SKRIPSI
RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN DOKUMEN PADA PT. INDOKLIK SOLUSI
Disusun Oleh: AZIS HIDAYATULLAH F
1113093000108
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH Jakarta
ii SKRIPSI
RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN DOKUMEN PADA PT. INDOKLIK SOLUSI
Disusun Oleh: AZIS HIDAYATULLAH F
1113093000108
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH Jakarta
vi ABSTRAK
AZIS HIDAYATULLAH F – 1113093000108, “Rancang Bangun Sistem Informasi Pengarsipan Dokumen pada PT. Indoklik Solusi” dibawah bimbingan SARIP HIDAYATULOH dan ELSY RAHAJENG
Di Indonesia banyak perusahaan yang bergerak di bidang suplplier dan jasa, salah satunya adalah PT. Indoklik Solusi. Perusahaan yang berdiri sejak tahun 2004 ini memiliki bagian yang mengurus dokumen yaitu Bagian Umum. Dalam praktiknya PT. Indoklik Solusi melakukan konsolidasi kerja sama pihak lain dengan dokumen yang dikelola oleh Bagian Umum. Di Bagian Umum, semua yang berurusan terkait dengan pengarsipan dokumen, dan dokumen perizinan, yang diorganisir, diarsipkan dan dilakukan pembaruan. Penggunaan Microsoft Excel untuk menagani dokumen pada Bagian Umum menimbulkan kendala yang diantaranya adalah kesulitan dalam pencarian data-data lama, format dalam proses pendokumentasianya masih belum konsisten, serta kesulitan mengetahui dokumen yang akan kadaluarsa. Maka dari itu peneliti melakukan riset ini bertujuan untuk menghasilkan sebuah aplikasi yang mampu mengelola data dokumen agar pengelolaan data-data dokumen lebih mudah. Adapun metode–metode yang digunakan untuk merancang sistem ini yaitu Rapid Application Development (RAD), Unified Modelling Language (UML) serta diagram yang digunakan adalah Usecase Diagram, Activity Diagram, Class Diagram, dan Sequence Diagram. Dari penelitian yang penulis lakukan akan menghasilkan sebuah aplikasi dengan menggunakan bahasa pemrograman .Net dan SQL Server sebagai databasenya, dimana pengguna dari aplikasi tersebut adalah user Staff Bagian Umum, Admin Bagian Umum, Kepala Bagian Umum dan Klien. Dengan adanya aplikasi tersebut maka dapat membantu user dalam proses dokumentasi, pengarsipan, dan pembuatan laporan dokumen. Aplikasi tersebut juga dapat menjadi solusi dalam pengelolaan, penyimpanan, serta perngarsipan dokumen.
Kata kunci: Pengarsipan, Dokumen, Bagian Umum, Perusahaan, Rapid Application Development (RAD), Unified Modelling Language (UML).
V Bab + xiii Halaman + 156 Halaman + 36 Gambar + 14 Tabel + Pustaka + Lampiran
vii KATA PENGANTAR
Bismillahirrahmanirrahim
Segala hanyalah milik Allah semata, karena berkat nikmat hidayah, inayah dan karunianya sehingga kita masih diberikan kesempatan untuk berkumpul dalam acara mauled nabi ini dengan keadaan iman dan islam. Karena tanpa kedua nikmat ini, segala kegiatan yang kita lakukan tidak akan bernilai dihadapan Allah.
Tak lupa sholawat serta salam semoga tetap dilimpahkan kepada Nabi Muhammad shallallahu alaihi wasallam. Karena berkat perjuangannya lah kita dapat menikmati manisnya islam yang masih bisa kita rasakan dan kita perjuangankan hingga hari, menit dan detik ini.
Adapun judul skripsi ini adalah “RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN DOKUMEN PADA PT. INDOKLIK SOLUSI” yang disusun untuk memenuhi salah satu syarat dalam menyelesaikan program Strata Satu (S1) pada Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Sains dan Teknologi, Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta. Semoga skripsi ini dapat memberikan manfaat kepada semua pihak dan memberikan wawasan kepada pembaca.
Dengan selesainya skripsi ini, peneliti ingin mengucapkan rasa terima kasih yang sebesar-besarnya kepada:
1. Ibu Prof. Dr. Lily Surraya Eka Putri, M.Env.Stud M.Si selaku Dekan Fakultas Sains dan Teknologi.
viii 2. Bapak A’ang Subiyakto, M. Kom. selaku Ketua Program Studi Sistem
Informasi Fakultas Sains dan Teknologi.
3. Bapak Sarip Hidayatuloh, MMSI, selaku Dosen Pembimbing Pertama, dan Bu Elsy Rahajeng, MTI, selaku Dosen Pembimbing Kedua. Terima Kasih atas segala ilmu dan bimbingannya selama proses penulisan skripsi ini.
4. Saya ucapkan terimakasih Keluarga besarku, selalu mendukung dan memberikan semangat dan do’a.
5. Seluruh Dosen dan Staff, khususnya Program Studi Sistem Informasi yang telah memberikan ilmu serta bantuannya kepada peneliti yang tidak mungkin peneliti sebutkan satu persatu.
6. Kepada bapak Imam f selaku CEO PT. Indoklik solusi. Sekertaris umum, staff bagian umum dan kepala bagian umum. Saya ucapkan terimakasih telah membimbing.
7. Semua pihak yang telah membantu menyelesaikan skripsi ini.
Saya selaku penulis menyadari bahwa dalam penulisan skripsi ini masih jauh dari sempurna, serta masih banyak kekurangan baik dalam penulisan materi maupun dalam susunan bahasanya. Oleh sebab itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang sifatnya membangun. Akhirnya penulis berharap semoga skripsi ini dapat menambah wawasan, serta berguna bagi penulis pada khususnya dan bagi pembaca.
ix DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN ... Error! Bookmark not defined. PERNYATAAN ... Error! Bookmark not defined.
ABSTRAK ... iv
KATA PENGANTAR ... vii
DAFTAR ISI ... ix
DAFTAR GAMBAR ... xiv
DAFTAR TABEL ... xvi
DAFTAR SIMBOL ... xvii
BAB I ... 1 1.1. Latar Belakang ... 1 1.2. Identifikasi Masalah ... 4 1.3. Rumusan Masalah ... 5 1.4. Batasan Masalah ... 5 1.5. Tujuan Penelitian ... 6 1.6. Metode Penelitian ... 6
1.6.1. Metode Pengumpulan Data ... 6
1.7. Sistematika Penulisan ... 7
BAB I PENDAHULUAN ... 8
x
BAB III METODE PENELITIAN ... 8
BAB IV ANALISA DAN PERANCANGAN ... 8
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ... 8
BAB II ... 9
2.1. Konsep Dasar Analisis dan Perancangan Sistem ... 9
2.1.1. Pengertian Analisis Sistem ... 9
2.1.2. Pendekatan Analisis Sistem ... 10
2.1.3. Perancangan atau Desain Sistem ... 11
2.2. Konsep Dasar Sistem Informasi ... 11
2.2.1. Pengertian Sistem ... 12
2.2.2. Karakteristik Sistem ... 12
2.2.3. Pengertian Informasi ... 15
2.2.4. Nilai Informasi ... 15
2.2.5. Kualitas Informasi ... 16
2.2.6. Pengertian Sistem Informasi ... 17
2.2.7. Komponen Sistem Informasi ... 17
2.2.8. Aplikasi Sistem Informasi ... 19
2.3. Perancangan ... 20
2.3.1. Rapid Aplication Development (RAD) ... 20
xi
2.3.1.2. Kelebihan RAD ... 24
2.3.2. Unified Modeling Language ... 25
2.3.2.1. Usecase Diagram ... 26 2.3.2.2. Class Diagram ... 27 2.3.2.3. Activity Diagram ... 28 2.3.2.4. Sequence Diagram ... 29 2.4. Kearsipan ... 30 2.4.1. Pengertian Kearsipan ... 30 2.4.2. Tujuan Kearsipan ... 31 2.4.3. Fungsi Kearsipan ... 32
2.4.4. Arsip Elektronik (E-Arsip) ... 32
2.4.5. Kelebihan Arsip Elektronik ... 34
2.5. Dokumen ... 35
2.5.1. Pengertian Dokumen ... 35
2.6. Website ... 36
2.7. Local Area Network (LAN) ... 36
2.8. Bahasa Pemrograman .NET ... 36
2.8.1. Pengertian .NET ... 36
2.8.2. Kelebihan .NET ... 36
xii
2.10. Implementasi ... 37
2.11. Studi Literatur ... 37
BAB III ... 47
3.1. Metode Pengumpulan Data ... 47
