RANCANG BANGUN
SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN
PADA PT. JAWA POS
KERJA PRAKTEK
Nama : LESTANTO ATMAJI
NIM : 09.41010.0073
Program : S1 (Strata Satu)
Jurusan : Sistem Informasi
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER
SURABAYA
RANCANG BANGUN
SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN
PADA PT. JAWA POS
KERJA PRAKTEK
Diajukan sebagai salah satu syarat untuk mengerjakan Tugas Akhir
Disusun oleh : Nama : Lestanto Atmaji NIM : 09.41010.0073 Program : S1 (Strata Satu) Jurusan : Sistem Informasi
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER
SURABAYA
RANCANG BANGUN
SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN
PADA PT. JAWA POS
KERJA PRAKTEK
Telah diperiksa, diuji dan disetujui
Surabaya, 20 Desember 2012
Disetujui : Pembimbing
Julianto Lemantara, S.Kom, OCA., MCTS
NIDN. 0722108601
Penyelia
A. Zulfikar. F. ST NIK : 93183381
Mengetahui :
Kaprodi S1 Sistem Informasi
Kupersembahkan untuk
Ibunda, Ayahanda, Saudara,
dan Teman-teman
Percayalah Tuhan pasti memberikan kemudahan bagi
vi
ABSTRAK
Berdasarkan hasil survey dan wawancara dengan petugas perpustakaan, pelayanan terhadap kegiatan transaksi peminjaman maupun pengembalian selama ini masih membutuhkan waktu yang cukup lama karena data petugas harus mencari dan mencatat data peminjaman dan pengembalian dalam sebuah buku selain itu petugas mengalami kesulitan dalam melakukan pencarian bahan pustaka serta sering adanya pelaporan yang datanya tidak sesuai dengan kondisi yang real, sehingga informasi yang diberikan belum bisa membantu manajemen perpustakaan dalam mengambil keputusan.
Sistem informasi perpustakaan adalah sebuah pengembangan aplikasi yang digunakan untuk mengetahui proses transaksi yang ada pada perpustakaan. Transaksi-transaksi yang ditangani oleh aplikasi perpustakaan meliputi proses pencarian koleksi, peminjaman, pengembalian, perhitungan denda, dan laporan-laporan yang dibutuhkan oleh kepala perpustakaan.
Sistem informasi perpustakaan pada PT. Jawa Pos dapat membantu pekerjaan petugas perpustakaan sehingga efisiensi dan efektivitas kinerja perpustakaan dapat ditingkatkan dan mempercepat pelayanan petugas terhadap transaksi peminjaman dan pengembalian, perhitungan denda, berikut dengan laporan-laporan yang dibutuhkan oleh kepala perpustakaan untuk membantu membuat kepustusan.
ix
DAFTAR ISI
ABSTRAK ... vi
KATA PENGANTAR ... vii
DAFTAR ISI ... ix
DAFTAR TABEL ... xiii
DAFTAR GAMBAR ... xiv
DAFTAR LAMPIRAN ... xix
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang Masalah ... 1
1.2 Perumusan Masalah ... 2
1.3 Batasan Masalah ... 2
1.4 Tujuan ... 3
1.5 Manfaat ... 4
1.6 Sistematika Penulisan ... 4
BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... 6
2.1 Sejarah ... 6
2.2 Visi dan Misi ... 13
2.3 Tujuan Pokok PT. Jawa Pos ... 14
2.4 Struktur Organisasi PT. Jawa Pos ... 14
x
BAB III LANDASAN TEORI ... 17
3.1 Sistem... 17
3.2 Perpustakaan ... 17
3.3 Klasifikasi ... 18
3.4 Katalogisasi ... 18
3.5 Sistem Informasi ... 19
3.6 Analisis dan Perancangan Sistem ... 19
3.7 Entity Relationship Diagram (ERD)... 20
3.8 Data Flow Diagram (DFD) ... 21
3.9. Sistem Basis Data ... 23
3.10 Database Management System ... 23
3.11 Interaksi Manusia dan Komputer ... 25
3.12 Microsoft Office Visio 2003 ... 25
3.13 Tool Pemrograman dan Tool Database ... 26
3.13.1. Definisi .NET ... 26
3.13.2. VB .NET ... 27
3.14. Sekilas Tentang SQL Server 2008 ... 27
BAB IV DESKRIPSI PEKERJAAN ... 29
4.1 Menganalisis Sistem ... 30
4.2 Mendesain Sistem ... 34
4.2.1. System Flow ... 35
xi
4.2.3. HIPO ... 46
4.2.4. Data Flow Diagram (DFD) ... 47
4.2.5. Entity Relationship Diagram (ERD) ... 55
4.2.6. DBMS ... 58
4.2.7. Desain Input Output ... 65
4.3. Mengimplementasi Sistem ... 72
4.4. Melakukan Pembahasan terhadap Implementasi Sistem ... 73
4.4.1. Form login ... 73
4.4.2. Form katalog ... 76
4.4.3. Form peminjaman ... 77
4.4.4. Form pengembalian ... 81
4.4.5. Form pendaftaran ... 83
4.4.6. Form maintenance koleksi bahan pustaka ... 87
4.4.7. Form maintenance anggota ... 89
4.4.8. Form maintenance jenis koleksi bahan pustaka... 90
4.4.9. Form maintenance klasifikasi ... 91
4.4.10. Form maintenance rak... 92
4.4.11. Form maintenance pengarang ... 92
4.4.12. Form maintenance penerbit ... 94
4.4.13. Form maintenance petugas ... 94
4.4.14. Form maintenance sumber ... 95
xii
4.4.16. Form maintenance hari libur ... 97
4.4.17. Form laporan peminjaman ... 98
4.4.18. Form laporan transaksi pengembalian ... 101
4.4.19. Form laporan koleksi bahan pustaka yang belum kembali ... 102
4.4.20. Form laporan koleksi bahan pustaka yang paling sering dipinjam. 104 4.4.21. Form laporan klasifikasi koleksi bahan pustaka yang paling sering dipinjam. ... 105
4.4.22. Form laporan koleksi bahan pustaka rusak dan hilang. ... 106
BAB V PENUTUP ... 109
5.1. Kesimpulan ... 109
5.2. Saran ... 109
xiii
DAFTAR TABEL
Tabel 4.1. Struktur tabel petugas... 58
Tabel 4.2. Struktur tabel anggota ... 58
Tabel 4.3. Struktur tabel pengarang ... 59
Tabel 4.4. Struktur tabel penerbit ... 59
Tabel 4.5. Struktur tabel klasifikasi ... 60
Tabel 4.6. Struktur tabel rak ... 60
Tabel 4.7. Struktur tabel penempatan rak ... 61
Tabel 4.8. Struktur tabel sumber ... 61
Tabel 4.9. Struktur tabel buku ... 62
Tabel 4.10. Struktur tabel Stock_Buku ... 62
Tabel 4.11. Struktur tabel peminjaman ... 63
Tabel 4.12. Struktur tabel detil peminjaman ... 63
Tabel 4.13. Struktur tabel denda ... 64
Tabel 4.14. Struktur tabel Hari_Libur ... 64
xiv
DAFTAR GAMBAR
Gambar 4.1. Document flow pengelolaan koleksi bahan pustaka ... 31
Gambar 4.2. Document flow peminjaman bahan pustaka ... 33
Gambar 4.3. Document flow pengembalian bahan pustaka ... 34
Gambar 4.4. System flow pendaftaran anggota ... 39
Gambar 4.5. System flow pengelolaan koleksi bahan pustaka ... 40
Gambar 4.6. System flow pencarian katalog... 41
Gambar 4.7. System flow peminjaman koleksi bahan pustaka ... 42
Gambar 4.8. System flow pengembalian koleksi bahan pustaka ... 43
Gambar 4.9. System flow laporan per periode ... 44
Gambar 4.10. System flow pengelolaan master khusus ... 45
Gambar 4.11. Data flow diagram level context ... 46
Gambar 4.12. Hierarchy Chart Sistem Informasi Perpustakaan ... 47
Gambar 4.13. Data flow diagram level 0 ... 49
Gambar 4.14. DFD level 1 proses mengelola data master ... 50
Gambar 4.15. DFD level 1 proses melakukan transaksi ... 51
Gambar 4.16. DFD level 1 proses membuat laporan ... 52
Gambar 4.17. DFD level 2 proses melakukan transaksi peminjaman... 53
xv
Gambar 4.19. Conceptual data model... 56
Gambar 4.20. Physical data model ... 57
Gambar 4.21. Halaman login ... 65
Gambar 4.22. Halaman utama ... 66
Gambar 4.23. Halaman pencarian koleksi bahan pustaka. ... 67
Gambar 4.24. Halaman peminjaman ... 68
Gambar 4.25 Halaman pengembalian ... 69
Gambar 4.26 Halaman pendaftaran... 70
Gambar 4.27. Halaman laporan ... 71
Gambar 4.28. Halaman maintenance data koleksi bahan pustaka ... 72
Gambar 4.29. Halaman login ... 73
Gambar 4.30. Pesan error pada form login ... 74
