LAPORAN. Monitoring Evaluasi Internal (Monevin) Akhir Tahun Hibah TPSDP, Program Hibah Kompetisi (PHK) A2/A3, SP4 dan I MHERE

(1)

LAPORAN

Monitoring

Evaluasi

Internal

(Monevin)

Akhir

Tahun

Hibah

TPSDP,

Program

Hibah

Kompetisi

(PHK)

A2/A3,

SP4

dan

I

‐

MHERE

PUSAT

JAMINAN

MUTU

UNIVERSITAS

BRAWIJAYA

MALANG

(2)

HALAMAN

PENGESAHAN

1. Penanggung Jawab : Ketua PJM

N a m a : Prof. Dr. Ir. Soebarinoto

Jabatan : Ketua Pusat Jaminan Mutu

Alamat : Jl. Sentaurus 4 Malang

Telepon/HP : 0341 – 575797 ; 081 334 355106

Fax : 0341 ‐ 575817

e‐mail : pjm‐[email protected]

2. Tim Pelaksana : Dr. Muhammad Nurhuda (Ketua Pelaksana)

Ir. Surisdiarto, M.Rur.Sc (Koordinator A2/A3/SP4) Prof. Dr. Ir. Subarinoto

Prof. Dr. Ir. Jody Moenandir Ir. Cahyo Prayogo, MP Ir. Nur Hidayat M.S Ir. Moch. Rusli, Dipl. Ing Dwi Fadila Kurniawan, ST., MT Dr. Ir. Sri Rahayu Utami Herman Tolle, ST. ,MT Ir. Rusdi Tjahjono, MSA Ir. Sunarto Ismunandar, MS Ir. Retno Mastuti, D.Agr.Mc Dr. Surachman, M.SiE Dr. Ir. Muhammad Bisri, MS

M. Halim Natsir, SPt., M.P

DR. Hermin Sulistyarti Drs. Johan A.E. Noor., M.Sc Ir. Sudarminto S.Y. M.App.Sc

Dr. Lilik Setyobudi

Ir. Yulia Nuraini, M.S

Dr. Ak. Unti Ludigdo Prof. Dr. Ir. Jody Moenandi

Drs.Ak. Ali Djamhuri (Koordinator I‐MHERE)

Prof. Dr. Sutiman B. Sumitro

Dr. Ing. Setyawan P. Sakti, M.Sc

Dr. Ir. Harry Soekotjo Dachlan, M.Sc

Didik Suprayoga, M.Sc., Ph.D

Prof. Dr. I Nyoman Nurjaya

Agus Suharyanto, M.Eng., Ph.D

Setyo Widagdo, SH., M.H

Dr. Endang Arisoesilaningsih (Koordinator TPSDP)

Sri Lestari, SH., MH

Yudie Wiro Eko Setyawan, SSi.

Drs. Djaelani. 3. Waktu Kegiatan : Juli 2007‐Desember 2007. Malang, 4 Desember 2007 Ketua PJM

(3)

RINGKASAN

MONEVIN AKHIR TAHUN 2007

TPSDP, SP4, PHK A2/A3, I‐MHERE

Tahun 2007 Universitas Brawijaya menjalankan 21 program hibah kompetesi

(PHK) yaitu 3 TPSDP, 6 PHK A2, 3 PHK A3, 4 PHK I‐MHERE serta 5 SP4. Agar mutu

pelaksanaan PHK terjamin dan sesuai melakukan Monitoring dan Evaluasi Internal

(Monevin) PHK, yang dilakukan pada tengah tahun, akhir tahun, akhir program dan

pasca pelaksanaan PHK. Pelaksanaan Monevin akhir tahun 2007 implementasi PHK

melibatkan 33 reviewer internal yang ditetapkan melalui SK Rektor No.

3080/J.10/LL/2007. Pelaksanaan Monevin dana menggunakan 2,5% dana DRK.

Karakter kegiatan Monevin mulai tahun 2007 lebih merupakan program konsultasi

dan pendampingan secara kontinyu sehingga berkembang early warning system.

TPSDP batch 3 telah menunjukkan peningkatan kinerja yang nyata dan

mendukung UB wide program penyelenggaraan kegiatan akademik di semua

tingkat, dari jurusan hingga universitas. Perbaikan kinerja ini sangat nyata

dibandingkan dengan kegiatan tahun 2006. Dari 9 penerima hibah A2/A3, 3 jurusan

(Teknik Elektro, Teknik Arsitektur, Teknik Industri Pertanian) berada di tahun

terakhir pelaksanaan proyek, 4 (Kimia, Budidaya Pertanian, Managemen dan

Akutansi) berada di tahun kedua pelaksanaan proyek, sedang 2 lainnya (Teknik

Sipil dan IESP) berada pada tahun pertama implementasi proyek. PHK I‐MHERE

saat ini berada pada tahun pertama pelaksanaan. Sedangkan PHK SP4 berada pada

tahun terakhir. Secara umum, implementasi program A2/A3 berjalan dengan sangat

baik dan dijalankan secara serius. Delapan grantee mendapatkan peniliaian

sedikitnya 300. Capaian fisik rata‐rata diatas 90% sedangkan keberhasilan target

indikator umumnya pada kisaran diatas 50%. Beberapa indikator yang kurang

umumnya disebabkan masih dalam proses pengumpulan dan penghitungan,

mengingat kegiatan masih berjalan.

