PSI : Rancang Bangun Sistem Informasi Pengarsipan Dokumen Pada PT. Garudafood Putra Putri Jaya Gresik.

(1)

PUTRA PUTRI JAYA GRESIK

PROYEK SISTEM INFORMASI

Nama : PRIYATAMA KRISYUDHA ARIESANTO NIM : 11390100022

Program : DIII (Diploma Tiga) Jurusan : Manajemen Informatika

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER

SURABAYA

(2)

vi

ABSTRAK

Bagian PDCA (Plan Do Check Action) memiliki peran yang penting

dalam perusahaan. Dalam kenyataannya pengarsipan dokumen, mengontrol

dokumen yang ada di kantor improvement, menganalisis data masih

menggunakan cara manual dengan excel dan sering data tersebut hilang. Data

dokumen tersebut sangat penting karena setiap bulan terdapat rapat dan akan

membutuhkan data-data tersebut.

Berdasarkan masalah di atas, maka dengan dibuatnya sistem pengarsipan

dokumen di harapkan dapat membantu kinerja dan dapat memperoleh informasi

tentang dokumen secara akurat, efesien dan tepat. Maka dibuatnya sebuah “Sistem

Informasi Pengarsipan Dokumen”.

Dengan sistem informasi tersebut maka kinerja pegawai menjadi semakin meningkat. Kebutuhan data dokumen dan informasi mengenai surat menyurat secara struktural dapat diakses dengan efektif dan efisien dari sistem yang telah komputerisasi.

(3)

x

2.2 Struktur Organisasi “PT. GarudaFood Putra Putri Jaya” ... 6

2.3 Deskripsi Tugas ... 7

2.4 Analisis Sistem yang sedang Berjalan ... 8

2.5 Dokumen Input Output ... 10

BAB III LANDASAN TEORI ... 13

(4)

xi

4.2.3 Entity Relational Diagram ... 27

4.2.4 Struktur File ... 29

4.2.5 Desain Input Output ... 32

BAB V IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN ... 43

5.1 Sistem yang Digunakan ... 43

5.2 Cara Setup Program ... 43

5.3 Penjelasan Pemakaian Program ... 47

BAB VI PENUTUP ... 60

6.1 Kesimpulan ... 61

6.2 Saran ... 56

DAFTAR PUSTAKA ... 62

(5)

xii

Tabel 4.1 Tabel Data Pegawai ... 29

Tabel 4.2 Tabel Data Dokumen ... 29

Tabel 4.3 Tabel Data Departemen ... 30

Tabel 4.4 Tabel Data Rak ... 30

Tabel 4.5 Tabel Peminjaman Dokumen ... 31

Tabel 4.6 Tabel Pengembalian Dokumen ... 31

Tabel 4.7 Tabel Pemusnahan Dokumen ... 32

(6)

xiii

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar 2.1 Struktur Organisasi ... 7

Gambar 2.2 Document Flow Peminjaman Dokumen ... 9

Gambar 2.3 Document Flow Pengembalian Dokumen ... 10

Gambar 2.4 Document Flow Pemusnahan Dokumen ... 11

Gambar 2.5 Peminjaman Dokumen ……… ... 12

Gambar 4.1 System Flow Peminjaman Dokumen ... 18

Gambar 4.2 System Flow Pengembalian Dokumen ... 19

(7)

xiv

Gambar 4.20 Desain I/O Form Laporan Peminjaman ... 40

Gambar 4.21 Desain I/O Form Laporan Pengembalian ... 41

Gambar 4.22 Desain I/O Form Laporan Pemusnahan ... 42

Gambar 5.1 Tampilan Add Remove Program ... 44

Gambar 5.2 Tampilan Halaman Awal Instalasi ... 45

Gambar 5.3 Tampilan Select Instalation Folder ... 46

Gambar 5.4 Tampilan Browse Folder Directory ... 46

Gambar 5.5 Tampilan Confirm Installation ... 47

Gambar 5.6 Tampilan Installation Complete ... 47

Gambar 5.7 Form Login ... 48

Gambar 5.14 Form Pengembalian Dokumen ... 55

Gambar 5.15 Form Pemusnahan Dokumen ... 56

Gambar 5.16 Form Laporan Peminjaman ... 58

Gambar 5.17 Form Laporan Pengembalian ... 58

(8)

xv

DAFTAR LAMPIRAN

Halaman

Lampiran 1. Surat Survey ... 63

Lampiran 2. Hasil Wawancara ... 64

Lampiran 3. Dokumen Standard Operasional Prosedure ... 65

Lampiran 4. Dokumen Standard ... 66

Lampiran 5. Dokumen Work Instruction ... 67

Lampiran 6. Laporan Peminjaman Dokumen ... 68

Lampiran 7. Laporan Pengembalian Dokumen ... 69

Lampiran 8. Laporan Pemusnahan Dokumen ... 70

Lampiran 9 Listing Peminjaman Dokumen ... 71

Lampiran 10. Listing Pengembalian Dokumen ... 79

(9)

1

1.1 Latar Belakang Masalah

Teknologi Informasi yang sangat berkembang dirasakan hampir

diseluruh bidang baik itu di perusahaan skala besar maupun skala kecil. Teknologi

Informasi tersebut dapat digunakan pada berbagai sektor seperti keuangan,

pendidikan, sumber daya manusia dan lain-lain. Salah satu manfaat yang sangat

membantu adalah dengan menerapkan untuk kegiatan pengelolaan administrasi,

yaitu pengarsipan dokumen. Pengarsipan dokumen pengumpulan dari berbagai

dokumen untuk disimpan atau dipelihara agar memudahkan pencarian kembali

dokumen tersebut. Pada umumnya pengarsipan dokumen dilakukan dengan

menyimpan di tempat tertentu yang disesuaikan dengan katalog dokumen.

