KURSUS KOMITMEN WAKIL PENGURUSAN (MR) SPK MS ISO

KURSUS “KOMITMEN”

WAKIL PENGURUSAN (MR) SPK MS ISO 9001:2008

D O

EQ MANAGEMENT

EQMA

fxÄtÅtà WtàtÇz

“Kehadiran & komitmen

sebagai Wakil Pengurusan

Sistem Pengurusan Kualiti

MS ISO 9001:2008”

gxÜ|Åt ^tá|{

Pengenalan Kursus

Bahagian 1

Penceramah :

Harol Nizam Bin Ngah

Pengarah Urusan/Juruperunding Kualiti.

: Firma Perunding & Latihan.

Bidang utama:

ISO 9001 / 14001 / 18001, TQM, QCC, KMK, 5S & KPI.

Pendaftaran:

MAMPU, MOF, MPC, IQM &

MRCA.

Bahasa :

Bahasa Malaysia.

Pengenalan

EQMA

Objektif Kursus

Beri kefahaman mengenai peranan/

“komitmen” Wakil Pengurusan supaya

Sistem Pengurusan Kualiti ISO 9001:2008

dapat dilaksana & dikekalkan dengan lebih berkesan”

“KEFAHAMAN”

Kandungan Kursus

Asas ISO Pindaan Pindaan

FOKUS

“beri KEFAHAMAN/pengetahuan”

4 Bahagian

Komitmen

Interaksi

Mengenali Wakil Pengurusan

Nama:

Jawatan:

Agensi/Jabatan:

Bila dilantik sebagai WP:

Pengetahuan mengenai SPK ISO 9001 &

tanggungjawab sebagai WP: 1 - 5

Pengenalan

ISO & Standard ISO 9000

(Latarbelakang Standard & Perlaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti)

Bahagian 2

Latarbelakang ISO & Standard ISO 9001

“International Organisation for Standardisation”

NGO

^, Sekretariat Pusat di Geneva, Penubuhan:

Feb 1947.

^{Ahli: 157}

institusi standard nasional/negara.

Konsep: 1 negara 1 ahli.

Peranan: sedia Standard Antarabangsa (IS) untuk perniagaan,

kerajaan

^&

masyarakat di seluruh dunia.

Standard Sistem Pengurusan Kualiti ISO 9001

Standard bersifat

generik

^untuk

sistem pengurusan kualiti

yang boleh digunapakai oleh

pelbagai

saiz, sektor & jenis organisasi.

Edisi Pertama

Tahun 1987 (berdasarkan British Standard: BS 5750).

Protokol ISO

Semua standard yang diisu perlu dikaji semula setiap 5 tahun untuk menentukan samada standard akan dikekal/dipinda/dibatal.

Edisi Kedua

Tahun 1994 (pindaan dari versi 1987).

Edisi Ketiga

Pindaan Standard ISO 9001:2000

Standard ISO 9001:2000 telah

disemak

sejak tahun 2005.

Dicadangkan untuk pindaan pada tahun

2008.

Draft Standard ISO 9001:2008

telah di keluarkan pada bulan Ogos 2008 untuk komen pengguna/umum.

ISO

telah menerbitkan

Standard ISO 9001:2008

secara rasmi pada

15hb November 2008.

Famili Standard ISO 9000: Versi Terkini

3 Standard Utama:

ISO 9000:2005

(Edisi Ke-3)

Sistem Pengurusan Kualiti - Asas & Perbendaharaan Kata.

ISO 9001:2008

(Edisi Ke-4)

Sistem Pengurusan Kualiti - Keperluan.

(Standard ini digunakan untuk tujuan audit & persijilan).

ISO 9004:2000

(Edisi Ke-2)

Sistem Pengurusan Kualiti - Garis Panduan Untuk Peningkatan

Sistem Pengurusan Kualiti

Definasi…

“Sistem pengurusan ^untuk

mengarah & mengawal organisasi dalam perkara yang berkaitan

dengan kualiti”

...ISO 9000:2005

SPK, Standard ISO 9001 & Dokumentasi

“Wujudkan

sistem

dalam organisasi untuk

menguruskan kualiti

produk/perkhidmatan; berdasarkan kepada standard antarabangsa

ISO 9001:2008

”

…….(definisi EQMA)

Sistem

lazimnya merujuk kepada

dokumentasi:

Manual Kualiti

Prosedur Kualiti/Manual Prosedur Kerja Arahan Kerja/SOP

Garis Panduan/Fail Meja Rekod

Tujuan Utama SPK ISO 9001

☺

Keyakinan

^&

jaminan

^kepada

pelanggan;

^keperluan

dipenuhi secara

konsisten.

☺

Jaminan

kepada

pengurusan atasan;

perkhidmatan disedia & disampaikan mengikut perancangan & keperluan yang ditetapkan.

Fokus kepada

pencapaian

&

peningkatan Kepuasan Pelanggan

berterusan.

Konsep & Faedah SPK ISO 9001

ISO 9001:2000 tidak “rigid” -

fleksibel

& ikut kesesuaian organisasi.

Konsep pencegahan & tindakan pembetulan - sistem bukan jaminan kesilapan sifar.

FAEDAH

utama:

☺ Tingkat kepuasan pelanggan.

☺ Tingkat kompetensi & kurang kesilapan.

☺ Sistem kualiti yang cekap & berkesan.

