SOFTWARE DEVELOPMENT PROPOSAL
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN & ADMINISTRASI AKADEMIK
( S I M A 2 )
BERBASIS KOMPUTERISASI dan JARINGAN
(Untuk Perguruan Tinggi)Project Consultant:
Lucky Koryanto (Lcproduction@gmail.com) James Wulur (James.wulur@asaba.co.id)
Sri Yanto (Sriyanto.radit1.gmail.com)
MMSI-36
University Gunadarma Jakarta, January 2010
A. PENGANTAR
Sistem Informasi adalah sebuah sistem penyajian informasi yang pada dasarnya terdiri dari 3 prosedur utama, yaitu: prosedur pencatatan/pemasukan data, prosedur pemrosesan data dan prosedur penyajian/pelaporan hasil proses dalam bentuk informasi atau laporan. Berikut ini dapat dilihat sketsa gambar sistem informasi.
Pencatatan/Pemasukan Data Pemrosesan Data Penyajian/Pelaporan Informasi
Sketsa gambar Sistem Informasi
Secara umum berdasar teori dalam konsep teknologi sistem informasi ada 3 cara proses yang dapat dilakukan yaitu:
a. Secara Manual, yaitu proses dilakukan tanpa menggunakan alat bantu elektronik, melainkan pencatatan dilakukan menggunakan kertas-kertas atau buku agenda, buku catatan, formulir dan lainnya. Proses yang dilakukan dengan cara manual ini memerlukan waktu yang cukup lama bila sewaktu-waktu dibutuhkan informasi terutama untuk skala kwantitas data yang cukup banyak, selain itu membutuhkan tempat penyimpanan arsip yang luas, penggandaan data tidak mudah dan membutuhkan biaya besar, distribusi data membutuhkan waktu lama dengan area terbatas dan lainnya.
b. Secara Semi-Elektronik, yaitu proses dilakukan dengan alat bantu elektronik sederhana misalnya kalkulator untuk perhitungan atau yang lebih tinggi cash register dan sejenisnya.
iasinya. Pemakai (user) yang menjadi operator harus paham betul dan
endukung distribusi data dan informasi dalam waktu singkat dengan area tak terbatas Sebagian proses lain masih harus dilakukan secara manual, misalnya dalam mengarsip dokumen, pencarian data dan lainnya.
c. Secara Komputerisasi, yaitu proses dilakukan dengan menggunakan alat bantu moderen yaitu komputer. Pada model proses ini ada 2 hal yang perlu diperhatikan yaitu:
i. proses menggunakan komputer, tetapi hanya dalam hal pengarsipan atau penyimpanan data menggunakan program-program aplikasi standar seperti MS Word dan MS Excel. Kalaupun dapat dilakukan proses perhitungan dan lain-lain menggunakan program aplikasi diatas tetap sangatlah terbatas terutama bila diperlukan bentuk-bentuk laporan yang banyak var
menguasai program aplikasi tersebut. Ini yang disebut sistem komputerisasi yang
tidak optimal.
ii. proses menggunakan komputer dan didukung oleh sebuah program aplikasi berbentuk
Sistem Informasi yang dirancang khusus disesuaikan dengan kebutuhan dan
permintaan dari user/ pemakai dari tingkat operator sampai tingkat manajerial. Ini yang disebut sistem komputerisasi yang optimal. Proses model ini dapat m
menggunakan teknologi komunikasi data dan jaringan (networking system).