Gambar 4.31. Pesan login sebagai petugas perpustakaan ... 75
Gambar 4.32. Pesan login sebagai petugas administrasi perpustakaan ... 75
Gambar 4.33. Pesan login sebagai kepala perpustakaan ... 76
Gambar 4.34. Form katalog ... 77
Gambar 4.35. Form peminjaman ... 78
xvi
Gambar 4.37. Pesan user salah mengisi nomer stock koleksi bahan pustaka
pada form peminjaman ... 79
Gambar 4.38. Pesan koleksi bahan pustaka yang akan dipinjam rusak atau hilang pada form peminjaman ... 80
Gambar 4.39. Form kofirmasi peminjaman ... 81
Gambar 4.40. Form pengembalian koleksi bahan pustaka ... 82
Gambar 4.41. Pesan koleksi bahan pustaka tidak ada atau belum dipinjam form peminjaman ... 82
Gambar 4.42. Form konfirmasi pengembalian bahan pustaka ... 83
Gambar 4.43 Halaman pendaftaran... 84
Gambar 4.44. Pesan field yang kosong pada form pendaftaran anggota ... 85
Gambar 4.45. Form konfirmasi pendaftaran ... 86
Gambar 4.46. Form kartu anggota ... 86
Gambar 4.47. Halaman maintenance koleksi bahan pustaka ... 88
Gambar 4.48. Pesan jumlah stock berisi 0 (nol) pada form maintenance koleksi bahan pustaka. ... 89
Gambar 4.49. Form maintenance anggota ... 90
Gambar 4.50. Form maintenance jenis koleksi bahan pustaka. ... 91
Gambar 4.51. Form maintenance klasifikasi ... 92
Gambar 4.52. Form maintenance rak. ... 93
xvii
Gambar 4.54. Form maintenance penerbit ... 94
Gambar 4.55. Form maintenance petugas ... 96
Gambar 4.56. Form maintenance sumber ... 96
Gambar 4.57. Form penempatan rak... 97
Gambar 4.58. Form maintenance hari libur ... 98
Gambar 4.59. Halaman laporan transaksi peminjaman per periode bulan ... 100
Gambar 4.60. Halaman laporan transaksi peminjaman per periode tahun ... 100
Gambar 4.61. Form laporan transaksi pengembalian per periode bulan. ... 101
Gambar 4.62. Form laporan transaksi pengembalian per periode tahun. ... 102
Gambar 4.63. Form laporan koleksi bahan pustaka yang belum kembali per periode bulan. ... 103
Gambar 4.64. Form laporan koleksi bahan pustaka yang belum kembali per periode tahun. ... 103
Gambar 4.65. Form laporan koleksi bahan pustaka yang paling sering dipinjam per periode tahun. ... 104
Gambar 4.66. Form laporan koleksi bahan pustaka yang paling sering dipinjam all record. ... 105
Gambar 4.67. Form laporan klasifikasi koleksi bahan pustaka yang paling sering dipinjam per periode tahun. ... 106
xviii
Gambar 4.69. Form laporan koleksi bahan pustaka yang rusak dan hilang per periode tahun. ... 107 Gambar 4.70. Form laporan koleksi bahan pustaka yang rusak dan hilang di
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Perpustakaan merupakan faktor penting di dalam penunjang kebutuhan informasi. Dalam perpustakaan terdapat kumpulan koleksi, majalah, koran yang disusun berdasarkan sistem tertentu yang digunakan sebagai media dalam mencari ilmu dan wawasan bagi masyarakat, lembaga pendidikan, maupun instansi, khususnya pada PT. Jawa Pos. Oleh karena itu, perpustakaan harus mempersiapkan sistem manajemen yang baik untuk mengolah dan menyediakan informasi dengan cepat dan tepat.
2
dilakukan secara lambat, dan sering kali data yang dilaporkan kadang tidak sesuai dengan data yang real karena kesalahan petugas administrasi perpustakaan.
Untuk menunjang kebutuhan tersebut diperlukan sebuah sistem informasi yang sesuai dengan kebutuhan perpustakaan PT. Jawa Pos, yang diharapkan dapat memperbaiki dan membuat pekerjaan menjadi lebih cepat sehingga tidak terjadi hambatan dan kendala yang disebabkan oleh adanya kelalaian sumber daya manusia, baik pada saat proses transaksi peminjaman dan pengembalian bahan pustaka, pemeliharaan data koleksi bahan pustaka, pengkategorian koleksi, penempatan rak koleksi, pembuatan laporan, daftar keanggotaan dan memberikan laporan untuk membantu manajemen PT. Jawa Pos untuk membuat keputusan. Dengan demikian, semua informasi bisa didapatkan secara tepat dan akurat dengan menggunakan aplikasi yang dibuat.
1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah yang ada, rumusan masalah pada kerja praktek ini adalah sebagai berikut:
1. Bagaimana merancang bangun sebuah sistem informasi perpustakaan pada PT. Jawa Pos.
2. Bagaimana merancang bangun sistem informasi perpustakaan yang dapat menghasilkan laporan sesuai dengan kondisi yang real pada perpustakaan pada PT. Jawa Pos.
1.3 Batasan Masalah
3
1. Sistem ini meliputi proses pencarian koleksi bahan pustaka, peminjaman, pengembalian bahan pustaka, penentuan denda atas keterlambatan pengembalian bahan pustaka, pengolahan koleksi bahan pustaka, pembuatan laporan, dan daftar keanggotaan.
2. Sistem ini tidak membahas penghitungan biaya pengadaan, kerugian perpustakaan, dan tidak melakukan perhitungan untuk pencatatan akutansi denda, tetapi sistem informasi ini hanya melakukan proses pehitungan denda yang dikenakan ketika terjadi keterlambatan pengembalian bahan pustaka. 3. Sistem ini menggunakan hanya 2 user saja, yaitu Petugas Administrasi
Perpustakaan dan Petugas Perpustakaan.
4. Sistem ini menghasilkan informasi berupa laporan yang terdiri dari 6 macam laporan, yaitu laporan transaksi peminjaman, laporan transaksi pengembalian pinjaman, laporan bahan pustaka yang belum dikembalikan, laporan peminjaman terbanyak, laporan kategori peminjaman terbanyak, laporan bahan pustaka yang rusak dan hilang.
1.4 Tujuan
Berdasarkan perumusan masalah yang ada, yang ingin dicapai dalam kerja praktek ini adalah :
4
2. Untuk merancang bangun sistem informasi yang mampu memberikan laporan yang dibutuhkan manajemen perpustakaan, sehingga dapat memberikan informasi untuk membantu pengambilan keputusan dengan tepat dan cepat.
1.5 Manfaat
Manfaat dari pelaksanaan kerja praktek ini adalah:
1. Mempercepat kinerja proses di Perpustakaan dengan aplikasi yang telah dibuat. 2. Mempermudah Pengelola Perpustakaan dalam proses transaksi dengan aplikasi
yang telah dibuat.
3. Mempermudah Pengelola Perpustakaan dalam pelaporan kepada Kepala Perpustakaan.
1.6 Sistematika Penulisan
Penulisan laporan ini secara sistematis dapat dibagi menjadi 5 bab, yaitu :
BAB I PENDAHULUAN
Berisi pendahuluan menjelaskan tentang latar belakang masalah, inti dari permasalahan yang disebutkan pada perumusan masalah, pembatasan masalah yang menjelaskan tentang batasan-batasan dari sistem yang dibuat agar tidak menyimpang dari ketentuan yang ditetapkan. Tujuan dari kerja praktek adalah merancang dan membangun aplikasi program, manfaat dari adanya sistem informasi tersebut, kemudian dilanjutkan dengan membuat sistematika penulisan laporan kerja praktek.
BAB II GAMBARAN UMUM INSTANSI
5
BAB III LANDASAN TEORI
Berisi teori-teori pendukung yang digunakan dalam rancang bangun sistem informasi perpustakaan.
BAB IV DESKRIPSI PEKERJAAN
Berisi uraian tentang tugas-tugas yang dikerjakan pada saat kerja praktek, yaitu dari analisa sistem, desain sistem berupa Document Flow, system flow, context diagram, Hierarchical Input Process Output (HIPO), data flow diagram
(DFD), entity relationship diagram (ERD), dan desain Input Output, struktur
tabel, dan implementasi sistem berupa capture dari setiap tampilan program.