☺ Capai objektif secara konsisten.

ISO 9001 & Perkhidmatan Awam

Perlaksanaan SPK ISO 9001 bersifat

“sukarela” .

Tertakluk kepada saranan Kerajaan Malaysia melalui

Surat Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil. 2 Tahun 2002.

TUJUAN

perlaksanaan:

☺ Tingkatkan

prestasi

penyampaian perkhidmatan.

Persijilan SPK ISO 9001

“BONUS”

^kepada

komitmen

&

pencapaian

organisasi melaksana SPK dengan

berkesan.

Dinilai

oleh

Badan Profesional

bagi tentukan

keakuran

SPK organisasi kepada

Standard ISO 9001.

FAEDAH

Persijilan:

☺

Bukti

nyata penuhi keperluan standard antarabangsa.

☺ Tingkat

imej

& masuk pasaran global.

☺ Penilaian & keakuran yang

konsisten.

Badan Persijilan

Organisasi bebas, komersil &

profesional

. Beri

pengesahan

^yang

diiktiraf

kepada SPK ISO 9001:2000 organisasi melalui

persijilan.

Badan Akreditasi

Organisasi kerajaan @ separuh kerajaan (Malaysia

[DSM],

UK, USA, “Joint Australia/New Zealand”) yang menilai tahap

profesionalisme

&

kompetensi

Badan Persijilan.

7 Langkah Pelaksanaan & Persijilan

7 langkah lazim untuk

membangun, melaksana &

mengekalkan SPK ISO 9001:2008.

☺

Komitmen

Pengurusan Atasan.

☺ Penubuhan Jawatankuasa/Pasukan Pelaksana.

☺ Program Kesedaran & Kefahaman.

☺ Dokumentasi & Audit Dokumentasi (“stage1 audit”).

☺ Pelaksanaan.

Aktiviti Utama Kekalkan SPK & Persijilan

Audit Dalaman

- menilai keakuran & keberkesanan SPK.

Kajian Semula Pengurusan

- menilai kesesuaian &

penambahbaikan SPK.

Pelaksanaan

- sentiasa akur & konsisten dengan keperluan SPK & Standard ISO 9001.

Penambahbaikan Berterusan

- kepuasan pelanggan, kecekapan & keberkesanan proses, latihan/kompetensi, infrastruktur, dokumentasi, imej, dll.

Pencapaian

- dasar & objektif kualiti.

Penilaian Berterusan Badan Persijilan

Melalui Audit

- sepanjang tempoh sah persijilan:

3 tahun.

☺ Audit Pengawasan - “Surveliance Audit” (1 tahun).

☺ Audit Penilaian Semula - “Re-assessment Audit” (3 tahun).

Mesti

buktikan

SPK ISO 9001 telah dilaksana & dikekalkan dengan akur &

berkesan.

Penggantungan/Penarikan Semula/

Pembatalan Persijilan

Berlaku jika organisasi

gagal untuk memenuhi keperluan

yang ditetapkan oleh

Badan Persijilan

, semasa audit pengawasan/audit penilaian semula:

☺ Kegagalan untuk

respon

&

ambil tindakan

ke atas ketidakakuran yang dilaporkan.

☺ Kegagalan untuk

kekal pelaksanaan

SPK berdasarkan keperluan Standard ISO 9001.

☺ Kegagalan dalam

pembayaran

perkhidmatan Badan Persijilan.

☺

Salahguna

persijilan & logo Badan Persijilan/Akreditasi.

Interaksi

Pindaan

Standard ISO 9001:2008

(Kesan Kepada Perlaksanaan

& Persijilan SPK)

Bahagian 3

Rasional Pindaan

Proses Kajian Semula ISO:

semua Standard yang diterbitkan mestilah sentiasa

“up-to-date”.

Kajian semula mestilah dimulakan selepas

5 tahun

standard dikeluarkan.

Input Pengguna:

kaji selidik global, hasil dari perbincangan

ISO/TC 176

& peluang untuk pelarasan dengan

Standard ISO 14001.

Aliran Semasa:

Objektif Utama Pindaan

Standard ISO 9001:2008

☺ Memberi penerangan yang lebih

jelas

, mudah untuk

diterjemah

dalam pelbagai bahasa & digunakan

(“user friendly”).

☺ Konsisten dengan

famili Standard ISO 9000.

☺ Pelarasan dengan

Standard ISO 14001.

Perlaksanaan ISO 9001:2008

Pindaan Standard ISO 9001:2008 memberi kesan yang terhad kepada pengguna. Hanya pengubahsuaian yang minimum diperlukan untuk perlaksanaan.

Terma “Perlaksanaan” digunakan selaras dengan

pindaan yang minimum. Terma “Peralihan” yang biasa

digunakan apabila berlaku pindaan ke atas Standard tidak

digunapakai.

Pindaan Dokumentasi

Pindaan ke atas dokumentasi perlu merujuk kepada perubahan klausa Standard ISO 9001:2008 “yang berkenaan” sahaja.

Pindaan juga bergantung kepada “kandungan dokumentasi sedia ada”.

Terdapat perubahan Standard ISO 9001:2008 yang telah dilaksanakan ^{mengikut keperluan Standard ISO}

9001:2000.

Persijilan ISO 9001:2008

Persijilan kepada Standard ISO 9001:2008 tidak

dianggap sebagai naik taraf (“up-grade”).