Saat ini perkembangan teknologi komputerisasi dan teknologi informasi sudah berkembang sangat jauh dibanding sebelumnya. Perkembangan ini disebabkan tuntutan kebutuhan informasi dari masyarakat pengguna secara khusus maupun secara umum. Untuk dapat memenangkan persaingan perlu diperhatikan kalimat ‘siapa cepat dia dapat !’, siapa yang bisa melakukan proses dan mendapat informasi secepatnya terutama berkaitan dengan proses data yang perubahannya cepat misalnya dalam hal informasi data siswa, informasi nilai, pelaporan bulanan ke kopertis, pencarian data tertentu dan lainnya. Dengan cepatnya proses pencarian data yang dipelukan maka tentunya akan dapat dengan cepat proses pembuatan laporan dan pengambilan keputusan dilakukan. Bayangkan saja bila pada saat tertentu dan mendesak dibutuhkan informasi mengenai rekapitulasi nilai seorang mahasiswa atau rata-rata ipk seluruh mahasiswa. Sebaliknya
dengan sistem informasi berbasis teknologi komputerisasi, semua data dan informasi yang diperlukan dapat ditemukan dalam sekejap setiap saat hanya dari sebuah komputer di meja kerja, bahkan dengan fasilitas pencarian (searching) maka informasi yang diinginkan dapat ditemukan engan cepat dan langsung dicetak ke printer, sistem seperti ini sangat mendukung efisiensi
besar, tetapi juga di pondokan-pondokan mahasiswa, kios-kios kecil, tempat rental dan engetikan kecil-kecilan, bukan hanya di pusat bisnis tetapi juga ada di dalam gang atau lorong
orking), kemudian berkembang sampai jaringan berskala luas (Wide Area etworking) dan saat ini sangat populer yaitu jaringan berskala dunia yang dikenal dengan ebutan Internet.
d
dalam hal waktu, tenaga dan biaya serta efektif.
Menyebut kata ‘Komputer’ bukan lagi hal yang spesial seperti jaman sebelumnya. Komputer bukan lagi barang mewah atau barang keramat, melainkan komputer sudah sangat memasyarakat seperti halnya barang elektronik lainnya seperti radio, televisi, vcd player dan lainnya. Dahulu komputer hanya dimiliki oleh orang-orang tertentu karena harganya cukup mahal, tetapi saat ini harga komputer sudah sangat murah bahkan sebanding dengan harga televisi sehingga komputer telah dapat dimiliki oleh semua kalangan. Anda dapat melihat komputer bukan hanya di kantor-kantor
p kecil.
Sejalan dengan perkembangan teknologi komputerisasi yang semakin canggih maka perkembangan sistem informasi juga tidak ketinggalan untuk mendukung dan mengoptimalkan teknologi komputerisasi yang baru. Mulai dari lahirnya sistem informasi berbasis jaringan lokal (Local Area Netw
N s
B. LATAR BELAKANG
Latar belakang proposal pembangunan Sistem Informasi Manajemen & Administrasi Akademik
aannya sudah sangat menuntut akan hal itu ditengah-tengah jaman komputerisasi saat
fisiensi waktu dan tenaga) bila menggunakan cara proses
setiap saat dibutuhkan bahkan secara
rusnya tidak lagi demikian dijaman komputerisasi
kunci pertanyaan diatas adalah membutuhkan waktu berjam-jam atau bahkan berhari-hari.
ini dibuat adalah:
a. Masih banyak pengelola perguruan tinggi yang masih ragu-ragu mengganti cara proses lamanya (manual & semi-elektronik) menjadi cara proses komputerisasi optimal padahal kead
ini.
b. Masih banyak pengelola perguruan tinggi yang belum mengenal betapa tingginya tingkat efisiensi (khususnya e
komputerisasi optimal.
c. Masih banyak pengelola perguruan tinggi yang kesulitan dalam mendapatkan informasi rekapitulasi keadaan hasil belajar sewaktu-waktu
periodik tertentu karena harus membongkar arsip.
d. Masih banyak pengelola perguruan tinggi yang proses laporan bulanannya sering terlambat karena membutuhkan waktu yang lama untuk membongkar dan menghitung satu per satu arsip-arsip nilai yang seha
saat ini. Ingat ‘siapa cepat dia dapat !’.
