LAPORAN PENGELOLAAN KETERBUKAAN INFORMASI dan DOKUMENTASI (PPID) SEMESTERI I

(1)

LAPORAN

PENGELOLAAN KETERBUKAAN INFORMASI dan DOKUMENTASI (PPID)

SEMESTERI I

KEMENTERIAN PERTANIAN

BADAN PENYULUHAN DAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA PERTANIAN BALAI BESAR PELATIHAN PERTANIAN KETINDAN

- 2014 -

(2)

DAFTAR ISI

Hal KATA PENGANTAR ... i DAFTAR ISI ... ii I. Gambaran Umum

A. Kebijakan ... 1 B. Sarana Prasarana ... 2-3 C. Sumber Daya Manusia ... 3-4 D. Pembiayaan ... 4 II. Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi

A. Pengumpulan dan Pengolahan Dokumen ... 5-6 B. Daftar Informasi Publik ... 6 C. Kekurangan dan Hambatan Pengelolaan ... 6 III. Pelaksanaan Pelayanan Informasi dan Dokumentasi

A. Pelayanan Informasi Publik ... 7-11 B. Penyelesaian Sengketa ... 11 IV. KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan ... 12 B. Saran ... 12 Lampiran - Lampiran

(3)

KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat, hidayah serta inayah-Nya sehingga laporan Pengelolaan Keterbukaan Informasi dan Dokumentasi dapat diselesaikan dengan baik.

Laporan ini berisi tentang informasi dan gambaran balai secara umum, pengelolaan, pelaksanaan pelayanan informasi dan dokumentasi.

Kami menyadari bahwa laporan ini belum sempurna, sehingga kami sangat mengharapkan masukan dan sumbang saran dari pembaca untuk perbaikan dan upaya tindak lanjut di masa yang akan datang. Tidak lupa kami mengucapkan terimakasih kepada semua pihak yang telah memberikan konstribusinya untuk penyelesaian laporan ini. Besar harapan kami, semoga laporan ini dapat bermanfaat bagi kita semua.

Lawang, Juli 2014 Kepala Balai

Ttd,

Dr. Ir. Adang Warya, MM NIP. 19590722 198903 1 006

(4)

Lap.PPID/humas.bbppketindan

Page 1 BAB I

GAMBARAN UMUM

A. Kebijakan

Dalam Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945 Pasal 28 F disebutkan bahwa setiap orang berhak untuk berkomunikasi dan memperoleh Informasi untuk mengembangkan pribadi dan lingkungan sosialnya, serta berhak untuk mencari, memperoleh, memiliki, dan menyimpan Informasi dengan menggunakan segala jenis saluran yang tersedia. Untuk memberikan jaminan terhadap semua orang dalam memperoleh Informasi, perlu dibentuk undang-undang yang mengatur tentang keterbukaan Informasi Publik.Fungsi maksimal ini diperlukan, mengingat hak untuk memperoleh Informasi merupakan hak asasi manusia sebagai salah satu wujud dari kehidupan berbangsa dan bernegara yang demokratis.

Salah satu elemen penting dalam mewujudkan penyelenggaraan negara yang terbuka adalah hak publik untuk memperoleh Informasi sesuai dengan peraturan perundang-undangan.Setiap Badan Publik mempunyai kewajiban untuk membuka akses atas Informasi Publik yang berkaitan dengan Badan Publik tersebut untuk masyarakat luas. Melalui mekanisme dan pelaksanaan prinsip keterbukaan, akan tercipta kepemerintahan yang baik dan peran serta masyarakat yang transparan dan akuntabilitas yang tinggi sebagai salah satu prasyarat untuk mewujudkan demokrasi yang hakiki.

Balai Besar Pelatihan Pertanian (BBPP) Ketindan sebagai instansi pemerintah berkewajiban untuk menyelenggarakan keterbukaan informasi publik.Dengan membuka akses publik terhadap Informasi diharapkan dapat mempercepat perwujudan pemerintahan yang terbuka yang merupakan upaya strategis mencegah praktik korupsi, kolusi, dan nepotisme (KKN), dan terciptanya kepemerintahan yang baik (good governance).