Organisasi yang mempunyai

persijilan ISO 9001:2000 hendaklah diberi

status yang sama

dengan organisasi yang mempunyai

persijilan ISO 9001:2008.

“Joint IAF-ISO Communique”

Persetujuan rancangan perlaksanaan

(“implementation plan”)

ISO 9001:2008 adalah seperti berikut:

☺ Persijilan ISO 9001:2008 hanya akan dikeluarkan selepas

15hb November 2008

& selepas rutin audit pengawasan @ penilaian semula.

☺ 1 tahun

selepas Standard ISO 9001:2008 diterbitkan, semua persijilan mestilah menggunakan Standard ISO 9001:2008.

☺ 2 tahun

selepas Standard ISO 9001:2008 diterbitkan, semua persijilan ISO 9001:2000

tidak sah lagi untuk

digunakan.

Jadual Perlaksanaan

Interaksi

Aktiviti 1

“Kefahaman Asas”

Klausa

Standard ISO 9001:2008

(Fokus Kepada Pindaan Utama Standard ISO 9001:2008)

Bahagian 4

Standard ISO 9001:2008 - “Overview”

Pindaan ke atas Standard ISO 9001:2008 tidak mengandungi sebarang keperluan baharu.

Hanya terdapat spesifikasi & penerangan yang

lebih jelas dalam teks Standard ISO 9001:2008.

Struktur Standard ISO 9001:2008

8 Klausa

Standard ISO 9001:2000

dikekalkan

dalam Standard

ISO 9001:2008.

1 Skop

2 Rujukan Normatif 3 Istilah dan Definisi

4 Sistem Pengurusan Kualiti 5 Tanggungjawab Pengurusan 6 Pengurusan Sumber

7 Realisasi Produk

8 Pengukuran, Analisis & Penambahbaikan

5 Klausa

Utama

Klausa Standard ISO 9001:2008

1. Skop & Applikasi

“Produk” yang diharap @ diperlukan oleh pelanggan & “output” yang terhasil dari proses realisasi produk.

Keperluan “peraturan & perundangan”.

Pengecualian dibenarkan, tetapi terhad di dalam klausa 7, jika tidak perlu/jejas keupayaan @ tanggungjawab organisasi.

2. Rujukan Normatif

Rujukan kepada Standard

ISO 9000:2005

@ yang “terkini”.

Klausa Standard ISO 9001:2008

4 Sistem Pengurusan Kualiti

4.1 Keperluan Am

4.2 Keperluan Dokumentasi 4.2.1 Am

4.2.2 Manual Kualiti

4.2.3 Kawalan Dokumen

4.2.4 Kawalan Rekod

Klausa 4.1 Keperluan Am

Penekanan kepada aktiviti “outsourced” supaya dapat

diuruskan dengan lebih berkesan dalam perlaksanaan SPK.

Jenis & kaedah untuk mengawal proses SPK yang menggunakan “outsourced” bergantung kepada “kesan” ^{terhadap keupayaan}

organisasi untuk menyediakan produk yang

memenuhi keperluan.

Klausa 4.2.1 Keperluan Am

Nota 1:

Satu dokumen boleh menjelaskan keperluan untuk satu atau lebih dokumen. Keperluan untuk

“prosedur yang didokumenkan” boleh dijelaskan

di dalam lebih dari satu dokumen.

Klausa 4.2.3 Kawalan Dokumen

Sub-klausa 4.2.3(f) - kawalan hanya

kepada dokumen luar yang ditentukan oleh

organisasi ^& “perlu” ^untuk perlaksanaan

sistem pengurusan kualiti.

Klausa Standard ISO 9001:2008

5 Tanggungjawab Pengurusan

5.1 Komitmen Pengurusan 5.2 Fokus Kepada Pelanggan 5.3 Dasar Kualiti

5.4 Perancangan

5.4.1 Objektif Kualiti 5.4.2 Perancangan SPK

5.5 Tanggungjawab, Kuasa & Komunikasi 5.5.1 Tanggungjawab & Kuasa

5.5.2 Wakil Pengurusan 5.5.3 Komunikasi Dalaman 5.6 Kajian Semula Pengurusan

5.6.1 Am

5.6.2 Input Kajian Semula 5.6.3 Output Kajian Semula

Klausa 5.5.2 Wakil Pengurusan

“Pengurusan atasan mestilah melantik ahli dikalangan pengurusan organisasi sebagai wakil pengurusan.”

Melantik Wakil Pengurusan daripada

sumber luar (“outsourced” ) ^adalah tidak

memenuhi keperluan klausa 5.5.2 Standard

Klausa Standard ISO 9001:2008

6 Pengurusan Sumber

6.1 Penyediaan Sumber 6.2 Sumber Manusia

6.2.1 Am

6.2.2 Kompetensi, Latihan & Kesedaran 6.3 Infrastruktur

6.4 Persekitaran Kerja

Klausa 6.2.1 Am

Anggota menjalankan tugas yang boleh menjejaskan keakuran ke atas “keperluan produk” ^mestilah

“kompeten” dalam aspek pendidikan, latihan, kemahiran & pengalaman.

Nota:

Keakuran kepada keperluan produk boleh terjejas

“secara langsung” ^atau “tidak langsung” ^oleh

Klausa 6.3 Infrastruktur

“Menjelaskan bahawa infrastruktur ^yang

dimaksudkan dalam klausa ini termasuk Sistem

Maklumat.”

