BAB I Pengertian
A. Pengertian Arsip
Arsip adalah naskah – naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara dan Badan – badan Pemerintahan, maupun naskah – naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan – badan swasta dan/atau perorangan, dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan dan dalam pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Kearsipan atau filing adalah proses kegiatan pengurusan atau pengaturan arsip dengan memprgunakan suatu sistem tertentu, sehingga arsip –arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu – waktu diperlukan.
Jadi, arsip adalah wujud atau bentuk barang atau bendanya yang berupa naskah – naskah, baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok.
Sedangkan kearsipan atau filing adalah aktivitas atau kegiatannya, yaitu kegiatan yang berhubungan dengan pengurusan atau pengaturan arsip
Berdasarkan Undang – Undang Nomor 7 tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan, pasal 1 ayat a dan ayat b, menetapkan bahwa yang dimaksud dengan arsip adalah :
a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Selain dari pengertian di atas, arsip dapat diartikan pula sebagai suatu badan (agency) yang melakukan segala kegiatan pencatatan penanganan, penyimpanan dan pemeliharaan surat-surat/warkat-warkat yang mempunyai arti penting baik kedalam maupun keluar, baik yang menyangkut soal-soal pemerintahan maupun non-pemerintahan, dengan menerapkan kebijaksanaan dan system tertentu yang dapat dipertanggung jawabkan.
Manajemen kearsipan adalah bagaimana seseorang/sebuah organisasi dalam mengelola, menyusun, menjaga, merawat arsip yang ada dalam organisasinya. Dimana arsip merupakan memori/”daya ingat” suatu organisasi atas kejadian – kejadian yang dialami.
B. MACAM – MACAM SISTEM FILING
Sistem yang dipergunakan dalam pengurusan atau pengaturan arsip dinamakan sistem filing (filing sistem). Sistem filing disebut juga dengan istilah sistem kearsipan. Ada beberapa macam sistem filing, Atmosudirdjo (1982:161 – 168) mengatakan bahwa pada pokoknya sistem kearsipn terdiri dari 2 bagian, yaitu:
1. Sistem pengaturtertiban atau arrangement system.
2. Sistem perawatsimpanan atau safe keeping system.
1. Sistem pengaturtertiban atau (arrangement system)
Sistem pengaturtertiban disebut juga dengan berbagai istilah, misalnya : - Sistem klasifikasi,
- Sistem klasifikasi arsip, dan - Sistem klasifikasi kearsipan.
Selanjutnya sistem pengaturtertiban atau sistem klasifikasi dibedakan menjadi beberapa macam yaitu :
a. Sistem klasifikasi Numerikal Seri (Menurut nomor)
Sistem klasifikasi numerikal adalah sistem penyimpanan arsip dengan mempergunakan kode nomor. Jadi, kode yang dipergunakan dalam penyimpanan arsip adalah nomor.
b. Sistem klasifikasi alfabetis (Menurut abjad)
Sistem klasifikasi alfabetis adalah sistem penyimpanan arsip dengan memprgunakan abjad sebagai kode penyimpanan.
2. Sistem perawatsimpanan (safe keeping system)
Yang dimaksud dengan sistem perawatsimpanan arsip adalah sistem yang dipergunakan dalam pemeliharaan dan pengamanan arsip.
Penyimpanan yang aman terhadap arsip sangat penting, mengingat mempunyai peranan penting bagi kelangsungan hidup.
3. Sistem Filing
Ada 5 dasar pokok sistem bagi penyelenggaraan filing yang dapat dipergunakan, yaitu :
1. Sistem abjad atau alfabet
Suatu sistem untuk menyusun arsip menurut abjad nama orang, atau organisasi dengan berpedoman pada indeks. Misalnya :
- Nama biasa yang tidak tergolong nama keluarga/marga/baptis, nama ditulis :
Nila Dwi - dalam indeks N Eko Prima - dalam indeks E
- Nama perseorangan yang memakai nama keluarga, maka ditulis : Moreno Suprapto - dalam indeks S
Henry Fayol - dalam indeks F
- Nama instansi pemerintah yang diutamakan adalah kata pengenal yang terpenting dari instansi tersebut, sedangkan bentuk organisasi dijadikan unit terakhir.
