24
BAB III
PROSES PELAKSANAAN PROGRAM MAGANG
3.1 Kedudukan dan Koordinasi
Dalam pelaksanaan program kerja magang berlangsung di PT. Tata Mandiri Daerah Lippo Karawaci, penulis ditempatkan dalam departemen Finance and
Accounting yang berada dalam divisi Account Receivable and Billing dan
dibimbing oleh Bapak Teguh selaku Supervisor of Accounting. Selama program kerja magang berlangsung, penulis diberikan berbagai tugas oleh Ibu Yeyen selaku Manager of Billing, Bapak Dion yang diawasi oleh Ibu Yeyen, dan Bapak Nathan yang diawasi oleh Bapak Teguh selaku Supervisor of Accounting.
Untuk pembagian struktur operasional dalam divisi Account Receivable and
Billing, dapat ditunjukkan di bawah ini.
Sumber : Internal, PT. Tata Mandiri Daerah Lippo Karawaci
Gambar 3.1 Kedudukan penulis dalam divisi Account Receivable and Billing
Pada kesempatan ini, penulis diberikan berbagai tugas dan tanggung jawab oleh pihak di bawah ini.
25
Dalam divisi billing, penulis berkoordinasi kepada Ibu Yeyen selaku
manager of billing dan Bapak Dion sebagai billing staff yang
dibimbing oleh Ibu Yeyen. Penulis bertanggung jawab dalam memasukkan data – data pribadi dari para klien dan juga jumlah
invoice yang harus dibayarkan beserta PPN ke dalam billing system,
menyesuaikan data transaksi invoice harian dengan jumlah nominal dalam struk pembayaran beserta billing system, serta menyesuaikan data pembayaran invoice dalam rekening koran dengan billing system beserta pengarsipan dokumen pembayaran.
2. Accounting
Dalam divisi accounting yang berfokus dalam account receivable, penulis berkoordinasi secara langsung kepada bapak Nathan yang dibimbing oleh Bapak Teguh selaku supervisor of accounting. Penulis merekapitulasi semua pembayaran atas jasa IPKL, persediaan listrik dan juga air, yang mana seluruh pembayaran yang dilakukan per bulan tersebut dijumlahkan dalam waktu per tahun, serta membuat
transaction summary.
3.2 Tugas yang dilakukan
Adapun tugas – tugas yang dilaksanakan selama program kerja magang berjalan, penulis melaksanakan berbagai tugas yang berfokus dalam Account
Receivable and Billing. Tugas yang dikoordinir adalah sebagai berikut.
Tabel 3.1 Tugas Utama yang Dilaksanakan
No. Pekerjaan Divisi Koordinasi
1. Memasukkan dan
memperbaharui data pribadi klien beserta jumlah invoice yang harus dibayarkan berikut PPN
Manager of Billing Ibu Yeyen
26 transaksi invoice harian
dengan jumlah nominal dalam struk pembayaran beserta billing system.
3. Menyesuaikan data
pembayaran invoice dalam rekening koran dengan
billing system beserta
pengarsipan dokumen pembayaran.
Manager of Billing Ibu Yeyen
4. Merekapitulasi data transaksi invoice per bulan beserta membuat
transaction summary dalam
periode per tahun.
Accounting Staff Bapak Nathan
Sumber : Penulis, 2020
Selain keempat dari tugas utama di atas, penulis juga berkoordinasi dengan divisi accounting staff dalam melaksanakan tugas tambahan yang menjadi tanggung jawab bagi penulis tersendiri yang disebutkan sebagai berikut.
Tabel 3.2 Tugas Tambahan yang Dilaksanakan
No. Pekerjaan Divisi Koordinasi
1. Memasukkan data Petty
Cash beserta pengarsipan
kwitansi pembayaran Petty
Cash.
Accounting Staff Ibu Stevanny
2. Memasukkan data invoice yang dibayarkan kepada
vendor perusahaan disertai
dengan pengarsipan kwitansi invoice.
27
3. Merekapitulasi dan
menjumlahkan nilai transaksi Account Payable
Titipan dan Account
Payable Unknown.
