SISTEM INFORMASI RENCANA PERBAIKAN NON RUTIN BERBASIS KOMPUTER
UNTUK UNIT TEKNIK DI PT. PLN (PERSERO) MEDAN
1Ahmad Syukri Matondang, 2Fahru Rozi Lubis
1,2Program Studi Sistem Informasi Sekolah Tinggi Teknik Harapan Medan
Jl. H.M. Joni No. 70 C Medan, Indonesia
1 lirimatond@yahoo.com
ABSTRAK
Perusahaan Listrik Negara (PLN) merupakan salah satu badan usaha yang bergerak dalam bidang kelistrikan. Kebutuhan akan informasi yang cepat dan akurat sangat dibutuhkan untuk mencapai hasil kerja yang maksimal. Proses pembuatan Pengajuan Rencana Perbaikan Peralatan Non Rutin Pada Unit Teknik Di PT PLN Medan atau formulir pengajuan perbaikan dan dasar surat usulan snggaran membutuhkan waktu yang lama dan masih sering terjadinya keterlambatan barang. Pada saat barang dibutuhkan, hal ini terjadi karena ketidaksesuaian barang yang dipesan dengan barang yang datang, seperti ketidaksesuaian merk atau kualitas sehingga harus melakukan retur barang serta pembuatan Laporan Anggaran Kerusakan (LAK) membutuhkan waktu lama. Oleh karena itu teknologi sudah berkembang pesat saat ini, maka PT PLN ingin meninggalkan sistem yang lama dan merancang atau membangun aplikasi Sistem Informasi Pengajuan Rencana Perbaikan Peralatan Non Rutin Berbasis Komputer Pada Unit Teknik pada PT PLN Medan.
Kata Kunci: Pengajuan rencana perbaikan peralatan non rutin, laporan anggaran kerusakan, sistem informasi.
ABSTRACT
State Electricity Company (PLN) is a business entity engaged in the field of electricity. The need for fast and accurate information that is needed to achieve the maximum work. The process of making plan of a Non Routine Repair Equipment in Unit Mechanical or submission form and basic repair budget proposal letter takes a long time and is still often a delay of goods. By the time the goods are needed, this happens because of a mismatch of ordered goods with goods coming, like a mismatch brand or quality that must return goods as well as the manufacture of Damage Budget Statement (LAK) takes a long time. Therefore, the technology has been growing rapidly at this time, the PT PLN wants to abandon the old system and designing or building applications Filing Information System Plan Non Routine Repair Equipment Computer Based on Unit Engineering at PT PLN Medan.
Keywords: Non-routine equipment repair plan, budget reports of damage, information systems.
1. PENDAHULUAN
Perkembangan teknologi saat ini telah mengalami perkembangan yang sangat pesat, khususnya yang berkaitan dengan kemajuan teknologi komputer. Kebutuhan akan informasi yang cepat dan akurat sangat dibutuhkan untuk mencapai hasil kerja yang maksimal. Dengan komputer berbagai lembaga dapat membuat dokumen untuk keperluan. Demikian juga dengan PT. Perusahaan Listrik Negara (PLN) yang beralamat Jln. Garuda, Tegal Sari Mandala II, Medan Denai. Perusahaan Listrik Negara (PLN) merupakan salah satu badan usaha yang bergerak dalam bidang kelistrikan dan bidang lain yang terkait. Sistem informasi menempati peranan utama dan sangat dibutuhkan oleh suatu perusahaan terutama untuk perusahaan besar seperti PT. PLN.
Perusahaan ini mengalami kendala dalam
pengajuan perbaikan peralatan non rutin. dimana kebijakan ini diperoleh oleh manajemen di tingkat operasional perusahaan. Untuk melakukan pengajuan perbaikan peralatan non rutin petugas operasional
harus membuat formulir pengajuan perbaikan. Formulir Pengajuan Perbaikan adalah proses yang penting untuk mengendalikan pengeluaran anggaran perusahaan agar tidak melebihi batas anggaran yang tersedia. Sehingga terkadang petugas operasional kesulitan dalam mengajukan perbaikan.
Rencana anggaran biaya non rutin ini dilakukan bila terjadi kerusakan alat produksi perusahaan seperti peralatan kantor seperti komputer, dan peralatan
lainya yang menunjang jalannya operasional
perusahaan. Bagian Rencana dan evaluasi adalah bagian yang bertanggung jawab atas pengadaan anggaran biaya non rutin untuk perbaikan peralatan, melakukan penawaran harga ke supplier dan melakukan pemeriksaan terhadap barang yang telah dipesan dari supplier. Untuk pengadaan dan pembelian barangnya sendiri dilakukan oleh bagian lain di perusahaan, dalam menangani proses rencana perbaikan peralatan tersebut masih sering terjadi beberapa permasalahan yang harus ditangani.
