RAPAT SENAT FAKULTAS (RSF)

(1)

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI

STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE (SOP)

No. Dokumen : FST-DKNT-SOP-001 SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA Tgl. Terbit : 19 Agustus 2014

FAKULTAS SAIN TEKNOLOGI No. Revisi : 01

Jl. Ir. H. Juanda No 95 Ciputat 15412 Indonesia Hal : 1/2

RAPAT SENAT FAKULTAS (RSF)

1. TUJUAN

Memberikan panduan dalam Rapat Senat Fakultas sesuai SMM ISO 9001:2008 pada Fakultas Sains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

2. RUANG LINGKUP

Prosedur ini dilaksanakan dalam lingkup kegiatan Rapat Senat Fakultas yang diselenggarakan oleh Fakultas Sains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

3. REFERENSI a. Pedoman Mutu 4. ISTILAH DAN DEFINISI

Istilah dan definisi yang dipakai dalam penulisan Pedoman Mutu, SOP, Instruksi Kerja serta dokumen lainnya diuraikan secara rinci sesuai SMM ISO 9001:2008, diurutkan berdasarkan abjad dituangkan pada Lampiran Istilah dan Definisi.

5. DIAGRAM ALIR, DOKUMEN DAN KETERANGAN KEGIATAN (Tercantum pada halaman 2/2 prosedur ini)

6. FORM

a. Form Undangan b. Form Agenda c. Form Daftar Hadir d. Form Notula

e. Form Serah Terima Dokumen

7. INSTRUKSI KERJA -

8. REKAMAN MUTU

a. Rekaman Mutu Undangan b. Rekaman Mutu Agenda c. Rekaman Mutu Daftar Hadir d. Rekaman Mutu Notula

e. Rekaman Mutu Serah Terima Dokumen

9. DOKUMEN TERKAIT a. Statuta Kemenag b. Ortaker UIN

(2)

No. Dokumen :FST-DKNT-SOP-001

SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA Tgl. Terbit :19 Agustus 2014

FAKULTAS SAIN TEKNOLOGI No. Revisi :01

Jl. Ir. H. Juanda No 95 Ciputat 15412 Indonesia Hal :2/2

RAPAT SENAT FAKULTAS (RSF)

Diagram Alir Dokumen Keterangan

1. RSF dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan.

KTU dibantu kasubbag mempersiapkan dan mendistribusikan undangan RSF, agenda Rapat, daftar hadir, dan mengarsip semua rekaman yang berkaitan dengan RSF. RSF dihadiri oleh:

Dekanat, Kabag, para anggota senat fakultas dan Personel yang ditunjuk. KTU

mempersiapkan undangan yang memuat Agenda rapat serta berkoordinasi dengan fungsi terkait untuk kesiapan dan kelancaran Rapat.

KTU 1

Menyampaikan Undangan RSF

Ketua Senat 2 2. Dekan sebagai Ketua Senat membuka RSF

Membuka Rapat Senat

3. Apabila peserta rapat senat mencapai quorum, rapat dilanjutkan, apabila tidak rapat di-skors Ketua Senat 4

tdk Menskorsing Rapat

4. Skorsing dan menunggu hingga quorum

Sekretaris Senatya 5 5. Ketua RSF memimpin pembahasan agenda

rapat yang telah disepakati per agenda sesuai dengan prioritas yang yang ada.

Rapat Senat dilanjutkan, Agenda Rapat Dibacakan

Ketua Senat 6 6. Ketua Senat memimpin pembahasan agenda

rapat untuk mendapatkan solusi atas persoalan-persoalan yang telah diagendakan.

Dilengkapi dengan notula Memimpin Pembahasan Agenda

Rapat

Ketua Senat 7 7. ketua senat menetapkan keputusan RSF,

mencakup: (a)Perbaikan permasalahan yang muncul dalam rapat (b) perbaikan Kegiatan Akademik/ Perkuliahan dan pendukung, dan (c) usulan kebutuhan atas sumber daya,

dilengkapi dengan notula Menetapkan Keputusan RSF

Sekretaris Senat 8 8. Dibacakan melalui senat pada sesi akhir RSF Membuat Notula Rapat

Ketua Senat 9 9. Ketua senat melaporkan hasil rapat kepada

dekan dan Membuat notula rapat sesuai dengan keputusan RSF

Melaporkan kepada hasil rapat kepada Dekan

Kabag TU 10 10. Hasil didistribusikan paling lambat 2 hari

setelah selesai rapat. Distribusi notulasi RSF ke seluruh fungsi untuk tindakan lebih lanjut jika diperlukan dan hasilnya akan dipantau pada rapat bulanan berikutnya

Mendistribusikan hasil RSF

Fungsi Terkait 11 11. Fungis Sasaran mutu telah kepada RSF melalui Rencana tindakan perbaikan mengikuti siklus Plan, Do, Check, Action (PDCA) dan Prosedur Tindakan Perbaikan

Menindaklanjuti Keputusan RSF

Dekan 12 12. Dekan mengecek hasil perbaikan/pencegahan

dibandingkan dengan sasaran yang telah ditetapkan

Cek Hasil Perbaikan/Pencegahan

Undangan Rapat Senat Fakultas Mulai

Selesai 3

Notula Agenda, Daftar

Hadir

Agenda Rapat

Notula

Form Bukti Serah Terima Dokumen

Notula

(3)

No. Dokumen : FST-DKNT-SOP-002

SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA Tgl. Terbit : 19 Agustus 2014

FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI No. Revisi : 01

Jl. Ir. H. Juanda No 95 Ciputat 15412 Indonesia Hal : 1/2

RAPAT PIMPINAN TERBATAS (RPT)

1. TUJUAN

Memberikan panduan dalam Rapat Pimpinan Terbatas sesuai SMM ISO 9001:2008 pada Fakultas Sains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

