LAPORAN PENGELOLAAN KETERBUKAAN INFORMASI dan DOKUMENTASI SEMESTERI II TAHUN 2015

(1)

LAPORAN

PENGELOLAAN KETERBUKAAN

INFORMASI dan DOKUMENTASI

SEMESTERI II TAHUN 2015

KEMENTERIAN PERTANIAN

BADAN PENYULUHAN DAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA PERTANIAN BALAI BESAR PELATIHAN PERTANIAN KETINDAN

(2)

Lap.PPID/humas.bbppketindan Page 2 DAFTAR ISI Hal KATA PENGANTAR ... i DAFTAR ISI ... ii I. Gambaran Umum A. Kebijakan ... 1 B. Sarana Prasarana ... 2-3 C. Sumber Daya Manusia ... 4-7 D. Pembiayaan ... 8 II. Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi

A. Pengumpulan dan Pengolahan Dokumen ... 9-10 B. Daftar Informasi Publik ... 10 C. Kekurangan dan Hambatan Pengelolaan ... 10 III. Pelaksanaan Pelayanan Informasi dan Dokumentasi

A. Pelayanan Informasi Publik ... 11-13 B. Penyelesaian Sengketa ... 13 IV. KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan ... 14 B. Saran ... 14 Lampiran - Lampiran

(3)

Lap.PPID/humas.bbppketindan

Page 3

KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat, hidayah serta inayah-Nya sehingga laporan Pengelolaan Keterbukaan Informasi dan Dokumentasi Semester I ini dapat diselesaikan dengan baik. Laporan ini berisi tentang informasi dan gambaran balai secara umum, pengelolaan, pelaksanaan pelayanan informasi dan dokumentasi.

Kami menyadari bahwa laporan ini belum sempurna, sehingga kami sangat mengharapkan masukan dan sumbang saran dari pembaca untuk perbaikan dan upaya tindaklanjut di masa yang akan datang. Tidak lupa kami mengucapkan terimakasih kepada semua pihak yang telah memberikan konstribusinya untuk penyelesaian laporan ini. Besar harapan kami, semoga laporan ini dapat bermanfaat bagi kita semua.

Lawang, Desember 2015 Kepala Balai

Dr. Ir. Adang Warya, MM

(4)

Page 4

BAB I

GAMBARAN UMUM

A. Kebijakan

Dalam Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945 Pasal 28 F disebutkan bahwa setiap orang berhak untuk berkomunikasi dan memperoleh Informasi untuk mengembangkan pribadi dan lingkungan sosialnya, serta berhak untuk mencari, memperoleh, memiliki, dan menyimpan informasi dengan menggunakan segala jenis saluran yang tersedia. Untuk memberikan jaminan terhadap semua orang dalam memperoleh Informasi, perlu dibentuk undang-undang yang mengatur tentang keterbukaan Informasi Publik. Fungsi maksimal ini diperlukan, mengingat hak untuk memperoleh Informasi merupakan hak asasi manusia sebagai salah satu wujud dari kehidupan berbangsa dan bernegara yang demokratis.

Pemberlakuan UU No. 14/2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (UU KIP) di lingkungan Kementerian Pertanian, secara garis besar implikasinya melekat pada 2 pihak yaitu penyelenggara negara dalam hal ini Unit Kerja/ Unit Pelaksana Teknis dan masyarakat atau publik yang membutuhkan informasi publik. UU KIP menjamin masyarakat atau publik untuk mendapatkan informasi yang berkaitan dengan kepentingan publik, dalam upaya berpartisipasi aktif dalam proses pembuatan kebijakan publik, termasuk didalamnya akses untuk pengambilan keputusan dan mengetahui alasan dalam pengambuilan keputusan yang berhubungan dengan dengan kepentingan publik. Implikasi yang dipandang sangat penting adalah dengan adanya penerapan UU KIP ini daya kritis masyarakat atau publik terhadap kinerja penyelenggaraan pemerintahan terutama pelayanan publik semakin meningkat dan diperkirakan tingkat penilaian atau pengadun masyarakat atau publik terhadap kulitas layanan publik semakin meningkat. UU KIP juga menjamin untuk mewujudkan penyelenggaraan negara yang transparan dan demokratis.

(5)

Page 5 Salah satu elemen penting dalam mewujudkan penyelenggaraan negara yang terbuka adalah hak publik untuk memperoleh Informasi sesuai dengan peraturan perundang-undangan. Setiap Badan Publik mempunyai kewajiban untuk membuka akses atas Informasi Publik yang berkaitan dengan Badan Publik tersebut untuk masyarakat luas. Melalui mekanisme dan pelaksanaan prinsip keterbukaan, akan tercipta kepemerintahan yang baik dan peran serta masyarakat yang transparan dan akuntabilitas yang tinggi sebagai salah satu prasyarat untuk mewujudkan demokrasi yang hakiki.