Accounting Staff Bapak Genius
Sumber : Penulis, 2020
3.3 Uraian Pelaksanaan Magang
3.3.1. Proses Pelaksanaan Magang
Dalam proses pelaksanaan magang, penulis melaksanakan berbagai tugas yang ditetapkan di dalam divisi Account Receivable and Billing bersamaan dengan divisi yang lainnya seperti Account Payable. Dalam hal ini, tugas yang dilaksanakan dapat dijelaskan secara rinci, yang terdiri dari tugas utama dan tugas tambahan.
a. Tugas Utama
1. Memasukkan dan memperbaharui data pribadi klien beserta jumlah
invoice yang harus dibayarkan berikut PPN.
Penulis dipercaya dapat memasukkan dan memperbaharui data - data pribadi dari para klien beserta jumlah invoice dan juga PPN atas invoice yang harus dibayarkan para klien.
28
Sumber : Internal
Gambar 3.2 Data Pribadi Para Klien beserta Jumlah Invoice berikut PPN yang Harus Dibayarkan
Gambar di atas menunjukkan adanya data pribadi para klien yang berhubungan dengan nomor telefon dan juga alamat email, dan juga jumlah
invoice berikut PPN yang harus dibayarkan, yang mana data – data di atas
merupakan data mentah yang akan dimasukkan ke dalam billing system. Data – data pribadi klien dalam file excel yang akan dimasukkan ke dalam
billing system sesuai dengan nomor PSCode, yang mana hal tersebut
bertujuan untuk menghubungi para klien atas tagihan IPKL, listrik, dan air per bulan yang harus dibayarkan dan juga menuliskan surat resmi kepada para klien melalui alamat email yang dituju, yang mana hal ini bertujuan untuk menghindari terjadinya kehilangan data yang terdapat di dalam file excel. Prosedur yang dilaksanakan adalah sebagai berikut.
1). Melihat kembali data dalam file excel yang diberikan secara urut, dan kemudian memeriksa data – data yang berisikan alamat email, nomor telefon yang dapat dihubungi, dan juga jumlah
invoice yang harus dibayarkan beserta PPN sebesar 10% dari
jumlah invoice sesuai dengan masing – masing nomor PSCode. 2). Ketik nomor PSCode di kategori keyword dalam website
29
Sumber : Internal
Gambar 3.3 Search Engine untuk PSCode
3). Setelah itu, penulis memeriksa kembali terlebih dahulu apakah nomor PSCode yang tertera di atas benar – benar terdaftar dalam
website dan sesuai dengan daftar data diri dari para klien yang
tercantum.
Sumber : Internal
Gambar 3.4 Tampilan Hasil Penelusuran PSCode mengenai Data Pribadi Klien
4). Dalam nomor PSCode yang terdaftar dalam website, klik nomor tersebut dan kemudian pilih update, yang mana pilihan update
30
tersebut bertujuan untuk memperbaharui semua data – data pribadi milik para klien.
Sumber : Internal
Gambar 3.5 Personal information dalam PSCode yang Ditelusuri Beserta Pengaturan untuk Diperbaharui
5). Dalam melakukan pembaharuan, penulis diminta untuk memperbaharui data – data pribadi dari para klien perusahaan. Dari pilihan kategori yang tersedia di bawah ini, penulis hanya diminta untuk memperbaharui data yang berhubungan dengan nomor telefon serta alamat email yang dapat dituju apabila terdapat perubahan dari data tersebut.
31
Sumber : Internal
Gambar 3.6 Laman untuk Pembaharuan Data – Data Pribadi Milik Para Klien Perusahaan
6). Untuk langkah pertama kalinya, penulis melakukan pembaharuan data dalam kategori contact, yang mana contact berisikan data – data nomor telefon rumah dan juga nomor handphone.
Sumber : Internal
32
7). Selanjutnya bila pembaharuan nomor telefon tersebut telah masuk, maka daftar nomor telefon tersebut muncul seperti di bawah ini. Apabila tidak ada nomor telefon lainnya yang masuk, maka tidak ada perubahan baru.
