IndonesiaCHRP Monthly Workshop: Manpower Planning

(1)

IndonesiaCHRP Monthly Workshop:

Manpower Planning

22 March 2014

Presented by:

Arry Ekananta, CHRP, MDISCA ([email protected])

1

(2)

Impian yang Menjadi Kenyataan

“First, I believe that this na1on should commit itself to achieving the goal: before this decade is out, of landing a man on the Moon and returning him back safely to the earth.”

John F. Kennedy

Impian Seorang JFK

  Presiden Amerika Serikat, John F.

Kennedy (JFK) mengumandangkan mimpinya di depan Sidang Gabungan Kongres pada 25 Mei 1961

  Sayangnya JFK tidak sempat

menyaksikan peristiwa bersejarah bagi umat manusia

–  Amerika Serikat berhasil

mendaratkan manusia pertama di bulan pada 20 Juli 1969

–  JFK ditembak dan meninggal dunia pada 22 November 1963

Cara terbaik untuk meramalkan masa depan adalah dengan “menciptakan” masa depan tersebut

Salah satu cara untuk “menciptakan” masa depan adalah menentukan secara jelas masa depan apa yang ingin dicapai

2 Workshop Oktober 2013

(3)

Membumikan Impian Organisasi Menjadi Kenyataan

3 Penyelaras tujuan dengan

budaya organisasi (“hardware”)

Keterampilan dan perilaku yang menjadi acuan dalam eksekusi (“software”)

Penyelarasan tujuan, strategi, struktur, dan budaya organisasi Tema pemersatu yang

menyelaraskan seluruh pemangku kepentingan

Strategic Intent

  Business Model Canvas

  Balanced Scorecard:

Strategy Map, KPI, Activity Plan, Bujet

Business Plan

Operating Model

  Proses bisnis, kebijakan & prosedur

  Struktur organisasi

  Matriks otoritas

Capabilities & Culture

  Mentalitas Dasar

  Perilaku Organisasi   Keahlian

  Keterampilan   Ukuran Kinerja

  Tindakan

  Visi – Misi

  Strategi

  Nilai-nilai Organisasi

Konsensus bersama mengenai apa yang akan dan tidak akan dilakukan

Fokus utama

pembahasan dalam workshop ini

  Wewenang &

tanggung jawab

  Tata kelola

  Kebutuhan SDM

Penyelarasan organisasi dari Angkatan teratas sampai dengan terbawah mendorong terbentuknya kinerja yang Pnggi

Workshop Oktober 2013

(4)

Membumikan Impian Organisasi Menjadi Kenyataan

Business Plan

Operating Model

  Tindakan

  Strategi

Fokus utama

  Wewenang &

tanggung jawab

  Tata kelola

Penyelarasan organisasi dari Angkatan teratas sampai dengan terbawah mendorong terbentuknya kinerja yang Pnggi

(5)

Contoh Strategic Intent Kedai Kopi

 Sinergi bisnis dengan vendor untuk menghasilkan keunggulan kompePPf

 Mendorong kompetensi utama di sajian serta penyajian minuman kopi dan variannya sebagai basis untuk

mengembangkan jaringan layanan

 Membangun keunggulan SDM untuk menghasilkan layanan memuaskan dan pengalaman spektakuler bagi pengunjung

 Klariﬁkasi segmentasi produk-‐market untuk sePap produk

 Diversiﬁkasi ke bisnis yang berkaitan

Visi

Menjadi kedai kopi bonaﬁde dengan pelayanan prima dan jaringan layanan terluas di Jabodetabek pada tahun 2020

Misi

SenanPasa menciptakan lingkungan kehidupan sosial yang lebih baik melalui

tempat kumpul berkualitas yang berunsur pelayanan sajian minuman kopi dan hidangan pendampingnya dalam rangka mewujudkan komunitas kehidupan masyarakat yang sehat dan kondusif

Di mata Karyawan:

 Integritas

 Bertanggung jawab

 Belajar secara terus menerus

 Peduli dengan yang lain

Di mata Eksternal:

