SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DOKUMEN MUTU (SIDOKU) SEBAGAI PENDUKUNG IMPLEMENTASI SISTEM PENJAMINAN MUTU DI LABORATORIUM TERPADU TEKNIK INFORMATIKA UII

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DOKUMEN MUTU (SIDOKU) SEBAGAI

PENDUKUNG IMPLEMENTASI SISTEM PENJAMINAN MUTU DI

LABORATORIUM TERPADU TEKNIK INFORMATIKA UII

Lizda Iswari, Rio Kiswandaru, Rahadian Faiz Kurniawan, Akhyar Amarullah Jurusan Teknik Informatika, Fakultas Teknologi Industri, Universitas Islam Indonesia

Jl. Kaliurang KM. 14 Yogyakarta

Telp. (0274) 895287 ext. 122, Faks. (0274) 895007ext. 148

E-mail: lizda.iswari@uii.ac.id, rio.kiswandaru@gmail.com, faiz_wa2n@yahoo.co.id, akhy.rul@gmail.com

ABSTRAK

Institusi pendidikan tinggi memiliki tanggung jawab utama dalam menyelenggarakan sistem pendidikan yang bermutu dan handal. Upaya agar mutu pendidikan yang baik dapat terus terjaga tidak terlepas dari penerapan Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi (SPMPT). Universitas Islam Indonesia (UII) sejak tahun 1999 telah menerapkan sistem penjaminan mutu dimana secara periodik unit-unit di lingkungan UII diaudit baik secara internal maupun oleh pihak eksternal. Namun dalam pelaksanaannya masih ditemukan beberapa kendala, salah satunya berhubungan dengan belum tersedianya sistem atau teknologi informasi yang dapat digunakan dalam menyediakan data unit penjaminan mutu yang akurat untuk kepentingan monitoring dan evaluasi implementasi sistem penjaminan mutu. Penelitian dilaksanakan untuk membangun sebuah sistem informasi manajemen yang dapat digunakan untuk mengelola dokumen-dokumen dalam implementasi sistem penjaminan mutu dalam ruang lingkup laboratorium. Sistem memiliki fungsionalitas untuk mengekstrak kumpulan data aktifitas rutin laboratorium sebagai informasi yang dibutuhkan oleh seorang Kepala Laboratorium (Kalab) untuk memantau kinerja praktikum dan menilai tingkat capaian sasaran mutu laboratorium.

Kata Kunci: Sistem Penjaminan Mutu, Dokumen Mutu

1. PENDAHULUAN

Institusi pendidikan tinggi memiliki tanggung jawab utama dalam menyelenggarakan sistem pendidikan yang bermutu dan handal. Upaya agar mutu pendidikan yang baik dapat terus terjaga tidak terlepas dari penerapan Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi (SPMPT). SPMPT adalah proses penetapan dan pemenuhan standar mutu pengelolaan pendidikan tinggi secara konsisten dan berkelanjutan sehingga stakeholder memperoleh kepuasan [1]. Penerapan sistem penjaminan mutu menuntut institusi pendidikan untuk memiliki sebuah sistem yang mampu menjamin kualitas penyelenggaraan kegiatan akademik, seperti tersedianya standarisasi kerja, akuntabilitas penyelenggara pendidikan, dan kemampuan untuk bersaing secara nasional maupun internasional. Pemerintah sendiri juga telah mewajibkan Perguruan Tinggi untuk memiliki standar pelaksanaan pendidikan seperti tercantum dalam UU No. 20 tentang Sistem Pendidikan Nasional dan PP No. 19 tentang Standar Nasional Pendidikan [1].

Universitas Islam Indonesia (UII) adalah institusi pendidikan yang telah menerapkan sistem penjaminan mutu. Melalui badan yang dibentuk sejak tahun 1999, Badan Penjaminan Mutu (BPM), UII berusaha memenuhi standar mutu layanan akademik untuk seluruh stakeholder-nya [2]. Secara periodik unit-unit di lingkungan UII

diaudit baik secara internal, disebut Audit Mutu Intenal (AMI) untuk akademik dan kinerja unit, maupun oleh pihak eksternal.

