GARUDA ONLINE SALES QUICK REFERENCE

(1)

GARUDA ONLINE SALES

QUICK REFERENCE

VER.02 – February 2012

..:: JKTEC ::..

(2)

1. Umum

Visit WEB GOS URL: http://gosga.garuda-indonesia.com/

Pilih menu “Masuk & Registrasi”, dihalaman tersebut masukkan username dan password GOS. Setelah Login, maka akan masuk ke halaman utama yang terdiri dari 7 Menu Utama, yaitu :

• Home

• Profil Member GOS • Reservasi Penerbangan • Transaction Review • Manajemen Booker • Profil Saya • Referensi • Help Desk • Log Out a. Home

Pada menu ini akan ditampilkan informasi-informasi yang terkait dengan Garuda Online Sales dari Head Office.

b. Profil Member GOS

Pada menu ini akan ditampilkan profil lengkap dari member GOS yang melakukan login.

c. Reservasi Penerbangan

Pada Menu ini, user yang login dapat melakukan reservasi tiket pesawat Garuda Indonesia.

d. Transaction Review

Menu ini digunakan untuk :

• Monitoring status transaksi yang sedang berjalan. • Melihat history transaksi per tanggal tertentu

• Melakukan pencarian transaksi berdasarkan keyword yang kita masukkan. e. Profil Saya

(3)

f. Referensi

Pada menu ini user dapat mengunduh referensi(quick reference) Garuda Online Sales.

g. Help Desk

Menu ini digunakan untuk mengirimkan complaint reservasi yang akan ditujukan ke Call Center Garuda Indonesia.

h. Logout

(4)

2. Proses Booking (Pembukuan)

Untuk melakukan proses booking pilihlah menu “reservasi penerbangan” yang ada pada menu utama. Terdapat 4 langkah didalam proses ini : Penerbangan, Penumpang, Pembayaran dan Konfirmasi.

4 Penerbangan Pilih Rute

Pilih preferensi sesuai dengan rencana perjalanan : Kota keberangkatan (departure city).

Kota tujuan (arrival city).

Tipe Perjalanan (type of journey) : sekali jalan (one way) atau pergi pulang (return).

Tanggal keberangkatan (depature date).

Tanggal kembali (return date) (catatan : harus dipilih jika pilihan tipe

perjalanan adalah pergi pulang / return).

Kelas pelayanan (class of service) : executive (kelas bisnis) atau economy (kelas ekonomi).

Jumlah penumpang (number of passenger) : total jumlah penumpang dewasa dan anak-anak, maksimal 9 orang.

Pilih Penerbangan

Setelah memasukkan rencana perjalanan, akan muncul hasil pencariannya. Disini user dapat memilih nomor dan kelas penerbangan yang diinginkan.

Cara memilih :

Klik salah satu nomor dan kelas penerbangan, pilihan akan tampil dikolom samping kiri.

Klik tombol periksa harga pada bagian bawah halaman ini. Ulangi langkah diatas jika mengganti pilihan.

Detail pilihan penerbangan akan tampil di kolom samping kiri, informasi yang ditampilkan meliputi :

Detail penerbangan yang dipilih (rute, tanggal keberangkatan, nomor penerbangan, kelas).

(5)

Jumlah penumpang.

Total harga : Perhitungan dari harga dan komponen yang harus dibayar, ditampilkan secara rinci yang meliputi : harga dasar dewasa, ID, IW, YI, harga dewasa, total harga dewasa, total bayar pax, komisi member GOS, PPH, total bayar member GOS.

Ö Total bayar pax : Nilai yang harus dibayarkan oleh penumpang ke Member GOS dan nilai ini yang akan tercetak di Tiket/ITR (Itinerary Ticket Receipt).

Ö Total bayar member GOS: Nilai yang harus di bayarkan oleh member GOS ke Garuda Indonesia.

4 Penumpang

Pada langkah ini, ditampilkan menu-menu box yang harus diisi:

Nama Penumpang Dewasa : Pada menu box ini harus diisi data penumpang yang meliputi: Title (dengan pilihan : MR/MRS/MS), Nama Depan, Nama Tengah, Nama Belakang dan GFF# (Nomor Keanggotaan GFF).