2. RUANG LINGKUP

Prosedur ini dilaksanakan dalam lingkup kegiatan Rapat Pimpinan Terbatas pada Fakultas Sains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

3. REFERENSI

a. Pedoman Mutu 4. ISTILAH DAN DEFINISI

6. FORM

e. Form Daftar Distribusi

f. Form Bukti Serah Terima Dokumen

7. INSTRUKSI KERJA -

8. REKAMAN MUTU

a. Rekaman Mutu Undangan b. Rekaman Mutu Agenda c. Rekaman Mutu Daftar Hadir d. Rekaman Mutu Notulen

e. Rekaman Mutu Daftar Distribusi

f. Rekaman Mutu Bukti Serah Terima Dokumen

9. DOKUMEN TERKAIT a. Rapat Senat Fakultas b. Rapat Pimpinan Lengkap

(4)

RAPAT PIMPINAN TERBATAS (RPT)

Kabag TU 1 1 RPT setiap minggu kecuali waktunya

bersamaan dengan RPL. KTU dibantu Kasubag Umum mempersiapkan agenda Rapat, daftar hadir dan mendistribusikan undangan RPT.

RPT dihadiri oleh Dekan, wakil Dekan, Kabag TU, Kasubag, kajur dan Sekjur dan Ketua Lab dan Koordinator Lab

Mendistribusikan/ menyampaikan undangan Rapat Pimpinan

Terbatas (RPT)

Ketua Rapat 2 2 RPT dipimpin oleh Dekan atau pimpinan lain.

Ketua RPT menyampaikan Agenda Rapat dan pengarahan.

Menyampaikan agenda rapat dan Pengarahan Dekan

Ketua Rapat 3 3 Ketua RPT memimpin pembahasan agenda

rapat yang telah disepakati.

Memimpin Pembahasan Agenda Rapat

Dekan 4 4 Dekan menetapkan keputusan untuk

menyelesaikan masalah.

Menetapkan Keputusan RPT

Kabag. TU 5 5 KTU membuat dan membacakan notula/hasil

keputusan RPT.

Membuat Notula Keputusan RPT

Kasubbag Umum 6 6 Hasil didistribusikan paling lambat 1 hari setelah selesai rapat melalui email dan Hard Copy. Distribusi notulasi RPT ke seluruh fungsi untuk tindakan lebih lanjut jika diperlukan dan hasilnya akan dipantau pada RPT berikutnya.

Mendistribusikan hasil Rapat Pimpinan Terbatas pada pihak

yang berkepentingan

Fungsi Terkait 7 7 Rencana tindakan perbaikan mengikuti siklus Plan, DO, Check, Action (PDCA ) dan Prosedur Tindakan Perbaikan.

Menindaklanjuti notula hasil RPT tersebut

Undangan, Daftar Distribusi dan

Bukti Serah Terima Mulai

Selesai

Agenda, Daftar Hadir,

Notula

Notula RPT, Bukti Serah Terima

Dokumen

(5)

RAPAT PIMPINAN LENGKAP (RPL)

1.TUJUAN

Memberikan panduan dalam Rapat Pimpinan Lengkap sesuai SMM ISO 9001:2008 pada Fakultas Sains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

2.RUANG LINGKUP

Prosedur ini dilaksanakan dalam lingkup kegiatan Rapat Pimpanan Lengkap pada Fakultas Sains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

3.REFERENSI a. Pedoman Mutu 4.ISTILAH DAN DEFINISI

6.FORM

f. Form Bukti Serah Terima Dokumen

7.INSTRUKSI KERJA -

8.REKAMAN MUTU

a. Rekaman Mutu Undangan RPL b. Rekaman Mutu Agenda RPL c. Rekaman Mutu Daftar Hadir RPL d. Rekaman Mutu Notula RPL e. Rekaman Mutu Daftar Distribusi

f. Rekaman Mutu Laporan Pencapaian Kinerja Fungsi g. Rekaman Mutu Bukti Serah Terima Dokumen

9.DOKUMEN TERKAIT

a. Rapat Pimpinan Terbatas b. Rapat Koordinasi Bidang

(6)

FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI ^{No. Revisi} : 01

Jl. Ir. H. Juanda No 95 Ciputat 15412 Indonesia Hal : ^2/2

RAPAT PIMPINAN LENGKAP (RPL)

1. KTU dibantu Kasubag Umum mempersiapkan dan mendistribusikan undangan RPL, laporan pencapaian kinerja masing-masing bagian, agenda Rapat, daftar hadir dan mengarsip semua rekaman RPL. RPL dihadiri oleh:

Dekanat, Kabag, para Kasubbag, Kaprodi, Sekprodi, ketua pusat-pusat, kortek IP, Ketua Magister, Kaur

perpustakaan, dan ketua lab. KTU mempersiapkan undangan yang memuat Agenda rapat serta berkoordinasi dengan fungsi terkait untuk kesiapan dan kelancaran RPL.

Kabag. TU 1

Membuat dan mendistribusikan Undangan RPL

Dekan 2

Membuka Rapat Pimpinan Lengkap

2. Dekan sebagai Ketua RPL membuka RPL dengan kata pengantar menyampaikan Agenda Rapat mencakup:

pembahasan laporan pencapaian kinerja fungsi, sosialisasi program, evaluasi program.

Dekan 3 3 Dekan sebagai ketua RPL memimpin pembahasan agenda

rapat yang telah disepakati peragenda sesuai dengan prioritas yang ditetapkan

Memimpin pembahasan Agenda Rapat

Dekan 4 4 Dekan meninstruksikan menindaklanjuti hasil

keputusan/notulen RPL dan menetapkan keputusan RPL dan menutup rapat

Menetapkan Keputusan RPL dan menutup rapat

5

Ka. TU 5 5 Ka. TU Membuat notula rapat sesuai dengan keputusan Membuat Keputusan (notula) RPL RPL.

