Bagian 2:
Training Need Assessment
Bagian ini menguraikan dua hal tentang Training Need Assessment, yaitu:
ü Identifikasi Kebutuhan Pelatihan
ü Analisis Kebutuhan Pelatihan
Identifikasi Kebutuhan Pelatihan
Secara umum identifikasi kebutuhan pelatihan didefinisikan sebagai suatu proses pengumpulan data dalam rangka mengidentifikasi bidang-bidang atau faktor-faktor apa saja yang perlu
diperbaiki atau ditingkatkan agar tujuan pelatihan tercapai. Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk memperoleh data akurat tentang apakah ada kebutuhan untuk menyelenggarakan pelatihan.
Veithzal Rifai (2004) mendefinisikan kebutuhan pelatihan “adalah untuk memenuhi kekurangan pengetahuan, meningkatkan keterampilan atau sikap dengan masing-masing kadar yang bervariasi”. Sementara Suryana Sumantri (2005) mendefinisikan ”kebutuhan pelatihan merupakan keadaan dimana terdapat kesenjangan antara keadaan yang diinginkan dengan keadaan nyata”.
Identifikasi kebutuhan pelatihan diperlukan untuk menyiapkan rencana/program pelatihan. Hasil identifikasi kebutuhan pelatihan diperlukan sebagai dasar untuk merencanakan sebuah
program pelatihan (terkait isu/tema, tujuan, sasaran/hasil yang akan dicapai, kelompok sasaran, pendekatan, metode, teknik, serta pelaksanaan dan evaluasi program pelatihan).
Pelatihan yang baik adalah pelatihan yang sesuai dengan kebutuhan. Tidak ada manfaatnya jika pelatihan yang dilaksanakan tidak atau kurang sesuai dengan kebutuhan. Untuk itu, sebagai langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengidentifikasi kebutuhan pelatihan.
Ada beberapa cara yang dapat dilakukan, yaitu:
1. Menggali informasi langsung dari sasaran melalui diskusi kelompok yang terfokus. Perlu diadakan suatu pertemuan/ diskusi khusus antara sasaran (pihak yang akan mendapatkan pelatihan) dengan pihak penyelenggara pelatihan. Dalam diskusi ini ditanyakan apa masalah yang dihadapi, pengetahuan atau keterampilan apa yang dibutuhkan dan apakah perlu ada atau diselenggarakannya pelatihan. Perlunya pelatihan biasanya terkait dengan permasalahan yang dihadapi. Usul perlunya pelatihan seyogyanya datang dari kelompok sasaran, demikian juga jenis/isu/tema pelatihan yang akan dilakukan.
2. Menggali informasi melalui kegiatan PRA (Participatory Rural Appraisal). Melalui pelaksanaan PRA dilanjutkan dengan rencana-rencana peningkatan kegiatan ditingkat
kelompok sasaran, dengan ini dapat diperoleh informasi kebutuhan pelatihan yang berasal dari kelompok sasaran sendiri.
kelompok sasaran).
4. Penelitian konvensional yang dilakukan oleh ahli atau pihak lain. Melalui penelitian terhadap kelompok sasaran yang mencangkup tingkat pengetahuan dan tingkat keterampilan kelompok sasaran dalam melakukan usahanya yang berkaitan dengan isu tertentu dapat diperoleh mengenai informasi kebutuhan pelatihan. Informasi dari hasil penelitian ini masih perlu di konsultasikan dengan kelompok sasaran tersebut untuk memperoleh kepastian pelatihan yang diperlukan.
Untuk melaksanakan sebagaimana yang tertera diatas ada metode yang dapat dipergunakan untuk mengumpulkan dan menghimpun informasi serta data untuk identifikasi kebutuhan pelatihan. Metode-metode tersebut antara lain adalah:
1. Survei
Survei merupakan cara yang sering dilakukan untuk mengumpulkan data. Dari survei dapat diperoleh data yang kemudian dibuat tabulasinya. Pertanyaan survei harus diperhatikan agar terhindar dari umpan balik yang bias. Pertanyaan survei harus benar sehingga tidak terjadi interpretasi yang keliru dari para responden. Keuntungan penggunaan metode ini adalah: 1) dapat diterapkan pada populasi yang besar, 2) cara yang mudah dalam memperoleh feedback, 3) bias dapat diminimumkan, dan 4) mengisi kuesioner relatif mudah.