C. MAKSUD DAN TUJUAN
Maksud proposal pembangunan Sistem Informasi Manajemen & Administrasi Akademik ini
aplikasi sistem informasi, yaitu Sistem Informasi
susnya efisiensi waktu
Manajemen & Administrasi Akademik berbasis komputer pada perguruan tinggi saudara.
al pembangunan Sistem Informasi Manajemen & Administrasi Akademik ini
an hasil belajar sewaktu-waktu setiap saat dibutuhkan bahkan secara
gi dapat memproses laporan bulanannya tepat pada
l keyboard didepan komputer tanpa berkeringat membongkar arsip nilai dan sejenisnya.
dibuat adalah:
a. Mencoba membuka wawasan dan menghilangkan keragu-raguan untuk mengganti cara proses lama (manual & semi-elektronik) menjadi cara proses komputerisasi optimal dengan menggunakan sebuah program
Manajemen & Administrasi Akademik.
b. Memperkenalkan dan membuktikan tingginya tingkat efisiensi (khu dan tenaga) bila menggunakan cara proses komputerisasi optimal. c. Menawarkan pembuatan dan pembangunan Sistem Informasi
Tujuan propos dibuat adalah:
a. Agar pengelola perguruan tinggi tidak lagi kesulitan dalam mendapatkan informasi rekapitulasi keada
periodik tertentu
b. Agar pengelola perguruan ting waktunya dalam waktu singkat.
c. Agar pengelola perguruan tinggi dapat menjawab 8 pertanyaan diatas yaitu membutuhkan waktu beberapa menit saja atau bahkan beberapa detik saja hanya dengan duduk santai menekan tombo
D. PENGENALAN SISTEM
ahasiswa, matakuliah dan dosen. Prosedur-ntara lain:
ya semester dan biaya lainnya.
ian kelas untuk mahasiswa.
. Pengolahan data Skripsi dan calon wisudawan serta alumni.
pinan ataupun laporan
a dan menggunakan tenaga yang tidak banyak serta laporan rsebut terjamin keakuratannya.
rtimbangan terhadap Sistem Informasi
dang diprogram oleh seorang mahasiswa pada semester ini
ua matakuliah dari seorang mahasiswa pada semester ini atau 1. Pengenalan Umum.
Sistem Informasi Manajemen & Administrasi Akademik adalah suatu sistem yang terdiri dari beberapa prosedur yang akan mengintegrasikan m
prosedur tersebut yang paling mendasar a a. Pendaftaran mahasiswa baru. b. Pembayaran bia
c. Program KRS.
d. Penjadwalan dan pembag e. Penginputan nilai akhir.
f. Pencetakan KHS atau DNS dan Transkrip Nilai. g
Selanjutnya dari beberapa prosedur yang telah disebutkan diatas perlu diproses untuk mendapatkan beberapa laporan yang akan digunakan untuk mengetahui keadaan proses belajar-mengajar dan untuk pengambilan keputusan pada tingkat manajerial/ pim
evaluasi hasil belajar yang harus dikirimkan ke Kopertis setiap bulannya.
Hal utama yang sangat diinginkan adalah bagaimana laporan yang dibutuhkan tersebut dapat diproses dalam waktu yang tidak lam
te
Ada 8 kunci pertanyaan yang akan dijadikan acuan pe Manajemen & Administrasi Akademik yang ditawarkan.
Berapa lama waktu yang dibutuhkan bila anda ingin mengetahui:
a. Jumlah mahasiswa yang terdaftar pada semester ini atau semester tertentu. b. Matakuliah apa yang se
atau semester tertentu.
c. Jadwal kuliah sem
d. Semua nilai dari seorang mahasiswa.
e. Berapa jumlah peserta matakuliah dari sebuah matakuliah pada semester ini atau
i atau semester tertentu.
h. Membuat laporan Evaluasi Hasil Belajar untuk Kopertis.
ta (Networking System)
urangi waktu transfer data yang harus dibawa oleh mahasiswa,
g prediksi jumlah kelas parallel sehingga
yang akan
m aplikasi yang baru akan dirancang. Kami alokasikan waktu pengerjaan sekitar 1 bulan.
semester tertentu.
f. Berapa Rata-rata ipk seluruh mahasiswa pada semester ini atau semester tertentu. g. Berapa Rata-rata nilai sebuah matakuliah pada semester in
2. Spesifikasi Umum.
a. Sistem Informasi Manajemen & Administrasi Akademik yang kami tawarkan adalah sistem informasi yang terintegrasi pada jaringan komunikasi da
dengan meggunakan sistem akses data On-Line dan Real-Time.