 Layanan yang memuaskan

 Produk yang tepat

 Dapat diandalkan

 Warga usaha yang baik

Strategi Besaran Nilai -‐ Nilai

WBAWI

Penyedia Layanan Minuman Kopi dan Variannya serta Hidangan Pendamping

(6)

Membumikan Impian Organisasi Menjadi Kenyataan

Business Plan

Operating Model

  Tindakan

  Strategi

Fokus utama

  Wewenang &

tanggung jawab

  Tata kelola

Penyelarasan organisasi dari Angkatan teratas sampai dengan terbawah mendorong terbentuknya kinerja yang Pnggi

(7)

Business Plan sebagai Bagian dari Strategic Planning

1.  Business Plan:

  Business Model Canvas & WBAWI

  Visi & Misi

  Nilai-‐nilai Organisasi

  Strategi

  Balanced Scorecard: Strategy Map, KPI, Priority AcPons

2.  Bujet: CAPEX & OPEX

3.  Kebutuhan IT Kedepan: Aplikasi, Laporan Manajemen,

Penambahan Modul, Perangkat Keras, Jaringan & Infrastruktur 4.  Struktur Organisasi

5.  Manpower Planning (MPP)

(8)

Model Bisnis Menggunakan Business Model Canvas

8

Model bisnis menggambarkan dasar pemikiran tentang bagaimana suatu organisasi menciptakan, memberikan, dan menangkap nilai

Business Model Canvas

  Merupakan suatu model bisnis yang dikembangkan oleh Alexander Osterwalder & Yves Pigneur

  Kesembilan blok yang ada memperlihatkan cara berpikir tentang bagaimana sebuah perusahaan menghasilkan uang

  Berfungsi sebagai bahasa bersama dalam

mendeskripsikan model bisnis untuk kemudian menentukan strategi bisnis yang tepat

(9)

Contoh Business Model Canvas Kedai Kopi

9 Mahasiswa

Remaja Karyawan Eksekutif

Masyarakat Umum

•  Gerai

•  Booth di kampus dan gedung perkantoran

•  Situs website

•  Personal assistance melalui para

frontliner

•  Self-service melalui mobile apps. & web untuk keperluan branding dan CRM

•  Pembayaran sesuai makanan dan minuman yang dikonsumsi oleh pengunjung/pembeli

•  Keanggotaan (membership)

•  Pemasangan iklan

•  Gerai

•  Booth

•  Karyawan

•  Kendaraan operasional

•  Pengaturan bahan baku dan stok

•  Pelatihan-pelatihan

•  Operasional gerai dan booth

•  Operasional website

•  Vendor penyedia bahan baku

•  Vendor penyedia perangkat kerja

•  Instansi-instansi pemerintahan terkait

•  Pengelola bandara, hotel, pusat

perbelanjaan, rumah sakit, kampus, gedung perkantoran

•  Perusahaan pemasang iklan

•  Gaji dan komisi karyawan

•  Pembelian bahan baku

•  Penggantian sparepart perangkat kerja

•  Sewa lokasi gerai/booth

•  Renovasi dan operasionalisasi gerai/

booth

•  Minuman kopi dan variannya serta hidangan

pendamping yang lezat dan nikmat

•  Tempat

menyantap dan berkumpul yang bersih, nyaman, dan aman

•  Lokasi gerai yang mudah diakses

•  Biaya yang relatif terjangkau oleh para pengunjung/

pembeli

Pemasang iklan

Mass Market Multi-sided Platform

(10)

Contoh Strategy Map Kedai Kopi

10 Learning & Growth!Internal!Customer!Financial!

Pemasukan bulanan yang

meningkat

Pelayanan yang cepat dan ramah

Produk yang terjangkau &

berkualitas

Suplai bahan baku yang

tersedia Perangkat

kerja yang memadai Standar

pelayanan yang baik

SDM yang tersedia dan

mumpuni Sarana dan

prasarana yang baik Infrastruktur

IT yang handal

Kedai Kopi “Harman” (Harum-Nyaman)!