Kasubbag. Umum 6 6 Kasubag Umum mendistribusikan hasil RPL paling lambat 1 hari setelah selesai rapat. Distribusi notulasi RPL ke seluruh fungsi untuk tindakan lebih lanjut jika diperlukan dan hasilnya akan dipantau pada rapat RPL berikutnya.

Mendistribusikan hasil RPL kepada pihak yang terkait

Fungsi Terkait 7 7 Rencana tindakan perbaikan mengikuti siklus Plan, Do, Check Action (PDCA) dan Prosedur Tindakan Perbaikan.

Fungsi terkait melaksanakan perbaikan/pencegahan sesuai dengan hasil keputusan rapat.

Menindaklanjuti notula hasil RPL dan melaksanakan tindakan perbaikan/

pencegahan

Dekan 8 8 Dekan menverifikasi hasil tindak lanjut RPL dan mengecek hasil perbaikan/pencegahan dibandingkan dengan sasaran yang telah ditetapkan.

Memverifikasi hasil tindak lanjut RPL (perbaikan/ pencegahan) pada fungsi

yang terkait

tidak 9 Jika sudah sesuai jika tidak fungsi terkait menindaklanjuti

keluhan

sesuai 9

Status hasil Mulai

Selesai

Notula, dan Laporan Pencapaian

Kinerja Fungsi Undangan, Daftar Distribusi dan

Bukti Serah Terima Dokumen

Agenda, Notula

Notula RPL Daftar Distribusi dan Bukti Serah Terima

Dokumen

(7)

RAPAT KORDINASI BIDANG

1. TUJUAN

Memberikan panduan dan pengarahan dalam melaksanakan kegiatan-kegiatan bidang yang ada pada Fakultas Sains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

2. RUANG LINGKUP

Prosedur ini dilaksanakan dalam lingkup pelaksanaan rapat koordinasi Bidang Akademik, Bidang Adm. Umum, serta Bidang Kemahasiswaan Fakultas Sains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

Istilah dan definisi yang dipakai dalam penulisan SOP, Instruksi Kerja serta dokumen akademik lainnya diuraikan secara rinci sesuai SMM ISO 9001:2008, diurutkan berdasarkan abjad dituangkan pada Lampiran Istilah dan Definisi.

6. FORM

f. Form Bukti Serah Terima Dokumen 7. INSTRUKSI KERJA

-

8. REKAMAN MUTU

a. Rekaman Mutu Undangan b. Rekaman Mutu Agenda c. Rekaman Daftar Hadir d. Rekaman Notula

e. Rekaman Mutu Daftar Distribusi f. Laporan unit fungsi

g. Rekaman Mut Bukti Serah Terima Dokumen 9. DOKUMEN TERKAIT

a. Rapat Pimpinan Terbatas b. Rapat Pimpinan Lengkap

(8)

No. Dokumen : FST-DKNT-SOP-004 SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA Tgl. Terbit : 19 Agustus 2014

Jl. Ir. H. Juanda No 95 Ciputat 15412 Indonesia Hal : ^2/2

RAPAT KOORDINASI BIDANG (RKB)

Kabag. TU 1 1. RKB dilaksanakan dua kali dalam sebulan. Kabag TU

mempersiapkan dan mendistribusikan undangan RKB, laporan pencapaian masing-masing bagian sasaran mutu, agenda rapat, dan daftar hadir. RKB dihadiri oleh: Wakil Dekan dengan unit fungsi terkait dan personel yang ditunjuk.

Membuat dan menyampaikan Undangan RKB

Wakil Dekan 2 2. Wakil Dekan memimpin rapat dan menyampaikan Agenda Rapat mencakup: Pencapaian Sasaran Mutu, Tindak Lanjut dari RKB sebelumnya, Tindak perbaikan dan pencegahan atas PTPP, pelaksanaan unit fungsi terkait, Usulan/Saran/Rekomendasi hasil rapat. Kabag TU menyiapkan materi RKB.

Memimpin dan menyampaikan agenda RKB

Unit/Fungsi Terkait 3 3. Laporan unit fungsi terkait dengan Pencapaian Sasaran Mutu, Tindak Lanjut dari RKB sebelumnya, Tindak perbaikan dan pencegahan atas PTPP, pelaksanaan layanan unit fungsi terkait, Usulan/Saran/Rekomendasi unit fungsi

Melaporkan pelaksanaan kegiatan dan permasalahan nya

Wakil Dekan 4 4. Apabila ada temuan permasalahan yang memerlukan rencana tindakan perbaikan maka mengikuti siklus PDCA dan Prosedur Tindakan Perbaikan

Memimpin pembahasan dan penyelesaian masalah

Wakil Dekan 5 5. Keputusan rapat ditetapkan wakil dekan berdasarkan kesepakatan peserta rapat.

Menetapkan Keputusan Rapat Koordinasi Bidang

Kabag. TU 6 6. Kabag TU membuat Notula Rapat koordinasi bidang dan dibantu kasubbag Umum untuk mendistribusikannya kepada unit fungsi terkait paling lambat 1 hari setelah RKB.

Membuat notula Rapat Koordinasi Bidang

Kasubbag. Umum 7 7. Fungsi terkait menindaklanjuti hasil/ keputusan/notulen RKB, mencakup: (a) perbaikan permasalahan yang muncul dalam rapat (b) perbaikan layanan fungsi terkait, dan (c) usulan kebutuhan atas sumber daya.