(5)

Page 2 B. Sarana Prasarana

Untuk mendukung pelaksanaan tugas pokok, BBPP Ketindan dilengkapi dengan sarana prasarana sebagai berikut :

1. Asrama

1.1 Asrama Melati kapasitas : 28 orang 1.2 Asrama Mawar kapasitas : 20 orang 1.3 Asrama Manggis kapasitas : 12 orang 1.4 Asrama Som Jawa kapasitas : 30 orang 1.5 Asrama Kedele kapasitas : 6 orang 1.6 Asrama Buah Tin kapasitas : 52 orang Total kapasitas asrama : 150 orang 2. Wisma

2.1 Wisma Shorgum kapasitas : 8 orang 2.2 Wisma Kacang Tanah kapasitas : 8 orang 2.3 Wisma Gandum kapasitas : 6 orang Total kapasitas wisma : 22 orang 3. Kelas dan Aula

3.1 Aula Mahkota Dewa kapasitas : 150 orang 3.2 Kelas Tapak Liman I kapasitas : 30 orang 3.3 Kelas Tapak Liman II kapasitas : 30 orang 3.4 Kelas Tapak Liman III kapasitas : 30 orang 3.5 Kelas Tapak Liman IV kapasitas : 30 orang 3.6 Kelas Tapak Liman V kapasitas : 30 orang 3.7 Kelas Padi, kapasitas : 30 orang Total kapasitas aula & kelas : 330 orang 4. Laboratorium

4.1 Teknologi Pengolahan Hasil Tanaman Pangan 4.2 Teknologi Pengolahan Hasil Tanaman Hortikultura 4.3 Bioteknologi

4.4 ProteksiTanaman

4.5 Lab.Informasi dan Teknologi

(6)

Page 3 5. Screen House

5.1 Screen house koleksi tanaman obat 5.2 Screen house drip irigasi tetes 5.3 Screen house aeroponik + NFT

6. Instalasi penunjang lainnya yaitu : gerai herbal, Spa, Sport Center, ruang pertemuan, ruang makan, mushola, koperasi, lahan praktek, dan perpustakaan.

Sedangkan dalam rangka pelaksanaan keterbukaan informasi publik, didukung sarana prasarana sebagai berikut :

1. Perpustakaan

2. Media Cetak (Buletin triwulan, profil balai, leaflet, katalog, brosur);

3. Media internet :

Website :www.bbppketindan.bppsdmp.deptan.go.id 4. Local Area Network

5. Hot Spot

C. Sumber Daya Manusia

Dalam rangka mendukung tugas pokok sebagai lembaga pelatihan pertanian BBPP Ketindan mempunyai 117 pegawai terdiri dari 93 orang berstatus PNS, 1 orang berstatus CPNS dan 23 orang berstatus THL (Tenaga Harian Lepas). Berdasarkan kedudukannya dibagi menjadi pejabat struktural berjumlah 11 orang, pejabat fungsional khusus (Widyaiswara) berjumlah 25 orang dan fungsional umum berjumlah 58 orang. Berdasarkan golongan, golongan IV berjumlah 16 orang, golongan III berjumlah 49 orang.Sedangkan pegawai golongan II berjumlah 26 orang dan golongan I berjumlah 3 orang.Berdasarkan jenis kelamin, pegawai BBPP Ketindan berjenis kelamin laki-laki berjumlah 57 orang (60,64%) dan perempuan berjumlah 37 orang (39,36%).

Dilihat dari latar belakang pendidikan, pegawai berpendidikan S3 sebanyak 1 orang, S2 sebanyak 20 orang, S1 sebanyak 31 orang dan pendidikan D4 sebanyak 5 orang. Sedangkan pegawai dengan

(7)

Page 4 pendidikanD3 berjumlah 5 orang, SLTA berjumlah 21 orang, SMP berjumlah 5 orang, dan pendidikan SD berjumlah 6 orang.

Untuk meningkatkan keterampilan dan pendidikan, pegawai BBPP Ketindan melakukan tugas belajar maupun izin belajar. Sampai dengan bulan Juni, pegawai yang Tugas Belajar sebanyak 5 orang dimana 1 orang mengambil program S2 dan 4 orang mengambil program D4.

Sedangkan pegawai yang Izin Belajar ada 12 orang, 3 orang mengambil program Doktor (S3) dan 9 orang mengambil program S2.

Mengacu pada Peraturan Menteri Pertanian No.

103/Permentan/OT.140/10/2013 tanggal 9 Oktober 2013 tentang Organisasi dan Tata Kerja Balai Besar Pelatihan Pertanian Ketindan, tugas penyebaran informasi menjadi tanggung jawab Sub Bagian Kepegawaian dan Rumah Tangga pada Bagian Umum.

Sedangkan untuk menunjang pelaksanaan penyebaran informasii dan mendukung tugas PPID, telah dibentuk tim pengelola informasi publik dan dokumentasi pembantu pelaksana dengan struktur organisasi terlampir.