Nama Penumpang Anak-Anak : Menu ini akan muncul bila dalam rencana penerbangan terdapat anak-anak. Data penumpang yang harus diisi meliputi : Title (dengan pilihan : MSTR/MISS), Nama Depan, Nama Tengah, Nama Belakang, GFF#(Nomor keanggotaan GFF) dan tanggal lahir.

Kontak Penumpang : Data yang diisikan pada menu ini harus sesuai dengan salah satu penumpang yang ikut dalam penerbangan. Adapun data yang harus diisi meliputi: Kontak penumpang (dengan pilihan: salah satu penumpang dewasa), Telepon, Telepon seluler.

Catatan Penting :

Ö Nama penumpang yang diisikan di menu box ini harus sesuai dengan photographic identity card penumpang (KTP, SIM, Passpor dan kartu pengenal lainnya yang berfoto).

Ö Nomor Telepon yang di-entry harus valid untuk digunakan sebagai sarana komunikasi antara Garuda Indonesia dengan penumpang jika diperlukan.

(6)

Ö User dapat menambah atau mengurangi jumlah penumpang pada langkah ini.

Ö Setelah data passenger terisi, klik button LANJUTKAN dan sistem GOS akan menampilkan halaman Detail Pembayaran untuk dapat memilih channel bayar yang terdiri dari 3 pilihan yaitu Garuda OLP, GA – ePayment dan Deposit.

4 Pembayaran

GA-OLP sebagai Online Shopping Bank

Merupakan channel bayar Garuda Online Payment yang sudah terkoneksi dengan 10 bank dengan fasilitas yang tersedia adalah : ATM sebanyak 10 bank, internet banking sebanyak 7 bank dan mobile banking sebanyak 5 bank

Jika Garuda OLP dipilih sebagai sebagai channel bayar : 4 Kolom isian UserID akan hilang.

4 List Bank di tampilkan di bagian bawah

4 Sebelum melakukan booking dengan channel bayar ini, terlebih dahulu diharuskan mengklik kotak persetujuan perihal ”Aturan dan kondisi Harga” dan perihal Term and Conditions, General Conditions of carriage yang harus disampaikan kepada calon penumpang Garuda Indonesia. 4 Jika kotak persetujuan sudah diklik maka klik button lanjutkan dipojok

kanan halaman ini.

4 Selanjutnya sistem GOS akan melakukan proses booking.

4 Proses booking dikatakan selesai/sukses jika secara otomatis muncul halaman Konfirmasi yang berisi info tentang : Tanggal Booking, Kode Pembukuan (Booking Code), Kode Pembayaran (Payment Code) dan info tentang harga.

4 Payment Code ini selanjutnya akan digunakan sebagai parameter bayar di fasilitas bank-bank yang tersedia.

(7)

GA-ePayment sebagai Online Shopping Bank

Merupakan channel bayar yang terintegrasi dengan internet banking KlikBCA (http://www.klikbca.com ).

Jika KlikBCA dipilih sebagai sebagai channel bayar :

4 Kolom isian UserID harus diisi dengan User ID internet banking KlikBCA Individual yang akan digunakan sebagai media bayar (catatan : kolom ini jangan diisi dengan UserID GOS).

4 Petunjuk singkat penggunaan KlikBCA di tampilkan di bagian bawah. 4 Sebelum melakukan booking dengan channel bayar ini, terlebih dahulu

diharuskan mengklik kotak persetujuan perihal ”Aturan dan kondisi Harga” dan perihal Term and Conditions, General Conditions of carriage yang harus disampaikan kepada calon penumpang Garuda Indonesia. 4 Jika kotak persetujuan sudah diklik maka klik button lanjutkan dipojok

kanan halaman ini.

4 Selanjutnya sistem GOS akan melakukan proses booking.

4 Proses booking dikatakan selesai/sukses jika secara otomatis muncul halaman Konfirmasi yang berisi info tentang : Tanggal Booking, Kode Pembukuan (Booking Code), Kode Pembayaran (Payment Code) dan info tentang harga.