Balai Besar Pelatihan Pertanian (BBPP) Ketindan sebagai instansi pemerintah berkewajiban untuk menyelenggarakan keterbukaan informasi publik.Dengan membuka akses publik terhadap Informasi diharapkan dapat mempercepat perwujudan pemerintahan yang terbuka yang merupakan upaya strategis mencegah praktik korupsi, kolusi, dan nepotisme (KKN), dan terciptanya kepemerintahan yang baik (good governance).

B. Sarana Prasarana

Untuk mendukung pelaksanaan tugas pokok, BBPP Ketindan dilengkapi dengan sarana prasarana sebagai berikut :

1. Asrama

1.1 Asrama Melati kapasitas : 28 orang 1.2 Asrama Mawar kapasitas : 20 orang 1.3 Asrama Manggis kapasitas : 12 orang 1.4 Asrama Som Jawa kapasitas : 32 orang 1.5 Asrama Buah Tin kapasitas : 104 orang Total kapasitas asrama : 196 orang 2. Wisma

2.1 Wisma Shorgum kapasitas : 8 orang 2.2 Wisma Kacang Tanah kapasitas : 8 orang 2.3 Wisma Gandum kapasitas : 6 orang Total kapasitas wisma : 22 orang 3. Kelas dan Aula

(6)

Page 6 3.1 Aula Mahkota Dewa kapasitas : 150 orang

3.2 Kelas Tapak Liman I kapasitas : 30 orang 3.3 Kelas Tapak Liman II kapasitas : 30 orang 3.4 Kelas Tapak Liman III kapasitas : 30 orang 3.5 Kelas Tapak Liman IV kapasitas : 30 orang 3.6 Kelas Tapak Liman V kapasitas : 30 orang 3.7 Kelas Padi kapasitas : 30 orang Total kapasitas aula & kelas : 330 orang 4. Rest Area

5. Ruang Sekretariat 6. Laboratorium

4.1 Teknologi Pengolahan Hasil Tanaman Pangan dan Tanaman Hortikultura/ Tanaman Obat

4.2 Bioteknologi 4.3 Kultur Jaringan

4.4 Proteksi dan Hama Penyakit Tanaman 4.5 Bio Oil

7. Screen House

5.1 Screen house koleksi tanaman obat 5.2 Screen house drip irigasi tetes 5.3 Screen house aeroponik + NFT

8. Instalasi penunjang lainnya yaitu : gerai herbal, Spa, Sport Center, ruang pertemuan, ruang makan, mushola, koperasi, lahan praktek, dan perpustakaan.

Sedangkan dalam rangka pelaksanaan keterbukaan informasi publik, didukung sarana prasarana sebagai berikut :

1. Perpustakaan

2. Media Cetak (Buletin triwulan, profil balai, leaflet, katalog, brosur); 3. Media internet dan media sosial: Whatsapp, Twiter, Instagram,

Facebook, Yahoo Messenger, Google Plus, Skype. Website : www.bbppketindan.bppsdmp@pertanian.go.id

(7)

Page 7 4. Local Area Network

5. Hot Spot

C. Sumber Daya Manusia

Dalam rangka mendukung tugas pokok sebagai lembaga pelatihan pertanian, BBPP Ketindan mempunyai keragaan di bidang SDM. 1. Berdasarkan keragaan jumlah pegawai:

Berdasarkan keragaan pegawai di BBPP Ketindan berjumlah 119 orang terdiri dari 93 orang pegawai atau 78%, 3 orang pegawai masih berstatus CPNS atau 2%, 3 orang pegawai yang berstatus Tenaga Harian Lepas atau 3% dan tenaga outshourcing sejumlah 20 orang atau 17%.

(8)

Page 8 Berdasarkan kedudukannya dibagi menjadi 4 jabatan yaitu: pejabat struktural berjumlah 11 orang atau 11%, pejabat fungsional widyaiswara berjumlah 24 orang atau 25%, fungsional pranata komputer 2 orang atau 2% dan fungsional umum berjumlah 59 orang atau 62%.

3. Berdasarkan keragaan golongan pegawai

Berdasarkan golongan pegawai, golongan IV berjumlah 19 orang atau 19%, golongan III berjumlah 53 orang atau 55%, sedangkan pegawai golongan II berjumlah 22 orang atau 24% dan golongan I berjumlah 2 orang atau 2%.