Dalam melaksanakan kegiatannya, departemen PDCA banyak

menggunakan pengarsipan dokumen untuk melakukan control document dan

analisis dokumen untuk mengambil sebuah keputusan. Dalam pengambilan

keputusan sangat kurang dikarenakan pengarsipan dokumen masih dilakukan

secara manual dan pasti akan memerlukan sebuah laporan dokumen tersbut setiap

bulanannya. Sering banyaknya dokumen yang ditangani membuat kesulitan untuk

melakukan pencarian dan pengambilan keputusan. Selain itu juga terjadi

kehilangan dokumen penting karena tidak adanya pencatatan yang jelas mengenai

(10)

2

Dengan adanya masalah di atas, maka dibutuhkan suatu aplikasi sistem

informasi yang dapat membantu dalam melakukan pengarsipan dokumen agar

tidak terjadi kehilangan dokumen.

Penerapan Aplikasi Sistem Informasi Pengarsipan Dokuem diharapkan

mampu menjamin keamanan dokumen, mempermudah kinerja pegawai, sehingga

aktivitas di departemen tersbut berjalan dengan lebih efektif lagi.

1.2 Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas maka dapat di rumuskan permasalahan

yaitu :

a. Bagimana merancang bangun sistem yang terkomputerisasi untuk kegiatan

peminjaman dokumen, pengembalian dokumen dan pemusnahan dokumen.

1.3

Pembatasan Masalah

Berdasarkan rumusan di atas, maka batasan maslah dalam pembuatan

aplikasi ini adalah sebagai berikut :

a. Sistem ini yang dibahas meliputi data dokumen, data departemen, data rak,

data pegawai dan laporan dokumen

b. Aplikasi yang dibuat meliputi sistem peminjaman dokumen, pengembalian

dokumen, pemusnahan dokumen dan pencarian dokumen.

c. Aplikasi ini menghasilkan beberapa laporan yaitu laporan peminjaman

dokumen, laporan pengembalian dokumen, laporan data dokumen dan laporan

(11)

1.4 Tujuan

Berdasarkan batasan maslah di atas, makan tujuan dalam pembuatan

aplikasi adalah sebagai berikut :

a. Mempermudah melakukan pengarsipan dokumen.

b. Mempermudah pencarian dokumen.

c. Meningkatkan akuratan dalam penempatan dokumen.

d. Mempermudah melakukan transaksi peminjaman dokumen, pengembalian

dokumen, dan pemusnahan dokumen.

1.5 Manfaat

Manfaat yang diharapkan dalam Rancang Bangun Sistem Informasi

Pengarsipan Dokumen Pada PT. GarudaFood Putra Putri Jaya Gresik ini adalah :

a. Dapat mengetahui semua data dokumen setiap periode.

b. Dapat mempermudah mencari dokumen atau pengarsipan kembali.

c. Mengetahui peminjaman dokumen dengan jelas.

d. Mengetahui status dokumen dengan cepat.

e. Mengetahui dokumen yang belum kembali pada waktunya.

1.6 Sistematika Penulisan

Untuk memudahkan dalam memahami persoalan dan pembahasannya,

maka penulisan laporan proyek sistem informasi ini dibuat dengan sistematika

(12)

4

Bab pertama pendahuluan menjelaskan mengenai latar belakang dalam

pembangunan sistem informasi pengarsipan dokumen, perumusan masalah yang

ingin diselesaikan dari sistem yang sudah ada, pembatasan masalah untuk sistem

pada akhirnya, tujuan dari pembangunan sistem informasi pengarsipan dokumen,

juga kontribusi yang diharapkan dapat bermanfaat untuk kemajuan PT.

GarudaFood dalam melakukan pengarsipan dokumen.

Bab kedua hasil survey menjelaskan mengenai identitas perusahaan,

meliputi sejarah berdirinya perusahaan, dasar sistem yang telah diterapkan pada

perusahaan, serta struktur organisasi perusahaan tersebut.

Bab ketiga landasan teori berisi tentang definisi dan penjelasan yang

lebih detil mengenai konsep yang digunakan untuk merancang desain sistem yang

akan dibangun, yaitu meliputi penjelasan mengenai konsep dasar sistem

informasi, variabel dalam sistem pengarsipan, entity relationship diagram (ERD),

sistem flow, data flow diagram (DFD), program penunjang pembuatan sistem, dan

teori-teori lain yang berhubungan dengan pembangunan dan pengembangan

sistem..

Bab keempat analisis dan desain berisi penjelasan tentang jenis model

yang diambil atau digunakan dan menjelaskan mengenai identifikasi masalah dan

bagaimana sistem tersebut dibuat, dilanjutkan dengan perancangan sistem yang

meliputi Sistem Flow, ContextDiagram, HIPO, Data Flow Diagram( DFD ),

Entity Relationship Diagram (ERD), Conceptual Database dan Physical

Database.

Bab kelima implementasi dan pembahasan membahas tentang sistem

(13)

maupun software. Selain itu, di dalam bab ini juga menjelaskan tentang cara

penggunaan dari aplikasi ini.

Bab keenam berisi mengenai kesimpulan dan saran yang diharapkan

dapat bermanfaat untuk pembaca laporan sistem penggajian pegawai yang telah

dibangun ini. Kesimpulan yang dihasilkan didapat berdasarkan hasil evaluasi dari

sistem yang telah dibuat dan diterapkan. Saran yang diberikan lebih mengacu

dalam hal pengembangan sistem, baik dalam pemrograman yang masih dalam

(14)

6

BAB II HASIL SURVEY

2.1 Gambaran Umum PT. GarudaFood Putra Putri Jaya Gresik

GarudaFood Group berawal dari PT Tudung, didirikan di Pati, Jawa

Tengah, pada 1958 dan bergerak di bisnis tepung tapioka. Pada 1979 PT Tudung

berganti nama menjadi PT Tudung Putrajaya (TPJ). Pendiri perusahaan adalah

mendiang Darmo Putro, mantan pejuang yang memilih menekuni dunia usaha

setelah bangsa Indonesia merdeka.

Pada awal 1987 TPJ mulai menjual hasil produksi kacangnya dengan

merk Kacang Garing Garuda, yang belakangan dikenal dengan Kacang Garuda.

Di tingkat nasional, GarudaFood juga dipersepsi positif sebagai salah

satu perusahaan makanan dan minuman idaman. Survey yang dilakukan Frontier

dan majalah BusinessWeek Indonesia di Jakarta dan Surabaya pada 2006 dan

2007 menyebutkan GarudaFood berada di urutan ketiga Indonesian Most

Admired Company (IMAC). GarudaFood juga aktif menjalankan program

corporate social responsibility (CSR) di bawah bendera GarudaFood Sehati.