4 Pembayaran dilakukan di internet banking KlikBCA individual melalui menu Pembayaran E-Commerce.

Deposit sebagai Online Shopping Bank

Selain melalui 10 Bank yang telah terkoneksi dengan Garuda Online Payment, anda pun bisa melakukan melakukan pembayaran dengan menu Deposit

4 Pembayaran menggunakan Deposit bisa melalui semua channel, baik GA-GA-ePayment, GA-OLP dan Deposit. Disetiap halaman konfirmasi pada masing-masing channel akan muncul button ”bayar dengan deposit”

4 Klik button ”Bayar dengan Deposit”, akan muncul informasi untuk memasukkan reference number.

(8)

4 Untuk mendapatkan reference number, klik button ”Dapatkan Reference Number”

4 Akan muncul pop-up untuk memasukkan PIN Deposit, masukkan PIN dan informasi reference number akan muncul.

4 Masukkan reference number yang muncul ke halaman konfirmasi. Kemudian klik button ”Submit” dihalaman tersebut.

4 Apabila pembayaran telah sukses, Anda dapat segera melakukan proses ticketing dengan mengklik tombol ”Get Ticket” pada bagian atas halaman langkah ini.

4 Konfirmasi

Halaman konfirmasi akan muncul apabila proses booking telah berhasil dilakukan. Dihalaman konfirmasi ini berisi info tentang :

Tanggal booking Kode booking Status

Kode pembayaran Booking Time Limit Detail Penumpang Detail Penerbangan Pembayaran

3. Proses Payment (Pembayaran)

Proses payment (pembayaran) dilakukan di luar GOS yaitu di internet banking, ATM ataupun mobile banking.

Sukses ataupun gagalnya proses bayar di fasilitas bank yang tersedia, secara online akan terdeteksi oleh sistem GOS.

Batasan waktu maksimum (Time Limit / TLT) pembayaran adalah 2 jam terhitung sejak Kode Pembukuan (dan Kode Bayar) terbentuk.

(9)

a. KlikBCA sebagai Online Shopping Bank yang dipilih.

1. Login ke KlikBCA Individual di URL http://www.klikbca.com dengan menggunakan User ID yang di-entry pada kolom isian User ID di GOS → Passenger Detail → Online Shopping Bank

2. Klik menu Pembayaran e-Commerce

3. Pilih KATEGORI : Penerbangan dan pilih NAMA PERUSAHAAN : Garuda Online Sales lalu klik tombol Lanjutkan sehingga seluruh transaksi pembelian GOS yang harus dibayar akan ditampilkan

4. Pilih transaksi pembelian GOS yang akan dibayar dengan melakukan klik (contreng) kotak di depannya

5. Lanjutkan proses pembayaran sebagaimana melakukan transaksi bayar di KlikBCA yaitu dengan meng-entry token dst

6. Jika proses bayar ini sukses, maka akan ditampilkan informasi tentang pembayaran yang telah dilakukan tersebut

7. Kembali akses menu Tinjau Transaksi di sistem GOS, klik kode booking yang baru saja dibayar maka akan muncul halaman ticket detail. Tekan button “get ticket” di pojok kanan halaman tersebut. Akan muncul tabel penumpang yang ikut dalam penerbangan, klik PDF Ticket pada kolom download untuk mengunduh e-ticket.

b. GA OLP sebagai Online Shopping Bank yang dipilih.

1. Jika GA OLP yang dipilih sebagai channel bayar, maka parameter yang digunakan dalam proses bayar adalah Payment Code (Kode Pembayaran) yang di-generate oleh GOS

(10)