BAB V PENUTUP
6
BAB II
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
2.1 Sejarah
Jawa Pos adalah surat kabar harian yang berpusat di Surabaya, Jawa Timur. Jawa Pos merupakan harian terbesar di Jawa Timur, dan merupakan salah satu harian dengan oplah terbesar di Indonesia. Sirkulasi Jawa Pos menyebar di seluruh Jawa Timur, Bali, dan sebagian Jawa Tengah dan DI Yogyakarta. Jawa Pos mengklaim sebagai "Harian Nasional yang Terbit dari Surabaya".
PT. Jawa Pos didirikan oleh The Chung Shen pada 1 Juli 1949 dengan nama Djawa Post. Saat itu The Chung Shen hanyalah seorang pegawai bagian iklan sebuah bioskop di Surabaya. Karena setiap hari dia harus memasang iklan bioskop di surat kabar, lama-lama ia tertarik untuk membuat surat kabar sendiri.
Setelah sukses dengan Jawa Pos nya, The Chung Shen mendirikan pula Koran berbahasa Mandarin dan Belanda. Bisnis The Chung Shen di bidang surat kabar tidak selamanya mulus. Pada akhir tahun 1970-an, omzet Jawa Pos mengalami kemerosotan yang tajam. Tahun 1982, oplahnya hanya tinggal 6.800 eksemplar saja. Koran-korannya yang lain sudah lebih dulu pensiun. Ketika usianya menginjak 80 tahun, The Chung Shen akhirnya memutuskan untuk menjual Jawa Pos. Dia merasa tidak mampu lagi mengurus perusahaannya, sementara tiga orang anaknya lebih memilih tinggal di London, Inggris
7
Biro Tempo di Surabaya untuk memimpin Jawa Pos. Eric Samola kemudian meninggal dunia pada tahun 2000. Dahlan Iskan adalah sosok yang menjadikan PT. Jawa Pos yang waktu itu hampir mati dengan oplah 6.000 eksemplar, dalam waktu 5 tahun menjadi surat kabar dengan oplah 300.000 eksemplar.
Dengan seiring berkembangnya waktu PT. Jawa Pos yang dipimpin langsung Dahlan Iskan berkembang pesat dan akhirnya memiliki anak cabang hampir di seluruh wilayah Indonesia. Berikut nama anak cabang PT. Jawa Pos beserta keberadaannya :
Sumatera
- Riau Pos (Pekanbaru) - Pekanbaru Pos (Pekanbaru)
- Radar Pat Petulai (Bengkulu/Rejang Lebong) - Dumai Pos (Dumai)
- Sumut Pos (Medan) - Metro Siantar (Siantar) - Pos Metro Medan (Medan) - Padang Ekspres (Padang) - Pos Metro Padang (Padang) - Batam Pos (Batam)
8
- Palembang Independent (Palembang) - Jambi Independent (Jambi)
- Jambi Ekspres (Jambi) - Pos Metro Jambi (Jambi) - Radar Sarko (Bangko) - Radar Bute (Bungo) - Rakyat Jambi (Jambi)
- Radar Tanjab (Kuala Tungkal) - Sarolangun Ekspres (Sarolangun) - Bungo Pos (Muara Bungo) - Linggau Pos (Lubuk Linggau)
- Bangka Belitung Pos (Pangkalpinang) - Rakyat Bengkulu (Bengkulu)
- Bengkulu Ekspress (Bengkulu) - Radar Lampung (Lampung) - Rakyat Lampung (Lampung) - Rakyat Aceh (Banda Aceh) - Radar Bute (Bungo)
Jakarta
- Indopos
9
- Lampu Hijau - Guo Ji Ri Bao - Pos Metro
Banten dan Jawa Barat
- Radar Banten (Banten) - Satelit News (Banten) - Banten Raya Post (Banten) - Radar Bandung (Bandung) - Radar Bogor (Bogor) - Radar Cirebon (Cirebon)
- Pasundan Ekspres (Purwakarta, Karawang & Subang) - Karawang Ekspres (Karawang)
- Radar Tasikmalaya (Tasikmalaya) - Radar Bekasi (Bekasi)
- Radar Sukabumi (Sukabumi) - Bandung Ekspres (Bandung) - Sumedang Ekspres (Sumedang) - Cianjur Ekspres (Cianjur)
Jawa Tengah dan DIY
- Meteor (Semarang) - Radar Tegal (Tegal)
10
- Radar Kudus (Kudus) - Radar Solo (Solo)
- Radar Jogja (Yogyakarta) - Semarang Post (Semarang)
Jawa Timur
- Radar Blitar (Blitar)
- Radar Banyuwangi (Banyuwangi) - Radar Mojokerto (Mojokerto) - Radar Jember (Jember) - Radar Madiun (Madiun) - Radar Bromo (Probolinggo) - Radar Kediri (Kediri)
- Radar Bojonegoro (Bojonegoro, Lamongan, Tuban, Blora) - Radar Surabaya (Surabaya)
- Malang Post (Malang) - Radar Malang (Malang) - Memorandum (Surabaya) - Rek Ayo Rek (Surabaya) - Radar Madura (Pulau Madura) - Radar Tulungagung (Tulungagung)
Bali dan Nusa Tenggara
11
- Bali Express (Bali)
Kalimantan
- Pontianak Pos (Pontianak) - Harian Equator (Pontianak) - Kapuas Pos (Kapuas)
- Metro Pontianak (Pontianak) - Kalteng Pos (Palangkaraya) - Radar Banjarmasin (Banjarmasin) - Samarinda Pos (Samarinda) - Kaltim Post (Balikpapan) - Bontang Post (Bontang)
- Post Metro Balikpapan (Balikpapan) - Radar Tarakan (Tarakan)
- Radar Sampit (Sampit)
Sulawesi
- Fajar (Makassar)
- Berita Kota Makassar (Makassar) - Pare Pos (Pare Pare)
- Palopo Pos (Palopo)
- Radar Sulbar (Sulawesi Barat) - Ujungpandang Ekspres (Makkasar) - Kendari Pos (Kendari)
12
- Manado Post (Manado) - Posko (Manado) - Tribun Sulut (Manado) - Gorontalo Post (Gorontalo) - Radar Gorontalo (Gorontalo) - Luwuk Post (Luwuk)
Maluku
- Ambon Ekspres (Maluku) - Malut Pos (Ternate)
Papua
- Cendrawasih Pos (Jayapura) - Radar Timika (Timika) - Radar Sorong (Sorong)
Tabloid
13
- Tabloid Nurani
Majalah
- Majalah Mentari (Surabaya) - Majalah Liberty (Surabaya)
2.2 Visi dan Misi
PT. Jawa Pos mempunyai reputasi sebagai news paper of the year. Sebagai usaha untuk mendukung pondasi bagi industri media cetak, PT. Jawa Pos bekerja keras untuk menyampaikan pengetahuan, berita aktual dan teknologi untuk masyarakat luas dari berbagai kalangan. Usaha ini telah menjadi relevan sebagai pemegang kunci untuk meningkatkan industri media cetak nasional.
Pengenalan lebih luas di pasar global telah menjadi inspirasi PT. Jawa Pos untuk memelihara berita - berita yang berkualitas dan informasi yang aktual dan terpercaya.
Visi :
“Menjadi perusahaan media cetak maupun online dunia yang dihormati
disegani dan patut dicontoh.”
Misi :
a) Meningkatkan kesejahteraan bangsa melalui pemuasan pelanggan dan mencerdaskan bangsa dengan adanya informasi yang aktual.
14
2.3 Tujuan Pokok PT. Jawa Pos
Tujuan pokok yang hendak dicapai oleh PT. Jawa Pos adalah sebagai berikut :
a) Menginformasikan suatu berita dan kejadian yang aktual berdasarkan narasumber dan tempat kejadian.
b) Memproduksi surat kabar.
c) Memberikan space iklan untuk perusahaan – perusahaan diluar jawa pos.
2.4 Struktur Organisasi PT. Jawa Pos
15
Manager Produksi / Pimred
Manager ISP & ICT
Programing Sistem
Gambar 2.1 Struktur Organisasi PT. Jawa Pos
2.5 Pokok Bahasan Tugas dan Jabatan
Dalam setiap instansi, sangat diperlukan kesinambungan dalam melakukan suatu pekerjaan, pembagian pekerjaan mutlak diterapkan dalam setiap bagian yang ada di suatu instansi agar tidak terjadi kerancuan dalam pelaksanaannya. Berikut ini adalah deskripsi tugas dari tiap-tiap bagian :
a. Kepala Perpustakaan
- Membuat rencana strategis bagi pengembangan perpustakaan.
- memperkirakan dan mengusahakan anggaran biaya bagi operasional dan pengadaan perpustakaan.
16
- Mempertanggung jawabkan kebijakan yang telah diambil.