Penerapan sistem penjaminan mutu di UII memiliki siklus kerja seperti tampak pada Gambar 1. Diawali dari ketersediaan pedoman pelaksanaan sistem penjaminan mutu oleh BPM, setiap unit diminta untuk menetapkan kebijakan, sasaran, rencana, dan prosedur mutu unit. Kemudian, unit melaksanakan tugas-tugasnya sesuai standar mutu yang telah dibuat. Tugas-tugas tersebut akan dimonitor dan dievaluasi pada saat audit. Hasil temuan audit dibahas di dalam Rapat Tinjauan Manajemen (RTM) dan jika diperlukan akan dilaksanakan Tindakan Koreksi sehingga perbaikan sistem penjaminan mutu dapat terus dilakukan secara terencana dan sistematik.

Gambar 1. Siklus Sistem Penjaminan Mutu di Universitas Islam Indonesia (sumber: Badan Penjaminan Mutu UII)

Namun dalam pelaksanaan sistem penjaminan mutu ternyata masih ditemukan beberapa kendala. Di Laboratorium Terpadu Teknik Informatika UII (selanjutnya disebut Lab. Terpadu) selama ini pengukuran ketercapaian rencana mutu yang terkait praktikum masih dilakukan secara manual dan semi otomatis berdasarkan data yang terdapat pada dokumen-dokumen laboratorium, seperti daftar kehadiran praktikan dan asisten, daftar rekapitulasi penilaian selama praktikum serta dokumen praktikum lainnya. Hal ini berakibat di akhir masa praktikum harus dilakukan rekapitulasi seluruh dokumen praktikum untuk diisikan ke formulir pemeriksaan ketercapaian rencana mutu. Metode ini mempunyai kelemahan yaitu terdapat resiko dokumen yang hilang/terselip serta kesalahan saat pemindahan data dan memerlukan waktu yang lama. Selain itu terdapat juga kendala terkait dengan keberadaan asisten yang selalu berganti dari satu periode pelaksanaan praktikum ke periode berikutnya. Hal ini menyebabkan bervariasinya pelaksanaan proses penjaminan mutu di laboratorium karena perbedaan pemahaman asisten antara satu periode dengan periode praktikum berikutnya.

Untuk dapat meningkatkan kualitas pelaksanaan penjaminan mutu di Lab. Terpadu maka perlu pemanfaatan Teknologi Informasi (TI) yang dapat digunakan dalam menyediakan data unit penjaminan mutu yang akurat untuk

kepentingan monitoring dan

evaluasi implementasi sistem penjaminan mutu. Menurut Ipan dalam [3], sistem penjaminan mutu yang didukung oleh TI memiliki beberapa keuntungan, antara lain munculnya kepercayaan stakeholder terhadap:

1. Proses pengolahan data unit penjaminan mutu.

2. Proses keberlanjutan data unit penjaminan mutu dari sisi akurasi progress report. 3. Minimnya kesalahan pengolahan data antar

waktu atau tahun.

Pemanfaatan TI juga dipercaya dapat menghasilkan sistem pelaporan yang cepat dan akuntabel dan pelaporan realtime yang bersifat antisipatif terutama jika terjadi perbedaan dari satuan waktu tertentu.

Penelitian dilaksanakan untuk membangun sebuah sistem informasi manajemen yang dapat digunakan untuk mengelola dokumen-dokumen dalam implementasi sistem penjaminan mutu dalam ruang lingkup Lab. Terpadu. Aplikasi yang diberi nama Sistem Informasi Manajemen Dokumen Mutu (SIDOKU) memiliki fungsi untuk mengekstrak kumpulan data aktifitas rutin laboratorium, dari fase persiapan, pelaksanaan, responsi hingga evaluasi praktikum, sebagai informasi yang dibutuhkan oleh seorang Kepala

Laboratorium (Kalab) untuk memantau kinerja praktikum dan menilai tingkat capaian sasaran mutu laboratorium.

2. ANALISIS KEBUTUHAN SISTEM DAN PERANCANGAN PERANGKAT LUNAK Laudon dan Laudon dalam [4], membagi sistem suatu organisasi ke dalam 3 level/tingkatan. Pertama, sistem di level operasional yang ditandai dengan perekaman/penyimpanan data secara rutin, baik dalam periode harian, mingguan, bulanan, atau periode waktu lainnya. Kedua, sistem untuk level manajemen yang memanfaatkan data mentah dari level operasional untuk diolah sebagai sebuah sistem informasi manajemen atau sistem pendukung keputusan. Ketiga, level strategis yang menjadi tujuan utama dari kedua level di bawahnya, yaitu sebuah sistem yang dapat digunakan oleh para top manager untuk memprediksi dan mengembangkan organisasi melalui perencanaan yang matang berdasar data olahan sistem informasi manajemen. Pembagian tingkatan sistem dapat dilihat pada Gambar 2 yang menampilkan piramida hirarki jenis-jenis sistem beserta kategori sistem informasi dalam suatu organisasi.