2. GA OLP meyediakan 10 bank yang sudah terintegrasi dengan GOS dengan fasilitas sbb :

NO BANK INTERNET BANKING ATM MOBILE BANKING

1 MANDIRI YES YES YES

2 BCA YES YES YES

3 CIMB NIAGA YES YES YES

4 PERMATA YES YES YES

5 PANIN YES YES YES

6 BNI YES YES NO

7 BRI YES YES NO

8 BII NO YES NO

9 BUKOPIN NO YES NO

10 BPD DIY NO YES NO

3. Internet Banking GA OLP :

MANDIRI

• Login ke

http://www.bankmandiri.co.id/ • Pilih menu Pembayaran dan submenu

Airlines

• Pilih Garuda Indonesia pada dropdown menu Penyedia Jasa

• Entry Payment Code pada kolom isian Kode Pembayaran

• Lanjutkan proses seperti proses

transaksi bayar di internet banking Bank Mandiri sebagaimana mestinya

BCA

• Login ke http://www.klikbca.com/ • Pilih menu Pembelian, submenu Tiket • Pilih Garuda Indonesia pada dropdown

menu Jenis Perusahaan

• Entry Payment Code pada kolom isian Nomor Kode

transaksi bayar di internet banking Bank BCA sebagaimana mestinya

• Setelah selesai, maka akan ditampilkan halaman konfirmasi sukses bayar

(11)

• Kembali akses tab Transaction Review di GOS untuk mengunduh ticket

• Kembali akses tab Transaction Review di GOS untuk mengunduh ticket

CIMBNIAGA

• Login ke http://www.cimbniaga.com/ • Pilih menu Pembayaran Tagihan dan

submenu Penerbangan

• Pilih Garuda Indonesia pada dropdown menu Nama Perusahaan

• Entry Payment Code pada kolom isian Kode Bayar

transaksi bayar di internet banking CIMB Niaga sebagaimana mestinya

PERMATA

• Login ke

http://www.permatabank.com/

• Pilih menu Pembayaran (Payment), sub menu Ticketing

• Pilih Garuda Indonesia

• Entry Kode Pembayaran (Payment Code)

transaksi bayar di internet banking Bank Permata sebagaimana mestinya

PANIN

• Login ke http://www.panin.co.id/ • Pilih menu Pembayaran dan submenu

Airlines

• Pilih Garuda Indonesia pada dropdown menu Penyedia Jasa

• Entry Payment Code pada kolom isian Kode Pembayaran

transaksi bayar di internet banking Bank

BNI 46

• Login ke http://www.bni.co.id/ • Pilih menu Pembayaran dan submenu

Tiket penerbangan • Pilih Garuda Indonesia

• Entry Payment Code pada kolom isian Kode bayar

transaksi bayar di internet banking Bank Mandiri sebagaimana mestinya

(12)

Panin sebagaimana mestinya

• Kembali akses tab Transaction Review di GOS untuk mengunduh ticket.

4. Monitoring & History Transaksi

Untuk melakukan monitoring transaksi yang sedang berlangsung maupun untuk melihat history transaksi perhari, dapat dilakukan melalui menu “Tinjau Transaksi”.

Display pada menu ini terbagi 2 yaitu :

1. Di bagian Atas : drop down menu untuk transaction status, tombol search berdasarkan tanggal maupun keyword yang ditulis.

2. Di Bagian Bawah : kolom ticket review yang meliputi no, booker, transaction date, invoice number, booking code, price, status. Isi pada kolom invoice list dapat diklik untuk mengunduh ticket.

Invoice Number (sebanyak 12 digit) sebagai indentitas suatu transaksi dibentuk dari Booking Code (6 digit) + Transaction Date YYMMDD (6 digit). Pada menu drop down transaction status terdapat Status dengan submenu :

a) Tiket Belum Dibayar (ORD): menampilkan invoice number transaksi sukses booking (kode booking sudah terbentuk) tetapi belum dilakukan proses pembayaran.

b) Time Limit Habis (TLT): menampilkan transaksi sukses booking (kode booking sudah terbentuk) tetapi tidak dilakukan proses bayar sampai dengan batas waktu yang telah ditetapkan yaitu 2 jam

c) Tiket Dibatalkan (TLX): menampilkan invoice number transaksi batal

d) Tiket Siap Diproses (TKR): menampilkan invoice number transaksi sukses booking (kode booking sudah terbentuk), proses pembayaran sudah sukses dilakukan, dan tiket sedang di generate oleh sistem GOS.