Implementasi PHK I‐MHERE baik institusi maupun jurusan, secara umum

belum menunjukkan perkembangan yang menggembirakan. Hambatan terbesar

pelaksanaan program adalah ketidak siapan PIC untuk membuat dokumen‐

dokumen, sehingga pelaksanaannya molor ditahun berikutnya. Disamping itu

terjadi keterlambatan pencairan dana, terkait dengan kontrak dan perbaikan kontrak.

Dengan demikian perlu ditingkatkan upaya‐upaya mendapatkan dana talangan

guna mengatasi sumber dana yang belum cair sampai dengan saat ini. Namun

demikian, komitmen pimpinan yang diberikan dalam bentuk dukungan pemikiran

dalam perencanaan dan pelaksanaannya akan memberikan jaminan

keberlangsungan pelaksanaan PHK.

Pelaksanaan program SP4 sampai akhir tahun berjalan bagus. Capaian fisik

hampir 100%, sedang indikator target rata‐rata diatas 70 %. Dari program‐program

yang dibuat baik dalam meningkatkan kualitas pelayanan akademik dan

kemahasiswaan maupun peningkatan kemampuan manajemen, semua telah berjalan

(4)

relatif dapat diatasi dan yang hanya masalah pelaporan dan instruksi kerja belum

dilakukan dengan sempurna. Belum optimumnya capaian indicator target umumnya

terkait dengan kemampuan mereka melaksanakan kegiatan.

Adapun kendala yang dihadapi dalam implementasi PHK adalah variasi

kepemimpinan pada tingkat jurusan, fakultas dan universitas. Hal ini berdampak

nyata pada kurang optimalnya manajemen internal dan organisasi unit kerja.

Kendala yang dihadapi terutama karena dua isu terakhir ini terkait dengan mindset

pimpinan yang terkait pada pola pikir dan pola perilaku. Perbaikannya

membutuhkan waktu yang cukup panjang setelah peningkatan pemahaman

mencapai standar minimal. Melalui PHK I‐MHERE institusi akan ditingkatkan

perbaikan manajemen internal.

Selain itu, pada saat Monevin reviewer juga mencatat bahwa di antara

penerima hibah terjadi sharing pengalaman, kegagalan dan keberhasilan

menjalankan PHK sehingga terjadi dampak positif pada peningkatan suasana

akademik dan mutu pengembangan penerima hibah yang meningkat drastis. Hal ini

diikuti oleh peningkatan jumlah penerima PHK dan dana yang dikelola. Akan tetapi,

dampak positif tersebut kurang diamati secara vertikal pada tingkat manajerial.

Keberhasilan PHK tidak saja dirasakan oleh jurusan/PCPT terkait namun

mengimbas secara horizontal ke jurusan/PCPT lain bahkan secara vertikal ke

fakultas dan universitas. Hal ini tercermin pada hasil Monevin Pasca Hibah yang

rata‐rata menunjukkan perbaikan, yang tercermin pada peningkatan perkembangan

Universitas Brawijaya. Hal ini ditandai oleh :

1. Peningkatan kapasitas internal untuk menyediakan dan memberikan

pelayanan lebih baik (struktur pendanaan, bahan pustaka, jaringan sistem

informasi, peralatan dan fasilitas akademik lainnya)

2. Peningkatan relevansi pendidikan yang ditandai oleh integrasi Bahasa

Inggris dan komputer dalam kegiatan PBM, pembelajaran berpusat pada

mahasiswa, pendekatan pembelajaran sesuai PS (problem‐based learning,

research‐based learning, autonomous learning dst) dan penerapan Kurikulum

Berbasis Kompetensi pada tahun 2008.

3. Peningkatan suasana akademik yang ditandai oleh meningkatnya aktivitas

penelitian dan pengabdian pada masyarakat oleh dosen dan mahasiswa,

prestasi mahasiswa dalam lomba tingkat nasional/internasional dan

perolehan paten, serta kegiatan belajar out door memanfaatkan wireless

network)

4. Peningkatan efisiensi dan produktivitas akademik yang ditunjukkan oleh

peningkatan IPK >3,0, penurunan lama studi dari > 4,68 tahun menjadi 4,48

tahun, indeks produktivitas 70% per tahun, pengunjung perpustakaan dan

(5)

5. Peningkatan society recognition secara nyata akreditasi peringkat A program

studi (PS) dari BAN PT, yang semula 21% menjadi 41% serta inisiasi akreditasi

institusi.

6. Program keberlanjutan PHK ditunjukkan oleh beberapa good practices dari

implementasi PHK telah diadopsi untuk pengembangan quality assurance

system, penyusunan Renstra UB 2006‐2010 dan kebijakan akademik

fakultas/universitas dan daya saing proposal PHK.

Dengan demikian maka keberhasilan implementasi PHK telah memberikan

dampak pada proses dan output isu Relevansi (R), Akademik atmosfir (A), Efisiensi

dan Produktivitas (E) dan Sustainabilitas (S). Sementara itu, isu Leadership (L),

Manajemen internal (I) dan belum cukup nyata mengalami peningkatan. Dengan

demikian kalau dikaitkan dengan piramida pengembangan institusi, maka hibah

telah menyebabkan peningkatan efisiensi internal, sedangkan beberapa fondasi

peningkatan kapasitas internal belum cukup kuat dan efisiensi eksternal belum

terpengaruh.

