TUTORIAL
APLIKASI AKUNTANSI EXCEL
SEDERHANA
Dosen Pembimbing :
MUKOFFI ACHMAD.M.E
Disusun oleh :
SYA’RONI
JURUSAN
MANAJEMEN INFORMATIKA
SEKOLAH TINGGI TEKHNOLOGI
WALI SONGO (STTG)
LANGKAH-LANGKAH MUDAH MEMBUAT APLIKASI EXCEL
SEDERHANA
Sebelum kita memulai langkah-langkah bagaimana cara membuat aplikasi akuntansi exel, setidaknya kita harus mengetahui terlebih dahulu ilmu mengenai masalah accounting (akuntansi) meskipun hanya sedikit, agar lebih memudahkan kita saat kita akan memposting ke dalam aplikasi excel tersebut.
Langkah-langkah yang harus dilakukan didalam membuat aplikasi akuntansi excel adalah sebagai berikut :
1. Merancang Nomor Rekening 2. Membuat Tabel Perkiraan 3. Membuat Jurnal umum 4. Membuat Buku Besar 5. Membuat Neraca Saldo 6. Membuat Jurnal Penyesuaian 7. Membuat Neraca Lajur
8. Membuat Laporan Keuangan diantaranya : Membuat Laporan Laba / Rugi Membuat Perubahan Modal Membuat Neraca Akhir
Agar lebih memudahkan kita didalam merancang dan menerapkan aplikasi excel ini pada suatu kasus accounting maka kami ambil suatu contoh kasus sebagaimana berikut :
UNIPRESS NERACA 31 Desember 2007
Kas Rp 1.260.000,- Hutang Dagang Rp. 1.522.000 Piutang Dagang 1.793.500,- Hutang Hipotik 5.000.000 Bahan Percetakan 824.000,- Tanah 1.500.000,- Gedung Rp. 4.800.000 Ak.Pey. Gedung 1.440.000 3.360.000,- Mesin Cetak Rp. 17.500.000 Ak.Pey. M.Cetak 10.000.000 7.500.000,- Modal, Sugito Rp. 9.715.500 Rp. 16.237.500,- Rp. 16.237.500
Transaksi yang terjadi selama tahun 2008 adalah sebagai berikut:
• Menerima uang Rp. 2.450.000 sebagai pendapatan jasa mencetatk buku • Melunasi hutang dagang Rp. 1.302.000
• Membayar bunga untuk masa 1 januari sampai 30 juni 2008 sebesar Rp. 150.000,- • Menerima uang pelunasan pihutang dagang Rp. 993.250,-
• Membeli bahan-bahan percetakan (kertas, tinta, lem, dan sebagainya) sejumlah Rp. 3.765.000,- dari jumlah tersebut Rp. 2.500.000,- dibayar tunai sisanya kredit
• Menerima uang pendapatan jasa mencetak Rp. 1.200.000,-
• Sugito (pemilik) mengambil uang Rp. 750.00,- untuk kepentingan pribadi • Membayar biaya listrik Rp. 213.000,-
• Menerima uang pndapatan jasa mencetak Rp. 2.955.000,- • Membayar gaji pegawai Rp. 1.717.500,-
Adapun data penyesuaian pada tanggal 31 desember 2008 adalah sebagai berikut: 1. persediaan bahan percetakan Rp. 770.000
2. penyusutan gedung 5%pertahun
3. penyusutan mesin cetak 10% per tahun 4. hutang bunga Rp. 150.000,-
5. hutang gaji Rp. 110.000,
6. hutang biaya listrik Rp. 25.000,-
7. pekerjaan cetak yang sudah selesai tapi belum diambil dan belum dibayar pemesan sebesar Rp. 1.605.000,-
Penyelesaian kasus tersebut :
1. MERANCANG KODE REKENING
Sebenarnya tidak ada suatu patokan pasti akan cara merancang kode rekening ini tapi biasa yang sering digunakan sebagaimana berikut :
Di dalam kode rekening terdapat 4 digit dan setiap digit tersebut mempunyai arti / maksud :
5 1 0 2
Digit pertama : untuk kode kelompok induk rekening dalam akuntansi seperti 1 untuk Aktiva
2 untuk Hutang 3 untuk Pendapatan 4 untuk Modal / Prive 5 untuk Beban / biaya
Digit kedua : untuk kode sub kelompok dalam akuntansi seperti : 1 untuk Aktiva tetap
2 untuk Aktiva lancer
Digit ketiga & keempat : untuk nomor urut setiap rekening
2. MEMBUAT TABEL PERKIRAAN Adapun langkahnya adalah :
a. Bukalah lembaran baru pada Microsoft excel
b. Letakkan pointer mouse pada sheet 1 (pengaktifkan sheet 1) dan kemudian rubahlah sheet 1 dengan nama Tabel perkiraan dengan cara klik kanan pada mouse pilih Rename setelah itu rubahlah sheet 1 dengan Tabel perkiraan.
c. Buatlah kolom seperti dibawah ini : TABEL PERKIRAAN No.
