PERANCANGAN E-DOCUMENT SYSTEM BERBASIS WEB SEBAGAI UPAYA PENERAPAN LEAN PROSES DALAM ADMINISTRASI DOKUMEN (STUDI KASUS : JURUSAN TEKNIK INDUSTRI ITS)

(1)

Abstrak− Pengelolaan dokumen Jurusan Teknik Industri ITS sangat penting untuk dilaporkan sebagai bukti akreditasi Jurusan. Namun masih banyak ditemukan beberapa permasalahan yaitu semakin menumpuknya dokumen dan masih belum terintegrasinya antar pengelola dokumen. Selain itu dokumen seringkali hilang, terselip, hingga susahnya dalam pencarian data/dokumen. Oleh karena itu perlu adanya sistem manajemen dokumen yang terintegrasi dan sistematis. Penelitian ini bertujuan untuk mengimplementasikan lean administration untuk mengeliminasi waste yang ada. Proses bisnis saat ini diidentifikasi masing-masing aktivitasnya sehingga diperoleh beberapa non value adding activity yang diindikasikan sebagai waste. Adapun waste yang paling berpengaruh terhadap efektivitas yaitu waste kategori waiting sebanyak 29%, defect sebesar 20%t, Excessive Inventory sebesar 17% dan inappropriate proccessing sebesar 16%. Penyebab utama dari tiap kategori waste berdasarkan hasil identifikasi Root Cause Analysis (RCA) yaitu tidak adanya SOP yang jelas dan belum ada aplikasi yang mengelola dokumen dalam database yang terintegrasi. Pengelolaan dokumen yang efektif, dilakukan dengan pembuatan aplikasi database yang terintegrasi berbasis web. Sistem manajemen dokumen yang sudah dirancang berdasarkan prinsip pokayoke untuk mencegah kesalahan dalam menginputkan data. Dari hasil penelitian ini, e-document system dapat mengeliminasi waste yang ada seperti defect, waiting dan excessive inventory. Kemudian dengan didukung pembuatan SOP yang baru dapat mengeliminasi waste berupa waiting dan inappropriate processing

Kata Kunci −E-Document system, Lean Administration, Root Cause Analysis (RCA)

I. PENDAHULUAN

Perkembangan teknologi komputerisasi yang semakin maju memudahkan manusia dalam melakukan aktivitasnya terutama di bidang administrasi. Misalnya dalam pengelolaan dokumen yang dulunya hanya dimasukkan dalam file holder kini berkembang dalam sistem manajemen dokumen berbasis digital

Sistem manajemen dokumen yang diterapkan di Jurusan Teknik Industri ITS sebenarnya sudah mulai menerapkan penyimpanan dokumen di sebuah database komputer, namun masih ditemukan beberapa waste. Proses memasukkan data masih dilakukan dengan cara manual dan hal itu seringkali membutuhkan waktu yang lama dan terkadang sangat berisiko salah memasukkan data karena dokumen yang belum terintegrasi [2].

Gambar 1. Permasalahan Administrasi Dokumen

Adapun waste yang terjadi adalah waiting, di mana staf administrasi (admin) menunggu data input hingga 2-3 hari. Hal ini terjadi karena belum adanya standardisasi prosedur yang jelas. Misalnya dalam memasukkan data diri dosen untuk keperluan dokumen penelitian harus menunggu lama jika dosen yang sedang mengisikan. Seharusnya terdapat prosedur penetapan periode waktu tertentu dalam memperrbaharui dokumen. Begitu juga dalam menghimpun data diri mahasiswa maupun alumni. Meskipun sudah bekerjasama dengan himpunan, masih sering menunggu untuk mendapatkan data yang paling

update. Selain itu dikarenakan penyimpanan dokumen

penelitian misalnya disimpan dalam rak ruang baca (RBTI), pengelola administrasi harus jauh mengambil dan mencari terlebih dahulu. Hal ini menyebabkan waktu yang cukup lama dan juga membuat lelah (fatigue). Di sisi lain, peluang risiko kesalahan dalam memasukkan data muncul akibat banyaknya data yang perlu dilaporkan dalam dokumen. Sementara proses akreditasi menjadi hal yang penting namun kurang didukung dengan kondisi yang ada yaitu belum terintegrasi dan belum ada struktur yang sistematis. Maka dari itu diperlukan sistem yang mengatur dokumen yang sistematis dan terintegrasi yaitu dengan perancangan e-document system

