41
Analisis sistem adalah penguraian dari sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan dan hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan.
Analisis sistem memiliki tujuan untuk melakukan penganalisaan dan mencari kelemahan dari sistem yang berjalan. Sehingga pada akhirnya proses perwujudan sistem yang baik akan tetap terpenuhi sejalan dengan perkembangan zaman.
Analisis sistem informasi ini merupakan tahap penganalisaan terhadap sistem yang sedang berjalan di PT.Dwi Sukses Mulia yaitu tentang pemanfaatan e- commerce. Penganalisaan terdiri atas analisis sistem yang sedang berjalan, analisis data, analisis dokumen, analisis kebutuhan sistem.
3.1 Prosedur Pencatatan Transaksi Penjualan Yang Sedang Berjalan
Dibawah ini adalah prosedur transaksi Penjualan di PT.Dwi Sukses Mulia sebagai berikut :
a. Bagian penjualan memberikan daftar produk kepada pelanggan agar pelanggan dapat melihat produk apa saja yang diinginkan.
b. Setelah pelanggan melihat daftar produk, pelanggan memilih produk yang ingin dibeli dan memberitahukan kepada bagian penjualan.
c. Kemudian bagian penjualan memberikan kepada bagian gudang untuk dilakukan proses pencarian barang.
d. Jika barang tidak tersedia maka kembali lagi kepada pelanggan untuk mengambil keputusan untuk memilih produk, jika ada maka barang pesanan diambil.
e. Setelah barang diambil, maka langsung diberikan kepada kasir untuk dilakukan proses pembayaran dan membuat nota penjualan sebanyak 2 rangkap. 1 rangkap nota penjualan dirangkap oleh kasir dan 1 lagi diberikan kepada pelanggan.
Bagian Penjualan Pelanggan Bagian Gudang Kasir
Tidak
Ada
Gambar 3.1 Flowmap Berjalan Penjualan Daftar
produk merah
Daftar pesanan
Daftar pesanan
Proses pembay aran
Nota penjualan Nota
penjualan Daftar
Produk merah
Proses pemilihan
produk
Daftar pesanan
Nota penjualan
Tersedi a/tidak Proses Pencarian
Barang
Gambar 3.2 Flowchart Berjalan Penjualan Tidak
Ada
Stop Start
Keterse diaan Daftar Pesanan
Proses Pencarian produk
Nota Penjualan Proses Pemilihan
produk
Proses Pembayaran
3.2 Analisis Permasalahan
Masalah yang timbul saat ini sebagai berikut:
1. Kalah bersaing dengan kompetitor yang bergerak dibidang yang sama, karena kompetitor telah menerapkan e-commerce. Kompetitor memanfaatkan perkembangan teknologi saat ini seperti e-commerce untuk mempromosikan produknya lebih luas dibandingkan PT.Dwi Sukses Mulia yang masih belum memiliki e-commerce.
2. Proses transaksi yang tidak efektif dan efisien karena masih via telepon dan face to face.
Via telepon
a. Terjadi bentrok pemesanan via telepon karena pelanggan yang bersamaan menelepon untuk memesan dalam waktu yang sama.
b. Marketing membutuhkan waktu yang lama untuk mencatat seluruh transaksi pelanggan seperti pendaftaran pelanggan, pemesanan, dan pembayaran.
Face to face
a. Pelayanan yang menggunakan waktu yang lama karena pelanggan harus menunggu pelanggan yang lain selesai melakukan pemesanan yang dilayani oleh marketing.
b. Membutuhkan banyak tenaga kerja untuk melayani transaksi dengan pelanggan.
3. Penyimpanan data transaksi seperti pendaftaran pelanggan, pemesanan dan pembayaran tidak terintegrasi dengan baik karena masih menggunakan excel dan tidak efisien.
3.3 Analisis Dokumen
Dari hasil penelitian yang dilakukan pada PT.Dwi Sukses Mulia diperoleh dokumen yaitu:
3.3.1 Dokumen Masukan 1. Daftar Pesanan
Fungsi : Untuk melakukan proses pemesanan.
