OVERVIEW E-REGISTRASI TTA &
UMG
Background
Halo Gardira,Temuan administrasi terkait TTA menjadi temuan 5 tertinggi, terbanyak dan paling sering ditemui oleh QA maupun Audit.
Registrasi dan stok opname TTA sebelumnya masih dilakukan secara manual sehingga peluang human error saat melakukan register sering terjadi Untuk mempermudah Gardira dan membantu mengurangi kemungkinan human error pada saat proses registrasi, maka dibangun lah e-register. Pada
E-Register ini seluruh proses pembuatan TTA akan dilakukan menggunakan sistem, agar lebih cepat dan akurat.
E-REGISTER TTA
Apa itu E-Register TTA?
E-Register TTA merupakan proses registrasi TTA (baik dalam bentuk buku TTA maupun lembar TTA) yang dapat dilakukan melalui aplikasi AD1CLAR dan ter-
integrasi dengan aplikasi lain seperti MCS dan Ad1Sys.Online.
Proses e- register TTA ini mencakup :
1.
Registrasi buku TTA2.
Distribusi lembar TTA3.
Pengembalian lembar TTA4.
Stock Opname TTAE-REGISTER TTA
Kenapa sistem E-Register TTA dibuat?
Banyak temuan QA Audiit terkait dengan TTA dimana terjadiinya Human Error atau kesalahan oprasional. Untuk mengatisipasi hal ini, maka E-Register TTA dibuat dengan tujuan :
1.
Mengurangi kemungkinan register lembar TTA terlewat2.
Mengurangi potensi kesalahan pengisian lembar TTA.3.
Mempermudah stock opname buku-buku dan lembaran TTA4.
Adanya integrasi E-Register TTA ke Menu Teller EntryJob Description
1. Melakukan distribusi harian penyerahan lembar TTA kepada Officer,
2. Melakukan input pengembalian lembar TTA dari Officer, 3. Melakukan pemeriksan dan penginputan stock opname
sebelum dilanjutkan oleh SRH/HOS
4. Menyimpan buku TTA baru atau yang sudah terpakai jika belum dikembalikan kepada SRH/HOS di dalam lemari atau laci
terkunci
5. Menjadi PIC kunci lemari atau laci buku TTA baru yang sudah didistribusikan oleh SRH /HOS
1. Melakukan input semua buku TTA yang ada di SRH/HOS baik yang masih disimpan maupun yang diserahkan ke ARH, 2. Melakukan input penyerahan buku dan pemgembalian buku
TTA ke ARH (kondisi buku, lembar TTA sudah urut nomor dan di staples/disatukan agar tidak tercecer.)
3. Melakukan konfirmasi atas fisik TTA yang sudah di-input oleh ARH melalui sistem
Service Head/HOS
ARH
Service Head/HOS
ARH
1. Menyerahkan semua buku TTA yang sudah diserahkan ke ARH, termasuk lembaran yang sudah digunakan/sedang/belum digunakan kepada SRH/HOSS
2. Bertanggung jawab melakukan stock opname collection 3. Melakukan pengecekan fisik Buku TTA, dan lembaran TTA dan
penginputan dimenu stock opname TTA minimal 1 kali dalam sebulan
1. Melakukan stock opname atas buku TTA yang belum terpakai, dan sudah terpakai sebagian oleh Teller.
2. Bersama dengan HC GA Head, SRH/HOSS bertanggung jawab untuk melakukan stock opname
Job Description
As Is VS To Be
As - Is
Dituliskan di lembar register/buku register Officer
Belum standar, bisa di tuliskan format lengkap TTA, atau
hanya nomor halaman TTA atau hanya nama Officer
pemakai saja
Manual membandingkan
lembar/buku register dan fisik
TTA
Tidak ada statusnya, harus di cek dengan
melihat fisik TTA Register
buku / lembar TTA
Penginputan kolom nomor document pada menu Teller Entry
Stok opname
Status penggunaan
lembar TTA
To-Be
Diinput di menu Register TTA
Format penginputan sesuai nomor lembar TTA (kode cabang dan nomor
urut lembar TTA)
Membandingkan hasil inputan e- register TTA dan
fisik TTA.