• Keuntungan kotor (revenue)

• Keuntungan bersih (proﬁt)

• Jumlah kunjungan

• 150 juta rupiah

• 15 juta rupiah per bulan

• 15 per jam

• Kepuasan pelanggan

• LeadPme penyajian

• Jumlah pengunjung loyal

• Harga kompePPf

• Rata-‐rata 4/5

• Max 10 menit

• 20% dari total per bulan

• 90% kompePtor

• Sosialisasi SOP

• DownPme perangkat

• Stock fulﬁllment

• Jumlah vendor

• Min 1x per bulan

• Max 2 jam

• 2 hari

• 3 per kategori

• MPP fulﬁllment

• SerPﬁkasi internal untuk frontliner

• Koneksi cabang

• Indeks kebersihan

• 100%

• 100% untuk frontliner

• 100% online

• Rata-‐rata 4/5

Strategic Objective! KPI! Target 2014!

Untuk memuaskan pelanggan, proses apa yang harus kita kelola?"

Seperti apakah sukses di mata para pemegang saham?

Strategy!

Seperti apakah

pelanggan melihat kita?

Financial!

Customer!

Internal!

Hal-hal pendukung apa saja yang harus

disiapkan/ditingkatkan?"

Learning & Growth!

Workshop November 2013

(11)

Contoh Key Performance Indicators (KPI) Kedai Kopi

11

Kedai Kopi “Harman” (Harum-Nyaman)!

• Harga kompePPf

• Stock fulﬁllment

• Jumlah vendor

• MPP fulﬁllment

• SerPﬁkasi internal untuk frontliner

• Koneksi cabang

• Indeks kebersihan KPI!

• Harga kompePPf Sales & Marketing!

• Indeks kebersihan Branch Operations!

Finance & Acct! HR & GA!

• Koneksi cabang IT & Maintenance!

• Stock fulﬁllment (1)

• Jumlah vendor (2)

• MPP fulﬁllment (3)

• SerPﬁkasi internal untuk frontliner (4) Learning & Growth!Internal!Customer!Financial!

(12)

Contoh Ac?vity Plan Divisi Kedai Kopi

AcPvity Plan Divisi: HRGA

12 Strategic

ObjecAve KPI & Target Priority AcAon AcAvity Control / Check Point Dateline PIC Suplai bahan baku

yang tersedia Stock

Fulﬁllment (1) 2 hari Perbaikan Proses Supply Chain Management

Pemetaan proses bisnis saat ini Proses bisnis saat ini tersedia Feb 14 GA Perbaikan proses bisnis Proses bisnis baru tersedia Mar 14 GA Standardisasi & sosialisasi proses

bisnis baru SOP tersedia dan tersosialisasi May 14 GA Jumlah Vendor

(2) 3 per

kategori Pembaruan Dahar Rekanan/

Vendor

Inventarisasi ulang dahar rekanan Dahar rekanan saat ini tersedia Jan 14 GA Pencarian & pemenuhan vendor Dahar rekanan baru tersedia Feb 14 GA SDM yang

tersedia dan mumpuni

MPP Fulﬁllment

(3) 100% Rekrutmen dan Seleksi Karyawan Baru

Penyusunan MPP MPP 2013 tersedia Jan 14 HR Pemenuhan MPP Fulﬁllment rate 100% Dec 14 HR SerPﬁkasi

internal untuk frontliner (4)

100% untuk

frontliner SerPﬁkasi Kompetensi Karyawan

Penyusunan matriks kompetensi Matriks kompetensi, kurikulum,

silabus tersedia Mar 14 HR Pemetaan kompetensi IQP vs. PQP tersedia Jun 14 HR Pemenuhan dan serPﬁkasi kompetensi 85% karyawan diatas standar Dec 14 HR Keseimbangan

‘tantangan’

dengan

‘tentengan’

