ABSTRAK
Pada sebuah perusahaan, penjualan dan pengiriman barang merupakan dua aktivitas yang sangat penting dan tidak dapat dipisahkan. Dalam usaha pencapaian laba yang maksimal, keberhasilan penjualan dan pengiriman barang sangat menentukan dalam memperoleh pendapatan. Semakin berkembang suatu perusahaan maka akan semakin sering aktivitas pengiriman barang dilakukan.
Pada awal berdirinya perusahaan, Sinar Buana Lestari belum menggunakan sistem informasi akuntansi penjualan tetapi dengan semakin berkembangnya perusahaan, Sinar Buana Lestari semakin menyadari pentingnya sistem informasi akuntansi penjualan. Sinar Buana Lestari baru menggunakan sistem informasi akuntansi penjualan pada tahun 2000. Dengan adanya sistem informasi akuntansi penjualan memudahkan perusahaan dalam melakukan pengawasan terhadap semua aktivitas penjualan. Oleh sebab itu penulis tertarik untuk meneliti lebih lanjut yang dituangkan dalam judul “Peranan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan
Terhadap Ketepatan Waktu Pengiriman Barang”.
Metoda penelitian yang digunakan penulis adalah metoda deskriptif analitis, sedangkan teknik pengumpulan data yang dipakai adalah pengumpulan data primer dan sekunder yang meliputi wawancara, observasi dan penelitian kepustakaan dengan membaca buku-buku, literatur yang ada sebagai dasar teoretis.
Dari hasil pengamatan dan pembahasan, penulis menemukan bahwa Sinar Buana Lestari telah memiliki sistem informasi akuntansi yang memadai. Hal tersebut dapat dilihat salah satunya dari adanya struktur organisasi dan pemisahan fungsi yang jelas. Secara keseluruhan, sistem informasi akuntansi penjualan sangat berperanan penting dalam mengurangi frekuensi keterlambatan pengiriman barang pada Sinar Buana Lestari.
Kata kunci: Sistem informasi akuntansi penjualan, ketepatan waktu pengiriman barang.
DAFTAR ISI
1.1 Latar Belakang Penelitian ………... 11.2 Identifikasi Masalah ………... 3
1.3 Maksud dan Tujuan Penelitian ………... 3
1.4 Kegunaan Penelitian ………... 4
1.5 Rerangka Pemikiran ………... 5
1.6 Metoda Penelitian ……….. 7
1.7 Lokasi Penelitian ……….. 8
BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Sistem Informasi Akuntansi……….. 9
2.1.1 Pengertian Sistem ……… 9
2.1.2 Pengertian Informasi ………... 10
2.1.3 Pengertian Sistem Informasi ………... 11
2.1.4 Pengertian Sistem Akuntansi………... 11
2.1.5 Fungsi Sistem Akuntansi……….. 14
2.1.6 Tujuan Sistem Akuntansi ………... 15
2.1.7 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi ………... 16
2.1.8 Unsur-unsur Sistem Informasi Akuntansi ………... 16
2.1.9 Tujuan Sistem Informasi Akuntansi ………... 18
2.2 Sistem Akuntansi Penjualan ………... 19
2.2.1 Pengertian Penjualan ………... 19
2.2.2 Pengertian Sistem Akuntansi Penjualan ……….. 20
2.2.3 Tujuan Sistem Akuntansi Penjualan ………... 21
2.2.4 Organisasi dari Fungsi Penjualan ……… 21
2.2.5 Prosedur Penjualan ……….. 22
2.2.6 Dokumen dan Catatan yang Digunakan Dalam Prosedur Penjualan... 25
2.3 Pengertian Ketepatan Waktu Pengiriman Barang ……… 27
2.4 Faktor Yang Mempengaruhi Ketepatan Waktu Pengiriman Barang ……... 28
2.5 Pemenuhan Ketepatan Waktu Pengiriman Barang Dalam Penjualan …... 29
BAB III OBJEK DAN METODA PENELITIAN 3.1 Objek Penelitian ………... 31
3.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan ……… 31
3.1.2 Aktivitas Perusahaan ………... 32
3.1.3 Struktur Organisasi ……….. 33
3.2 Metoda Penelitian……….. 38
3.2.1 Teknik Pengumpulan Data ……….. 38
3.2.2 Analisis Data ………... 39
