PENGETAHUAN PERKANTORAN (Ujian Dinas Tk 1 Undip)
April 2016
Dr. Kismartini, MSi
Sebagai tempat menjalankan usaha atau
kegiatan dimana suatu organisasi
mempunyai kepentingan tujuan, sasaran atau program yang hendak dicapai, tidak peduli kantor tersebut kantor pemerintah atau swasta.
Satuan/unit organisasi yang terdiri atas
tempat, staff personel, dan operasi
ketatausahaan guna membantu pucuk pimpinan.
KEGIATAN PERKANTORAN
Segenap kegiatan yang
dijalankan dalam rangka
usaha penyelenggaraan
perkantoran guna membantu
pimpinan organisasi dalam
BERBAGAI AKTIVITAS
KANTOR
BERBAGAI AKTIVITAS
KANTOR
1. Typing (mengetik)
2. Calculating (menghitung) 3. Checking (memeriksa)
4. Filling (menyimpan berkas) 5. Telephoning (menelpon)
6. Duplicating
(menggandakan)
OFFICE WORK/ FUNGSI KANTOR/
TATA USAHA (arti sempit)
• Menghimpun • Mencatat
• Mengolah • Mengganda • Mengirim
• Menyimpan
FUNGSI KANTOR (G.Mills &
O.Standingford)
1) Receiving Information
2) Recording Information
3) Arranging Information
4) Giving Information
3 PERANAN POKOK PEKERJAAN
KANTOR/ TATA USAHA
1) Melayani pelaksanaan pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan organisasi.
2) Menyediakan
keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi untuk membuat
keputusan-keputusan secara tepat 3) Membantu kelancaran
OFFICE SUPPORT FUNCTION
(Quible, 2001)
• Fungsi Rutin: berkaitan dg
pekerjaan administrasi sehari-hari berupa paper work.
• Fungsi Teknis: fungsi yg
membutuhkan pendapat, keputusan & ketrampilan perkantoran yg
memadai.
• Fungsi Analisis: fungsi yg
membutuhkan pemikiran yg kritis untuk men-support keputusan
Lanjutan, (Quible, 2001)
• Fungsi Interpersonal: Fungsi yg
membutuhkan ketrampilan u berhubungan dg orang lain.
• Fungsi Manajerial: yang berkaitan
dg perenc, pengorganisasian,
KOMUNIKASI
• Adalah penyampaian warta yang
mengandung macam-macam
keterangan dari seseorang kepada orang lain
• Penyalinan gagasan-gagasan dari
UNSUR-UNSUR UTAMA DALAM PROSES KOMUNIKASI
• Pengirim Berita
Yakni orang yang bermaksud sesuatu kepada orang lain
• Sarana Komunikasi
Yakni saluran serta mekanismme yang dipergunakan
• Penerima Berita
Yakni orang yang menerima tanda yang
CARA & ALAT YG digunakan untuk mengadakan komunikasi
• Wawancara
• Rapat kerja, konperensi, atau pertemuan
diantara segenap anggota organisasi.
• Pembicaraan telepon
• Buku petunjuk, buku pedoman, brosur, dan
lain-lain terbitan yang dikeluarkan organisasi untuk pekerja
• Surat edaran
• Papan
Macam-macam sistem komunikasi
• Sistem Komunikasi Tulisan (Written Communication)
• Sistem Komunikasi Lisan (Oral Communication)
• Sistem Mekanis (Mechhanicall Communication)
MEDIA KOMUNIKASI TULISAN (INTERNAL)
• Memo antar bagian • Formulir
• Laporan dari suatu kegiatan • Prosedur tertulis
MEDIA KOMUNIKASI TULISAN
(EKSTERNAL)
• Surat
• Surat Pemesanan • Electronic Mail
1. Membuat pemecahan masalah menjadi lebih cepat
2. Membuat keputusan yang diambil menjadi lebih kuat.
3. Menghasilkan arus kerja yang lebih siap dan efektif.
4. Meningkatkan produktivitas.
5. Memunculkan hubungan bisnis yang lebih kuat.
6. Meningkatkan citra professional.
7. Meningkatkan tanggapan stakeholders
8. Menjadikan materi promosi lebih besar .
PERTIMBANGAN UNTUK MEMUTUSKAN SARANA APA YG PALING SESUAI DALAM KOMUNIKASI
• Kecepatan
• Keakuratan
• Keamanan
• Kerahasiaan
• Rakaman/warkat
• Kesan
TANTANGAN Pekerjaan Perkantoran
• PERAN SEBAGAI AGEN PERUBAHAN • TANGGUNG JAWAB: SELALU
MENGEMBANGKAN SISTEM PERKANTORAN BARU.
• KEMAMPUAN BERADAPTASI DG
PERUBAHAN SERTA MEMBANTU
SEKIAN