(9)

Page 9 Berdasarkan diagram diatas dapat disimpulkan bahwa jumlah pegawai laki-laki sejumlah 56 orang atau 58% dan jumlah pegawai perempuan 40 orang atau 42%.

5. Berdasarkan keragaan pendidikan pegawai

Dilihat dari latar belakang pendidikan pegawai berpendidikan S3 sebanyak 1 orang atau 1%, S2 sebanyak 22 orang atau 23%, S1 sebanyak 32 orang atau 34%, pendidikan D4 sebanyak 6 orang atau 6%, pendidikan D3 berjumlah 6 orang atau 6%, pendidikan SMA berjumlah 21 orang atau 22%, SMP berjumlah 3 orang atau 3% dan pendidikan SD berjumlah 5 orang atau 5%.

Untuk meningkatkan keterampilan dan pendidikan, pegawai BBPP Ketindan melakukan tugas belajar maupun izin belajar. Sampai dengan bulan Desember, pegawai yang tugas belajar sebanyak 6 orang dimana yang tugas belajar 2 orang mengambil program S2 dan 6 orang mengambil program D4. Sedangkan pegawai yang izin belajar ada 11 orang, 3 orang mengambil program Doktor (S3) dan 8 orang mengambil program S2.

Daftar nama pegawai yang mengikuti tugas belajar dan ijin belajar sampai dengan Desember 2015:

(10)

Page 10

No. Nama Pegawai Perguruan

Tinggi

Jenjang

Pendidikan Keterangan

1. Dewi Melani, S. Si. Universitas Brawijaya

S2 Tugas Belajar 2. Lina Novi Ariani, STP Universitas

Brawijaya

S2 Tugas Belajar 3. Solikin STTP Malang D4 Tugas Belajar 4. Djoko Witono, AMd STTP Malang D4 Tugas Belajar 5. Vaya Zuanif STTP Malang D4 Tugas Belajar 6. Rafi Fitrianto STTP Malang D4 Tugas Belajar 7. Diana Triswaningsih, MP Universitas

Brawijaya

S3 Izin Belajar 8. Saptini M. Rahajeng, M. Si. Universitas

Brawijaya

S3 Izin Belajar 9. Juniawan, SP. M. Si. Universitas

Brawijaya

S3 Izin Belajar 10. Ir. Tuban Universitas

Muhamadiyah Malang S2 Izin Belajar 11. Saeroji, SP Universitas Muhamadiyah Malang S2 Izin Belajar 12. Ir. Murdani Universitas

Muhammadiyah

S2 Izin Belajar 13. Roikhan BE., SP Universitas

Brawijaya

S2 Izin Belajar 14. Suparjo, SST Universitas

Brawijaya

S2 Izin Belajar 15. Nurul Qomariyah, S.Sos. Universitas

Brawijaya

S2 Izin Belajar 16. Hadi Feriyanto, STP Universitas

Brawijaya

S2 Izin Belajar 17. Isdianto, SST Universitas

Muhammdiyah

S2 Izin belajar 18. Ahmad Dedy Syaitori,

S.ST, M.Si

Universitas Brawijaya

S3 Izin Belajar

*). Data Bagian Umum BBPP-Ketindan

Mengacu pada Peraturan Menteri Pertanian No. 103/Permentan/OT.140/10/2013 tanggal 9 Oktober 2013 tentang Organisasi dan Tata Kerja Balai Besar Pelatihan Pertanian Ketindan, tugas penyebaran informasi menjadi tanggung jawab Sub Bagian Kepegawaian dan Rumah Tangga pada Bagian Umum.

Sedangkan untuk menunjang pelaksanaan penyebaran informasi dan mendukung tugas PPID, telah dibentuk tim pengelola informasi publik dan dokumentasi pembantu pelaksana dengan struktur organisasi terlampir.

(11)

Page 11

D. Pembiayaan

Pembiayaan yang tersedia untuk Sistem Informasi, Publikasi dan Promosi sebesar Rp. 101.250.00,00. Sampai dengan bulan Desember anggaran terserap Rp. 74.517.500, atau 98,76%. Kegiatan diperuntukkan untuk:

1. Pembuatan/cetak cetak bulletin

2. Pembuatan tas untuk tempat souvenir

3. Pameran Hari Pangan Sedunia lingkup BPTP Jatim di Karangploso Jatim tanggal 5 – 17 Oktober 2015

4. Pameran Desa dalam rangka HUT Desa Ketindan tanggal 23 Oktober 2015.

Sedangkan anggaran untuk kegiatan Keterbukaan Informasi Publik (KIP) sebesar Rp 16.200.000,00. Sampai dengan bulan Juli anggaran telah terserap Rp. 12.193.600 atau 99,75%. Kegiatan ini diperuntukkan untuk mengikuti rapat-rapat/ bimtek/ pertemuan koordinasi informasi publik, sosialisasi baik yang dilaksanakan oleh Kementerian Pertanian atau instansi terkait lainnya serta kunjungan yang dilaksanakan oleh instansi lain ke BBPP Ketindan.