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1 Kebijakan Penjualan yang Diterapkan pada Sinar Buana Lestari ………… 41
4.2 Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan pada Sinar Buana Lestari……… 42
4.3 Prosedur Penjualan……… 45
4.3.1 Prosedur Penerimaan Pesanan ………. 45
4.3.2 Prosedur Pengadaan Barang di Gudang dan Pengiriman ……… 45
4.3.3 Prosedur Penagihan dan Penerimaan Kas ………... 46
4.4 Pembahasan ……….. 46
4.4.1 Perbandingan Teori dengan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan yang Diterapkan Dalam Perusahaan ……….. 46
4.4.2 Peranan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Terhadap Ketepatan Waktu Pengiriman Barang ………. 48
BAB V SIMPULAN DAN SARAN
5.1 Simpulan ………... 50
5.2 Kelemahan ……… 51
5.3 Saran ………. 51
DAFTAR PUSTAKA……….. 53
DAFTAR LAMPIRAN... 54
DAFTAR LAMPIRAN
1. Struktur Organisasi Sinar Buana Lestari ... 54
2. Fowchart Prosedur Penjualan Menurut Teori... 55
3. Flowchart Prosedur Penjualan pada Sinar Buana Lestari... 56
4. Faktur... 57
5. Surat Jalan... 58
6. Bukti Penerimaan Barang Retur... 59
7. Bukti Pengeluaran Kas... 60
8. Surat Permintaan Barang... 61
STRUKTUR ORGANISASI
SINAR BUANA LESTARI
Direktur
Ka Bag Penjualan
Ka Bag Pembelian
Ka Bag Produksi
Ka Bag Akunting & Keuangan
Ka Bag Umum & Personalia
Penjualan Sales Produksi Gudang Ekspedisi Akuntan Kasir
Direktur Utama
BAB I
PENDAHULUAN
1.1Latar Belakang Penelitian
Globalisasi ekonomi, persaingan yang semakin ketat, kondisi ekonomi yang
belum pulih akibat krisis moneter yang melanda dunia umumnya dan Indonesia khususnya telah menuntut perusahaan untuk beroperasi lebih efisien dan terkendali. Hal ini juga berarti meningkatnya persaingan yang menuntut perusahaan untuk memiliki
sistem informasi akuntansi yang memadai. Inilah kenyataan yang dirasakan oleh hampir semua perusahaan di Indonesia. (La Midjan dan Susanto, 2001:iii)
Di tengah persaingan ketat dunia usaha saat ini, perusahaan tidak lagi dapat menggunakan prinsip-prinsip penjualan yang ala kadarnya bila ingin berhasil meningkatkan penjualan. Jika sebelumnya fokus menjual adalah berupa tahap-tahap
bagaimana cara menjual, maka kini dikenal luas praktik penjualan yang baru dan revolusioner, yakni memfokuskan penjualan pada bagaimana perilaku membeli yang
ditunjukan konsumen. Konsepnya masih customer focused selling, yang menempatkan konsumen paling utama dalam penjualan. (Katrajaya,2003)
Usaha untuk meningkatkan penjualan dipengaruhi oleh sistem dan prosedur
akuntansi yang baik. Sistem dan prosedur akuntansi yang baik memungkinkan pimpinan perusahaan secara terus menerus mengetahui keadaan perusahaan serta memperoleh
informasi yang benar pada saat yang tepat, yang digunakan sebagai dasar dalam penetapan perencanaan, pengawasan, dan pengambilan keputusan, salah satunya adalah
untuk memberikan keputusan yang tepat kepada konsumen sehingga dapat memberikan
pelayanan yang baik kepada konsumen dan kepuasan konsumen tetap terjaga dengan baik. (La Midjan dan Susanto, 2001:96)
Dalam upaya memberikan pelayanan yang baik kepada konsumen, masalah yang
sering dihadapi perusahaan adalah masalah ketepatan dalam menyelesaikan order pesanan, ketepatan barang yang dikirim, dan ketepatan waktu pengiriman barang. Suatu
keterlambatan dalam menyelesaikan order dan pengiriman dapat menimbulkan dampak negatif bagi perkembangan perusahaan di masa yang akan datang. (La Midjan dan Susanto, 2001:96)
Pengiriman barang yang tidak tepat waktunya dapat menciptakan ketidakpuasan dengan tidak adanya persediaan atau pengiriman yang terlambat. Aliran barang dan