Hibah TPSDP

Pada tahun 2007 masih tersisa tiga (3) penerima TPSDP, yang terdiri atas 3

ISS (LP3, UPT Perpustakaan dan UPT Bahasa), namun LP3 memiliki siklus

berbeda sehingga jadwal monevin berbeda. Dibandingkan dengan hasil

monevin tahun ke‐1 tahun 2006, maka pada Monevin Akhir Tahun 2007 semua

penerima hibah mengalami peningkatan nilai > 300 (100%) dan tidak satupun

memiliki nilai kurang dari 3. Bahkan, dampak kegiatan TPSDP sudah dirasakan

untuk mendukung penyelenggaran kegiatan akademik dalam kerangka UB wide

program sesuai Rencana Strategis UB 2006‐2011 dan Program Kerja Rektor 2007‐

2011.

Selama dua tahun implementasi TPSDP grant, LP3 telah menunjukkan prestasi

yang menggembirakan dan mendukung implementasi Renstra UB 2006‐2011. Hal ini

terutama terkait dalam peran dan fungsi LP3 dalam organisasi LP3, yang

ditunjukkan dalam empat program utama TPSDP, yaitu : Perbaikan organisasi (O),

Perbaikan dukungan (S), Perbaikan komitmen (C), dan Perbaikan mutu layanan (Q).

Semua kegiatan hampir semua telah dilakukan, teaching grant tidak dapat

dilaksanakan dan masih tersisa dua kegiatan yang sedang diselesaikan. Kemajuan

fisik kegiatan mencapai 76% dan pencairan dana 2006 telah 100% dan defisit DRK

Rp. 20.497.064. Sementara itu, dana efisiensi telah dimanfaatkan sesuai saran

reviewer sebelumnya dan tahun ini masih belum semua dana terserap. Masih ada

beberapa kendala yang harus dihadapi agar hibah berakhir pada bulan Desember

2007. Dibandingkan dampak kegiatan tahun 2006, maka kegiatan tahun 2007 lebih

memberikan dampak pada peningkatan peran dan fungsi LP3 sebagai bagian dari

quality assurance system yang dikembangkan UB sejak 2005, yaitu sebagai unit

pengelola quality improvement bidang pembelajaran. Memperhatikan Laporan yang

dibuat, maka disarankan agar abstrak menonjolkan outstanding achievement,

(6)

mutu kinerja, indikator belum membandingkan antara yang dicapai dan yang

ditargetkan, hasil kegiatan dijelaskan sesuai keberlanjutan. Belum ada penjelasan

tentang program keberlanjutan kegiatan TPSDP secara eksplisit di laporan, namun

kenyataannya pimpinan unit kerja.

UPT Bahasa telah menyusun Laporan Akhir dengan menjelaskan keseluruhan

program yang dilaksanakan selama 2 tahun, pencapaian indikator kinerja, kemajuan

fisik kegiatan, kendala yang dihadapi, cara mengatasi kendala, keberlanjutan,

dampak dan penggunaan dana. Kemajuan fisik kegiatan mencapai 100% namun hal

ini belum didukung oleh data di dalam Lampiran. Keterlambatan pengumpulan

laporan ini menyebabkan SPMU tidak dapat mengompilasi laporan dari dua ISS

penerima hibah. Selain itu, laporan belum disusun secara cermat, terutama the most

outstanding performance di dalam executive summary perlu lebih fokus pada output,

dampak dan outcomes, indikator dijelaskan menggunakan tabel, sedangkan uraian

difokuskan untuk menjelaskan atau menganalisa indikator kinerja yang belum atau

jauh melampaui target, kendala yang dihadapi dan cara mengatasinya serta program

keberlanjutan dalam kerangka university wide program. Beberapa pernyataan

kontradiktif, dampak good practices dari bagi jurusan atau fakultas lain belum

dijelaskan namun masih terfokus hanya pada UPT Bahasa, Jurusan Fisika dan

Jurusan Biologi. Disarankan agar ada uraian dampak dan outcomes program TPSDP

UPT Bahasa sebagai unit pendukung untuk kegiatan akademik di seluruh unit kerja

di UB, misalnya inisiasi kelas berbahasa Inggris di PS Pendidikan Dokter dan PS

Akuntansi, program internasionalisasi UB, perbaikan kebijakan UB untuk

memperbaiki softskill dan daya saing lulusan melalui Self Access Center (SAC).