2.2 Struktur Organisasi PT. GarudaFood Putra Putri Jaya Gresik

Bagan struktur organisasi tersebut dapat dilihat seperti pada gambar di

(15)

Gambar 2.1 Struktur Organisasi

2.3 Deskripsi Tugas

Berdasarkan struktur organisasi pada gambar 2.1 dapat di deskripsikan

tugas yang dimiliki oleh setiap bagian yang bersangkutan sebagai berikut :

a. Head Of Manufacture

Pemimpin dari seluruh departemen dan karyawan serta mengawasi jalannya

proses bisnis yang ada pada PT. GarudaFood Putra Putri Jaya.

b. Busines Unit

Bagian yang bergerak di bidang pengembangan bisnis dan usaha dari

perusahaan.

c. PPIC

(16)

8

d. Quality Assurance

Bertugas untuk mengendalikan kualitas proses produksi dan produk jadi,sesuai

standard mutu yang di inginkan.

e.

Production Departement Head

Bertugas untuk memproduksi bahan baku menjadi bahan jadi.

f.

Technic Departement Head

Bertugas untuk mengawasi mesin produksi.

g.

PDCA

Bertugas untuk menganalisis dokumen.

2.4 Analisis Sistem yang Sedang Berjalan

Berdasarkan hasil studi lapangan yang dilakukan pada PT. GarudaFood

Putra Putri Jaya Gresik, dapat dibuat analisis sistem yang ada sebagai berikut :

2.4.1 Document Flow Peminjaman Dokumen

Pada Gambar 2.2 Document Flow Peminjaman Dokumen dimulai dari

kepala departemen meminjam dokumen ke bagian staff dokumen control.

Kemudian staff melakukan pencarian dokumen kalau dokumen yang dipinjam ada

staff akan mengambilkan dokumen, kalau tidak ada staff akan mengatakan ke

kepala departemen bahwa dokumen yang ingin dipinjam tidak ada. Setelah

(17)

Gambar 2.2 Document Flow Peminjaman Dokumen.

2.4.2 Document Flow Pengembalian Dokumen

Pada Gambar 2.3 Document FlowPengembalian Dokumen dimulai dari

kepala departemen mengembalikan dokumen ke bagian staff dokumen control.

Staff dokumen mencari data peminjam dokumen kalau data peminjam ada dalam

buku staff akan melakukan pencatatan pengembalian dokumen, setelah melakukan

(18)

10

Gambar 2.3 Document Flow Pengembalian Dokumen.

2.4.3 Document Flow Pemusnahan Dokumen

Pada Gambar 2.4 Document Flow Pemusnahan Dokumen dimulai dari

staff Dokumen Control melalukan mengisi form pemusnahan kemudian form

(19)

form di tanda tangani staff dokumen control akan fotocopy dokumen yang sudah

di tanda tangani, kemudian form tersbut beserta dokumen yang akan dimusnahkan

diberikan kepada staff yang bertugas untuk melakukan pemusnahan dokumen.

(20)

12

2.5 Dokumen Input Output

Berdasarkan hasil dari studi lapangan pada PT. GarudaFood Putra Putri

Jaya Gresik, terdapat dokumen input dan output yang diperlukan dalam

menangani proses yang ada pada PT. GarudaFood Putra Putri Jaya Gresik.

Dokumen input dan output yang di dapat salah satunya adalah sebagai berikut :

a. Dokumen Peminjaman Dokumen

Dalam dokumen peminjaman dokumen, staff akan mencari dokumen

yang akan di pinjam, dokumen yang biasa dipinjam oleh pegawai seperti Gambar

2.5

(21)

(22)

13

BAB III LANDASAN TEORI

3.1 Sistem Informasi

Dalam kehidupan sehari-hari orang sering menyamakan makna istilah sistem

dengan cara. Istilah sistem dari bahasa Yunani yaitu Systema yang berarti penempatan

atau mengatur.

Pengertian sistem menurut Mulyadi (2008 : 2) adalah “sekelompok unsur yang

erat berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai

tujuan tertentu”.

Sedangkan menurut Agus Mulyanto (2009:29)“Sistem informasi merupakan

suatu komponen yang terdiri dari manusia, teknologi informasi, dan prosedur kerja yang

memproses, menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan informasi untuk mencapai

suatu tujuan”.

Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur didefinisikan bahwa

”sistem yaitu suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan,

berkumpul bersama-sama untuk melakukan kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran

tertentu” Al-barha bin ladjamudin (2005 : 10).

3.2 Analisis Sistem

Menurut Jogiyanto (2004:129) analisa sistem dapat didefinisikan sebagai

penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya

dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan -

permasalahan, kesempatan - kesempatan, hambatan – hambatan yang terjadi dan

(23)

perbaikannya. Tahap analisis dilakukan setelah tahap perencanaan sistem dan sebelum

tahap desain sistem.

Menurut Mulyadi (2001:40) analisis sistem adalah sebuah tahapan dalam

pengembangan sistem yang akan menghasilkan berbagai dokumen yang menyajikan

rencana pekerjaan yang akan dilaksanakan untuk mengembangkan sistem tersebut.

Menurut McLeod (2004 :138) analisis sistem adalah penelitian atas sistem yang

telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem yang baru atau diperbarui.

3.3 Desain Sistem

Setelah tahap analisa sistem selesai dilakukan, maka analis sistem telah

mendapatkan gambaran yang jelas apa yang harus dikerjakan. Kemudian memikirkan

bagaimana membentuk sistem tersebut. Menurut Jogiyanto (2004:197) desain sistem

dapat diartikan sebagai berikut :

a. Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem.

b. Pendefinisian dari kebutuhan – kebutuhan fungsional.

c. Persiapan untuk rancang bangun implementasi.

d. Menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk.

e. Berupa gambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa

elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi.

f. Menyangkut konfigurasi dari komponen – komponen perangkat lunak dan perangkat

keras dari suatu sistem.