informasi harus secara terus menerus dimonitor sehingga kesalahan dapat diperbaiki sebelum faktur dipersiapkan dan barang dikirimkan. Sudah jelas, komunikasi yang baik antara perwakilan penjual, karyawan kantor dan gudang, serta karyawan bagian
pengiriman merupakan hal yang penting untuk suatu pemrosesan pesanan yang benar. (Mc Daniel, 2001:43)
Pelanggan yang tidak puas karena keterlambatan dalam pengiriman barang biasanya akan mengajukan keluhan. Namun, perusahaan tidak dapat beranggapan bahwa sistem keluhan dan saran dapat menggambarkan secara lengkap kepuasan dan
kekecewaan pelanggan. Kebanyakan pelanggan akan mengurangi pembelian atau berganti pemasok daripada mengajukan keluhan. Akibatnya perusahaan kehilangan
pelanggan secara tidak perlu. (Kotler dan Susanto, 2000:54)
Untuk mengatasi hal di atas, perusahaan membutuhkan informasi yang lebih
relevan, akurat dan tepat waktu untuk pengambilan keputusan. Informasi yang dikumpulkan merupakan informasi berkualitas, yang dihasilkan oleh suatu sistem informasi yang dioperasikan dengan cara tertentu. Sistem informasi tersebut dituntut
untuk lebih responsif terhadap kebutuhan perusahaan akan sumber informasi konsumen. (Jusuf dan Tambunan, 2000:2)
Bertitik tolak dari uraian di atas, penulis tertarik untuk melakukan penelitian dengan mengambil judul “Peranan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Terhadap
Ketepatan Waktu Pengiriman Barang”
1.2Identifikasi Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah yang telah penulis kemukakan di atas, untuk meminimalkan berbagai masalah yang timbul berkaitan dengan ketepatan waktu pengiriman barang, khususnya pada Sinar Buana Lestari, maka penulis memandang perlu
adanya suatu arah dan tujuan dari penelitian ini agar dapat mendekati permasalahan yang hendak diteliti.
Adapun masalah yang diidentifikasi dalam penelitian ini yaitu apakah ada manfaatnya setelah perusahaan menggunakan sistem informasi akuntansi penjualan terhadap ketepatan waktu pengiriman barang.
1.3Maksud dan Tujuan Penelitian
Maksud penulis melakukan penelitian sehubungan dengan pengidentifikasian masalah di atas yaitu untuk memperoleh data-data dan informasi yang akurat dari pihak
perusahaan sebagai bahan perbandingan penulis dalam penulisan karya ilmiah yang
berbentuk skripsi.
Tujuan penelitian ini adalah untuk menganalisis ketepatan waktu pengiriman barang setelah diterapkannya sistem informasi akuntansi penjualan pada Sinar Buana
Lestari.
1.4Kegunaan Penelitian
Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat untuk: 1. Bagi penulis
Guna memperoleh gambaran secara langsung mengenai perbandingan antara teori dan kemungkinan penerapannnya dalam suatu usaha, juga menambah pengetahuan
dan pemahaman mengenai sistem informasi akuntansi penjualan yang berkaitan dengan masalah ketepatan waktu pengiriman barang.
2. Bagi perusahaan
Diharapkan dapat memberikan bahan pertimbangan dan masukan informasi yang berguna dalam melakukan evaluasi dan perbaikan-perbaikan atas
kelemahan-kelemahan dalam merancang informasi akuntansi penjualan dan membantu manajemen dalam menetapkan kebijakan-kebijakan dalam prosedur penjualan.
3. Bagi pihak lain
Diharapkan berguna untuk menambah wawasan pengetahuan bagi rekan-rekan mahasiswa atau para pembaca lainnya dan dapat menjadi bahan tambahan sekaligus
bahan perbandingan dalam penulisan skripsi atau penelitian lain yang sejenis.