- Mengidentifikasi permasalahan dan membuat langkah-langkah pemecahan masalah
- Melaksanakan pekerjaan sesuai persutujuan dan perintah dari Manager Administrasi Umum dan Keuangan atau yang lebih tinggi.
b. Petugas Administrasi
- Mempunyai tugas mengelola administrasi keuangan perpustakaan. - Pembuatan laporan kepada kepala perpustakaan.
- Pengelolaan koleksi perpustakaan meliputi pencatatan koleksi bahan pustaka masuk, katalogisasi, dan penempatan rak.
c. Petugas Perpustakaan
- Bertugas sebagai pelayanan umum di perpustakaan, meliputi kegiatan peminjaman, pengembalian, pendaftaran anggota.
- Bertanggung jawab atas pemeliharaan koleksi perpustakaan.
17
BAB III
LANDASAN TEORI
Dalam bab ini akan dijelaskan landasan teori yang digunakan untuk mendukung penyusunan laporan kerja praktek ini. Landasan teori yang akan dibahas meliputi permasalahan-permasalahan atau prosedur-prosedur yang berlaku saat ini serta beberapa pengertian tentang ilmu yang berkaitan dengan permasalahan.
3.1 Sistem
Menurut Herlambang dan Tanuwijaya (2005:116), definisi sistem dapat dibagi menjadi dua pendekatan, yaitu pendekatan secara prosedur dan pendekatan secara komponen. Berdasarkan pendekatan prosedur, sistem didefinisikan sebagai kumpulan dari beberapa prosedur yang mempunyai tujuan tertentu. Sedangkan berdasarkan pendekatan komponen, sistem merupakan kumpulan dari komponen-komponen yang saling berkaitan untuk mencapai tujuan tertentu.
Dalam perkembangan sistem yang ada, sistem dibedakan menjadi dua jenis, yaitu sistem terbuka dan sistem tertutup. Pada sistem terbuka merupakan sistem yang dihubungkan dengan arus sumber daya luar dan tidak mempunyai elemen pengendali. Sistem tertutup tidak mempunyai elemen pengontrol dan dihubungkan pada lingkungan sekitarnya.
3.2 Perpustakaan
18
terbitan lainnya yang biasa disimpan menurut tata susunan tertentu untuk digunakan pembaca, bukan untuk dijual (Qalyubi, 2007:287)
3.3 Klasifikasi
Setiap perpustakaan, besar atau kecil perlu penggolongan bahan pustaka dengan menggunakan suatu sistem tertentu. Tujuan dari penggolongan itu adalah untuk mengelompokkan bahan pustaka yang sejenis dan membantu memudahkan para pemakai dalam mencari informasi yang diperlukan dengan mudah dan cepat. Pengelompokan bahan pustaka tersebut biasanya berdasarkan subyeknya.
Secara definisi, Klasifikasi merupakan sistem logic (angka) untuk menyusun ilmu pengetahuan (Suherman, 2009:101). Klasifikasi juga memberikan suatu sistem untuk mengorganisasikan alam semesta yang mungkin berupa benda, konsep, atau rekaman.
3.4 Katalogisasi
Proses pembuatan katalog tidaklah sama pada setiap perpustakaan. Begitu juga standar yang dipakai tidak selalu seragam. Hal ini disebabkan oleh keadaan dan sejarah dari perpustakaan itu sendiri. Akan tetapi, menurut pengalaman akan lebih baik meneruskan cara-cara katalogisasi perpustakaan yang sedang berjalan daripada mengubahnya kembali menurut sistem yang di anggap lebih baik. Katalog perpustakaan merupakan gambaran singkat yang ada pada perpustakaan (Suherman, 2009:84). Fungsi Katalog adalah :
a) Sebagai inventaris koleksi yang ada di perpustakaan.
19
pustaka yang dicari.
c) Memberikan deskripsi singkat kandungan bahan pustaka terutama koleksi bahan pustaka.
d) Sebagai alat bantu untuk mencari lokasi bahan pustaka yang disusun dala
display rak.
3.5 Sistem Informasi
Menurut Herlambang dan Tanuwijaya (2005:121), data adalah fakta-fakta atau kejadian-kejadian yang dapat berupa angka-angka atau kode-kode tertentu. Data masih belum mempunyai arti bagi penggunanya. Untuk dapat mempunyai arti data diolah sedemikian rupa sehingga dapat digunakan oleh penggunanya. Hasil pengolahan data inilah yang disebut sebagai informasi. Secara ringkas, informasi adalah data yang telah diolah dan mempunyai arti bagi penggunanya. Sehingga sistem informasi dapat didefinisikan sebagai prosedur-prosedur yang digunakan untuk mengolah data sehingga dapat digunakan oleh penggunanya.
3.6 Analisis dan Perancangan Sistem
20
Perancangan sistem merupakan penguraian suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian komputerisasi yang dimaksud, mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan, menentukan kriteria, menghitung konsistensi terhadap kriteria yang ada, serta mendapatkan hasil atau tujuan dari masalah tersebut serta mengimplementasikan seluruh kebutuhan operasional dalam membangun aplikasi.
3.7 Entity Relationship Diagram (ERD)
Menurut Marlinda (2004:28) Entity Relationship Diagram (ERD) adalah gambaran pada sistem dimana di dalamnya terdapat hubungan antara entity beserta relasinya. Entity merupakan sesuatu yang ada dan terdefinisikan di dalam suatu organisasi, dapat abstrak dan nyata. Untuk setiap entity biasanya mempunyai atribute yang merupakan ciri entity tersebut. Relasi adalah hubungan antar entity yang berfungsi sebagai hubungan yang mewujudkan pemetaan antar
entity.
Entity Relationship Diagram ini diperlukan agar dapat menggambarkan
hubungan antar entity dengan jelas, dapat menggambarkan batasan jumlah entity dan partisipasi antar entity, mudah dimengerti pemakai dan mudah disajikan oleh perancang database. Untuk itu Entity Relationship Diagram dibagi menjadi dua jenis model, yaitu:
a. Conceptual Data Model (CDM)
Conceptual Data Model (CDM) adalah jenis model data yang
menggambarkan hubungan antar tabel secara konseptual.
21
Physical Data Model (PDM) adalah jenis model data yang
menggambarkan hubungan antar tabel secara fisikal.
3.8 Data Flow Diagram (DFD)
Pada tahap ini, penggunaan notasi dapat membantu komunikasi dengan pemakai/user sistem untuk memahami sistem tersebut secara logika. Diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem ini dikenal dengan nama Diagram Arus Data (Data Flow Diagram). DFD berfungsi untuk menggambarkan proses aliran data yang terjadi di dalam sistem dari tingkat yang tertinggi sampai yang terendah, yang memungkinkan untuk melakukan dekomposisi, mempartisi atau membagi sistem kedalam bagian-bagian yang lebih kecil dan yang lebih sederhana. DFD fokus pada aliran data dari dan ke dalam sistem serta memproses data tersebut (Kendall dan Kendall, 2003:241). Simbol-simbol dasar dalam DFD tersebut antara lain:
a. External Entity
Suatu External Entity atau entitas merupakan orang, kelompok, departemen, atau sistem lain di luar sistem yang dibuat dapat menerima atau memberikan informasi atau data ke dalam sistem yang dibuat. Gambar 3.1 merupakan simbol entitas dalam DFD dengan model Gane dan Sarson.
22
b. Data Flow
Data Flow atau aliran data disimbolkan dengan tanda panah. Data Flow
menunjukkan arus data atau aliran data yang menghubungkan dua proses atau entitas dengan proses. Gambar 3.2 merupakan simbol Data Flow.
Gambar 3.2 Simbol Data Flow
c. Process
Suatu proses yang merupakan beberapa tindakan atau sekelompok tindakan dijalankan. Gambar 3.3 merupakan simbol Process.
Gambar 3.3 Simbol Process
d. Data Store
Data Store adalah simbol yang digunakan untuk melambangkan proses
penyimpanan data. Gambar 3.4 merupakan simbol data store.
Gambar 3.4 Simbol Data Store
3.9 Database
23
menggunakan komputer sehingga mampu menyediakan informasi optimal yang diperlukan pemakainya. Penyusunan satu database digunakan untuk mengatasi masalah-masalah pada penyusunan data yaitu redundansi dan inkonsistensi data, kesulitan pengaksesan data, isolasi data untuk standarisasi, multiple user (banyak pemakai), masalah keamanan (security), masalah integrasi (kesatuan), dan masalah data independence (kebebasan data).
3.9. Sistem Basis Data
Menurut Marlinda (2004:1), sistem basis data adalah suatu sistem menyusun dan mengelola catatan-catatan, menggunakan komputer untuk menyimpan atau merekam serta memelihara dan operasional lengkap sebuah organisasi atau perusahaan sehingga mampu menyediakan informasi optimal yang diperlukan pemakai untuk proses mengambil keputusan. Pada sebuah sistem basis data terdapat komponen-komponen utama yaitu perangkat keras (Hardware), Sistem Operasi (Operating System), Basis Data (Database), Sistem (Aplikasi atau Perangkat Lunak) Pengelola Basis Data (DBMS), Pemakai (User), dan Aplikasi (Perangkat Lunak) lain (bersifat opsional).