Sumber : Internal
Gambar 3.8 Hasil Tampilan Daftar Nomor Telefon yang Telah Dimasukkan
8). Langkah selanjutnya yang berhubungan dengan data pribadi klien seperti email dimasukkan ke dalam kategori Email Address dalam menu yang yang sama di dalam sistem tersebut.
9). Dalam memasukkan data – data pembayaran invoice yang wajib dilaksanakan klien, masuk ke dalam menu Bill Payment.
10). Sebelum data mengenai jumlah invoice yang harus dibayarkan klien dimasukkan, penulis memeriksa kembali semua data pribadi beserta jumlah tagihan yang harus dibayar klien.
11). Dalam memasukkan jumlah nominal invoice ke dalam billing
system, penulis mencari nomor PSCode di dalam kolom search
33
12). Setelah tampilan PSCode yang berisikan nama tersebut muncul, klik nomor PSCode yang telah ditelusuri.
13). Pilih Add the new amount, yang mana tombol tersebut bertujuan untuk menambahkan jumlah tagihan yang harus dibayarkan sesuai dengan kolom.
2. Menyesuaikan data transaksi invoice harian dengan jumlah nominal dalam struk pembayaran beserta billing system.
Penulis dipercaya dapat melakukan penyesuaian data – data transaksi
invoice atas IPKL (Iuran Pengelolaan dan Keamanan Lingkungan),
persediaan air maupun listrik yang dilakukan untuk para klien dari setiap perumahan yang dikelola, yang mana data – data tersebut terdaftar di dalam laporan kasir atau daily payment report.
Sumber : Internal
34
Berdasarkan gambar di atas, data – data di dalam laporan kasir dan juga
daily payment report disesuaikan dengan jumlah nominal yang tercetak di
dalam struk pembayaran beserta billing system. Billing system merupakan sebuah daftar yang menyangkut data – data dari setiap klien, sebagaimanapun setiap klien wajib melakukan pembayaran invoice yang dilakukan sesuai dengan waktu yang ditentukan. Dengan para klien yang telah melakukan pembayaran invoice berdasarkan waktu yang ditentukan, data transaksi tersebut masuk ke dalam laporan kasir dan juga daily payment
report sesuai dengan jumlah nominal yang tercetak dalam struk
pembayaran, yang mana struk pembayaran tersebut dijadikan sebagai data pendukung mengenai bukti bahwa mereka telah melakukan pembayaran dalam hai tersebut. Prosedur – prosedur yang dilaksanakan penulis adalah sebagai berikut.
1. Melihat laporan kasir terlebih dahulu dan melihat kembali semua hasil pembayaran ke dalam daily payment report sebagai pengelompokkan.
2. Penulis melakukan pemeriksaan kembali jumlah nominal yang tercetak dalam struk pembayaran apakah pembayaran tersebut benar – benar sesuai dengan yang terdaftar di antara kedua laporan tersebut.
3. Penulis juga melakukan pemeriksaan semua hasil pembayaran ke dalam billing system yang dijadikan sebagai pusat pemeriksaan hasil pembayaran, yang mana hal tersebut bertujuan untuk meyakini penulis bahwa para klien telah melakukan pembayaran
invoice secara lunas.
3. Menyesuaikan data pembayaran invoice dalam rekening koran dengan billing system beserta pengarsipan dokumen pembayaran.
Penulis dipercaya untuk melakukan penyesuaian seluruh jumlah transaksi
invoice dari setiap klien yang terdaftar antara dalam billing system dan juga
35
Sumber : Internal
Gambar 3.10 Rekening Koran
Berdasarkan gambar di atas, rekening koran dijadikan sebagai sarana bukti pembayaran atas invoice dari para klien, dan juga billing system pun merupakan sebuah pencatatan jumlah transaksi invoice yang wajib dibayarkan para klien. Prosedur yang dilaksanakan penulis adalah sebagai berikut.
1. Melihat seluruh data invoice yang harus dibayar dalam billing
system secara urut.
2. Melihat kembali jumlah nominal yang telah terbayar dan terdaftar dalam rekening koran benar – benar sesuai dengan jumlah nominal yang terdaftar dalam billing system dengan tujuan untuk diserahkan kepada pihak divisi Accounting.