D. Pembiayaan

Pembiayaan yang tersedia untuk Sistem Informasi, Publikasi dan Promosi sebesar Rp. 195.270.000,00 (Seratus Sembilan Puluh Lima Juta Dua Ratus Tujuh Puluh Ribu Rupiah). Kegiatan diperuntukkan untuk:

1. Pembuatan/cetak profil balai

2. Pembuatan/cetak buku tanaman obat 3. Pembuatan/cetak leaflet

4. Mengikuti pameran

5. Media eketronik/shooting video

Sedangkan untuk kegiatan Keterbukaan Informasi Publik (KIP) sebesar Rp 13.200.000,00 (Tiga Belas Juta Dua Ratus Ribu Rupiah). Kegiatan ini diperuntukkan untuk mengikuti rapat-rapat koordinasi informasi publik, baik yang dilaksanakan oleh Kementerian Pertanian atau instansi terkait lainnya.

(8)

Page 5 BAB II

PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI

A. Pengumpulan dan Pengolahan Dokumen

Pengumpulan informasi dilakukan melalui koordinasi antar bagian dan unit kerja di internal BBPP Ketindan, baik melalui rapat, diskusi, informasi yang disampaikan pada waktu apel pegawai, coffee morning dan lain sebagainya.

Pengolahan informasi diklasifikasi menjadi 2 (dua) yaitu informasi yang bersifat terbuka dan informasi yang dikecualikan (tertutup).Informasi yang wajib disediakan oleh balai seperti profil, sejarah singkat, struktur organisasi, program kerja dan produk serta program diklat.Disamping itu secara rutin telah disajikan laporan bulanan triwulan, tahunan dan laporan akuntabilitas kinerja instansi pemerintah (LAKIP).Sedangkan informasi yang tidak bisa dipublikasikan adalah informasi yang bersifat pribadi PNS, informasi yang bersifat proses pengolahan dan penyelesaian hasil pertanian yang belum dipublikasikan dan pengelolaan dokumen terpusat pada Bagian Umun.

Untuk pengelolaan dokumen melalui beberapa tahap, sebagai berikut :

1. Pembuatan Dokumen 2. Pengesahan

3. Pengidentifikasian Dokumen 4. Penomoran

5. Pencatatan dlm DIK 6. Distribusi

a. Dokumen Tidak Terkendali b. Dokumen Terkendali

7. Pemeliharaan

(9)

Page 6 8. Pengkajian

a. Revisi

b. Pemusnahan

B. Daftar Informasi publik 1. Profil balai

2. Leaflet 3. Brosur

4. Laporan kegiatan 5. E-SIPP

6. E-Proc/LPSE 7. Website 8. Buletin Inforta 9. Media cetak lainnya

C. Kekurangan dan Hambatan Pengelolaan

1. Keterbatasan sumber daya manusia yang kompeten dalam pengelolaan informasi dan publikasi.

2. Kurangnya sarana prasarana yang mendukung kelancaran pelaksanaan keterbukaan informasi publik.

3. Kurangnya pemahaman dan kesadaran sumber daya manusia pelaksana di instansi.

(10)

Page 7 BAB III

PELAKSANAAN PELAYANAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI

A. Pelayanan Informasi Publik

Pelayanan informasi publik di BBPP Ketindan telah dilaksanakan secara rutin sebagai bagian dari pelayanan prima.Informasi disediakan melalui media cetak maupun media elektronik.

Informasi publik disajikan secara berkala maupun terus menerus.Melalui media cetak, buletin Inforta terbit dalam triwulan.Untuk profil, leaflet, brosur diterbitkan sekali dalam satu tahun.Informasi yang di- update secara terus menerus adalah melalui website.Sedangkan untuk laporan disesuaikan dengan jenis kegiatan baik itu bulanan, semester, tahunan maupun setelah kegiatan selesai dilaksanakan.

Pelaksanaan PPID dari bulan Januari s.d Juni antara lain:

- Pada tanggal 07 Maret 2014 telah dilaksanakan rapat tim media dengan agenda rapat penetapan pimpinan redaksi tahun 2014, pembahasan skema PID dengan tim media (struktur PID terlampir).

- Tanggal 07 – 12 Juni 2014 berpartisipasi pada kegiatan pameran Pekan Nasional Petani Nelayan (PENAS) XIV di Kepanjen Kanjuruhan Malang - Jawa Timur.

- Tanggal 18 – 19 Juni 2014 mengikuti rapat kerja pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) di Kantor Pusat Kementerian Pertanian Jakarta dengan pembahasan: Penanganan keberatan dan sengketa informasi publik dan pencegahannya, Kebijakan dan arah pengelolaan informasi publik lingkup Kementerian Pertanian, Mengenali organisasi masyarakat, Transparasi keuangan dan kinerja melalui situs wb resmi K/L, Kebijakan TIK Kementan dalam rangka keterbukaan informasi publik secara online dan Pemaparan kinerja PPID pelaksana eselon I.