II. METODOLOGI PENELITIAN

Dari studi literatur ini, dapat diperoleh teori-teori, data, dan informasi pendukung yang dibutuhkan dalam penelitian. Studi literatur dapat diperoleh dari buku,

PERANCANGAN E-DOCUMENT SYSTEM BERBASIS

WEB SEBAGAI UPAYA PENERAPAN LEAN PROSES

DALAM ADMINISTRASI DOKUMEN

(STUDI KASUS : JURUSAN TEKNIK INDUSTRI ITS)

Marissa Alfia Rachmah dan Arief Rahman

Jurusan Teknik Industri

Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS) Surabaya Kampus ITS Sukolilo Surabaya 60111

Email : [email protected] dan [email protected]

0% 20% 40% 60% waitting input data Kesalahan ketik

data hilang dokumen terselip delay searching document 55% 15% _10% _10% _10%

Tingkat Keseringan Terjadi

(2)

jurnal, tugas akhir, artikel, maupun referensi lainnya. Penelitian ini membutuhkan studi literatur tentang

E-document system, DFD, ERD, CDM, Lean

Administration, wastes, RCA, FMEA, Poka-yoke, dan BPR. Sedangkan studi lapangan untuk mengobservasi

bisnis proses konvensional di Jurusan Teknik Industri ITS kemudian Wawancara permasalahan yang ada dalam proses administrasi dokumen secara konvensional dan juga menyebarkan kuesioner pembobtan waste pada staf administrasi.

Untuk pengumpulan data dibutuhkan data primer dan data sekunder, adapun yang termasuk data primer adalah keperluan dokumen untuk borang, keperluan dokumen untuk selain borang, bisnis proses setiap klasifikasi, permasalahan pada pengelolaan dokumen, kuesioner pembobotan waste. Kemudian data sekunder yang termasuk adalah gambaran umum objek amatan, job deskripsi, staf administrasi, proses akreditasi (borang). Kemudian data-data tersebut diolah dalam identifikasi

waste kemudian dihitung nilai RPN dengan FMEA

sehingga ditemukan alternative solusi permasalahan yang paling berpengaruh.

Dalam perampingan proses diperlukan pembanding antara proses secara konvensional dengan proses perbaikan. sub proses yang sekiranya terdapat waste akan dibuat re-design sehingga bisa memberikan nilai tambah pada proses bisnis yang baru. Di dalam merancang arsitektur sistem perlu diidentifikasi terlebih dahulu entitas-entitas yang terlibat dalam perancangan sistem. Entitas di dalam penelitian ini didefinisikan sebagai apapun yang terlibat di dalam sistem. Setelah menentukan entitas apa saja yang terlibat dalam sistem, langkah selanjutnya adalah mengidentifikasi kerangka umum sistem yang terdiri dari modul input, proses, dan

output

Gambar 2. Konsep rancangan sistem

Setelah merancang gambaran sistem yang baru, dibuat DFD untuk mengetahui alur data dokumen yang dibutuhkan, selanjutnya bisa dibuat sistem e-document yang terintegrasi. Kemudian dilakukan dilakukan analisis terhadap e-document system yang sudah diuji coba dalam uji coba sistem. Analisis terdiri dari dua poin utama yakni analisis hasil perancangan sistem dan analisis hasil pengujian sistem. Analisis ini akan disertai dengan interpretasi data sehingga memudahkan pemahaman. Hasil dari analisis dan interpretasi data ini diharapkan dapat menghasilkan rekomendasi perbaikan untuk memperbaiki kelemahan sistem yang diperoleh dari hasil evaluasi.