Berdasarkan latar belakang masalah di atas, maka terdapat masalah diidentifikasikan yaitu bagaimana membangun aplikasi untuk poses pembuatan rencana perbaikan peralatan non rutin berbasis komputer untuk unit teknik di PT PLN Medan, agar tidak terjadi keterlambatan dalam perbaikan dan pengadaan barang. Dengan tujuan penelitian yaitu merancang dan membangun aplikasi Sistem Informasi Rencana Perbaikan Peralatan Non Rutin Berbasis Komputer Untuk Unit Teknik Di PT. PLN (Persero) Medan.
Sistem merupakan kumpulan dari beberapa unsur
atau elemen-elemen yang saling berkaitan/
berinteraksi dan saling memengaruhi dalam
melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Informasi adalah data yang diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi pengguna, yang bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendukung sumber informasi. Data belum memiliki nilai sedangkan informasi sudah memiliki nilai. Informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya
lebih besar bila dibandingkan biaya untuk
mendapatkannya (Asbon Hendra, 2012).
Sistem informasi adalah sekumpulan komponen-komponen yang saling berhubungan dan bekerja sama untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan
dan mendistribusikan informasi terkait untuk
mendukung proses pengambilan keputusan,
koordinasi, dan pengendalian (S. Nofan Maulana Rachman : 2012).
PHP adalah singkatan dari PHP Hypertext
Preprocessor yaitu bahasa pemrograman web server-side yang bersifat open source atau gratis. PHP
merupakan script yang menyatu dengan HTML dan berada pada server (server side HTML embedded
scripting). MySQL adalah salah satu jenis database
server yang sangat terkenal. MySQL termasuk jenis
RDBMS (Relational Database Management
System).MySQL ini mendukung bahasa pemrograman
PHP. MySQL juga mempunyai query atau bahasa SQL (Structured Query Language) yang simpel dan menggunakan escape character yang sama dengan PHP (Rulianto Kurniawan; 2010).
HTML (Hyper Text Markup Language) adalah suatu format data yang digunakan untuk membuat dokumen hypertext yang dapat dieksekusi dari satu
platform komputer ke platform komputer lainya tanpa
perlu melakukan suatu perubahan apapun dengan suatu alat tertentu (Sukadi, 2014).
UML menawarkan sebuah standar untuk
merancang model sebuah sistem. Seperti bahasa-bahasa lainnya, UML mendefenisikan notasi dan sintax/semantic. Notasi UML merupakan sekumpulan bentuk khusus untuk menggambarkan berbagai diagram piranti lunak. Setiap bentuk memiliki makna tertentu, dan UML sintax mendefinisikan bagaimana
bentuk - bentuk tersebut dapat dikombinasikan (Yuni
Sugiarti; 2013).
2. METODE PENELITIAN
Analisa masalah pada Sistem Informasi Rencana Perbaikan Peralatan Non Rutin Berbasis Komputer Untuk Unit Teknik Di PT. PLN (PERSERO) Medan yaitu proses pengajuan yang menggunakan formulir perbaikan dan Dasar Surat Usulan Anggaran membutuhkan waktu yang lama, masih sering
terjadinya keterlambatan barang, saat barang
dibutuhkan, ketidak sesuaian barang yang dipesan dengan barang yang datang seperti kualitas atau merk sehingga harus melakukan retur barang, dan pembuatan laporan Anggaran Kerusakan (LAK) membutuhkan waktu lama. Sehingga pengembangan sistem dibuat dengan menggunakan metode SDLC
(System Development Life Cycle).
Pada perancangan sistem ini terdiri dari tahap perancangan yaitu perancangan use case diagram,
activity diagram, dan sequence diagram.
Login Pesan Input Data Pengajuan Review Data Pengajuan Dasboard Menginput Data Karyawan Laporan Login Manager Login Karyawan
Gambar 1. Use Case Diagram Sistem Informasi Rencana Perbaikan Peralatan Non Rutin Berbasis
Komputer.
Use Case Diagram tersebut dijelaskan bahwa
admin dan user melakukan proses login terlebih dahulu untuk dapat memasuki area sistem. Kemudian
user dan admin masuk ke menu utama. Dan disini
admin dan user berbeda.admin bisa melihat seluruh laporan data pengajuan dan membuat laporan, sedangkan user hanya membuat pesan dan melihat laporan.
Klik Input Data Pengajuan
Form Input Data Pengajuan Klik New Isi Data Ya Klik Simpan Tidak Valid Data Tersimpan Valid Pilih Data Klik Edit Ubah Data Klik Update Klik Hapus Tidak Ya Tidak Valid Data Terupdate Valid Tidak Data Terhapus Ya Tidak USER SISTEM
Gambar 2. Activity Diagram Data Pengajuan Activity Diagram pengolahan data pengajuan
disni, user mengawali untuk masuk ke menu awal data pengajuan dan user mengisi data dan data tersebut tersimpan di sistem. Namun jika user memperbaruhi data pengajuannya, user hanya klik edit kemudian ubah data dan data tersebut terupdate dan jika data ingin dihapus. Klik hapus, maka data terhapus dari menu pengajuan.