Penggunaan TTA, terintergrasi dengan RV di menu
Teller Entry, dan dapat dilihat pada
Report Penggunaan TTA yang sudah diinput
As Is VS To Be
As - Is To-Be
Distribusi dan pencatatan TTA masih manual dari ;
• ARH ke PIC Collection
• SRH ke PIC Kasir dan P2D (WOPI)
• Dilakukan pengecekan Fisik setiap hari
Pendistribusian sudah dilakukan by sistem.
Hal ini akan lebih memudahkan untuk
pendataan penggunaan dan juga
sisa dari TTA yang di distribusikan, tanpa
harus melakukan pengecekan Fisik TTA
Pengembalian TTA masih diregister secara
manual
Pengembalian langsung diregister
by sistem berikut dengan informasi kontrak dan juga jenis transaksi atas
kontrak tersebut, karena ada No RV
yang tersimpan dalam register pengembalian TTA Distribusi
TTA
Pengembalia n TTA
Benefit
1. Minimalisasi OPEX untuk kebutuhan buku/lembar register TTA di SRH, ARH dan masing-masing Officer,
2. Status penggunaan lembar TTA dapat di cek di report sesuai hasil yang diinput oleh ARH,
3. Minimalisasi lapping/fraud jika ARH bisa memonitoring register harian
Branch/Cluster
ADIRA
1. Proses lebih cepat, akurat dan efisien 2. Data termonitoring
Flow Process
1
Mengirim Tanda Terima
Angsuran ke Adira dan
di terima oleh Service
Head
Vendor Service Head
2
Melakukan input TTA dari vendor
di menu Register TTA Baru
Menerima Tanda Terima Angsuran dari Service Head yang di input di menu Serah terima TTA
3
AR Head
6
Melakukan input di menu
teller entry (terintegrasi dengan menu pengembalian
TTA)
7
Melakukanpengembalian Tanda Terima Angsuran ke ARH
dan di input di menu pengembalian TTA Pic Collection
to ARH
Officer
Menerima angsuran
nasabah melalui
Tanda Terima Angsuran (integrasi dengan
MCS )
5
Menerima Tanda Terima Angsuran
dari ARH dan di input di
menu Distribusi
TTA
4
Melakukan pengembalian
TTA ke SRH pada menu pengembalian
ARH to SRH
8
AR Head Kasir
TATA CARA PENGGUNAAN MENU
E-REGISTER TTA PADA APLIKASI AD1CLAR
Menu Monitoring TTA
Penambahan menu baru yaitu → Monitoring TTA mempunyai sub menu : a) Register TTA, terdiri dari 3 Tab:
a) Register TTA b) Distribusi TTA c) Pengembalian TTA b) Stock Opname TTA
Monitoring TTA – Register TTA Baru – Register TTA Baru
Keterangan UI:
1. Hak Akses : Job SRH/HOSS
2. Field No TTA : diinput manual dengan format pengisian Kode Cabang- tahun-6 digit terakhir No document TTA (sesuai dengan
fisiknya) → 0101-yy-xxxxxx Note: No TTA diisi kelipatan 50
3. Field Nama PIC & Tanggal Pemberian TTA : kondisi Disable (off)
4. Button Revisi : Berfungsi jika terdapat perubahan atau kesalahan dalam penginputan
5. Button Hapus : Berfungsi untuk menghapus salah satu row (baris) pada grid (kotak biru)
Validasi di Menu Register TTA Baru
Jika SRH/HOSS input dengan kode cabang tidak sesuai LOGIN
Jika SRH/HOSS input No TTA tidak sesuai Format
Jika SRH/HOSS Input No. TTA kurang/ lebih kelipatan 50
Jika SRH/HOSS input tahun tidak sesuai dengan tahun pada saat input
Jika ARH melakukan login di menu register TTA baru ( pop up pada saat simpan)
Jika No TTA belum dilakukan register
Monitoring TTA – Register TTA Baru – Serah Terima TTA
1. Hak Akses: Job SRH/HOSS, untuk serah terima TTA dari SRH ke