(11)

Page 8 - Telah tercetak bulletin Inforta Edisi 0010/05/14 sebanyak 300

eksemplar

- Telah tercetak leaflet dengan judul:

1. Profil BBPP ketindan sebanyak 1.000 eksemplar 2. Kerjasama 2014 sebanyak 1.000 eksemplar 3. Pembuatan Tepung Cassava sebanyak 1.000 eksemplar 4. Pembuatan Butter Cookis sebanyak 1.000 eksemplar 5. Pembuatan kerupuk kimpul sebanyak 1.000 eksemplar 6. Pembuatan kerupuk pisang sebanyak 1.000 eksemplar 7. Pembuatan manisan kering jahe sebanyak 1.000 eksemplar 8. Pembuatan Tepung ubi jalar sebanyak 1.000 eksemplar 9. Pengolahan buah naga tanpa limbah sebanyak 1.000 eksemplar 10.Produksi masal Gliocladium sp -

Agensia hayati sebanyak 1.000 eksemplar - Telah tercetak Profil balai dalam bentuk buku sebanyak 500 eksemplar - E-Proc/LPSE digunakan dalam pelaksanaan pengadaan barang dan

jasa yang nilainya di atas 200 juta. Dari bulan Januari sampai bulan Juni 2014 belum ada pengadaan barang/jasa yang nilainya di atas 200 juta. Pengadaan barang/jasa di bawah 200 juta menggunakan penunjukan langsung

- Kegitatan e – SIPP adalah menginput biodata peserta diklat dan hasil evaluasi diklat. Sampai bulan Juni 2014, jumlah peserta diklat yang sudah dientry data sebanyak 833 orang, terdiri dari Diklat APBN sebanyak 778 orang dan Diklat Kerjasama sebanyak 55 orang.

Berikut ini rekapitulasi penyelenggaraan Diklat APBN:

No Nama Diklat Waktu

Pelaksanaan

Peserta Target

(org)

Realisasi (Orang) Jml L P

1 Perbenihan Tebu 5 – 11 Pebruari 30 30 22 8

2 Teknis Mitigasi & Adaptasi Perubahan Iklim

5 – 11 Pebruari 30 30 23 7 3 Kepemimpinan Bagi Pengelola P4S

(NA)

5 – 11 Pebruari 30 30 26 4

4 Perbenihan Tebu (NA) 18 – 24 Peb 30 29 29 0

5 Diversifikasi Pangan 18 – 24 Peb 30 30 22 8

(12)