1. Observasi umum
Kebutuhan pelatihan dapat pula ditentukan melalui teknik observasi. Observasi sangat baik digunakan jika terdapat keterbatasan sumber daya dan jika kelompok atau proses yang akan diobservasi terlalu besar dan kompleks. Observasi hendaknya dilakukan oleh orang yang
terlatih dalam teknik observasi dan juga yang mengenal prosedur atau proses yang diobservasi.
1. Wawancara
Wawancara individu biasanya digunakan bersama dengan survai tertulis, meskipun demikian dapat juga digunakan secara independen. Wawancara dapat juga ditujukan untuk mengetahui valid tidaknya umpan balik tertulis yang diperoleh dari survai. Wawancara dapat menyediakan informasi tambahan berkaitan dengan hal yang sedang diidentifikasi. Keuntungan
menggunakan wawancara adalah kesempatan untuk mengadakan interaksi secara langsung antara penyelenggara pelatihan dengan individu/kelompok yang kebutuhan pelatihannya sedang dipertimbangkan.
1. Focus Group Discussion
Focus Group Discussion digunakan untuk mengadakan brainstorming mengenai hal tertentu.
Kelemahan penggunaan metode ini adalah biaya yang besar. Biaya yang dikeluarkan antara lain untuk mengadakan pertemuan regular dan juga apabila anggota kelompok berasal dari daerah yang berbeda. Meskipun biaya penyelenggaraan besar, kelompok ini menyediakan informasi yang berguna sebagai dasar investigasi lebih lanjut melalui survai atau wawancara.
Beberapa elemen penting yang dapat dipertimbangkan dalam melakukan identifikasi kebutuhan pelatihan adalah:
- Tingkat ketepatan yang diperlukan - Waktu yang diperlukan
- Ketersediaan sumber daya manusia yang berpengalaman (internal maupun eksternal) untuk mengadakan identifikasi kebutuhan pelatihan
- Faktor biaya, baik menggunakan sumber biaya dari pihak luar ataupun sumber biaya internal.
Identifiksi kebutuhan pelatihan merupakan langkah yang paling penting dalam pengembangan program pelatihan. Dalam identifiksi kebutuhan dapat digunakan tiga tingkat analisis yaitu
Analisis Kebutuhan Pelatihan
Mengingat bahwa pelatihan pada dasarnya diselenggarakan sebagai sarana untuk
menghilangkan atau setidaknya mengurangi gap (kesenjangan) antara kondisi yang ada saat ini dengan kondisi standard atau kondisi yang diharapkan, maka dalam hal ini analisis
kebutuhan pelatihan merupakan alat untuk menganalisis gap-gap
yang ada tersebut dan melakukan analisa apakah gap-gap
tersebut dapat dikurangi atau dihilangkan melalui suatu pelatihan. Selain itu dengan analisis kebutuhan pelatihan maka pihak penyelenggara pelatihan dapat memperkirakan
manfaat-manfaat apa saja yang bisa didapatkan dari suatu pelatihan, baik bagi partisipan sebagai individu, lembaga, maupun pihak penyelenggara pelatihan itu sendiri.
Jika ditelaah secara lebih lanjut, maka analisis kebutuhan pelatihan memiliki beberapa tujuan, diantaranya adalah:
1. Memastikan bahwa pelatihan memang merupakan salah satu solusi untuk memperbaiki masalah atau meningkatkan pengetahuan dan keterampilan kelompok sasaran.
2. Memastikan bahwa para partisipan baik individu maupun lembaga yang mengikuti pelatihan benar-benar sasaran yang tepat.
3. Memastikan bahwa pengetahuan dan keterampilan yang menjadi pembelajaran selama pelatihan benar-benar sesuai dengan elemen-elemen yang dituntut dari suatu capaian tertentu.
materi pelatihan.
5. Memastikan bahwa masalah yang ada adalah disebabkan karena kurangnya
pengetahuan, keterampilan, dan sikap-sikap tertentu bukan oleh alasan-alasan lain yang tidak bisa diselesaikan melalui pelatihan.