3.10 Database Management System
24
1. Data Definition Language (DDL)
Pola skema basis data dispesifikasikan dengan satu set definisi yang diekspresikan dengan satu bahasa khusus yang disebut DDL. Hasil kompilasi perintah DDL adalah satu set tabel yang disimpan di dalam file khusus yang disebut data dictionary/directory.
2. Data Manipulation Language (DML)
Bahasa yang memperbolehkan pemakai mengakses atau memanipulasi data sebagai yang diorganisasikan sebelumnya model data yang tepat.
3. Query
Pernyataan yang diajukan untuk mengambil informasi. Merupakan bagian DML yang digunakan untuk pengambilan informasi. data dictionary. DBMS memiliki fungsi sebagai berikut, yang pertama adalah data definition,
yaitu DBMS. harus dapat mengolah pendefinisian data. Yang kedua adalah data
manipulation, yaitu DBMS harus dapat menangani permintaan-permintaan dari
pemakai untuk mengakses data. Lalu yang ketiga adalah data security dan
integrity, yaitu DBMS dapat memeriksa security dan integrity data yang
didefinisikan oleh DBA. Yang terakhir atau ke empat fungsi tersebut, yaitu data
recovery dan concurrency, yaitu merupakan DBMS yang dapat menangani
25
3.11 Interaksi Manusia dan Komputer
Menurut Wicaksono (2006:4), Interaksi Manusia dan Komputer (IMK) adalah sebuah disiplin ilmu yang mempelajari desain, evaluasi, implementasi dari sistem komputer interaktif untuk dipakai oleh manusia, beserta studi tentang faktor-faktor utama dalam lingkungan interaksinya. Deskripsi lain dari IMK adalah suatu ilmu yang mempelajari perencanaan dan desain tentang cara manusia dan komputer saling bekerja sama, sehingga manusia dapat merasa puas dengan cara yang paling efektif. Dikatakan juga bahwa sebuah desain antar muka yang ideal adalah yang mampu memberikan kepuasan terhadap manusia sebagai pengguna dengan faktor kapabilitas serta keterbatasan yang terdapat dalam sistem. Pada implementasinya, IMK dipengaruhi berbagai macam faktor antara lain organisasi, lingkungan, kesehatan, pengguna, kenyamanan, antar muka, kendala dan produktifitas.
3.12 Microsoft Office Visio 2003
Menurut Rahman (2004:1) Produk Microsoft Visio tahun 2003 adalah
Visio Standart dan Visio Professional. Kedua produk ini memakai format file
26
Visio Standart merupakan solusi gambar atau diagram yang membantu
profesional bisnis, seperti manajer proyek, sales dan pemasaran, person HR, staf administrasi, di dalam memvisualkan ide pekerjaan sehari-harinya. Visio
Profesional merupakan perangkat yang membantu profesional teknik, seperti
spesialis IT, developer, dan mahasiswa teknik di dalam memvisualisasikan ide, informasi, dan sistem serta prototipe suatu objek. Visio Professional juga menyediakan solusi diagram bisnis.
3.13 Tool Pemrograman dan Tool Database
Dalam pengembangan suatu sistem informasi, tentunya membutuhkan suatu tool atau alat berupa bahasa pemrograman. Salah satu tool dalam bahasa pemrograman yang sekarang dipakai adalah keluarga Microsoft Visual Studio 2010 yang menggunakan teknologi .NET. Kemudian untuk tool database yang digunakan ialah Microsoft SQL Server 2008.
3.13.1.Definisi .NET
.NET framework adalah suatu platform baru di dalam pemrograman untuk lingkungan yang terdistribusi luas (internet). Istilah .NET sering diasosiasikan dengan proses yang berjalan pada platform .NET.
27
.NET merupakan alat untuk mewujudkan visi Microsoft pada jaringan
internet dengan membentuk jaringan global yang saling berinteraksi agar dapat
memberi pelayanan dan pertukaran data dengan cara yang lebih efisien dan terjamin dari segi keamanan.
3.13.2.VB .NET
Menurut Leong (2004:5) Visual Basic .NET adalah suatu konsep pemrograman yang dibangun dengan teknologi yang dapat berjalan pada berbagai
platform sistem operasi dan perangkat keras. Konsep pemrograman ini
menggunakan engine .NET framework yang terdiri atas 2 komponen utama, yaitu
Common Language Runtime (CLR) dan Class Library. CLR adalah dasar dari
framework, sedangkan Class Library adalah komponen lain yang menjadi objek
dasar pengembangan kode program dan tampilan grafis.
Hal yang membedakan antara Visual Basic klasik dengan Visual Basic .NET adalah tentang penggunaan Object Oriented Programming (OOP). Di dalam .NET, semua pemrograman yang kita lakukan adalah merupakan objek. Visual Basic versi ini menerapkan konsep OOP secara penuh dan murni. Oleh karena itu, agar penggunaan .NET menjadi lebih mudah, kita perlu memahami betul tentang konsep dari OOP itu sendiri.
3.14. Sekilas Tentang SQL Server 2008
28
menjauhkan diri dan melangkah lebih jauh kedepan, terutama dengan munculnya versi SQL server 2008.
Menentukan bahasa mana yang terbaik untuk aplikasi database akan bersifat sangat subjektif. Namun, biasanya dukungan akan bahasa SQL (Structure
Query Language), kriteria kecepatan, pemakaian memori, mudah tidaknya
program, daya tampung data menjadi kriteria utama.
Berikut adalah kelebihan-kelebihan SQL server dalam pembuatan
database adalah sebagi berikut :
1. Mempunyai transaction log tersendiri dan mengatur transaksi dalam database.
29
BAB IV
DESKRIPSI PEKERJAAN
Berdasarkan hasil survey yang dilakukan pada saat kerja praktek di perpustakaan PT. Jawa Pos, secara garis besar permasalahan yang ada dalam perusahaan ini adalah proses yang berkaitan dengan pemeliharaan data transaksi baik peminjaman maupun pengembalian masih dilakukan dengan cara manual yaitu menggunakan bantuan buku induk koleksi bahan pustaka dalam pemeliharaan data koleksi. Pada saat proses peminjaman, data peminjam langsung dicatat dalam buku peminjaman dan setiap pengembalian dicatat dalam buku pengembalian. sehingga sering terjadi redudansi data dan adanya kesulitan pada waktu pencatatan induk koleksi, pencarian data koleksi, pencarian data anggota, penyelarasan histori peminjaman dan pengembalian bahan pustaka.
Dalam kerja praktek ini, berusaha menemukan permasalahan yang ada dan mempelajari serta mengatasi masalah tersebut, maka diperlukan langkah-langkah sebagai berikut:
1. Menganalisis Sistem 2. Mendesain Sistem
3. Mengimplementasikan Sistem
4. Melakukan Pembahasan terhadap Implementasi Sistem
30
4.1 Menganalisis Sistem
Menganalisis sistem adalah langkah awal untuk membuat suatu sistem baru. Dalam langkah ini harus dilakukan analisis terhadap permasalahan yang ada dalam Perpustakaan PT.Jawa Pos khususnya mengenai penanganan pendaftaran anggota, pencarian data koleksi dan anggota, dan pencatatan transaksi peminjaman dan pengembalian koleksi perpustakaan. Untuk dapat membuat sistem yang baru, terlebih dahulu harus mengetahui alur transaksi yang masih digunakan sampai saat ini. Maka dibuatlah document flow yang berfungsi untuk mengetahui secara detail alur transaksi tersebut.
31
Pengelolaan Buku Masuk
Petugas Administrasi Perpustakaan
ya
tidak
Menambahkan data stok buku yang sama pada
koleksi buku Memeriksa judul,
pengarang, dan penerbit buku masuk dengan
data koleksi
sama
Data koleksi buku
Mencatatat data buku baru Mulai
Data koleksi buku Memasukan buku
baru
Selesai Data buku baru
Gambar 4.1. Document flow pengelolaan koleksi bahan pustaka
32
perpustakaan meminta kartu tanda pengenal yang dapat berupa Kartu Pegawai Untuk Karyawan PT. Jawa Pos atau bisa juga dengan kartu pelajar maupun kartu tanda mahasiswa. Kemudian petugas memeriksa apakah peminjam sebelumnya pernah meminjam dan bagaimana status dia sebagai peminjam, apakah baik atau tidak. Jika status peminjam baik maka petugas langsung mengisi di buku peminjaman dengan data peminjam dan bahan pustaka yang dipinjam beserta tanggal pinjam. Gambar 4.2, merupakan Document Flow Peminjaman bahan pustaka.