Taskforce UPT Perpustakaan telah menyusun laporan akhir dengan

menjelaskan keseluruhan program yang dilaksanakan selama 2 tahun, pencapaian

indikator kinerja, kemajuan fisik kegiatan, dan penggunaan dana yang sudah

dialokasikan. Sebagian besar investasi telah dilakukan, namun ada 1 ONDT dan 4

TA yang tidak berhasil diimplementasikan, sehingga ada dua workshop dilakukan

untuk mengganti 2 TA tersebut. Laporan perlu ditulis mengikuti format yang ada

dan dikumpulkan tepat waktu. Keterlambatan ini menyebabkan SPMU tidak dapat

dapat melakukan evaluasi dan kompilasi capaian akhir program TPSDP. Selain itu,

laporan akhir hendaknya tidak bersifat sangat umum mengungkapkan keberhasilan

(hal ini jelas terlihat di executive summary), keberlanjutan dari program yang

dilaksanakan, dampak dari program bagi kepentingan institusi secara internal

maupun eksternal. Kontribusi program TPSDP UPT Perpustakaan perlu dielaborasi

dalam peningkatan sistem informasi dari dan untuk sivitas akademika UB (misalnya

terkait dengan peringkat UB di webometrics 2007, prestasi digilib dst. Mutu dari

laporan masih dapat ditingkatkan lagi dengan melakukan analisis mendalam

terhadap capaian‐capaian indikator, terutama yang belum sesuai dengan target.

PHK A2 dan A3

(7)

PHK A2 dan 2 PHK A3 di awal kegiatan tahun terakhir, serta 2 PHK A3 di awal

kegiatan tahun ke 2. Kemajuan kegiatan fisik bervariasi dari 68% (Jurusan

Managemen, FE) ke 98% dan diharapkan. Kemajuan kegiatan fisik diakhir tahun

diprediksi akan 100%, mengingat sampai waktu Monevin kegiatan masih terus

berlangsung. Semua penerima hibah mendapat penilaian Monevin minimal 300

(11%), > 350 (78%) dan > 400 (11%) pada akhir tahun. Dengan demikian, proses

implementasi PHK A2‐A3 dinilai paling lancar dan cukup berhasil mencapai target

yang ditetapkan. Dampak positif yang diamati terutama dalam hal proses dan

output isu Relevansi (R), Akademik atmosfir (A), Efisiensi dan Produktivitas (E).

Khusus untuk penerima hibah batch 1, juga telah memperbaiki kegiatan terkait isu

Sustainabilitas (S). Hal ini terlihat dari laporan pasca hibah PHK.. Sementara itu,

perbaikan isu Leadership (L) dan Manajemen internal (I) juga dirasakan pada tingkat

jurusan, sementara pada tingkat fakultas dan universitas belum dapat diamati secara

nyata.

Meskipun peningkatan kinerja sangat dirasakan oleh PS yang mendapatkan

hibah, namun indikator target belum seluruhnya mencapai target yang diharapkan.

Perhitungan indikator kinerja juga belum selesai dilakukan pada saat monevin,

sehingga belum bisa dipastikan capaiannya. Seperti yang terjadi di jurusan Teknik

Sipil, beberapa kegiatan yang berhubungan dengan nilai akhir semester bisa disikapi

dengan prediksi dari nilai kuis dan tugas atau lain‐lain instrumen yang mewakili

sehingga pada akhir tahun bisa diselesaikan dengan baik. Hal ini disebabkan

pelaksanaan beberapa kegiatan kurang tepat waktu, karena pengiriman dana dari

Dikti sangat terlambat (diterima pada akhir bulan Oktober 2007) dan kesulitan

talangan dari Universitas / Fakutas / Jurusan. Namun karena kepemimpinan dan

komitmen yang tinggi dari institusi , masalah terlambatnya dana dari KPMPT dapat

dipecahkan bersama sehingga tidak mengakibatkan penundaan kegiatan yang

terlalu lama.

Komitmen pimpinan yang bagus juga tampak pada pelibatan civitas

akademika non taskforce. Hal ini terlihat misalkan yang terjadi pada jurusan Kimia,

FMIPA. Sosialisasi PHK‐A2 juga dilakukan kepada dosen non task force, karyawan,

dan mahasiswa. Hal ini menunjukkan bahwa pimpinan telah berusaha memecahkan

kendala dan hambatan yang diidentifikasi pada tahun tahun sebelumnya. Namun

demikian, perlu dipikirkan upaya strategis untuk sosialisasi yang lebih terprogram

kepada semua sivitas akademika dan kebijakan untuk scaling up hasil hibah

pengajaran, sehingga hasil hibah pengajaran diimplementasikan secara lebih luas

atau menjadi good practices, serta analisis faktor pendukung yang dapat menghambat

pencapaian target indikator. Keterlibatan pimpinan dalam memonitor progran juga

perlu ditingkatkan, sehingga dapat memperlancar pelaksanaan dan pelaporan

kegiatan.

PHK SP4

Lima jurusan/PCPT sedang menjalankan PHK SP4 kompetisi, semuanya dari

(8)

III), Jurusan Sosek Pertanian (Batch III), Biro Administrasi Akademik &

Kemahasiswaan (BAAK, Batch III), Biro Administrasi Umum & Keuangan (BAUK,

Batch III), dan Laboratorium Sentral Ilmu & Teknologi Pangan (LSITP, Batch III).

Kemajuan fisik menunjukkan capaian >90%. Hal itu secara konsisten juga dapat

diamati dari peningkatan nilai evaluasi visitasi Monevin Akhir Tahun dibandingkan

Monevin Tengah Tahun (masing‐masing 340, 350, 390 400 dan 450). Penilaian ini

menunjukkan adanya kemajuan yang pesat dibandingkan dengan capaian monevin

tengah tahun, meskipun belum maksimal. Capaian fisik rata‐rata diatas 80% sampai

90% dengan keberhasilan target indikator umumnya pada kisaran 90%. Tidak

tercapainya indikator target 100% disebabkan karena sebagian kegiatan tidak

berjalan sesuai dengan jadwal dan perencanaan sebagai akibat dari pelaksanaan

pengadaan barang, yang merupakan fasilitas pendukung kegiatan, yang tertunda

pengirimannya.