(12)

Page 12

BAB II

PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI

A. Pengumpulan dan Pengolahan Dokumen

Pengumpulan informasi dilakukan melalui koordinasi antar bagian dan unit kerja di internal BBPP Ketindan, baik melalui rapat, diskusi, informasi yang disampaikan pada waktu apel pegawai, briefing, mading dan lain sebagainya.

Pengolahan informasi diklasifikasi menjadi 2 (dua) yaitu informasi yang bersifat terbuka dan informasi yang dikecualikan (tertutup).Informasi yang wajib disediakan oleh balai seperti profil, sejarah singkat, struktur organisasi, program kerja dan produk serta program diklat. Disamping itu secara rutin telah disajikan laporan bulanan triwulan, tahunan dan laporan akuntabilitas kinerja instansi pemerintah (LAKIP). Sedangkan informasi yang tidak bisa dipublikasikan adalah informasi yang bersifat internal pribadi PNS, informasi yang bersifat proses pengolahan dan penyelesaian hasil pertanian yang belum dipublikasikan dan pengelolaan dokumen terpusat pada Bagian Umum.

Untuk pengelolaan dokumen melalui beberapa tahap, sebagai berikut :

1. Pembuatan Dokumen 2. Pengesahan

3. Pengidentifikasian Dokumen 4. Penomoran

5. Pencatatan dalam DIK 6. Distribusi

a. Dokumen Tidak Terkendali b. Dokumen Terkendali

(13)

Lap.PPID/humas.bbppketindan Page 13 7. Pemeliharaan 8. Pengkajian a. Revisi b. Pemusnahan

B. Daftar Informasi publik

1. Profil balai 2. Leaflet 3. Brosur 4. Laporan kegiatan 5. E-SIPP 6. E-Proc/LPSE 7. E-evaluation

8. SIDA (Sistem Informasi Diklat Aparatur) 9. Website

10. Buletin Inforta 11. Media cetak lainnya

C. Kekurangan dan Hambatan Pengelolaan

1. Keterbatasan sumber daya manusia yang kompeten dalam pengelolaan informasi dan publikasi.

2. Kurangnya sarana prasarana yang mendukung kelancaran pelaksanaan keterbukaan informasi publik.

(14)

Page 14

BAB III

PELAKSANAAN PELAYANAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI

A. Pelayanan Informasi Publik

Pelayanan informasi publik di BBPP Ketindan telah dilaksanakan secara rutin sebagai bagian dari pelayanan prima.Informasi disediakan melalui media cetak maupun media elektronik.

Informasi publik disajikan secara berkala maupun terus menerus.Melalui media cetak, buletin Inforta terbit dalam triwulan.Untuk profil, leaflet, brosur diterbitkan sekali dalam satu tahun.Informasi yang di-update secara terus menerus adalah melalui website. Sedangkan untuk laporan disesuaikan dengan jenis kegiatan baik itu bulanan, semester, tahunan maupun setelah kegiatan selesai dilaksanakan.

Pelaksanaan PID dari bulan Juli sampai dengan Desember antara lain: - Telah mengikuti Bimtek PPID yang dilaksanakan di Balai Besar Pelatihan

Peternakan (BBPP) Batu tanggal 15 – 17 Oktober 2016.

- E-Proc/LPSE digunakan dalam pelaksanaan pengadaan barang dan jasa yang nilainya di atas 200 juta. Di semester II, tehitung sampai bulan Desember 2015 terdapat pengadaan barang dan jasa yang nilainya diatas 300 juta, yaitu: pengadaan fasilitas untuk asrama Balai Besar Pelatihan Pertanian (BBPP) Ketindan Rp. 660.473.000.

- SIDA adalah merupakan sistem infomasi diklat aparatur yang dibuat oleh Lembaga Adimistrasi Negara agar sistematis penginputan data peserta diklat dari unsur aparatur yang disertai dengan profile instansi dan SDMnya serta kegiatan-kegiatan diklat aparatur yang terkait dengan materi, narasumber/ fasilitator serta alumni diklat.

- E-Evaluation adalah sistem aplikasi untuk mengetahui realisasi anggaran dan realisasi fisik kegiatan BBPP Ketindan yang bias dilihat oleh lingkup Kementerian Pertanian.