6. Memperhitungkan untung-ruginya melaksanakan pelatihan mengingat bahwa sebuah pelatihan pasti membutuhkan sejumlah dana.
Secara garis besar dapat dikatakan bahwa kebutuhan pelatihan adalah selisih/gap antara pengetahuan, sikap dan keterampilan yang diharapkan/diminta dengan pengetahuan, sikap dan keterampilan yang telah dimiliki oleh seseorang atau lembaga serta selisih/gap antara kondisi yang diminta dengan kondisi yang telah dicapai.
Dengan analisa ini, maka akan diketahui adanya "gap" dari kebutuhan. Gap inilah yang menjadi dasar ditetapkannya program pelatihan. Artinya, pelatihan yang dilakukan didasarkan pada kebutuhan bukan pada pemenuhan semata adanya pelatihan.
Proses pelatihan akan berjalan lebih optimal jika diawali dengan analisa kebutuhan pelatihan yang tepat. Ada tiga jenis analisa kebutuhan pelatihan yang bisa dijadikan sebagai alat untuk menilai kebutuhan pelatihan, yakni: task-based analysis, person/individu-based analysis, dan organizational-based analysis (Cascio, 1992; Schuler, 1993). Penjelasannya adalah sebagai berikut:
1. 1. Analisis Tingkatan Tugas (Task Analysis)
Analis yang berfokus pada kebutuhan tugas yang dibebankan pada satu posisi/fungsi tertentu.
Tugas dan tanggungjawab posisi ini dianalisa untuk diketahui jenis ketrampilan apa yang
dibutuhkan. Dari sini, kemudian dapat ditentukan jenis pelatihan semacam apa yang diperlukan.
pelatihan yang wajib diikuti oleh setiap orang yang menduduki posisi/fungsi tersebut.
Pertanyaan yang dapat diajukan di tingkat analisis ini antara lain:
- Apa sajakah tugas dan tanggung jawab dari pekerjaan/fungsi tertentu ?
- Apakah ada perubahan tugas dan tanggung jawab dalam pekerjaan/fungsi sehubungan dengan adanya perubahaan kebijakan di tingkat kelompok/organisasi ?
- Ketrampilan dan pengetahuan apa sajakah yang perlu dimiliki agar dapat memenuhi tugas dan tanggungjawabnya secara kompeten ?
Gambar 1: Model Task Analysis
1. 2. Analisis Tingkatan Individu (Person Analysis)
Analisis yang berfokus pada level kompetensi orang yang memegang posisi tertentu. Analisa ditujukan untuk mengetahui kekurangan dan area pengembangan yang dibutuhkan oleh orang tersebut. Dari sini, kemudian dapat disusun jenis pelatihan apa saja yang diperlukan untuk orang tersebut. Dalam analisa ini biasanya telah ditetapkan beragam jenis kompetensi dan juga standar level kompetensi yang diperlukan untuk suatu posisi tertentu.
Pertanyaan yang dapat diajukan di tingkat analisis ini antara lain:
- Ketrampilan dan pengetahuan apa saja yang sudah dimiliki ? - Pelatihan apa saja yang sudah diikuti ?
- Cara pelatihan seperti apa yang paling dapat memenuhi kebutuhan individu ? Pelatihan di ruang kelas, pelatihan di tempat kerja, atau metode lain? Apakah lebih baik menggunakan trainer
dari luar atau dari dalam organisasi ?
Gambar 2: Model Person Analysis
1. 3. Analisis Tingkatan Organisasi (Organizational Analysis)
Analisis kebutuhan pelatihan yang didasarkan pada kebutuhan strategis kelompok/organisasi.
Kebutuhan strategis kelompok/organisasi dirumuskan dengan mengacu pada dua elemen pokok :
- Strategi kelompok/organisasi - Nilai-nilai kelompok/organisasi
Pertanyaan yang dapat diajukan di tingkat analisis ini antara lain:
- Apakah visi dan strategi kelompok/organisasi ?
- Adakah faktor-faktor kunci yang menghambat pencapaian visi dan strategi kelompok/organisasi ?
