ABSTRAK
Universitas Kristen Maranatha merupakan sebuah lembaga yang bergerak di bidang pendidikan. Seiring dengan perkembangan teknologi informasi di Universitas Kristen Maranatha, maka dibutuhkan sebuah tata kelola TI yang bertujuan untuk menjamin investasi nilai bisnis TI secara umum dan mengurangi resiko yang berkaitan dengan pelaksaan proses kerja TI. Tata kelola TI dapat dikatakan berfungsi secara maksimal apabila terdapat sebuah kebijakan dan prosedur TI yang dirancang dengan tepat sebagai panduan yang mengatur jalannya tata kelola TI agar proses TI yang ada semakin terarah dan mencapai tujuan yang diharapkan serta menghasilkan nilai yang maksimal bagi Universitas. Kebijakan dan prosedur TI yang dirancang disesuaikan menurut hasil wawancara dan keputusan dari pihak yang berwenang memberikan masukan dalam pembuatan kebijakan dalam Universitas serta didukung oleh pelaksanaan proses TI yang ada. Kebijakan akan membahas mengenai aturan umum dalam proses pelaksaan teknologi informasi menurut keputusan sedangkan prosedur akan memberikan pedoman mengenai tahapan proses kerja yang akan mendukung isi dari kebijakan. Hasil dari tugas akhir ini berupa dokumentasi kebijakan dan prosedur tata kelola teknologi informasi yang ada di Universitas Kristen Maranatha yang diharapkan dapat menunjang proses bisnis TI. Dalam tahap akhir dapat dilakukan penarikan kesimpulan dan saran.
ABSTRACT
Maranatha Christian University is an education institution. As the development of information technology continue to grow in the institution, there is a crucial necessity of an IT Governance that is able to guarantee the IT business value of investment in general and decreases the risks related to work processes carried out in the IT field at the same time. In order to put the role and function of an IT Governance at maximum level, IT policies and procedures have to be properly designed as a guidance to the IT management. Hence, all process in the IT field can be driven toward the expected results and maximum values can be pulled for the benefit of the University. The design of IT policies and procedures are created based on the researcher's interview results and the decisions made by the authorities inside the University. Moreover the design is supported by the existing IT processes. The policy covers general rules in the implementation of information technology based on decisions made beforehand. Meanwhile the procedure gives a guidance to the work process stages that will become the backbone for the content of the policy. The outcome of this research is a documentation of policies and procedures of an IT Governance in Maranatha Christian University that hopefully can be useful for the University's IT business process. Notwithstanding, conclusions and suggestion will be made at the final stage.
DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN ... i
PERNYATAAN ORISINALITAS LAPORAN PENELITIAN... ii
PERNYATAAN PUBLIKASI LAPORAN PENELITIAN ... iii
PRAKATA ... iv
1.1 Latar Belakang Masalah ... 1
1.2 Rumusan Masalah ... 2
2.1 Tata Kelola Teknologi Informasi ... 5
2.2 Kebijakan dan Prosedur Teknologi Informasi ... 5
2.2.1 Perbedaan Antara Kebijakan dan Prosedur ... 6
2.2.2 Manfaat Kebijakan dan Prosedur ... 7
2.3 Proses Pembuatan Kebijakan dan Prosedur Teknologi Informasi .... 7
2.3.1 Proses Persetujuan ... 7
2.5 Tata Letak Halaman ... 11
2.5.1 Header ... 11
2.5.2 Footer ... 11
BAB 3. ANALISIS DAN RANCANGAN SISTEM ... 12
3.1 Profil Organisasi ... 12
3.1.1 Visi ... 12
3.1.2 Misi ... 13
3.1.3 Nilai-Nilai Universitas Kristen Maranatha ... 13
3.1.4 Fakultas dan Jurusan di Universitas Kristen Maranatha ... 14
3.1.5 Lembaga dan Biro ... 15
3.2 Kebijakan dan Prosedur Sumber Daya Manusia dalam Bidang Teknologi Informasi (IT Human Resource Policy and Procedures) di Universitas Kristen Maranatha ... 15
3.2.1 Recruitment (Perekrutan Sumber Daya Manusia) ... 16