masing-masing ARH minimal 1 buku (tidak boleh 1 buku 2 PIC ARH) 2. No TTA : Pencarian No TTA berdasarkan urutan tiap buku TTA (1
buku 50 lembar) dan secara otomatis akan ter-checklist pada tampilan grid (lihat kotak biru)
3. Jika No. TTA yang dicari sudah dilakukan serah terima, maka akan muncul kotak informasi : ” No TTA 0212-20-xxxxxx SUDAH DILAKUKAN SERAH TERIMA ”
4. Field Nama PIC : job ARH
5. Field Tanggal Pemberian TTA : diisi sesuai dengan tanggal sysdate (tgl server) (tgl server) s.d 7 hari kedepan. Tidak bisa diinput tanggal backdate
Keterangan UI:
Validasi Pada Menu Serah Terima TTA
Validasi Pada Menu Serah Terima TTA Jika No TTA sudah dilakukan serah terima sebelumnya
Jika Tanggal Pemberian TTA di input back date lebih dari 7 hari atau diinput maju
Monitoring TTA – Distribusi TTA
1. Hak Akses : job ARH dan CCH
2. Field Tanggal Pemberian TTA : tanggal pemberian TTA (bisa
diinput tanggal mundur s.d 7 hari sebelumnya)
3 Field No TTA : yang muncul adalah no TTA yang sudah dilakukan Serah Terima oleh SRH ke ARH.
Chek list untuk melakukan distribusi (bisa sebagian) tidak harus full1 buku (50 lembar)
Keterangan UI:
Monitoring TTA – Distribusi TTA
4. Field Nama ARH:LOV sesuai dengan PIC Login (default)
5. Field Nama PIC : LOV job PIC Collection (termasuk nama ARH yang melakukan login) cabang terkait
Validasi Pada Menu Distribusi TTA
Jika Login dengan NIK SRH/HOSS
Jika No TTA sudah dilakukan distribusi ke PIC Collection
Jika Tanggal Pemberian TTA dibuat back date lebih dari 7 hari atau di buat maju
Menu Teller Entry
▪ Jika TTA sudah dilakukan distribusi status SIMPAN, maka data TTA akan muncul di menu di Teller entry
• No. TTA akan melekat pada masing-masing PIC Collector (Coll ID) mengikuti No.
TTA yang sudah dilakukan distribusi sebelumya secara otomatis
Menu Teller Entry MCS
Keterangan :
1. No TTA pada aplikasi MCS masih dilakukan input manual sesuai kondisi saat ini dan belum terintegrasi dengan Register TTA
2. Semua penerimaan TTA yang dilakukan di aplikasi MCS akan masuk ke menu Teller Entry MCS
3. Jika No TTA dilakukan pengiputan sesuai dengan format (kode
cabang|YY|enam digit no TTA tanpa tanda (-)), →transaksi tersebut bisa dilakukan penerimaan di Teller Entry MCS dan akan langsung terintegrasi dengan menu Pengembalian TTA
4. Jika No TTA dilakukan penginputan yang tidak sesuai dengan format maka transaksi tersebut tidak bisa dilakukan penerimaan pada menu Teller Entry MCS .
Menu Teller Entry MCS
4. Transaksi yang penginputan No TTA nya tidak sesuai bisa dilakukan delete row , dan dilakukan penginputan manual di menu Teller entry
5. Jika dalam penerimaan TTA ada lebih dari 2 transaksi dalam satu instalmet maka apabila dilakukan delete row yang akan di hapus adalah transaksi dalam 1
instalment tersebut
6. Contoh : seorang Armed menerima transaksi atas PK A adalah angsuran , denda dan biaya transaksi tetapi penerimaan atas transaksi tersebut no TTA tidak sesuai format maka saat dilakukan delete row atas transaksi tersebut penerimaan
angsuran , denda dan biaya transaksi akan terhapus .