3.4 Arsip

Menurut Undang-Undang (UU) Nomor 43 Tahun 2009 mengenai

Kearsipan, beberapa pengertian mengenai arsip dan kearsipan telah terangkum di

(24)

15

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan

media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang

dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga

pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan.

3.5 Dokumen

G.J. Renier, sejarawan terkemuka dari University College London,

(1997; 104) menjelaskan Arti Dokumen dalam tiga pengertian, pertama dalam arti

luas, yaitu yang meliputi semua sumber, baik sumber tertulis maupun sumber

lisan; kedua dalam arti sempit, yaitu yang meliputi semua sumber tertulis saja;

ketiga dalam arti spesifik, yaitu hanya yang meliputi surat resmi dan

surat-surat negara, seperti surat-surat perjanjian, undang-undang, konsesi, hibah dan

sebagainya.

(25)

16

4.1 Analisa Sistem

Analisis sistem bertujuan untuk mengidentifikasi permasalahan -

permasalahan yang ada pada sistem dimana aplikasi dibangun yang meliputi

perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software) dan pengguna. Analisis

ini diperlukan sebagai dasar bagi tahapan perancangan sistem.Analisis sistem

meliputi identifikasi permasalahan, spesifikasi aplikasi, spesifikasi pengguna, dan

lingkungan operasi.

Aplikasi Pengarsipan ini merupakan aplikasi yang menangani

peminjaman dokumen, pengembalian dokumen dan pemusnahan dokumen agar

dapat menampilkan data dengan baik. Agar dapat mengolah data-data karyawan

dengan baik maka dibutuhkan adapnya program yang dapat menampilkan

data-data karyawan dimana didalamnya telah terintegrasi data-data satu dengan data-data yang

lainnya yaitu data karyawan, peminjaman dokumen, dan pengembalian dokumen.

Document Flow memuat hasil analisis yang dibuat berdasarkan hasil

survey ke PT. GarudaFood Putra Putri Jaya Gresik. Dokumen Flow

menggambarkan seluruh proses yang berhubungan dalam kegiatan peminjaman

dokumen, dan pengembalian dokumen.

Dalam menentukan arah atau alur suatu sistem dibutuhkan suatu cara

perancangan untuk mendeskripsikan bagaimana tiap langkah yang dilakukan

(26)

17

mengenai cara kerja dari sistem yang akan dibangun berdasarkan alur rancangan

sistem terkomputerisasi.

4.1.1 Document Flow Peminjaman Dokumen

Document Flow Peminjaman Dokumen dimulai dari pegawai meminjam

dokumen ke bagian staff dokumen control. Staff dokumen control mengambilkan

dokumen di rak, kemudian setelah mengambilkan staff akan mencatat dokumen

yang keluar untuk disimpan kemudian dokumen akan di berikan ke pegawai.

4.1.2 Document Flow Pengembalian Dokumen

Document Flow Pengembalian Dokumen dimulai dari pegawai

mengembalikan dokumen ke bagian staff dokumen control. Staff dokumen

kontrol mencatat dokumen yang telah di pinjam oleh pegawai, setelah mencatat

staff akan menyimpan dokumen tersebut ke rak.

4.2 Desain Sistem

Perancangan sistem ini dimaksudkan untuk membantu memecahkan

masalah pada sistem yang sedang berjalan dan merupakan suatu sistem yang baik

dan sesuai dengan kebutuhan semua pihak. Rancangan yang baik harus melalui

beberapa tahap-tahap perncangan mulai dari System Flow, Context Diagram,

HIPO, ERD, DFD, Conceptual Data Model (CDM), Phisical Data Model (PDM),

(27)

4.2.1 System Flow

System Flow memuat hasil analisis yang dibuat berdasarkan hasil survey

ke PT. GarudaFood Putra Putri Jaya Gresik. Dalam menentukan arah atau alur

suatu sistem dibutuhkan suatu cara perancangan untuk mendeskripsikan

bagaimana tiap langkah yang dilakukan dalam sistem dan pengguna dapat

diketahui, agar didapatkan suatu gambaran mengenai cara kerja dari sistem yang

akan dibangun berdasarkan alur rancangan sistem terkomputerisasi.

A. System Flow Maintance Data Master

(28)

19

Pada Gambar 4.1 System Flow Peminjaman Dokumen menjelaskan alur

proses yang terjadi apabila kepala departemen akan meminjam dokumen. Proses

ini dimulai dari kepala departemen meminjam dokumen sesuai data dokumen

yang dipinjam. Jika data dokumen belum ada pada tabel peminjaman , maka akan

menampilkan data transaksi peminjaman. Data transaksi peminjaman yang

ditampilkan diisi dan disimpan pada tabel peminjaman.

B. System Flow Pengembalian Dokumen

(29)

Pada gambar 4.2 System Flow Pengembalian Dokumen, menjelaskan

bagaimana alur proses yang terjadi jika kepala departemen akan mengembalikan

dokumen. Proses dimulai dari kepala departemen memberikan data dokumen yang

dipinjam. Jika data dokumen yang dipinjam ada pada transaksi peminjamannya,

maka akan mengganti status peminjaman kepala departemen menjadi tidak

meminjam.

C. System Flow Pemusnahan Dokumen

Gambar 4.4 System Flow Pemusnahan Dokumen

(30)

21

Pada gambar 4.3 System Flow Pemusnahan Dokumen, menjelaskan

bagaimana alur proses terjadi jika staff dokumen kontrol akan melakukan

pemusnahan dokumen. Proses dimulai dari staff dokumen kontrol akan

memasukan data dokumen, kemudian sistem akan mengecek data dokumen yang

akan dimusnahkan, kalau dokumen ada sistem akan menampilkan data dokumen

sistem akan menyimpan transaksi pemusnahan. Setelah menyimpan staff akan

mencetak rekap pemusnahan yang akan diberikan kepada pegawai untuk

melakukan pemunahan.

4.2.2 Data Flow Diagram

Data Flow Diagram (DFD) merupakan perangkat yang digunakan pada

metodologi pengembangan sistem yang terstruktur. DFD menggambarkan seluruh

kegiatan yang terdapat pada sistem secara jelas.