Sumber : Pelanggan.
Rangkap : 1 (Satu).
Ditujukan : Bagian gudang.
Item : Daftar pesanan barang
3.3.2 Dokumen Keluaran 2. Nota Penjualan
Fungsi : Bukti pembelian barang.
Sumber : Kasir.
Banyak : 2 Rangkap.
Ditujukan : Pelanggan, bagian kasir, pimpinan.
Item : Nota penjualan
3.4 Analisis Kelemahan Sistem
3.4.1 Analisis Perbandingan Matriks SWOT Penjualan E-Commerce dengan Penjualan Konvesional
Analisis SWOT terhadap penjualan e-commerce sebagai berikut : 1. Strenght (Kekuatan)
Alamat web mudah di akses
Tampilan menarik
Produk-produk yang up to date
Adanya fasilitas pencarian barang yang di inginkan
Jaringan distribusi yang baik
2. Weakness (Kelemahan)
Adanya kejahatan di internet
Pengiriman produk kurang efisien
Saat pengisian alamat pengiriman agak sedikit susah
Kurang tenaga ahli di bidang IT
Tidak ada media promosi yang bersifat up to date 3. Opportunity (Peluang)
Meningkatkan penjualan
E-Commerce dapat merubah kegiatan bisnis
Perkembangan teknologi informasi membuka peluang untuk
memperluas pasar bisnis
Mengurangi biaya
Efektif dan efisien
Peningkatan CSI
4. Threats (Ancaman)
Adanya pesaing di kemudian hari
Munculnya pendatang baru dengan harga murah
Sistem keamanan web
Pembajakan kartu kredit
Bencana alam saat pengiriman
Ketidak sesuaian barang
Analisis SWOT terhadap penjualan konvensional sebagai berikut : 1. Strenght (Kekuatan)
Lokasi yang strategis
Harga yang bersaing
Sumber daya manusia yang ramah
Kelengkapan produk yang disediakan
Kondisi linkungan yang aman dan nyaman
2. Kelemahan (Weakness)
Tidak ada pemisah antara harta pribadi dengan harta usaha
Modal yang besar dalam pendirian usaha
Manajemen kurang baik dalam bekerja
Lokasi supplier yang jauh 3. Opportunity (Peluang)
Luasnya pangsa pasar
Memperluas tempat usaha
Kelonggaran dalam sistem pembayaran
Produk yang selalu berkembang 4. Threats (Ancaman)
Ketatnya persaingan
Lamanya waktu pengiriman barang dari supplier
Peningkatan harga
Pelanggan yang tidak jujur
Bila pemilik gedung tidak menyewakan lagi gedungnya
3.4.2 Perbandingan Matriks SWOT Penjualan E-Commerce dengan Penjualan Konvesional
Kekuatan (Strength-S) 1.Alamat web mudah di akses
2.Tampilan menarik
3.Produk-produk yang up to date
Kelemahan (Weakness) 1.Adanya kejahatan di internet
2.kurang tenaga ahli di bidang IT
3.Tidak ada media promosi yang bersifat up to date Peluang (Opportunity)
1.Meningkatkan penjualan 2.Mengurangi biaya 3.Efektif dan efisien 4.Peningkatan CSI
5.E-commerce dapat merubah kegiatan bisnis
Strategi SO 1.Meningkatkan pelayanan dengan menambah jam kerja 2.Memberikan tawaran- tawaran menarik seputar produk untuk menarik pembeli baru
Strategi WO 1.Memperbaiki situs e- commerce
2.Melakukan kerja sama dengan jasa kurir
3.Membentuk data pelanggan yang lebih baik
Ancaman (Threats) 1.Sistem keamanan web 2.Bencana alam saat pengiriman
3.Ketidak sesuaian barang 4.Pembajakan kartu kredit
Strategi ST 1.Memilih jasa layanan hosting yang terpercaya 2.Melakukan backup data secara berskala untuk resiko kehilangan data