Monitoring TTA – Pengembalian TTA
Keterangan :
1. Hak Akses : Job ARH dan CCH
2. Field Tanggal Pengembalian TTA : bisa diinput back date (mundur) s.d 7 hari, tidak bisa di buat maju
3. Button Lihat Data : berfungsi untuk menampilkan semua data TTA yang sudah dilakukan Distribusi oleh ARH
4. Kolom Keterangan : akan langsung ter-default berhasil jika TTA sudah di gunakan dan disetor ke kasir (status confirm RV)
5. Untuk melakukan pengembalian TTA, input ”Tanggal Pengembalian” dan di cek list lalu klik Simpan, maka status akan berubah menjadi ”dikembalikan”
1.1 PIC Collection to ARH
Monitoring TTA – Pengembalian TTA
6. Jika TTA kondisi Rusak, void, hilang/pelaporan maka ARH tetap WAJIB melakukan penginputan LOV di kolom keterangan, kemudian simpan dan status TTA akan menjadi dikembalikan
7. Filed Pilih Coll berfungsi untuk melakukan pilihan nama PIC Coll yang sudah dilakukan distribusi TTA
8. Jika No. TTA sudah berjumlah 50 (full buku) maka akan muncul pop up ” No.
buku sudah lengkap, silahkan melakukan pengembalian ke SRH ” Jika input pengembalian sebagian (>50 ), maka tidak muncul pop up
9. Field Sisa TTA diambil dari data jumlah terima TTA pada menu Distribusi TTA yang sudah di gunakan dan TTA sudah di input oleh Kasir (untuk sisa TTA itu adalah yang dimiliki oleh masing- masing ARH login bukan per PIC Collection)
10. Botton Cetak untuk mencetak Form Serah Terima TTA yang sudah lengkap dari ARH ke SRH,
1.2 ARH To SRH/HOS
1. Hak akses : Job SRH/HOSS
2. Field PIC Coll : data yg muncul adalah nama PIC yang sudah pernah Field Tanggal pengembalian : diinput sesuai tanggal saat melakukan pengembalian (tidak bisa input back date/ tgl mundur atau pun maju
3. Field Nama PIC : nama yang muncul adl Nama ARH yang sudah pernah melakukan pengambilan TTA ke SRH
4. Button Cetak : berfungsi untuk mencetak Form Serah Terima pengembalian ARH ke SRH.
Keterangan :
Monitoring TTA – Stock Opname TTA
1. Hak Akses : Job SRH/HOSS dan CCH
2. Field Periode Stock Opname tanggal sysdate (tidak bisa back date atau maju) 3. Terdapat 3 report yaitu:
➢TTA sudah lengkap → TTA yang sudah berjumlah 50 dan oleh ARH sudah dilakukan pengembalian ke SRH
➢TTA yang dibawa Officer → TTA yang sudah dilakukan distribusi oleh SRH ke ARH
➢TTA yang belum terpakai → TTA yang sudah dilakukan di register di buku baru tetapi belum di distribusi ke ARH
4. Setelah SRH melakukan konfirmasi maka data TTA yang sudah lengkap tidak muncul lagi di menu Register TTA, Distribusi TTA dan Pengembalian TTA
4. Laporan Register TTA
Adanya Penambahan Laporan register TTA pada menu Manajemen Collection
→ MIS → Laporan lain - lain
Keterangan :
1. Field periode adalah kapan akan di pilih tanggal dari laporan yang mau di ambil/tarik
2. Field cabang adalah cabang handling sesuai dengan PIC login 3. Hak akses untuk menu ini adalah ARH, CCH dan SRH