USER SISTEM
Klik Input Data Karyawan
Form Input Data Karyawan Klik New Isi Data Klik Pilih Data Klik Edit Ya Tidak Data Tersimpan Tidak Valid Valid Ubah Data Klik Update Klik Hapus Ya Tidak Tidak Valid Valid Data Terupdate Ya Data Terhapus Tidak
Gambar 3. Activity Diagram Karyawan
Activity Diagram karyawan disini, user
mengawali untuk masuk ke menu awal data pengajuan dan user mengisi data dan data tersebut tersimpan di sistem. Namun jika user memperbaruhi data pengajuannya, user hanya klik edit kemudian ubah data dan data tersebut terupdate dan jika data ingin dihapus.klik hapus, maka data terhapus dari menu pengajuan.
USER SISTEM
Menu Utama
Lihat Pesan Lihat Informasi Pesan
Gambar 4. Activity Diagram Pesan
Activity Diagram pesan disini, user harus masuk
ke menu utama, kemudian melihat pesan, dari sistem
user melihat informasi pesan.
USER SISTEM
Masuk Halaman Utama
Laporan Data Laporan
Klik
Halaman Data Laporan
Gambar 5. Activity Diagram Laporan Activity Diagram laporan disini menjelaskan user
harus masuk ke menu utama, setelah itu user melihat halaman data laporan yang ada di sistem.
Admin Form Login Login Admin Halaman Admin Pilih Admin
Input Data Login
Input Data Login
Login Gagal
Logout
Gambar 6. Sequence Diagram Form Login Squence Diagram tersebut dijelaskan bahwa
admin melakukan proses login untuk dapat memasuki area sistem. Setelah itu admin memasuki area halaman admin jika proses login dan admin belum teregistrasi, maka admin akan ditolak oleh sistem tersebut dan diberi pesan login gagal. Kemudian admin dapat logout (keluar) untuk mengakhiri sesi.
Admin PengajuanMaster Pengajuan Database
Masukkan Data Pesan Kosong Pesan Berhasil Tampil Data Pesan Kosong Pesan Berhasil Tampilan Data
Tambah Data Pengajuan
Tambah Data Pengajuan Berhasil
Ubah Data Pengajuan
Ubah Data Pengajuan Berhasil
Hapus Data
Tambah Data Pengajuan Tambah Data Pengajuan
Ubah Data Pengajuan
Ubah Data Pengajuan
Hapus Data Berhasil
Proses Tambah Data
Proses Ubah Data
Gambar 7. Sequence Diagram Pengajuan Sequence diagaram pada gambar diatas memperlihatkan bahwa admin dapat masuk ke master pengajuan kemudian melakukan pengajuan dan data tersebut tersimpan didalam database dan admin melakukan proses tambah data. jika proses tambah data pengajuan berhasil, maka pesan berhasil. Setelah itu jika data pengajuan ingin diubah, admin hanya mengubah data dan data pesan berhasil. Jika
admin menghapus data admin cukup hapus data dan data berhasil terhapus.
Admin KaryawanMaster Karyawan Database
Proses Tambah Data
Proses Ubah Data Masukkan Data
Pesan Kosong
Pesan Berhasil
Tambah Data Karyawan Tambah Data Karyawan Berhasil
Tambah Data Karyawan Tambah Data Karyawan
Tampil Data
Ubah Data Karyawan
Ubah Data Karyawan Pesan Kosong
Ubah Data Karyawan Berhasil
Ubah Data Karyawan
Pesan Berhasil
Tampil Data
Hapus Data
Hapus Data Berhasil
Gambar 8. Sequence Diagram Form Data Karyawan
Sequence diagaram pada gambar diatas memperlihatkan bahwa karyawan dapat masuk ke master karyawan kemudian melakukan tambah data karyawan dan data tersebut tersimpan didalam
database dan admin melakukan proses tambah
data.jika proses tambah data karyawan berhasil, maka pesan berhasil. Setelah itu jika data karyawan ingin diubah, admin hanya mengubah data dan data pesan berhasil. Jika admin menghapus data, admin cukup hapus data dan data berhasil terhapus.