III. HASIL DAN PEMBAHASAN 3.1 Identifikasi Waste

Berdasarkan hasil dari brainstorming dan pengamatan pada aliran informasi dan fisik serta pengamatan pada proses pengelolaan dokumen yang berlangsung, maka dapat diidentifikasi beberapa hal yang diindikasikan sebagai waste yaitu yang tergolong pada

non value adding activity (NVAA) rata-rata setiap proses

antara lain pada aktivitas mencari dokumen, memeriksa kelengkapan dokumen dan menyampaikan dokumen ketika dibutuhkan. Dalam aktivitas tersebut teridentifikasi beberapa waste. Berdasarkan penerjemahan konsep Lean manufaktur menjadi Lean administration maka tabel berikut ini adalah waste yang terjadi pada objek penelitian ini :

Tabel 2. Identifikasi waste yang terjadi pada objek amatan

3.2 Identifikasi Waste Yang Paling Berpengaruh Identifikasi waste yang paling berpengaruh menurut konsep Lean Administration adalah dengan melakukan wawancara. Wawancara pada staf administrasi dilakukan untuk mengetahui tingkat keseringan waste yang terjadi pada proses pengelolaan dokumen dengan menggunakan metode BORDA yaitu dengan memberikan peringkat untuk masing-masing jenis waste serta mengalikannya dengan bobot yang telah sesuai yaitu peringkat 1 mempunyai bobot tertinggi yaitu (n – 1) demikian seterusnya di mana waste yang mempunyai nilai tertinggi adalah waste yang paling berpengaruh terhadap efisiensi [1].

Wawancara dilakukan kepada 6 orang yang mengurusi bidang administrasi umum, akademik dan kepegawaian beberapa orang yang berhubungan langsung dengan proses pengelolaan dokumen. Adapun rekapan hasil wawancara menunjukkan waste yang paling sering terjadi pada pengelolaan dokumen di Jurusan Teknik Industri ITS.

Tabel 3. Waste yang paling sering terjadi pada proses pengelolaan dokumen

(3)

Kemudian dari tabel tersebut dicari waste yang prosentase kumulatif dalam 80% meliputi apa saja yang sering terjadi pada pengelolaan dokumen, hal ini dinamakan paretto chart seperti pada grafik berikut ini:

Gambar 3. Diagram Pareto untuk waste yang berpengaruh

Berdasarkan hasil pengolahan kuisioner maka diperoleh waste yang paling sering terjadi pada proses pengelolaan dokumen dan berpengaruh terhadap efisiensi adalah waiting dengan bobot sebesar 36 atau 29%, defect dengan bobot sebesar 25 atau 20%, Excessive Inventory dengan bobot sebesar 21 atau 17%. dan inappropriate

processing dengan bobot 20 atau 16%.

3.3 Identifikasi Akar Penyebab Waste Berpengaruh Identifikasi akar penyebab waste berpengaruh bertujuan untuk mengetahui akar penyebab dari waste. Alat yang digunakan adalah Root Causes Analysis dengan penerapan 5 whys dimana akar permasalahan yang menyebabkan terjadi waste biasa terdapat pada why terakhir. [3]

Tabel 4. Root Causes Analysis (RCA)

3.4 Identifikasi Moda Kegagalan Dan Efeknya Dengan FMEA

Dengan menggunakan pendekatan FMEA maka dapat ditetapkan nilai dari severity, occurance, dan

detection yang digunakan untuk mencari nilai RPN

dimana RPN tertinggi ini nantinya digunakan untuk menentukan alternatif kebijakan perbaikan. Severity merupakan suatu penilaian tingkat keparahan dari keseriusan efek yang ditimbulkan dari moda-moda kegagalan (failure mode) yang berdampak pada pengguna akhir baik dari segi pelanggan maupun proses selanjutnya. Kemudian Ocurrance merupakan suatu penilaian mengenai peluang (probabilitas) frekuensi penyebab mekanisme kegagalan yang akan terjadi, sehingga dapat menghasilkan moda kegagalan yang memberikan akibat tertentu. Terakhir, detection merupakan suatu penilaian mengenai kemampuan kontrol dalam mendeteksi kesalahan maupun moda kegagalan (failure mode) yang menyebabkan terjadinya kegagalan Berikut ini penetapan severity untuk setiap

waste.berdasarkan hasil brainstorming dari para

pengelola dokumen.