1.5Rerangka Pemikiran
Penjualan adalah penagihan atau penyerahan barang atau jasa dari pihak penjual kepada pihak pembeli disertai dengan penyerahan imbalan dari pihak pembeli sebagai timbal balik atas penyerahan tersebut. Karena pentingnya penjualan, pimpinan
perusahaan harus benar-benar mengawasi dan mengendalikan kegiatan penjualan dengan menerapkan suatu sistem informasi akuntansi yang dapat menunjang kelancaran aktivitas
penjualan. (Kotler, 1997:27)
Rasa saling percaya dan perjanjian antara pihak yang terkait memegang peranan penting dalam terselenggaranya transaksi penjualan. Salah satu tujuan perusahaan
melakukan aktivitas penjualan adalah memenuhi kepuasan pelanggan. Menurut Kotler dan Susanto (2000:54), kepuasan pelanggan adalah tingkat perasaaan seseorang setelah
membandingkan kinerja (atau hasil) yang dia rasakan dibandingkan dengan harapannya. Kepuasan pelanggan dapat dipenuhi dengan melaksanakan pengiriman barang sesuai dengan apa yang telah diperjanjikan sebelumnya dengan pembeli, dipandang dari
sisi kuantitas, standar kualitas maupun ketepatan dan kecepatan waktu pengiriman barang. Bila terpenuhi, hal-hal tersebut juga dapat menjaga reputasi perusahaan tetap
baik. (Komaruddin, 1994:46)
Yang dimaksud dengan ketepatan waktu pengiriman barang adalah bahwa barang yang dikirim sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan sebelumnya. Hal ini mencakup
ketepatan barang yang dikirim seperti alamat pembeli, jenis dan spesifikasi barang yang dikirim, cara dan jenis pengepakan, tanggal dan alamat pengiriman. (Mc Daniel,
2001:41)
Dalam rangka mencapai tujuan perusahaan tersebut diperlukan informasi yang
bersumber dari sutu pengolahan data dan harus informasi yang terstruktur. Informasi yang terstruktur adalah informasi yang berguna dan dihasilkan oleh suatu sistem informasi yang berada pada suatu wadah organisasi yang terstruktur pula yaitu organisasi
yang memiliki pemisahan uraian tugas yang jelas yang dilaksanakan dengan baik. (La Midjan, 2001:8)
Menurut Widjajanto (2001:4), sistem informasi akuntansi adalah susunan berbagai formulir, catatan, peralatan termasuk komputer dan perlengkapannya serta alat komunikasi, tenaga pelaksana dan laporan yang terkoordinasikan secara erat yang
didisain untuk mentransformasikan data keuangan menjadi informasi yang dibutuhkan manajemen.
Sedangkan menurut La Midjan (1997:175), sistem informasi akuntansi penjualan adalah keseluruhan prosedur dan teknik yang diperlukan untuk mengumpulkan data perusahaan yang terdiri dari formulir, catatan, dan laporan penjualan yang terkoordinir
untuk diolah sehingga menghasilkan bahan-bahan informasi maupun alat untuk pengawasan perusahaan. Untuk menunjang tercapainya penyusunan sistem informasi
akuntansi yang baik, harus terdapat koordinasi dari semua unsur sistem informasi akuntansi yang saling melengkapi. Unsur-unsur informasi tersebut antara lain:
1. Formulir tercetak
2. Catatan (buku-buku jurnal, buku-buku besar, maupun register antar lain kartu gudang, kas, dan lain-lain).
3. Laporan-laporan
4. Kegiatan tata usaha dengan atau tanpa menggunakan mesin dan peralatan pencatatan.
Kegiatan pencatatan dan pelaporan mampu mengurangi resiko terjadinya
kesalahan dalam prosedur penjualan, khususnya dalam hal keterlambatan pengiriman barang. Kegagalan dalam aktivitas penjualan akan mempengaruhi selain pendapatan juga penagihan atas piutang. (La Midjan, 2001:169)
1.6Metoda Penelitian
Dalam menyusun skripsi ini, penulis menggunakan metoda deskriptif analitis, yaitu metoda yang digunakan dalam penelitian yang menggambarkan suatu set kondisi, sekelompok manusia, suatu objek, suatu sistem pemikiran ataupun suatu kelas peristiwa
pada masa sekarang yang dilaksanakan dengan cara mengumpulkan, menjelaskan, menganalisis data yang diperoleh dan selanjutnya dibuat kesimpulan. Data-data yang
diteliti diperoleh dari:
1. Data primer (primary data), adalah data yang diperoleh dari pihak yang bersangkutan dan berwenang seperti: manajer, staf perusahaan, dan data karyawan yang terlibat.
2. Data sekunder (secondary data), adalah data yang diperoleh dari sumber-sumber lain yang berkaitan seperti: kepustakaan.
(Cooper dan Emory, 1997:61) Teknik dan alat pengumpulan data yang digunakan oleh penulis adalah:
1. Riset Kepustakaan (Library Research), teknik pengumpulan data yang dilakukan
dengan berpedoman pada buku-buku, literatur-literatur, catatan-catatan perkuliahan yang berhubungan dengan masalah yang diteliti dan dijadikan landasan pemikiran
teoritis dalam melihat dan membahas permasalahan yang dihadapi.
2. Riset Lapangan (Field Research), yaitu teknik pengumpulan data yang mengamati
secara langsung sumber data yang akan dianalisis. Adapaun cara-cara yang dapat ditempuh adalah sebagai berikut:
• Wawancara (interview), yaitu bertanya langsung (lisan) kepada pimpinan
perusahaan dan orang-orang yang berkepentingan yang ada hubungannya dengan
masalah yang akan dianalisis.