3. Sehingga, apabila ternyata jumlah nominal yang telah dibayarkan oleh para klien sesuai dengan yang tercantum di dalam billing
36
system, penulis melakukan pencetakan dokumen pembayaran
tersebut beserta pengarsipan dokumen.
Ketiga prosedur di atas harus dilaksanakan sebelum dokumen tersebut diserahkan kepada pihak accounting untuk dilakukan pencatatan hasil transaksi beserta penjumlahan secara keseluruhan dalam waktu per bulan, yang mana semua penjumlahan tersebut akan dicatatkan ke dalam akun
Account Receivable yang termasuk kategori Current Asset.
4. Merekapitulasi data transaksi invoice per bulan beserta membuat
transaction summary dalam periode per tahun
Penulis dapat dipercaya untuk merekapitulasi semua data – data yang berhubungan dengan transaksi invoice di dalam file excel. Dalam merekapitulasi seluruh data dalam invoice tersebut, penulis juga bertanggung jawab dalam menjumlahkan seluruh transaksi yang sudah berikut IPKL (Iuran Pengembangan dan Keamanan Lingkungan), air dan listrik, dan juga biaya keterlambatan dalam melakukan pembayaran invoice beserta PPN atas invoice tersebut yang mana transaksi tersebut dilakukan secara bulanan dari tahun – tahun sebelumnya hingga tahun yang sedang berjalan, sehingga perusahaan dapat mengetahui jumlah Account Receivable yang telah diterima dari para klien atas jasa pengelolaan keamanan dan lingkungan, persediaan air dan listrik dari setiap perumahan yang dihuni setiap bulan.
37
Sumber : Internal
Gambar 3.11 Data Hasil Transaksi Invoice IPKL berikut PPN
Proses pelaksanaan ini dilakukan dengan berbagai prosedur sebagai berikut :
1) Melihat seluruh data transaksi yang tercatat setiap bulan dalam tahun tersebut berikut IPKL, biaya keterlambatan pembayaran, listrik, dan air beserta PPN atas invoice dari IPKL, listrik dan air, yang mana penulis melihat semua data tersebut berdasarkan tanggal dalam kolom transaction date dan juga jumlah pembayaran dalam waktu tersebut dalam kolom current
transaction.
2) Menjumlahkan semua transaksi dari setiap bulan hingga 12 bulan ke depan dalam tahun tersebut, yang pertama dilakukan dengan cara menambahkan row yang berada di akhir tahun untuk membuat baris penjumlahan transaksi dan kemudian jumlahkan semua transaksi yang dilakukan dari awal periode.
3) Kedua prosedur di atas dilakukan berulang kali hingga tahun yang sedang berjalan, yaitu tahun 2020.
38
4) Setelah melakukan penjumlahan transaksi dari setiap tahun, penulis membuat transaction summary yang dilihat berdasarkan jumlah transaksi per tahun. Sehingga dalam pembuatan template tersebut, penulis hanya diminta untuk membuat transaction
summary yang berisikan kolom period dan juga current transaction.
Sumber : Internal
Gambar 3.12 Data Hasil Penjumlahan Pembayaran Invoice
Dengan menjalankan suatu tanggung jawab yang diberikan oleh pihak
accounting, hal ini bertujuan untuk diserahkan kepada pihak supervisor of accounting atas pencatatan Account Receivable, yang mana hasil pencatatan
secara total tersebut yang tergolong dalam current assets akan disusun dalam bentuk laporan keuangan sebelum hasil laporan keuangan tersebut diberikan kepada pihak finance guna membuat suatu perencanaan atas proyek secara finansial yang akan dilakukan di kemudian hari, terutama pembayaran kepada para server dan juga supplier yang menjadi suatu prioritas adanya pengeluaran dari hasil pendapatan perusahaan.
39
1. Merekapitulasi seluruh transaksi yang berhubungan dengan Account
Payable Titipan dan Account Payable Unknown.
Penulis dipercaya untuk merekapitulasi seluruh transaksi yang berhubungan dengan Account Payable Titipan dan juga Account Payable
Unknown. Pelaksanaan tugas merekapitulasi Account Payable Titipan
bertujuan untuk membantu perusahaan lainnya dalam melakukan pembayaran hutang kepada pihak yang akan dituju suatu perusahaan.