Kendala utama yang dihadapi grantee adalah masalah dana, yakni pencairan

dana Dikti yang sangat terlambat. Meski demikian, dukungan dan komitmen

pimpinan yang tinggi berupa dukungan dana DRK membuat sebagian besar aktifitas

dapat dikerjakan sekalipun tidak tepat waktu. Akan tetapi keterlibatan pimpinan

semestinya tidak hanya sebatas pemberian komitmen dana pendamping saja,

melainkan juga berkaitan dengan kegiatan. Untuk itu perlu dikembangkan

komunikasi yang lebih intens antara task force dengan pimpinan, baik di level

Fakultas maupun Universitas, sehingga masalah dan hambatan dari pelaksanaan

program SP4 dapat diatasi lebih dini dan diberikan solusi yang lebih tepat.

Dampak Program SP4 Kompetisi umumnya telah dirasakan oleh penerima

hibah, bahkan pada level horizontal yaitu PCPT atau Jurusan yang belum menerima

hibah. Hal ini memunculkan kondisi internally driven pada grantee sehingga

pelaksanaan Program SP4 Kompetisi berjalan dengan baik meskipun dapat

dikatakan belum maksimal. Namun demikian tidak semua kegiatan dampaknya

(outcome) bisa dirasakan. Hal ini disebabkan karena sebagian kegiatan yang

memang memerlukan waktu panjang untuk dapat terlihat dampaknya.

I‐MHERE

Program I‐MHERE yang diterima oleh UB terdiri atas program pembenahan

manajemen universitas serta program penguatan fungsi di tingkat pelaksana Tri

Dharma (I‐MHERE komponen 2.2), serta program I‐MHERE komponen 2.1

(Jurusan). Pada program I‐MHERE komponen 2.2, sasaran program adalah

pembenahan keorganisasian dan manajemen administrasi (tata kelola) yang meliputi

bidang akademik, penjaminan mutu pelaksanaan Tri Dharma, keuangan,

sumberdaya manusia, pembelanjaan barang, aset, dan sistem informasi.

PHK‐I‐MHERE institusi (komponen 2.1) hingga saat ini sudah berjalan satu tahun

namun capaian yang dihasilkan belumm sesuai dengan dengan yang ditarjetkan.

(9)

baik. Pemahaman yang belum jelas kadang membuat proses pengurusan

mendapatkan NOL perlu waktu cukup panjang.

Problem lain yang terlihat menonjol terkait dengan eksternal stake holder dan

perolehan TA. Insentif yang kurang menarik dari I‐MHERE menjadikan tawaran

menjadi pemateri TA kurang diminati. Disamping itu banyaknya personal yang

pindah ke jabatan struktural menyebabkan tidak adanya kesinambungan karena

personil yang baru belum begitu memahami tugasnya.

Implementasi I‐MHERE komponen 2.1 melibatkan Fakultas Hukum, Jurusan

Biologi dan Teknologi Hasil Pertanian. Secara umum program belum berjalan sesuai

dengan jadwal. Usulan kegiatan telah dilajukan ke World Bank dan Ditjen Dikti

tetapi sampai sekarang belum mendapatkan persetujuan. Kendala utama dari

implementasi adalah persetujuan PIP yang terlambat dari yang seharusnya

direncanakan. Dari sisi investasi yang dilakukan untuk mendukung kegiatan yang

diusulkan juga masih belum berjalan karena adanya pergeseran waktu dan

persetujuan NOL dari bank dunia (WB).

Meski demikian, berbegai persiapan telah dilakukan untuk mengantisipasi

keterlambatan persetujuan. Di fakultas Hukum, Persiapan untuk pelatihan tak

bergelar (DNDT) telah dilakukan dan dalam tahap menunggu acceptance letter dari

target institusi (ITB). Kontak ke universitas di luar negeri (UKM dan Univ.

Wollongong) untuk ONDT dalam proses dan diperkirakan akan diterima

accreptance letter pada pertengahan Desember.

Dari sisi inisiatif masih perlu ditingkatkan untuk mendorong agar kegiatan

dapat berjalan dengan baik dan dari sisi waktu tidak menjadi terlalu ketinggalan.

Persiapan‐persiapan yang diperlukan untuk implementasi yang direncanakan

sebaiknya segera dilakukan. Frame berfikir ke activity based perlu semakin

diperkuat untuk melihat pada aspek kegiatan yang harus dilakukan untuk dapat

mencapai target yang diinginkan. Ketergantungan pada aspek investasi harus

dikurangi sehingga tidak menyebabkan kemunduran dari rencana pencapaian

indikator. Investasi‐investasi dari unsur kegiatan‐kegiatan yang direncanakan yang

tidak memerlukan persetujuan WB perlu dipercepat. Strategi dalam perencanaan

pengalokasian sumberdaya dan waktu dari implementasi investasi dapat disiasati

sehingga tidak mengakibatkan pergeseran rencana.