Tabel 5. Penetapan severity untuk setiap waste

Kemudian penetapan occurance untuk setiap waste menurut Kurniawan (2011).

Tabel 6. Penetapan occurance untuk setiap waste [4]

Selanjutnya penetapan detection untuk setiap waste menurut Kurniawan (2011). R an k (B ob ot ) Pe rc en t (% ) Jenis Waste Count 20.0 17.0 16.0 13.0 5.0 Cum % 29.0 49.0 66.0 82.0 0.29 95.0 100.0 0.20 0.17 0.16 0.13 0.05 Percent 29.0 Othe r Excess ive M otion Inapp ropria te Pro cess ing Over Inven tory Defec t Wait ing 1.0 0.8 0.6 0.4 0.2 0.0 100 80 60 40 20 0 Pareto Chart of Waste

(4)

Tabel 7. Penetapan detection untuk tiap waste [4]

Berikut ini merupakan nilai RPN dari masing-masing waste dimana RPN tertinggi diberi lingkaran berwarna merah. Perhitungan nilai RPN diperoleh dari perkalian nilai Severity (S) dengan nilai Occurance (O)

dan Detection (D). Berikut merupakan contoh

perhitungan nilai RPN dari salah satu sub waste yaitu dokumen hilang dalam pelaporan.

Tabel 8. Matriks klasifikasi nilai RPN

X L M H L L M M

M M M H

H M H H

RPN = Severity ∗ Occurance ∗ Detection….. [6] RPN dokumen hilang = H x H x M

RPN dokumen hilang = H

Nilai RPN dokumen hilang termasuk bernilai besar karena tergolong dalam kategori high (H), sehingga perlu diidentifikasi lebih lanjut.

(5)

3.5 Perancangan Sistem

Dalam merancang sistem informasi perlu dibuat trelebih dahulu data flow diagram (DFD) yang merupakan gambaran grafis suatu sistem yang menggunakan sejumlah bentuk-bentuk diagram untuk menggambarkan bagaimana data mengalir melalui suatu proses yang saling berkaitan [5]. Berikut rancangan alur data (DFD) untuk level 0 sebagai gambaran grand design

e-document system :

E-document system

Jurusan Teknk Industri ITS Dosen

Mahasiswa 1 Administrasi Dokumen

Berita acara - presensi

Bukti kegiatan, penghargaan Perusahaan LPPM Biro SDM HMTI Kalab Alumni Tim Kurikulum

Silabus dan SAP

Modu l praktikum Da fta r L ulu sa n da la m lim a ta hu n te ra kh ir D ok um en P en du ku ng P ela ya na na n k ep ad a M ah as isw a Laporan Penelitian Laporan penelitian dan hibah Auditor Silabus dan SAP

Berita acara m

onitoring

Bukti kegiatan,p enghargaan

Data Prestasi Laporan penelitiandan hibah

Surat Kerjasama

Dokumen tentang

jaminan mutu D ok um en kin erj a lu us an Pa_nd ua n P em bim bin ga_n Lapo_{ran p} enga bdian mas yarakat R at a-ra ta la m a st ud i Dpkumen tentang jaminan mutu

Serifikat Tenaga Kepend idikan Proyek penelitian Lapo ran Kegia tan Him puna n da n Kemah asis waan

Bukti keikutsertaan organisasi keilmuan/keprofesian

Laporan Proy ek penelitian Laporan Proyek

penelitian

Dokumen pen

dukung

kegiatan peninjauan

kurikulum

SK studi

Surat Kerjasama

Bukti keikutsertaan organisasi keilmuan/keprofesian Lap_oran Contoh soal Form KP G Nilai KP Form KP F Publikasi Ilmiah Data Riwayat RBTI Lap oran_Tug as A khir Lap_oran Ke_{rja P} raktek Form TA (1) PHKI Laporan_penelitia n dan PKM hibah BAAK Data Prestasi Mahasiswa

Dokumen penduku

ng

kegiatan penin

jauan

kurikulum

DP3 buku

jurnal

proceed_ing

buku

Kemudiann dihubungkan antar entitas ke dalam rancangan Entity Relationship Diagram (ERD) dan juga

Conceptual Data Model (CDM) sehingga terbentuk

rancangan hubungan pada database pada microssoft

access:

Gambar 5. hubungan pada database

Dari gambar di atas terlihat entitas yang saling berhubungan sesuai dengan kebutuhan atributnya, adapun entitas yang termasuk dalam sistem pengelolaan dokumen Jurusan Teknik Industri ITS antara lain, hibah, mata kuliah, prestasi, praktikum, struktur, lab, KP, penelitian, TA, dosen, dan bahan pustaka.