Strategi WT 1.Meningkatkan keamanan pada sistem yang dibangun 2.Memilih jasa layanan hosting yang memiliki kualitas yang memadai
Gambar 3.3 Matriks SWOT Penjualan E-Commerce
Kekuatan (Strength-S) 1.Lokasi yang strategis 2.Harga yang bersaing 3.Sumber daya manusia yang ramah
4.Kelengkapan produk yang disediakan
Kelemahan (Weakness) 1.Tidak ada pemisah antara harta pribadi dengan harta usaha
2.Modal yang besar dalam pendirian usaha
3.Manajemen kurang baik dalam bekerja
Peluang (Opportunity) 1.Luasnya pangsa pasar 2.Pola perilaku dan kebutuhan masyarakat yang selalu berkembang
3.Memperluas tempat usaha 4.Kelonggaran dalam sistem pembayaran
Strategi SO 1.Menambah jumlah variasi produk yang ditawarkan 2.Memperluas pangsa pasar 3.Membuat harga yang terjangkau
4.Memberikan diskon khusus pada pelanggan tertentu
Strategi WO 1.Membuat laporan keuangan
2.Meningkatkan efisiensi biaya
3.Mengajukan kredit kepada bank untuk penambahan modal usaha
Ancaman (Threats) 1.Ketatnya persaingan
2.Lamanya waktu
pengiriman dari supplier 3.Peningkatan harga 4.Pelanggan yang tidak jujur
Strategi ST 1.Mengembangkan daya saing
2.Meningkatkan pelayanan kepada pelanggan
Strategi WT 1.Seleksi jasa pengangkutan yang digunakan
2.Perhatikan kenyamanan 3.Seleksi kualitas karyawan guna peningkatan persaingan
Gambar 3.4 Matriks SWOT Penjualan Konvesional
3.5 Analisis Kebutuhan Sistem
3.5.1 Analisis Kebutuhan Fungsional
Kebutuhan fungsional merupakan fungsi utama dari sistem. Adapun sistem yang dibangun harus mampu memenuhi kebutuhan-kebutuhan:
1. Admin
Admin adalah penanggung jawab dari website dan memiliki hak akses tertinggi. Dalam sistem admin dapat melakukan pengolahan data-data yang ada dalam website, baik itu informasi, pelanggan, pemesanan dan pengiriman.
2. Pelanggan
Pelanggan adalah orang yang melakukan pemesanan produk website ini, dengan atau tanpa melakukan konsumen dapat melihat informasi produk, melakukan pemesanan, pendaftaran konsumen serta dapat memberikan komplain apabila pelayanan kurang memuaskan.
3. Karyawan
Karyawan adalah pegawai perusahaan yang melakukan proses penjualan offline bagi pelanggan yang datang ke toko proses penjualan terjadi di toko.
3.5.2 Analisis Kebutuhan Non-Fungsional
Kebutuhan non-fungsional merupakan fasilitas pembantu yang terdapat pada sistem. Adapun fasilitas yang terdapat pada sistem adalah:
1. Kebutuhan Perangkat Keras (Hardware)
Perangkat keras yang dimaksud adalah alat yang digunakan untuk pengolahan data dan penyajian laporan. Perangkat keras yang diperlukan adalah komputer, printer dan perangkat pendukung lainnya.
2. Kebutuhan Perangkat Lunak (Software)
Maksud dari perangkat lunak adalah program yang digunakan untuk mengendalikan kegiatan sistem komputer. Perangkat lunak yang digunakan untuk ini adalah Sistem Operasi Windows 7 sebagai sistem operasi.
3. Brainware
Dalam pembuatan sistem ini dibutukan orang-orang yang mengerti cara kerja sistem dan pemeliharaan sistem sehingga dibutuhkan pelatihan kepada karyawan bagian penjualan dalam pengoperasian sistem yang baru.