Departmen Pertahanan Nasional - dalam indeks P Lembaga Administrasi Negara - dalam indeks A
- Pada beberapa instansi pemerintahan atau nama wilayah yang diutamakan ialah nama tempat/daerah.
Kota Surabaya - dalam indeks S Kabupaten Kutorejo - dalam indeks K
2. Sistem subjek
Tata cara penyimpanan arsip dengan mempergunakan pokok masalah sebagai pedoman pengaturannya. Misalnya : masalah kepegawaian, cuti, kenaikan pangkat, lamaran, keuangan, gaji, dsb.
3. Sistem geografis
Sistem penyimpanan arsip berdasarkan wilayah/daerah asal arsip.
Misalnya : negara, propinsi, ibukota propinsi, kabupaten/kotamadya, pulau, kepulauan, dsb.
4. Sistem nomor
Dalam sistem ini dipergunakan sebagai pedoman mengatur arsip adalah urutan angka. Sistem ini biasa dipergunakan oleh organisasi- organisasi yang bergerak di bidang profesional tertentu, misalnya kantor akuntan, kantor pengacara, kantor kontraktor, dsb. Sistem nomor ini merupakan sistem filling yang tidak langsung, karena sebelum menemukan nomor-nomor yang diperlukan arsip lebih dahulu harus membuat daftar kelompok masalah-masalah, kelompok- kelompok pokok permasalahan seperti pada sistem subjek, baru kemudian diberi nomor di belakangnya.
Umpamanya:
Kepegawaian 12
Cuti 12,1
Kenaikan Pangkat 12,2
Lamaran 12,3
Suatu organisasi yang bergerak di dalam usaha perdagangan mesin mesin kantor juga dapat mempergunakan sistem nomor ini, umpamanya:
Mesin kalkulator 14
Fasit 14,1
Monroe 14,2
Ordner 14,3
Underwood 14,4
5. Sistem kronologis
Dalam sistem ini, arsip disimpan menurut urutan tanggal yang tercantum dalam surat. Surat yang datang lebih akhir ditempatkan pada yang paling depan, tanpa melihat masalah atau perihal surat atau bahan, dam selanjutnya dikelompokkan.
C. Tata Cara Mengarsip Surat
Dalam suatu organisasi diperlukan seseorang yang bertugas untuk mengelola/mengurus surat – surat yang masuk maupun keluar dalam suatu organisasi atau suatu instansi baik negeri maupun swasta. Tata cara mengarsip surat sebagai berikut :
1. Penyortiran surat
Mensortir surat – surat penting yang sebagian besar berupa surat – surat dinas pemerintahan, surat – surat dinas dari perusahaan, dan surat –
surat dinas dari perorangan. Semua surat tersebut dipisahkan dari surat – surat yang kurang penting dengan cara :
a. Meneliti asal ( sumber ) surat tersebut. Sumber surat dapat dilihat dari mana si pengirim, alamat, atau stempel pos. Misalnya : satu amplop putih dari sebuah bank dengan tanda rahasia di bawah, dan tanda segera di atasnya.
b. Meneliti cara pengiriman surat. Cara pengiriman surat yang dipergunakan oleh pengirim dapat juga memberikan petunjuk apakah surat tersebut tergolong penting atau tidak. Misalnya : Surat dengan stempel segera/ stempel kilat.
