commit to user
PENERAPAN SOFTWARE SMART LIBRARY versi 1.0 (Build 96)
DI AMIKOM RESOURCE CENTER YOGYAKARTA
TUGAS AKHIR
Disusun Untuk Memenuhi salah satu Persyaratan Guna Memperoleh Gelar
Vokasi Ahli Madya (A.Md.) Dalam Bidang Ilmu Perpustakaan
Oleh :
Yuniawati Setyo Utami
D 1809064
PROGRAM STUDI DIPLOMA III PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
commit to user
1BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Masalah
Ledakan informasi (information explosion) telah dikenal sejak lama dan
apabila ditelusuri kejadian ini dimulai sejak ditemukannya kertas dan mesin
cetak. Akibatnya tidak ada satu perpustakaan yang mampu memiliki seluruh
terbitan sebagai koleksinya. Menurut Indrati Kusumaningrum (1998:117),
“pemikiran ini telah membawa perubahan penting bagi dunia perpustakaan
dalam melayani para penggunanya, salah satu cara yang paling tepat dilakukan
saat ini adalah keterbukaan dalam pemanfaatan teknologi”.
Perpustakaan sebagai pusat informasi merupakan suatu tempat yang
digunakan untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan oleh penggunanya.
Agar perpustakaan dapat menjalankan fungsinya dengan baik, dibutuhkan
pustakawan yang mampu menjadi agen informasi (agent information) yang
melayani penggunanya dengan baik. Menurut Purwono dan Sri Suharsimi
(2006:6.23) menjelaskan bahwa,
“Untuk menjadi agen yang baik harus memiliki keterampilan dan
kemauan untuk mengikuti selera penggunanya sehingga pustakawan harus mau
dan mampu mengembangkan diri, membuka diri serta mengikuti perkembangan
zaman dan tidak terpaku pada budaya dan kebiasaan lama yang tidak relevan
lagi”.
Salah satu caranya dengan memanfaatkan teknologi yang diterapkan
langsung pada aktifitas manajemen perpustakaan seperti pengelolaan, sirkulasi,
commit to user
2temu balik informasi, penyimpanan informasi dan keamanan koleksi. Teknologi
memberikan kontribusi yang nyata, terbukti bahwa berbagai macam pekerjaan
semakin cepat dan menghemat tenaga.
Pada tataran pendidikan seperti perguruan tinggi, perpustakaan dapat
diumpakan sebagai jantung institusi tersebut karena hampir semua civitas
academika mengandalkan lembaga itu sebagai sumber mendapatkan informasi.
Perpustakaan perguruan tinggi berpotensi besar menjadi salah satu ujung
tombak perkembangan perpustakaan di Indonesia karena memiliki kemampuan
serta daya yang cukup dalam penerapan teknologi informasi untuk sistem
perpustakaan. Arus informasi yang semakin cepat menjadikan tuntutan untuk
mendapatkan informasi yang terpercaya semakin tinggi. Selain itu, efisiensi
waku dan tenaga menjadi alasan yang kuat agar suatu perpustakaan mampu
menjadikan dirinya sebagai lembaga yang benar-benar efektif. Salah satu solusi
yang dapat memenuhi tuntutan ini adalah transformasi perpustakaan
konvesional menjadi perpustakaan yang telah terotomasi.
Pemanfaatan teknologi informasi ini juga dilakukan oleh Amikom
Resource Center dengan menggunakan software yang telah diciptakan sendiri
yaitu SMART LIBRARY versi 1.0 (Build 96). Software ini dirancang khusus
untuk dapat membantu pekerjaan petugas di sana, sedangkan untuk perawatan
dan penanggulangan permasalahan pada software dilakukan oleh bagian IC
(Innovation Center). Tujuan penulis membahas tentang penerapan software ini
commit to user
3yaitu untuk mendeskripsikan mengenai software yang digunakan di Amikom
Resource Center yang merupakan software buatan sendiri, serta menganalisis
kekurangannya sehingga dapat memberikan saran perbaikan agar software
menjadi lebih baik.
1.2. Rumusan Masalah
Untuk mempermudah dalam penyusunan laporan tugas akhir ini,
penulis akan membatasi permasalahan yang akan dibahas dalam beberapa
pokok bahasan, antara lain :
1.2.1. Apa alasan Amikom Resource Center menerapkan sistem otomasi?
1.2.2. Apa saja fitur yang terdapat pada sistem otomasi dengan program
perpustakaan “SMART LIBRARY versi 1.0 (Build 96)”?
1.2.3. Apa saja kendala dan solusi pada penerapan software SMART LIBRARY
versi 1.0 (Build 96)?
1.3. Tujuan
Pembahasan rumusan masalah di atas mempunyai beberapa tujuan yang
ingin disampaikan oleh penulis yaitu :
1.3.1. Untuk mengetahui alasan pihak Amikom Resource Center menerapkan
sistem otomasi
commit to user
41.3.2. Untuk mengetahui aplikasi apa saja yang terdapat pada software
SMART LIBRARY versi 1.0 (Build 96)
1.3.3. Untuk mengetahui kendala dan solusi pada penerapan software SMART
LIBRARY versi 1.0 (Build 96)
1.4. Waktu dan Tempat Pelaksanaan
Praktek kerja lapangan (magang) ini dilaksanakan selama dua bulan
mulai tanggal 01 Februari 2012 sampai dengan 24 Maret 2012 dan
dilaksanakan di Amikom Resource Center (ARC) Sekolah Tinggi Manajemen
Informatika dan Komputer (STMIK) Amikom Yogyakarta.
1.5. Metode Pengumpulan Data
Pengumpulan data yang digunakan untuk laporan tugas akhir ini.
Penulis menggunakan beberapa metode yaitu :
1.5.1. Metode Wawancara
Metode Wawancara atau disebut interview merupakan sebuah
dialog yang dilakukan secara langsung oleh pewawancara terhadap
suatu sumber untuk mendapatkan suatu informasi yang dibutuhkan
(Arikunto, 2002:132). Berkaitan dengan ini penulis melakukan
wawancara secara langsung mengenai aplikasi software yang digunakan
commit to user
5dengan para staf Amikom Resource Center dan bagian IC (Innovation
Center) di STMIK Amikom Yogyakarta.
1.5.2. Metode Observasi
Metode Observasi atau disebut pula dengan pengamatan
langsung merupakan suatu teknik pengumpulan data dengan melakukan
pengamatan langsung terhadap suatu objek dengan seluruh alat indra
(Arikunto, 2002:133). Berkaitan dengan metode ini, penulis melakukan
pengamatan langsung dan terlibat langsung yang dipusatkan terhadap
penggunaan software “SMART LIBRARY versi 1.0 (Build 96)” di
Amikom Resource Center STMIK Amikom Yogyakarta.
1.5.3. Metode Dokumentasi
Dokumentasi berasal dari kata “dokumen” yang berarti
barang-barang tertulis. Sehingga metode Dokumentasi merupakan suatu teknik
pengambilan data yang diperoleh dengan meneliti semua arsip-arsip
tercetak yang memuat segala informasi tentang suatu objek yang
diperlukan seperti buku-buku, majalah, dokumen, peraturan-peraturan
(Arikunto, 2002:135). Berkaitan dengan metode ini, penulis
memanfaatkan arsip-arsip Amikom Resource Center yang berisi tentang
peraturan, petunjuk mengenai software yang dipergunakan.
commit to user
6
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. Pengertian Sistem Otomasi Perpustakaan
2.1.1. Pengertian Perpustakaan
Banyak ahli dalam ilmu kepustakawanan yang memberikan
pengertian perpustakaan. Tetapi semua pengertian tersebut pada intinya
menjelaskan bahwa perpustakaan merupakan suatu tempat yang
menyimpan, mengolah dan menyebarkan informasi kepada penggunya.