Klausa 6.4 Persekitaran Kerja

“Menjelaskan bahawa persekitaran kerja ^yang

perlu diuruskan dalam klausa ini termasuk fizikal,

persekitaran & faktor lain (cth: bising,

suhu, kelembapan, cahaya & cuaca.”

Klausa Standard ISO 9001:2008

7 Realisasi Produk

7.1 Perancangan Realisasi Produk 7.2 Proses Berkaitan Pelanggan

7.2.1 Menentukan keperluan yang berkaitan dengan produk 7.2.2 Kajian semula keperluan yang berkaitan dengan produk 7.2.3 Komunikasi dengan pelanggan

7.3 Rekabentuk & Pembangunan 7.3.1 Perancangan R&P 7.3.2 Input R&P

7.3.3 Output R&P

7.3.4 Kajian semula R&P 7.3.5 Verifikasi R&P

7.3.6 Validasi R&P

7.3.7 Kawalan Perubahan R&P

Klausa Standard ISO 9001:2008

7 Realisasi Produk

7.4 Perolehan

7.4.1 Proses Perolehan 7.4.2 Maklumat Perolehan

7.4.3 Verifikasi produk perolehan

7.5 Penyediaan Pengeluaran & Perkhidmatan 7.5.1 Kawalan PP&P

7.5.2 Validasi proses PP&P

7.5.3 Identifikasi & Kemudahkesanan 7.5.4 Hartamilik Pelanggan

7.5.5 Pemeliharaan Produk

Klausa 7.2.1

Menentukan Keperluan Berkaitan Produk

Nota:

“Post delivery activities”/ aktiviti selepas penghantaran produk @ penyampaian perkhidmatan termasuk (cth: penyediaan tuntutan jaminan produk, kontrak wajib seperti perkhidmatan penyelenggaraan

& perkhidmatan tambahan seperti kitar semula @

pelupusan.”

Klausa 7.5.4 Hartamilik Pelanggan

“Nota: Hartamilik pelanggan adalah termasuk harta

intelek & maklumat peribadi.”

Klausa Standard ISO 9001:2008

8 Pengukuran, Analisis & Penambahbaikan

8.1 Am

8.2 Pemantauan & Pengukuran 8.2.1 Kepuasan Pelanggan 8.2.2 Audit Dalaman

8.2.3 Pemantauan & Pengukuran Proses 8.2.4 Pemantauan & Pengukuran Produk 8.3 Kawalan Produk Yang Tidak Akur

8.4 Analisis Data

8.5 Penambahbaikan

8.5.1 Penambahbaikan Berterusan 8.5.2 Tindakan Pembetulan

8.5.3 Tindakan Pencegahan

Klausa 8.2.1 Kepuasan Pelanggan

Nota:

Memberi beberapa contoh mengenai kaedah untuk

mendapatkan pandangan pelanggan (cth: kajiselidik

kepuasan pelanggan, data pelanggan mengenai kualiti

produk, penghargaan, tuntutan jaminan, laporan

pengedar.”

Klausa 8.2.2 Audit Dalaman

“Menjelaskan keperluan untuk melaksanakan

pembetulan ^& tindakan pembetulan ^tanpa

sebarang penangguhan untuk singkirkan

ketidakakuran ^& puncanya.”

Klausa 8.2.3 Pemantauan & Pengukuran Proses

Nota:

Semasa menentukan kaedah, pertimbangan perlu diberikan kepada jenis & tahap pemantauan atau pengukuran untuk setiap proses terutama kepada kesan

(“impact”) terhadap keakuran kepada keperluan produk

& keberkesanan SPK.

Klausa 8.5.2(f) & 8.5.3(e)

“Keperluan untuk “menilai” keberkesanan

tindakan yang telah dilaksanakan”

“Tindakan Pembetulan”

“Tindakan Pencegahan”

Pendekatan Proses & Audit

PROSES

☺ Aktiviti yang mengguna sumber & diurus untuk

menukar input kepada output

^.

☺ Output menjadi input kepada proses seterusnya.

PENDEKATAN PROSES

☺ Penggunaan

sistem berasaskan proses

^{, termasuk}

kenalpasti & urus proses yang berhubungkait &

Klausa & “Pendekatan Proses”

Produk

Realisasi Produk

(Klausa 7)

Pengukuran, Analisis &

Penambahbaikan

(Klausa 8)

Pengurusan Sumber

(Klausa 6)

Tanggungjawab Pengurusan

(Klausa 5)

PENAMBAHBAIKAN BERTERUSAN SPK

Input Output

Keperluan Pelanggan Kepuasan Pelanggan

Interaksi Proses SPK

Pendaftaran (7.5)

Dokumen 4.2.1 Kawalan

Dokumen 4.2.3

Sumber 6.1 Latihan

6.2.2 Infra &

Penyelenggaraan 6.3

Persekitaran Kerja 6.4

Objektif Q

Pantau/Ukur Proses & Produk

8.2.3 & 8.2.4

Tindakan Pembetulan

8.5.2 Kepuasan

Pelanggan

Kawalan Perkhidmatan

7.5.1 Kawalan

Rekod 4.2.4

Kawalan Ketidakakuran

8.3

Dasar Q 5.3

Aktiviti 2

“Klausa Standard ISO 9001:2008 & Komitmen

Wakil Pengurusan”

Interaksi

Komitmen Wakil

Pengurusan SPK ISO 9001

(Meningkatkan “Value Added” Perlaksanaan SPK ISO 9001 Kepada Organisasi)

Bahagian 5

Tanggungjawab & kuasa:

a) Memastikan

proses SPK

diwujud, dilaksana &

dikekalkan.

b)

Melaporkan

kepada pengurusan atasan mengenai prestasi SPK & keperluan untuk penambahbaikan.

c) Memastikan

kesedaran

mengenai keperluan pelanggan.