Mendistribusikan notula Rapat Koordinasi Bidang

Unit/Fungsi Terkait 8 Menidaklanjuti hasil rapat

Tidak Ubah Musnahkan Y

Undangan, Bukti Serah Terima

Dokumen Mulai

Laporan unit fungsi

Selesai

Notula RKB

Notula RKB, Bukti Serah Terima

Dokumen

(9)

KOMUNIKASI INTERNAL

NO. NAMA RAPAT PELAKSANA ALOKASI HARI PESERTA RAPAT

1 Rapat Senat Dekanat 4x per tahun Seluruh Anggota Senat Fakultas

2 Rapat Kerja Dekanat 1x per tahun Dekan, PD, Kabag TU, Kasubbag, Ka Prodi, Sekr. Prodi, Ka. PLT, Ka Bid Lab, Ka Pusat, Kortek, Kaur Perpustakaan, perwakilan dosen

3 Rapat Pimpinan Lengkap (RPL)

Dekanat RABU, minggu ke- 1 tiap bulan

Dekan, PD, Kabag TU, Kasubbag, Ka Prodi, Sekr. Prodi, Ka. PLT, Ka Bid Lab, Ka Pusat, Kortek, Kaur Perpustakaan 4 Rapat Pimpinan Terbatas

(RPT)

Dekanat RABU Dekan, PD, Kabag TU, Kasubbag

5 Rapat Persiapan Perkulaiahan

Dekanat Setiap Awal Semester Dekan, PD, Kabag TU, Kasubbag, Ka Prodi, Sekr. Prodi, Ka. PLT, Ka Bid Lab, Ka Pusat, Kortek, Kaur Perpustakaan, dosen

6 Rapat Pimpinan dan Staf (RPS)

Dekanat 1x per 3 bulan Seluruh pimpinan dan Staf

7

Rapat Pimpinan Program Studi dengan Dosen

Prodi 4x per 1 tahun Pimpinan program studi, dosen- dosen

8 Rapat Fungsi

8.1. Rapat koordinasi Unit Fungsi subag dgn Stafnya

Bidang Adum JUMAT Kasubbag Umum dgn stafnya, dan

Kasubab Kepegawaian dan Keuanganm dengan Stafnya 8.2. Rapat Koordinasi Kabag

dengan Kasubbag

Bidang Adum SENIN Kabag dan Kasubag Akademik,

Kasubbag kepegawaian dan Keuangan, dan Kasubbag Umum 8.3. Rapat Koordinasi PD

Adum dengan Kabag dan Kasubbag

Bidang Adum SELASA PD Adum, Kabag TU, Kasubbag

Akademik & Kemahasiswaan, Kasubbag Kepegawaian & Keuangan, Kasubbag 8.4. Rapat Koordinasi PD dan Umum

seluruh unit fungsi Bidang akademik, Bidang Adum, Bidang Kemahasiswaan

RABU, minggu ke-

2 dan ke-4 PD Adum, Kabag TU, Kasubbag

Akademik & Kemahasiswaan, Kasubbag Kepegawaian & Keuangan, Kasubbag Umum, Ka Prodi, Sek. Prodi, Ka. PLT, Ka Bid Lab, Ka Pusat, Kaur Perpustakaan

Rapat koordinasi Unit Fungsi Akademik

1 Kasubbag dgn Staf-staf nya JUMAT

2 Kabag dengan Kasubbag SENIN

3 PD Akademik dengan Kabag dan Kasubbag, dan prodi2SELASA Rapat koordinasi Unit Fungsi PLT

1 Ka PLT dgn Staf-staf nya JUMAT

2 Kabag dengan Kasubbag SENIN

3 PD Akademik dengan Kabag dan Kasubbag, PLT, dan prodi2SELASA

(10)

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI No. Dok : FST-DKNT-AKD-SOP-001 SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA PROSEDUR OPERASIONAL Tgl. Terbit : 19 Agustus 2014

FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI STANDAR (SOP) ^{No. Revisi} ^: ⁰¹

RAPAT KOORDINASI BIDANG AKADEMIK (RKBA)

1 RKBA dilaksanakan di minggu pertama setiap bulan. Subag Akademik dan kerjasama mempersiapkan dan mendistribusikan undangan RKBA, laporan pencapaian masing-masing bagian sasaran mutu, agenda Rapat, daftar hadir dan mengarsip semua rekaman kegiatan yang dilakukan setiap unit Fakultas.

RKBA dihadiri oleh: Bidang Akademik, Kabag TU, Kasubag Akademik dan kerjasama, Kaprodi, Sekprodi, dan Personel yang ditunjuk. Kasubag Akademik dan Kerjasama mempersiapkan undangan yang memuat agenda rapat serta berkoordinasi dengan fungsi terkait untuk kesiapan dan kelancaran Rapat Koordinasi.

Subba Akademik & Kerjasama 1 Subbag Akademik menyampaikan

Undangan RKBA

Wadek Akademik 2 2 Wadek Akademik memimpin pelaksanaan RKBA: Kasubag.

Akademik dan kerjasama sebagai Sekretaris RKBA menyusun Agenda Rapat mencakup: Tindak perbaikan dan pencegahan atas PTPP, pelaksanaan perkuliahan, PPKT, PKL (IPA), Skripsi, Munaqasah, pelanggaran kode etik, keluhan mahasiswa, dosen, pimpinan dan pelaksanaan kegiatan administrasi akademik lainnya, serta Usulan/Saran/Rekomendasi hasil rapat Memimpin Pelaksanaan RKBA

Ya Fungsi tekait

4 3 Cek apakah ada masalah? Bila ada lakukan tindak

lanjut. Bila tidak ada diputuskan selesai oleh wadek Akademik

& Subag.AKD Menginventarisir

Permasalahan 4 Bila ada fungsi terkait melakukan tindak lanjut sesuai dengan PTPP. Bila tidak ada diputuskan selesaiSesuai dengan PTPP