3.1.1. Observasi ... 47
3.1.2. Wawancara ... 48
3.1.3. Studi Pustaka ... 49
3.1.4. Studi Literatur Sejenis ... 50
3.2. Metode Pengembangan Sistem ... 51
3.2.1. Analisis dan Perancangan Sistem (Requirement Planning) ... 51
3.2.2. Desain / Perancangan Sistem (Workshop Design) ... 52
3.3. Kerangka Berfikir ... 53
BAB IV ... 55
4.1. Perencanaan Syarat (Requirement Planning) ... 55
4.1.1. Gambaran Umum ... 55
4.1.1.1. Struktur Organisasi ... 56
4.1.1.2. Tugas dan Tanggung Jawab ... 57
4.1.2. Analisa Sistem Berjalan ... 57
4.1.3. Sistem Usulan ... 60
xiii
4.2.1. Unified Modeling Language (UML) ... 62
4.2.1.1. Usecase Diagram ... 62
4.2.1.2. Activity Diagram ... 75
4.2.1.3. Sequence Diagram ... 84
4.2.1.4. Class Diagram ... 93
4.2.1.5. Relational Database Management System (RDBMS) ... 95
4.2.2. Perancangan Database ... 96
4.2.2.1. Spesifikasi Database ... 96
4.2.3. Perancangan Antar Muka ... 101
4.3. Implementasi ... 105 4.3.1. Coding (Pengkodean) ... 106 4.3.2. Testing (Pengujian) ... 106 BAB V ... 111 5.1. Kesimpulan ... 111 5.2. Saran ... 112 DAFTAR PUSTAKA ... 113 LAMPIRAN ... 116
xiv DAFTAR GAMBAR
Gambar 2. 1 Karakteristik Sistem ... 15
Gambar 2. 2 Komponen Sistem Informasi ... 19
Gambar 2. 3 Aplikasi Sistem Informasi ... 20
Gambar 2. 4 RAD ... 22
Gambar 2. 5 Contoh Diagram Model Usecase ... 27
Gambar 2. 6 Contoh Diagram Model Class Diagram ... 28
Gambar 2. 7 Contoh Diagram Model Activity Diagram ... 29
Gambar 2. 8 Contoh Diagram Model Sequence Diagram ... 30
Gambar 3. 1 Kerangka Berpikir ... 54
Gambar 4. 1 Struktur Organisasi ... 56
Gambar 4. 2 Rich Picture Sistem Berjalan ... 58
Gambar 4. 3 Rich Picture Sistem Usulan ... 60
Gambar 4. 4 Usecase Diagram. ... 64
Gambar 4. 5 Activity Diagram Login ... 76
Gambar 4. 6 Activity Diagram Kelola Dokumen ... 77
Gambar 4. 7 Activity Diagram Mengecek Dokumen ... 78
Gambar 4. 8 Activity Diagram Validasi Dokumen ... 79
Gambar 4. 9 Activity Diagram Mengarsipkan Dokumen ... 80
Gambar 4. 10 Activity Diagram Mencetak Laporan Dokumen ... 81
Gambar 4. 11 Activity Diagram Melihat Reminder Dokumen ... 82
xv
Gambar 4. 13 Activity Diagram Logout ... 84
Gambar 4. 14 Sequence Diagram Login ... 85
Gambar 4. 15 Sequence Diagram Kelola Dokumen Perizinan ... 86
Gambar 4. 16 Sequence Diagram Mengecek Dokumen ... 88
Gambar 4. 17 Sequence Diagram Validasi Dokumen ... 89
Gambar 4. 18 Sequence Diagram Mengarsipkan Dokumen ... 90
Gambar 4. 19 Sequence Diagram Mencetak Laporan Dokumen ... 91
Gambar 4. 20 Sequence Diagram Melihat Reminder Dokumen ... 92
Gambar 4. 21 Sequence Diagram Logout ... 93
Gambar 4. 22 Class Diagram ... 94
Gambar 4. 23 Skema Database ... 95
Gambar 4. 24 Rancangan Menu Login ... 102
Gambar 4. 25Rancangan Menu Dokumen ... 103
Gambar 4. 26 Rancangan Form Tambah Dokumen ... 104
xvi DAFTAR TABEL
Tabel 2. 1Perbandingan Penelitian Sejenis ... 37 Tabel 4. 1 Identifikasi Aktor ... 62 Tabel 4. 2 Identifikasi Usecase ... 63 Tabel 4. 3 Narrative Usecase Login ... 65 Tabel 4. 4 Narrative Usecase Kelola Dokumen Perizinan ... 66 Tabel 4. 5 Narrative Usecase Mengecek Dokumen ... 67 Tabel 4. 6 Narrative Usecase Validasi Dokumen ... 69 Tabel 4. 7 Narrative Usecase Mengarsipkan Dokumen ... 70 Tabel 4. 8 Narrative Usecase Mencetak Laporan Dokumen ... 71 Tabel 4. 9 Narrative Usecase Melihat Reminder Dokumen ... 72 Tabel 4. 10 Narrative Usecase Melihat Data Dokumen ... 73 Tabel 4. 11 Narrative Usecase logout ... 74 Tabel 4. 12 Text Case Fitur Autentikasi ... 107 Tabel 4. 13 Text Case Fitur Dokumen ... 108
xvii DAFTAR SIMBOL
No Notasi Nama Keterangan
1 Actor
simbol yang digambarkan untuk mewakili manusia yang melakukan interaksi dengan sistem.
2 Usecase
simbol yang digambarkan sebagai interaksi antara sistem dan manusia. Usecase diperlukan agar keperluan actor di dalam sebuah sistem.. Setiap usecase biasanya dilabelkan dengan nama yang menyatakan apa hal yang dicapai dari hasil interaksinya dengan actor.
3 Relationship
simbol yang menjelaskan hubungan antara manusia (actor) dengan sistem.
xviii
No Notasi Nama Keterangan
1. Activity Simbol yang menggambarkan sebuah aktivitas yang dilakukan
2. Initial state
Simbol untuk mengawali suatu usecase
3. Final state
Simbol untuk mengawali suatu usecase
4. Fork
Simbol yang menggambarkan
aktivitas yang dilakukan secara paralel atau untuk menggabungkan dua kegiatan paralel menjadi satu
xix 5. Decision Simbol yang menggambarkan
pengambilan keputusan
6. Rake
Simbol yang digunakan untuk
menggambarkan adanya dekomposisi
No. Notasi Nama Keterangan
1. Participant
(obyek)
Simbol ini digambarkan dan diletakan di bagian atas diagram dengan urutan dari kiri ke kanan, sehingga berurutan.
2. Lifeline
Simbol yang digunakan untuk menghubungkan antar
xx 3. Messages 1. simple 2. synchronous 3. asynchronous
Simbol yang menggambarkan perpindahan participant.
4. Activation
Simbol yang digambarkan untuk mewakili sebuah eksekusi operasi dari participant.
xxi
No Notasi Nama Keterangan
1. Class Simbol yang menggambarkan
sebuah table dimana di dalamnya berisi 3 buah kotak yang masing-masing memiliki arti tersendiri.
2. Assosiation Simbol yang menggambarkan sebuah hubungan antar kelas.
3. Generalisasi Simbol yang menggambarkan
relasi antar kelas dengan makna generalisasi-spesialisasi (umum ke khusus)
4. Composition Simbol yang digambarkan untuk sebuah class yang tidak dapat berdiri sendiri.
1 BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Dalam masa teknologi sekarang ini salah satu kebutuhan yang sangat besar adalah teknologi informasi. Teknologi informasi selalu berkembang sangat pesat pada era globalisasi sekarang ini ini telah banyak mengubah dalam beberapa aspek terutama untuk organisasi dan perusahaan tidak terlepas dari penggunaan perangkat computer. Dan dengan kenyataan itu kita dituntut untuk menyelesaikan permasalahan yang ada dengan memanfaatkan kecanggihan teknologi serta kecepatan, ketepatan, dan keakuratan dalam memberi informasi sehingga dalam melaksanakan pekerjaan kita akan mendapatkan hasil yang optimal. Salah satunya adalah pemanfaatan teknologi komputer. Suatu pekerjaan yang membutuhkan ketelitian tinggi, seperti penyimpanan dan pencatatan jika dikerjakan secara manual waktu yang lebih lama, maka dengan adanya perlengkapan komputer pekerjaan tersebut dapat ditangani komputer saja, disamping itu dengan adanya penggunaan komputer akan lebih cepat dalam memprosesnya. Dalam kemudahan fasilitas yang diberikan komputer akan mempermudah dalam pembuatan dan penyampaian informasi kepada orang yang membutuhkan.
Dalam suatu instansi atau badan organisasi, data dan informasi merupakan suatu hal yang penting bagi keberlangsungan organisasi tersebut. Selain itu, data tersebut haruslah bisa di akses oleh anggota dari organisasi tersebut. Sehingga pendistribusian data dan informasi tersebut haruslah merata. Timbulnya kesadaran
2 akan pentingnya penyampaian informasi tersebut, mendorong organisasi untuk membuat suatu tempat terpusat untuk menyimpan dan mengakses informasi tersebut.