2. Penyortiran selanjutnya
Surat – surat penting yang telah disortir, hendaknya dipisahkan lagi menurut beberapa macam kelompok. Agar letaknya teratur, setiap kelompok surat hendaknya ditempatkan tersendiri di dalam folder – folder atau alat lain yang sejenisnya. Kelompok – kelompok yang dimaksud adalah :
a. Surat – surat dinas.
b. Surat – surat dinas dari instansi pemerintah c. Surat – surat dari kantor – kantor swasta d. Surat – surat daroi perorangan
3. Pembukaan sampul ( amplop )
Hal ini perlukan agar surat tetap dalam keadaan rapi, tidak rusak, sobek, atau yang lainnya. Untuk itu dalam membuka sampul / amplop surat harus berhati – hati.
4. Pengeluaran surat dari dalam sampul
Setelah semua surat dikeluarkan dari dalam sampul kemudian dibuka dan diratakan / dirapikan lipatan – lipatannya. Lalu kaitkan sampul pada suratnya dan tempatkan pada kotak surat terbuka.
5. Penelitian surat
Surat – surat yang telah terbuka tadi, kemudian satu persatu diteliti untuk memastikan apakah tanda – tanda/ciri – ciri surat sama dengan yang terdapat dalam sampulnya. Jika terdapat alamat dalam yang betul dan sesuai dengan sampulnya dan setelah surat diberi stempel tanggal diterimanya surat sesuai dengan sampul, maka sampul dapat disingkirkan.
Jika pada surat tidak terdapat alamat dalam, maka sampul tetep dikaitkan pada surat atau membuat salinan alamat pengirimnya (disalin dari sampul) pada form dan dikaitkan pada surat. Sampul dapat disingkirkan. Setelah itu dikelompokkan lagi menurut daerah, asalnya, ataupun masalah yang sama dari surat tersebut.
6. Pembacaan surat dan penyampaiannya
Hal ini dilakukan untuk mengetahui apakah surat tersebut penting atau biasa saja. Selain itu, untuk memisahkan surat – surat mana yang perlu/harus disampaikan langsung pada pimpinan atau kepada unit/bagian pengelolaan yang dituju oleh surat tersebut.
7. Pencatatan surat a. Kartu Kendali b. Buku Agenda
c. Buku Pembantu Agenda
Keterangan – keterangan yang dicatat dalam Kartu Kendali maupun Buku Agenda :
Tanggal hari diterimanya (surat masuk) atau dikirimkannya (surat keluar) surat.
Nomor urut agenda. Untuk surat masuk di catat pula nomor suratnya.
Asal surat (instansi, perorangan) untuk surat masuk; Alamat yang dituju untuk surat keluar.
Perihal dan persoalan (isi) surat secara ringkas.
Tanggal yang tercantum di dalam surat.
Catatan (keterangan) lain tentang kedudukan surat di dalam pemrosesannya, misalnya : disampaikan kepada pejabat/unit tertentu untuk ditangani.
Jika instansi telah menggunakan sistem pola klasifikasi atau sistem pengkodean, maka kode dan nama masalah ( subject heading ) dicatat pula.
Lampiran, disebut macam dan jumlahnya.
Pengolah. Unit yang fungsional bertanggung jawab atau yang ditunjuk untuk menggarap tindak lanjut atau memproses penyelesaian masalah daripada syarat bersangkutan.
8. Langkah akhir penanganan surat.
Surat-surat yang masih digarap atau yang telah dilakukan tindak lanjutnya, tetapi belum dianggap tuntas sehingga sewaktu-waktu dalam waktu yang tidak lama diperlukan lagi, selama itu pula disimpan oleh unit pengelolah yang menggarap atau bertanggung jawab atas tindak lanjut surat bersangkutan.
Tata penyimpanan arsip aktif maupun arsip inaktif menggunakan sistem penataan berkas disesuaikan dengan kepentingan instansi bersangkutan agar memudahkan pengendaliannya
D. Ciri - ciri dan Sistem Kearsipan yang Baik
Pasal 3 Undang - Undang No.7 tahun 1971 mengatakan bahwa tujuan kearsipan ialah menjamin keselamatan bahan pertanggung jawaban nasional tentang perencanaan,pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggung jawaban bagi kegiatan pemerintah.