Nota:

Tanggungjawab Utama (Klausa 5.5.2)

Keperluan:

…memastikan

proses SPK diwujud,

dilaksana & dikekalkan selaras dengan keperluan Standard ISO 9001.

☺ Kenalpasti

skop

persijilan, aktiviti @

proses SPK

yang terlibat.

☺ Kenalpasti keperluan

dokumentasi

SPK selaras dengan keperluan Standard ISO 9001.

☺ Pastikan semua proses dilaksana mengikut keperluan yang ditetapkan secara

konsisten.

☺ BUKAN bertindak secara individu. Kenalpasti & tentukan tanggungjawab &

pembahagian tugas

di antara Ketua Bahagian/Unit/pegawai/penyelia dsb.

Klausa 5.5.2 (a)

Klausa 5.5.2 (b)

Keperluan:

…melaporkan mengenai

prestasi SPK

& keperluan untuk penambahbaikan kepada pengurusan atasan.

☺ Kenalpasti &

kumpulkan maklumat @ data

mengenai pencapaian objektif kualiti, keputusan audit, prestasi proses, aktiviti penambahbaikan dll yang berkaitan.

☺ Pastikan semua maklumat ini

dianalisis

oleh pihak yang bertanggungjawab.

Keperluan:

…memastikan

kesedaran/kefahaman

mengenai keperluan pelanggan di seluruh organisasi.

☺ Adakan

komunikasi

dengan Bahagian Latihan untuk mengenalpasti kursus/latihan yang berkaitan dengan keperluan pelanggan & SPK untuk semua anggota.

☺ Penyediaan

maklumat/bahan

untuk aktiviti promosi/

kesedaran (cth: poster, risalah, tag, kad, dll).

☺ Menggalakkan

penglibatan semua anggota

dalam aktiviti peningkatan kualiti (cth: penulisan dokumen, cadangan, KMK/QCC, pasukan penambahbaikan kualiti, dll.).

Klausa 5.5.2 (c)

Keperluan:

…bertindak sebagai

“perantaraan”

^{dengan pihak luar}

mengenai SPK organisasi.

Memudahkan

pertukaran maklumat

dengan pihak yang berkaitan organisasi & SPK ISO 9001.

☺

Badan Persijilan

- perkara berkaitan audit & Standard.

☺

Pelanggan

- keakuran terhadap keperluan/kontrak & aduan yang berkaitan dengan SPK & perkhidmatan.

Klausa 5.5.2, nota

Interaksi

Wakil Pengurusan &

Dokumentasi SPK ISO 9001

(Memahami Keperluan Dokumentasi Dalam Standard ISO 9001:2008)

Bahagian 5(a)

ISO 9001:2008 & Dokumentasi

Klausa 4.1

: Standard ISO 9001:2008:

Organisasi mestilah mewujud,

mendokumen

^,

melaksana & mengekalkan sistem pengurusan kualiti &

secara berterusan meningkatkan keberkesanannya mengikut keperluan Standard…

………

4.2 Keperluan Dokumentasi 4.2.1 Am

Dokumentasi SPK mesti mengandungi:

a) Dasar & objektif kualiti, b) Manual kualiti,

c) Prosedur & rekod yang diperlukan Standard,

d) Dokumen, termasuk rekod yang ditentukan oleh organisasi untuk pastikan perancangan, operasi &

kawal proses.

Klausa 4: Sistem Pengurusan Kualiti

a) Kenyataan

Dasar Kualiti

&

Objektif Kualiti.

Dasar Kualiti (5.3)

Sesuai dengan organisasi.

Komitmen untuk mematuhi keperluan SPK & tingkatkan keberkesanannya.

Asas untuk mewujud & mengkaji semula objektif kualiti.

Disampai & difahami oleh anggota organisasi.

Dikaji semula untuk kesesuaian yang berterusan.

Objektif Kualiti (5.4.1)

Disedia disetiap peringkat & fungsi dalam organisasi.

Boleh diukur.

Klausa 4.2.1 Keperluan Dokumentasi

b)

Manual Kualiti.

Rujuk Klausa 4.2.2.

Mesti mengandungi

maklumat

berikut:

…skop SPK & justifikasi pengecualian

…prosedur SPK atau rujukannya

…interaksi proses SPK

Klausa 4.2.1 Keperluan Dokumentasi

c)

Prosedur:

diperlukan oleh Standard ISO 9001:2008.

Rujuk klausa:

Kawalan Dokumen (4.2.3) Kawalan Rekod (4.2.4) Audit Dalaman (8.2.2)

Kawalan Produk Yang Tidak Akur (8.3) Tindakan Pembetulan (8.5.2)

Tindakan Pencegahan (8.5.3)

Klausa 4.2.1 Keperluan Dokumentasi

c)

Rekod:

diperlukan oleh Standard ISO 9001:2008.