Dari banyak pengertian yang telah ada, penulis mengambil beberapa
pengertian, salah satunya menurut Lasa HS (2009:262) bahwa,
“Perpustakaan merupakan sistem informasi yang dalam
prosesnya terdapat aktifitas pengumpulan, pengolahan, pengawetan,
pelestarian, dan penyajian. Bahan informasi ini antara lain meliputi
bahan cetak (buku, jurnal, buletin, koran, dan lainnya), maupun bahan
lain yang merupakan produk intelektual maupun artistik manusia.”
Menurut Sulistyo Basuki (2009:1.6) menyebutkan perpustakaan
merupakan sebuah ruangan, bagian dari gedung ataupun tersendiri yang
digunakan untuk menyimpan buku atau terbitan lainnya. Bahan-bahan
pustaka tersebut disimpan dengan menggunakan suatu sistem tertentu
yang telah disusun secara sistematis untuk kepentingan pengguna
perpustakaan bukan untuk dijual dengan tujuan mencari keuntungan.
Sedangkan sesuai dengan undang-undang No.23 tahun 2007,
perpustakaan adalah institusi pengelola koleksi karya tulis, karya cetak,
commit to user
7
dan/atau karya rekam secara profesional dengan sistem yang baku guna
memenuhi kebutuhan pendidikan, pelestarian, penelitian, informasi, dan
rekreasi.
2.1.2. Pengertian Otomasi Perpustakaan
Istilah otomasi perpustakaan juga dikenal dengan istilah
teknologi informasi. Berkat kemajuan teknologi komputer dan
telekomunikasi, istilah ini sudah mulai populer sekitar awal dasawarsa
60-an. Ada banyak definisi atau pengertian yang telah dikemukakan
oleh para ahli ilmu kepustakawan, salah satunya menurut Lasa HS
(2009:223) dalam bukunya Kamus Kepustakawanan Indonesia
menyebutkan bahwa pengertian otomasi perpustakaan merupakan
proses atau hasil penciptaan mesin swatindak dan swakendali tanpa
campur tangan manusia dalam proses mesin tersebut. Tetapi penerapan
otomasi ini lebih tepat disebut sebagai teknologi informasi yang berarti
pengumpulan, penyimpanan, pengolahan, penyebaran, dan penggunaan
informasi.
Sedangkan seperti yang dikutip oleh Lasa HS dari John Feather
dan Pail sterges (2003:310) dalam bukunya International Encyclopedia
of Information and Library Science menyatakan bahwa penerapan
otomasi perpustakaan sebenarnya lebih tepat apabila disebut dengan
teknologi informasi. Yakni teknologi elektronik yang digunakan untuk
pengumpulan, penyimpanan, pengolahan, dan pemanfaatan informasi.
commit to user
8
2.2. Tujuan Sistem Otomasi Perpustakaan
Ada beberapa tujuan yang ingin dicapai dengan penerapan sistem
informasi atau sistem otomasi pada perpustakaan. Tujuan pokoknya adalah
untuk membantu segala pekerjaan pokok yang ada di perpustakaan antara lain
bidang pelayanan pengguna (meliputi peminjaman, pengembalian, proses temu
balik koleksi) dan proses pengolahan koleksi (pengkatalogan, klasifikasi,
penyimpanan data koleksi, keamanan koleksi, statistik dan pelaporan). Dalam
teori telah disebutkan beberapa tujuan penerapan sistem informasi, salah
satunya yang ditulis oleh Lasa HS (2009:245) pada bukunya Kamus
Kepustakawanan Indonesia yaitu :
a. Meningkatkan kualitas layanan
b. Memenuhi kebutuhan yang tidak dapat dilakukan secara manual
c. Meningkatkan efektifitas dan efisiensi pekerjaan
d. Meningkatkan kinerja petugas perpustakaan
e. Meningkatkan daya saing perpustakaan dengan perpustakaan lain
2.3. Manfaat Sistem Otomasi Perpustakaan
Penggunaan teknologi informasi untuk sistem otomasi perpustakaan
memiliki beberapa manfaat bagi perpustakaan yang menerapkannya. Hal ini
tentu saja berkaitan dengan kemudahan yang diberikan oleh sistem ini. Salah
satu teori yang dikemukakan oleh Wahyu Supriyanto dan Ahmad Muhsin
(2008:37), menyebutkan beberapa manfaat sistem otomasi perpustakaan
sebagai berikut:
a. Mengefisiensikan dan mempemudah pekerjaan dalam perpustakaan
b. Memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna perpustakaan
commit to user
9
c. Meningkatkan citra perpustakaan
d. Pengembangan infrastruktur nasional, regional, dan global
2.4. Komponen Sistem Otomasi Perpustakaan
Sebuah perpustakaan harus melakukan persiapan yang disusun secara
matang agar dapat menerapkan sistem otomasi, terdapat persyaratan yang harus
dipenuhi. Persyaratan tersebut mencakup beberapa aspek antara lain biaya,
perangkat yang diperlukan, sumberdaya manusia maupun software yang akan
digunakan. Dalam sistem otomasi terdapat beberapa komponen yang berperan
sebagai kesatuan yang saling mendukung dan saling melengkapi. Menurut
Wahyu Supriyanto dan Ahmad Muhsin (2008:38), komponen-komponen
tersebut antara lain:
2.4.1. Pengguna (users)
Pengguna merupakan unsur utama dalam sebuah sistem otomasi
perpustakaan. Dalam pembangunan sistem otomasi perpustakaan
hendaknya selalu dikembangkan melalui konsultasi dengan
pengguna-penggunanya yang meliputi pustakawan, staf yang nantinya sebagai
operator atau teknisi, serta para anggota atau pengguna perpustakaan.
Otomasi perpustakaan baru bisa dikatakan baik apabila memenuhi
kebutuhan pengguna, baik staf maupun anggota perpustakaan. Tujuan
dari sistem otomasi perpustakaan adalah untuk memberikan manfaat
kepada pengguna.
commit to user
10
2.4.2. Perangkat keras (hardware)
Perangkat keras merupakan sebuah mesin yang dapat menerima
dan mengolah data menjadi infomasi secara tepat dan cepat serta
diperlukan program untuk menjalankannya. Fungsi perangkat keras
untuk mengumpulkan data dan mengonversinya ke dalam suatu bentuk
yang dapat diproses oleh komputer. Perangkat keras otomasi
perpustakaan antara lain komputer, scanner, kamera digital, CD
(Compact Disk) Writer.
2.4.3. Perangkat Lunak (software)
Perangkat lunak merupakan istilah yang digunakan untuk
menggambarkan instruksi-instruksi yang memberitahu perangkat keras
untuk melakukan suatu tugas sesuai dengan perintah. Tanpa perangkat
lunak, perangkat keras tidak akan dapat bekerja. Tujuan dari sistem
komputer adalah untuk mengonversi data menjadi informasi. Data dapat
digambarkan sebagai bahan baku yang berupa fakta atau angka, baik
dalam bentuk kertas, elektronik yang akan diolah oleh komputer
menjadi informasi. perangkat lunak juga sering diartikan sebagai metode
atau prosedur untuk mengoperasikan komputer agar sesuai dengan
permintaan pemakai baik multi-tasking ataupun multi-users. Perangkat
lunak untuk otomasi perpustakaan seperti CDS/ISIS dari UNESCO yang
dapat diperoleh gratis melalui internet.
commit to user
11
Perangkat lunak yang akan digunakan harus diperhatikan,
setidaknya melihat dari fitur-fitur yang diberikan oleh perangkat lunak
tersebut. Wahyu Supriyanto dan Ahmad Muhsin (2008:103)
memberikan contoh fitur-fitur dasar yang sebaiknya dimiliki oleh suatu
software otomasi yaitu:
2.4.3.1.Otentikasi Sistem
Pada fitur ini sistem akan melakukan pengecekan
username dan password yang dimasukkan adalah sesuai dengan
database. Kemudian juga mengatur tampilan berdasarkan
privilege pemilik account, sebagai pengguna atau admin dari
sistem.