Paket remunerasi yang atrakPf

April 2014 Perbaikan Struktur

CompensaPon &

Beneﬁt Karyawan

Pemetaan paket remunerasi saat ini Paket remunerasi saat ini tersedia Feb 14 HR Rekomposisi ulang paket remunerasi Paket remunerasi baru tersedia Apr 14 HR Sosialisasi paket remunerasi baru 100% karyawan tersosialisasi Jun 14 HR

(13)

Membumikan Impian Organisasi Menjadi Kenyataan

Business Plan

Operating Model

  Tindakan

  Strategi

Fokus utama

  Wewenang &

tanggung jawab

  Tata kelola

Penyelarasan organisasi dari Angkatan teratas sampai dengan terbawah mendorong terbentuknya kinerja yang Pnggi

Workshop Februari 2014

(14)

Rancang Bangun dari Opera?ng Model

14

  Keseluruhan struktur organisasi, mencakup juga “kotak dan garis”

dalam organisasi

  Kalkulasi kebutuhan sumber daya suatu unit organisasi

  Bagaimana dan oleh siapa suatu keputusan diambil

  Kontrol dan batasan yang diberikan dalam

mencapai sasaran serta prioritas bisnis

  Aktivitas operasional yang berjalan dan interaksinya, mencakup juga kebijakan dan prosedur

Struktur Organisasi

Wewenang &

Tanggung Jawab

Kebutuhan

SDM Matriks

Otoritas Tata Kelola

Proses Bisnis, Kebijakan &

Prosedur

  Tingkatan otoritas yang diberikan kepada manajemen dan pimpinan puncak organisasi

Opera1ng Model dideﬁnisikan oleh enam komponen utama yang saling terhubung dan saling bersinergi

(15)

Penyelarasan Struktur Organisasi dengan Proses Bisnis

15 Define

Internal Capabilities

Identify Organization

Functions

Design Primary Structure

Develop Organization

Structure

Elaborate Roles

&

Responsibilities

1 2 3 4 5

Langkah-langkah Penyusunan Struktur Organisasi

INPUT

  Value Chain

  Mega Process

  Major Process

  Business Process

  Internal CapabiliPes

  OrganizaPon FuncPons

  OrganizaPon Structure Benchmark

  Target OperaPng Model

  Primary Structure

  OrganizaPon Layer

  # of BOD

  OrganizaPon Structure

  PosiPon &

Corporate Title

  RACI/RAIDN

OUTPUT

  Internal CapabiliPes

  OrganizaPon FuncPons

  Primary Structure (Immediate &

TransiPons)

  OrganizaPon Structure

  PosiPon &

Corporate Title

  RACI/RAIDN

  Job DescripPon

(16)

16 Traditional

Functional Organisation

Operational Functional Strategic I. Mega Process

II. Major Process

III. Business Process

Marketing Sales Product/

Program Management

Technology Management

Sourcing/

Purchasing

Engineering Manufacturing Distribution Management

Customer Service/

Post Sales Support

Business process alignment will infuse soul to the organiza?on and enable it to func?on eﬀec?ve and eﬃciently

(17)

17

Business Units Strategic

Guidance

Results/ Accountability

Corporate Policy

Service

Request

Capabilities Strategic Leadership

Identity Corporate

Centre

Support Services (Centralised or

Shared)

  Provide non-core services to other parts of the organisation

  Regroup support or “utility” services, subject to economies of scale

  Coordinate these activities across business units

  Provide the fundamental operational and functional building blocks of the organisation

  Must interact across the organisation to maximize value creation

  Has a distinct set of strategic missions for the organisation

  Regroups only those activities that add value where the Business Units cannot

Control Capital

Source: Booz &Company

Designing organiza?on structure involves the establishment of a sustainable market-‐facing opera?ng model and organiza?on

(18)

18

Based on this, works have been done to design how the organiza?on would organize its opera?ons

Board Of Commissioner

President Director

Internal Audit

Strategy &

Performance

Corporate Comm.