Rujuk Klausa… (lihat 4.2.4)

5.6.1 6.2.2(e) 7.1(d)

7.3.2 7.3.4 7.3.5

7.3.6 7.3.7 7.4.1

7.5.2(d) 7.5.3 7.5.4

7.6(a) 7.6 8.2.2

8.2.4 8.3 8.5.2

8.5.3

Klausa 4.2.1 Keperluan Dokumentasi

d)

Dokumen

termasuk

rekod:

diperlukan oleh organisasi untuk pastikan keberkesanan perancangan, operasi & kawalan proses SPK.

Prosedur tambahan

untuk proses

teras & sokongan.

Arahan Kerja.

Rekod tambahan (ikut keperluan organisasi).

Manual Prosedur Kerja (MPK) / Fail Meja.

Dokumen Luaran

(Pekeliling, Akta, Undang-Undang, Perintah Am, Garis Panduan, SOP) - yang perlu sahaja.

Pelan Kualiti, Spesifikasi, Lukisan Pelan, dll.

Klausa 4.2.1 Keperluan Dokumentasi

Prosedur Teras:

prosedur untuk proses yang termasuk dalam skop perlaksanaan SPK ISO 9001:2000 (mengikut proses di unit/bahagian/fungsi dalam organisasi).

Prosedur Sokongan:

prosedur untuk beberapa proses @ keperluan dalam Standard ISO 9001:2000 (saranan MAMPU):

Kajian Semula Pengurusan (5.6)

Anggaran Belanjawan Mengurus (6.1) Pengurusan Latihan Anggota (6.2.2)

Prosedur Tambahan

Keluasan dokumentasi SPK

berbeza

dari satu organisasi dengan organisasi yang lain kerana:

Saiz

&

jenis

organisasi.

Kerumitan

proses & hubungkaitnya.

Kompetensi

anggota.

Keluasan Dokumentasi SPK

Format Dokumen

Tiada format “khusus”

^{untuk sediakan}

dokumen mengikut

Standard ISO 9001:2008.

Format bergantung kepada perkara seperti berikut:

☺

Komitmen

(pengurusan atasan & pegawai yang bertanggungjawab).

☺

Kreativiti.

☺

Masa.

Masalah Lazim Dokumentasi

☺ Dokumen yang

rumit

/menyusahkan/

tidak difahami

oleh pengguna dokumen.

☺ Bilangan prosedur/arahan kerja/SOP yang disediakan terlalu banyak walaupun untuk proses yang tidak rumit @ kritikal.

☺ Pertindihan dokumen

- terlalu banyak dokumen yang mempunyai tujuan sama perlu dirujuk oleh pengguna.

☺ Format dokumen yang

tidak menarik

@

tidak kemas

- sekadar memenuhi keperluan persijilan.

Penambahbaikan Dokumentasi

☺ Permudahkan dokumen

- bahasa, “straight forward”, arahan tidak terlalu panjang, utamakan carta alir, dll.

☺ Semak dokumen,

tentukan keperluan dokumen

mengikut kepentingan/kerumitan/tahap kritikal sesuatu proses/aktiviti.

☺ Kaji semua dokumen SPK yang sedang digunapakai &

kenalpasti dokumen yang mempunyai pertindihan.

Tentukan dokumen yang boleh

dilupuskan

mengikut kepentingan, keperluan pemegang amanah, dll.

Interaksi

Aktiviti 3

“Mengenalpasti

Dokumentasi SPK ISO

9001:2008”

Wakil

Pengurusan & “MKSP”

(Memahami Keperluan MKSP Dalam Standard ISO 9001:2008)

Bahagian 5(b)

Klausa 5.6 Kajian Semula Pengurusan

Klausa 5.6.1 Am

Pengurusan mesti mengkaji semula SPK, pada

jangkamasa yang dirancang

^{, untuk memastikan}

kesesuaian

^yang berterusan,

kecukupan

^&

keberkesanan.

Mesti meliputi penilaian untuk

peluang penambahbaikan

&

keperluan kepada

perubahan SPK

termasuk dasar & objektif kualiti.

Rekod

mesti dikekalkan.

Dalam

jangkamasa yang dirancang:

☺ PKPA Bil. 2 Tahun 2002, KSP mesti dijalankan sekurangnya-kurangnya

2 kali setahun.

Lazimnya, KSP dijalankan secara

“mesyuarat”

& selepas audit dalaman.

“Little and often is best”

☺ Tiada keperluan untuk

“mesyuarat”

@ bincang semua input setiap kali KSP diadakan.

☺ Boleh bincangkan input tertentu dalam mana-mana

perbincangan/ mesyuarat/ perjumpaan

pengurusan @

Jangkamasa Kajian Semula Pengurusan

PKPA Bil. 2 Tahun 2002, ms 35 - MKSP mesti

dipengerusikan oleh ketua agensi

(tangguh jika tidak hadir) & ahli mesti terdiri daripada

pegawai kanan.

Ahli MKSP:

☺ Ketua Agensi - Pengerusi.

☺ Setiausaha (dilantik oleh Pengerusi).

☺ Wakil Pengurusan.

☺ Ketua Juruaudit.

Ahli Kajian Semula Pengurusan

Lazimnya, pelan & notis MKSP disediakan oleh

Wakil Pengurusan.