33 ada peminjaman yang
belum dikembalikan
34 sesuai dengan buku
yang dipinjam
Gambar 4.3. Document flow pengembalian bahan pustaka
4.2 Mendesain Sistem
35
1. System Flow
2. Context Diagram
3. HIPO
4. Data Flow Diagram (DFD)
5. Entity Relationship Diagram (ERD)
6. DBMS
7. Desain Input Output
Ketujuh langkah tersebut akan dijelaskan pada sub bab sebagai berikut:
4.2.1. System Flow
System flow adalah gambaran tentang sistem yang akan dibangun. System
flow yang dibangun ini yang dibangun ini berisi bahwa ketika pertama kali calon
36
Pengelolaan data koleksi bahan pustaka di perpustakaan PT. Jawa Pos dilakukan oleh petugas administrasi perpustakaan. Bahan pustaka berasal dari sumber yang beragam, yaitu berasal dari pengadaan perpustakaan, penggantian bahan pustaka yang rusak atau hilang oleh anggota perpustakaan, dan hibah dari pegawai PT. Jawa Pos atau pun dari pihak lain. Karna pengadaan bahan pustaka yang tidak berkala maka setiap ada bahan pustaka masuk akan langsung diterima oleh petugas lalu di inputkan ke sistem dan sistem akan secara otomatis mengecek judul, pengarang dan penerbit antara bahan pustaka baru dan tabel buku perpustakaan, jika sama maka stok koleksi sistem akan mengupdate stock baru pada data stock koleksi bahan pustaka. Namun jika tidak sama maka akan dicatat sebagai bahan koleksi baru dan disimpan pada database. System Flow Pengelolaan Koleksi bahan pustaka masuk dapat dilihat pada Gambar 4.5.
37
Setelah mendapatkan informasi koleksi bahan pustaka dari pencarian pada katalog, anggota perpustakaan dapat melakukan pencarian koleksi bahan pustaka pada rak dimana koleksi bahan pustaka yang dicari itu ditempatkan sesuai dengan informasi dari petugas perpustakaan. Setelah mendapatkan koleksi bahan pustaka yang akan dipinjam maka anggota perpustakaan menyerahkan koleksi bahan pustaka dan kartu anggota kepada petugas untuk melakukan pencatatan transaksi peminjaman, apabila anggota belum terdaftar maka petugas mengarahkan calon anggota untuk melakukan pendaftaran. Petugas akan menginputkan ID Koleksi bahan pustaka dan ID peminjam. Jika anggota telah terdaftar maka petugas dapat menyimpan transaksi peminjaman kedalam tabel peminjaman dan detail peminjaman, kemudian sistem secara otomatis merubah status koleksi bahan pustaka menjadi sedang dipinjam pada tabel koleksi bahan pustaka. Setelah menyimpan transaksi maka petugas mengembalikan kartu anggota dan menyerahkan koleksi bahan pustaka yang dipinjam oleh anggota.
System flow peminjaman bahan pustaka dapat dilihat pada Gambar 4.7.
38
bahan pustaka tersebut rusak maka petugas akan meminta anggota perpustakaan untuk mengganti koleksi bahan pustaka tersebut. Jika anggota menghilangkan koleksi bahan pustaka tersebut petugas juga akan meminta anggota tersebut agar segera mengganti koleksi bahan pustaka yang dipinjam tersebut. Kemudian petugas melakukan submit pengembalian bahan pustaka yang juga secara otomatis merubah status koleksi bahan pustaka menjadi tersedia. Apabila pengembalian tepat waktu maka petugas hanya melakukan submit pengembalian. Gambar 4.8 merupakan system flow pengembalian bahan pustaka.
Pada proses pelaporan yang dibutuhkan oleh kepala perpustakaan, user memilih laporan yang akan di butuhkan oleh kepala perpustakaan lalu user dapat mencetak laporan dan memberikannya kepada kepala perpustakaan. Gambar 4.9 merupakan system flow pembuatan laporan.
39
Mengecek kartu tanda pengenal calon anggota dengan identitas data anggota
yang sama
40
Pengelolaan Koleksi Bahan Pustaka
Petugas Administrasi Perpustakaan
Data koleksi bahan pustaka baru
stock pada data buku tersebut
41 letak rak buku yang dicari Kata kunci buku
T.Peminjaman Menghitung stock
buku yang tersedia atau tidak
sedang dipinjam, tidak rusak, dan
tidak hilang
selesai
Mencari buku
T.Buku
Data buku yang diacari dan jumlah
yang tersedia Ada?
ya Menanyakan
buku yang dicari kepada petugas buku yang dicari
tidak ada
42
Pesan buku rusak atau hilang dan tidak bisa dipinjam buku yang akan
dipinjam dan
43 buku yang akan
dipinjam dan buku yang rusak
atau hilang
Update status
kondisi buku T. Stock Buku
Mengganti buku yang rusak atau
hilang Pengelolaan buku masuk
Buku pengganti
44
45 Input data hari
libur
tidak Menyimpan data denda
Master denda
46
4.2.2. Context Diagram
Context diagram adalah gambaran menyeluruh dari DFD. Didalam
context diagram terdapat 3 (tiga) external entity, yaitu: Petugas, Pembina dan
Siswa. Gambar 4.11 merupakan data flow diagram level context.
laporan kateg ori buku yang paling sering dipinjam laporan buku yang paling sering dipinjam
laporan buku yang belum kembali
laporan peng embalian laporan peminjaman
data buku yang akan dikembalikan
data ang gota data buku yang akan dipinjam
data kartu ang gota
kartu angg ota data informasi denda
laporan buku rusak dan hilang
0
Sistem Informasi Perpustakaan PT Jawa Pos
+
angg ota
Kepala Perpustakaan
Gambar 4.11. Data flow diagram level context
4.2.3. HIPO
HIPO berguna sebagai alat desain dan teknik dokumentasi dalam siklus pengembangan sistem yang berbasis pada fungsi. Berikut ini adalah hierarchy
chart dari rancang bangun sistem informasi perpustakaan pada PT. Jawa Pos,
47 Status Buku yang
dipinjam Mencetak Laporan Buku yang Paling Sering Dipinjam
3.6 Mencetak Laporan Kategori
Buku yang Paling Sering Dipinjam
3.4
Mencetak Laporan Buku yang Belum Kembali
3.7 Mencetak Laporan Buku
Rusak dan Hilang 2.1
Melakukan Pencarian Katalog
Gambar 4.12. Hierarchy Chart Sistem Informasi Perpustakaan
4.2.4. Data Flow Diagram (DFD)
DFD merupakan perangkat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur. DFD dapat menggambarkan seluruh kegiatan yang terdapat pada sistem informasi perpustakaan PT. Jawa Pos secara jelas.
48
laporan. Terdapat tabel anggota, koleksi bahan pustaka, stock koleksi bahan pustaka, hari libur, jenis koleksi bahan pustaka, klasifikasi, pengarang, penerbit, sumber, rak, petugas, peminjaman, denda, penempatan rak, dan detail peminjaman. Gambar 4.13 merupakan data flow diagram Level 0.