2.4.3.2.Menu Utama
Fitur ini menampilkan berbagai menu pengadaan,
pengolahan, penelusuran, anggita dan sirkulasi, katalog
peraturan, dan administrasi dan security. Menu ini diatur untuk
menampilkan menu sesuai dengan hak akses pengguna
(privilege), misal hanya mengaktifkan menu penelusuran untuk
pengguna umum, dan untuk mengaktifkan fitur sirkulasi untuk
petugas perpustakaan.
2.4.3.3.Administrasi, Security, dan Pembatasan Akses
Fitur ini mengakomodasi fungsi untuk menangani
pembatasan dan wewenang pengguna, mengelompokkan
commit to user
12
pengguna, dan memberikan id (tanda pengenal) pengguna, serta
password untuk mengelola dan mengembangkan serta mengatur
sendiri akses menu yang diinginkan.
2.4.3.4.Pengadaan Bahan Pustaka
Fitur ini mengakomodasi fungsi untuk pencatatan
permintaan, pemesanan, dan pembayaran bahan pustaka, serta
penerimaan dan laporan (reporting) proses pengadaan.
2.4.3.5.Pengolahan Bahan Pustaka
Fitur ini mengakomodasi proses pemasukan data buku
atau majalah ke database, penelusuran status buku yang
diproses, pemasukkan cover buku atau nomor barcode,
pencetakan kartu katalog, label barcode, dan nomor punggung
buku (call number).
2.4.3.6.Penelusuran Bahan Pustaka
Penelusuran atau temu balik bahan pustaka yang telah
disimpan
merupakan
hal
yang
penting
dalam
dunia
perpustakaan. Fitur ini harus mengakomodasi penelusuran
melalui pengarang, judul, penerbit, subjek, tahun terbit, dan
sebagainya.
2.4.3.7.Manajemen anggota dan sirkulasi
Kegiatan tersebut merupakan jantungnya sistem otomasi
perpustakaan karena di sinilah banyak kegiatan manual yang
commit to user
13
digantikan oleh komputer dengan sistem otomasi. Kegiatan
tersebut meliputi pemasukan dan pencarian data anggota
perpustakaan, pencatatan peminjaman da pengembalian buku
(dengan
teknologi
barcoding),
penghitungan
denda
keterlambatan pengembalian buku, pemesana peminjaman buku.
2.4.3.8.Pelaporan (reporting)
Sistem ini memudahkan pengelola perpustakaan untuk
bekerja lebih cepat, laporan dan rekap dibuat secara otomatis
sesuai dengan parameter yang telah diatur serta membantu dalam
proses analisa aktivitas perpustakaan. Misalnya, petugas tidak
perlu lagi membuka transaksi secara manual untuk melihat
transaksi peminjaman koleksi dalam satu kategori, atau
mengecek aktivitas seorang pengguna perpustakaan dalam satu
tahun.
2.4.4. Jaringan (network)
Otomasi perpustakaan harus mampu memenuhi kebutuhan akan
pemanfaatan sumber daya bersama melalui teknologi informasi. Hal
yang harus diperhatikan dalam membangun jaringan komputer adalah
sebagai berikut:
commit to user
14
2.4.4.2.Lokasi dari hardware : komputer, kabel, panel distribusi, dan
sejenisnya
2.4.4.3.Protocol komunikasi yang digunakan
2.4.4.4.Menentukan staf yang bertanggung jawab dalan pembangunan
jaringan
2.4.5. Data
Data merupakan bahan baku informasi, dapat didefinisikan sebagai
kelompok teratur simbol-simbol yang mewakili kuantitas, fakta,
tindakan, benda, dan sebagainya. Data terbentuk dari karakter, dapat
berupa alphabet, angka, maupun symbol khusus seperti *, $ dan /. Data
disusun mulai dari bits, bytes, fields, records, file, dan database.
2.5. Perlengkapan Pendukung
Setelah seluruh perlengkapan pokok telah terpenuhi, masih ada beberapa
peralatan pendukung yang harus dipenuhi oleh perpustakaan sehingga
pelaksanaan sistem otomasi dapat dilakukan secara optimal. Menurut Wahyu
Supriyanto dan Ahmad Muhsin (2008:62), berikut ini beberapa peralatan
pendukung yaitu:
2.5.1. Scanner
Scanner adalah suatu alat elektronik yang fungsinya hampir irip
dengan mesin fotokopi. Mesin fotokopi hasilmya dapat langsung dilihat
commit to user
15
pada kertas, sedangkan scanner hasilnya ditampilkan pada layar monitor
komputer dahulu, kemudian baru dapat diubah dan dimodifikasi
sehingga tampilan dan hasilnya menjadi bagus, yang kemudian dapat
disimpan sebagai file text, dokumen dan gambar.
Bentuk dan ukuran scanner bermacam-macam. Ada yang
seukuran kertas folio, bahkan yang terbaru berbentuk pena yang baru
diluncurkan oleh perusahaan WizCom technologies Inc. Scanner
berukuran pena yang bernama Quicklink tersebut bisa menyimpan
hingga seribu (1000) halaman teks cetak dan kemudian mentransfernya
ke sebuah komputer pribadi (PC). Data yang diambil dengan scanner
itu, bisa dimasukkan secara langsung ke semua aplikasi komputer yang
mengenali teks ASCII. Perbedaa tiap scanner dari berbagai merk
terletak pada pemakaian teknologi dan resolusinya. Pemakaian
teknologi misalnya penggunaan tombol-tombol digital dan teknik
pencahayaan.
Kebanyakan scanner dijalankan pada 1 bit (binary digit atau
angka biner), 8-bit (256 warna), dan 24 bit (lebih dari 16 juta warna).
Sehingga bila perpustakaan membutuhkan hasil yang sangat baik,
dianjurkan menggunakan scanner dengan bit yang besar agar resolusi
warna lebih banyak dan bagus.
commit to user
16
2.5.2. CD-ROM (Compact Disk Read-Only Memory)
Pada tahun 1983, sistem penyimpanan data optical mulai
diperkenalkan dengan diluncurkannya Digital Audio Compact Disk.
Sejak saat itu, mulai berkembangnya teknologi penyimpanan. CD-ROM
terbuat dari resin (polycarbonate) dan dilapisi permukaan yang sangat
reflektif seperti alumunium.
Informasi direkam secara digital sebagai lubang-lubang
mikroskopis pada permukaan yang reflektif. Proses ini dilakukan
dengan menggunakan laser yang berintensitas tinggi. Permukaan yang
berlubang ini kemudian dilapisi oleh lapisan bening. Informasi dibaca
dengan menggunakan laser berintensitas rendah yang menyinari lapisan
bening tersebut sementara motor memutar disk. Intensitas laser tersebut
berubah
setelah
mengenai
lubang-lubang
tersebut,
kemudian
terefleksikan dan dideteksi oleh foto sensor yang kemudian dikonversi
menjadi data digital. Penulisan data pada CD-ROM hanya dapat
dilakukan sekali saja. Tetapi, optical disk ini memiliki keunggulan yaitu
bentuknya yang kecil dan tipis memudahkannya untuk dibawa-bawa.
2.6. Cakupan atau Layanan yang Diberikan oleh Sistem Otomasi
Ada beberapa layanan atau cakupan yang dapat dijalankan dengan
sistem otomasi. Layanan ini tentu saja dikerjakan secara otomatis, sehingga
commit to user
17
menjadi lebih cepat. Wahyu Supriyanto dan Ahmad Muhsin (2008:38)
menyebutkan jenis layanan yang dijalankan oleh sistem otomasi yang meliputi:
a. Usulan koleksi
b. Inventarisasi
c. Katalogisasi
d. Sirkulasi, reserve, inter-library loan
e. Pengelolaan penerbitan berkala
f.
Pengelolaan anggota
commit to user
18BAB III
GAMBARAN UMUM AMIKOM RESOURCE CENTER
STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
3.1. Sejarah Singkat Perpustakaan
Sejarah berdirinya perpustakaan yang telah berganti nama menjadi
Amikom Resource Center (ARC) ini, tentu saja tidak terlepas dari sejarah
institusi induknya. STMIK AMIKOM Yogyakarta merupakan lembaga
pendidikan tinggi swasta bidang informatika yang berdiri sejak tahun 1992.