A. Context Diagram

Aplikasi Sistem Informasi Pengarsipan Dokumen terdiri atas empat

External Entity, yaitu Staff Dokumen Kontrol, Pegawai, Kepala Departemen .

Context Diagram dapat dilihat pada Gambar 4.4.

Pada external entity pegawai akan memasukkan data dokumen, data

pegawai dan data rak. Staff dokumen kontrol akan melakukan pencarian dokumen

untuk mengetahui letak dokumen, setelah melakukan pencarian staff akan

melakukan peminjaman dokumen yang akan dipinjam oleh pegawai, kemudia

(31)

Laporan Pengembalian Dokumen

Gambar 4. 4 ContextDiagram

B. Hierarchy Input Output (HIPO)

Gambar 4.5 adalah Hierarchy Input Output dari Sistem Informasi

Pengarsipan Dokumen pada PT. GarudaFood Putra Putri Jaya Gresik. Fungsi dari

Hierarchy Input Output adalah memberikan gambaran proses dan subproses yang

(32)

23

Gambar 4.5 Hierarchy Input Output

C. DFD level 0 Sub Proses Data Master

Setelah membuat context diagram dari sistem Sistem Informasi

Pengarsipan Dokumen pada PT. GarudaFood Putra Putri Jaya Gresik, untuk

selanjutnya context diagram tersebut akan dibagi menjadi sub-sub proses yang

lebih kecil. Context diagram dapat dilihat pada Gambar 4.4. Dan hasil decompose

itu sendiri disebut DFD Level 0, dan DFD Level 0 itu sendiri terdiri dari tiga

proses utama yairtu maintenance data master, transaksi, dan laporan. tiga proses

utama itu juga dapat dibagi menjadi sub-sub proses yang lebih kecil, dan sub-sub

proses yang kecil itu sendiri masih saling berkaitan antara yang satu sama yang

(33)

(34)

25

D. DFD Level 1 Sub Proses Mengolah Data Master

DFD Level 1 ini adalah pengembangan dari sub proses maintenance

yang ada pada level 0, untuk lebih jelasnya bisa di lihat pada Gambar 4.7.

[Data Pegawai Disimpan]

Gambar 4.7 DFD Level 1 Mengolah Data Master

E. DFD Level 1 Sub Proses Transaksi

DFD Level 1 ini adalah pengembangan dari sub proses transaksi yang

(35)

[Data Pegawai Dibaca]

Gambar 4.8 DFD Level 1 Sub Proses Transaksi

F. DFD Level 1 Sub Proses Laporan

DFD Level 1 ini adalah pengembangan dari sub proses pembuatan

laporan yang ada pada level 0, untuk lebih jelasnya bisa di lihat pada Gambar 4.9.

[Data Pengembalian Dibaca]

(36)

27

4.2.3 Entity Relationship Diagram

Setelah dilakukan analisis terhadap sistem, langkah berikutnya

perancangan sistem. Dimana dalam perancangan sistem ini dapat memberikan

tentang gambaran sistem yang dibuat. Dengan menggunakan model dan beberapa

tahap yaitu :

A. Conceptual Data Model (CDM)

Conceptual Data Model (CDM) untuk sistem yang direncanakan dapat

dilihat pada Gambar 4.9.

(37)

A. Physical Data Model (PDM)

Physical Data Model (PDM) untuk sistem yang direncanakan terlihat

dalam Gambar 4.10.

Gambar 4.11 Physical Data Model.

4.2.4 Struktur File

Dalam hal merancang struktur tabel yang diperlukan, meliputi nama

tabel, nama atribut, tipe data, serta data pelengkap seperti primary key, foreign

key, dan sebagainya. Rancangan basis data aplikasi ini terdiri dari tabel-tabel

(38)

29

1. Tabel Pegawai

Nama Tabel : Tabel Pegawai

Primary Key : Nip_Pegawai

Foreign Key : -

Fungsi : Menyimpan data pegawai

Tabel 4.1 Tabel Data Pegawai

No. Nama_Field Type_data Constraint

1 nip_pegawai varchar(10) Primary Key 2 nama_pegawai varchar(100) NULL

3 departemen varchar(50) NULL

4 grade int NULL

5 nip_supervisor varchar(10) Primay Key 6 nama_supervisor varchar(100) NULL

2. Tabel Dokumen

Nama Tabel : Tabel Dokumen

Primary Key : No_Dokumen

Foreign Key : -

Fungsi : Menyimpan data dokumen

Tabel 4.2 Tabel Data Dokumen

3. Tabel Departemen

1 No_dokumen varchar(10) Primary Key

2 Nama_dokumen varchar(100) NULL

(39)

Nama Tabel : Tabel Departemen

Primary Key : Kode_Departemen

Foreign Key : -

Fungsi : Menyimpan data departemen

Tabel 4.3 Tabel Data Departemen

1 Kode_Departemen int Primary Key

2 Nama_departemen varchar(50) NULL

3 Kepala_departemen Varchar(100) NULL

.

Tabel 4.4 Tabel Data Rak

No. Nama_Field Type_data Constraint

1 No_Rak int Primary Key

2 Nama_rak varchar(50) NULL

5. Tabel Peminjaman Dokumen

Nama Tabel : Tabel Peminjaman Dokumen

Primary Key : No_Peminjaman_Dokumen

Foreign Key : NIP_Pegawai

(40)

31

Tabel 4.5 Tabel Peminjaman Dokumen

1 No_Peminjaman_Dokumen varchar(10) Primary Key

2 Tanggal_Peminjaman date NULL

3 NIP_Pegawai varchar(10) Foreign Key

4 Nama_Dokumen varchar(50) NULL

5 No_Dokumen varchar(10) Foreign Key

6. Tabel Pengembalian Dokumen

Nama Tabel : Tabel Pengembalian Dokumen

Primary Key : No_Pengembalian_Dokumen

Foreign Key : No_Peminjaman_Dokumen

Fungsi : Menyimpan pengembalian dokumen

Tabel 4.6 Tabel Pengembalian Dokumen

1 No_Pengembalian_Dokumen varchar(10) Primary Key

2 Tanggal_Pengembalian date NULL

3 Tanggal Peminjaman date NULL

4 No_Peminjaman varchar(50) Foreign Key

6 Nama_Pegawai varchar(100) NULL

(41)