Pada DFD level 1 proses mengelola data master terdapat 5 (lima) sub proses, yaitu mengelola data master koleksi bahan pustaka, anggota, petugas, denda, dan hari libur. Sub proses mengelola data master koleksi bahan pustaka berfungsi untuk mengelola data-data koleksi bahan pustaka. Sub proses mengelola data master anggota berfungsi untuk mengelola data-data anggota. Sub proses mengelola data master petugas berfungsi untuk mengelola data-data petugas. Sub proses mengelola data denda berfungsi untuk mengelola data besarnya denda yang berlaku. Sub proses mengelola data hari libur adalah untuk mengelola kapan diadakan hari libur di perpustakaan PT. Jawa Pos. Gambar 4.14 merupakan DFD
49
data denda dibaca
data denda dibaca
data jenis buku diubah
[laporan buku yang paling sering dipinjam]
[laporan buku yang belum kembali] [laporan pengembalian]
[laporan kategori buku yang paling sering dipinjam]
[laporan peminjaman]
data anggota dibaca data hari libur dibaca
data petugas dibaca
data detail peminjaman baru
data detail peminjaman dibaca
data detail peminjaman diubah
data detail peminjaman dibaca data peminjaman dibaca
data peminjaman dibaca data hari libur diubah data hari libur baru data jenis buku baru data tempat rak baru
data tempat rak diubah
data petugas
data Stock Buku Dibaca
[data informasi denda] data stock buku di ubah
[data kartu anggota]
[data buku yang akan dikembalikan] [data buku yang akan dipinjam]
Data Anggota Dibaca
Data Anggota Diubah Data Anggota Baru
Data Anggota Dibaca Data Buku Dibaca
[laporan buku rusak dan hilang] data buku
3 Tabel Stock Buku 4 Tabel Klasifikasi 11 Tabel Detail
Peminjaman 12 Tabel Denda
13 Tabel Hari Libur 14 Tabel Jenis Buku
15 Penempatan Rak
50
[data hari libur] [data hari libur baru] [data hari libur diubah] [data denda diubah] [kartu ang g ota] [data peng arang]
[data peng arang diubah]
[data penerbit diubah]
[data jenis buku diubah] [data jenis buku baru]
[data rak diubah] [data rak baru]
[data tempat rak baru] [data tempat rak diubah]
[data jenis buku] [data penempatan rak]
[Data Angg ota Dibaca] [Data Angg ota Diubah]
[data rak] [data buku baru]
[data buku diubah] [data buku]
[data klasifikasi diubah] [data peng arang baru]
[data penerbit]
[Data Angg ota Baru]
angg ota angg ota 2 Tabel Buku
2 Tabel Buku 2 Tabel Buku
1 Tabel Ang gota 1 Tabel Ang gota
1 Tabel Ang gota 15 Penempatan
Rak
14 Tabel Jenis Buku
13 Tabel Hari Libur
8 Tabel Rak 7 Tabel Sumber
6 Tabel Penerbit
5 Peng arangTabel 4 Tabel Klasifikasi
12 Tabel Denda 9 Tabel Petug as 15 Penempatan Rak
15 Penempatan Rak 14 Tabel Jenis Buku
13 Tabel Hari Libur 13 Tabel Hari Libur 12 Tabel Denda
12 Tabel Denda 9 Tabel Petug as
9 Tabel Petug as
8 Tabel Rak
5 Peng arangTabel 5 Tabel
Peng arang
4 Tabel Klasifikasi 4 Tabel Klasifikasi
1.1
mengelola data master bahan pustaka
+
1.2
mengelola data master angg ota
1.3 mengelola data master
petugas
14 Tabel Jenis Buku
1.4 mengelola data master
denda
1.5 mengelola data master
hari libur
Gambar 4.14. DFD level 1 proses mengelola data master
51
Data stock buku dibaca
data buku dibaca
[data denda dibaca]
data hari libur dibaca data hari libur dibaca
[data hari libur dibaca] [data Stock Buku Dibaca]
data stock buku dibaca data stock buku dibaca
[data detail peminjaman diubah] [data detail peminjaman baru]
[data stock buku di ubah]
data stock buku diubah data stock buku diubah
[data peminjaman dibaca] [data buku yang akan dikembalikan]
[data informasi denda]
[data peminjaman]
[data detail peminjaman dibaca]
data buku dibaca data buku dibaca
[Data Buku Dibaca]
data ang gota dibaca data ang gota dibaca
[data angg ota dibaca]
[data petugas dibaca]
data kartu ang gota [data kartu angg ota]
data kartu ang gota
[data buku yang akan dipinjam] angg ota 3 Tabel Stock Buku
2 Tabel Buku 10 Tabel Peminjaman
10 Tabel Peminjaman
11 Tabel Detail Peminjaman 11 Tabel Detail Peminjaman
11 Tabel Detail Peminjaman
9 Tabel Petug as
13 Tabel Hari Libur 2.1 1 Tabel Ang gota
12 Tabel Denda 2.3
Pencarian katalog
Gambar 4.15. DFD level 1 proses melakukan transaksi
52
data detail peminjaman dibaca
data detail peminjaman dibaca data detail peminjaman dibaca
data detail peminjaman dibaca
data ang gota dibaca data ang gota dibaca
data ang gota dibaca data ang gota dibaca
data ang gota dibaca data peminjaman dibaca
[data detail peminjaman dibaca]
[data peminjaman dibaca]
data ang gota dibaca data ang gota dibaca
data ang gota dibaca data ang gota dibaca
data ang gota dibaca data ang gota dibaca
[Data Angg ota Dibaca]
data buku dibaca [laporan kateg ori buku yang paling sering dipinjam]
[laporan buku yang belum kembali]
[laporan buku yang paling sering dipinjam] Kepala
Perpustaka an
2 Tabel Buku
1 Tabel Ang gota
10 Tabel Peminjaman 11 Tabel Detail
Peminjaman
Gambar 4.16. DFD level 1 proses membuat laporan
53
peminjam atau anggota perpustakaan PT. Jawa Pos. Setelah itu proses yang dilakukan adalah menginputkan data tersebut secara terkomputerisasi, kemudian mengecek data koleksi bahan pustaka dan anggota. Proses selanjutnya adalah menyimpan transaksi peminjaman dan proses yang terakhir adalah memperbarui status koleksi bahan pustaka dengan merubah status koleksi bahan pustaka menjadi sedang dipinjam. Gambar 4.17 merupakan DFD level 2 proses melakukan transaksi peminjaman.
data peminjaman s etelah disimpan data peminjaman
[data stoc k buku diubah]
[data hari libur dibac a]
[data detail peminjaman baru] [data peminjaman] [data buku dibac a]
[data angg ota dibaca]
[data petugas dibac a]
[data kartu angg ota] [data buku yang akan dipinjam]
[data stoc k buku dibaca] angg ota
Sp Data Kartu Ang g ota 9 Tabel Petug as Sp Data Angg ota
Sp Data Buku
10 Tabel Peminjaman
Sp Data Stoc k Buku diubah
11 Tabel Detail Peminjaman Sp Data Stoc k Buku Sp Data Hari Libur
2.1.1
Merubah Status Buku Yang Dipinjam
54
[data stoc k buku diubah] data peng embalian setelah dis impan
data detail peng embalian [data detail peminjaman diubah]
data peng embalian
[data denda dibaca]
[data informas i denda]
[data hari libur dibac a] [data buku yang akan dikembalikan] [data detail peminjaman dibac a]
[data stoc k buku dibaca] [data buku dibac a]
[data angg ota dibaca] [data kartu angg ota]
[data peminjaman dibaca] Sp Data Kartu Ang g ota
Sp Data Angg ota
Sp Data Buku
11 Tabel Detail Peminjaman
angg ota angg ota
10 Tabel Peminjaman
Sp Data Stoc k Buku diubah 11 Tabel Detail Peminjaman
Sp Data Stoc k Buku
Sp Data Hari Libur 2.2.1
Meng inputkan Peng embalian
2.2.2
Meng hitung Denda
2.2.4
merubah s tatus buku yang telah
Gambar 4.18. DFD level 2 proses melakukan transaksi pengembalian
55
yang sama. Proses selanjutnya yaitu menghitung denda apabila terjadi keterlambatan pengembalian. Setelah melakukan pengecekan keterlambatan maka proses berikutnya adalah persetujuan dari petugas dalam melakukan pengembalian. Ketika telah disetujui maka proses berikutnya merubah status koleksi bahan pustaka menjadi tersedia. Gambar 4.18 merupakan DFD level 2 proses melakukan transaksi pengembalian
4.2.5. Entity Relationship Diagram (ERD)
ERD terbagi menjadi dua bagian, yaitu:
4.2.5.1. Conceptual Data Model (CDM)
CDM dari Sistem Informasi Perpustakaan PT. Jawa Pos terdapat 14 (empat belas) tabel yaitu tabel anggota, petugas, koleksi bahan pustaka, stock koleksi bahan pustaka, denda, hari libur, jenis koleksi bahan pustaka, pengarang, penerbit, klasifikasi, rak, sumber, detail peminjaman, dan peminjaman. CDM dari Sistem Informasi Perpustakaan Manajemen PT. Jawa Pos, dapat terlihat pada Gambar 4.19.
4.2.5.2. Physical Data Model (PDM)
56
peminjaman, dan peminjaman. PDM dari Sistem Informasi Perpustakaan Manajemen PT. Jawa Pos, dapat dilihat pada Gambar 4.20.