(13)

e) Tiket Sedang Diproses (TKP): menampilkan invoice number transaksi sukses booking (kode booking sudah terbentuk), proses pembayaran sudah sukses dilakukan, dan tiket sudah di generate oleh sistem GOS.

f) Tiket OK (TKT): Tiket sudah ter-create.

Untuk merubah password, pilih menu profil saya, pada bagian informasi login klik tombol Ganti Password dan ikuti instruksi yang tertera sampai selesai. Monitoring Transaksi yang sedang berjalan

Pilih menu Tinjau Transaksi

Secara default, transaction status akan memunculkan status Tiket Siap Diprroses (TKR) dan diurut dari tanggal transaksi yang terbaru.

Masukkan tanggal tertentu atau keyword tertentu dan klik button “Search” untuk melakukan custom search.

Untuk merubah jumlah data yang ditampilkan klik menu “showing”, terdapat pilihan jumlah yang akan ditampilkan (5, 10, 15, 20, 25) kemudian klik refresh untuk memunculkan data sesuai pilihan jumlahnya.

Untuk loncat ke halaman tertentu, pilih menu “Go To Page” masukkan halamannya dan klik refresh.

Untuk melihat rincian dari invoice number, klik invoice number yang dikehendaki di kolom invoice number kemudian akan muncul halaman ticket detail. Data yang ditampilkan meliputi : transaction date, invoice number, booking code/PNR, routes, Passengers, price dan status. Di bawah terdapat dua button: Back to ticket review dan Get Ticket.

Tombol ”Get Ticket” digunakan untuk mengunduh e-ticket. Klik tombol tersebut maka akan muncul informasi ticket result. Di kolom download, anda pisa mengunduh e-ticket dengan cara mengklik PDF Ticket.

catatan : hyperlink untuk mengunduh tiket hanya ada pada transaksi yang

sukses booking, sukses bayar dan sukses tiket.

5. Deposit Top Up

Merupakan salah satu fasilitas pembayaran yang diberikan oleh Garuda Indonesia yang berfungsi untuk memudahkan GOS Member dalam melakukan pembayaran.

(14)

- Setiap Member yang akan melakukan pembayaran dengan fasilitas ini harus melakukan proses aktivasi dengan mengakses url berikut :

https://www.deposit.garuda‐indonesia.com/GarudaAgentCustomer/login

- Setiap member yang menggunakan Deposit akan memiliki VA (Virtual Account) yaitu nomor rekening Bank tujuan untuk melakukan Top Up Saldo di sistem Deposit Top Up Managemet.

- Minimun jumlah saldo untuk melakukan Top Up melalui semua channel pembayaran adalah IDR 5.000.000,00

- Channel pembayaran / transfer untuk melakukan Top Up saldo di sistem DTU ke Virtual Account dapat dilakukan melalui :

a). ATM Mandiri

- Pilihlah menu Pembayaran/Pembelian. - Kemudian Pilh Multi Payment

- Masukkan Kode Perusahaan. (Kode Perusahaan :53605) - Masukkan VA (virtual Account) yang terdiri dari 8 digit. - Masukkan nominal /jumlat saldo yang akan di Top Up.

- Akan muncul konfirmasi pilihan untuk meyakinkan anda apakah akan tetap melanjutkan proses top up atau tidak.

- Bila proses selesai anda dapat melakukan login ke sistem deposit untuk melakukan pengecekan saldo terakhir.

c). Internet Banking Mandiri

- Masuk ke internet banking mandiri menggunakan account mandiri yang anda miliki

- Pilih menu Pembayaran, kemudian pilih menu Multi Payment - Pilih untuk penyedia jasa “53605 PT.GARUDA INDONESIA” - Masukkan VA(virtual Account yang terdiri dari 8 digit. - Masukkan jumlah saldo yang akan di Top Up.

- Masukkan Token Mandiri anda. d). Channel Bank Lain

- Selain melalu ATM mandiri, anda memiliki account Bank lain bisa melakukan proses Top Up di ATM Bersama.

(15)

- Pilih Menu Transfer.