• Kuesioner, yaitu memberikan daftar pertanyaan tertulis yang ditujukan kepada
orang-orang yang berkepentingan dengan masalah yang akan dianalisis.
• Pengamatan (Observation), yaitu dengan mengadakan pengamatan secara
langsung praktek pengolahan pada bagian penjualan.
1.7Lokasi Penelitian
Penulis melakukan penelitian pada Sinar Buana Lestari yang berlokasi di jalan Industri No.1, Cimareme. Penelitian dilakukan bulan Maret 2006 sampai selesai. Alasan
penulis melakukan penelitian pada perusahaan ini adalah karena:
1. Sinar Buana Lestari merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang stationary, yang memproduksi buku tulis, buku gambar, kertas HVS, kertas fotokopi dan
lain-lain.
2. Sinar Buana Lestari menngunakan sistem informasi akuntansinya dengan tujuan agar
pengiriman barang dapat dilakukan tepat waktu.
3. Di tengah persaingan dunia usaha yang makin ketat sekarang ini, Sinar Buana Lestari mampu bertahan dengan kemampuan manajemennya. Hal ini ditandai dengan
berjalannya perusahaan secara normal.
BAB V
SIMPULAN dan SARAN
5.1 Simpulan
Sinar Buana Lestari berawal dari sebuah perusahaan kecil yang kemudian
berkembang pesat dari tahun ke tahun dengan didukung oleh pertambahan jumlah karyawan, jumlah mesin produksi dan luas tanah. Perusahaan ini bergerak di bidang stationary yang memproduksi buku gambar, kertas HVS, kertas fotokopi, kertas folio, dll.
Aktivitas perusahaan dimulai dengan membeli barang setengah jadi berupa kertas lembaran yang masih berukuran besar, kemudian dibentuk sesuai pesanan dan
dipotong-potong.
Dalam menjalankan aktivitasnya, Sinar Buana Lestari telah memiliki sistem informasi akuntansi penjualan yang memadai. Hal tersebut dapat dilihat dari struktur
organisasi dan pemisahan tugas yang jelas sehingga setiap orang dapat mengetahui kepada siapa ia harus bertanggung jawab dan tugas apa saja yang harus ia kerjakan.
Proses penerimaan order pada Sinar Buana Lestari dilakukan sesuai dengan prosedur yang ada dan transaksi yang terjadi dicatat pada hari itu juga ke dalam dokumen atau catatan prenumbered untuk menghindari kemungkinan terjadinya kesalahan. Adanya
formulir-formulir yang digunakan pada proses penerimaan order sampai dengan penagihan yang dirancang secara sederhana, lengkap dan prenumbered sehingga
memudahkan pelanggan untuk melakukan pemeriksaan atau penelusuran serta ditandatangani oleh pejabat yang berwenang untuk mencegah terjadinya penyimpangan.
5.2 Kelemahan
Penyimpangan masih dapat terjadi karena Sinar Buana Lestari memiliki keterbatasan. Dalam proses penerimaan order sampai dengan pengiriman barang, terkadang perusahaan lupa memberi tahu kepada pelanggan bila terjadi keterlambatan
pengiriman barang yang disebabkan karena hal-hal yang tidak dapat dihindari, misalnya macet, kekurangan armada pengiriman, atau keterlambatan pengiriman barang dari
supplier. Perusahaan juga sering ceroboh dalam mencatat pesanan barang sehingga terjadi retur. Selain itu, penulis juga menemukan fakta bahwa perusahaan belum membuat flowchart arus barang dari mulai saat pelanggan memesan sampai dengan
penagihan dan bagian akuntansi.
5.3 Saran
Dari hasil penelitian dan pembahasan mengenai peranan sistem informasi akuntansi penjualan terhadap ketepatan waktu pengiriman barang, penulis memberikan
saran yang diharapakan menjadi masukan-masukan yang bermanfaat bagi perusahaan, di antaranya:
1. Untuk mengurangi retur sewaktu terjadi pemesanan melalui telepon atau salesman, maka pihak perusahaan sebaiknya memberikan informasi yang lebih detail mengenai barang yang akan dipesan pelanggan. Misalnya dengan mencantumkan kode barang,
kemudian disesuaikan dengan nama, harga dan kuantitas barang.
2. Sebagai perusahaan yang sudah berkembang, Sinar Buana Lestari sebaiknya
membuat flowchart arus barang sebagai pedoman dalam menjalankan aktivitasnya
yang dimulai pada saat penerimaan order sampai dengan penagihan, agar jangan
sampai ada formulir atau dokumen lain yang terlewatkan.