Gambar 4.19. Conceptual data model
57
ID_PEMINJAMAN = ID_PEMINJAMAN
NO_ST OCK = NO_STOCK
ID_DENDA = ID_DENDA
ID_BUKU = ID_BUKU
ID_JENIS_BUKU = ID_JENIS_BUKU ID_PETUGAS = ID_PET UGAS
ID_SUMBER = ID_SUMBER
NO_KLASIFIKASI = NO_KLASIFIKASI
ID_PENERBIT = ID_PENERBIT ID_PENGARANG = ID_PENGARANG
ID_ANGGOTA = ID_ANGGOTA ID_PEM INJAM AN varchar(25) ID_ANGGOTA varchar(10) ID_PEM INJAM AN varchar(25)
NO_STOCK int
58
4.2.6. DBMS
Struktur tabel pada sistem informasi perpustakaan PT. Jawa Pos adalah sebagai berikut:
a) Tabel Petugas
Primary Key : ID_PETUGAS
Foreign Key : -
Fungsi : Untuk memulai menjalankan aplikasi
Tabel 4.1. Struktur tabel petugas
Field Type Data Length Constraint
ID_PETUGAS Varchar 10 Primary Key
USERNAME Varchar 20
PASSWORD Varchar 20
HAK_AKSES Varchar 20
b) Tabel Anggota
Primary Key : ID_ANGGOTA
Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan data anggota perpustakaan
Tabel 4.2. Struktur tabel anggota
Field Type Data Length Constraint
ID ANGGOTA Varchar 10 Primary Key
NAMA_ANGGOTA Varchar 30
ALAMAT_ANGGOTA Varchar 200
JENIS_KELAMIN Varchar 6
NO_TELP Varchar 15
59
Field Type Data Length Constraint
NO_IDENTITAS Varchar 25
PEKERJAAN Varchar 50
INSTANSI Varchar 100
QUOTA_PINJAMAN Integer
PHOTO Varchar 150
TANGGAL_DAFTAR Datetime
c) Tabel Pengarang
Primary Key : ID_PENGARANG
Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan data pengarang dari tabel buku
Tabel 4.3. Struktur tabel pengarang
Field Type Data Length Constraint
ID_PENGARANG Varchar 5 Primary Key
NAMA_PENGARANG Varchar 30
d) Tabel Penerbit
Primary Key : ID_PENERBIT
Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan data penerbit dari tabel buku
Tabel 4.4. Struktur tabel penerbit
Field Type Data Length Constraint
ID_PENERBIT Varchar 5 Primary Key
NAMA_PENERBIT Varchar 30
ALAMAT_PENERBIT Varchar 200
60
Field Type Data Length Constraint
EMAIL_PENGARANG Varchar 100
TELP_PENERBIT Varchar 20
e) Tabel Klasifikasi
Primary Key : ID_KLASIFIKASI
Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan data klasifikasi dari tabel buku
Tabel 4.5. Struktur tabel klasifikasi
Field Type Data Length Constraint
NO_KLASIFIKASI Varchar 8 Primary key
NAMA_KLASIFIKASI Varchar 50
f) Tabel Rak
Primary Key : ID_RAK
Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan data rak letak buku
Tabel 4.6. Struktur tabel rak
Field Type Data Length Constraint
NO_RAK Varchar 3 Primary Key
KETERANGAN Varchar 200
g) Tabel Penempatan Rak
Primary Key : ID_RAK
61
Foreign Key : ID_RAK reference dari Tabel Rak
NO_KLASIFIKASI reference dari Tabel Klasifikasi
Fungsi : Menyimpan data penempatkan rak pada klasifikasi tertentu
Tabel 4.7. Struktur tabel penempatan rak
Field Type Data Length Constraint
NO_RAK
Varchar 3 Primary Key
Foreign Key
NO_KLASIFIKASI
Varchar 8 Primary Key
Foreign Key
h) Tabel Sumber
Primary Key : ID_SUMBER
Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan data sumber dari tabel buku
Tabel 4.8. Struktur tabel sumber
Field Type Data Length Constraint
ID_SUMBER Varchar 5 Primary Key
JENIS_SUMBER Varchar 30
NAMA_SUMBER Varchar 30
i) Tabel Buku
Primary Key : ID_BUKU
Foreign Key : ID_PENGARANG reference dari Tabel Pengarang,
62
ID_JENIS_BUKU reference dari Table Jenis_Buku Fungsi : Menyimpan data bahan koleksi perpustakaan
Tabel 4.9. Struktur tabel buku
Field Type Data Length Constraint
ID_BUKU Varchar 20 Primary Key
ID_PENGARANG Varchar 5 Foreign Key
ID_PENERBIT Varchar 5 Foreign Key
NO_KLASIFIKASI Varchar 5 Foreign Key
ID_JENIS_BUKU Varchar 5 Foreign Key
ID_SUMBER Varchar 5 Foreign Key
JUDUL_BUKU Varchar 200
THN_TERBIT Datetime
TGL_MASUK Datetime
HARGA Integer
DESKRIPSI Varchar 500
STATUS_BUKU Varchar 8
j) Tabel Stock_Buku
Primary Key : NO_STOCK
Foreign Key : ID_BUKU
Fungsi : Menyimpan data detail koleksi bahan pustaka per nomer stock bahan pustaka
Tabel 4.10. Struktur tabel Stock_Buku
Field Type Data Length Constraint
ID_SUMBER Varchar 23 Primary Key
ID_BUKU Varchar 20 Foreign Key
STATUS_BUKU Varchar 25
63
k) Tabel Peminjaman
Primary Key : ID_PEMINJAMAN
Foreign Key : NIS reference dari Tabel Anggota,
ID_PETUGAS reference dari Tabel Petugas
Fungsi : Menyimpan data transaksi peminjaman koleksi bahan pustaka Tabel 4.11. Struktur tabel peminjaman
Field Type Data Length Constraint
ID_PEMINJAMAN Varchar 25 Primary Key
ID_ANGGOTA Varchar 10 Foreign Key
ID_PETUGAS Varchar 10 Foreign Key
TGL_PINJAM Datetime
l) Tabel Detil Peminjaman
Primary Key : ID_PEMINJAMAN
Foreign Key : ID_PEMINJAMAN reference dari Tabel Peminjaman,
NO_Stock reference dari Tabel Stock_Buku
ID_DENDA reference dari Tabel Denda
Fungsi : Menyimpan data detail dari transaksi peminjaman
Tabel 4.12. Struktur tabel detil peminjaman
Field Type Data Length Constraint
ID_PEMINJAMAN Varchar 25 Primary Key
Foreign Key
NO_STOCK Varchar 23 Primary Key
Foreign Key
ID_DENDA Varchar 10 Foreign Key
TGL_HARUS_KEMBALI Datetime
TGL_KEMBALI Datetime
64
m)Tabel Denda
Primary Key : ID_DENDA
Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan data denda
Tabel 4.13. Struktur tabel denda
Field Type Data Length Constraint
ID_DENDA Varchar 10 Primary Key
BESAR_DENDA Integer
STATUS_DENDA Varchar 6
n) Tabel Hari_Libur
Primary Key : TANGGAL_LIBUR
Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan data hari libur
Tabel 4.14. Struktur tabel Hari_Libur
Field Type Data Length Constraint
TANGGAL_LIBUR Datetime Primary Key
NAMA_LIBUR Varchar 100
o) Tabel Jenis_Buku
Primary Key : ID_JENIS_BUKU
Foreign Key : -
65
Tabel 4.15. Struktur tabel Jenis_Buku
Field Type Data Length Constraint
ID_JENIS_BUKU Varchar 5 Primary Key
NAMA_JENIS_BUKU Varchar 20
4.2.7. Desain Input Output
Desain input output digunakan untuk memberikan gambaran terhadap desain halaman aplikasi berbasis desktop yang akan dibangun. Berikut ini desain
input output dari sistem informasi perpustakaan PT. Jawa Pos.
4.2.7.1. Halaman login
Halaman ini merupakan tampilan dari aplikasi yang nantinya akan dijalankan. Pada halaman ini petugas dari bagian perpustakaan sebagai user sistem memasukkan username dan password kemudian menekan tombol login. Apabila username dan password tersebut sudah benar maka user dapat membuka halaman yang lainnya. Gambar 4.21 merupakan halaman login.
Login
USER NAME :
Sistem Informasi Perpustakaan
PASSWORD :
OK CANCEL
66
4.2.7.2. Halaman utama
Halaman ini akan tampil ketika petugas sukses login dan masuk ke aplikasi. Menu yang akan ditampilkan sesuai dengan kedudukan petugas yang masuk. Pada halaman ini hanya menampilkan halaman menu maintenance data master pada aplikasi. Gambar 4.22 merupakan halaman utama
File
Pencarian Katalog
Daftar Anggota
Maintenace
Input Hari Libur
Konten
Logout
Laporan
Penempatan Rak
Transaksi
Gambar 4.22. Halaman utama
4.2.7.3. Halaman katalog
67
berdasarkan kata kunci tersebut akan ditampilkan pada tabel hasil pencarian. Gambar 2.23 merupakan halaman pencarian koleksi bahan pustaka.
Halaman Katalog
Judul Pengarang Jumlah Buku
Subjek
|
VPenerbit Kata Kunci
Gambar 4.23. Halaman pencarian koleksi bahan pustaka.
4.2.7.4. Halaman peminjaman
68
ID Anggota
Halaman Peminjaman
SUBMIT
Judul Tanggal Pinjam
ID Buku
Tanggal Harus Kembali
ID Petugas Tanggal
Gambar 4.24. Halaman peminjaman
4.2.7.5. Halaman Pengembalian