Sistem On-Line dan Real-Time adalah data-data dasar yang diperlukan dari satu bagian ke bagian lain dapat diakses langsung dari komputer menggunakan Sistem Informasi Manajemen & Administrasi Akademik. Hal ini bertujuan untuk mengurangi penggunaan kertas catatan dan meng
dosen atau staf lainnya.
Sebagai contoh mahasiswa yang telah mengisi KRS menggunakan komputer (Sistem Informasi Manajemen & Administrasi Akademik) di ruang pengisian KRS akan dapat langsung dilihat dari komputer di bagian jurusan atau bagian lainnya. Sistem dapat langsung mencetak daftar hadir dan menghitun
penjadwalan kuliah dapat dibuat dengan tepat.
b. Dapat dikembangkan untuk akses data melalui internet menggunakan paket website. c. Sistem Informasi Manajemen & Administrasi Akademik yang kami tawarkan sudah kami
rancang dan buat terlebih dahulu dalam bentuk prototype atau bentuk simulasi dapat kami demokan kepada saudara bila saudara tertarik dengan proposal ini.
d. Karena Sistem Informasi Manajemen & Administrasi Akademik yang kami tawarkan ini sudah dalam bentuk prototype maka dalam pengembangannya nanti tidak lagi membutuhkan waktu pengerjaan yang lama seperti pada progra
e. Bila saudara telah memiliki peralatan komputer, maka kami perlu melakukan pemeriksaan dan analisa untuk mengetahui apakah memenuhi standar kebutuhan dari program sistem informasi yang akan digunakan dan juga kebutuhan jaringan dan terminal secara umum.
3. Gambaran fungsi umum dari Sistem Informasi Manajemen & Administrasi Akademik
LAN
Mahasiswa Pihak Luar Yang memerlukan informasi
Inilah keadaan perguruan tinggi saat ini
Informasi profil dan kondisi akademik perguruan tinggi
Data update & control
Staf Dosen
DATA SERVER Bag. Pengolahan Data
(Data Center Dept.) kepada publik atau pelaporan
kepada Kopertis Pengelola: Pemb Ketua/Rektor, Fakult Jurusan, Kepala (BAUK,BAAK,dll) antu as, Biro
4. Aliran data secara umum dari Sistem Informasi Manajemen & Administrasi Akademik ( On-Line System & Real-Time System )
Input Pendaftaran MABA
Input Pembayaran
Input KRS
Input Kelas & Jadwal Data MABA Load Data MABA/ MHS Data Pembayaran (semua jenis pembayaran) SERVER Informasi 1. Master MTK 2. Master Kelas &
Jadwal 3. Master Dosen 4. Master Setting
Lainnya
1. Nilai & Kelas 2. Kapasitas Kelas &
MTK
3. Jml. MHS Aktif /angkatan /jurusan 4. Rekap IPS dan
IPK 5. Alumni 6. Evaluasi Hasil Belajar /semester 7. dan lain-lain… Input Data Master
Data Kelas & Jadwal Load data KHS dan Transkrip 1. Load KRS 2. Load Master MHS 3. Load Master MTK Data Nilai Input Nilai Cetak KHS, Transkrip dan Kartu Ujian
1. Load KRS 2. Load Master MHS 3. Load Master MTK Data KRS (MTK yg diprogram) 1. mengecek pembayaran 2. Load Master MHS 3. Load Master MTK
5. Struktur umum menu Sistem Informasi Manajemen & Administrasi Transaksi 1 Pembayaran 2 KRS 3 KRS Plus 4 Nilai 5 Kelas 6 Skripsi Informasi 1 Kelas 2 Nilai 3 KRS Plus 4 Alumni 5 DNS Kolektif 6 KUAS Kolektif Master 1 Matakuliah 2 Mahasiswa 3 Dosen 4 Alumni
5 Nilai Calon MABA 6 Kelas & Jadwal Lain-lain 1 Akumulasi IPS/IPK
2 Rekap Nilai/MTK
3 Evaluasi Semester
6. Beberapa tampilan interface dan print-out report dari prototype Sistem Informasi Manajemen & Administrasi
Manajemen Matakuliah:
Manajemen Kelas:
Manajemen Mahasiswa:
Manajemen Dosen:
Transaksi KRS (Study Plan):
Informasi Nilai:
Informasi Jadwal Kuliah dan Kelas:
Manajemen Skripsi:
Cetakan Transkrip Nilai Sementara:
7. Spesifikasi Software.
lis dalam kontrak atau perjanjian proyek dan juga dalam bentuk uku referensi program aplikasi.