3.2.2 Retainment (Pengelolaan lama bekerja Sumber Daya Manusia) 17 3.2.3 Development (Pengembangan Sumber Daya Manusia) ... 18
3.2.4 Performance Evaluation (Penilaian atas kinerja Sumber Daya Manusia)... 20
3.2.5 Authorization (Pengaturan akses ke informasi yang berhubungan dengan human resource) ... 22
3.2.6 Resignation (Pengunduran diri sumber daya manusia) ... 22
3.3 Penyusunan Kebijakan Teknologi Informasi di Universitas Kristen Maranatha ... 23
3.3.1 Kebijakan Penggunaan Anti Virus ... 23
3.3.2 Kebijakan Penggunaan Backup Data ... 24
3.3.3 Kebijakan Pelayanan Teknis TI ... 25
3.3.4 Kebijakan Keamanan Fisik ... 26
3.3.5 Kebijakan Aset Komputer ... 27
3.3.6 Kebijakan Perangkat Lunak ... 28
3.3.7 Kebijakan Server ... 29
3.3.9 Kebijakan Password ... 31
3.3.10 Kebijakan Password Admin ... 32
3.3.11 Kebijakan Jaringan Wireless ... 33
3.3.12 Kebijakan Akses Jaringan ... 33
3.3.13 Kebijakan Pemeliharaan Komputer ... 34
3.3.14 Kebijakan Firewall ... 35
3.3.15 Kebijakan Internet/Email ... 36
3.3.16 Kebijakan Website ... 37
3.3.17 Kebijakan Hosting Website ... 38
3.4 Penyusunan Prosedur Teknologi Informasi di Universitas Kristen Maranatha ... 39
3.4.1 Prosedur Pemasangan Anti Virus ... 39
3.4.2 Prosedur Backup dan Restore Data ... 40
3.4.3 Prosedur Pelayanan Teknis TI ... 41
3.4.4 Prosedur Peminjaman Peralatan Komputer ... 42
3.4.5 Prosedur Permintaan Peralatan Komputer ... 43
3.4.6 Prosedur Permintaan Perangkat Lunak Komputer ... 44
3.4.7 Prosedur Pembuangan Peralatan Komputer ... 45
3.4.8 Prosedur Pendauran Ulang Peralatan Komputer ... 46
3.4.9 Prosedur Pemeriksaan Kerusakan Komputer ... 47
3.4.10 Prosedur Pengawasan Keamanan Fisik... 48
3.4.11 Prosedur Permintaan Password Wireless ... 49
3.4.12 Prosedur Permohonan Reset Password Pengguna ... 50
3.4.13 Prosedur Permintaan Hosting Web ... 50
BAB 4. SIMPULAN DAN SARAN ... 52
4.1 Simpulan ... 52
4.2 Saran ... 53
DAFTAR GAMBAR
DAFTAR TABEL
DAFTAR LAMPIRAN
DAFTAR SINGKATAN
TI: Teknologi Informasi
UKM: Universitas Kristen Maranatha
NOC: Network Operation Center
ITP: Information Technology Policy
BAB 1. PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Dalam perkembangan sebuah universitas yang menggunakan proses teknologi dalam pelaksanaan operasional, dibutuhkan tata kelola TI yang bertujuan untuk menjamin investasi nilai bisnis TI secara umum dan mengurangi resiko yang berkaitan dengan pelaksanaan proyek TI. Tata kelola TI tidak dapat dikatakan berfungsi secara maksimal tanpa adanya kebijakan dan prosedur yang tepat. Dengan menggabungkan tata kelola TI dan merancang kebijakan dan prosedur yang tepat, maka setiap aktivitas TI dalam sebuah universitas dapat dikontrol dan dikelola sehingga menghasilkan nilai maksimal yang diharapkan.
Universitas Kristen Maranatha merupakan salah satu lembaga pendidikan yang berdiri pada tahun 1965. Dalam perjalanannya selama 48 tahun hingga pada tahun ini, Universitas Kristen Maranatha mampu berkembang dengan cepat dalam bidang teknologi. Dengan banyaknya jumlah mahasiswa dan karyawan yang dimiliki saat ini, Universitas Kristen Maranatha sudah menerapkan beberapa macam teknologi seperti aplikasi untuk mempermudah pengolahan data mahasiswa, data karyawan, finger
print untuk absen karyawan, dan lainnya.
2
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah di atas rumusan masalah yang akan dibahas, yaitu:
1. Bagaimana menyusun kebijakan teknologi informasi yang ada di Universitas Kristen Maranatha?
2. Bagaimana menyusun prosedur teknologi informasi yang ada di Universitas Kristen Maranatha?
1.3 Tujuan Pembahasan
Berdasarkan rumusan masalah diatas, maka terdapat tujuan pembahasan sebagai berikut:
1. Menyusun kebijakan-kebijakan teknologi informasi yang diperlukan di Universitas Kristen Maranatha.
2. Menyusun prosedur-prosedur teknologi informasi yang mendukung kebijakan yang di perlukan di Universitas Kristen Maranatha.