PT. Indoklik Solusi adalah perusaan yang bergerak di bidang supplier dan jasa. Perusahaan yang berdiri pada tahun 2004 adalah salah satu perusahaan jasa dan supplier yang turut serta andil dalam perekonomian nasional. Dalam praktiknya PT. Indoklik Solusi melakukan konsolidasi kerja sama pihak lain dengan dokumen yang dikelola oleh Bagian Umum.
Di Bagian Umum, semua yang berurusan terkait dengan pengarsipan dokumen perizinan, yang diorganisir, diarsipkan dan dilakukan pembaruan. Pada dokumen perizinan terdapat kesepahaman mengenai kerja sama yang di lakukan, serta jangka waktu kerja sama. Semua dokumen yang sudah diterbitkan disimpan dan diarsipkan oleh Bagian Umum.
Dalam pengelolaan, arsip memegang peranan penting bagi jalannya perusahaan yaitu sebagai sumber informasi, yang dapat bermanfaat untuk bahan penilaian dalam pengambilan keputusan dan atau penyusunan program pengembangan perusahaan. Dengan demikian arsip, adalah segala dokumen yang mempunyai manfaat bagi organisasi sehingga perlu disimpan (Suparjati, 2000).
Disamping bentuk arsip yang bisa beragam, tidak hanya berupa lembaran kertas serta pentingnya fungsi arsip, maka arsip tersebut perlu penanganan khusus, sehingga terpelihara, dan mudah untuk ditemukan apabila diperlukan (Sugiarto dan Wahyono, 2014).
3 Seiring dengan berjalannya waktu, terdapat dokumen yang akan selesai atau habis sehingga perlu di lakukan tindak lanjuti. Namun pada kenyataannya selama observasi, pegawai Bagian Umum dalam pengelolaannya semua proses masih dilakukan secara konvensional. Semua dokumen yang ada di dokumentasikan dalam bentuk format dokumen Excel. Kendala yang di temukan diantaranya adalah kesulitan dalam pencarian data-data dikarenakan banyaknya data dokumen yang disimpan, format dalam proses pendokumentasianya masih belum konsisten dimana dapat menyebabkan data yang diinput berulang kali (redudansi), serta kesulitan mengetahui dokumen yang akan kadaluarsa maupun habis dan yang perlu diurus, sehingga dalam pengurusannya tidak terjadwal karena tidak adanya pengingat dokumen yang harus diurus, selain itu karena masih menggunakan dokumen berupa Hardcopy, mempersulit Bagian Umum dalam memastikan data yang terdistribusi di pegawai adalah sama karena data tidak terpusat karena penyimpanan data hanya dalam satu komputer dan sulit mendistribusikan data dokumen yang terupdate.
Pengarsipan merupakan salah satu media pemberitahuan informasi yang menjadi suatu ingatan perusahaan. Permasalahan pengarsipan yang terjadi pada PT. Indoklik Solusi, khususnya Bagian Umum adalah media penyimpanan arsip masih belum tertata rapi, masih menggunakan dokumen Excel yang terpusat sehingga mempersulit dalam proses pendistribusiannya saat diperlukan. Dengan adanya semacam sistem manajemen pengarsipan, membantu Bagian Umum dalam pengelolaan, penyimpanan, serta pencarian dokumen. Sehingga menjadi lebih tertata rapi dan pencarian kembali dokumen saat di butuhkan menjadi lebih
4 mudah (Zhavira, 2017).
Berdasarkan latar belakang pemikiran diatas, maka penulis mencoba mengangkat tema ini sebagai objek dari studi dengan judul “RANCANG BANGUN SISTEM PENGARSIPAN DOKUMEN” (STUDI KASUS PT. INDOKLIK SOLUSI)
1.2. Identifikasi Masalah
Berdasarkan latar belakang tersebut, maka diidentifikasikan masalahnya sebagai berikut :
1. Dokumen-dokumen yang ada masih belum disatukan menjadi satu database, serta belum memiliki hasil scan dari dokumen asli (softcopy). Dampak dari hal tersebut adalah data dokumen tidak dapat dikelompokan sehingga data dokumen tidak dapat diindentifikasi.
2. Terlalu banyak dokumen sehingga sulit untuk mencari kembali dokumen yang diperlukan.
3. Data dokumen yang tidak konsisten menyebabkan redudansi data dokumen.
4. Penyimpanan data dokumen yang masih berada dalam satu komputer, akan menyebabkan sulitnya pendistribusian data dokumen yang paling baru.
5 1.3. Rumusan Masalah
Dari implementasi masalah, maka dapat dirumuskan :
“Bagaimana Menganalisis Dan Merancang Sistem Informasi Pengarsipan dokumen perizinan.”
1.4. Batasan Masalah
Dalam penelitian ini, peneliti akan membatasi masalah yang akan diteliti antara lain:
1. Penelitian bertempat di PT. Indoklik Solusi, Tebet Jakarta Selatan 2. Penelitian ini hanya mencakup pada analisa di Bagian Umum PT.
Indoklik Solusi dalam mengurus pengarsipan dokumen perizinan dan perjanjian
3. Tahap penelitian yang penulis lakukan pada analisa menggunakan metode PIECES
4. Metode yang digunakan untuk perancangan sistem ini menggunakan metode Rapid Application Development (RAD) pada tahap Requirement Planning dan Design Workshop
5. Untuk penyajian datanya, perancangan ini menggunakan tools Unified Modelling Language (UML), diantaranya adalah Usecase Diagram, Activity Diagram, Sequence Diagram, dan Class Diagram 6. Untuk mendesain Schema Database menggunakan SQL Server
6 1.5. Tujuan Penelitian
Tujuan umum penelitian ini yaitu menghasilkan aplikasi pada PT. Indoklik Solusi sebagai sarana penunjang Bagian Umum untuk dokumen serta pengarsipannya. Sedangkan tujuan khusus penelitian ini adalah:
1. Merancang sistem untuk mempermudah pengidentifikasian dokumen perizinan dan dokumen perjanjian yang sudah direkam.
2. Menyediakan sistem yang dapat mempermudah untuk pencarian kembali dokumen yang telah direkam.
3. Merancang sistem yang dapat mengelompokan dokumen agar mudah diidentifikasi.
4. Menyelaraskan data dokumen dengan server perusahaan agar penyimpanan dokumen dapat diintregasikan kedalam server perusahaan dan dapat terdistribusi dengan baik.
1.6. Metode Penelitian
1.6.1. Metode Pengumpulan Data a. Metode wawancara
Metode ini adalah metode yang dilakukan untuk mengetahui masalah-masalah yang terjadi pada Bagian Legal pada PT. Indoklik Solusi dengan cara mewawancarai salah satu perwakilan pegawai yang menangani dokumen.
7 Wawancara tersebut dilakukan di PT. Indoklik Solusi pada:
Tempat : PT. Indoklik Solusi
JL. Tebet Barat Raya no 15 Jakarta Selatan
Waktu : 2 Januari 2019
Narasumber : Imam Faturrohmin S
b. Metode observasi
Metode observasi dilakukan dengan cara melihat langsung proses kerja pada perusahaan terkait tentang pengarsipan dokumen. Observasi ini dilakukan di PT. Indoklik Solusi yang dilakukan pada :
Tempat : Bagian Umum PT. Indoklik Solusi
Waktu : 2 Januari – 1 Februari 2019
c. Metode studi literatur.
Studi literatur yang dipergunakan di dalam penulisan ini adalah studi literatur hasil dari karya ilmiah, detail studi literatur sejenis.
1.7. Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan penelitian ini terdiri dari lima bab, dimana tiap bab saling berhubungan antara satu dengan yang lainya. Adapun sistematika penulisan ini adalah sebagai berikut :
8
BAB I PENDAHULUAN
Bab ini diawali dengan pembahasan latar belakang, identifikasi masalah, rumusan masalah, batasan masalah, tujuan, manfaat, metodologi penelitian dan sistematika penulisan.
BAB II LANDASAN TEORI
Berisi mengenai teori-teori yang berhubungan dengan pokok permasalahan diatas yaitu pengembangan aplikasi, produk hukum, siklus pengembangan.
BAB III METODE PENELITIAN
Bab ini berisi uraian mengenai metode yang digunakan dalam menyusun penelitian ini. Seperti metode pengumpulan data, metode analisa dan perancangan sistem.
BAB IV ANALISA DAN PERANCANGAN
Bab ini menjelaskan tentang proses menganalisa dan merancang sistem aplikasi ini.
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisi tentang kesimpulan dan saran untuk mendukung perbaikan sistem aplikasi ini.