Gambar 2. Hirarki Empat Tipe Sistem Informasi (sumber: Chapter 2 IS in the Enterprise [4]) SIDOKU dibangun sebagai sebuah sistem informasi manajemen yang berada di level menengah. Data yang diolah berasal dari Sistem Informasi Lab Terpadu (SILATER). Dalam hal ini, SILATER adalah sistem operasional yang berfungsi sebagai TPS (Transaction Processing System), merekam secara rutin data kegiatan di laboratorium untuk tiap praktikum dari fase persiapan, pelaksanaan, responsi dan evaluasi. Data yang dibutuhkan dari SILATER meliputi data kehadiran asisten, kehadiran praktikan,

kehadiran responsi, nilai praktikum, dan data kuisioner. Dari data SILATER inilah SIDOKU menjalankan fungsi utamanya yaitu mengekstrak informasi yang dibutuhkan oleh Kalab, untuk mengetahui kinerja laboratorium apakah telah sesuai dengan parameter sasaran mutu laboratorium.

Kendall dalam [5] menegaskan bahwa dalam membangun suatu sistem informasi dibutuhkan analisis kebutuhan sistem berdasarkan perspektif organisasi, yang meliputi aktor yang terlibat, kebutuhan fungsi-fungsi yang mendukung tugas aktor, kebutuhan data input, dan output yang diharapkan.

Pengguna utama SIDOKU adalah Kalab sebagai top manager laboratorium. Terkait dengan implementasi sistem penjaminan mutu, seorang Kalab memiliki tanggung jawab untuk menentukan parameter sasaran mutu, menentukan kriteria atau target capaian untuk setiap parameter mutu, memverifikasi data hasil temuan, dan jika dibutuhkan menentukan kegiatan tindak lanjut. Dalam menentukan kriteria capaian mutu, Kalab dapat memilih salah satu dari 2 jenis kriteria capaian, yaitu kriteria yang berbasis waktu dan berbasis prosentase. Kriteria berbasis waktu ditujukan untuk sasaran mutu yang dapat dicapai dalam batas/rentang waktu tertentu, sedangkan capaian berbasis prosentase ditujukan untuk sasaran mutu yang dapat dievalusi dalam rentang angka 0% – 100%.

Sebagai contoh, Kalab menentukan bahwa pengecekan peralatan praktikum sudah harus dilaksanakan paling lambat dua minggu sebelum pelaksanaan praktikum. Dalam hal ini, Kalab dapat menyatakan bahwa parameter sasaran mutu adalah pengecekan peralatan praktikum dan kriteria penerimaan parameter adalah dua minggu sebelum hari pertama pelaksaan praktikum. Sistem yang dibangun mampu memberikan peringatan jika aktifitas ini belum dilaksanakan sampai dengan batas waktu yang ditentukan. Adapun gambaran tugas seorang Kalab di dalam SIDOKU dapat dilihat pada Gambar 3.

Untuk mendukung tugas dari Kalab tersebut, SIDOKU dirancang agar memiliki fungsionalitas sebagai berikut:

1. Fungsi untuk mengelola parameter pemeriksaan mutu.

2. Fungsi untuk merekap data pemeriksaan mutu.

3. Fungsi untuk mengkonfirmasi hasil pemeriksaan mutu.

4. Fungsi untuk mencetak laporan dokumen mutu.

Gambar 3. Flowchart Tugas Kalab Terhadap Implementasi Sistem Penjaminan Mutu Sedangkan data yang dibutuhkan dalam membangun dan mengimplementasikan SIDOKU, terdiri atas:

1. Parameter pemeriksaan mutu yang meliputi: deskripsi parameter, kriteria capaian untuk setiap parameter, dan kategori parameter yang terbagi 4, yaitu Persiapan, Pelaksanaan, Responsi, atau Evaluasi Praktikum.

2. Data kalender untuk konfigurasi sistem, yaitu tanggal-tanggal penting yang akan mempengaruhi kriteria capaian parameter pemeriksaan mutu, meliputi: tanggal key-in Kartu Rencana Studi, tanggal dimulainya praktikum, tanggal yudisium, dan tanggal dimulainya responsi praktikum.

3. Data mentah dari TPS sesuai dengan kebutuhan parameter sasaran mutu, meliputi: data kehadiran asisten, kehadiran praktikan, kehadiran responsi praktikan dan asisten, nilai praktikum, dan data kuisioner.