- Faktor-faktor apa sajakah yang harus ditingkatkan dalam pencapaian visi kelompok/organisasi ?
Gambar 3: Model Organizational Analysis
Analisis di tingkat ini berusaha mengetahui apa tujuan yang ingin dicapai oleh
kelompok/organisasi dan juga apakah ada cukup sumberdaya di dalam kelompok/organisasi untuk memastikan bahwa perbaikan yang ingin dicapai dapat terjadi.
Setelah diidentifikasi, secara naratif ditunjukkan kondisi nyata mengenai kelompok/organisasi baik yang terkait dengan tugas terhadap suatu fungsi/posisi/jabatan tertentu, kemampuan dan keterampilan setiap individu, dan sejauh mana pencapaian visi kelompok/organisasi. Untuk menganalisa kebutuhan pelatihan apa yang bisa diterapkan, perlu dipetakan hasil identifikasi tersebut. Selanjutnya hasil training need assessment (identifikasi dan analisis kebutuhan pelatihan) dapat dipetakan dalam bentuk matrik tabel analisis kebutuhan pelatihan. Produk akhirnya adalah daftar atau list kebutuhan pelatihan. Adapun bentuk matriknya dapat dilihat pada tabel sebagai berikut:
Tingkatan Tugas (Task)
Jenis tugas
Uraian pelaksanaan tugas
Kompetensi yang harus dimiliki
"Gap" kompetensi
Kebutuhan pelatihan
Tabel 1: Contoh matrik tabel analisa tingkatan tugas (Task Analysis)
Tingkatan Individu (Person)
Daftar Individu
Kompetensi yang ada saat ini
Kompetensi yang diharapkan
"Gap" kompetensi
Kebutuhan pelatihan
Tabel 2: Contoh matrik tabel analisa tingkatan individu (Person Analysis)
Visi, value, dan strategi kelompok/organisasi
Faktor kunci efektivitas dan keberhasilan organisasi
Analisis kekuatan dan kelemahan faktor yang mempengaruhi pencapaian visi organisasi
Kesenjangan faktor
Faktor yang kuat
Faktor yang lemah
Kebutuhan pelatihan
Visi
Value
Strategy
Tabel 3: Contoh matrik tabel analisa tingkatan kelompok/organisasi (Organizational Analysis)
Bagian 2:
Training Need Assessment
ü Identifikasi Kebutuhan Pelatihan
ü Analisis Kebutuhan Pelatihan
Identifikasi Kebutuhan Pelatihan
Secara umum identifikasi kebutuhan pelatihan didefinisikan sebagai suatu proses pengumpulan data dalam rangka mengidentifikasi bidang-bidang atau faktor-faktor apa saja yang perlu
diperbaiki atau ditingkatkan agar tujuan pelatihan tercapai. Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk memperoleh data akurat tentang apakah ada kebutuhan untuk menyelenggarakan pelatihan.
Veithzal Rifai (2004) mendefinisikan kebutuhan pelatihan “adalah untuk memenuhi kekurangan pengetahuan, meningkatkan keterampilan atau sikap dengan masing-masing kadar yang bervariasi”. Sementara Suryana Sumantri (2005) mendefinisikan ”kebutuhan pelatihan merupakan keadaan dimana terdapat kesenjangan antara keadaan yang diinginkan dengan keadaan nyata”.
Identifikasi kebutuhan pelatihan diperlukan untuk menyiapkan rencana/program pelatihan. Hasil identifikasi kebutuhan pelatihan diperlukan sebagai dasar untuk merencanakan sebuah
program pelatihan (terkait isu/tema, tujuan, sasaran/hasil yang akan dicapai, kelompok sasaran, pendekatan, metode, teknik, serta pelaksanaan dan evaluasi program pelatihan).
Pelatihan yang baik adalah pelatihan yang sesuai dengan kebutuhan. Tidak ada manfaatnya jika pelatihan yang dilaksanakan tidak atau kurang sesuai dengan kebutuhan. Untuk itu, sebagai langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengidentifikasi kebutuhan pelatihan.