9 BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. Konsep Dasar Analisis dan Perancangan Sistem
2.1.1. Pengertian Analisis Sistem
Menurut Kristianto (2007), analisis sistem adalah suatu proses mengumpulkan dan menginterpretasikan kenyataan-kenyataan yang ada, mendiagnosa persoalan dan menggunakan keduanya untuk memperbaiki sistem.
Menurut Kristianto (2007), analis sistem adalah orang yang mempunyai kemampuan untuk menganalisis sebuah sistem, memilih alternatif pemecahan masalah dan menyelesaikan masalah tersebut dengan menggunakan komputer. Di dalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh analis sistem, Menurut Jogiyanto (2005), langkah-langkah yang dimaksud yaitu :
1. Mengidentifikasi masalah (identify)
2. Memahami kerja dari sistem yang ada (understand)
3. Menganalis sistem (analysis)
10 2.1.2. Pendekatan Analisis Sistem
Secara mendasar, analisis sistem adalah mengenai pemecahan masalah. Ada beberapa pendekatan untuk pemecahan masalah, diantaranya analisis terstruktur (Structured Analysis), teknik informasi (information engineering), discovery prototyping, dan analisis berorientasi objek (object-oriented analysis) (Whitten, 2004)
1. Structured Analysis Analisis terstruktur merupakan sebuah teknik model-driven dan berpusat pada proses yang digunakan untuk menganalisis sistem yang ada, mendefinisikan persyaratan-persyaratan bisnis untuk sebuah sistem baru, atau keduanya.
2. Information Engineering (IE) Merupakan sebuah teknik model-driven dan berpusat pada data, tetapi sensitif pada proses. Teknik ini digunakan untuk merencanakan, menganalisa, dan mendesain sistem informasi. Model-model ini adalah gambaran yang mengilustrasikan dan menyesuaikan data dan proses-proses sistem.
3. Object-oriented Analysis (OOA) Analisis berorientasi objek adalah sebuah teknik yang mengintegrasikan data dan proses kedalam konstruksi yang disebut object. OOA adalah suatu pendekatan yang digunakan untuk mempelajari objek-objek yang sudah ada untuk digunakan kembali dan disesuaikan untuk penggunaannya yang baru. Selain itu, OOA juga dapat digunakan untuk membuat objek baru
11 atau bisa juga untuk merubah objek yang sudah ada untuk dipadukan dengan objek-objek lainnya sehingga membentuk suatu aplikasi bisnis yang berdaya guna tinggi. Model-model OOA (Object Oriented Analysis) adalah gambar-gambar yang mengilustrasikan objek-objek sistem dari berbagai macam perspektif, seperti struktur, kelakuan, dan interaksi objek-objek.
2.1.3. Perancangan atau Desain Sistem
Perancangan sistem diawali degan menentukan segala keperluan yang akan memenuhi apa yang akan dibutuhkan oleh sistem, siapa yang mengambil langkah ini dan bagaimana mereka akan disesuaikan. Umumnya, perancangan bergerak dari input ke output. Keluaran (output) sistem, yang terdiri dari reports dan file untuk memuaskan kebutuhan organisasi harus dibatasi dengan jelas. Hal tersebut dapat diperkuat oleh beberapa penulis lain yang mengungkapkan bahwa, perancangan sistem adalah suatu teknik menggabungkan kembali bagian-bagian informasi yang telah diipisahkan oleh analisis sistem.(Lonnie D. Bentley dan Jeffrey L. Whitten, 2007)
2.2. Konsep Dasar Sistem Informasi
Sistem Informasi terdiri dari dua suku kata dasar, yaitu sistem dan informasi. Untuk mengetahui lebih dalam tentang sistem informasi, ada baik nya kita pahami dahulu makna dari kata sistem dan informasi, baru kemudian kita bisa temukan makna dari sistem informasi.
12 2.2.1. Pengertian Sistem
Di dalam mendefinisikan system terdapat dua kelompok pendekatan, yang pertama kelompok menekankan pada prosedur dan menekankan pada emlemen. Yang pertama kelompok yang mendekatkan pada prosedur mendefinisikan system sebagai suatu jaringan kerje yang saling berhubungan satu sama lain.dan yang kedua mendekatkan system pada elemen atau komponen yaitu suatu kumpulan elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. (Sutabri, 2012).
Dalam bidang system informasi system di artikan sebagai komponen yang saling berhubungan dan bekerja sama untuk mencapai tujuan Bersama dan menghasilkan ouput dalam proses transaksi. Dan apabila suatu komponen tidak memberikan kontribusi terhadap system lain, tentu komponen tersebut bukan dari bagian system. ( mulyanto, 2009).
System adalah sekumpulan elemen dalam suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling keterkaitan, dan bekerja sama untuk melakukan suatu kegiatan dan menyelesaikan suatu tujuan tertentu. (Jogianto,2008).
2.2.2. Karakteristik Sistem
Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu mempunyai komponen-komponen (component), batas (boundary), lingkungan luar sistem (environment), penghubung (interface), masukan (input), Keluaran (output), pengolah (process), dan sasaran (objectives) atau tujuan (goal).
13 Model umum dari sebuah sistem terdiri dari input, process, dan output. Hal ini merupakan konsep sebuah sistem yang sangat sederhana mengingat sebuah dapat mempunyai beberapa masukan dan keluaran sekaligus. Selain itu sebuah sistem juga memiliki karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yang mencirikan bahwa hal tersebut dapat dikatakan sebagai suatu sistem (Sutabri, 2012). Didalam bukunya adapun karakteristik yang dimaksud adalah sebagai berikut :
1. Komponen sistem (Components)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang bekerja sama membentuk suatu kesatuan.
2. Batasan sistem (Boundary)
Ruang lingkup sistem merupakan daerah yang membatasi antara sistem dengan sistem lainnya atau sistem dengan lingkungan luarnya.
3. Lingkungan luar sistem (Environment)
Bentuk apapun yang ada diluar ruang lingkup atau batasan sistem yang mempengaruhi operasi sistem tersebut disebut dengan lingkungan luar sistem.
4. Suatu system memiliki penghubung (Interface)
Suatu system yakni media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainya, melalui media penghubung antara subsistem ini memungkinkan sumber daya mengalir dari subsistem kesubsistem lainnya.
14 5. Masukan sistem (Input)
Yaitu Energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan tersebut dapat berupa peralatan atau maintenance input dan signal input. Maintenance input adalah energi yang di proses agar di dapat keluaran. Signal input adalah data yang di gunakan intuk mengolah menjadi informasi.
6. Keluaran sistem (Output)
System dapat mempunyai bagian pengolahan yang akan merubah menjadi keluaran.
7. Sasaran sistem (Objective)
Suatu system mempunyai tujuan (goal) dan sasaran (objective). Sasaran system dan tujuan sangat menentukan sekali karena di butuhkan oleh system dan keluaran yang dihasilkan oleh system
15 Gambar 2. 1 Karakteristik Sistem
2.2.3. Pengertian Informasi
Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya (Mulyanto, 2009). Informasi yang berguna bagi suatu sistem akan menghindari entropy, yaitu suatu keadaan dimana suatu sistem sudah tidak berjalan sesuai dengan tujuannya atau keadaan dimana suatu sistem sudah hampir mati. Informasi yang dihasilkan dari pengolahan suatu data oleh suatu sistem, dapat menjadi sebuah data untuk sistem yang lain (Mulyanto, 2009).
2.2.4. Nilai Informasi
Parameter untuk mengukur nilai sebuah informasi (value of information) ditentukan dari dua hal pokok yaitu manfaat (benefit) dan biaya (cost). Namun, dalam kenyataannya informasi yang biaya untuk mendapatkannya tinggi belum tentu memiliki manfaat yang tinggi pula. Suatu informasi dikatakan bernilai bila
16 manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkannya dan sebagian informasi tidak dapat tepat ditaksir keuntungannya dengan suatu nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai keefektivitasnya (Mulyanto, 2009). Nilai suatu informasi berhubungan dengan keputusan, hal ini berarti bahwa apabila tidak ada pilihan atau keputusan, informasi menjadi tidak diperlukan. Keputusan dapat berkisar dari keputusan berulang yang sederhana sampai keputusan strategis jangka panjang informasi tersebut. Informasi yang dapat mengurangi ketidakpastian dalam pengambilan keputusan dapat dikatakan informasi tersebut memiliki nilai yang tinggi. Sebaiknya apabila informasi tersebut kurang memberikan manfaat dalam pengambilan keputusan, maka informasi tersebut dikatakan bernilai rendah (Mulyanto, 2009).