(15)

Page 15 - Kegiatan E-SIPP adalah menginput biodata peserta diklat dan hasil evaluasi diklat. Sampai bulan Desember 2015, jumlah peserta diklat aparatur yang sudah dientry data sebanyak 975 ditambah pada semester ke dua sejumlah 90 orang total 1.065 orang atau terealisasi 96,38% dari target 1.105 orang, sedangkan jumlah peserta diklat non aparatur yang sudah dientry data sampai semester dua sebanyak 1238 orang atau terealisasi 100% dengan target 1238 orang berdasarkan DIPA.

a. Berikut ini rekapitulasi penyelenggaraan Diklat Aparatur secara keseluruhan dari APBN:

No Nama Diklat Waktu Pelaksanaan

Peserta Target

(org)

Realisasi (Orang)

Jml L P

1 Diklat Agribisnis Tanaman Rimpang 29 Juli – 4 Agst 30 30 27 3 2 Diklat PBT Ahli Angkatan I dan II 29 Juli – 18 Agst 60 60 23 37

Jumlah 90 90 50 40

b. Berikut ini rekapitulasi penyelenggaraan Diklat Non Aparatur secara keseluruhan dari APBN:

No Nama Diklat Waktu

Pelaksanaan Peserta Target (org) Realisasi (Orang) Jml L P

1 Diklat Pasca Panen Jagung 29 Juli – 4 Agst 30 30 30 0

2 MSG 5 – 14 Agst 8 8 5 3

3 Diklat Agribisnis Tanaman Rimpang 10 – 16 Agst 30 30 18 12 4 Diklat Berbasis Kompetensi 9 – 15 September 30 30 28 2 5 Diklat Berbasis Kompetensi

Produksi Benih Angkt I

28 Sep – 4 Okt 30 30 26 4

6 Diklat Berbasis Kompetensi (Fasilitator Tan. Organik)

28 Sep – 4 Okt 30 30 30 0

7 Diklat Berbasis Kompetensi Produksi Benih Angkt II

(16)

Page 16

8 Diklat Berbasis Kompetensi Fasilitator Tan. Organik Jogjakarta

7 – 13 Okt 30 30 29 1

9 Diklat Berbasis Kompetensi Produksi Benih Jogjakarta

19 – 25 Okt 30 30 30 0

10 Diklat Berbasis Kompetensi Inseminasi Buatan Magelang

19 – 25 Okt 30 30 30 0

Jumlah 278 278 256 22

Kegiatan E-SIPP lainnya yaitu evaluasi diklat. Evaluasi yang sudah dientry sebanyak 54 angkatan, meliputi evaluasi daily mood, evaluasi materi, evaluasi sikap dan perilaku, evaluasi fasilitator, evaluasi kepuasan aparatur dan non aparatur serta hasil pre dan post test.

Kegiatan website berjalan optimal dan konten atau menu-menu telah banyak menyempurnakan website BBPP Ketindan. Dengan kerjasama yang baik dari pengelola website, tim media dan pembuat artikel atau berita sehingga berita-berita selalu berusaha untuk disajikan secara update. Pada tahun akhir 2015 BBPP Ketindan meraih juara ke III lomba website yang diadakan oleh Badan Penyuluhan dan Pengembangan SDM Pertanian dan Bakorluh seluruh Indonesia.

B. Penyelesaian Sengketa

Sampai dengan saat ini, belum timbul sengketa yang disampaikan oleh masyarakat maupun pihak lain kaitannya dalam pelaksanaan keterbukaan informasi publik. Hal ini menjadi prestasi tersendiri yang harus tetap dipertahankan agar informasi yang disampaikan kepada pihak luar terus dapat dipertanggungjawabkan.

(17)

Page 17

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

1. Pelayanan informasi publik di BBPP Ketindan telah dilaksanakan secara rutin sebagai bagian dari pelayanan prima. Informasi yang disediakan melalui media cetak dan media elektronik.

2. Sesuai dengan tugas pokok dan fungsi BBPP Ketindan, informasi yang banyak diperlukan oleh masyarakat terkait dengan jenis DIKLAT, durasi dan pelaksanaan DIKLAT.

3. Sampai saat ini belum timbul sengketa dengan pihak masyarakat terkait dengan pelaksanaan DIKLAT maupun penyediaan sarana dan prasarana.

B. Saran

1. Kemampuan SDM dan jumlah pengelola informasi publik hendaknya dapat ditambah;

2. Perlu tambahan fasilitas sarana prasarana untuk menyempurnakan kegiatan PID.