Untuk pertama kalinya yayasan ini berkantor pusat di Jalan Wolter Monginsidi
Nomor 8 Yogyakarta. Nama pendirinya adalah Mohammad Suyanto dan Pundi
E. Chandra. Notaris pembuat Akte Pendirian adalah Daliso Rudianto, SH.
Nomor: 76 tanggal 29 Desember 1992. Susunan pengurus yayasan
(sebelumnya):
Ketua
: Purdi E. Chandra
Sekretaris
: Yasri Sulaiman
Bendahara
: Kalis Purwanto
Anggota
: Audith M. Turmudhi
Pada tahun pertama jumlah mahasiswa yang diterima sejumlah 44 orang
pada jurusan manajemen informatika. Setahun kemudian STMIK Amikom
mendapatkan status terdaftar berdasarkan Surat Keputusan Menteri Pendidikan
commit to user
19dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 084/D/O/1994 tanggal 11 Oktober
1994.
Dalam perkembangannya saat ini STMIK Amikom Yogyakarta
mengelola empat Jurusan dengan empat Program Studi dan beberapa
konsentrasi peminatan studi di masing-masing program studi. Saat ini, jumlah
mahasiswa aktif mencapai lebih dari 3000 mahasiswa. Sebagai lembaga tinggi
yang memusatkan diri di bidang informatika, perkembangan ilmu pengetahuan
di bidang ini sangat pesat maka usaha untuk menyerap kemajuan secara cepat
dan bertahap menjadi sangat penting. Oleh karena itu, keberadaan perpustakaan
sebagai lembaga yang berkompeten di bidang pengelolaan ilmu pengetahuan
menjadi mutlak diperlukan.
Sebelum menetap di Kampus Terpadu STMIK Amikom. Sekolah tinggi
ini sempat berpindah-pindah tempat karena saat itu masih mengontrak, Kampus
I di Jalan Wolter Monginsidi dan Kampus II terletak di Jalan Kaliurang
Yogyakarta. Kemudian sejak tahun akademik 1998/1999, STMIK Amikom
membangun dan menetap di kampus terpadu yang terletak di Ring Road Utara,
Condong Catur, Depok, Sleman.
3.2. Visi dan Misi
Amikom Resource Center merupakan salah satu unit pendukung
lembaga induknya, sehingga visi dan misinya sejalan dengan lembaga
commit to user
20induknya. Visi STMIK Amikom Yogyakarta adalah menjadi perguruan tinggi
kelas dunia yang unggul dalam bidang teknologi informasi dan komunikasi
yang berbasis entrepreneurship. Untuk mendukung misi STMIK Amikom
Yogyakarta yaitu :
3.2.1. Menyelenggarakan pendidikan tinggi kelas dunia dibidang teknologi
informasi dan komunikasi berbasis entrepreneurship
3.2.2. Melaksanakan penelitian dalam bidang teknologi informasi dan
komunikasi kualitas dunia yang dapat berperan meningkatkan daya
saing nasional
3.2.3. Menyelenggarakan layanan pengabdian kepada masyarakat secara
professional dalam rangka ikut memecahkan persoalan dunia dan
nasional, terutama dalam bidang teknologi informasi dan komunikasi
3.2.4. Menyelenggarakan
pendidikan
berstandar
internasional
melalui
kemitraan dan jejaring nasional maupun internasional
3.3. Struktur Organisasi
Sebelumnya Amikom Resource Center dan labolatorium berada di
bawah Unit Pelaksana Teknis (UPT), tetapi setelah berpindah di gedung V,
Amikom Resource Center mengalami perubahan struktur organisasi. Berikut
susunan struktur organisasi Amikom Resource Center yang baru yaitu:
commit to user
21Bagan 3.1 Struktur Organisasi Amikom Resource Center
Sumber: data Amikom Resource Center tahun 2011
Sekarang ini kedudukan Amikom Resource Center tidak lagi di bawah
Unit Pelaksana Teknis (UPT), tetapi merupakan unit yang berdiri sendiri dan
langsung berada di bawah Pembantu Ketua II. Pengelolaan Amikom Resource
Center disusun struktur organisasi intern yang menggambarkan unit-unit yang
YAYASAN KETUA AMIKOM PEMBANTU KETUA II AMIKOM RESOURCE CENTER STAF
commit to user
22ada di dalam perpustakaan. Amikom Resource Center dipimpin oleh seorang
Kepala Bagian yang membawahi empat sub-bagian yang secara langsung
menangani dan mengelola perpustakaan ini yaitu :
3.3.1. Agung Pambudi, ST. sebagai kepala bagian Amikom Resource Center
yang bertanggung jawab atas manajemen Amikom Resource Center
3.3.2. Fitri Ismuharyanti, A.Md. sebagai pustakawan yang mengelola bahan
pustaka yang baru serta bertanggung jawab atas kebutuhan yang akan
digunakan untuk perawatan Amikom Resource Center
3.3.3. Slamet, S.H. sebagai staf perpustakaan yang khusus bertanggung jawab
tentang pengolahan skripsi yang di-upload pada web Amikom Resource
Center
3.3.4. Mardalina sebagai staf perpustakaan yang bertugas pada bagian
pengolahan koleksi baru dan usulan untuk pengadaan koleksi pustaka
3.3.5. Subardiono sebagai staf perpustakaan yang bertanggung jawab pada
bagian sirkulasi dan dibantu oleh dua staf dari student staff
3.3.6. Sofyantoro Guntur Kusumo sebagai student staff yang bertugas
membantu pekerjaan pada bagian sirkulasi
3.3.7. Agus Faiturrahman sebagai student staff yang bertugas membantu
pekerjaan pada bagian sirkulasi
3.3.8. Unit Innovation Center (IC) yang secara khusus menangani perawatan
(maintenance) dan pengembangan software SMART LIBRARY versi
commit to user
231.0 (Build 96) dan jaringan komputer yang ada di Amikom Resource
Center
3.4. Sumber Daya Manusia
Kualitas suatu lembaga dipengaruhi oleh beberapa unsur, salah satunya
unsur sumber daya manusia atau pegawai yang kompeten. Saat ini Amikom
Resource Center dikelola oleh satu orang kepala bagian dan empat orang staf
yang semuanya berstatus karyawan tetap pada STMIK Amikom Yogyakarta.
Dalam pengelolaan perpustakaan, tidak ada pembagian tugas teknis secara
khusus kepada masing-masing staf. Hampir seluruh staf telah dibekali dengan
kemampuan administrasi, pengolahan koleksi, selving, pemeliharaan dan
pelayanan sirkulasi. Adapun latar belakang pendidikan masing-masing staf
adalah sebagai berikut:
Tabel 3.1 Staf Amikom Resource Center
No
Pendidikan
Jabatan
Status
Jumlah
1
Strata 1 Komputer
Kepala
Karyawan
Tetap
1 orang
2
Strata 1 Ekonomi dan
Diklat Kepustakaan
Staf
Karyawan
Tetap
1 orang
3
Diploma 3
Perpustakaan
Pustakawan
Karyawan
Tetap
1 orang
4
Diploma 3 Ekonomi
dan Diklat
Kepustakaan
Staf
Karyawan
Tetap
1 orang
commit to user
245
SLTA dan Diklat
Kepustakaan
Staf
Karyawan
Tetap
1 orang
Sumber: data Amikom Resource Center tahun 2011
Dari tabel di atas dapat dilihat bahwa staf yang memiliki latar belakang
pendidikan bidang perpustakaan hanya satu orang. Untuk ukuran perpustakaan
perguruan tinggi, jumlah ini dinilai masih belum memenuhi aturan sesuai
dengan teori kepustakawanan yang ada. Walaupun seperti ini kenyataannya
semua pekerjaan yang ada di perpustakaan dapat ditangani dengan baik. Hal ini
dipengaruhi dengan pengalaman yang dimiliki oleh staf lainnya yang telah
bertahun-tahun mengelola perpustakaan. Sehingga semua staf mampu
melakukan pekerjaannya dengan baik, tidak memberikan beban bagi staf lain.