Ada beberapa cara yang dapat dilakukan, yaitu:
1. Menggali informasi langsung dari sasaran melalui diskusi kelompok yang terfokus. Perlu diadakan suatu pertemuan/ diskusi khusus antara sasaran (pihak yang akan mendapatkan pelatihan) dengan pihak penyelenggara pelatihan. Dalam diskusi ini ditanyakan apa masalah yang dihadapi, pengetahuan atau keterampilan apa yang dibutuhkan dan apakah perlu ada atau diselenggarakannya pelatihan. Perlunya pelatihan biasanya terkait dengan permasalahan yang dihadapi. Usul perlunya pelatihan seyogyanya datang dari kelompok sasaran, demikian juga jenis/isu/tema pelatihan yang akan dilakukan.
2. Menggali informasi melalui kegiatan PRA (Participatory Rural Appraisal). Melalui pelaksanaan PRA dilanjutkan dengan rencana-rencana peningkatan kegiatan ditingkat
kelompok sasaran, dengan ini dapat diperoleh informasi kebutuhan pelatihan yang berasal dari kelompok sasaran sendiri.
3. Menggali informasi melalui wawancara dengan beberapa tokoh (key informan) dari
kelompok sasaran, disertai dengan pengamatan langsung terhadap kondisi di lapangan (kondisi kelompok sasaran).
4. Penelitian konvensional yang dilakukan oleh ahli atau pihak lain. Melalui penelitian terhadap kelompok sasaran yang mencangkup tingkat pengetahuan dan tingkat keterampilan kelompok sasaran dalam melakukan usahanya yang berkaitan dengan isu tertentu dapat diperoleh mengenai informasi kebutuhan pelatihan. Informasi dari hasil penelitian ini masih perlu di konsultasikan dengan kelompok sasaran tersebut untuk memperoleh kepastian pelatihan yang diperlukan.
Untuk melaksanakan sebagaimana yang tertera diatas ada metode yang dapat dipergunakan untuk mengumpulkan dan menghimpun informasi serta data untuk identifikasi kebutuhan pelatihan. Metode-metode tersebut antara lain adalah:
1. Survei
interpretasi yang keliru dari para responden. Keuntungan penggunaan metode ini adalah: 1) dapat diterapkan pada populasi yang besar, 2) cara yang mudah dalam memperoleh feedback, 3) bias dapat diminimumkan, dan 4) mengisi kuesioner relatif mudah.
1. Observasi umum
Kebutuhan pelatihan dapat pula ditentukan melalui teknik observasi. Observasi sangat baik digunakan jika terdapat keterbatasan sumber daya dan jika kelompok atau proses yang akan diobservasi terlalu besar dan kompleks. Observasi hendaknya dilakukan oleh orang yang
terlatih dalam teknik observasi dan juga yang mengenal prosedur atau proses yang diobservasi.
1. Wawancara
Wawancara individu biasanya digunakan bersama dengan survai tertulis, meskipun demikian dapat juga digunakan secara independen. Wawancara dapat juga ditujukan untuk mengetahui valid tidaknya umpan balik tertulis yang diperoleh dari survai. Wawancara dapat menyediakan informasi tambahan berkaitan dengan hal yang sedang diidentifikasi. Keuntungan
menggunakan wawancara adalah kesempatan untuk mengadakan interaksi secara langsung antara penyelenggara pelatihan dengan individu/kelompok yang kebutuhan pelatihannya sedang dipertimbangkan.
1. Focus Group Discussion
Focus Group Discussion digunakan untuk mengadakan brainstorming mengenai hal tertentu.
Kelemahan penggunaan metode ini adalah biaya yang besar. Biaya yang dikeluarkan antara lain untuk mengadakan pertemuan regular dan juga apabila anggota kelompok berasal dari daerah yang berbeda. Meskipun biaya penyelenggaraan besar, kelompok ini menyediakan informasi yang berguna sebagai dasar investigasi lebih lanjut melalui survai atau wawancara.
- Tingkat ketepatan yang diperlukan - Waktu yang diperlukan
- Ketersediaan sumber daya manusia yang berpengalaman (internal maupun eksternal) untuk mengadakan identifikasi kebutuhan pelatihan
- Faktor biaya, baik menggunakan sumber biaya dari pihak luar ataupun sumber biaya internal.