Tidak TPMA 5 5 Rencana tindakan perbaikan mengikuti siklus PDCA

dan Prosedur Tindakan Perbaikan Menindaklanjuti

permasalahan

Wadek Akademik 7 TPMA 6 6 Perbaikan masalah oleh Tim Pengembangan Mutu

Akademik (TPMA)

Memutuskan Hasil RKBA Membuat dan

menyampaikan solusi

masalah 7 Wadek Akademik Menetapkan hasil RKBA

8 Fungsi terkait menindaklanjuti hasil/ keputusan/notula RKBA, mencakup: (a)Perbaikan permasalahan yang muncul dalam rapat (b) perbaikan Kegiatan Akademik/

Perkuliahan dan pendukung, dan (c) usulan kebutuhan atas sumber daya

Kasubag. Akademik

& Kerjasama 8 ^Dekan ¹⁰

Menindaklanjuti hasil

RKBA Memberikan

Persetujuan

Subag. Akademik 9 9 Notula RKBA didistribusikan paling lambat 1 hari

setelah rapat Mendistribusikan hasil

RKBA Fungsi Terkait 10 10Kegiatan langkah 10, 11 sesuai dengan Prosedur

Tindakan Perbaikan dan Pencegahan yang hasilnya menjadi bahan pada RKBA yang akan datang Melaksanakan perbaikan

/ pencegahan

Form-form : Undangan,

Agenda, Daftar Hadir, Notula, Daftar

Distribusi

Form Permohonan

Tindakan Perbaikan dan Masalah?3

Prosedur Pengendalian Rekaman Mutu Mulai

Selesai

(11)

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI No. Dokumen : FST-DKNT-AKD-SOP-001 SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA PROSEDUR OPERASIONAL Tgl. Terbit : 19 Agustus 2014

RAPAT KOORDINASI BIDANG AKADEMIK (RKBA)

1. TUJUAN

Memberikan panduan dan pengarahan dalam melaksanakan kegiatan-kegiatan bidang akademik Fakultas Sains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

2. RUANG LINGKUP

Prosedur ini dilaksanakan dalam lingkup pelaksanaan rapat koordinasi bidang akademik Fakultas Sains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta., meliputi :

mulai dari kegiatan penerimaan mahasiswa baru sampai dengan kegiatan wisuda

3. REFERENSI a. Pedoman Mutu

b. Statuta UIN Syarif Hidayatullah Jakarta

c. Kalaender akademik UIN Syarif Hidayatullah Jakarta 4. ISTILAH DAN DEFINISI

Istilah dan definisi yang dipakai dalam penulisan SOP, Instruksi Kerja serta dokumen akademik lainnya diuraikan secara rinci sesuai SMM ISO 9001:2008, diurutkan berdasarkan abjad dituangkan pada Lampiran Istilah dan Definisi.

6. FORM

f. Form Permohonan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan 7. INSTRUKSI KERJA

-

8. REKAMAN MUTU a. Form Undangan b. Form Agenda c. Form Daftar Hadir d. Form Notulen

f. Form Permohonan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan 9. DOKUMEN TERKAIT

a. Pengendalian Ketidaksesuaian

(12)

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI No. Dokumen : FST-DKNT-ADUM-SOP-001 SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA PROSEDUR OPERASIONAL Tgl. Terbit : 19 Agustus 2014

RAPAT KORDINASI BIDANG ADMINISTRASI UMUM DAN KEUANGAN (RKBAUK)

Dokumen Keterangan

1. RKBAUK dilaksanakan di minggu pertama setiap bulan. Subag Umum mempersiapkan dan mendistribusikan undangan RKBA, laporan pencapaian masing-masing bagian sasaran mutu, agenda Rapat, daftar hadir dan mengarsip semua rekaman kegiatan yang dilakukan setiap unit terkait. RKBAUK dihadiri oleh: Wadek Bidang Administrasi Umum, Kabag TU, Kasubag Umum dan Kasubag Kepegawaian dan

Keuangan,dan Personel yang ditunjuk. Subag Umum mempersiapkan undangan yang memuat Agenda rapat serta berkoordinasi dengan fungsi terkait untuk kesiapan dan kelancaran Rapat Koordinasi.

2Pelaksanaan RKBAUK: Kasubag. Akademik sebagai Sekretaris RKBAUK menyusun Agenda Rapat mencakup: (a) Hasil AMI, (b) Pencapaian Sasaran Mutu, (c) Tindak Lanjut dari RKBAUK sebelumnya, (d) perbaikan dan pencegahan serta status Hasil AMI, (e) Tindak perbaikan dan pencegahan atas PTPP, pelaksanaan pelayanan umum, kepegawaian dan keuangan serta pelaksanaan kegiatan administrasi non-akademik lainnya (f) Usulan/Saran/Rekomendasi hasil rapat

Ya Fungsi tekait 4

& Subag.Umum Menindaklanjuti

permasalahan Tidak

3. Cek apakah ada masalah? Bila ada lakukan tindak lanjut. Bila tidak ada diputuskan selesai

4. Rencana tindakan perbaikan mengikuti siklus PDCA dan Prosedur Tindakan Perbaikan

5. Perbaikan masalah oleh Tim Pengembangan Mutu Layanan Non Akademi (TPMLNA) .

6. Membuat PTPP pada form PTPP

Tidak

7Fungsi terkait menindaklanjuti hasil/ keputusan/notulen RKBAUK, mencakup: (a) Perbaikan permasalahan yang muncul dalam rapat (b) perbaikan Kegiatan layanan umum, kepegawaian dan keuangan dan (c) usulan kebutuhan atas sumber daya

Ya Tidak

Ya

8. Notulasi RKBAUK dibuat paling lambat 1 hari setelah rapat

Kegiatan langkah 10, 11, 12 sesuai dengan Prosedur Tindakan Perbaikan dan Pencegahan yang hasilnya menjadi bahan pada RBF yang akan datang

9. Distribusi notulasi RKBAUK ke seluruh fungsi untuk tindakan lebih lanjut jika diperlukan dan hasilnya akan dipantau pada rapat bulanan berikutnya

Tidak Ubah Musnahkan Ya

Mulai

Subbag. Umum Menyampaikan

Undangan RKBAUK

1

Wadek Bid. Adm.