aplikasi Sistem Informasi Manajemen & Administrasi Akademik apat dilihat pada lampiran:
r Interface) dan mudah digunakan untuk pemula
ble dan MySQL Database Server
l: support Distribute Data Processing (DDP) dan Cetralize
g. Garansi paket: 6 bulan terhitung sejak tanggal penyerahan.
ram aplikasi untuk kelengkapan modul yang belum terpenuhi sesuai perjanjian
kasi baru atau n perjanjian dan persetujuan sebelumnya.
Pada paket ini adalah program aplikasi yang akan kami rancang untuk perguruan tinggi saudara yang terdiri dari modul-modul standard yang sering digunakan untuk administrasi akademik di perguruan tinggi. Harga paket ini kami tawarkan Rp. 25.500.000. Perubahan modul paket (penambahan & pergantian) dapat disesuaikan kemudian berdasar hasil kesepakatan yang nantinya akan kami buatkan tertu
b
Modul standar paket program d
Program aplikasi Sistem Informasi Manajemen & Administrasi Akademik ini kami buat dalam bentuk tampilan menarik (Visual Grafical Use
(user frindly). Spesifikasinya sebagai berikut: a. Compiler: Microsoft Visual FoxPro 9.0
b. Database: Microsoft Visual FoxPro 9.0 Free Ta c. Program application access mode: Client-Server d. Database access mode: Multi-User dan Client-Server e. Database processing mode
Data Processing (CDP).
f. Support until 10 Data Session (default 4 data session).
Catatan:
a. Garansi yang kami berikan adalah perbaikan program aplikasi dalam kasus ‘bug’ atau perbaikan prog
pada kontrak.
b. Perubahan, penghapusan, penambahan, penyempurnaan atau penyesuaian program apli selain 2 kondisi yang telah disebutkan diatas harus dilakukan dengan proyek
E. PROSEDUR PELAKSANAAN
kedua pihak kemudian kami akan memulai
oftware dan pembayaran lunas semua biaya sesuai dalam
inistrasi, training dan pelaksanaan sudah termasuk dalam harga paket design
4. Rencana tahapan kegiatan sebagai berikut:
a. g sedang berjalan sekitar 10 hari.
entasi/ arsip (nota, catatan, dan sejenisnya)
inistrasi.
sing-masing bagian/unsur yang
n atau BAUK.
kultas. nalisis pada bagian/unsur tambahan
diatas. Mohon pihak Perguruan tinggi membantu dalam hal menyiapkan jadwal/waktu 1. Bila proposal ini telah disetujui untuk di proyekkan, maka kami akan membuat surat
perjanjian kontrak proyek dan ditandatangani tahapan pelaksanaan yang dijabarkan di no.4.
2. Buku referensi program akan diberikan pada saat selesainya instalasi semua paket dan penyerahan resmi paket design s
kontrak atau perjanjian tertulis. 3. Biaya adm
software.
Tahap I Analisis system yan
Elemen yang akan dianalisis:
i. Analisis kebutuhan perangkat keras komputer dan instalasi jaringannya. ii. Analisis struktur data dan dokum
iii. Analisis form input dan output. iv. Analisis prosedur adm
v. Analisis kebutuhan.
vi. Analisis tambahan yang diperlukan.