Beberapa rencana investasi yang menggunakan dana mandiri sebaiknya segera

dipersiapkan dan dikerjakan. Penselarasan dengan dana dari WB dapat dilakukan

dengan melakukan penyesuaian investasi tanpa harus mengganggu rencana

(10)

DAFTAR

ISI

HALAMAN PENGESAHAN... 1 RINGKASAN... 2 DAFTAR ISI... 9 1. PENDAHULUAN... 10 1.1. Latar Belakang ... 10 1.2. Tujuan ... 11

2. HASIL EVALUASI DAN SISTEM PENILAIAN... 14

2.1. Hasil Evaluasi Meliputi Beberapa Kriteria Monevin ... 14

2.2. Sistem Penilaian... 14

3. HASIL MONEVIN AKHIR TAHUN 2007... 16

3.1. Penilaian dan Komentar Reviewer Monevin Akhir Tahun Hibah TPSDP... 16

3.2. Penilaian dan Komentar Reviewer Monevin SP4 akhir Tahun 2007... 23

3.3. Penilaian dan Komentar Reviewer Monevin A2‐A3 Akhir Tahun 2007... 31

3.4. Hasil Pelaksanaan Monevin I‐MHERE 2007 ... 49

4. REKOMENDASI... 56

(11)

1. PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Dalam rangka meningkatkan kesehatan institusi, Universitas Brawijaya telah

mengikuti beberapa Program Hibah Kompetisi (PHK) sejak 1998. Tujuan proyek

DUE, DueLike, QUE, TPSDP dan Program Hibah Kompetisi (PHK) Dikti adalah

meningkatkan mutu pendidikan di jurusan di masing‐masing Perguruan Tinggi

penerima hibah. Tercapainya peningkatan mutu pendidikan akan diukur

menggunakan beberapa indikator kinerja (performance indicators) yang telah

ditetapkan maupun yang diusulkan oleh penerima hibah. Sasaran kuantitatif

indikator‐indikator tersebut ditetapkan sebelum program dimulai dan dicantumkan

dalam proposal dan Rencana Implementasi Proyek (Project Implementation Plan/PIP)

yang diajukan oleh penerima hibah dari masing‐masing Perguruan Tinggi.

Peningkatan mutu pendidikan yang ditunjukkan oleh peningkatan indikator‐

indikator tersebut diharapkan tercapai karena adanya perbaikan didalam

pengelolaan Jurusan dan pelaksanaan Program Studi sebagai dampak dari

implementasi hibah dari Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi.

Majelis dan komisi yang ada di Dewan Pendidikan Tinggi bertanggung jawab

melaksanakan monitoring dan evaluasi terhadap kinerja yang dicapai. Akan tetapi

secara internal tugas Monev implementasi PHK tersebut menjadi tanggung jawab

Pusat Jaminan Mutu (PJM) Universitas Brawijaya untuk mengevaluasi

pengembangan Jurusan dan Program Studi, sesuai dengan tujuan dan sasaran yang

telah ditetapkan oleh penerima hibah, baik secara kualitatif yaitu berupa evaluasi

terhadap ada tidaknya perbaikan ke arah tujuan yang diinginkan oleh unit penerima

hibah, maupun secara kuantitatif yaitu ada tidaknya peningkatan indikator kinerja

pada setiap akhir tahun pelaksanaan proyek/program selama proyek/program

berlangsung. Selain itu reviewer internal PJM‐UB juga melakukan evaluasi tahunan

terhadap kemajuan yang dicapai dalam pelaksanaan kegiatan investasi yang

dilakukan oleh proyek/program tersebut sekaligus untuk mengetahui permasalahan

yang dihadapi.

Berdasarkan SK Rektor Universitas Brawijaya No. 023/A/SK/2006, tugas PJM‐UB

adalah

1. Pengembangan prosedur baku (Standard Operating Prosedur) untuk :

1.1.Menjamin kualitas dan seleksi internal proposal Program Hibah Kompetisi

(PHK) dari DIKTI (TPSDP, SP4, A, B, IMHERE dan lain‐lain)

1.2.Menjamin kualitas pelaksanaan PHK DIKTI tersebut melalui Monitoring dan

Evaluasi (Monev)

1.3.Pendampingan pada saat visitasi PHK dari DIKTI

1.4.Menjamin kualitas Penelitian dan Pengabdian pada Masyarakat

1.5.Menjamin kualitas usulan akreditasi Program Studi/Institusi melalui

(12)

2. Monitoring dan evaluasi uji coba serta implementasi manual untuk kegiatan

akademik.

3. Pengembangan Sistem Jaminan Mutu Akademik di Universitas Brawijaya.

4. Penyebarluasan praktek baik (good practices) dari suatu unit penerima PHK ke

unit yang lain.

1.2. Tujuan

Tujuan utama dilakukannya monitoring dan evaluasi internal adalah :

1. Mengetahui dengan jelas perkembangan unit penerima hibah dalam

mengimplementasikan rencana pengembangannya yang tertuang didalam

proposal dan Rencana Implementasi Program.

2. Membantu unit penerima hibah dengan memberikan masukan‐masukan dalam

menghadapi berbagai permasalahan yang dijumpai dalam rangka pelaksanaan

rencana pengembangannya.