Output yang diharapkan dari SIDOKU adalah laporan hasil pemeriksaan parameter mutu yang telah dikonfirmasi oleh Kalab. Laporan ini berupa rekap data yang disajikan sebagai hasil olahan statistik sehingga dapat digunakan oleh Kalab dalam pengisian dokumen mutu.

3. IMPLEMENTASI SISTEM

SIDOKU dibangun sebagai sebuah aplikasi berbasis web. Fungsi-fungsi yang tersedia di

dalam sistem lebih ditujukan untuk kebutuhan Kalab dalam mengevaluasi kinerja unitnya. Pada Gambar 4 menunjukkan tampilan halaman awal sistem untuk Kalab dengan beberapa menu utama, yaitu Konfigurasi, Parameter, Presensi Asisten, Presensi Responsi, Data Statistik, dan fungsi untuk mencetak dokumen mutu sesuai format yang telah distandarkan oleh Badan Penjaminan Mutu UII. Berikut adalah paparan fungsi-fungsi utama yang telah diimplementasikan dalam SIDOKU.

Gambar 4. Tampilan Halaman Pertama SIDOKU

3.1 Fungsi Konfigurasi

Menu Konfigurasi berisi konfigurasi kalender untuk mengatur tanggal-tanggal penting yang digunakan sebagai kriteria capaian dalam dokumen mutu yang berbasis waktu. Batasan waktu didasarkan pada tanggal key-in, tanggal dimulainya praktikum, tanggal yudisium, dan tanggal pelaksanaan responsi praktikum. Gambar 5 menunjukkan tampilan konfigurasi kalendar untuk tiap praktikum.

Gambar 5. Halaman Konfigurasi Kalender

3.2 Fungsi Manajemen Parameter Pemeriksaan Mutu

Menu Parameter memiliki fungsi untuk mengelola parameter pemeriksaan mutu. Setiap parameter mutu terdiri atas deskripsi parameter dan kriteria penerimaan yang menyatakan tanggal atau prosentase minimum yang harus dicapai. Jika kriteria penerimaan berbasis tanggal maka dapat ditentukan melalui isian kalender. Sedangkan Kategori menyatakan penggolongan dari

parameter. Kategori terbagi menjadi 4, yaitu: Persiapan, Pelaksanaan, Responsi, dan Evaluasi Praktikum. Gambar 6 menampilkan form untuk menambah parameter pemeriksaan mutu, sedangkan Gambar 7 menampilkan hasil dari penambahan parameter untuk kategori Persiapan.

Gambar 6. Halaman Menambah Parameter Pemeriksaan Mutu

Gambar 7. Tampilan Hasil Penambahan Parameter Pemeriksaan

3.3 Fungsi Rekap Data

Untuk menilai kinerja laboratorium, Kalab dapat menggunakan fungsi rekap data praktikum yang menyajikan data hasil olahan SIDOKU. Dalam penelitian ini, fungsi rekap data meliputi rekap umum praktikum, presensi asisten, presensi responsi, nilai kinerja asisten, dan nilai akhir praktikan.

Rekap data pertama adalah rekap umum praktikum yang menyajikan data statistik pelaksanaan praktikum. Sebagai contoh adalah pelaksanaan praktikum pemrograman web semester genap tahun 2010/2011 yang memiliki rekap deskripsi umum seperti tampak pada Gambar 8. Data yang ditampilkan meliputi jumlah kelas yang diselenggarakan, jumlah pertemuan, jumlah asisten, jumlah total praktikan, jumlah praktikan yang lulus, dan jumlah praktikan yang gugur.

Rekap data kedua adalah presensi responsi yang mencakup rekap kehadiran praktikan dan kehadiran asisten saat dilaksanakannya responsi praktikum. Tampilan rekap presensi responsi tampak pada Gambar 9.

Rekap data ketiga adalah adalah rekap NKA (Nilai Kinerja Asisten), berupa statistik nilai kinerja masing-masing asisten selama praktikum. NKA dihitung dalam skala 0-4, berdasarkan hasil kuisioner yang dibagikan pada sesi terakhir praktikum dan jumlah total kehadiran untuk tiap asisten. Rekap NKA tampak pada Gambar 10. Rekap data keempat adalah nilai akhir praktikum yang menggambarkan distribusi nilai akhir praktikum seperti tampak pada Gambar 11.