UmumMemimpin RKBAUK

Selesai Wadek Bid.

Adm. Umum Menetapkan Keputusan Rapat

Form-form : Undangan,

Agenda, Daftar Hadir, Notulen, Daftar

Distribusi dan

2

TPMLNA Mengembangkan Mutu Layanan Non

TPMLNA Membuat PTPP

Form Permohonan Tindakan Perbaikan dan

Pencegahan

5

7 6

3 Masalah?

Kabag TU Membuat Notula8

Kasubag.Umum Mendistribusikan

Hasil Rapat 9

Prosedur Pengendalian Rekaman Mutu

Dekan

Memberi persetujuan

Fungsi terkait menindaklanjuti

10

12 Sesuai?

Fungsi terkait Melaksanakan perbaikan /

11

Sesuai?

(13)

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI No. Dok : FST-DKNT-ADKUM-SOP-001 SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA PROSEDUR OPERASIONAL Tgl. Terbit : 19 Agustus 2014

RAPAT KOORDINASI BIDANG ADM UMUM DAN KEUANGAN (RKBAUK)

1. TUJUAN

Memberikan panduan dan pengarahan dalam melaksanakan kegiatan-kegiatan bidang administrasi umum dan keuangan Fakultas Sains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

2. RUANG LINGKUP

Prosedur ini dilaksanakan dalam lingkup pelaksanaan rapat koordinasi bidang adm. Umum dan keuangan Fakultas Sains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

b. Statuta UIN Syarif Hidayatullah Jakarta

c. Kalaender akademik UIN Syarif Hidayatullah Jakarta 4. ISTILAH DAN DEFINISI

Istilah dan definisi yang dipakai dalam penulisan SOP, Instruksi Kerja serta dokumen akademik lainnya diuraikan secara rinci sesuai SMM ISO 9001:2008, diurutkan berdasarkan abjad dituangkan pada Lampiran Istilah dan Definisi.

6. FORM

f. Form Permohonan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan 7. INSTRUKSI KERJA

-

8. REKAMAN MUTU a. Form Undangan b. Form Agenda c. Form Daftar Hadir d. Form Notulen

f. Form Permohonan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan 9. DOKUMEN TERKAIT

a. Pengendalian Ketidaksesuaian

(14)

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI No. Dok : FST-DKNT-KMS-SOP-001 SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA PROSEDUR OPERASIONAL Tgl. Terbit : 19 Agustus 2014

PELAKSANAAN PEMILU RAYA SEMA / DEMA, HIMA

1. TUJUAN

Memberikan panduan dalam pelaksanaan kegiatan pemilu raya SEMA / DEMA (Senat Mahasiswa) di Fakultas Sains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

2. RUANG LINGKUP

Prosedur ini dilaksanakan dalam lingkup proses perencanaan, pendaftaran, pelaksanaan pemilu sampai dengan proses serah terima jabatan dan dan pelantikan pengurus SEMA / DEMA di Fakultas Sains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

4. ISTILAH DAN DEFINISI

Istilah dan definisi yang dipakai dalam penulisan Pedoman Mutu, SOP, Instruksi Kerja serta dokumen lainnya diuraikan secara rinci sesuai SMM ISO 9001:2008, diurutkan berdasarkan abjad dituangkan pada Lampiran Istilah dan Definisi.

a.

6. FORM

a. Form Proposal Kegiatan g. Form Daftar Hadir Peserta Pemilu

b. Form Agenda Kegiatan h. Form Penghitungan Suara

c. Form Surat Undangan i. Form Surat Peminjaman Tempat

d. Form Bukti Serah Terima j. Form Daftar Nama Pemilih

e. Form Pendaftaran k. Form Daftar Hadir Saksi

f. Form Surat Undangan 7. INSTRUKSI KERJA

-

8. REKAMAN MUTU

a. Proposal Kegiatan g. Daftar Hadir Peserta Pemilu

b. Agenda Kegiatan h. Rekap Penghitungan Suara

c. Surat Undangan i. Surat Peminjaman Tempat

d. Bukti Serah Terima j. Daftar Nama Pemilih

e. Berkas Pendaftaran k. Daftar Hadir Saksi

f. Surat Undangan

9. DOKUMEN TERKAIT

a. Pengendalian Rekaman Mutu b. SK Kepanitiaan

c. SK Calon Peserta Pemilu d. SK Pengurus SEMA e. SK Pengurus HIMA

(15)

FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI STANDAR (SOP) ^{No. Revisi} : 01

PELAKSANAAN PEMILU RAYA SEMA / DEMA

1 Panitia pemilu adalah: pengurus SEMA/DEMA yang lama atau TIM yang dibentuk oleh SEMA/DEMA lama dibawah pengawasan pembantu DEKAN dibidang kemahasiswaan

Panitia Pemilu 1

Menentukan Jadwal Pemilu

2 Dilaksanakan dalam rapat Panitia Pemilu

Panitia Pemilu 2

Mensosialisasikan Jadwal Pemilu / persyaratan calon

SEMA/DEMA 3 Proses ini berjalan sistem kerja panitia.

Sosialisasi dilaksanakan beberapa minggu sebelum pelaksanaan Pemilu.