Admin Master Pesan Pesan Database
Proses Tambah Data
Proses Ubah Data Masukkan Data
Pesan Kosong
Pesan Berhasil
Tambah Data Pesan Tambah Data Pesan
Berhasil
Tambah Data Pesan Tambah Data Pesan
Tampil Data
Ubah Data Pesan
Ubah Data Pesan Pesan Kosong
Ubah Data Pesan Berhasil
Ubah Data Pesan
Pesan Berhasil
Tampil Data
Hapus Data
Hapus Data Berhasil
Gambar 9. Sequence Diagram Form Data Pesan Sequence diagaram pada gambar diatas memperlihatkan bahwa admin dapat masuk ke master pesan kemudian melakukan penambahan data pesan dan data tersebut tersimpan didalam database dan admin melakukan proses tambah data.jika proses tambah data pesan berhasil, maka pesan berhasil. Setelah itu jika data pesan ingin diubah, admin hanya mengubah data dan data pesan berhasil. Setelah itu admin menghapus data, admin cukup hapus data dan data berhasil terhapus.
Admin Form Menu Halaman Admin Pilih Laporan Data Laporan Tampil Laporan
Gambar 10. Sequence Diagram Laporan Sequence diagram menjelaskan admin masuk ke
form menu dan pilih laporan yang ada dihalaman
admin kemudian data laporan tersimpan didalam laporan. Setelah itu laporan dapat dtampilkan.
3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Implementasi sistem adalah prosedur yang dilakukan untuk menyelesaikan desain yang ada dalam dokumen desain sistem yang disetujui dan menguji, menginstal, memulai, serta menggunakan sistem yang baru atau sistem yang diperbaiki.
Gambar 11. Tampilan Login Admin
Tampilan login disini proses masuk ke jaringan komputer dengan memasukkan identitas. Dengan memasukkan identitas akun minimal terdiri dari
username/akun pengguna dan password untuk
mendapatkan dan masuk ke menu utama pengajuan perbaikan.
Gambar 12. Halaman Menu Utama
Pada tampilan menu utama disini, setelah kita berhasil login. Halaman ini menampilkan beberapa fungsi yaitu berupa pesan, pengajuan, data karyawan dan laporan.dan user bisa melihat, mengedit dan menghapusnya.
Gambar 13. Tampilan Pengajuan
Pada tampilan pengajuan disini menampilkan beberapa permohonan karyawan untuk mengajukan perbaikan peralatan.
Gambar 14. Tampilan Karyawan
Pada tampilan karyawan disini yaitu user dapat melihat identitas karyawan dan user dapat mengedit dan menghapus data user.
Gambar 15. Tampilan Laporan
Pada tampilan laporan disini yaitu menampilkan laporan pengajuan perbaikan peralatan kepada karyawan berupa keterangan,pemberitahuan ataupun pertanggung jawaban antara bawahan kepada atasan.
Gambar 16. Tampilan Pesan
Pada tampilan pesan disini yaitu proses
pemberitahuan atau komunikasi yang dikrimkan antar
Gambar 17. Tampilan Laporan Pengajuan Keseluruhan
Pada tampilan laporan pengajuan keseluruhan
disini yaitu menampilkan laporan pengajuan
keseluruhan perbaikan peralatan karyawan berupa laporan pengajuan menunggu, laporan pengajuan ditolak, laporan pengajuan diterima, laporan user pengguna dan laporan pesan antar pengguna.
Dari hasil kesimpulan diatas menjelaskan bahwa tujuan dari aplikasi ini di buat telah tercapai karena dapat memberikan informasi kepada user dengan tepat. Untuk itu programmer membuat pengujian untuk mengetahui apakah aplikasi ini sudah tercapai dalam tujuannya sebagai pengembangan dari aplikasi sejenis dengan metode yang berbeda.
4. KESIMPULAN
Kesimpulan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Dengan dibangunnya sistem aplikasi rencana perbaikan peralatan non rutin berbasis komputer untuk unit teknik diharapkan dapat memudahkan petugas dalam proses pencatatan perbaikan peralatan non rutin. Serta tersedianya data dalam format elektronik yang dapat diakses melalui hak akses tertentu.
2. Dengan diintegrasikan sistem dengan database, bisa memudahkan proses penyimpanan dan pencarian data perbaikan peralatan non rutin sehingga dapat lebih cepat dan mudah karena dibantu oleh proses komputerisasi.
3. Aplikasi ini memudahkan bagi pihak PT PLN
Medan dalam proses pengajukan rencana
perbaikan peralatan non rutin.
5. DAFTAR PUSTAKA
[1]Hendra Asbon. 2012. Pengantar Sistem Informasi,
Andi Offset. Yogyakarta.
[2]Kurniawan Rulianto. 2010. Php dan MySQL Untuk
Orang Awam Edisi Ke-2. Maxikom. Palembang.
[3]S. Nofan Maulana Rachman. 2012 :2. Jurnal
Sistem Informasi. Semarang.
[4] Sukadi. 2014. Indonesian Journal on Networking
and Security-Volume 3 No 3.
[5]Sugiarti Yuni. 2013. Analisis & Perancangan