3. Menentukan kelayakan pelaksanaan tahun kedua dari Rencana Implementasi

Tahun berikutnya.

4. Memberikan laporan dan rekomendasi kepada Rektor dan Penanggungjawab

Kegiatan mengenai tindak lanjut pelaksanaan pemberian hibah dari Direktorat

Jenderal Pendidikan Tinggi pada unit penerima hibah tersebut.

1.3. Pelaksanaan

Monev dilakukan dua kali dalam satu tahun, yaitu di tengah dan akhir tahun

implementasi. Monev akhir tahun dilaksanakan oleh sebuah tim internal reviewer PJM

yang untuk masing‐masing PHK terdiri dari dua orang reviewers. Tim Monevin

akhir tahun untuk masing‐masing program dan koordinatornya terlihat pada tabel

di bawah:

Tim Monevin internal program A2‐A3

Koordinator : Ir. Surisdiarto, M.Rur.Sc.

Jurusan/ PS/ PCPT Jenis PHK Reviewer 1 Reviewer 2

Teknik Elektro (Batch II) A2 Soebarinoto, Ir., Dr., Prof.

081 334 355106

E.F. Sri Maryani Santoso, Ir.,

MS.

081 232 35670

Arsitektur (Batch II) A2

Cahyo Prayogo, Ir., MP.

081 334 246704

[email protected]

Ir. Nur Hidayat, MS

081 233 86854

[email protected]

Teknik Industri Pertanian

(Batch II) A2

Moch. Rusli, Ir. Dipl.Ing.

0341 7011039

[email protected]

Dwi Fadila Kurniawan, ST.,

MT.

081 252 92943

[email protected]

(13)

Budidaya Pertanian (Batch

III) A2

Rusdi Tjahjono, Ir. MSA.

081 233 15296

[email protected]

Sunarto Ismunandar, Ir., MS.

081 136 1036

[email protected]

Manajemen (Batch III) A3

Muhammad Nurhuda, Dr.

081 136 0405

[email protected]

Retno Mastuti, Ir., D.Agr.Sc.

081 252 82036

[email protected]

Akuntansi (Batch III) A3

Surachman, M.SiE., Dr. 081 334 456781 [email protected] Mohammad Bisri, M.S., Dr. 081 233 01471

Teknik Sipil (Batch IV) A2

M. Halim Natsir, S.Pt., M.P. 081 252 40280 [email protected] Hermin Sulistyarti, Ph.D. 085 234 262634 [email protected]

IESP (Batch IV) A3

Johan A.E. Noor, Drs. M.Sc.

085 234 067951

[email protected]

Sudarminto S.Y., Ir. M.App.Sc.

081 231 05806

[email protected]

Tim Monevin Hibah I‐MHERE

Koordinator : Drs. Ak. Ali Djamhuri, MCom.

Universitas Brawijaya I‐MHERE

Sutiman B. Sumitro, D.Sc., Prof.

081 233 06857

[email protected]

Ali Djamhuri, Drs., Ak., M.Com. 081 233 04782

[email protected]

Ilmu Hukum (Batch I) I‐MHERE

Setyawan P. Sakti, Dr.

081 233 14048

[email protected]

Harry Soekotjo Dachlan, Ir.,

M.Sc., Dr. 081 55555 811 Biologi I‐MHERE Didik Suprayogo, M.Sc., Ph.D. 081 233 99648 [email protected]

081 334 549111

Teknologi Hasil Pertanian I‐MHERE

Agus Suharyanto, M.Eng., Ph.D.

081 233 82945 suharyanto@ce‐brawijaya.com Setyo Widagdo, SH., MH. 081 136 1790 [email protected] Tim Monevin SP4

Koordinator : Ir. Surisdiarto, M.Rur.Sc.

Jurusan/ PS/ PCPT PHK Reviewer

Program Bahasa dan Sastra (Batch III) SP4

Lilik Setyobudi, Dr.

081 252 79020

[email protected]

Jur. Sosek Pertanian (Batch III) SP4

Surisdiarto, Ir., M.Rur.Sc.

085 230 611189

[email protected]

Biro Administrasi Akademik & Kemahasiswaan (BAAK)

(Batch III) SP4

Yulia Nuraini, Ir. M.S.

081 233 00379

Biro Administrasi Umum & Keuangan (BAUK) (Batch III) SP4

Unti Ludigdo, Dr., Ak.

081 233 80575

[email protected]

Lab. Sentral Ilmu & Teknologi Pangan (LSITP) (Batch III) SP4

Jody Moenandir, Ir., Dr., Prof.

081 252 04679

(14)

Tim Monevin TPSDP

Koordinator : Dr. Endang Arisoesilaningsih

UPT Perpustakaan TPSDP Dr. Endang Arisoesilaningsih 081 233 13680 e‐ [email protected] Dr. Muhammad Nurhuda LP3 TPSDP Setyawan P. Sakti, Dr. 081 233 14048 [email protected]

Harry Soekotjo Dachlan, Ir.,

M.Sc., Dr. 081 55555 811 UPT Bahasa TPSDP Didik Suprayogo, M.Sc., Ph.D. 081 233 99648 [email protected]

081 334 549111

Jadwal Pelaksanaan

Jadwal pelaksanaan Monevin masing‐masing PHK merupakan kesepakatan

antara grantee dan Reviewer internal, karena karakter Monevin yang lebih

menekankan pendampingan dan konsultasi sepanjang implementasi kegiatan.