Selain itu koleksi perpustakaan yang memang disesuaikan dengan visi dan misi
lembaga induknya mempengaruhi koleksi yang dimiliki. Sebagian besar
koleksi perpustakaan mengacu pada ilmu pengetahuan yang berhubungan
dengan dunia komputer, software , teknologi, dan perkembangan dunia maya.
Hal ini tentu saja menuntut agar para staf yang mengelola perpustakaan
mengerti tentang ilmu pengetahuan tersebut. Keberadaan staf yang telah
berpengalaman (by experience) tersebut tentu saja telah memahami koleksi
yang ada.
commit to user
25Selain itu, Amikom Resource Center juga membuka lowongan bagi para
mahasiswanya yang ingin lebih mengenal dan mempunyai pengalaman kerja di
perpustakaan yaitu melalui jalur student staff.
3.5. Keanggotaan
Seluruh mahasiswa STMIK Amikom secara otomatis menjadi anggota
perpustakaan tanpa harus mendaftar menjadi anggota perpustakaan. Begitu juga
dengan dosen dan karyawan STMIK Amikom, secara otomatis dapat menjadi
anggota perpustakaan, sebab data keanggotaan langsung terhubung dengan
jaringan database mahasiswa dan karyawan. Setiap mahasiswa mempunyai
sebuah kartu mahasiswa yang dapat digunakan sebagai kartu absensi dan
sebagai pengganti kartu anggota perpustakaan, sedangkan untuk dosen ataupun
karyawan langsung menggunakan identitas nama sebagai pengganti kartu
anggotanya.
3.6. Koleksi
Amikom Resource Center memiliki beberapa jenis koleksi yaitu koleksi
buku (tercetak), CD (non-cetak), dan koleksi digital berupa skripsi dan tugas
akhir mahasiswa. Koleksi buku yang dimiliki secara umum dibagi menjadi dua
golongan. Yang pertama buku-buku yang digunakan untuk mendukung
perkuliahan sehari-hari, berupa buku diktat kuliah dan buku acuan untuk
commit to user
26mahasiswa. Yang kedua berupa buku-buku referensi yang sebagian besar
berbahasa inggris yang digunakan dengan tujuan pengembangan ilmu
pengetahuan dan teknologi. Pengelolaan koleksi digital berupa skripsi dan tugas
akhir mahasiswa dilakukan secara terpusat oleh salah satu bagian khusus. Pada
bagian ini secara khusus bertugas untuk meng-upload soft-file skripsi dan tugas
akhir mahasiswa yang telah memenuhi syarat format CD yang dikumpulkan ke
bagian perpustakaan sebelum mahasiswa tersebut menjalani wisuda. Selain itu
untuk mempersingkat waktu dan tenaga pegawai, setiap mahasiswa memang
diwajibkan untuk memenuhi persyaratan format skripsi dan CD yang telah
dibuat seragam, sehingga dalam proses upload dapat dilakukan dengan lebih
efisien. Berikut ini peraturan yang harus dipenuhi oleh mahasiswa yang akan
menyerahkan CD skripsi atau tugas akhir ke Amikom Resource Center yaitu :
a. Latar belakang dengan menggunakan kertas warna putih
b. Font menggunakan Arial Narrow
c. Tulisan dibuat dengan warna hitam
d. Serahkan ke perpustakaan bersama dengan tempat CD berbentuk bujur
sangkar (tipis dan transparan, jangan menggunakan yang berbentuk
aneh-aneh, atau bulat, apalagi hanya menggunakan kantong plastik)
Sedangkan untuk isi CD yang akan diserahkan harus memenuhi format
yang dibuat secara seragam yaitu :
commit to user
27b. PDF file naskah Publikasi (diberi nama file : Publikasi_NIM.pdf)
c. File doc naskah skripsi (diberi nama file : Skripsi_NIM.doc)
d. Source code (dalam satu folder diberi nama folder : Souce Code)
biodata (CV) file.doc, (diberi nama : Biodata_NIM.doc)
e. File foto (JPG) (diberi nama file : Foto_NIM.doc)
Catatan: file foto background biru, berdasi (bagi yang tidak menggunakan
jilbab), tidak boleh lebih besar dari ukuran 1 Mb), resolusi maksimal
640x320 pixel.
Koleksi yang ada dijaga kemutakhirannya sebagai salah satu usaha
untuk menyerap kemajuan pada bidang informatika yang berkembang pesat.
Hal ini dilakukan secara periodik mendatangkan buku-buku dari penerbit dalam
negeri dan penerbit internasional untuk melengkapi koleksi perpustakaan.
Selain koleksi buku dan CD, Amikom Resource Center juga menyediakan
koleksi tugas akhir dan skripsi mahasiswa, majalah, surat kabar, jurnal dalam
negeri dan luar negeri, dan fasilitas komputer yang secara bebas dapat
digunakan oleh mahasiswa untuk proses belajar yang telah disambungkan
dengan jaringan internet. Berikut ini data jumlah koleksi yang dimiliki oleh
perpustakaan hingga tahun 2011 yaitu :
commit to user
28Tabel 3.2 Koleksi Amikom Resource Center
No
Jenis Koleksi
Jumlah
Judul
Eksemplar
1
Buku
7.579
42.613
2
Jurnal Nasional
6
41
3
Jurnal International
28
242
4
Prosiding
7
14
5
Tesis
16
16
6
Skripsi
2218
2218
7
TA
372
372
8
CD Buku & Master Program
679
1993
9
CD TA
372
372
10
CD Skripsi
2218
2218
11
E-Book
74
180
Sumber: data Amikom Resource Center tahun 2011
3.7. Sumber Dana
Amikom
Resource
Center
selalu
menjaga
ketersediaan
dan
kemutakhirannya, oleh karena itu setiap tahun didatangkan buku-buku dari
penerbit dalam negeri dan penerbit internasional untuk melengkapi koleksi
perpustakaan. Untuk mendukung misi tersebut setiap tahun anggaran yang
commit to user
29dialokasikan untuk pengadaan buku cukup besar karena buku merupakan
sumber pengetahuan yang menjadi sumber utama bagi pengembangan ilmu
pengetahuan dan teknologi. Dana ini berasal dari anggaran belanja lembaga,
setiap tahunnya dialokasikan untuk pengembangan perpustakaan. Anggaran
perpustakaan ini setiap tahunnya dibelanjakan sebanyak dua kali atau satu kali
dalam satu semester. Tahun 2006, alokasi dana untuk perpustakaan sebanyak
3.3% dari total anggaran atau sekitar Rp 225.000.000,00. Rata-rata dana yang
diterima oleh perpustakaan tidak kurang dari Rp 150.000.000,00.
3.8. Gedung Perpustakaan
Amikom Resource Center saat ini berlokasi di gedung unit V STMIK
Amikom. Ruangannya terdiri dari satu lantai dengan luas ruangan yaitu 700 m².
Semua kegiatan perpustakaan dilaksanakan di dalam gedung perpustakaan yang
dirancang secara efisien dan serbaguna sehingga dapat dimanfaatkan secara
maksimal. Dengan perancangan seperti itu ruang perpustakaan menjadi
multifungsi, mulai dari ruang koleksi, ruang skripsi, ruang baca, fasilitas loker
dan internet dapat disusun secara rapi dalam satu ruangan saja. Fasilitas
perpustakaan meliputi 2 hal, yaitu perabotan dan peralatan perpustakaan.