Rek Nama Rekening
1101 Kas 1102 Piutang
1103 Bahan percetakan 1104 Mesin cetak
1105 Akumulasi Peny. Mesin cetak 1201 Tanah
1202 Gedung
1203 Akumulasi Peny. Gedung 2101 Hutang dagang
2102 Hutang Hipotik 2103 Hutang Bunga 2104 Hutang Gaji 2105 Hutang Biaya listrik 3101 Modal
3102 Prive
4101 Pendapatan jasa 5101 Biaya listrik 5102 Biaya Gaji
5103 Biaya Akum. peny. Gedung 5104 Biaya Akum. peny. Mesin cetak 5105 Biaya bahan percetakan 5106 Biaya Bunga
3. MEMBUAT JURNAL UMUM
a. Aktifkan sheet 2, bilamana sheet nya hanya terdapat 1 sheet saja maka tambahkanlah sheet lagi : pilih insert pada toolbar pilih worksheet.
b. Lakukan langkah 2.b diganti dengan nama Jurnal Umum c. Buatlah Format Jurnal Umum
Format Jurnal Umum
Tgl Bln Thn Kode Nama Rekening Keterangan Debet Kredit
Cara memasukkan data transaksi ke dalam Jurnal Umum
Sebelum kita memasukkan data transaksi ke dalam jurnal umum kita harus terlebih dahulu membuat formula untuk mengisi nama rekening secara otomatis dari tabel perkiraan yang telah kita buat.
Letakkan pointer pada Nama Rekening di jurnal umum kemudian ketikkan formula dibawah ini : =VLOOKUP(KODE;RANGE REKENING;2)
Kode : pilih kode pada format Jurnal Umum
Range Rekening : sorot data yang ada pada Tabel Perkiraan kemudian kunci dengan menekan tombol f4
2 : kolom yang ingin dimasukkan secara otomatis
Perhatikan contoh dibawah ini :
tgl bln thn kode Nama rekening keterangan debet kredit
Gambar 1. format jurnal umum
no. Rek Nama Rekening 1101 Kas
1102 Piutang
1103 Bahan percetakan 1104 Mesin cetak
1105 Akumulasi Peny. Mesin cetak 1201 Tanah
1202 Gedung
1203 Akumulasi Peny. Gedung 2101 Hutang dagang
2102 Hutang Hipotik 2103 Hutang Bunga 2104 Hutang Gaji 2105 Hutang Biaya listrik 3101 Modal
3102 Prive
4101 Pendapatan jasa 5101 Biaya listrik 5102 Biaya Gaji
5103 Biaya Akum. peny. Gedung 5104 Biaya Akum. peny. Mesin cetak 5105 Biaya bahan percetakan
=vlookup(kode;range tabel;2) F4 Range kode
Ini adalah range tabel yang ada pada tabel perkiraan, sorot semua tabel jangan lupa
dikunci dengan tmbl F4 kemudian pilih kolom yang ingin dimasukkan (kolok 2)
Maka akan jadi seperti pada gambar dibawah ini bila nama rekening diklik 2x
Setelah formula dibuat kemudian letakkan pointer mouse pada posisi ketika memasukkan formula, pilih data pada toolbar pilih Form
Dan kemudian isilah data form tersebut sesuai dengan transaksi jurnal umum. Setelah selesai diisi enter dan masukkan transaksi setelahnya, dan begitu seterusnya.
4. MEMBUAT BUKU BESAR
Sebelum kita masuk pada buku besar kita harus terlebih dahulu mengelompokkan antara aktiva lancer, aktiva tetap, hutang, pendapatan, dll. Adapun langkahnya sebagai berikut :
a. Buka Sheet baru
b. Gunakan cara yang sama seperti ketika merubah Nama Sheet-sheet sebelumnya.
c. Kemudian buatlah format buku besar seperti format Jurnal Umum dengan menyimpan kolom (Blog 2 kolom kode dan nama rekening) yang tidak diperlukan dengan menggunakan fungsi hide.