2.2.5. Kualitas Informasi
Menurut Mulyanto (2009) kualitas informasi sangat dipengaruhi atau ditentukan oleh tiga hal pokok, yaitu akurasi (accuracy), relevansi (relevancy), dan tepat waktu (timeliness). Tiga hal pokok itu adalah sebagai berikut :
1. Akurasi (Accuracy)
Suatu Informasi harus akurat, karena informasi tersebut akan didistribusikan keseluruh elemen. Apabila informasi tersebut tidak akurat maka informasi yang tidak akurat tersebut akan terdistribusi ke berbagai elemen tersebut akan berakibat fatal dan menyebabkan kesalahan pengambilan keputusan bahkan sampai kehancuran sebuah organisasi.
17 2. Relevansi (Relevancy)
Informasi haruslah memiliki kualitas yang baik agar dapat disebut informasi yang relevan bagi pemakainya. Maksudnya berkualitas apabila informasi tersebut bermanfaat bagi penggunanya.
3. Tepat Waktu (Timeliness)
Informasi yang telah dikelola harus bersifat tepat waktu. Informasi yang dihasilkan haruslah informasi terbaru agar mempunyai nilai yang baik karena informasi yang mempunyai nilai yang baik adalah landasan suatu organisasi untuk mengambil suatu keputusan. Kesalahan dalam mengambil keputusan yang disebabkan oleh informasi yang didapat tidak update dapat berakibat fatal bagi suatu organisasi.
2.2.6. Pengertian Sistem Informasi
Menurut (O’brien, 2005), sistem informasi merupakan kombinasi teratur orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah dan menyebarkan informasi dalam sebuah perusahaan. Jadi dapat disimpulkan bahwa sistem informasi merupakan kesatuan dari elemen-elemen yang telah dirangkai sedemikian rupa dan mengolah fakta-fakta (data) sehingga menjadi informasi dan berguna bagi pemakainya.
2.2.7. Komponen Sistem Informasi
18 1. Sumber Daya Manusia
Manusia mengambil peranan yang penting bagi sistem informasi. Manusia dibutuhkan untuk mengoperasikan sistem informasi. Sumber daya manusia dapat dibedakan menjadi dua kelompok yaitu pengguna akhir dan pakar sistem informasi.
2. Sumber Daya Hardware
Sumber daya hardware adalah semua peralatan yang digunakan dalam pemrosesan informasi. Sumber daya hardware tidak hanya sebatas komputer saja, melainkan semua media data seperti lembaran kertas dan disk magnetik atau optikal.
3. Sumber Daya Software
Sumber daya software adalah semua rangkaian perintah (instruksi) yang digunakan untuk memproses informasi. Sumber daya software tidak hanya berupa program saja, tetapi juga berupa prosedur. Program merupakan sekumpulan instruksi untuk pemrosesan informasi. Sedangkan prosedur adalah sekumpulan aturan yang digunakan untuk mewujudkan pemrosesan informasi dan mengoperasikan perintah bagi orang-orang yang akan menggunakan informasi.
4. Sumber Daya Data
Sumber daya data bukan hanya sekedar bahan baku untuk masukan sebuah sistem informasi, melainkan sebagai dasar membentuk sumber daya organisasi.
19 5. Sumber Daya Jaringan
Sumber daya jaringan merupakan media komunikasi yang menghubungkan komputer, pemroses komunikasi, dan peralatan lainnya, serta dikendalikan melalui software komunikasi.
Gambar 2. 2 Komponen Sistem Informasi
2.2.8. Aplikasi Sistem Informasi
Aplikasi Sistem informasi terdiri dari empat sub sistem yaitu sistem pemrosesan Transaksi (Transaction Processing Sistem), Sistem Informasi Manajemen (Management Information Sistem), Sistem Pendukung Keputusan (Decision Support Sistem), dan Sistem Pakar (Expert Sistem).
20 Gambar 2. 3 Aplikasi Sistem Informasi
2.3. Perancangan
2.3.1. Rapid Aplication Development (RAD)
Rapid Application Development (RAD) adalah model proses pengembangan perangkat lunak yang bersifat inkremental terutama untuk waktu pengerjaan yang pendek, (Rosa & Shalahuddin, 2014). RAD merupakan gabungan dari bermacam-macam teknik terstruktur dengan teknik prototyping dan teknik pengembangan joint application untuk mempercepat pengembangan sistem/aplikasi, (Whitten & Bentley, 2007).
Rapid Aplication Development (RAD) adalah suatu pendekatan berorientasi objek terhadap pengembangan sistem yang mencakup suatu metode pengembangan serta perangkat-perangkat lunak. RAD bertujuan mempersingkat waktu yang biasanya diperlukan dalam siklus hidup pengembangan sistem
21 tradisional antara perancangan dan penerapan suatu sistem informasi, (Kendall & Kendall, 2010).
Dari definisi-definisi tersebut, maka dapat disimpulkan bahwa Rapid Application Development (RAD) adalah suatu metode dalam proses pengembangan perangkat lunak yang dapat mempercepat proses pengembangan sistem.
Dengan menggunakan RAD, terdapat beberapa tujuan yaitu: (Kendall & Kendall, 2010)
1. Kemungkinan terjadi kesalahan yang kecil, karena pihak pengembang tidak mempunyai hak untuk mengubah komponen-komponen yang digunakan dalam mengembangkan suatu sistem. 2. Tingkat kepuasan konsumen yang tertinggi, karena
kebutuhan-kebutuhan sekunder dari konsumen harus dikorbankan supaya suatu sistem dapat diselesaikan sesuai jadwal.
Biaya pengembangan yang termurah, karena dengan menggunakan komponen yang sudah ada dapat menyebabkan biaya yang lebih besar apabila dibandingkan dengan mengembangkan komponen sendiri.
22
Gambar 2. 4 RAD
2.3.1.1. Fase dan Tahapan Pengembangan Aplikasi
Terdapat tiga tahapan dalam RAD yang melibatkan pengguna dan analisis dalam penilaian, desain, dan implementasi, (Kendall & Kendall, 2010). RAD selalu melibatkan pengguna dalam setiap tahapan dari upaya pengembangan, dengan partisipasi yang intens pada tahapan desain. Tahapan-tahapan dalam RAD digambarkan pada gambar 2.2:
1. Tahapan Requirement Planning
Dalam tahapan ini, pengguna dan analisis bertemu untuk menentukan tujuan dari aplikasi atau sistem, juga untuk menentukan informasi yang dibutuhkan berdasarkan tujuan-tujuan tersebut. Tahapan ini membutuhkan keterlibatan yang aktif dari kedua belah pihak, yang bukan hanya sekedar penandatanganan proposal maupun dokumen. Selain itu, tahapan ini juga melibatkan beberapa pengguna dari tingkatan yang berbeda pada perusahaan tersebut. Pada tahapan requirement
Bekerja dengan pengguna untuk merancang sistem Membangun Sistem Identifikasi objek dan kebutuhan informasi Memperkenalkan Sistem Baru Perencanaan Kebutuhan RAD Workshop Desain Implementasi
23 planning ini, apabila informasi atau syarat-syarat belum jelas, maka dapat menghubungi CIO (hanya pada perusahaan besar). Tahap ini berorientasi pada pemecahan masalah pada bisnis ini.
2. Tahapan Design Workshop
Tahapan ini adalah tahap merancang dan memperbaiki, yang dapat dikategorikan sebagai sebuah ruang kerja atau workshop. Seperti yang kita ketahui, bahwa sebuah ruang kerja atau workshop membutuhkan keterlibatan yang intens, aktif, dan dapat ditangani. Biasanya, para peserta yang duduk di meja bundar atau pada meja dan kursi yang bersusun seperti huruf “U”, dimana setiap peserta dapat melihat satu sama lain dimana ada ruang untuk bekerja menggunakan laptop.
Selama Design workshop RAD, pengguna merespon pada prototype kerja yang sebenarnya dan menganalisis serta menyempurnakan modul yang sudah dirancang agar sesuai dengan respon pengguna.
3. Tahapan Implementation
Pada tahapan ini, analisis bekerja sama dengan pengguna secara intens selama tahap workshop untuk mendesain aspek bisnis atau non-teknis pada sistem perusahaan. Segera setelah aspek ini disetujui dan sistem dibangun dan disempurnakan, sistem yang baru atau sub sistem akan diuji dan kemudian disosialisasikan kepada perusahaan.
24 Pada saat ini, RAD design workshop akan menghasilkan kegembiraan, kepemilikan pengguna, dan penerimaan sistem baru. Biasanya, perubahan seperti ini jauh lebih memilukan daripada ketika sistem disampaikan dengan sedikit pengguna atau tanpa partisipasi..
2.3.1.2. Kelebihan RAD
Beberapa keuntungan dalam menggunakan metode RAD adalah sebagai berikut: (Rosa & Shalahuddin, 2014)
1. Proses pengiriman menjadi lebih mudah, hal ini dikarenakan proses pembuatan lebih banyak menggunakan potongan-potongan script.