Perabotan yang dimiliki perpustakaan STMIK Amikom terdiri atas:
commit to user
30Tabel 3.3 Perabotan Amikom Resource Center
No
Nama Perabot
Jumlah
Kondisi
1
Meja-kursi kerja
2 buah
baik
2
Meja- kursi kerja dan layanan
3 buah
baik
3
Almari Arsip
3 buah
baik
4
Almari rak untuk koleksi CD
3 buah
baik
5
Rak buku 1 (satu ) sisi
38 buah
baik
6
Rak buku 2 (dua ) sisi
9 buah
baik
7
Almari loker
5 buah
baik
8
Anjungan komputer OPAC
5 buah
baik
9
Meja-kursi komputer OPAC
1 buah
baik
10
Rak display koleksi
periodikal dan makalah
2 buah
baik
11
Meja baca pengunjung (besar)
19 buah
baik
12
Meja-kursi komputer
pengunjung
7 buah
baik
13
Kursi baca
165 buah
baik
14
Kereta buku (troli)
5 buah
baik
Sumber: data Amikom Resource Center tahun 2011
Sedangkan peralatan yang dimiliki perpustakaan STMIK Amikom
adalah sebagai berikut:
commit to user
31Tabel 3.4 Peralatan Amikom Resource Center
No
Nama Peralatan
Jumlah
Kondisi
1
Komputer untuk kerja dan
layanan
7 buah
baik
2
Komputer OPAC
4 buah
baik
3
Komputer server
1 buah
baik
4
Komputer pengunjung
10 buah
baik
5
Printer
2 buah
baik
6
Air Conditioner
6 buah
baik
7
Kamera pengamanan (online)
4 buah
baik
8
Barcode reader
3 buah
baik
9
Radio compo dan CD player
2 buah
baik
10
Telepon
1 buah
baik
11
Dispenser
1 buah
baik
Sumber: data Amikom Resource Center tahun 2011
Penataan ruang yang disusun secara matang menjadikan fungsi
masing-masing perabot dan peralatan dapat dimanfaatkan secara optimal tanpa
meninggalkan kenyamanan dalam penggunaan serta tidak mengurangi nilai
estetika ruangan. Selain itu, desain ruangan sengaja menggunakan warna-warna
yang ceria. Hal ini bertujuan agar pengunjung merasa betah dan nyaman saat
commit to user
32menggunakan layanan perpustakaan, penggunaan warna yang ceria ini
memberikan nuansa yang tidak membosankan pada ruangan perpustakaan.
3.9. Sistem Layanan Amikom Resource Center
Sebelum membahas tentang pelayanan Amikom Resource Center, ada
beberapa hal yang perlu penulis sampaikan seperti:
3.9.1. Sistem pelayanan
Sebagian besar pelayanan di Amikom Resource Center saat ini
menggunakan sistem layanan terbuka (open acces) dengan seluruh
proses yang telah terotomasi. Dengan sistem ini semua koleksi tercetak
yang dimiliki perpustakaan dapat diakses secara langsung oleh
mahasiswa, baik koleksi majalah, buku, koran, prosiding, skripsi, tugas
akhir. Untuk koleksi non tercetak seperti CD buku, menggunakan sistem
tertutup (close acces) sehingga untuk meminjam atau melihat koleksi
tersebut harus melalui perantara petugas. Semua pelayanan ini terpusat
pada satu tempat, tidak ada pembagian tempat untuk peminjaman, dan
pengembalian. Semua petugas dapat berperan ganda baik di bagian
peminjaman, pengembalian dan loker. Alasan pemakaian sistem ini
berkaitan dengan jumlah sumber daya manusia yang terbatas.
commit to user
333.9.2. Administrasi Pelayanan
Sebelum membahas tentang pelayanan yang diberikan oleh
Amikom Resource Center ini. Ada beberapa hal yang perlu diketahui
seperti kebijakan pemakai dan aturan atau prosedur yang harus dipatuhi
saat melakukan transaksi di Amikom Resource Center, berikut rincian
kebijakan yang perlu diperhatikan yaitu :
1. Pemakai Fasilitas Amikom Resource Center
Yang berhak menggunakan fasilitas perpustakaan STMIK
Amikom adalah seluruh civitas academika STMIK Amikom.
Sedangkan untuk pengunjung yang berasal dari luar civitas
academika STMIK Amikom tetap diberi kebebasan berkunjung dan
mengakses koleksi perpustakaan tanpa harus mengurus biaya
administrasi apapun, tetapi pelayanan yang diberikan hanya sebatas
fasilitas loker, membaca dan mengkopi koleksi yang mereka
butuhkan sedangkan untuk meminjam koleksi belum dizinkan.
2. Jam Pelayanan
Dalam satu minggu pelayanan dilakukan dari pagi hari hingga
sore hari dengan pembagian shift pegawai yang telah disepakati,
berikut ini jadwal pelayanan Amikom Resource Center yaitu :
a.
Senin-Kamis : 07.00 s.d 16.00 WIB
commit to user
34c.
Sabtu
: 07.00 s.d 14.00 WIB
Jam pelayanan tersebut berlangsung penuh, dengan kata lain
tidak ada jam istirahat. Hal ini dimaksudkan untuk tetap
memberikan kenyamanan bagi para pengguna yang harus
menunggu senggang waktu pelayanan karena adanya jam istirahat.
Untuk aktivitas makan siang ataupun ibadah tetap diberikan waktu
bagi para staf Amikom Resource Center ini yang dapat dilakukan
secara bergiliran. Adanya sistem pelayanan yang terpusat pada satu
tempat ini sangat cocok dengan kondisi dan jumlah staf
perpustakaan yang terbatas. Selain rasa solidaritas dan tanggung
jawab yang tinggi menjadi salah satu hal yang diterapkan pada
sistem kerja di Amikom Resource Center.
3. Peraturan atau Tata Tertib Pengguna
Semua pengguna yang akan memasuki gedung Amikom
Resource Center diwajibkan mematuhi peraturan yang ditetapkan
yaitu :
a. Berpakaian sopan dan rapi
b. Tidak berkaos oblong, bersandal jepit dan bertopi
c. Menitipkan tas, jaket, map, dan bawaan lainnya pada tempat
penitipan
commit to user
35d. Dompet dan barang berharga tidak diletakkan pada tempat
penitipan karena kehilangan barang tersebut bukan tanggung
jawab petugas
e. Menjaga ketenangan, ketertiban, keamanan, dan kebersihan
f.
Tidak merokok, makan dan minum di dalam perpustakaan
g. Tidak membuat coretan dimeja, kursi, dinding, buku yang
dipinjam, dan seluruh koleksi yang dibaca
h. Apabila tidak berkepentingan belajar, tidak diperkenankan
berada di ruang perpustakaan
4. Sangsi
Apabila ada pengguna yang melakukan pelanggaran secara
langsung akan dikenai sangsi atau hukuman yang berlaku yaitu :
a. Merusak, merobek atau menghilangkan buku dan CD yang
dipinjam harus diganti dengan buku dan CD yang sama atau
uang sebesar dua kali lipat harga buku saat ini
b. Membawa koleksi pustaka (buku, CD, Tugas Akhir/Skripsi)
tanpa prosedur yang berlaku, maka dicabut haknya sebagai
anggota perpustakaan dan dikenai sanksi administrasi serta
akademis
commit to user
36c. Bagi para pengguna yang tidak mematuhi peraturan berpakaian
yang berlaku, tidak diperbolehkan memasuki gedung Amikom
Resource Center
5. Prosedur Peminjaman
Saat melakukan prosedur peminjaman koleksi, para pengguna
harus mematuhi alur peminjaman yang berlaku yaitu :
a. Cari buku yang akan dipinjam di rak dan atau cari koleksi CD
pada katalog CD yang tersedia
b. Koleksi yang akan dipinjam dibawa ke petugas
c. Menunjukkan KTM (Kartu Tanda Mahasiswa) STMIK
Amikom milik sendiri, apabila menggunakan KTM mahasiswa
lain harus didampingi oleh mahasiswa yang bersangkutan
d. Setelah dilakukan proses peminjaman dengan men-scan tanda
barcode buku atau CD yang akan dipinjam, buku dan CD boleh
dibawa pulang
Jumlah maksimal yang boleh dipinjam oleh mahasiswa adalah
tiga item. Apabila meminjam satu buah CD, maka mahasiswa hanya
berhak meminjam buku sebanyak dua buah. sedangkan jangka
waktu peminjaman selama satu minggu. Semua koleksi yang
dipinjam dapat diperpanjang berulang kali tanpa batas. Sedangkan
ketentuan untuk karyawan atau dosen dibuat berbeda dari
commit to user
37mahasiswa yaitu untuk jumlah koleksi yang dipinjam sebanyak
seratus buah dan jangka waktu peminjaman tidak terbatas.