Pelan bertujuan untuk menunjukkan perancangan &

kekerapan

MKSP.

Notis (lazimnya diedar 2 minggu sebelum tarikh MKSP) sebagai

makluman @ memo

kepada ahli MKSP.

Maklumat Notis MKSP:

Tarikh & masa.

Jemputan kepada semua ahli.

Input/agenda MKSP.

Tanggungjawab penyediaan laporan/data.

Lokasi.

Peralatan (komputer/LCD/dll).

Pelan & Notis MKSP

Komitmen Ahli MKSP

Selepas menerima notis,

setiap ahli MKSP

mempunyai

tanggungjawab

berikut:

☺ Menyediakan

laporan/data

yang berkaitan.

☺ Menjalankan

analisis

ke atas laporan/data tersebut untuk dibincang & tindakan.

☺

Merancang

jadual kerja: untuk pastikan kehadiran.

☺ Mengenalpasti

peluang/cadangan penambahbaikan

untuk dibincang & tindakan.

Input/agenda MKSP mestilah mengandungi

maklumat

mengenai:

a) Keputusan audit,

b) Maklumbalas pelanggan,

c) Prestasi proses & keakuran produk,

d) Status tindakan pembetulan & pencegahan, e) Susulan MKSP yang lepas,

f) Perubahan yang mungkin memberi kesan kepada SPK, dan, g) Cadangan penambahbaikan.

Klausa 5.6.2 Input Kajian Semula

Input Kajian Semula

a) Keputusan audit

Fokus kepada keputusan

audit dalaman.

Boleh juga dibincangkan keputusan:

☺ audit Badan Persijilan.

☺ audit oleh “stake holder”.

☺ lain-lain audit yang berkaitan.

Input Kajian Semula

b) Maklumbalas pelanggan

Kepuasan pelanggan

- analisis hasil pemantauan &

pengukuran kepuasan pelanggan (8.2.1).

Aduan/cadangan/penghargaan

- bilangan, perincian & status tindakan.

Maklumbalas pelanggan

positif

&

negatif

Input Kajian Semula

c) Prestasi proses dan keakuran produk

Hasil pemantauan & pengukuran proses (8.2.3)

Pencapaian proses SPK berdasarkan perancangan dari segi keupayaan, “reaction time”, kecekapan anggota, penggunaan teknologi, pembaziran sumber, kos, dll - boleh dikaitkan dengan pencapaian objektif kualiti.

Hasil pemantauan & pengukuran produk (8.2.4)

Keakuran produk kepada keperluan yang telah ditetapkan (cth:

Input Kajian Semula

d) Status tindakan pembetulan & pencegahan

Analisis

mengenai tindakan yang akan/sedang/telah dilaksana.

Maklumat tidak terhad daripada hasil audit. Status tindakan merangkumi

pelaksanaan, susulan & keberkesanan.

Lazimnya, sumber maklumat dari

“Log Tindakan”,

disediakan oleh

WP.

Tindakan telah dilaksana & berkesan

- tutup laporan.

Tindakan belum & dalam proses pelaksanaan

- pantau.

Tindakan tidak dilaksana

- arahan pelaksanaan.

Input Kajian Semula

e) Susulan MKSP yang lepas

Rujuk kepada minit MKSP yang lepas.

Semak semula output/ keputusan/ tindakan/ arahan dari MKSP yang lepas - pindaan, penambahbaikan, tindakan pembetulan &

pencegahan.

Bincang

status.

Input Kajian Semula

f) Perubahan yang memberi kesan kepada SPK

Perubahan yang telah berlaku ke atas dokumentasi, prosedur, proses, keperluan pelanggan/pemegang amanah, sumber, Standard ISO 9001, undang-undang/akta, teknologi, peralatan, dll.

Kaji mengenai kesan positif & negatif serta buat keputusan mengenai

keperluan perubahan semula.

g) Cadangan penambahbaikan

Cadangan untuk menambahbaik dokumentasi, proses, infrastruktur, dll dari ahli KSP, pegawai & anggota. Boleh dibuat melalui kaedah “brainstorming”, “round table”, borang cadangan. Ahli KSP perlu membuat

keputusan

^mengenai

5.6.3 Output Kajian Semula

Keputusan

&

tindakan

untuk:

a) Penambahbaikan proses & keberkesanan SPK, b) Penambahbaikan produk,

c) Keperluan sumber.

Pastikan

kajian semula

pengurusan

bukan semata-mata

Kajian Semula Pengurusan & Penambahbaikan

a) Penambahbaikan proses & keberkesanan SPK b) Penambahbaikan produk

Pengerusi &

WP

^mesti

^buktikan

MKSP telah berjaya

membuat keputusan

&

merancang tindakan

yang perlu untuk menambahbaik proses, produk &

keberkesanan SPK

organisasi.

Pastikan

keputusan & tindakan yang ditetapkan dalam MKSP telah direkod/

diminit dengan jelas,

termasuk keperluan untuk tentukan

tanggungjawab

&

jangkamasa

tindakan.

Output Kajian Semula

c) Keperluan sumber

Pengerusi

perlu membuat

keputusan

mengenai keperluan sumber (samada perlu dikekal, ditambah, ditingkatkan, dibaiki, dsb).

Sumber

yang dimaksudkan dalam SPK:

☺ Sumber Manusia (6.2) - pertambahan, kompetensi, latihan & kesedaran.