Untuk mencapai tujuan tersebut, setiap instansi (baik pemerintah maupun swasta) harus mampu menjalankan suatu sistem kearsipan yang baik.
Sistem kearsipan yang dijalankan oleh suatu instansi dikatakan baik apabila mempunyai ciri-ciri sebagai berikut :
1. Mudah dilaksanakan.
Tidak menimbulkan kesulitan, baik dalam penyimpanan, pengambilan maupun dalam pengembalian arsip.
2. Mudah dimengerti
Tidak menimbulkan banyak kesalahan dalam pelaksanaannya. Dengan kata lain, sistem kearsipan harus sederhana.
3. Murah dan ekonomis
Dalam arti tidak berlebihan, baik dalam pengeluaran dana/biaya maupun dalam pemakaian tenaga, peralatan atau perlengkapan arsip.
4. Tidak memakan tempat
Tempat penyimpanan dapat berupa ruangan, bangunan (gudang arsip), rak arsip, almari, dan sebagainya.
5. Mudah dicapai
Memungkinkan arsip – arsip yang disimpan mudah dan cepat ditemukan, diambil, dan dikembalikan apabila sewaktu – waktu diperlukan lagi.
6. Fleksibel
Sistem pengarsipan ini dapat diterapkan di setiap organisasi dan dapat mengikuti perkembangan organisasi
7. Cocok bagi organisasi
Sistem kersipan yang dilaksanakan hendaknya cocok atau sesuai dengan jenis dan ruang lingkup kegiatan organisasi.
8. Dapat mencegah kerusakan dan kehilangan arsip
Sistem kearsipan yang dilaksanakan harus dapat mencegah campur tangan orang – orang yang tidak bertanggung jawab, tidak berwenang bertugas dalam bidang kearsipan. Termasuk pengaruh lainnya.
9. Mempermudah pengawasan.
Sistem kearsipan yang dilaksanakan dibantu dengan mempergunakan berbagai macam perlengkapan, misalnya : kartu indeks, lembar pengantar, lembar tunjuk silang, kartu pinjam arsip ( out slip ), dan sebagainya.
Dengan demikian, sistem kearsipan perlu direncanakan terlebih dahulu, maksudnya ialah :
a. Jangan sampai sitem kearsipan yang dilaksanakan tidak cocok dengan jenis dan luas lingkupnya kegiatan organisasi
b. Jangan sampai sistem kearsipan yang dilaksanakan menimbulkan kesulitan bagi para pegawai kearsipan, karena sulit di mengerti
c. Jangan sampai sistem kearsipan yang dilaksanakan menyulitkan dalam hal penyimpanan, penemuan, pengembalian, pemeliharaan dan perawatan arsip
d. Jangan sampai sistem kearsipan yang dilaksanakan menimbulkan pemborosan, baik dalam hal tenaga, biaya/dana maupun peralatan atau perlengkapan yang dipergunakan
e. Jangan sampai ada suatu arsip yang masih mempunyai nilai kegunaan atau nilai pakai dan perlu disimpan secara permanen, tetapi ikut dipindahkan dari arsip aktif ke arsip tak aktif dan kemudian di musnahkan.
E. Masalah - masalah di bidang kearsipan
1. Penemuan kembali secara cepat dan tepat terhadap arsip-arsip apabila sewaktu-waktu di perlukan kembali, baik oleh pihak pimpinan organisasi yang bersangkuta maupun oleh organisasi lainnya.
2. Hilangnya arsip-arsip sebagai akibat dari sistem penyimpanan yang kurang sistematis, sistem pemeliharaan dan pengamanan yang kurang sempurna, serta peminjaman atau pemakaian arsip oleh pimpinan atau oleh satuan organisasi lainnya, yang jangka waktunya lama, sehingga arsip lupa dikembalikan kepada unit kearsipan.
3. Bertambahnya terus-menerus arsip-arsip ke dalam bagian kearsipan tanpa diikuti dengan penyingkiran dan penyusutan yang mengakibatkan tempat penyimpanan tidak mencukupi.