Lihat gambar dibawah ini ;
d. Tulislah formula Vlookup untuk mencari kode dan nomor rekening secara otomatis seperti pada jurnal =VLOOKUP(KODE;RANGE REKENING;2)
Nama rekening ini akan masuk secara otomatis
Lihat gambar dibawah ini
Kode
Kas 1101
Tgl Bln Thn Keterangan Debet Kredit Saldo
e. Setelah itu kita akan memasukkan data buku besar sesuai nama akunnya, letakkan Pointer pada criteria kode / range kode kemudian pilih di toolbar Data Filter Advanced filter . maka akan keluar tampilan sebagai berikut :
Kemudian pada dialog action pilih Copy to another location, isi setiap bagian List range : blok seluruh data yang ada pada Jurnal umum
Criteria range : blok kode dan criteria kode / no. akun
Copy to : blok format buku besar dan 1 kolom kosong di bawahnya
Terus klik ok, maka akan dengan sendirinya transaksi akan masuk sesuai dengan kode masing2. begitu seterusnya untuk setiap akun buku besar.
5. MEMBUAT NERACA SALDO
a. Buat sheet baru dan beri nama neraca saldo b. Buat tampilan seperti berikut
No. Rek Nama Rekening DEBET KREDIT
c. Masukkan semua saldo data buku besar ke dalam neraca saldo dengan cara : letakkan pointer pada posisi debet atau kredit sesuai dengan transaksi kemudian tuliskan ini = data yang akan dimasukkan terus enter.
6. MEMBUAT JURNAL PENYESUAIAN
a. aktifkan sheet baru dan beri nama Jurnal penyesuaian b. buatlah tampilan seperti dibawah ini
=vlookup(kode;range tabel;2) F4
JURNAL PENYESUAIAN
No. Rek Nama Rekening DEBET KREDIT
c. Masukkan semua data transaksi yang telah disesuaikan dengan cara manual
7. MEMBUAT NERACA LAJUR
a. Aktifkan sheet berikutnya dan beri nama Neraca Lajur b. Buatkan tampilan seperti berikut ini :
c. Memasukkan data neraca saldo dengan cara copy paste laporan neraca saldo
d. Memasukkan data penyesuaian dengan cara yang sama, dengan copy paste laporan jurnal penyesuaian
e. Memasukkan data NSSP (Neraca Saldo setelah disesuaikan) yaitu dengan menuliskan formula dibawah ini.
Jika posisi debet :
=IF(OR(NS.DEBET+AJP.DEBET-AJP.KREDIT<0;NS.KREDIT<>0);0;NS.DEBET+AJP.DEBET-AJP.KREDIT)
Jika benar maka apabila diklik 2x akan muncul tampilan rumus seperti dibawah ini
Jika posisi kredit :
Jika benar maka apabila diklik 2x akan muncul tampilan rumus seperti dibawah ini
f. Memasukkan data laba/rugi dengan menggunakan fungsi IF, dikarenakan yang akan kita bahas ini adalah mengenai pendapatan dan biaya yang menggunakan digit 4 sampai digit 5 maka kita gunakan angka 4000 sebagai pembaca rumus, adapun rumus memasukkannya adalah sebagai berikut :
Posisi Debet : =IF(KODE>4000;NSSP.DEBET;0) Posisi Kredit : =IF(KODE>4000;NSSP.KREDIT;0)
=IF(OR(NS.KREDIT+AJP.KREDIT-AJP.DEBET<0;NS.DEBET<>0);0;NS.KREDIT+AJP.KREDIT-AJP.DEBET)
Maka rumursnya akan tampil seperti ini
g. Memasukkan Neraca, sama seperti laba/rugi menggunakan fungsi IF Posisi Debet : =IF(KODE<4000;NSSP.DEBET;0)
Posisi Kredit : =IF(KODE<4000;NSSP.KREDIT;0)
8. MEMBUAT LAPORAN KEUANGAN
A. LAPORAN LABA RUGI
a. Aktifkan sheet berikutnya beri nama Laba/rugi
b. Copy data no.Rekening dan namanya yang ada pada Neraca Lajur c. Untuk mengisi debet / kredit
Posisi debet : =VLOOKUP(KODE;TABELNERACALAJUR;KOLOMNSSPDEBET) Posisi Kredit: =VLOOKUP(KODE;TABELNERACALAJUR;KOLOMNSSPKREDIT)
B. LAPORAN PERUBAHAN MODAL
a. Aktifkan sheet selanjutnya ubah nama menjadi Perubahan Modal b. Untuk laporan perubahan modal, semua datanya diketik secara manual
c. Adapun memasukkan nilainya bias menggunakan fungsi : =cari laba pada neraca lajur terus ENTER. Begitu seterusnya dalam memasukkan modal awal dan prive.
Seperti gambar dibawah ini kolom perubahan modal
C. NERACA
a. aktifkan sheet baru dan ubah nama menjadi NERACA
b. untuk neraca cara pengambilan datanya sama dengan cara pengambilan data laba/rugi
Alhamdulillah akhirnya langkah-langkahku membuat aplikasi dan teorinya bisa terselesaikan. Kurang lebihnya kami mohon masukannya agar kami bisa lebih memperbaiki apa yang telah kami hasilkan