Panitia Pemilu 3

Menerima Pendaftaran calon Peserta Pemilu

HIMA 4 4 Calon adalah utusan terpilih dari SEMA dan

DEMA pendaftaran disertai berkas kelengkapan yang dipersyaratkan

Menyerahkan berkas pendaftaran calon untuk diseleksi

5 Seleksi calon berdasarkan kriteria:

Tidak a. Kelengkapan Administrasi

Ditolak b. Rekomendasi Internal partai

c. Potensi Akademik Pendukung d. dll.

Ya

Panitia Pemilu 6

Mengumumkan Calon Lulus seleksi 6 Jika tidak maka ditolak dan dikembalikan ke

internal Partai, jika ya maka lanjut ke langkah 7.

Panitia Pemilu 7 7 Dengan menyerahkan surat lulus verifikasi

kepada calon seleksi Menentukan Nomor Urut Calon dan menetapkan

waktu kampanye

8 Ditentukan dalam rapat panitia

Panitia Pemilu 8

Mempersiapkan tempat Pemilu 9 Sesuai dengan tempat dan jadwal yang telah

ditetapkan

Panitia Pemilu 9 10 Pemilihan anggota legislatif

Melaksanakan pemungutan suara

Pemilihan anggota eksekutif: SEMA, DEMA dan HIMA

Pengurus SEMA Lama 10 Pemungutan suara dilaksanakan selama 2 hari

Menyampaikan laporan pertanggungjawaban dan melakukan serah terima jabatan

11 Disampaikan kepada panitia

Pengurus SEMA Baru 11

Menerima pelantikan

12 Proses pelantikan dilakukan oleh:

a. Wadek Kemahasiswaan b. Ketua Jurusan/Prodi

Pengurus SEMA yang dilantik adalah:

SEMA Fakultas / DEMA fakultas HIMA Jurusan

Tidak

SK Kepanitiaan DEKAN

Surat Pemberitahuan kepada HIMA Tata Tertib Pemilu Draft Pelaksanaan

Selesai Mulai

Form Penghitungan Suara, Daftar Nama Pemilih, Kartu Pemilih,

Surat Peminjaman Tempat Pemilu, Susunan Manual Acara,

Daftar Hadir Peserta Pemilu 5

Formulir Pendaftaran Data Peserta

Pemilu

SK Calon Peserta Pemilu Form Lulus

Undangan Daftar Hadir

Notulasi Jadwal Pemilu

Proposal dan Agenda Kegiatan

Manual Acara, Daftar Hadir Saksi,

Kupon Calon Terpilih,

(16)

PEMILIHAN SEMA, DEMA DAN HIMA

1. TUJUAN

Memberikan panduan dalam pelaksanaan pemilihan SEMA, DEMA dan HIMA di Fakultas Sains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

2. RUANG LINGKUP

Prosedur ini dilaksanakan dalam lingkup proses perencanaan, pendaftaran, pelaksanaan pemilihan sampai

dengan laporan pertanggung jawaban kegiatan dan keuangan SEMA, DEMA dan HIMA di Fakultas Sains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

3. REFERENSI a. Pedoman Mutu b.

a.

5. DIAGRAM ALIR, DOKUMEN DAN KETERANGAN KEGIATAN (Tercantum pada halaman 2/3 dan 3/3 prosedur ini)

6. FORM

a. Form Proposal Kegiatan g. Form Penghitungan Suara

b. Form Agenda Kegiatan h. Form Surat Peminjaman Tempat

c. Form Surat Undangan i. Form Daftar Nama Pemilih

d. Form Bukti Serah Terima j. Form Daftar Hadir Saksi

e. Form Pendaftaran k. Form Laporan Pertanggung Jawaban

f. Form Daftar Hadir Peserta Pemilu 7. INSTRUKSI KERJA

-

8. REKAMAN MUTU

a. Proposal Kegiatan g. Rekap Penghitungan Suara

b. Agenda Kegiatan h. Surat Peminjaman Tempat

c. Surat Undangan i. Daftar Nama Pemilih

d. Bukti Serah Terima j. Daftar Hadir Saksi

e. Berkas Pendaftaran k. Laporan Pertanggung Jawaban

f. Daftar Hadir Peserta Pemilu 9. DOKUMEN TERKAIT

a. Pengendalian Rekaman Mutu b. SK KPU

c. SK Calon Peserta Pemilu d. SK Panwaslu

(17)

1 SEMA: Mengisi, menginventarisir jenis kegiatan Pemilihan

Badan Kemahasiswaan SEMA/DEMA/HIMA 1

SK Panitia KPU ditanda tangani oleh ketua DPMU/SEMA terkait dengan melampirkan proposal

Membentuk Panitia KPU dan PANWASLU

KPU 2 2 KPU membentuk Panwaslu sekaligus

Menerima pendaftaran bagi tiap Calon, Membentuk Panwaslu dan Menerima

pendaftaran Calon

KPU 3 3 Seleksi dan verifikasi mempertimbangkan

Visi misi, tujuan, strategi, fasilitas dan ruang lingkup Pemilu

Melakukan verifikasi Calon Peserta Pemilu

Calon Legislatif (DPM) dan Eksekutif (SEMA,

DEMA dan HIMA) 4 4 Disertai dengan berkas persyaratan

Melakukan Pendaftaran 5 Sesuai dengan jadwal yang telah

ditentukan

Calon 5 6 KPU mendata calon legislatif yang

diajukan, serta memberikan jadwal dan tata tertib kampanye

Melaksanakan kampanye Calon

KPU 6 7 Pendataan pemilih disesuaikan dengan

absen kelas perjurusan dengan

menunjukan KTM/Kartu Pustaka/Slip SPP yang masih berlaku.

Menyiapkan PEMILU DPM dan SEMA

KPU 7

Pendataan Pemilih

8 Pemilu diadakan selama dua hari (hari pertama pemilihan DPM, dan hari kedua pemilihan SEMA)

Pemilih 8

Melaksanakan pencoblosan

KPU 9 9 KPU beserta satu orang utusan dari tiap

Calon sebagai saksi, menghitung perolehan suara secara terbuka.