4. Tatakerja keasipan yang tidak mengikuti perkembangan ilmu kearsipan modern karena para pegawai kearsipan yang tidak cakap dan kurang adanya bimbingan yang teratur dari pihak pimpinan dan dari para ahli kearsipan.
5. Peralatan kearsipan yang tidak memadai, tidak mengikuti perkembangan ilmu kearsipan modern, karena kurangnya dana yang tersedia, serta karena para pegawai kearsipan yang kurang cakap.
6. Kurang adanya kesadaran para pegawai terhadap peranan dan pentingnya arsip-arsip bagi organisasi, sehingga sistem penimpanan, pemeliharaan dan perawatan arsip kurang mendapat perhatian yang semestinya.
BAB II PEMBAHASAN
A. Implementasi
Rumah sakit pemerintahan X sering mengalami kesulitan dalam penemuan kembali arsip pasiennya karena data yang disimpan tidak beraturan dan semua berkas dijadikan satu dengan senua berkas yang ada.
Rumah sakit tersebut membutuhkan waktu yang sangat lama untuk kegiatan pencariandata/berkas yang dibutuhkan.
B. Pembahasan
Dari masalah di atas dapat diketahui bahwa di Rumah Sakit tersebut tidak memiliki sistem/manajemen kearsipan yang bisa dikatakan belum baik. Bahkan pihak rumah sakit belum mengetahui cara pengarsipan yang baik dan benar. Pertama – tama yang harus dilakukan oleh pihak Rumah Sakit ( juru arsip yang ada di dalam organisasi tersebut) adalam mensortir data – data pasien yang telah mendaftarkan diri mereka, misalnya berdasarkan tanggal berapa mereka mendaftarkan diri, nama pasien, alamatnya, dan sebagainya. Setelah itu, data pasien dipilah – pilah berdasarkan sistem penyimpanan abjad. Langkah berikutnya, masukkan tiap – tiap data pasien ke dalam snelhechter dan diberi label agar rapi datanya. Kemudian masukkan data – data tersebut kedalam filing cabinet atau kotak berkas sesuai dengan urutan abjadnya. Dengan begini sewaktu – waktu apabila ada pasien yang membutuhkan data kesehatannya ( record of health) dapat dengan mudah dicari dan ditemukan datannya apabila sewaktu – waktu diperlukan datanya.
Dengan seiring perkembangan teknologi, pihak Rumah Sakit dapat mengentri data para pasiennya ke dalam sistem database dengan
menggunakan komputer namun dengan sistem pengarsipan abjad, atau sistem nomor yang sejenis dengan nomor induk pasien atau dapat juga dengan menggunakan semacam barcode pada kartu berobat pasien. Jika ingin mencari data pasien, petugas administrasi tinggal menscan barcode tersebut atau dengan mengetik nomor induk pasien. Lalu keluarlah data – data yang diperlukan oleh pasien tersebut.
BAB III Kesimpulan
Dengan adanya manajemen kearsipan, suatu organisasi dapat dengan baik dalam mengelola sumber ingatan dalam organisasinya sehingga arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu – watu diperlukan. Baik organisasi publik maupun swasta perlu atau sangat dianjurkan untuk mengelola, mengatur arsip ( baik berupa tulisan, film, rekaman, gambar, dan lain sebagainya) yang mereka terima ataupun yang mereka keluarkan selama kegiatan keorganisasian tersebut berlangsung.
Dari keseluruhan sistem kearsipan, sistem abjad selalu dipergunakan sebagai kelengkapan sistem yang dipilih. Sistem ini dianggap lebih mudah dari sistem yang lainnya, arsip memilih sistem subjek, maka dalam penyusunan subjeknya juru arsip selalu harus menyusunnya lagi menurut urutan abjadnya. Sistem abjad merupakan dasar bagi semua sistem filing sebab lebih efektif dan efisien dalam mengaplikasikannya.