- Pada saat melakukan input nomor rekening. Ketik : 008(kode bank) + 88605(Company ID)+VA Contoh : 008860512345678

- Masukkan nominal saldo yang akan di Top Up.

- Biaya transfer melalui channel Bank lain (ATM Bersama) tergantung dari biaya masing-masing Bank yang berlaku.

- Saldo akan aktif 1x24 setelah melakukan Top Up di channel-channel pembayaran

6. REFUND

Proses refund (Pembayaran Kembali) tiket adalah sebagai berikut :

Mitra usaha / Member GOS datang ke kantor penjualan (Branch Office) yang terdekat dengan membawa tanda pengenal atau foto copy KTP penumpang disertai Surat Kuasa diatas materai Rp.6.000,-.

Kantor penjualan menindak lanjuti permohonan refund tersebut dengan mengirimkan telex ke Garuda Call Center (JKTCCGA) untuk verifikasi dan persetujuan.

Ketentuan refund mengikuti peraturan tarif yang berlaku sesuai pembelian. Refund fee mengikuti ketentuan yang berlaku.

Refund GOS dengan pembayaran melalui KlikBCA ataupun online payment dapat dibayarkan secara tunai / cash setelah mendapat persetujuan dari Garuda Call Center (JKTCCGA).

7. REVERSAL / GAGAL TIKETING

Reversal adalah suatu kondisi dimana pembayaran berhasil namun proses tiketing tidak terbentuk baik melalui klikBCA ataupun online payment, bilamana terjadi seperti ini langkah langkah yang harus dilakukan oleh mitra usaha sebagai berikut :

Melapor ke Kantor Penjualan atau B.O setempat dengan melampirkan bukti pemotongan dari bank yang dimaksud (struk pembayaran atau copy bukti pembayaran melalui internet banking)

(16)

Branch Office atau kantor penjualan menindak lanjuti permohonan pengembalian dengan mengirimkan email ke [email protected] Proses pengembalian dana atas transaksi reversal ke rekening mitra usaha /

member GOS membutuhkan waktu kurang lebih 5 (lima) hari kerja setelah mendapat persetujuan dari bagian Keuangan Pusat PT. Garuda Indonesia (JKTECFGA).

8. Tiket Tidak Terbentuk

Pada saat transaksi sudah melakukan payment apabila ticket tidak keluar maka mitra usaha / member GOS lapor ke Branch Office setempat kemudian Branch Office setempat mengirim email atau menghubungi call center agar dapat di keluarkan tiket manual.

Mitra usaha / member GOS dapat memonitor tiket tersebut dari menu “transaction review”.

9. GOS Rute Internasional Outbound Indonesia

Untuk rute Internasional direct flight sementara hanya berlaku starting point JKT, DPS dan AMI sebagai berikut:

JKT – SIN/BKK/KUL/AMS/SYD/MEL/PER/SHA/BJS/CAN/JED/RUH/DMM/DXB PP DPS – SIN/SEL/SYD/MEL/PER PP

AMI - KUL PP

Pada Menu Reservasi Penerbangan. Ada komponen tax tiap – tiap negara (sewaktu-waktu dapat berubah) sebagai berikut:

• SINGAPORE

OO : Passenger Security Service Charge OP : Aviation Levy

SG : Passenger Service And Security Charge • THAILAND

TS : Passenger Service Charge • AUSTRALIA

(17)

WG : Safety And Security Charge

WY : International Passenger Services Charge • NETHERLAND

CJ : Security Service Charge RN : Passenger Service Charge VV : Noise Isolation Charge • KOREA

BP : International PSC-Dep Tax-Contribution to Intl Poverty • CHINA

CN : Airport Fee • HONGKONG

HK : Air Passenger Deaprture tax Q : Security Check

• UNITED ARAB EMIRATE

AE : Passenger Service Charge • SAUDI ARABIA

UR : International Departure Fee • MALAYSIA

MY : Passenger Service Charge 10. HELPDESK GARUDA

Kantor Perwakilan dan Penjualan PT. Garuda Indonesia setempat. Garuda Call Center

Telp : 0804 1 807807 atau 6221 23519999 Email : [email protected] Marketing Distribution