Quality, HSE

& Security

Risk &

Compliance

Legal &

Litigation Management

Business Development

Product Development

Marketing

Corporate Centre Business Units Support Services Operations

Customer Relationship Management Business Entity

Monitoring Branch

Sales

Engagement

Management Facilities

Maintenance General Affairs

Finance & Support/Shared Services

Information &

Communication Technology HC Strategy

HC Operations Finance

Accounting

Procurement

(19)

19

Benefits Challenges

  Focus on regional needs

  Highly responsive to customers   Higher cost structure

  Requires significant coordination across functions and segments

Geographic Functional

  High functional competence

  Highly specialized skills

  Efficient functional work

  Risk of internal focus

  No bottom-line responsibility

  Complex cross-functional coordination

Product

  Rapid product innovation

  Bottom-line responsibility

  Higher focus on customers

  Integration of functions

  Insufficient economies of scale

  Low build-up of competencies

  Interdependencies of products

Customer Segment

  Focus on customer segment needs

  Integrated delivery stream

  Higher cost structure

  Low build-up of competencies

  Barriers to coordination within functions to ensure consistency

Channel

  Optimized delivery through each unique distribution channel

  Ease of establishing new distribution channels (e.g. internet vs. bricks and mortar)

  Higher cost structure

  Cannibalization of customer base

An organiza?on can be structured around one of ﬁve alignment op?ons, each with its own beneﬁts and challenges…

(20)

20 Working

Relationships

(Interaksi Hubungan Kerja)

  It usually explains challenges embodied within a position

  It may be strategic/critical in nature and not caused by personal characters Challenge

(Tantangan &

Kondisi Kerja)

  Provides information on who gets influenced both internally and externally by a position

Minimum Requirement

(Persyaratan Minimum)

  Statements of educational qualifications, professional experiences, competencies and other requirements need for a position

Measurement Criteria

(Ukuran Keberhasilan)

  Criteria used to measure achievements or to identify gaps in performance for a position in a given timeframe

Position Identification

(Identifikasi Jabatan)

  Provide short statement over why each positions exists

  It is usually written 1 or 2 sentences comprises of how + what + why statements

Position Purpose

(Ringkasan Pekerjaan)

  Position details which are summarized description of each position

  It is usually comprises of title, holder, department, reporting line and location

Key Accountabilities

(Tugas &

Tanggung Jawab)

  Statements that define and describes the expected end results of a position

  Its characteristics are comprehensive, result-oriented, distinct, timeless, measurable and position-specific

Dimension

(Dimensi)

  Provide quantitative terms of the position on how it affects the organization both direct and indirect

Key Competencies

(Kompetensi Utama)

  Defines and describe the skills,

competencies (hard and soft) required to perform specific functions attached to the job

Authorities/

Freedom to Act

(Wewenang)

  Provides the extension on how decision making can be performed within a position without approval from its related supervisor

Job Descrip?ons are usually comprises of several components that further clariﬁes the roles and responsibili?es for each posi?on

(21)

Rancang Bangun dari Opera?ng Model

21

  Keseluruhan struktur organisasi, mencakup juga “kotak dan garis”

dalam organisasi

  Kalkulasi kebutuhan sumber daya suatu unit organisasi

  Bagaimana dan oleh siapa suatu keputusan diambil

  Kontrol dan batasan yang diberikan dalam

mencapai sasaran serta prioritas bisnis

  Aktivitas operasional yang berjalan dan interaksinya, mencakup juga kebijakan dan prosedur

Struktur Organisasi

Wewenang &

Tanggung Jawab

Kebutuhan

SDM Matriks

Otoritas Tata Kelola

Proses Bisnis, Kebijakan &

Prosedur

  Tingkatan otoritas yang diberikan kepada manajemen dan pimpinan puncak organisasi

Opera1ng Model dideﬁnisikan oleh enam komponen utama yang saling terhubung dan saling bersinergi

Fokus utama

(22)

22

Kebutuhan SDM (manpower planning) dapat dilakukan melalui dua pendekatan: Analisis ProdukAvitas maupun Analisis Beban Kerja

Proses Kerja Tujuan Akhir Analisis Produktivitas

 Bersumber dari tujuan akhir yang hendak dicapai (misal:

volume transaksi, target penjualan)