Analisis akan dilakukan terpisah untuk ma berhubungan dengan paket modul software, yaitu:
i. Analisis pada bagian/unsur keuanga ii. Analisis pada bagian/unsur BAAK iii. Analisis pada bagian/unsur Jurusan/ Fa iv. A
Catatan:
Dalam pelaksanaan tahap analisis ini kami akan menugaskan 1 atau 2 orang (tergantung kondisi) untuk melaksanakan kegiatan analisis yang telah dijabarkan
dan personil yang bersangkutan dengan unsur yang akan dianalisis (bagian iii). Hal-hal lain akan dibicarakan lebih lanjut.
b. Tahap II Penyiapan Prototype program aplikasi sekitar 20 hari.
i. Prototype program aplikasi akan dirancang untuk masing-masing modul paket program aplikasi kemudian akan dikonsultasikan kembali.
ii. Bila perlu penyesuaian harga dari harga paket yang telah disebutkan diatas, maka akan dikonfirmasikan kembali, demikian juga penyesuaian harga untuk paket komputer.
iii. Setelah prototype dan harga disesuaikan dan disepakati bersama, selanjutnya akan dibuatkan kontrak atau perjanjian tertulis untuk pelaksaan pembangunan Sistem Informasi Manajemen & Administrasi Akademik ini sesuai hasil kesepakatan bersama yang isinya antara lain paket apa saja yang akan kami kerjakan, berapa rincian biayanya dan berapa lama waktu penyelesaiannya. Kontrak atau perjanjian tertulis ini bertujuan agar tidak ada pihak yang dirugikan dikemudian hari.
iv. Kontrak atau perjanjian tertulis ini yang akan dijadikan acuan pengembangan software pada tahap selanjutnya.
v. Tahap selanjutnya akan dikerjakan setelah biaya dibayar 20% dari total biaya yang telah dituliskan pada kontrak atau surat perjanjian.
c. Tahap III Penyempurnaan prototype menjadi program aplikasi akhir membutuhkan waktu sekitar 30 hari.
d. Tahap IV Testing dan implementasi membutuhkan waktu sekitar 10 hari. Pada tahap ini akan dilakukan 3 hal yaitu:
i. Pemasangan dan instalasi program aplikasi Sistem Informasi Manajemen & Administrasi Akademik.
ii. Pada tahap ini pula sisa biaya 80% dari total biaya yang telah dituliskan pada kontrak atau surat perjanjian diharapkan untuk dilunasi.
e. Tahap V Dokumentasi membutuhkan waktu sekitar 5 hari.
Pada tahap ini akan dibuatkan dokumentasi yang terdiri dari 2 dokumen yaitu:
f. Dokumen teknis yang dapat digunakan untuk dasar pengembangan sistem dikemudian hari.
iii. Dokumen penggunaan sistem (user’s manual) yang dapat digunakan sebagai dokumen penuntun penggunaan sistem yang dirancang.
f. Tahap VI Pelatihan membutuhkan waktu sekitar 2 hari kerja.
i. Mohon pihak Perguruan tinggi telah menyiapkan personil yang akan dilatih sesuai bidang operasionalnya masing-masing.
ii. Pemasukan data-data master dan data penunjang lainnya tidak termasuk dalam paket proposal yang kami tawarkan ini, dapat dikerjakan sendiri oleh operator yang sudah ditraining.
iii. Bila diperlukan, kami dapat menyiapkan operator yang akan membantu pemasukan data-data master dan data penunjang lainnya dan kami membutuhkan biaya tambahan untuk itu.
g. Tahap VII Control Maintenace.
Control Maintenance adalah garansi perawatan (maintenance) lanjutan jangka panjang. Pada control maintenance ini kami akan meninjau performance sistem secara keseluruhan meliputi program aplikasi, basis data dan perangkat komputer serta instalasi jaringannya. Untuk control maintenance ini kami akan buatkan kontrak kerja tersendiri dan biaya yang per tahun.
F. PENUTUP
Besar harapan kami Pimpinan dan Manajemen Perguruan tinggi saudara tertarik dengan proposal ini dan melanjutkan ke tahap persetujuan kontrak. Kami menyiapkan waktu untuk membahas lebih lanjut mengenai penyesuaian proposal ini.
Silahkan hubungi Project Consultant:
Lucky Koryanto (Lcproduction@gmail.com) James Wulur (James.wulur@asaba.co.id) Sri Yanto (Sriyanto.radit1.gmail.com)