☺ Infrastruktur (6.3) & Persekitaran Kerja (6.4) - keperluan

Output Kajian Semula

Ahli KSP bertanggungjawab

ke atas pelaksanaan semua tindakan yang diputuskan dalam KSP.

Wakil Pengurusan

mestilah menjalankan tindakan susulan.

Pastikan:

a) Semua tindakan yang diminitkan

dilaksana

mengikut tempoh yang telah dipersetujui.

b) Semua tindakan yang dilaksana adalah

berkesan

kepada perlaksanaan SPK.

c) Melaporkan kepada pengurusan atasan mengenai

prestasi

&

tindakan selanjutnya

(boleh dilaporkan

Tindakan Susulan

Interaksi

Wakil

Pengurusan & “Audit”

(Memahami Audit & Keperluan Tindakan Dalam Standard ISO 9001:2008 )

Bahagian 5(c)

Penemuan Audit

Akur

Memenuhi

keperluan.

Ketidakakuran

Tidak memenuhi

keperluan.

Peluang Penambahbaikan

Penemuan Audit & Tindakan

Penemuan Audit

NCR

OFI

Pembetulan

Tindakan Pembetulan

Penambahbaikan

Tindakan Pencegahan

@...

WP mesti memastikan tindakan BERKESAN!!!

Untuk tindakan pembetulan yang

berkesan:

“Pihak pengurusan mesti faham &

beri kefahaman yang betul kepada

semua pihak yang berkenaan …...”

...mengenai definasi tindakan yang

betul

^&

tepat

^mengikut

Keberkesanan Tindakan

Definasi Standard ISO 9000:2005:

Pembetulan:

“Correction”

Tindakan untuk

singkirkan ketidakakuran

yang telah dikesan.

Nota:

Pembetulan boleh dijalankan selaras dengan tindakan pembetulan.

Contoh pembetulan adalah seperti “dikerjakan semula” atau

Definasi Pembetulan

Definasi Standard ISO 9000:2005:

Tindakan Pembetulan:

“Corrective Action”

Tindakan untuk

singkirkan PUNCA ketidakakuran

yang telah dikesan.

Nota:

Mungkin terdapat lebih dari satu punca ketidakakuran.

Tindakan pembetulan diambil untuk mencegah ketidakakuran

Definasi Tindakan Pembetulan

Aliran Tindakan Pembetulan

NCR

Pembetulan

Punca NCR

TPB

Pembetulan untuk singkirkan NCR

TPB untuk

singkirkan Punca NCR

TPB

BUKAN

untuk

singkirkan NCR

Untuk tindakan yang berkesan,

punca ketidakakuran

mestilah

fokus

^kepada:

“SISTEM PENGURUSAN KUALITI”

BUKAN manusia

atau

produk…

dan…

mestilah

punca yang sebenar…

Punca Ketidakakuran

Situasi

berikut sangat berpotensi berlaku jika

punca &

tindakan pembetulan

hanya fokus kepada manusia @ produk:

☺ Tindakan tidak tepat & tidak berkesan: tindakan pembetulan hanya pembetulan.

☺ Ketidakakuran akan berlaku semula: proses/sistem masih

lemah.

☺ Cara mudah untuk menjawab NCR: salahkan manusia.

☺ Aktiviti penambahbaikan dianggap

negatif.

☺ Menjejaskan

moral

anggota.

Mengapa Fokus Kepada Proses / Sistem ?

Definasi Standard ISO 9000:2005 (klausa 3.6.4):

Tindakan Pencegahan:

“Preventive Action”

Tindakan untuk

singkirkan PUNCA ketidakakuran

yang

berpotensi

@ lain-lain situasi yang tidak diingini.

Nota:

Mungkin terdapat lebih dari satu punca ketidakakuran yang berpotensi.

Definasi Tindakan Pencegahan

Definasi Standard ISO 9000:2005 (klausa 3.2.12):

Penambahbaikan Kualiti:

“Quality Improvement”

Sebahagian daripada pengurusan kualiti,

fokus

kepada

meningkatkan keupayaan

untuk

memenuhi keperluan.

Nota:

Keperluan boleh dikaitkan kepada pelbagai perkara/aspek seperti

keberkesanan, kecekapan

&

kemudahkesanan.

Definasi Penambahbaikan

Tindakan susulan

mestilah

dilaksanakan dalam

jangkamasa tertentu

ke atas semua

“NCR”

^&

“OFI”

yang dilaporkan:

Pastikan !!!

☺ Tindakan

telah dilaksana.

☺ Tindakan

berkesan ^.

Dilaksana melalui

2 cara:

Tindakan Susulan

Tahap 1

Untuk sahkan tindakan

telah dilaksana:

1 minggu - 1 bulan selepas tarikh siap Laporan belum boleh ditutup !!!

Tahap 2

Untuk sahkan tindakan

berkesan:

6 bulan - 1 tahun selepas tindakan dilaksana

Bila Tindakan Susulan Dilaksana?

Laporan NCR & OFI hanya boleh ditutup jika Juruaudit telah

berpuashati:

Maksud:

☺ semua tindakan

telah dilaksana.

☺ tindakan

berkesan.

Penutupan Laporan

Interaksi

Aktiviti 4

“Panduan Menjawab

NCR & OFI”

Kursus Tamat