7. Tabel Pemusnahan Dokumen

Nama Tabel : Tabel Pemusnahan Dokumen

Primary Key : No_Pemusnahan_Dokumen

Foreign Key : No_Pemusnahan_Dokumen

Fungsi : Menyimpan pemusnahan dokumen

Tabel 4.7 Tabel Pemusnahan Dokumen

1 No_Pemusnahan_Dokumen varchar(10) Primary Key

2 Tanggal_Pemusnahan date NULL

4 Nama_Pegawai varchar(100) NULL

5 Departemen varchar(50) NULL

4.2.5 Desain Input Output

Desain inputoutput merupakan rancangan input/output berupa form untuk

memasukkan data dan laporan sebagai informasi yang dihassilkan dari

pengolahan data. Desain inputoutput juga merupakan acuan pembuat aplikasi

dalam merancang dan membangun sistem.

A. Form Login

(42)

33

Pada Gambar 4.11 merupakan gambar desain input untuk form login.

Form desain input login digunakan jika user ingin masuk ke dalam program.User

harus memasukkan username dan password yang mereka miliki. Jika username

dan password benar maka user dapat masuk ke dalam program. User dapat

mengakses menu-menu yang ada pada program, tetapi hanya sesuai dengan hak

akses yang mereka miliki.

B. Form Master Pegawai

Gambar 4.13 Form Data Pegawai

Form master pegawai inidigunakan untuk mencatat data pegawai. Pada

form diatas terdapat inputan data yang harus diisi. Setelah itu tekan tombol

simpan dan data akan masuk pada list data pegawai. Pada form ini juga terdapat

(43)

C. Form Data Departemen

Gambar 4.14 Form Data Departemen

Form master departemen ini digunakan untuk mencatat data departemen.

Pada form diatas terdapat inputan data yang harus diisi. Setelah itu tekan tombol

simpan dan data akan masuk pada list data departemen. Pada form ini juga

terdapat tombol ubah untuk mengubah data departemen, tombol hapus untuk

(44)

35

D. Form Data Dokumen

Gambar 4.15 Form Data Dokumen

Form master dokumen ini digunakan untuk mencatat data dokumen. Pada

form diatas terdapat inputan data yang harus diisi. Setelah itu tekan tombol

simpan dan data akan masuk pada list data dokumen. Pada form ini juga terdapat

tombol ubah untuk mengubah data dokumen, tombol hapus untuk menghapus

(45)

E. Form Data Rak

Gambar 4.16 Form Data Rak

Form master rak ini digunakan untuk mencatat data rak. Pada form diatas

terdapat inputan data yang harus diisi. Setelah itu tekan tombol simpan dan data

akan masuk pada list data rak. Pada form ini juga terdapat tombol ubah untuk

(46)

37

F. Form Peminjaman Dokumen

Gambar 4.17 Form Peminjaman Dokumen

Pada form peminjaman dokumen ini user memasukan nip pegawai

otomatis akan keluar nama pegawai dan departemen, user juga hanya

memasukkan no dokumen otomatis nama dokumen dan nama rak akan keluar

otomatis berdasarkan no dokumen. Tombol simpan untuk menyimpan di list

peminjaman dokumen, tombol ubah untuk mengubah data peminjaman dokumen

(47)

G. Form Pengembalian Dokumen

Gambar 4.18 Form Pengembalian Dokumen

Pada form pengembalian dokumen ini user memasukan no peminjaman

otomatis tanggal pengembalian, nip pegawai, nama pegawai, departemen, no

dokumen, nama dokumen akan otomatis keluar berdasarkan no peminjaman.

Tombol simpan untuk menyimpan di list pengembalian dokumen, tombol ubah

untuk mengubah data pengembalian dokumen dan tombol delete untuk

(48)

39

H. Form Pemusnahan Dokumen

Gambar 4.19 Form Pemusnahan Dokumen

Pada form pemusnahan dokumen ini user memasukan nip pegawai

otomatis nama pegawai, departemen berdasarkan nip pegawai, kemudian user

memasukkan no dokumen otomatis nama dokumen keluar berdasarkan inputam

no dokumen. Tombol simpan untuk menyimpan di list pemusnahan dokumen,

tombol ubah untuk mengubah data pemusnahan dokumen dan tombol delete untuk

(49)

I. Form Laporan Peminjaman Dokumen

Gambar 4.20 Laporan Peminjaman Dokumen

Form Laporan Peminjaman Dokumen ini dapat menampilkan laporan

peminjaman dokumen setiap kali setelah menginputkan data peminjaman. Pada

tombol exit berfungsi untuk keluar dari form laporan peminjaman dokumen,

(50)

41

J. Form Laporan Pengembalian Dokumen

Gambar 4.21 Laporan Pengembalian Dokumen

Form Laporan Pengembalian Dokumen ini dapat menampilkan laporan

pengembalian dokumen setiap kali setelah menginputkan data pengembalian.

Pada tombol exit berfungsi untuk keluar dari form laporan pengembalian

(51)

K. Form Laporan Pemusnahan Dokumen

Gambar 4.21 Laporan Pemusnahan Dokumen

Form Laporan Pemusnahan Dokumen ini dapat menampilkan laporan

pemusnahan dokumen setiap kali setelah menginputkan data pemusnahan. Pada

tombol exit berfungsi untuk keluar dari form laporan pemusnahan dokumen,

(52)

43

BAB V

IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN

5.1 Sistem yang Digunakan

Berikut ini adalah hardware dan software yang dibutuhkan untuk

menggunakan program Sistem Informasi Pengarsipan Dokumen pada PT.