 Umumnya sudah ada target produktivitas yang dituju

berdasarkan data di masa lalu, studi banding, maupun

kompetitor

 Tantangannya terletak pada melakukan balancing dan mengestimasi buffer yang

dibutuhkan untuk posisi tertentu

Analisis Beban Kerja

 Bersumber dari uraian kegiatan yang bisa didapat dari job

description

 Cocok untuk posisi yang banyak melakukan kegiatan rutin

 Mensyaratkan adanya

elaborasi uraian kegiatan yang mencukupi serta durasi dan frekuensi pelaksanaannya

 Tantangannya terletak pada tingkat kedetailan uraian kegiatan dan ketepatan perhitungan durasinya Estimasi Kebutuhan SDM

Dua Pendekatan Umum

(23)

23

Analisis Produk?vitas mengkalkulasi kebutuhan SDM berdasarkan target yang

harus diselesaikan oleh seseorang selama periode waktu tertentu dalam keadaan normal

(24)

24 Frekuensi

Dalam 1 Tahun (b)

Konstanta Pembagi

(e)

Perkiraan Kebutuhan Orang

(f) = (d) / (e)

Waktu Kerja Efektif 1 Tahun

(d) = (b) * (c)

Uraian Kegiatan

(a)

Penggunaan Waktu Kerja

(c)

6 Faktor Analisis Beban Kerja

Menggunakan Pendekatan Sederhana

Analisis Beban Kerja mengkalkulasi kebutuhan SDM berdasarkan jumlah kegiatan yang harus diselesaikan oleh seseorang selama periode waktu tertentu dalam keadaan normal

Perhitungan Kebutuhan Orang

  Uraian Kegiatan (a) merupakan elaborasi aktivitas yang bisa didapat dari Job Description

  Frekuensi dalam 1 Tahun (b) mengkuantifikasi jumlah (a) dalam setahun

  Penggunaan Waktu Kerja (c) mengestimasi durasi pengerjaan (a) dalam satuan menit

  Waktu Kerja Efektif 1 Tahun (d) mengkalkulasi total waktu yang dibutuhkan untuk mengerjakan (a) sebanyak (b) selama (c) menit

  Konstanta Pembagi (e) menggambarkan waktu kerja efektif setahun dalam satuan menit

  Perkiraan Kebutuhan Orang (f) menentukan jumlah orang yang dibutuhkan untuk mengerjakan (a) sebanyak (b) selama (c) menit selama

setahun berdasarkan (e)

(25)

Uraian Kegiatan, Frekuensi, dan Penggunaan Waktu Kerja

25 Uraian Kegiatan merupakan

elaborasi aktivitas yang bisa didapat dari Job Description

Frekuensi dalam 1 Tahun mengkuantifikasi seberapa sering suatu kegiatan dilakukan dalam setahun

Asumsi Penggunaan Waktu Kerja Per

Kegiatan mengestimasi durasi/lama pengerjaan suatu kegiatan dalam satuan menit

(26)

Konstanta Pembagi

26 Konstanta Pembagi menggambarkan waktu kerja efektif setahun dalam satuan menit

  1 tahun = 52 minggu * 5 hari kerja * 8 jam * 60 menit = 124.800 menit Faktor pengurang

  Toleransi waktu untuk kebutuhan fisik dan hak karyawan dalam 1 tahun:

–  Kebutuhan fisik per hari 1 jam = 52 minggu * 5 hari kerja * 1 jam * 60 menit = 15.600 menit –  Cuti 12 hari = 12 hari * 7 jam * 60 menit = 5.040 menit

–  Sakit 3 hari = 3 hari * 7 jam * 60 menit = 1.260 menit

  Hari libur nasional yang jatuh pada hari kerja diprediksi sebanyak 9 hari = 9 hari * 7 jam * 60 menit = 3.780 menit

  Total Faktor Pengurang = 15.600 + 3.780 menit = 25.680 menit Konstanta Pembagi = 124.800 - 25.680 = 99.120 menit

IndonesiaCHRP Monthly Workshop: Manpower Planning