6. Prosedur Pengembalian
Untuk pengembalian koleksi yang dipinjam, pengguna juga
harus mematuhi prosedur pengembalian yang ada yaitu :
a. Bawa buku dan atau CD yang dipinjam ke petugas
b. Jika pinjam lebih dari 1 koleksi maka pengembaliannya harus
bersamaan. Hal ini dimaksudkan untuk mencegah kehilangan
koleksi yang dipinjam
c. Membayar denda bila terlambat, ketentuan denda sebanyak
Rp 100,00 per hari untuk masing-masing item yang dipinjam
d. Setelah koleksi yang dikembalikan telah diproses dengan
mem-barcode buku atau CD yang dipinjam maka proses
pengembalian selesai
3.10. Jenis Layanan Amikom Resource Center
Amikom Resource Center memberikan beberapa jenis layanan kepada
penggunanya. Setiap layanan yang diberikan memiliki kebijakan yang harus
dipatuhi oleh para pengguna. Berikut ini uraian mengenai masing-masing
layanan yaitu:
commit to user
383.10.1. Peminjaman Buku
Untuk mendapatkan pelayanan ini, para pengguna harus mematuhi
peraturan yang telah ditetapkan yaitu :
a. Boleh dibawa pulang
b. Maksimal meminjam 3 buku dengan judul berbeda
c. Ciri-ciri tidak ada kode “R” pada barcode buku
d. Lama pinjam 7 hari dengan perpanjangan tidak terbatas
e. Keterlambatan pengembalian dikenai denda Rp 100,- per buku per
hari
f. Merusak, merobek atau menghilangkan buku yang dipinjam harus
diganti dengan buku yang sama atau uang sebesar dua kali lipat
harga buku saat ini
3.10.2. Pelayanan Pustaka Rujukan (Referensi)
Untuk mendapatkan pelayanan ini, para pengguna harus
mematuhi peraturan yang telah ditetapkan yaitu :
a. Tidak boleh dibawa pulang
b. Ciri-ciri koleksi referensi ini adanya kode “R” pada barcode buku
atau CD
c. Jika ingin meng-copy hubungi petugas dengan meninggalkan
KTM atau identitas lainnya
commit to user
39d. Skripsi dan tugas akhir hanya bisa dibaca ditempat dan tidak
diijinkan di copy
3.10.3. Pelayanan Compact Disk (CD)
Untuk mendapatkan pelayanan ini, para pengguna harus
mematuhi peraturan yang telah ditetapkan yaitu :
a. Boleh dibawa pulang
b. Batas pinjam maksimal 1 buah (boleh 2 buku dan 1 CD)
c. Lama pinjam 7 hari
d. Denda keterlambatan Rp 100,- per hari per CD
3.10.4. Pelayanan Majalah dan Koran
Untuk mendapatkan pelayanan ini, para pengguna harus
mematuhi peraturan yang telah ditetapkan yaitu :
a. Tidak boleh dibawa pulang
b. Boleh dicopy dengan meninggalkan KTM
c. Lama pinjam 3 jam
3.10.5. Pelayanan Penyerahan Tugas Akhir/Skripsi
Untuk mendapatkan pelayanan ini, para pengguna harus
mematuhi peraturan yang telah ditetapkan yaitu :
a. Menyerahkan
tugas
akhir/skripsi
dan
CD
softwarenya
(perorangan/kelompok) sebanyak 1 buah
commit to user
403.10.6. Pelayanan Surat Bebas Pustaka untuk Keperluan Wisuda
Untuk mendapatkan pelayanan ini, para pengguna harus
mematuhi peraturan yang telah ditetapkan yaitu :
a. Menyerahkan surat keterangan bebas pustaka dari Perpustakaan
Daerah Yogyakarta
b. Menyerahkan 1 judul buku sumbangan sesuai dengan ketentuan
dari panitia wisuda
c. Menunjukkan KTM (Kartu Tanda Mahasiswa) untuk dicek
langsung kedalam data peminjaman
3.10.7. Pelayanan Internet
Untuk mendapatkan pelayanan ini, para pengguna harus
mematuhi peraturan yang telah ditetapkan yaitu :
a. Pengguna bisa langsung menggunakan komputer yang disediakan
dan telah terhubung ke internet
b. Tidak diijinkan menggunakan komputer untuk mengakses
situs-situs yang mengandung materi pornografi dan main game
c. Menjaga dan merawat fasilitas komputer yang digunakan
3.10.8. Pelayanan Jaringan Wifi atau hotspot
Untuk mendapatkan pelayanan ini, para pengguna harus
mematuhi peraturan yang telah ditetapkan yaitu :
commit to user
41b. Fasilitas ini dapat diakses menggunakan NIM dan password yang
telah diserahkan ketika mahasiswa menerima KTM
c. Mematuhi peraturan yang telah berlaku dan dilarang mengganggu
kepentingan mahasiswa lainnya
3.10.9. Pelayanan Pengecekan Format Skripsi dan burning CD
Pelayanan ini sebenarnya bukan merupakan layanan yang secara
khusus disediakan oleh pihak Amikom Resource Center, tetapi apabila
ada mahasiswa yang kesulitan dengan format skripsi yang benar,
petugas bersedia memeriksa format skripsinya. Biasanya mahasiswa
cukup membawa naskah skripsi yang sudah dicetak (tetapi belum
dijilid) kepada petugas untuk diperiksa formatnya.
Sedangkan pelayanan burning CD ini disediakan apabila ada
mahasiswa yang masih bingung dengan format soft-file yang harus
disediakan dalam CD. Mahasiswa cukup membawa CD kosong dan
softfile naskah skripsinya kepada petugas. Tetapi mahasiswa yang
memanfaatkan jasa ini tidak banyak karena sebagian mahasiswa
memilih untuk melakukannya sendiri dengan mengikuti petunjuk
format CD yang telah disediakan oleh pihak STMIK Amikom.
commit to user
42
BAB IV
PEMBAHASAN
4.1. Alasan Amikom Resource Center Menerapkan Sistem Otomasi
Amikom Resource Center sebagai salah satu sumber informasi yang
pokok telah menerapkan sistem otomasi dalam mekanisme pelayanannya.
Penerapan ini tentunya berdasarkan pada alasan yang mempengaruhi
terwujudnya sistem otomasi ini. Dari hasil wawancara dengan para staf
Amikom Resource Center, penulis menyimpulkan beberapa alasan pokok
penerapan sistem otomasi antara lain:
4.1.1. Sebagai bagian dari sebuah sekolah tinggi yang berada di bidang
teknologi informasi, Amikom Resource Center juga harus bisa
menerapkan teknologi informasi atau sistem otomasi dalam mekanisme
pekerjaannya
4.1.2. Mengikuti kemajuan teknologi yang telah berkembang dalam berbagai
bidang termasuk bidang kepustakawanan
4.1.3. Memaksimalkan lokasi atau gedung Amikom Resource Center yang
terbatas karena dengan otomasi hampir semua pekerjaan dapat
dilakukan dalam satu tempat
4.1.4. Koleksi tercetak yang dimiliki oleh Amikom Resource Center semakin
banyak sehingga memerlukan banyak tempat
commit to user
43
4.1.5. Memberikan pelayanan yang cepat, praktis, dan berkualitas kepada
penggunanya
4.1.6. Sistem otomasi membuat pekerjaan dapat dilakukan dengan baik
walaupun Amikom Resource Center hanya memiliki 3 orang staf
Software SMART LIBRARY versi 1.0 (Build 96) memiliki beberapa
kelebihan dan kekurangan yang menjadi pelengkap pertimbangan penggunaan
software tersebut. Berikut ini beberapa kelebihan dari program ini adalah:
a. Proses instalasi software ini cukup mudah, tanpa ada pengaturan
konfigurasi yang khusus
b. Apabila ada permasalahan mengenai software ini bisa langsung diperbaiki,
tanpa harus melewati proses yang rumit karena pembuatan, perawatan, dan
penanganan permasalahan dilakukan sendiri oleh pihak Innovation Center
yang merupakan bagian dari STMIK Amikom Resource Center
c. Tidak memerlukan biaya tambahan untuk pengembangan software seperti
penambahan aplikasi atau fitur-fitur yang dibutuhkan Amikom Resource
Center
d. Software ini dibuat dengan bahasa Indonesia dan telah disesuaikan dengan
kebutuhan Amikom Resource Center. Kedua hal ini membuat software ini
lebih mudah digunakan oleh semua staf
Semua program atau software pasti memiliki kelebihan dan kekurangan,
berikut ini kekurangan yang terdapat pada Software SMART LIBRARY versi
1.0 (Build 96) yaitu:
commit to user
44
a. Software ini dirancang dan disesuaikan dengan kebutuhan Amikom
Resource Center, sehingga program ini belum tentu sesuai apabila
diterapkan pada perpustakaan lain
4.2. Fitur yang terdapat pada Software SMART LIBRARY versi 1.0 (Build 96)
Software SMART LIBRARY versi 1.0 (Build 96) merupakan program
yang dirancang, dibuat, dan dikembangkan sendiri oleh pihak Innovation
Center yang bertujuan untuk membantu menyelesaikan seluruh pekerjaan yang
ada di Amikom Resource Center. Software ini menyediakan berbagai fitur yang
digunakan untuk membantu dan mempercepat layanan yang akan diberikan.