2. Mudah untuk diamati karena menggunakan model prototype, sehingga user lebih mengerti akan sistem yang dikembangkan.
3. Lebih fleksibel karena pengembang dapat melakukan proses desain ulang pada saat yang bersamaan.
4. Keterlibatan user semakin meningkat karena merupakan bagian dari tim secara keseluruhan.
5. Mempercepat waktu pengembangan sistem secara keseluruhan karena cenderung mengabaikan kualitas.
6. Tampilan yang lebih standar dan nyaman dengan bantuan software-software pendukung.
7. RAD mengikuti tahapan pengembangan sistem sepeti umumnya, tetapi mempunyai kemampuan untuk menggunakan kembali komponen yang ada
25 (reusable object) sehingga pengembang tidak perlu membuat dari awal lagi dan waktu lebih singkat.
2.3.2. Unified Modeling Language
UML (Unified Modelling Language) merupakan bahasa visual untuk pemodelan dan komunikasi mengenai sebuah sistem dengan menggunakan diagram dan teks-teks pendukung, (Rosa & Shalahuddin, 2014).
Dengan menggunakan UML kita dapat membuat model untuk semua jenis aplikasi piranti lunak dimana aplikasi tersebut dapat berjalan pada piranti keras, sistem operasi dan jaringan apapun, serta ditulis dalam bahasa pemrograman apapun.UML bisa digunakan untuk
• Menggambarkan batasan sistem dan fungsi-fungsi sistem secara umum, dibuat dengan usecase dan actor.
• Menggambarkan kegiatan atau proses bisnis yang dilaksanakan secara umum, dibuat dengan interaction diagrams.
• Menggambarkan representasi struktur static sebuah sistem dalam bentuk class diagrams.
• Membuat model behavior yang menggambarkan atau sifat sebuah sistem” dengan state transition diagrams.
• Menyatakan arsitektur implementasi fisik menggunakan component and development diagrams.
26 • Menyampaikan atau memperluas fungsionality dengan streotypes.
Pemodelan menggunakan UML merupakan metode pemodelan berorientasi objek dan berbasis visual. Karenanya pemodelan menggunakan UML merupakan pemodelan objek yang focus pada pendefinisian struktur statis dan model sistem informasi yang dinamis daripada mendefinisikan data dan model proses yang tujuannya adalah pengembangan tradisional. UML menawarkan diagram yang dikelompokkan menjadi lima perspektif berbeda untuk memodelkan suatu sistem.
2.3.2.1. Usecase Diagram
Usecase adalah pengartian dari sebuah fungsi dalam sebuah sistem dari sudut pandang pengguna. Usecase menggambarkan sebuah sistem kepada user (pengguna) melalui scenario yang telah dibuat agar sebuah sistem dapat dioperasikan dan dimengerti oleh user (Munawar, 2005).
Di dalam pembahasan usecase, user (pengguna) sering juga disebut sebagai actor, dimana actor tersebut adalah seseorang yang berperan untuk mengoperasikan sebuah sistem. Dengan menggunakan usecase, pengguna potensial dapat distimulasikan untuk berpendapat tentang sistem tersebut menurut sudut pandangnya. Diagram Usecase mempunyai 3 notasi yang menunjukkan aspek dari sistem (Munawar, 2005):
1. Actor (pengguna) mewakili peran seseorang yang berinteraksi dengan usecase.
27 2. Usecase menggambarkan tentang interaksi antara manusia dengan sistem, dimana usecase harus dibuat berdasarkan kebutuhan actor. Usecase tersebut menggambarkan tentang apa yang akan dilakukan oleh sistem. Elemen dari setiap usecase harus diberi nama agar mewakili apa yang dicapai dari hasil interaksinya dengan actor.
3. Relationship (hubungan) yaitu interaksi antara actor dengan usecase.
Gambar 2. 5 Contoh Diagram Model Usecase
2.3.2.2. Class Diagram
Class dalam notasi UML digambarkan dengan kotak. Nama class menggunakan huruf besar di awal kalimatnya dan diletakkan diatas kotak. Bila class mempunyai nama yang terdiri dari 2 (dua) suku kata atau lebih, maka semua suku kata digabungkan tanpa spasi dengan huruf awal tiap suku kata menggunakan huruf besar. Atribute adalah property dari sebuah class. Attribute
28 ini melukiskan batas nilai yang mungkin ada pada obyek dari class. Sebuah class mungkin mempunyai nol atau lebih attribute (Munawar, 2005). Operation adalah sesuatu yang bisa dilakukan oleh sebuah class atau yang anda (atau class yang lain) dapat lakukan untuk sebuah class. Responsibility adalah keterangan tentang apa yang akan dilakukan (Munawar, 2005).
Gambar 2. 6 Contoh Diagram Model Class Diagram
2.3.2.3. Activity Diagram
Activity Diagram menggambarkan proses bisnis dan alur kerja antara sebuah sistem dengan actor. Activity Diagram perannya seperti hal nya Flowchart, namun pada pengaplikasiannya activity diagram bisa mendukung sebuah sistem sedangkan flowchart hanya menjelaskan alur dari sebuah sistem. (Munawar, 2005).
29 Gambar 2. 7 Contoh Diagram Model Activity Diagram
2.3.2.4. Sequence Diagram
Sequence diagram bisa diartikan sebagai skenario dari sebuah aplikasi. Dengan menggunakan Sequence diagram, seorang actor dapat mengetahui sejumlah contoh objek dan sebuah pesan. Dimana objek dan pesan tersebut diletakan diantara objek pada usecase. (Munawar, 2005).
30 Gambar 2. 8 Contoh Diagram Model Sequence Diagram
2.4. Kearsipan
2.4.1. Pengertian Kearsipan
Arsip (record) dapat didefinisikan dengan segala sesuatu yang dicatat baik dalam bentuk bagan maupun gambar yang berisikan tentang suatu informasi pada suatu objek (pokok persoalan) ataupun peristiwa (Barthos, 2007).
Sedangkan arsip menurut ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia), arsip merupakan rekaman dari suatu kegiatan dalam berbagai bentuk yang disimpan
31 dengan teknologi informasi yang berkembang yang dapat diterima oleh banyak pihak.
Berdasarkan Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang ketentuan- ketentuan pokok kearsipan, pasal 1 ayat a dan ayat b, menentukan bahwa yang dimaksud arsip:
• Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
• Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
2.4.2. Tujuan Kearsipan
Tujuan dari kearsipan adalah menjadi suatu informasi yang dapat menunjang suatu keputusan serta menjadi sarana informasi untuk pertanggung jawaban dalam suatu kegiatan di dalam organisasi (Barthos, 2007).
Pada pasal 3 undang-undang no.7 tahun 1971, antara lain dirumuskan bahwa tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung jawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelanggaraan
32 kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggung jawaban tersebut bagi kegiatan pemerintahan.
2.4.3. Fungsi Kearsipan
Dalam kearsipan memiliki fungsi arsip, sebagai berikut (Barthos, 2007):
• Arsip dinamis, yang biasanya digunakan secara langsung dalam sebuah pengambilan keputusan, pelaksanaan dan penyelenggaraan suatu aktivitas organisasi.
• Arsip statis, sebaliknya dari arsip dinamis. Yaitu arsip yang digunakan secara tidak langsung dalam sebuah pengambilan keputusan, perencanaan, penyelenggaraan suatu aktivitas suatu organisasi.
2.4.4. Arsip Elektronik (E-Arsip)
Dalam pengaplikasiannya, arsip elektronik meliputi beberapa pengelolaan. Yaitu sebagai berikut :
1. Penciptaan
Penciptaan arsip elektronik dapat berasal dari hasil alih media, naskah dinas elektronik (email), website internet, basis data, dokumen multimedia, dan lain-lain. Arsip elektronik dapat dibuat atau diperoleh dengan berbagai cara yaitu : membuat secara langsung arsip elektronik tersebut dengan pengolahan huruf, angka, gambar grafik, dan lain sebagainya; memindahkan suatu media; scanning
33 arsip yang berbentuk hardcopy; merubah format file arsip sesuai kebutuhan (Sugiarto & Wahyono, 2014).
2. Penyimpanan
Arsip dapat disimpan ke dalam berbagai bentuk media penyimpanan. Adapun cara yang dilakukan untuk menyimpan suatu arsip yaitu dengan online dan tidak membutuhkan interaksi antar manusia; offline atau dengan membutuhkan interaksi antar manusia; Nearline yaitu dengan bantuan online serta bantuan interaksi antar manusia (Budiman, 2009).