Melakukan penghitungan Perolehan Suara Mulai

Undangan atau Pemberitahuan,

Identifikasi Kebutuhan Pemilu

Kampus, SK

Data Nama Calon DPM/SEMA, Jadwal dan Tata Tertib Kampanye

Jadwal dan Tata Tertib Pemilu,

Kartu Suara, Daftar Pemilih,

Absensi

Kartu Suara, Data Pemilih, Hasil Perolehan

Rangkuman Identifikasi Kebutuhan Pemilu, SK Panwaslu, Data

Partai Peserta

A

(18)

KPU 10 10 Hasil langsung diumumkan dan

dilaporkan ke panitia Pusat Mengumumkan Hasil Pemilu

KPU dan Badan Kemahasiswaan 11 11 KPU dan Badan Kemahasiswaan

mengeluarkan SK Hasil Suara dan diberikan kepada setiap Calon Melakukan rapat untuk Evaluasi

Badan Kemahasiswaan 12 12 Laporan dibuat sebanyak lima rangkap,

paling lambat seminggu setelah kegiatan selesai untuk dilaporkan kepada Dekan melalui Wakil Dekan Bidang

Kemahasiswaan Menyampaikan laporan pertanggung jawaban

kegiatan dan keuangan

LPJ dan Bukti Serah Terima

Selesai A

(19)

RAPAT PEMBAHASAN JADWAL PERKULIAHAN PER SEMESTER

Prodi/Jurusan ¹ ^1. Wadek Akademik dibantu oleh Kasubag Akademik dan Kemahasiwaan mempersiapkan rapat pembahasan jadwal perkuliahan

Penawaran Mata Kuliah

Prodi/Jurusan ² ^2. Wadek Akademik meminta persetujuan kepada Dekan Rapat Penugasan Dosen

Wadek Bid. Akademik 3 3. Wadek akademik dibantu oleh Subag Akademik menyiapkan undangan dan agenda untuk rapat pembahasan jadwal

Mepmpersiapakan Rapat Pembahasan Draft Jadwal

Subag Akademik 4 4 Subbag Akademik memberikan undangan dan agenda rapat kesemua

unit fungsi Memberikan informasi kepada Unit

Fungsi

Wadek 1 & Prodi 5 5 Wadek 1 memimpin rapat pembahasan jadwal perkuliahan yang dihadiri semua prodi

Rapat Pembahasan Jadwal

6 Apabila dalam rapat pembahsan jadwal telah disetujui, maka prodi akan langsung menginput ke AIS apabila belum disetujui maka jadwal dikembalikan ke prodi untuk dibahas kembali.

Prodi ⁷ ⁷ Prodi melakukan penginputan jadwal perkuliahan ke AIS Input Jadwal ke AIS

Subbag Akademik ⁸ 8 Subbag Akademik melakukan singkronisasi ruangan perkuliahan yang akan digunakan sesuai dengan jadwal yang sudah disetujui dalam rapat.

Sinkronisasi Pemakaian ruang kelas

Subbag Akademik ⁹ ⁹ Subbag akademik membuatkan Draf SK Jadwal perkuliahan Pembuatan SK (Draft)

Wadek 1 10 10Wadek 1 memverifikasi jadwal yang sudah dibuat oleh subbag akademik

Verifikasi SK (Draft)

Draft Konsep Jadwal

Draft Jadwal Perkuliahan

6

Selesai Mulai

Undangan dan Agenda Rapat

Daftar Hadir dan Notula Rapat

Jadwal Mata Kuliah

Jadwal Penggunaan

Draft SK

SK

(20)

RAPAT PEMBAHASAN JADWAL PERKULIAHAN

1. TUJUAN

Memberikan panduan dalam pelaksaan Rapat Pembahasan Jadwal Perkuliahan sesuai SMM ISO 9001:2008 pada Fakultas Sains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

2. RUANG LINGKUP

Prosedur ini dilaksanakan dalam lingkup kegiatan Rapat Pembahasan Jadwal Perkuliahan pada

Fakultas Sains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, meliputi : Pelaksanaan Perkuliahan,

6. FORM

a. Form Jdawal Perkuliahan b. Form Undangan

c. Form Daftar Hadir d. Form Serah terima e. Form SK

f. Form Notula 7. INSTRUKSI KERJA

-

8. REKAMAN MUTU a. Jadawal Perkuliahan b. Undangan

c. Daftar Hadir d. Bukti Serah terima e. SK

f. Notula

9. DOKUMEN TERKAIT -

(21)

PELANTIKAN SEMA, DEMA DAN HIMA

1. TUJUAN

Memberikan panduan dalam pelantikan SEMA, DEMA dan HIMA di Fakultas Sains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

2. RUANG LINGKUP

Prosedur ini dilaksanakan dalam lingkup proses perencanaan, pelaksanaan pemilu sampai dengan laporan pertanggung jawaban kegiatan pelantikan di Fakultas Sains dan Teknologi (FST)

UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

3. REFERENSI a. Pedoman Mutu b.

a.

6. FORM

a. Form Proposal Kegiatan b. Form Agenda Kegiatan c. Form Surat Undangan d. Form Bukti Serah Terima e. Form Surat Kesediaan

f. Form Laporan Pertanggung Jawaban 7. INSTRUKSI KERJA

-

8. REKAMAN MUTU a. Proposal Kegiatan b. Agenda Kegiatan c. Surat Undangan d. Bukti Serah Terima e. Surat Kesediaan

f. Laporan Pertanggung Jawaban

9. DOKUMEN TERKAIT

a. Pengendalian Rekaman Mutu b. SK Pelantikan