1.4. Lingkup Kegiatan

Setiap reviewer dari program PHK diminta untuk mengamati kepemimpinan

dan komitmen institusi dalam menjalankan program PHK, kemampuan dalam

melaksanakan program, keberlanjutan program, keberhasilan indikator target serta

capaian kemajuan fisik. Mengingat Universitas Brawijaya menerima beberapa jenis

PHK yang memiliki karakter dan sasaran berbeda, maka diperlukan 3 koordinator,

(15)

2. HASIL

EVALUASI

DAN

SISTEM

PENILAIAN

2.1. Hasil Evaluasi Meliputi Beberapa Kriteria Monevin 1. Kepemimpinan dan komitmen institusi

Kriteria ini menilai peranan dan komitmen pimpinan dalam mendukung

pelaksanaan program, mengatasi permasalahan yang ada dan memberikan

arahan pada perencanaan program tahun berikutnya. Peran Tim Monevin dalam

menjamin keberhasilan pelaksanaan program dan pencapaian tujuan, juga

merupakan hal yang termasuk dalam penilaian kriteria ini. Kepemimpinan yang

baik harus tercermin dalam keikutsertaan staf akademik dan staf adminsitrasi

atau mahasiswa (sesuai dengan proramnya) dalam melaksanakan program atau

memanfaatkan investasi yang telah dilakukan. Kualitas laporan dan Rencana

Implementasi Program Tahun Kedua akan mencerminkan kualitas

kepemimpinan.

2. Kemampuan melaksanakan program

Kriteria ini menilai kemampuan insitusi dan jurusan/PCPT untuk melaksanakan

program dan kegiatan yang diusulkan sesuai dengan jadwal dan target yang

ditetapkan. Kemampuan melaksanakan program tidak hanya dilihat dari

kemampuan insitusi dalam melaksanakan investasi, tetapi juga menginisiasi dan

melaksanakan kegiatan‐kegiatan yang tidak memerlukan dukungan investasi

atau kegiatan‐kegiatan dalam rangka pemanfaatan investasi. Kegiatan‐kegiatan

yang telah dimulai atau sedang dilaksanakan harus mengarah pada pencapaian

indikator keberhasilan. Kemampuan melaksanakan program juga harus

tercermin dari upaya insitusi dalam mengatasi hambatan yang ada.

3. Keberlanjutan Program

Penilaian aspek ini ditujukan pada kejelasan strategi dan program yang akan

menjamin keberlanjutan aktivitas dan hasil yang diperoleh selama pendanaan.

Secara umum ada 2 (dua) aspek yang perlu mendapatkan jaminan keberlanjutan,

yaitu kegiatan pengembangan berupa good practices dan sumber daya yang telah

ditanam (invested resources).

4. Keberhasilan indicator target % (rate of success)

Target yang telah dicapai dibandingkan dengan keseluruhan total target yang

direncanakan

5. Capaian Kemajuan fisik (%)

2.2. Sistem Penilaian

Sistem penilaian untuk setiap kriteria menggunakan skala 1‐5, dimana 1 =

(16)

sangat baik (very good). Nilai bagi masing‐masing kriteria (S), kemudian dikalikan

dengan bobot penilaian (W) untuk menghasilkan nilai total:

Nilai total = ∑ S(i) × W(i) ; i = 1 – 4

dimana S(i) = nilai yang diberikan untuk kriteria ke‐i W(i) = faktor bobot untuk kriteria ke‐i

Sistem penilaian ini menghasilkan nilai total yang berkisar antara 100 ‐ 500.

(17)

3. HASIL

MONEVIN

AKHIR

TAHUN

2007

3.1. Penilaian dan Komentar Reviewer Monevin Akhir Tahun Hibah TPSDP

Hibah Penerima Reviewer

Kepemimpinan & Komitmen (20) Kemampuan Melaksanakan Program (20) Dampak & Keberlanjutan Program (30) Keberhasilan Indikator Target (20) Kemajuan Fisik Kegiatan (10) SKOR TPSDP batch III LP3 Dr. Endang Arisoesilaningsih Sri Lestari, SH, MH 4 3 4 4 3 370 TPSDP batch

III UPT Perpustakaan

Dr. Endang

Arisoesilaningsih

Sri Lestari, SH, MH

4 4 3 3 4 350

TPSDP batch

III UPT Bahasa

Dr. Endang Arisoesilaningsih Sri Lestari, SH, MH 3 4 3 3 4 330

(18)

Komentar Terkonsolidasi Monevin TPSDP Akhir Tahun 2007

Unit Penerima PHK : Lembaga Pengkajian dan Pengembangan

Pendidikan (LP3)

Jumlah dana yang diperoleh : US$.42.771, Rp. 153.412.598(grant) & Rp.

287.150.000 (GOI) Rp. 71.750.000.(DRK)

Nama Reviewer : Endang Arisoesilaningsih dan Sri Lestariningsih

Komentar umum

Selama dua tahun implementasi TPSDP grant, LP3 telah menunjukkan prestasi yang

menggembirakan dan mendukung implementasi Renstra UB 2006‐2011. Hal ini