.6.3. Perangkat Lunak (Software)
Perangkat lunak adalah metode atau prosedur untuk mengoperasikan komputer agar sesuai dengan permintaan pemakai. Kecenderungan dari perangkat lunak sekarang mampu diaplikasikan dalam berbagai sistem operasi, mampu menjalankan lebih dari satu program dalam waktu bersamaan (multi-tasking), kemampuan mengelola data yang lebih handal, dapat dioperasikan secara bersamaan (multi-user).
Untuk mendapatkan software kini sudah banyak tersedia baik diluar maupun di dalam negeri dengan berbagai keunggulan yang ditawarkan dan harga yang bervariasi. Di perpustakaan software yang dikenal CDS/ISIS, WINISIS yang mudah didapati dan gratis freeware dari UNESCO atau dari beberapa perguruan tinggi sekarang telah banyak membuat dan mengembangkan sistem perpustakaan sendiri seperti Sipus 2000 di UGM, Sipisis di IPB (Arif, 2003: 93).
2.6.4. Jaringan (Network)
Jaringan komputer telah menjadi bagian dari automasi perpustakaan karena perkembangannya yang terjadi di dalam teknologi informasi sendiri serta adanya kebutuhan akan pemanfaatan sumberdaya melalui teknologi. Tujuan utama adalah melakukan pertukaran data. Jaringan komputer adalah hubungan dua simpul (umumnya berupa komputer) atau lebih untuk melakukan pertukaran data (Kadir, 2003:346). Komponen perangkat keras antara lain :
1. Local Area Network (LAN)
LAN adalah jaringan komputer yang mencakup area dalam satu ruangan, satu gedung atau beberapa gedung yang berdekatan, sebagai contoh jaringan dalam satu kampus yang terpadu atau disebuah lokasi perusahaan.
2. Wide Area Network (WAN)
Jaringan mencakup antar provinsi, antar negara bahkan antar benua disebut WAN (Oetomo, 2002:108).
2.6.5. Data
Data merupakan bahan baku informasi, dapat diidentifikasi sebagai kelompok teratur simbol-simbol yang mewakili kuantitas, fakta, tindakan, benda dan sebagainya. Data terbentik dari karakter, dapat berupa alphabet, angka, maupun simbol khusus seperti *$ dan /. Data disusun mulai dari bits, bytes, fields, records, file dan database.
Sistem informasi menerima masukan data dan intruksi, dan mengeluarkan hasilnya. Fungsi pengolahan informasi sering membutuhkan data yang telah dikumpulkan dan diolah dalam periode waktu sebelumnya, karena itu ditambahkan sebuah penyimpanan data file (data file storage) ke dalam model sistem informasi, dengan begitu kegiatan pengolahan tersedia baik data baru maupun data yang telah dikumpulkan dan disimpan sebelumnya.
Menurut Harkrisyati Kamil dalam makalah yang berjudul Peran Pustakawan dalam Manajemen Pengetahuan, Unsur-unsur data ntara lain :
a) Standard basis data katalog
Kerjasama antara perpustakaan secara elektronik telah berkembang seiring dengan perkembangan teknologi yang telah memungkinkan untuk itu dan didasari adanya kebutuhan untuk menggunakan sumberdaya bersama. Bentuk tukar menukar maupun penggabungan data katalog koleksi adalah suatu hal yang biasa terjadi dalam perpustakaan, kerjasama dapat dilakukan jika masing-masing perpustakaan itu memiliki kesamaan dalam format penulisan data katalog data.
b) Metadata
Metadata merupakan istilah baru dan bukan merupakan konsep baru didunia pengelola informasi. Perpustakaan sudah lama menciptakan metadata dalam bentuk pengatalogan koleksi.
Metadata adalah pengidentifikasian, penjelasan suatu data, atau diartikan sebagai strukutur dari sebuah data, contohnya metadata dari suatu buku terdiri dari: Judul, pengarang, penerbit, subjek dan sebagainya. Metadata di perpustakaan adalah Marc dan Dublin Core (Arif, 2003: 45).
b.1) MARC
Machine Readble Cataloguing (MARC) merupakan salah satu hasil dan juga sekaligus salah satu syarat penulisan katalog koleksi bahan perpustakaan. Standard metadata katalog perpustakaan ini dikembangkan pertama kali oleh Library of Congress. Format LC MARC ternyata sangat besar manfaatnya bagi penyebaran data katalogisasi bahan pustaka ke berbagai perpustakaan di Amerika Serikat. Keberhasilan ini membuat negara lain turut mengembangkan format MARC sejenis bagi kepentingan nasional masing-masing.
Format INDOMARC merupakan implementasi dan International Standard Organization (ISO) format ISO 2719 untuk Indonesia, sebuah format untuk tukar menukar informasi bibliografi. Informasi Bibliografi biasanya mencakup pengarang, judul, subyek, catatan, data penerbitan dan deskripsi fisik (Arif, 2003: 45).
b.2) Dublin Core
Dublin Core merupakan salah satu skema metadata yang digunakan untuk web resource description and discovery. Gagasan membuat standard baru agaknya dipengaruhi oleh rasa kurang pusa dengan standard MARC yang dianggap terlalu banyak unsurnya dan beberapa istilah yang hanya dimengerti oleh pustakawan serta kurang bisa digunakan untuk sumber informasi dalam web. Elemen Dublin Core dan MARC intinya bisa saling dikonversi (Arif, 2003: 46).
Metadata Dublin Core memiliki beberapa kekhususan sebagai berikut : 1. Memiliki deskripsi yang sangat sederhana,
2. Semantik atau arti kata yang mudah dikenali secara umum,
3. Expandable memiliki potensi untuk dikembangkan lebih lanjut (Arif, 2003: 46).
2.6.6. Manual
Manual atau bisa disebut prosedur adalah penjelasan bagaimana memasang, menyesuaikan, menjalankan, suatu perangkat keras atau perangkat lunak. Banyak peripheral perangkat keras maupun sistem tidak berjalan dengan optimal karena dokumentasi yang tidak memadai atau pengguna tidak mengerti manual yang disediakan. Manual harus dibaca dan dimengerti walau serumit apapun. Manual adalah kebijakan-kebijakan khusunya dalam lingkunagn jaringan dimana pemasukan dan pengeluaran data membutuhkan format komunikasi bersama.
Tabel-1 : Tahapan membangun Sistem Automasi Perpustakaan
TAHAPAN PERSIAPAN HASIL
UJUCOBA
♦ Definis masalah ♦ Maksud dan tujuan ♦ Kerangka kerja
SURVEI
♦ Analisa kondisi sumber daya ♦ Analisa kebutuhan
♦ Analisa sistem berjalan
DESAIN
♦ Menyusun Logika
♦ Desain data, tabel, database, Relasi
♦ Desain input, proses dan output ♦ Spesial peralatan yang diperlukan PEMBANGUNAN
♦ Pembuatan program aplikasi
♦ Instalasi software,jaringan kliensever ♦ Dokumentasi
UJICOBA ♦ Tes sistem keseluruhan
♦ Evaluasi, perbaikan
TRAINING ♦ Training: staff ,operator,teknis
Administrator ♦ Sosialisasi OPERASIONAL
♦ Sistem siap digunakan ♦ Bantuan teknis
♦ Pengembangan lebih lanjut (Sumber: Arif, 2004: 77)