Identifiksi kebutuhan pelatihan merupakan langkah yang paling penting dalam pengembangan program pelatihan. Dalam identifiksi kebutuhan dapat digunakan tiga tingkat analisis yaitu analisis pada tingkat organisasi, analisis pada tingkat tugas atau operasi dan analisis pada tingkat individu/person. Ketiga alat analisis ini yang disebut dengan analisis kebutuhan pelatihan.
Analisis Kebutuhan Pelatihan
Mengingat bahwa pelatihan pada dasarnya diselenggarakan sebagai sarana untuk
menghilangkan atau setidaknya mengurangi gap (kesenjangan) antara kondisi yang ada saat ini dengan kondisi standard atau kondisi yang diharapkan, maka dalam hal ini analisis
kebutuhan pelatihan merupakan alat untuk menganalisis gap-gap
kebutuhan pelatihan maka pihak penyelenggara pelatihan dapat memperkirakan
manfaat-manfaat apa saja yang bisa didapatkan dari suatu pelatihan, baik bagi partisipan sebagai individu, lembaga, maupun pihak penyelenggara pelatihan itu sendiri.
Jika ditelaah secara lebih lanjut, maka analisis kebutuhan pelatihan memiliki beberapa tujuan, diantaranya adalah:
1. Memastikan bahwa pelatihan memang merupakan salah satu solusi untuk memperbaiki masalah atau meningkatkan pengetahuan dan keterampilan kelompok sasaran.
2. Memastikan bahwa para partisipan baik individu maupun lembaga yang mengikuti pelatihan benar-benar sasaran yang tepat.
3. Memastikan bahwa pengetahuan dan keterampilan yang menjadi pembelajaran selama pelatihan benar-benar sesuai dengan elemen-elemen yang dituntut dari suatu capaian tertentu.
4. Mengidentifikasi bahwa jenis pelatihan dan metode yang dipilih sesuai dengan tema atau materi pelatihan.
5. Memastikan bahwa masalah yang ada adalah disebabkan karena kurangnya
pengetahuan, keterampilan, dan sikap-sikap tertentu bukan oleh alasan-alasan lain yang tidak bisa diselesaikan melalui pelatihan.
6. Memperhitungkan untung-ruginya melaksanakan pelatihan mengingat bahwa sebuah pelatihan pasti membutuhkan sejumlah dana.
Secara garis besar dapat dikatakan bahwa kebutuhan pelatihan adalah selisih/gap antara pengetahuan, sikap dan keterampilan yang diharapkan/diminta dengan pengetahuan, sikap dan keterampilan yang telah dimiliki oleh seseorang atau lembaga serta selisih/gap antara kondisi yang diminta dengan kondisi yang telah dicapai.
Dengan analisa ini, maka akan diketahui adanya "gap" dari kebutuhan. Gap inilah yang menjadi dasar ditetapkannya program pelatihan. Artinya, pelatihan yang dilakukan didasarkan pada kebutuhan bukan pada pemenuhan semata adanya pelatihan.
menilai kebutuhan pelatihan, yakni: task-based analysis, person/individu-based analysis, dan organizational-based analysis (Cascio, 1992; Schuler, 1993). Penjelasannya adalah sebagai berikut:
1. 1. Analisis Tingkatan Tugas (Task Analysis)
Analis yang berfokus pada kebutuhan tugas yang dibebankan pada satu posisi/fungsi tertentu.
Tugas dan tanggungjawab posisi ini dianalisa untuk diketahui jenis ketrampilan apa yang
dibutuhkan. Dari sini, kemudian dapat ditentukan jenis pelatihan semacam apa yang diperlukan.
Jadi dalam analisa ini, yang menjadi fokus adalah tugas posisi, bukan orang yang memegang posisi tersebut. Melalui metode task analysis ini, kemudian bisa disusun semacam kurikulum pelatihan yang bersifat standard dan terpadu. Beragam jenis pelatihan ini kemudian menjadi pelatihan yang wajib diikuti oleh setiap orang yang menduduki posisi/fungsi tersebut.
Pertanyaan yang dapat diajukan di tingkat analisis ini antara lain:
- Apa sajakah tugas dan tanggung jawab dari pekerjaan/fungsi tertentu ?