Page 9 6 Metodologi Pelatihan bagi Instruktur

P4S Angk.I

18 – 24 Peb 30 29 26 3

7 Perbenihan Padi 27 Peb – 5 Mar 30 30 23 7

8 Tanaman Obat sebagai Pestisida 27 Peb – 5 Mar 30 30 23 7

9 Budidaya Tebu 27 Peb – 5 Mar 30 30 22 8

10 Perbenihan Kedelai 12 – 18 Maret 30 30 23 7

11 Perlindungan Tebu 12 – 18 Maret 30 30 27 3

12 Budidaya Padi 20 – 26 Maret 30 30 19 11

13 Perbenihan Jagung 20 – 26 Maret 30 30 23 7

14 Tanaman Obat sebagai Pestisida (NA) *)

20 – 26 Maret 30 30 29 1

15 Pengelolaan Tanaman Terpadu (PTT)Padi

2 – 8 April 30 30 23 7

16 Perlindungan Padi Angk.I 2 – 8 April 30 30 24 6

17 Budidaya Kedelai 2 – 8 April 30 30 21 9

18 Kewirausahaan bagi Petani Muda (NA) *)

2 – 8 April 30 30 29 1

19 Perlindungan Padi Angk.II 11 – 17 April 30 30 23 7 20 Pengolahan Hasil Ubi Jalar & Ubi

Kayu

11 – 17 April 30 30 10 20

21 Budidaya Jagung 11 – 17 April 30 30 26 4

22 Perlindungan Kedelai Angk.I 23 – 29 April 30 30 26 4

23 GAP Buah 23 – 29 April 30 30 29 1

24 Pasca Panen Padi 23 – 29 April 30 30 23 7

25 Metodologi Pelatihan bagi Instruktur P4S angk. II *)

23 – 29 April 30 30 26 4

26 Peningkatan Kompetensi Bagi Instruktur P4S

12 – 16 Mei 30 30 24 6

27 Teknis Agribisnis Tanaman Obat Rimpang

20 – 26 Mei 30 30 25 5

28 Pasca Panen Tebu *) 20 – 26 Mei 30 30 21 9

29 Teknis Agribisnis Kedelai 20 – 26 Mei 30 30 20 10

30 Perlindungan Kedelai Angk.II 20 – 26 Mei 30 30 24 6

Jumlah ⁹⁰⁰ ⁸⁹⁸ ⁷¹¹ ¹⁸⁷

*) diklat yang belum dientry ke e -Sipp

Kegiatan e-SIPP lainnya yaitu evaluasi diklat.Evaluasi yang sudah dientry sebanyak 30 angkatan, meliputi evaluasi daily mood, evaluasi materi,

(13)

Page 10 evaluasi sikap dan perilaku, evaluasi fasilitator, evaluasi kepuasan aparatur dan non aparatur serta hasil pre dan post test.

- Kegiatan website bulan Januari – Juni 2014 antara lain:

1. Melakukan upload artikel. Sampai dengan bulan Juni artikel yang sudah dimuat di website berjumlah 23 artikelbaik itu artikel pertanian maupun artikel umum.

Artikel pertanian meliputi:

a. Kabupaten Gresik dan Sumberdaya Pendukung Program Pembangunan Pertanian

b. Penyuluh Pertanian c. Pioneer Pemberdayaan d. Nilai Seorang Widyaiswara

e. Hama Ulat Jengkal pada Kacang Tanah

f. Widyaiswara, Kompetensi Penyuluhan Pertanian dan Upgrade Diri

g. Pekan Nasional (PENAS) Petani Indonesia Menyambut RPJMN III 2015 – 2025

h. 100% IP400

i. Ulat Daun Kacang Tanah Artikel Umum, diantaranya:

a. Sejarah Penyuluhan Pertanian dan Hadirnya Badan Penyuluhandan Pengembangan SDM Pertanian (BPPSDMP) Bagian I

b. Sejarah Balai Besar Pelatihan Pertanian (BBPP) Ketindan dan

“Pewarisan Model”

c. Suara Hati Tokoh Penyuluhan Sebagai Suatu Renungan d. Kunjungan Menteri Pertanian ke BBPP Ketindan

e. Menulis

f. Widyaiswara Wajib Menulis

g. Gebrakan Awal Tahun 2014 di BBPP Ketindan

h. Pertemuan Koordinasi Program Diklat BPPSDMP Tahun 2014

(14)

Page 11 i. Meningkatkan Capacity Building Melalui Kegiatan Outbound SPI

BBPP Ketindan 13 – 14 Pebruari 2014

j. Sejarah Penyuluhan Pertanian dan Hadirnya Badan Penyuluhandan Pengembangan SDM Pertanian (BPPSDMP) Bagian II

k. Terciptanya Kader Pemimpin PT. Perkebunan Nusantara (PTPN) X yang Profesional Melalui Diklat Kepemimpinan di BBPP Ketindan

l. Shalat dan Kesehatan

m. Anthosianin dan Khasiatnya Ayamurasaki

n. Sejarah Penyuluhan Pertanian dan Hadirnya Badan Penyuluhandan Pengembangan SDM Pertanian (BPPSDMP) Bagian III

2. Melakukan pemeliharaan website

B. Penyelesaian Sengketa

Sampai dengan saat ini, belum timbul sengketa yang disampaikan oleh masyarakat maupun pihak lain kaitannya dalam pelaksanaan keterbukaan informasi publik. Hal ini menjadi prestasi tersendiri yang harus tetap dipertahankan agar informasi yang disampaikan kepada pihak luar terus dapat dipertanggungjawabkan.

(15)

Page 12 BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

1. Pelayanan informasi publik di BBPP Ketindan telah dilaksanakan secara rutin sebagai bagian dari pelayanan prima. Informasi yang disediakan melalui media cetak dan media elektronik.

2. Sesuai dengan tugas pokok dan fungsi BBPP Ketindan, informasi yang banyak diperlukan oleh masyarakat terkait dengan jenis DIKLAT, durasi dan pelaksanaan DIKLAT.

3. Sampai saat ini belum timbul sengketa dengan pihak masyarakat terkait dengan pelaksanaan DIKLAT maupun penyediaan sarana dan prasarana.

B. Saran

1. Kemampuan dan jumlah pengelola informasi publik hendaknya dapat ditambah;

2. Perlu adanya sosialisasi tentang keterbukaan informasi publik dari Badan Penyuluhan dan Pengembangan SDM Pertanian terhadap seluruh pegawai di BBPP Ketindan.