Gambar 8. Tampilan Rekap Data Praktikum

Gambar 9. Tampilan Rekap Presensi Kehadiran Responsi

Gambar 10. Tampilan Rekap Nilai Kinerja Asisten

Gambar 11. Tampilan Rekap Nilai Akhir Praktikan

3.4 Fungsi Konfirmasi Parameter Pemeriksaan

Fungsi konfirmasi parameter pemeriksaan merupakan fungsionalitas yang digunakan Kalab untuk mengetahui apakah pelaksanaan parameter mutu telah sesuai dengan kriteria yang ditetapkan sebelumnya. Sebagai contoh, pembuatan jadwal praktikum paling lambat satu minggu sebelum masa key-in. Tugas Kalab adalah mengkonfirmasi ke dalam sistem tanggal jadwal praktikum selesai dibuat yang kemudian dicocokkan dengan tanggal dimulainya masa key-in KRS (Kartu Rencana Studi), sehingga dapat diketahui apakah kegiatan dilaksanakan sesuai dengan kriteria pemeriksaan. Contoh diilustrasikan pada Gambar 12 yang menampilkan laporan status seluruh kegiatan untuk kategori Persiapan, sedangkan Gambar 13 menampilkan halaman untuk mengkonfirmasi kegiatan persiapan alat praktikum.

Gambar 12. Tampilan Laporan Status Parameter Pemeriksaan

Gambar 13. Tampilan Untuk Konfirmasi Parameter Pemeriksaan

3.5 Fungsi Laporan Hasil Pemeriksaan Jika parameter pemeriksaan sudah dikonfirmasi, maka tugas Kalab selanjutnya adalah verifikasi data dengan cara mencocokkan keadaan yang terjadi dengan kriteria penerimaan. Hasil pencocokkan data ini dideskripsikan sebagai hasil penerimaan, kemudian Kalab menyatakan apakah hasil penerimaan sudah sesuai dengan kriteria, dan menuliskan kegiatan tindak lanjut jika diperlukan. Hasil pemeriksaan inilah yang dapat di-generate sebagai dokumen mutu yang siap untuk diverifikasi saat audit. Gambar 14 merupakan tampilan halaman pengisian laporan hasil pemeriksaan parameter mutu dan Gambar 15 menunjukkan contoh output dokumen mutu yang siap untuk dicetak.

Gambar 14. Halaman Laporan Hasil Pemeriksaan

Gambar 15. Contoh Output Dokumen Mutu

4. KESIMPULAN DAN SARAN

Hasil penelitian menunjukkan bahwa SIDOKU telah berhasil dibangun sebagai sebuah sistem informasi manajemen yang dapat digunakan oleh Kalab untuk :

1. Menyediakan data unit penjaminan mutu untuk kepentingan monitoring dan evaluasi implementasi sistem penjaminan mutu.

2. Memantau kinerja praktikum dan menilai tingkat capaian sasaran mutu laboratorium. 3. Menghasilkan sistem pelaporan yang cepat

dan akuntabel.

Adapun saran pengembangan sistem di masa mendatang adalah :

1. Sistem diharapkan dapat mengolah lebih banyak data yang masih berkaitan dengan sistem penjaminan mutu laboratorium, seperti inventaris barang-barang laboratorium dan aktifitas penggunaan laboratorium.

2. Sistem diharapkan dapat dikembangkan menjadi sebuah ESS (Executive Support System) yang dapat mendukung kerja Kalab dalam mengembangkan aktifitas kegiatan laboratorium.

5. DAFTAR PUSTAKA

[1]. Universitas Islam Indonesia, Badan Penjaminan Mutu, 2009, “Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi”, tersedia pada http://ipan.staff.uii.ac.id/files/2009/02/konsep-sistem-penjaminan-mutu-uii.pdf, diakses pada tanggal 15 Juni 2011.

[2]. Badan Penjaminan Mutu, 2011, “Profil BPM UII”, tersedia pada bpm.uii.ac.id/?page_id=4, diakses pada tanggal 15 Juni 2011.

[3]. Pranashakti, Ipan, 2009, “Hambatan Implementasi Sistem Penjaminan Mutu di Perguruan Tinggi”, tersedia pada http://ipan.staff.uii.ac.id/2009/02/hambatan- implementasi-sistem-penjaminan-mutu-di-perguruan-tinggi/#more-14, diakses pada tanggal 20 Juni 2011.

[4]. Laudon, K.C, dan Laudon, J.P, 2006, ”Management Information System”, Pearson Prentice Hall, New York.

[5]. Kendall & Kendall, 2008, “System Analysis & Design, 7e”, Pearson Prentice Hall, New York.