Sumber : Internal
Gambar 3.13 Data Rekapitulasi Account Payable Titipan
Berdasarkan gambar di atas, prosedur yang dilakukan penulis adalah sebagai berikut.
1) Memeriksa keberadaan jumlah nominal apabila dalam tanggal tersebut terdapat di kredit, maka terdapat perusahaan yang lainnya yang melakukan penitipan kepada PT. Tata Mandiri Daerah Lippo Karawaci untuk membayar Account Payable kepada perusahaan yang lainnya.
40
2) Memeriksa kembali jumlah nominal yang tertera apabila pada tanggal yang selanjutnya jumlah nominal yang kedua tersebut berada di sisi debit, maka PT. Tata Mandiri Daerah Lippo Karawaci telah melakukan pelunasan pembayaran hutang kepada pihak yang lainnya.
3) Jika memang satu data transaksi tersebut hanya terdapat satu yang berada dalam sisi kredit, maka PT. Tata Mandiri Daerah Lippo Karawaci belum melakukan pelunasan hutang kepada pihak lainnya.
Sehingga dengan prosedur yang dilaksanakan, penulis dapat memastikan apakah perusahaan tersebut telah melakukan pelunasan pembayaran atas penitipan Account Payable ataupun belum.
Selain itu, pelaksanaan penulis dalam merekapitulasi data – data yang berhubungan dengan Account Payable Unknown bertujuan untuk menunggu informasi dari pihak lainnya hingga informasi tersebut tersampaikan kepada PT. Tata Mandiri Daerah Lippo Karawaci. Akan tetapi jika memang belum ada informasi tersebut hingga bulan depan yang tepatnya di tanggal 5, maka perusahaan tersebut harus mencari tahu mengenai informasi tersebut kepada pihak lainnya.
Sumber : Internal
41
Berdasarkan gambar di atas, penulis telah melaksanakan berbagai prosedur sebagai berikut.
1) Dalam merekapitulasi data – data yang berhubungan dengan
Account Payable Unknown, yang mana transaksi tersebut
kemungkinan berupa kesalahan dalam melakukan transaksi yang dilakukan oleh pihak lainnya, Account Payable Unknown tersebut tercatat dalam sisi kredit.
2) Apabila pada suatu hari Account Payable Unkown ternyata diketahui oleh pihak yang telah melakukan kesalahan dalam pembayaran, maka perusahaan tersebut melakukan transaksi kembali kepada pihak yang melakukan kesalahan dalam melakukan transaksi. Sehingga pada saat perusahaan telah melakukan pembayaran kembali atas kesalahan pembayaran yang dilakukan oleh pihak lainnya, maka tercatat di dalam sisi debit.
3) Sehingga apabila perusahaan telah melaksakan pembayaran kembali kepada pihak lainnya, maka penulis melakukan penandaan dalam kolom dengan berbagai warna dan mengetahui bahwa perusahaan telah melaksanakan pembayaran kembali.
2. Mencatat seluruh transaksi Petty Cash sesuai dengan yang tertulis dalam bukti pembayaran
Penulis dapat dipercaya untuk mencatat transaksi petty cash, yang mana petty cash dimaksud sebagai pengeluaran kas perusahaan atas pendanaan kecil yang bertujuan untuk melakukan pembayaran atas keperluan operasional perusahaan, yang mana pada saat memasukkan jumlah nominal petty cash di dalam laporan keuangan pun perusahaan harus mencatat pembukuan petty cash dalam akun expense atau beban.
42
Sumber : Internal
Gambar 3.15 Data Hasil Pencatatan Transaksi Petty Cash
Berdasarkan gambar di atas, penulis melaksanakan berbagai prosedur dalam tugas ini yang dijelaskan sebagai berikut.
1). Dalam pelaksanaan ini, penulis mempersiapkan template yang sama seperti yang telah dibuat sebelumnya sebagai daftar perusahaan dan juga jumlah nominal yang keluar. Template yang dipersiapkan terdiri dari sebagai berikut.
1) Nomor urutan. Kolom ini behubungan dengan nomor urut atas pembayaran yang dilakukan perusahaan sesuai tanggal.
