Untuk Informasi lebih lanjut, Chat WA ke 0853 9433 3301
BUKU PANDUAN
APLIKASI MYARSIP PERSURATAN PROFESIONAL EDITION
2021
Developed By Mamala Software
Untuk Informasi selanjutnya, silahkan menghubungi kami
di nomor WA 0853 9433 3301
Untuk Informasi lebih lanjut, Chat WA ke 0853 9433 3301 1. Download Aplikasi MyArsip
Download Aplikasi MyArsip melalui link yang kami kirim ke email Anda
2. Install Aplikasi MyArsip
Instal Aplikasi MyArsip yang telah di download dengan cara Klik ganda pada icon Instal MyArsip seperti pada gambar berikut :
Jika muncul jendela seperti berikut, klik tombol Next Klik Ganda Icon Instal myarsip.exe
Untuk Informasi lebih lanjut, Chat WA ke 0853 9433 3301 Kemudia klik tombol Next kembali
Kemudian beri tanda centang pada Create a desktop icon kemudian klik tombol Next seperti terlihat pada gambar berikut :
Biarkan dalam kondisi default
Untuk Informasi lebih lanjut, Chat WA ke 0853 9433 3301 Selanjutnya klik tombol Install
Selanjutnya tunggu sampai proses instalasi selesai
Untuk Informasi lebih lanjut, Chat WA ke 0853 9433 3301
Selanjutnya apabila Adobe Reader belum terinstal di Komputer Anda, maka Klik Tombol Instal seperti pada gambar berikut :
Selanjutnya tunggu sampai proses instalasi selesai
Untuk Informasi lebih lanjut, Chat WA ke 0853 9433 3301 Selanjtnya klik tombol Finish
Kemudian Klik tombol Finish
Alhamdulillah sampai disini kita telah selesai menginstal aplikasi MyArsip di Komputer Anda
Untuk Informasi lebih lanjut, Chat WA ke 0853 9433 3301 3. Login
Aplikasi MyArsip Profesional Edition dapat di akses dengan cara, klik ganda icon MyArsip Profesional yang terdapat pada layar desktop seperti terlihat pada gambar berikut
Selanjutnya akan muncul Halaman Login Area seperti gambar berikut, kemudian masukkan Username : Admin dan Password Admin kemudian klik tombol Koneksi seperti pada gambar berikut :
Untuk Informasi lebih lanjut, Chat WA ke 0853 9433 3301 4. Halaman Awal
Jika Username dan Password yang Anda masukkan benar, maka insyaa Allah akan muncul halaman awal seperti terlihat pada gambar berikut :
5. Pencatatan Surat Masuk
Untuk melakukan Pencatatan Surat Masuk, caranya, klik pada menu Arsip Surat Masuk seperti pada gambar berikut :
Bagian Menu
Untuk Informasi lebih lanjut, Chat WA ke 0853 9433 3301
Selanjutnya akan muncul jendela Pencatatan Surat Masuk seperti pada gambar berikut, Kemudian klik tombol Tambah Untuk menambah data surat masuk.
Selanjutnya isi kolom-kolom yang tersedia seperti pada gambar berikut, kemudian cari file surat yang akan Anda simpan dan telah di scan menjadi file PDF dengan cara, klik tombol Cari File seperti pada gambar berikut :
Tombol Tambah
Untuk Informasi lebih lanjut, Chat WA ke 0853 9433 3301
Kemudian cari lokasi file surat berada seperti pada gambar berikut :
Selanjutnya klik pada file PDF yang diinginkan lalu klik tombol OK seperti pada gambar berikut :
Untuk Informasi lebih lanjut, Chat WA ke 0853 9433 3301
Jika file yang dimasukkan sudah benar, maka insyaa Allah akan tampil data PDF di pada jendela aplikasi selanjutnya klik tombol Simpan seperti pada gambar berikut :
Mengubah Data Surat Masuk
Untuk mengubah data surat masuk, klik pada file yang Anda inginkan, kemudian klik tombol Ubah, perhatikan gambar berikut :
Selanjutnya Anda dapat mengubah isi kolom dan file suratnya, kemudian klik tombol Simpan untuk menyimpan perubahan data.
Klik pada data yang akan diubah
Kemudian Klik Tombol Ubah
Untuk Informasi lebih lanjut, Chat WA ke 0853 9433 3301 Selesai perubahan data
Menggapus Data Surat Masuk
Untuk menghapus data surat masuk, klik pada file yang Anda inginkan, kemudian klik tombol Hapus, perhatikan gambar berikut :
Selesai cara menghapus data.
Klik pada data yang akan dihapus
Lalu klik tombol Hapus
Untuk Informasi lebih lanjut, Chat WA ke 0853 9433 3301 Mencari Data Surat Masuk
Untuk mencari data surat masuk, dapat dilakukan dengan pencarian periode waktu tertentu atau pencarian disemua periode, caranya yaitu,
Pilih periode pencarian, kemudian masukkan periode tanggal awal sampai tanggal akhir seperti pada gambar berikut :
Untuk hasil yang lebih spesifik lagi, Anda dapat memasukkan kata kunci nomor surat, nama pengirim atau perihal surat yang ingin Anda cari seperti pada gambar berikut :
Untuk Informasi lebih lanjut, Chat WA ke 0853 9433 3301 Melihat, Mendownload dan Mencetak File Surat Masuk Untuk melihat, mendownload atau untuk mencetak surat masuk caranya adalah, klik ganda pada file yang Anda inginkan, perhatikan gambar berikut :
Selanjutnya akan terbuka jendela untuk melihat data surat tadi, untuk mendownload atau mencetak surat arahkan kursor mouse pada area dokumen sampai muncul tombol-tombol seperti pada gambar berikut, selanjutnya klik tombol Disket untuk mendownload atau tombol Print untuk mencetak surat, perhatikan gambar berikut :
Klik ganda data yang akan di download, dilihat atau dicetak
Arahkan kursor mouse ke area ini sampai muncul tombol- tombol berikut, untuk
mendownload atau mencetak file
sampai muncul tombol-tombol berikut, untuk mendownload atau mencetak file
Untuk Informasi lebih lanjut, Chat WA ke 0853 9433 3301
Untuk keluar dari Jendela Pencatatan Surat Masuk, klik pada tombol Keluar seperti pada gambar berikut :
6. Pencatatan Surat Keluar
Untuk melakukan Pencatatan Surat Keluar, caranya, klik pada menu Arsip Surat Keluar seperti pada gambar berikut :
Untuk Informasi lebih lanjut, Chat WA ke 0853 9433 3301
NB : Untuk menambah, mengubah, menghapus, mencetak dan mendownload surat keluar caranya sama dengan surat masuk, silahkan kembali ke halaman surat masuk.