3. Penemuan kembali
Fitur penemuan kembali atau pencarian arsip secara sistem merupakan fitur yang sangat dibutuhkan oleh arsip elektronik karena arsip elektronik biasanya memiliki banyak data. “Fitur yang digunakan untuk melakukan pencarian arsip elektronik sesuai keinginan user (pengguna) dengan melakukan pengetikan satu atau beberapa kata tangkap” (Sugiarto & Wahyono, 2014).
4. Pengolahan
Pengolahan adalah proses arsip elektronik yang dimulai dari aktivitas input dokumen lalu dikategorikan sesuai dengan kategori masing-masing arsip, kemudian ditentukan kata yang merupakan langkah penting dari proses pengelolaan arsip dokumen. Selain itu arsip elektronik harus menentukan masa simpan arsip elektronik karena tidak semua arsip elektronik harus disimpan selamanya, serta mengunggah file yang merupakan bagian dari file arsip tersebut.
34 5. Pendistribusian
Arsip yang sudah ditemukan, selanjutnya akan digunakan serta didistribusikan sesuai kebutuhan. Banyak cara untuk menemukan file arsip elektronik, salah satunya yaitu dengan membacanya, mencetaknya, menyimpannya, serta mengirimmnya (Sugiarto & Wahyono, 2014).
6. Penyusutan
Tahap ini bisa disebut sebagai tahap dimana arsip-arsip dinilia dan ditentukan nasib akhirnya. Pemusnahan bisa dilakukan dengan format ulang, degaussing, partisi, dan terakhir adalah pemusnahan secara fisik pada media penyimpanannya, jadi tidak bisa dilakukan hanya proses delete (Budiman, 2009).
2.4.5. Kelebihan Arsip Elektronik
Berikut adalah beberapa kelebihan dari arsip elektronik, yaitu :
• Mempercepat dalam proses pencarian kembali arsip atau dokumen sehingga dapat dimanfaatkan.
• Mempermudah pengelolaan arsip atau dokumen sehingga arsip atau dokumen tersebut lebih fleksibel dan mudah untuk dimodifikasi berdasarkan prosedur yang telah dikembangkan sehingga dapat menghemat tenaga, waktu, dan biaya.
35 • Memperkecil kemungkinan arsip atau dokumen hilang, hal ini disebabkan karena kita hanya dapat melihat di layar monitor atau mencetaknya tanpa dapat mengubahnya (Sukoco, 2007).
2.5. Dokumen
2.5.1. Pengertian Dokumen
Dokumen adalah lembaran kertas yang memuat suatu informasi yang hendak disampaikan oleh seseorang pada orang lain baik dinas maupun pribadi. Informasi tersebut dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, laporan peringatan dan lain - lain. Dokumen kerap kali menghendaki tanggapan/balasan dengan demikian terjadilah hubungan dokumen menyurat/korespondensi.
Sebagai alat komunikasi, dokumen juga berfungsi sebagai :
• Alat bukti tertulis, misalnya dokumen perjanjian, keputusan dan sebagainya.
• Alat pengingat , misalnya dokumen yang telah di arsipkan
• Dokumen histories misalnya dokumen dalam arsip lama yang digunakan kembali untuk penyelidikan mengenai keadaan masa lalu.
• Pedoman tindakan misalnya dokumen perintah, dokumen tugas,dan dokumen edaran.
36 2.6. Website
Website adalah sebuah kumpulan halaman pada suatu domain di internet yang dibuat dengan tujuan tertentu dan saling berhubungan serta dapat diakses secara luas melalui halaman depan (home page) menggunakan sebuah browser menggunakan URL website.
2.7. Local Area Network (LAN)
Local Area Network biasa disingkat LAN adalah sebuah jaringan yang dapat menghubungkan beberapa komputer yang bertujuan untuk pembagian data menjadi sebuah area lokal yang biasanya berada di dalam satu tempat.
2.8. Bahasa Pemrograman .NET
2.8.1. Pengertian .NET
Microsoft menciptakan sebuah bahasa komputer dimana bahasa komputer tersebut diciptakan untuk mengembangkan aplikasi-aplikasi yang berorientasi objek. Bahasa komputer .Net adalah bahasa komputer yang dapat memungkinkan manusia memanipulasi dan memberikan perintah ke mesin atau komputer berupa aplikasi windows ataupun aplikasi internet. Bahasa komputer .Net juga menyediakan berbagai library, modul-modul untuk memudahkan manusia.
2.8.2. Kelebihan .NET
a. Dapat diaplikasikan terhadap pengembangan aplikasi internet, seperti HTML dan XML
37 b. Dengan adanya kompabilitas maka teknologi lama dapat dirubah ke
teknologi .Net dengan mudah
c. Dapat dipadukan dengan bahasa yang berbeda agar dapat berinteraksi dengan program lain.
2.9. SQL Server
Microsoft membuat sebuah terobosan baru dalam hal penyimpanan database yaitu dengan membuat database yang diberi nama SQL Server yang dapat bersaing dengan IBM maupun oracle. SQL Server diperuntukan untuk bahasa C#, oleh karena itu SQL Server dan bahasa C# menjadi seperti satu paket dalam membuat sistem.
2.10. Implementasi
TSetelah suatu sistem dianalisa dan dirancang maka ada tahapan selanjutya yaitu tahapan implementasi. Implementasi adalah tahapan dimana sistem yang telah dirancang diuji coba oleh pengguna untuk memastikan apakah sistem yang sudah dianalisa dan dirancang sudah sesuai dengan yang diinginkan atau belum. Tahapan ini juga menguji aplikasi apakah aplikasi tersebut terdapat sebuah bug atau sudah berjalan dengan semestinya.
2.11. Studi Literatur
38
No Sumber Penulis Uraian
1 Jurnal Kalbiscientia, Institut Teknologi dan Bisnis Kalbis, Program Sistem Informasi,2016. Perancangan dan Implementasi Sistem Informasi Pengarsipan Dokumen Dinamis Pada Kementerian Perdagangan Biro Organisasi dan Kepegawaian
Riki dan Hadi Sutopo
Metode pengembangan sistem menggunakan System
Development Life Cycle (SDLC), waterfall dan Entity Relationship Diagram (ERD) untuk penggambaran sistematis hubungan antara entitas-entitas yang ada dalam sistem. Namun belum adanya sistem informasi pengarsipan dokumen sehingga pendokumentasian dokumen masih belum terstruktur, sehingga dilakukan analisa dan perancangan sistem informasi, di sini dijelaskan pengguna sistem nomor (Numerical Filling System) untuk mempermudah penelusuran 2 Jurnal Ilmiah Sisfotenika STMIK Dahlan Abdullah, Cut
Dalam melakukan penilitan menggunakan metode
39 Pontianak, Sistem
Informasi dan Teknik Informatika, 2006. Perancangan Sistem Informasi Pengarsipan pada Pdam Tirta Mon Pase Aceh Utara
Yusra Novita, Cut Ita Erliana
argumentasi melalui data yang diperoleh di lapangan
menggunakan telaah
kepustakaan (Library Review) & penelitian lapangan (Field Research), serta pembuatan diagram konteks, Data Flow Diagram (DFD) dan ERD dalam pembuatan sistem informasi. Dalam pelaksanaannya masih menggunakan sistem manual yang ditulis menggunakan buku agenda untuk mendata
berdasarkan nomor registrasi yang ditentukan sehingga pencariannya tidak efisien dan efektif. Juga memungkinkan buku tersebut hilang dan rusak . Sehingga diperlukan sistem informasi
3 Skripsi S1, Universitas Islam Negeri Jakarta,
Zhavira Rifda Fairuz
Metode penyajian data di gunakan Unified Modelling
40 Fakultas Sains dan
Teknologi, 2019. Manajemen Arsip Elektronik (Studi Kasus : Kantor Wilayah Kementerian Agama DKI Jakarta)
Language (UML) dan pengembangan sistem
menggunakan Rapid Application Development (RAD). Proses pencatatan masih manual
menggunakan media kertas, sulit dalam pencarian dan
penelusuran kembali dokumen yang ada, sehingga diusulkan pembuatan Sistem Informasi Manajemen Arsip Elektronik
4 Jurnal matematika dan komputer Indonesia Universitas Kanjuruhan Malang, 2009. Rancang Bangun Sistem
Informasi Pencatatan Arsip dan Dokumen Berbasis Web Menggunakan PHP codeingiter dan
MYSQL di Departemen
Amak Yunus Salah satu manfaat dari penelitian ini adalah dapat meningkatkan proses kegiatan birokrasi maupun administrasi dalam menangani arsip. Aplikasi pengarsipan menjadi penting apabila ingin membuat suatu keputusan dengan melihat data. Aplikasi pengarsipan juga berguna untuk menunjang akreditasi dan ISO. Kelemahan
41
MIS dari sistem yang dibuat adalah,
sistem hanya menangani pengarsipan dokumen, belum meliputi pengelolaan dokumen yang ditangani. Jadi pengelolaan dokumen yang berjalan masih pengelolaan dokumen secara manual.