Penentuan fitur ini disesuaikan dengan kebutuhan Amikom Resource Center
sehingga mampu dimanfaatkan secara maksimal. Fitur-fitur tersebut akan selalu
dikembangkan sesuai dengan kebutuhan yang ada. Berikut ini fitur-fitur pada
software SMART LIBRARY versi 1.0 (Build 96)antara lain :
4.2.1. Menjalankan Aplikasi
Untuk menjalankan aplikasi terdapat tiga cara yaitu :
a. Lewat start program →Smart Library→Smart Library
b. Lewat shortcut Smart Library pada desktop
commit to user
45
4.2.2. Menu Login
Untuk dapat login pada Smart Library, petugas harus memasukkan
username dan password yang telah diberikan admin, klik tombol login
untuk memulai aplikasi
Gambar 4.1 Form User Login
4.2.3. Data Almari
Fitur ini digunakan untuk memasukkan jenis almari yang
digunakan untuk penyimpanan koleksi yang disesuaikan dengan
jenisnya.Untuk menjalankan fitur ini, langkah yang dilakukan adalah :
a. Masuk ke menu Almari (Master→Almari)
b. Masukkan kode almari beserta nama almari yang ada, lalu klik OK,
maka kode dan nama Almari akan dimasukkan dala daftar
commit to user
46
c. Tombol Perbaiki untuk mengedit entry yang sudah ada, tombol
Hapus untuk menghapus entry, untuk menggunakan kedua fungsi
tersebut, entry yang sudah ada perlu diklik dulu
Gambar 4.2 Menu Almari
4.2.4. Jenis Buku
Fitur ini digunakan untuk memasukkan jenis buku menurut
golongan atau klasifikasinya. Untuk menjalankan fitur ini yaitu :
a. Masuk ke menu Jenis Buku (Master→Jenis Buku)
b. Klik tombol “Tambah” dan masukkan Kode Jenis (nomor
klasifikasi) serta Keterangan Jenis (keterangan sesuai dengan nomor
klasifikasi yang ditulis)
c. Klik OK untuk menyimpan Jenis Buku baru
d. Jika ingin memperbaiki entry yang sudah ada, pilih entry yang akan
diperbaiki, lalu klik Perbaiki. Untuk menghapus, klik Hapus
commit to user
47
Gambar 4.3 Form Entri Jenis Buku
4.2.5. Sumber Buku
Fitur ini digunakan untuk memasukkan sumber dari setiap koleksi
yang dimiliki.Setiap koleksi berasal dari sumber yang berbeda, sehingga
perlu dikelompokkan. Untuk menjalankan fitur ini adalah :
a. Masuk ke menu Sumber Buku (Master→Sumber Buku)
b. Klik tombol Tambah dan Masukkan Sumber Buku baru, lalu klik
OK untuk menyimpan
c. Untuk memperbaiki ataupun menghapus data yang sudah ada, pilih
terlebih dahulu data yang akan dihapus atau diperbaiki
commit to user
48
Gambar 4.4 Form Data Sumber
4.2.6. Buku
Fitur ini digunakan sebagai data katalog dari setiap koleksi yang
dimiliki, untuk menjalankan fitur ini langkah yang dilakukan yaitu :
a. Masuk ke menu Buku (Master→Buku) atau tekan tombol (F3)
b. Masukkan data-data yang diperlukan ke dalam form Buku
c. Untuk memilih jenis buku, klik pada dropdown list
commit to user
49
Gambar 4.5 Form Data Buku
d. Isikan Data Pengarang, Penerbit dan atau Mata Kuliah yang
bersangkutan dan pilih menu Data Pengarang, Data Mata kuliah,
Data Penerbit pada menu yang muncul
e. Jika Data Pengarang atau Data Penerbit belum terdapat dalam
database, anda bisa menambahkan dengan cara klik kanan pada
kolom pengarang atau penerbit lalu pilih menu Tambah Data
Pengarang atau Tambah data Penerbit
commit to user
50
Gambar 4.6 Form Data Pengarang
Gambar 4.7 Form Data Penerbit
f. Setelah Data Buku selesai diinputkan klik tombol Simpan, setelah
ada konfirmasi bahwa buku tersimpan, masukkan kode buku (klik
tombol Kode Buku)
commit to user
51
g. Jika nomor awal dan nomor akhir sudah sesuai, klik Buat Kode
untuk menghasilkan kode simpan buku, lalu klik tombol Simpan
h. Setelah Data tersimpan, untuk mencetak stiker Kode Buku klik
Cetak Stiker
Gambar 4.8 Form Pencetakan Stiker
i.
Klik tombol Cetak untuk mencetak semua kode terpilih atau Cetak
Tunggal untuk mencetak satu kode saja
4.2.7. Program atau Isi CD (Compact disk)
Fitur ini digunakan untuk memasukkan data jenis program yang
terdapat dalam CD dan biasanya merupakan bawaan dari koleksi yang
baru saja diterima. Untuk menjalankan fitur ini yaitu :
commit to user
52
b. Untuk menambah Data Program, klik Tambah
c. Klik OK untuk menyimpan Data Program baru
Gambar 4.9 Form Data Program
4.2.8. CD (Compact disk)
Fitur ini digunakan untuk memasukkan data CD yang dimiliki,
selain itu digunakan juga sebagai data induk yang menyimpan semua
koleksi CD yang dimiliki. Untuk menjalankan fitur ini langkah yang
dilakukan yaitu :
a. Masuk ke menu CD (Master→CD) atau gunakan tombol [Ctrl]+[D]
b. Masukkan data-data yang diperlukan dalam form Data CD
commit to user
53
Gambar 4.10 Form Data CD
c. Masukkan Nomor Awal dan Nomor Akhir untuk menentukan kode
CD dan klik tombol barcode disebelahnya untuk memunculkan
kode CD yang dibuat
d. Setelah selesai klik Simpan untuk menyimpan data CD
e. Tombol Cetak Stiker akan memunculkan form pencetakan stiker
yang sama pada gambar 4.8 (Form Pencetakan Stiker), kemudian
pilih format pencetakan sesuai dengan kebutuhan
f. Untuk menambahkan data CD baru, klik tombol “Tambah CD”
g. Jika anda memasukkan koleksi E-Book, centang Checkbox E-Book
di samping kode CD
4.2.9. TA (Tugas Akhir) atau Skripsi
Fitur ini digunakan untuk memasukkan data TA atau skripsi dan
kemudian digunakan untuk mencetak stiker yang akan digunakan
commit to user
54