1.4 Ruang Lingkup Kajian
Ruang Lingkup Kajian yang dipakai meliputi :
1. Menjelaskan dan merancang kebijakan teknologi informasi yang diperlukan di Universitas Kristen Maranatha.
2. Menjelaskan dan merancang prosedur teknologi informasi yang mendukung kebijakan di Universitas Kristen Maranatha.
1.5 Sumber Data
3
2. Metode Survey
Metode ini dilakukan agar dapat mempelajari proses bisnis yang ada di Universitas Kristen Maranatha dengan beberapa metode yang digunakan seperti :
a. Wawancara
Wawancara merupakan suatu model pengumpulan data dengan melakukan kegiatan tanya jawab secara langsung kepada pembimbing lapangan untuk megetahui proses bisnis yang ada di Universitas Kristen Maranatha.
b. Observasi
Metode observasi merupakan salah satu metode pengumpulan data. Observasi merupakan pengamatan langsung yaitu suatu kegiatan pengamatan dan pencatatan dengan peninjauan yang bertujuan untuk memperoleh informasi yang diperlukan.
1.6 Sistematika Penyajian
Sistematika yang digunakan untuk laporan adalah sebagai berikut : BAB I PENDAHULUAN
Pendahuluan berisi uraian mengenai : 1.1. Latar Belakang Masalah
1.2. Rumusan Masalah 1.3. Tujuan Pembahasan 1.4. Ruang Lingkup Kajian 1.5. Sumber Data
1.6. Sistematika Penyajian. BAB II KAJIAN TEORI
4
BAB III ANALISIS DAN RANCANGAN SISTEM
Membahas mengenai pokok permasalahan yang terdapat dalam ruang lingkup masalah, sebagai jawaban dari rumusan masalah yang ditulis sebelumnya.
BAB IV SIMPULAN DAN SARAN
BAB 4. SIMPULAN DAN SARAN
Berdasarkan hail dari pengerjaan kebijakan dan prosedur ini, maka didapatkan beberapa kesimpulan serta saran sebaga berikut
4.1 Simpulan
Berdasarkan tujuan dari penelitian, terdapat beberapa kesimpulan yang didapatkan yaitu:
1. Dari hasil wawancara yang dilakukan, didapatkan kebijakan teknologi informasi yang dibutuhkan antara lain: Kebijakan Penggunaan Anti Virus, Kebijakan Penggunaan Back Up Data, Kebijakan Pelayanan Teknis TI, Kebijakan Keamanan Fisik, Kebijakan Aset Komputer, Kebijakan Perangkat Lunak, Kebijakan Server, Kebijakan Pembuangan Peralatan Komputer, Kebijakan Password, Kebijakan Password Admin, Kebijakan Jaringan Wireless, Kebijakan Akses Jaringan, Kebijakan Pemeliharaan Komputer, Kebijakan Firewall, Kebijakan Internet/Email, Kebijakan
Website dan Kebijakan Hosting Website. Kebijakan tersebut disusun
menurut hasil wawancara dan kebutuhan.
2. Adapun prosedurnya antara lain: Prosedur Pemasangan Anti Virus, Prosedur Backup dan Restore Data, Prosedur Pelayanan Teknis TI, Prosedur Peminjaman Peralatan Komputer, Prosedur Permintaan Peralatan Komputer, Prosedur Permintaan Perangkat Lunak Komputer, Prosedur Pembuangan Peralatan Komputer, Prosedur Pendauran Ulang Peralatan Komputer, Prosedur Pemeriksaan Kerusakan Komputer, Prosedur Pengawasan Keamanan Fisik, Prosedur Permintaan Password
Wireless, Prosedur Permohonan Reset Password Pengguna dan
53
4.2 Saran
DAFTAR PUSTAKA
[1] G. J. Selig, Implementing IT Governance: A Practical Guide to Global Best Practices in IT Management, Overland Park: Van Haren Publishing, 2008.
[2] IT Governance Institute, "About ITGI: Leading the IT Governance Community," ISACA, 20 January 2013. [Online]. Available: http://www.itgi.org. [Accessed 5 November 2013].
[3] W. V. Grembergen and S. D. Haes, Implementing Information Technology Governance, New York: IGI Publishing, 2008.
[4] M. Wallace and L. Webber, IT GOVERNANCE Policies & Procedures, Frederick: Aspen Publishers, 2009.
[5] Universitas Kristen Maranatha, "Quality Alert System Project," Universitas Kristen Maranatha, Bandung, 2009.
[6] S. K. Yefta and A. Y. E. Muljadi, Thesis : PENGUKURAN TINGKAT
IMPLEMENTASI GREEN COMPUTING PADA DEPARTEMEN
NETWORK DAN DEPARTEMEN FACILITIES MANAGEMENT PT XL AXIATA, TBK. CABANG BANDUNG, Bandung: Universitas Kristen Maranatha, 2010.
[7] UC SANTA CRUZ, "POLICY COORDINATION," UNIVERSITY OF CALIFORNIA SANTA CRUZ, 1 January 2012. [Online]. Available: http://www.policy.ucsc.edu. [Accessed 10 May 2014].
[8] Brawijaya Information Technology Services, "Kebijakan Server Institusional Universitas," Universitas Brawijaya, 1 January 2011. [Online]. Available: http://bits.ub.ac.id. [Accessed 20 May 2014].