2) Description. Kolom ini berhubungan dengan tujuan pembayaran yang dilakukan sesuai dengan kegiatan operasional perusahaan.
3) PIC. Kolom ini berisikan mengenai persetujuan yang telah disepakati pihak yang dituju atas pembayaran yang dilaksanakan perusahaan.
43
4) Total. Kolom ini berisikan tentang total pengeluaran kecil yang harus dilakukan perusahaan.
2). Mengisi data yang terdapat dalam setiap kolom yang telah disediakan sesuai kategori.
3). Menjumlahan secara total hasil pengeluaran kas kecil dari setiap gedung milik PT. Tata Mandiri Daerah Lippo Karawaci.
3. Memasukkan data invoice yang dibayarkan kepada vendor perusahaan disertai dengan pengarsipan kwitansi invoice
Penulis juga dapat dipercaya untuk mencatat semua transaksi yang menyangkut invoice, yang mana invoice tersebut menyangkut persediaan listrik yang harus dibayarkan kepada vendor dari perusahaan tersebut untuk kebutuhan operasional perusahaan. Pelaksanaan tugas ini bertujuan untuk melakukan pencatatan atas Account Payable yang wajib dibayarkan suatu perusahaan per bulan sebagai pengeluaran kas perusahaan, sehingga invoice tersebut dapat lebih cepat dibayarkan kepada vendor perusahaan sendiri.
Sumber : Internal
44
Proses pencatatan transaksi ini dilakukan dengan berbagai prosedur yang terdiri atas : 1) Penyusunan tabel yang terdiri atas kolom yang berisikan sebagai
berikut.
1) Nama Vendor. Kolom ini berhubungan dengan vendor dari perusahaan, yang mana vendor tersebut telah memberikan jasa atas persediaan listrik dan juga air dengan tujuan operasional perusahaan.
2) Keterangan. Kolom ini berhubungan dengan sebagai apa tujuan pembayaran yang dilaksanakan perusahaan sendiri. 3) DPP. Kolom ini berisikan sebagai hasil pembayaran invoice
yang wajib dilaksanakan perusahaan kepada vendor tersebut yang belum berikut biaya PPN dan juga materai.
4) PPN. Kolom ini berisikan sebagai hasil pembayaran PPN yang wajib dilaksanakan perusahaan sebesar 10% dari jumlah DPP.
5) Materai. Kolom ini berisikan sebagai hasil pembayaran biaya materai.
6) Jumlah. Kolom ini berhubungan dengan jumlah pembayaran yang wajib dilaksanakan perusahaan, yang mana jumlah tersebut telah terjumlahkan dengan biaya DPP, PPN, beserta materai.
2) Mengisi kolom – kolom yang telah disediakan sesuai dengan kategori yang disediakan.
3) Menyerahkan seluruh hasil pencatatan data yang berisikan daftar
invoice yang telah dibayar perusahaan kepada vendor per bulan.
3.3.2 Kendala yang Ditemukan
Dalam pelaksanaan program kerja magang di perusahaan tersebut, penulis menemukan berbagai kendala yang dialami sebagai berikut.
1) Terjadinya error dari billing system dalam memasukkan data terkait data pribadi klien
45
Dalam melakukan pembaharuan data – data yang berhubungan dengan nomor telefon dan alamat email, sempat mengalami terjadinya error dari sistem tersebut dalam memasukkan data, yang mana daftar data yang di nomor empat tersebut terganti secara otomatis dengan data yang telah penulis perbaharui secara berulang kali meskipun belum mencapai jumlah batas maksimum.
2) Ketidaklengkapan data – data hasil transaksi invoice dalam rekening koran sesuai yang tertulis di dalam billing system
Dalam melakukan penyesuaian transaksi invoice antara yang terdapat di dalam rekening koran dengan yang terdapat di dalam billing system yang berisikan listingan data - data mengenai jumlah invoice yang harus dibayar para klien, penulis menemukan bahwa terdapat ketidaklengkapan dalam data yang terdapat di dalam rekening koran, sehingga penulis merasakan keraguan dan harus berulang kali melakukan pengecekan dalam rekening koran dan juga billing system.