5 Skripsi Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah
Jakarta,2019. Rancang Bangun E-Document Management System pada PT. Bukit Muria Jaya Karawang . Sistem Informasi
Aga
Widyansyah
Kendala-kendala yang terjadi pada PT. Bukit Muria Jaya terjadi pada bagian Legal dimana penanganan dokumen disana masih menggunakan Microsoft excel dimana penggunaan Microsoft excel tersebut dapat menghambat kinerja dari para pegawai, selain itu data dokumen juga tidak terdistribusi dengan baik. Dengan dibuatkan sistem dan aplikasi yang baru maka dokumen yang dimiliki dapat
42 terdistribusi dan terintregasi dengan baik. Namun kelemahan dari sistem ini, belum adanya security yang dapat menjaga kerahasiaan dokumen. 6 Skripsi Institut Teknologi Sepuluh Nopember, 2008. Rancang Bangun Aplikasi Management Dokumen ISO 9001 With IWA 2 PENS ITS (Metode JSP)
Abdul Rozaq Syukri, Isbat Uzzin Nadhori, Rengga Asmara
Dengan adanya pengelolaan serta penyimpanan aplikasi yang berbasis DMS memberikan dampak positif dalam
penanganan dokumen, karena dengan aplikasi DMS proses pengelolaan serta penyimpanan dokumen menjadi lebih cepat, aman, dan praktis. Aplikasi ini menyediakan halaman dimana user dapat mengelola data dokumen, sehingga pengelolaan data dokumen menjadi lebih mudah dilakukan. Kekurangan sistem aplikasi yang
menggunakan DMS adalah sistem yang kompleks
43 memungkinkan terjadinya kesalahan dan kesulitan dalam memelihara data
7 Skripsi Sistem
Informasi Universitas Islam Negeri Jakarta, 2014. Rancang Bangun E-Document
Management System pada BMT Al Munawwarah Pusat.
Arini Wulandari Dengan adanya penelitian ini maka menghasilkan sebuah sistem yaitu e-document management system. Dimana sistem ini dapat membantu pegawai BMT Al Munawwarah Pusat dalam menangani
penyimpanan, pengelolaan, dan pencarian data dokumen
nasabah. Sistem ini juga sudah mengharuskan pengguna aplikasi untuk mengupload softcopy dari data dokumen yang diinput. Namun sistem yang dibangun belum memiliki sistem keamanan untuk menjaga data dokumen yang dimiliki agar lebih terjamin keamanannya.
44 8 Skripsi Universitas Pelita Harapan,2012. Perancangan Sistem Manajemen Dokumen Elektronik Untuk Materi e-learning Sebagai Sarana Knowledge Sharing (Metode Visual
Paradigm for UML (VP UML) Community Edition 3.2)
Frans
Panduwinata
Keunggulan dari perancangan sistem ini adalah selain sistem ini berbasis web dimana semua komputer dapat mengaksesnya, sistem tersebut juga telah menyatukan penyimpanan ke dalam satu database. Dengan adanya sistem yang seperti ini, maka memungkinkan para pegawai untuk melakukan pekerjaan dengan bekerja sama (collaborative work). 9 Jurnal komunitas e-learning Ilmu Komputer, 2006 Teknologi Informasi untuk Perpustakaan Digital dan Sistem Otomasi
Romi Satria Wahono
Pengembangan aplikasi perpustakan dimana pengguna dapat meminjam serta mencari buku dengan menggunakan aplikasi tersebut. Hal ini mengakibatkan pengguna lebih mudah untuk mencari dan meminjam buku tanpa harus berlama-lama mengantri. Namun sistem yang dibuat belum dapat
45 mengupdate data buku yang apabila buku tersebut hilang atau rusak. Karena proses tersebut tetap membutuhkan pekerja lapangan untuk mengecek satu persatu buku tersebut.
10 Jurnal Alumni Kharissma STMIK Kharissma Makassar, 2013. Sistem Informasi Manajemen Elektronik pada STMIK Kharissma Makassar Jennifer Angelica, Syaiful Rahman,dan Muis Kamaruddin
Riset ini dilakukan untuk menganalisis sistem yang berjalan di STMIK Kharissma Makassar agar menghasilkan suati sistem yang dapat
mempermudah staf serta dosen untuk melihat serta mengetahui data. Hasil penelitian ini
menghasilkan sebuah sistem yang dapat menghasilkan laporan surat keluar tiap jenis surat, dan laporan surat masuk. Kelemahan dari sistem yang dihasilkan oleh jurnal ini adalah belum dapat memberikan laporan surat harian, mingguan,
46 serta bulanan untuk pengambilan kebijakan.
47 BAB III
METODE PENELITIAN
3.1. Metode Pengumpulan Data
Dalam penyusunan Laporan ini, diperlukan data – data serta informasi yang relatif lengkap sebagai bahan yang dapat mendukung kebenaran materi uraian dan pembahasan. Oleh karena itu, sebelum penyusunan Laporan ini dilakukan, maka perlu dilakukan riset atau penelitian terlebih dahulu untuk menjaring data serta informasi yang terkait. Proses pengumpulan data dapat dilakukan dengan teknik – teknik tertentu. Teknik yang dipilih dan digunakan dalam proses pengumpulan data tergantung pada sifat dan karakteristik penelitian yang dilakukan. Teknik pengumpulan data yang dilakukan adalah sebagai berikut:
3.1.1. Observasi
Pada tahap observasi peneliti mengunjungi perusahaan dengan melaksanakan pengamatan langsung proses bisnis dan kegiatan yang berlangsung pada PT. Indo Klik Solusi Tebet, Jakarta. Observasi ini dilakukan di PT. Indo Klik Solusi yang dilakukan pada :
Tempat : Bagian Legal PT. Indo Klik Solusi Tebet.
Waktu : September sampai Januari 2017
Tujuan dilakukan observasi adalah guna mengetahui apa saja informasi yang dibutuhkan disana. Kemudian dari kebutuhan yang telah didapat bisa
48 dianalisis sistem seperti apa yang akan dikembangkan untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan. Observasi yang dilakukan adalah sebagai berikut:
• Pengumpulan data dan informasi dengan cara melakukan pengamatan secara langsung dengan pihak PT. Indo Klik Solusi melihat bagaimana proses bisnis yang berlangsung pada pengelolaan Dokumen di Bagian Umum,
• Kegiatan pengamatan langsung yang dilakukan pada pengawasan Bapak Imam Faturrohmin selaku Kepala bagian umum, Bagian Umums pada PT Indo Klik Solusi,
• Pada kegiatan observasi ditemani dengan Bapak Imam Faturrohim serta memberikan data pengamatan untuk kebutuhan dalam rancang bangun
Sistem Informasi Pengarsipan Dokumen pada PT Indo Klik Solusi. Seperti data dan proses apa saja yang berjalan dan dikelola di bagian Bagian Umum sehingga nantinya dokumen tersebut tersimpan secara manual dan mempermudah kegiatan operasional PT. Indo Klik Solusi.
3.1.2. Wawancara
Peneliti melakukan wawancara langsung dengan Bapak Imam Faturrohmin selaku Kepala bagian umum bagian Bagian Umum pada PT. Indo Klik Solusi yang beralokasi di JL. Tebet Timur Raya NO 4D- Tebet, Jakarta Selatan pada tanggal 2 Januari 2019. Wawancara ini dilakukan dengan cara diskusi mengenai
49 permasalahan yang dihadapi dan penanganannya, mekanisme sistem yang sedang berjalan, dan sebagainya.
Pada saat wawancara, peneliti juga mengumpulkan data – data yang digunakan di dalam proses bisnis yang berjalan. Pada PT. Indo Klik Solusi masih menggunakan pencatatan manual, dimana proses pencatatan dokumen dilakukan dengan menggunakan program Microsoft Excel. Dari hasil wawancara, peneliti mendapatkan informasi mengenai proses pencatatan dokumen, dan pelaksanaan kegiatan pengarsipan terhadap dokumen yang ada, serta informasi lainnya yang berguna dalam menganalisis dan merancang Sistem Informasi Pengarsipan Dokumen pada PT. Indo Klik Solusi, seperti:
• Alur sistem yang sedang berjalan,
• Kelemahan sistem yang sedang berjalan,
• Kebutuhan sistem,
• Prosedur pencatatan dokumen, pengarsipan dokumen, serta pengurusan dokumen
3.1.3. Studi Pustaka
Di dalam studi pustaka ini, penulis mengumpulkan, membaca, dan mempelajari teori yang ada di dalam buku dan karya ilmiah yang berhubungan dengan topik pemesanan produk. Studi ini berguna untuk mengumpulkan data-data yang dibutuhkan. Studi yang dilakukan sebelum pemilihan masalah,