7. Backup Database dan Backup Dokumen
Backup data dan backup dokumen sangat penting dilakukan agar data Anda tidak hilang apabila terjadi kerusakan pada komputer Anda, atau pada saat Anda ingin memindahkan Data Anda pada komputer lain.
Ada dua jenis Backup, yakni Backup Database dan Backup Dokumen, Backup Database adalah backup data persuratan sedangkan backup dokumen adalah backup file persuratan, kedua backup ini harus dilakukan bersamaan.
Backup Database
Adapun Cara Backup Database adalah sebagai berikut :
Klik pada menu Backup Database seperti pada gambar berikut :
Untuk Informasi lebih lanjut, Chat WA ke 0853 9433 3301
Setelah itu insyaa Allah akan terbuka jendela backup Database,
selanjutnya klik pada tombol Pilih Lokasi Penyimpanan untuk memilih di lokasi mana hasil backup akan ditempatkan
NB : Sebaiknya buat folder tersendiri untuk data-data backup Anda misalnya nama foldernya Backup Data Persuratan dan di buat di drive D:
Selanjutnya Kita pilih lokasi tersebut lalu klik tombol Select seperti pada gambar berikut :
Kemudian pada kolom nama File masukkan nama file backup yang Anda inginkan misal nama filenya adalah Backup Data September 2021 kemudian klik tombol Backup untuk melakukan proses backup database seperti terlihat pada gambar berikut :
Untuk Informasi lebih lanjut, Chat WA ke 0853 9433 3301
Apabila proses backup benar maka insyaa Allah di folder D:Backup Data Persuratan yang telah kita buat tadi akan muncul file backup Backup Data September 2021 dengan extension “.DATA_MYARSIP”
seperti pada gambar berikut :
Sampai disini Anda telah berhasil melakukan backup Database selanjutnya Anda lakukan Backup Dokumen
Backup Dokumen
Adapun Cara Backup Dokumen adalah sebagai berikut :
Klik pada menu Backup Dokumen seperti pada gambar berikut :
Untuk Informasi lebih lanjut, Chat WA ke 0853 9433 3301
Langkah selanjutnya sama dengan proses backup database, silahkan lihat kembali bagian backup database.
Apabila proses backup benar maka insyaa Allah di folder D:Backup Data Persuratan yang telah kita buat tadi akan muncul file backup Backup Data September 2021 dengan extension
“.dokumen_myarsip” seperti pada gambar berikut :
Sampai disini Anda telah berhasil melakukan backup Database dan Backup Dokumen selanjutnya Anda coba untuk merestore atau memasukkan kembali data hasil backup ke dalam aplikasi myarsip kembali apabila diperlukan.
8. Restore Database dan Restore Dokumen
Restore database dan restore dokumen dilakukan untuk memasukkan kembali data hasil backup database dan hasil backup dokumen ke dalam aplikasi, hal ini dilakukan jika terjadi kerusakan data atau terjadi kerusakan pada komputer Anda sehingga harus diinstal kembali di komputer yang sama atau di komputer yang berbeda.
Restore Database
Adapun Cara Restore Database adalah sebagai berikut :
Klik pada menu Restore Database seperti pada gambar berikut :
Untuk Informasi lebih lanjut, Chat WA ke 0853 9433 3301
Setelah itu insyaa Allah akan terbuka jendela Restore Database,
selanjutnya klik pada tombol Pilih Lokasi Penyimpanan untuk memilih di lokasi mana hasil backup akan ditempatkan
Selanjutnya Kita pilih file hasil backup database yang telah kita buat tadi dengan ekstensi .DATA_MYARSIP, lalu klik tombol OK seperti pada gambar berikut :
Setelah itu klik tombol restore untuk mulai proses pengembalian data seperti pada gambar berikut :
Untuk Informasi lebih lanjut, Chat WA ke 0853 9433 3301
Setelah kita melakukan restore database selanjutnya kita lakukan proses restore dokumen masuk ke menu Restore Dokuman kemudian lakukan dengan cara yang sama seperti restore database yang barusan Anda praktekkan.
9. Pengaturan Logo, nama penanggung jawab serta pengaturan user nam dan password
Untuk melakukan pengaturan username dan password dapat dilakukan di menu Manajemen User, sedangankan untuk melakukan pengaturan logo instansi atau nama penanggung jawab laporan dapat Anda lakukan di menu Pengaturan.
Alhamdulillah, sampai disini kita telah membahas tuntas tatacara penggunaan Aplikasi MyArsip Profesional edition. semoga Allah mudahkan urusan persuratan kita dengan menggunakan aplikasi ini.