3) Terdapat beberapa nominal pembayaran invoice yang memiliki nilai yang berbeda jauh dengan unit perumahan yang lainnya
Penulis menemukan bahwa terdapat beberapa nominal pembayaran
invoice yang memiliki nilai yang berbeda jauh lebih tinggi dari sekian
banyaknya unit perumahan yang lainnya, sehingga penulis pun merasa ragu akan berapa yang akan penulis tuliskan, dan berkemungkinan bahwa terdapat kelebihan dalam pencatatan yang dilakukan di dalam daftar pembayaran yang harus dilaksanakan para klien.
4) Terdapat banyak kelebihan dan kekurangan pencatatan data pribadi klien
Pada saat memeriksa kembali data – data pribadi klien mengenai nomor telefon di dalam Microsoft Word sebagai raw materials yang akan dimasukkan ke dalam billing system, penulis menemukan bahwa terdapat banyak nomor – nomor telefon yang sama dalam setiap PSCode yang beragam. Akan tetapi terdapat banyak perbedaan digit yang berkemungkinan bahwa pihak perusahaan tersebut terdapat kelebihan
46
maupun kekurangan sebanyak satu atau lebih mengenai pencatatan nomor telefon tersebut yang akan dituju kepada pihak klien. Hal tersebut membuat penulis merasa keraguan mengenai banyaknya perbedaan data – data tersebut.
3.3.3 Solusi atas Kendala yang Ditemukan
Berdasarkan kendala yang ditemukan oleh penulis selama proses pelaksanaan magang, terdapat beberapa solusi yang dapat penulis selesaikan sebagai berikut.
1). Melewati berbagai urutan data terkait dengan data pribadi para klien beserta jumlah invoice yang harus dibayarkan yang tercantum sesuai dengan PSCode dalam listingan data – data tersebut.
Penulis melewati urutan data yang berhubungan dengan data pribadi para klien beserta jumlah invoice yang harus dibayarkan, yang mana data – data tersebut tercantum sesuai dengan PSCode dalam file yang diberikan oleh pihak atasan dengan menandai urutan tersebut bahwa data yang akan dimasukkan ke dalam sistem website perusahaan tidak dapat masuk ke dalam sistem. Dalam satu PSCode yang meliputi banyak data – data kontak para klien, terdapat data yang mengalami error karena mengalami pergantian data dalam salah satu data secara otomatis. Kemudian beberapa jam kemudian setelah penulis melewati urutan tersebut, penulis memeriksa kembali hasil pembaharuan data – data kontak dari para klien dari awal hingga akhir yang telah dimasukkan. Akan tetapi setelah penulis melakukan penambahan data kontak kembali dalam urutan PSCode yang terlewati, pada akhirnya data tersebut telah tertambahkan dalam PSCode tersebut.
2). Perbaikan data – data transaksi invoice yang tercetak dalam rekening koran dengan melengkapi semua ketidaklengkapan data pembayaran invoice secara tertulis dan penjelasan mengenai perbedaan template atas pemasukkan nilai nominal.
47
Penulis memastikan kembali kepada pihak manager of billing bahwa dalam posisi Billing bahwa terdapat ketidaklengkapan data pembayaran
invoice dalam rekening koran tersebut, sehingga pihak pekerja dalam
posisi tersebut memperbaiki semua data transaksi invoice yang tercetak dengan melengkapi semua hasil transaksi yang terjadi selama beberapa waktu lalu dalam periode tahun ini secara tertulis, dan ia pun juga menerangkan bahwa terdapat perbedaan template atas pemasukkan data dalam rekening koran mengenai transaksi invoice yang dilakukan para klien perusahaan.
3). Revisi data – data menyangkut jumlah invoice yang harus dibayarkan.