3.6 Poka-Yoke System

Tujuan dari Poka yoke adalah untuk mencegah terjadinya defect, karena berkaitan dengan kerja dan manusia maka tidak lepas dari ilmu kerja yakni dengan prinsip “fit the task to the man” [1]. Sehingga manajemen tidak hanya menghabiskan tenaga untuk mengingatkan dan menyalahkan orang untuk mencegah terulangnya kesalahan, tapi harus tahu bagaimana cara untuk memperbaiki proses sehingga kesalahan sama tidak terulang.

Login Password berdasarkan job desc masing-

masing staf terdiri atas 3 bagian yakni akademik, kepegawaian dan administrasi umum. Berikut Admin yang terdaftar dalam sistem

Gambar 6. Sistem Log in

setelah login maka akan memilih database dokumen sesuai dengan bidang masing-masing pada dashboard menu.

Gambar 7. Display dashboard menu

Kemudian ada beberapa form yang akan diolah sesuai kebutuhan, namun masih terdapat 3 fungsi lain seperti

search, edit, dan delete. Adapun kelebihan sistem ini

sudah terintegrasi sehingga antar pengelola dokumen bisa mengakses kebutuhan dokumen baik dari administrasi, akademik, maupun kepegawaian, yang salah satu kegunaannya adalah untuk akreditasi jurusan.

Dengan

menggunakan aplikasi ini d

imungkinkan laporan dalam bentuk softcopy, kemudian dalam pencarian dokumen dapat diketahui letak lokasi dokumen dengan mudah sehingga Retensi dokumen dapat diketahui secara otomatis. Kemudahan akses dokumen yang sudah terintegrasi namun masing-masing admin memiliki otoritas yang berbeda. Dibuat secara intranet (localhost) sehingga tidak dimungkinkan bisa diakses dari luar proxy ITS

.

Namun sistem ini masih memiliki kekurangan yaitu

display yang masih sederhana dengan rancangan intterface yang masih minimalis sehingga diharapkan

pengembangannya lebih menarik baik secara fungsi dan

interface.

IV. SIMPULAN

Adapun waste yang ditemukan pada proses bisnis adminstrasi di Jurusan Teknik Industri ITS saat ini yaitu waste kategori waiting sebanyak 29%, deffect sebesar 20%, Excessive Inventory sebesar 17% dan inappropriate

proccessing sebesar 16%.

Adapun permasalahan paling berpengaruh yang menjadi penyebab waste dalam pengelolaan dokumen di Jurusan Teknik Industri ITS saat ini yaitu menunggu, banyak berkas yang sudah tidak dipakai, kesalahan memasukkan data dan dokumen yang hilang dengan kategori nilai RPN ke dalam high (H) risk.

Prototype e-document system untuk pengelolaan

administrasi dokumen disimulasikan secara langsung dengan hasil lebih efektif dalam pengelolaan dokumen. Hal ini dikarenakan sistem terintegrasi antar pengelola dokumen.

(6)

V. DAFTAR PUSTAKA

[1] Gaspersz, Vincent. 2007. Lean Six Sigma For

Manufacturing and Service Industries. Jakarta: Penerbit

Pt. Gramedia Pustaka Utama

[2] Inspira. 2010. http://www.ims.web.id/sistem_

kearsipan_dms. htm. Diakses tanggal 28 Maret 2012

[3] Jucan, George. 2005. Root Cause Analysis for IT

Incidents Investigation.

[4] Kurniawan. V. 2011. Implentasi Lean Manufacturing

untuk Meningkatkan Efisiensi pada UD. Kembang jaya.

Surabaya: Tugas Akhir Teknik Industri ITS.