GarudaFood Putra Putri Jaya Gresik, yaitu

A. Hardware dengan spesifikasi minimal sebagai berikut:

1. Processor Intel Core Duo

2. Memory DDR2 RAM 1 GB

3. Hardisk 320 GB

B. Software dengan spesifikasi sebagai berikut:

1. Microsoft Windows 7

2. Microsoft SQL Server 2005

3. Microsoft Visual Studio 2008

5.2 Cara Setup Program

Ketika pertama kali akan menggunakan aplikasi ini, terlebih dahulu user

harus menginstalasi aplikasi terlebih dahulu user harus menginstal dari

aplikasi ini supaya bisa digunakan. Langkah-langkah instalasinya akan

dijelaskan di bab ini, pertama user harus memastikan bahwa komputer user

terdapat .net framework 4 agar aplikasi ini dapat dijalankan. Pertama cek

(53)

Caranya pada menu komputer, kemudian pilih control panel. Setelah

masuk control panel masuk ke add or remove program (berisi tentang

informasi software yang telah di install komputer anda), lalu jika sudah

masuk ke dalam add or remove program anda bisa check apakah sudah

terdapat .net framework 2.0 seperti pada Gambar 5.1.

Gambar 5.1 Tampilan add remove program

Jika komputer telah terinstal .net framework 2.0 maka tidak perlu

menginstal kembali. Untuk .net framework 1.0 atau yang lebih tinggi

digunakan untuk platform Microsoft Visual Basic 2000 sedangkan .net

framework 4 atau yang lebih tinggi, digunakan untuk platform Microsoft

Visual Basic 2005. setelah itu program dapat dijalankan sebagaimana

(54)

45

Setelah itu user harus menjalankan installer dari apliksasi, maka akan

muncul tampilan awal dari proses menginstalasi aplikasi Pengarsipan Dokumen,

seperti pada Gambar 5.2.

Gambar 5.2 Tampilan Halaman Awal Instalasi

Pada tampilan Select Installation Folder,seperti pada Gambar 5.3 user

dapat memilih lokasi aplikasi akan diinstalasi. Jika user akan mengganti lokasi

aplikasi akan diinstalasi maka tekan tombol Browse dan cari lokasi aplikasi akan

(55)

Gambar 5.3 Tampilan Select Installation Folder

Gambar 5.4 Tampilan Browse Folde Directory

Pada tampilan Confirm Installation, seperti pada Gambar 5.5 user

memilih tombol Next untuk memulai proses instalasi aplikasi. Setelah proses

instalasi selesai maka akan muncul tampilan Installation Complete, seperti pada

(56)

47

Gambar 5.5 Tampilan Confirm Installation

Gambar 5.6 Tampilan Installation Complete

5.3 Penjelasan Pemakaian Program

Dalam bab ini juga akan dijelaskan tentang hasil dari program yang telah

dibuat beserta cara penggunaanya. Penjelasan program akan dimulai dari form

(57)

Dalam form login terdapat data username dan password yang harus diisi oleh

user, dan nama akan terisi secara otomatis apabila username dan password diisi

dengan benar, seperti pada Gambar 5.7.

Gambar 5.7 Form Login

Jika user benar dalam memasukkan data username dan password, maka

user dapat masuk ke dalam menu utama dan menggunakan program sesuai hak

akses yang dimiliki, seperti pada Gambar 5.8.

(58)

49

5.3.1 Form Master

Dalam aplikasi Sistem Informasi Pengarsipan Dokumen terdapat

menu-menu master. Menu-menu-menu master digunakan untuk mengakses form-form master

yang ada pada program. Penjelasan tentang manfaat dan cara penggunaan

masing-masing form master dijelaskan lebih detil pada penjelasan berikut ini.

A. Form Master Pegawai

Form master pegawai digunakan untuk memasukkan data-data pegawai

yang ada di PT. GarudaFood Putra Putri Jaya Gresik. Data pegawai yang

dimaksud antara lain mengenai beberapa atribut yang berhubungan dengan

pegawai tersebut, diantaranya, NIP Pegawai, Nama pegawai, Departemen, Grade,

NIP Supervisor, Nama Supervisor. Data yang telah tersimpan dapat diubah dan

dihapus ke dalam database pegawai

(59)

Keterangan:

Tombol Save :Digunakan oleh menyimpan data pegawai.

Tombol Update :Melakukan perubahan data untuk pegawai setelah data pegawai

ditemukan dengan klik tabel pegawai. Keseluruhan atribut dari

pegawai dapat diubah kecuali pada kolom NIP Pegawai .

Tombol Refresh : Melakukan refresh tabel pegawai

Tombol Cancel : Membatalkan semua inputkan, jika tidak jadi di inputkan.

Tombol Search :Melakukan pencarian data di tabel pegawai, berdasarkan kata

kunci NIP Pegawai.

Tombol Delete : Untuk menghapus data pegawai.

Tombol Exit : Keluar program.

B. Form Master Dokumen

Form master dokumen digunakan untuk memasukkan data-data dokumen

yang ada di departemen PDCA. Data dokumen yang dimaksud antara lain

mengenai beberapa atribut yang berhubungan dengan data dokumen tersebut,

diantaranya, No dokumen, Nama dokumen, Jumlah dokumen, Nama rak

Keterangan. Data yang telah tersimpan dapat diubah dan dihapus ke dalam

(60)

51

Gambar 5.10 Form Master Dokumen

Keterangan:

Tombol Save :Digunakan oleh menyimpan data dokumen.

Tombol Update :Melakukan perubahan data untuk dokumen setelah data

dokumen ditemukan dengan klik tabel dokumen. Keseluruhan

atribut dari dokumen dapat diubah kecuali pada kolom no

dokumen .

Tombol Refresh : Melakukan refresh tabel dokumen

Tombol Search :Melakukan pencarian data di tabel dokumen, berdasarkan kata

kunci no dokumen.

Tombol Delete : Untuk menghapus data dokumen.

(61)

C. Form Master Departemen

Form master dokumen digunakan untuk memasukkan data-data

departemen yang ada di departemen PDCA. Data departemen yang dimaksud

antara lain mengenai beberapa atribut yang berhubungan dengan data departemen

tersebut, diantaranya, No departemen, Kepala departemen, Departemen. Data yang

telah tersimpan dapat diubah dan dihapus ke dalam database departemen.

Gambar 5.11 Form Master Departemen

Keterangan:

Tombol Save :Digunakan oleh menyimpan data departemen.