Dalam hal ini, penulis harus bertanya kembali kepada pihak manager
of billing sehubungan dengan adanya beberapa nominal pembayaran invoice yang memiliki nilai yang jauh lebih tinggi dibandingkan dengan
sekian banyaknya unit perusahaan. Setelah penulis mengajukan sebuah pertanyaan mengenai masalah tersebut, ternyata di dalam listingan data yang berkenaan dengan jumlah nominal yang harus dibayar para klien memang terdapat beberapa kelebihan dalam melakukan pencatatan jumlah nominal yang harus dibayarkan, sehingga pihak manager of
billing tersebut cenderung harus melakukan revisi atas data – data yang
telah tercatat agar tidak terjadinya kesalahpahaman yang dialami para klien, yang mana setiap bulan para klien selalu menerima tagihan dengan nilai yang telah ditentukan.
4). Melewati semua urutan mengenai perbedaan data nomor telefon yang tercantum dengan memberikan warna.
Berhubung dengan adanya kelebihan dan kekurangan pencatatan digit angka dalam nomor telefon yang tercantum dalam Microsoft Excel, penulis memastikan kembali kepada pihak koordinator dengan mengajukan sebuah pertanyaan atas kendala tersebut. Akan tetapi, pihak tersebut menyarankan penulis untuk melewati data nomor telefon tersebut yang paling berbeda dan sedikit dan mengikuti data nomor telefon yang sama dan terbanyak dari setiap nomor telefon yang
48
tercantum, dan pihak koordinator pun menyarankan penulis untuk menandai semua data yang paling berbeda dan sedikit dengan memberikan warna agar pada saat penyelesaian proses pemasukkan data tersebut ke dalam billing system, pihak koordinator memperbaiki semua perbedaan nomor telefon tersebut atas kelebihan dan kekurangan yang tercantum.
3.4 Analisa Perusahaan
Dalam melaksanakan program magang, pelaksanaan atas proses pengelolaan
invoice yang telah dibayarkan para klien cukup sistematis. Berdasarkan teori yang
dikemukakan Lailiyah (2014), kebijakan kredit yang ditetapkan perusahaan berdasarkan prinsip “The Five C’s Principle of Credit Analysis” sangat baik, yang mana prinsip tersebut mengarah pada nilai Capacity dan juga Condition of
Economy. Hal tersebut menunjukkan bahwa perusahaan dapat melihat
kemampuan dari setiap klien dalam melaksanakan pembayaran melalui bidang pengelolaan keuangan mereka dan juga kondisi ekonomi yang dialami para klien sesuai dengan daya beli yang dimiliki guna menghindari adanya resiko perusahaan, oleh karena itu perusahaan harus melakukan pemeriksaan kembali semua hasil transaksi invoice sebagai keyakinan bahwa para klien dipercaya mampu membayar invoice, baik pada tanggal tersebut maupun yang telah berlalu. Kemudian berdasarkan teori menurut Brigham et. al. (2009), collection policy yang ditetapkan perusahaan juga sangat baik, karena didasarkan pada berbagai prosedur dalam melakukan penagihan kepada para klien dengan menghubungi para klien melalui telefon secara langsung dan membuat surat peringatan kepada para klien yang dikirimkan melalui alamat email yang dituju perusahaan untuk melakukan pembayaran invoice secepat mungkin, baik pada saat jatuh tempo maupun telah melewati batas waktu yang ditentukan. Apabila terdapat para klien yang belum mampu melakukan pembayaran secara lunas, maka dibuatlah surat peringatan sebanyak tiga kali hingga mereka telah melakukan pelunasan. Akan tetapi, perusahaan juga memiliki perbedaan proses, yang mana perusahaan belum menerapkan collection policy melalui perhitungan jumlah waktu yang dibutuhkan
49
para klien dalam melunasi pembayaran invoice. Oleh karena itu, dengan adanya penerapan collection policy menurut teori Weygandt et. al. (2015), perusahaan juga harus mengukur tingkat likuiditas yang dimiliki melalui target kecepatan waktu atas semua tagihan yang harus dibayar sesegera mungkin yang berubah menjadi cash dengan menggunakan perhitungan rasio Account Receivable
Turnover yang berarti bahwa jumlah waktu yang diperlukan untuk para klien yang
melunasi pembayaran atas tagihan tersebut bersamaan dengan Average Collection
Period yang berarti bahwa jumlah waktu yang diperlukan dalam harian yang para
klien harus melakukan pembayaran invoice secepat mungkin dengan tujuan untuk mengoptimalkan arus kas yang masuk.