- Apakah ada perubahan tugas dan tanggung jawab dalam pekerjaan/fungsi sehubungan dengan adanya perubahaan kebijakan di tingkat kelompok/organisasi ?
- Ketrampilan dan pengetahuan apa sajakah yang perlu dimiliki agar dapat memenuhi tugas dan tanggungjawabnya secara kompeten ?
Gambar 1: Model Task Analysis
1. 2. Analisis Tingkatan Individu (Person Analysis)
Analisis yang berfokus pada level kompetensi orang yang memegang posisi tertentu. Analisa ditujukan untuk mengetahui kekurangan dan area pengembangan yang dibutuhkan oleh orang tersebut. Dari sini, kemudian dapat disusun jenis pelatihan apa saja yang diperlukan untuk orang tersebut. Dalam analisa ini biasanya telah ditetapkan beragam jenis kompetensi dan juga standar level kompetensi yang diperlukan untuk suatu posisi tertentu.
Pertanyaan yang dapat diajukan di tingkat analisis ini antara lain:
- Pelatihan apa saja yang sudah diikuti ?
- Cara pelatihan seperti apa yang paling dapat memenuhi kebutuhan individu ? Pelatihan di ruang kelas, pelatihan di tempat kerja, atau metode lain? Apakah lebih baik menggunakan trainer
dari luar atau dari dalam organisasi ?
Gambar 2: Model Person Analysis
1. 3. Analisis Tingkatan Organisasi (Organizational Analysis)
Analisis kebutuhan pelatihan yang didasarkan pada kebutuhan strategis kelompok/organisasi.
Kebutuhan strategis kelompok/organisasi dirumuskan dengan mengacu pada dua elemen pokok :
- Strategi kelompok/organisasi - Nilai-nilai kelompok/organisasi
- Apakah visi dan strategi kelompok/organisasi ?
- Adakah faktor-faktor kunci yang menghambat pencapaian visi dan strategi kelompok/organisasi ?
- Faktor-faktor apa sajakah yang harus ditingkatkan dalam pencapaian visi kelompok/organisasi ?
Gambar 3: Model Organizational Analysis
Analisis di tingkat ini berusaha mengetahui apa tujuan yang ingin dicapai oleh
kelompok/organisasi dan juga apakah ada cukup sumberdaya di dalam kelompok/organisasi untuk memastikan bahwa perbaikan yang ingin dicapai dapat terjadi.
Setelah diidentifikasi, secara naratif ditunjukkan kondisi nyata mengenai kelompok/organisasi baik yang terkait dengan tugas terhadap suatu fungsi/posisi/jabatan tertentu, kemampuan dan keterampilan setiap individu, dan sejauh mana pencapaian visi kelompok/organisasi. Untuk menganalisa kebutuhan pelatihan apa yang bisa diterapkan, perlu dipetakan hasil identifikasi tersebut. Selanjutnya hasil training need assessment (identifikasi dan analisis kebutuhan pelatihan) dapat dipetakan dalam bentuk matrik tabel analisis kebutuhan pelatihan. Produk
Tingkatan Tugas (Task)
Jenis tugas
Uraian pelaksanaan tugas
Kompetensi yang ada
Kompetensi yang harus dimiliki
"Gap" kompetensi
Kebutuhan pelatihan
Tabel 1: Contoh matrik tabel analisa tingkatan tugas (Task Analysis)
Tingkatan Individu (Person)
Daftar Individu
Kompetensi yang ada saat ini
"Gap" kompetensi
Kebutuhan pelatihan
Tabel 2: Contoh matrik tabel analisa tingkatan individu (Person Analysis)
Tingkatan Kelompok/organisasi (Organizational)
Visi, value, dan strategi kelompok/organisasi
Faktor kunci efektivitas dan keberhasilan organisasi
Analisis kekuatan dan kelemahan faktor yang mempengaruhi pencapaian visi organisasi
Kesenjangan faktor
Faktor yang kuat
Faktor yang lemah
Kebutuhan pelatihan
Visi
Value
Strategy
Tabel 3: Contoh matrik tabel analisa tingkatan kelompok/organisasi (Organizational Analysis)