Tombol Update :Melakukan perubahan data untuk departemen setelah data

dokumen ditemukan dengan klik tabel dokumen. Keseluruhan

atribut dari departemen dapat diubah kecuali pada kolom no

departemen .

Tombol Refresh : Melakukan refresh tabel departemen

(62)

53

Tombol Search :Melakukan pencarian data di tabel departemen, berdasarkan

kata kunci no departemen.

Tombol Delete : Untuk menghapus data departemen.

D. Form Master Rak

Form master rak digunakan untuk memasukkan data-data dokumen yang

akan disimpan dalam rak. Data rak yang dimaksud antara lain mengenai beberapa

atribut yang berhubungan dengan data dokumen tersebut diantaranya, No rak,

Nama rak. Data yang telah tersimpan dapat diubah dan dihapus ke dalam

database rak.

(63)

Keterangan:

Tombol Save :Digunakan oleh menyimpan data rak

Tombol Update :Melakukan perubahan data untuk rak setelah data rak

ditemukan dengan klik tabel rak. Keseluruhan atribut dari rak

dapat diubah kecuali pada kolom no rak.

Tombol Refresh : Melakukan refresh tabel rak

Tombol Search :Melakukan pencarian data di tabel departemen, berdasarkan

kata kunci no rak.

Tombol Delete : Untuk menghapus data rak.

5.3.2 Form Transaksi

Menu-menu transaksi pada form utama terdiri dari 4 menu, yaitu menu

transaksi peminjaman dokumen, transaksi pengembalian dokumen, dan transaksi

pemusnahan dokumen.

A. Transaksi Peminjaman Dokumen

(64)

55

Keterangan:

Tombol Save :Digunakan oleh menyimpan data peminjaman dokumen

Tombol Update : Melakukan perubahan data untuk peminjaman setelah data

peminjaman ditemukan dengan klik tabel peminjaman.

Keseluruhan atribut dari peminjaman dapat diubah kecuali

pada kolom no peminjaman.

Tombol Refresh : Melakukan refresh tabel peminjaman

Tombol Search :Melakukan pencarian data di tabel peminjaman, berdasarkan

kata kunci no peminjaman.

Tombol Delete : Untuk menghapus data peminjaman.

B. Transaksi Pengembalian Dokumen

(65)

Keterangan:

Tombol Save :Digunakan oleh menyimpan data pengembalian dokumen

Tombol Update :Melakukan perubahan data untuk pengembalian setelah data

pengembalian ditemukan dengan klik tabel pengembalian.

Keseluruhan atribut dari pengembalian dapat diubah kecuali

pada kolom no pengembalian.

Tombol Refresh : Melakukan refresh tabel pengembalian.

Tombol Search :Melakukan pencarian data di tabel pengembalian, berdasarkan

kata kunci no pengembalian.

Tombol Delete : Untuk menghapus data pengembalian.

C. Transaksi Pemusnahan Dokumen

(66)

57

Keterangan:

Tombol Save :Digunakan oleh menyimpan data pemusnahan dokumen

Tombol Update :Melakukan perubahan data untuk pengembalian setelah data

pemunahan ditemukan dengan klik tabel pemusnahan.

Keseluruhan atribut dari pemusnahan dapat diubah kecuali pada

kolom no pemusnahan.

Tombol Refresh : Melakukan refresh tabel pemusnahan.

Tombol Search :Melakukan pencarian data di tabel pemusnahan, berdasarkan

kata kunci no pemusnahan.

Tombol Delete : Untuk menghapus data pemusnahan.

5.3.3 Form Laporan

Menu-menu form laporan digunakan untuk menampilkan

laporan-laporan yang dihasilkan dari data-data master dan data-data transaksi. Dimana

data-data tersebut dapat digunakan dalam mengambil keputusan.

A. Laporan Peminjaman Dokumen

Form laporan data peminjaman merupakan bentuk sebuah laporan yang

(67)

Gambar 5.16 Laporan Peminjaman Dokumen

B. Laporan Pengembalian Dokumen

(68)

59

C. Laporam Pemusnahan Dokumen

(69)

60

PENUTUP

6.1 Kesimpulan

Kesimpulan yang dapat di ambil dari pembuatan Sistem Informasi

Pengarsipan Dokumen PT. GarudaFood Putra Putri Jaya Gresik adalah sebagai

berikut:

a. Sistem yang selama ini digunakan masih manual, sehingga sangat

mengurangi kecepatan, keefektifan dan keefisiensi-an dalam berbagai

aktivitas dalam pengarsipan dokumen.

b. Dengan adanya sistem yang baru ini departemen PDCA tidak lagi

mengalami kesulitan dalam menangani pengarsipan dokumen yang sangat

banyak. Data-data tersebut dapat dikelola secara mudah dengan tampilan

dan format yang cukup mudah untuk dipahami pengguna sehingga proses

penggajian dapat dilakukan dengan lebih cepat, efektif dan efisien.

c. Dapat tercipta suatu sistem yang akurat baik mengenai data

dokumen,serta data peminjaman dan pengembalian dokumen. Jadi tidak ada

lagi data yang harus disesuaikan setiap harinya.

d. Sistem Pengarsipan Dokumen ini dapat mampu meningkatkan kinerja serta

ketepatan kerja bagi seluruh pegawai yang berada di lingkungan kerja

(70)

61

6.2 Saran

Dalam pengembangan aplikasi Sistem Pengarsipan Dokumen ini, dapat

diajukan beberapa saran, yaitu:

a. Agar sistem yang dibuat lebih optimal dan efisien dalam penggunaannya

maka dibutuhkan sumber daya yang mampu mengoperasikan sistem yang

telah dibuat.

b. Sistem dapat berjalan optimal apabila didukung data-data yang

(71)

DAFTAR PUSTAKA

Herlambang, Soendoro dan Tanuwijaya, Haryanto, 2005, Sistem Informasi

Konsep, Teknologi & Manajemen, Graha Ilmu, Yogyakarta.

Jogiyanto, H.M., 1990, Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan

terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis. Yogyakarta.

Kendall & Kendall, 2003, Analisis Dan Perancangan Sistem, Edisi kelima,

Prenhallindo, Jakarta.