BAB 3 SISTEM YANG SEDANG BERJALAN Sejarah Perusahaan dan Bidang Usaha

(1)

57 SISTEM YANG SEDANG BERJALAN

3.1 Gambaran Umum Perusahaan

3.1.1 Sejarah Perusahaan dan Bidang Usaha

CEPAT SERVICE STATION berdiri pada tahun 1945. Perusahaan ini

pertama didirikan di Bandung, sebagai Perusahaan Perseorangan yakni hanya dalam

kalangan dekat. Kemudian menjalankan Bengkel Mobil dari Kalangan Kantor

Angkatan Darat yaitu perbaikan mobil-mobil jeep tahun 1944. Semua relasi dari

kantor-kantor pemerintah dan ABRI.

CV. CEPAT ini beralamat di Jl. Yos Sudarso By Pass No. 25-27 Jakarta Utara

14230, dengan Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) 01.368.732.2-045.000.

Tahun 1950, seiring dengan perkembangan jaman pada waktu itu semua

instansi pemerintah mulai banyak merangkul apa yang mereka butuhkan seperti

pengecatan mobil-mobil sampai pada pengecatan peralatan ABRI seperti helm dan

sabuk.

Tahun 1955, perusahaan mulai berkembang dengan membeli alat-alat bengkel

bubut, yaitu alat tersebut didapat dari perusahaan pemerintah. Relasi mulai

bertambah dengan memenuhi pesanan-pesanan alat yang ada di PINDAD Bandung.

Tahun 1960, perusahaan membeli alat-alat berat (heavy equipment) yang

dibeli dari Zeni yaitu alat-alat angkatan darat seperti Crane, Trailer, dan alat angkut

lain yang masih dapat digunakan untuk usaha.

(2)

Tahun 1965, perusahaan mulai mengembangkan usahanya ke kota Jakarta,

karena selain perusahaan Bengkel Mobil di Bandung berjalan, juga angkutan sudah

pesat untuk pembangunan Jakarta.

Tahun 1970, perusahaan mulai mengumpulkan alat-alat berat dari lelangan

Zeni atau sekarang dapat dikatakan peralatan angkutan Angkatan Darat. Seiring

lajunya perekonomian dan juga Angkatan Darat sudah mulai dengan peralatan baru,

maka peralatan lama dilelang dan perusahaan mengumpulkan alat-alat angkut

tersebut, seperti Truck, Trailer, dan Crane serta alat-alat jembatan keperluan

Angkatan Darat.

Tahun 1975, selain di Bandung, berjalan dengan instansi-instansi Angkata

Darat, di Jakarta mulai berkembang lebih pesat lagi karena alat-alat pembangunan

diperlukan di DKI Jakarta. Peralatan mulai bertambah banyak dari 5 unit angkutan di

tahun ini sudah mencapai 15 unit.

Tahun 1980, peralatan angkutan lama mulai diganti dengan alat angkut yang

baru, selain masih bisa dipakai, alat angkut baru mulai dibeli yaitu inden dari Jepang

yang terdiri dari Trailer, Crane, Truck serta alat angkut heavy equipment.

Tahun 1985, alat angkut lama mulai diperbaharui dengan alat-alat angkut yang

baru sehingga mencapai lebih dari 20 unit.

Tahun 1990, selain menjalankan usaha angkutan mulai dengan mendapatkan

lelang-lelang dari perusahaan pekerjaan umum. Kemudian dari

perusahaan-perusahaan Jepang yang telah berakhir masa proyek-proyek di luar Pulau Jawa

seperti di Sumatera dan Kalimantan terdapat banyak barang-barang dan alat angkut

yang masih dapat diperjualbelikan, juga memperbaiki alat-alat yang rusak atau dapat

dikatakan menjalan usaha service alat berat.

Tahun 1995, perusahaan bergerak lagi dalam usaha alat berat pengurungan di

antaranya alat yang memakai Dozer, Wheelouder, dan Dumptruck. Proyek yang

(3)

dikerjakan seperti perluasan PT. Krakatau Steel Pabrik Cibinong dan masih banyak

lagi perusahaan pabrik semen di kalangan Cibinong dan Bogor.

Tahun 2000 – sekarang, usaha ini sudah mulai mantap dengan adanya bidang

usaha yang ditekuni dan sampai saat ini perusahaan masih menjalankan yakni

perbengkelan di Bandung beserta angkutan dan alat angkut Forklift. Di Jakarta masih

bergerak dalam bidang angkutan-angkutan seperti Crane, Trailler, dan Truck Crane.

Selain itu masih terdapat alat-alat multi Axle yaitu alat-alat untuk angkutan heavy

equipment di atas 150 ton daya angkutnya. Sampai saat ini perusahaan-perusahaan

BUMN dalam pembuatan jalan tol, serta BUMN yang menjalankan usaha pembuat

gedung pencakar langit, perusahaan ini masih sub-kontraktornya.

Relasi perusahaan ini yaitu terdiri dari perusahaan BUMN, yakni :

1. PT. Wijaya Karya

2. PT. Hutama Karya

3. PT. Adhi Karya

4. PT. Nindya Karya

5. PT. Pembangunan Perumahan

6. PT. Waskita Karya

7. PT. Istaka Karya

dan banyak lagi perusahaan-perusahaan swasta, yakni CV. CEPAT melayani sebagai

penyedia alat pembangunan baik dalam pembangunan jalan maupun dalam bidang

pekerjaan :

Jasa pekerjaan konstruksi sipil

a.

Jalan dan jembatan

b.

Konstruksi dermaga

c.

Proyek irigasi

(4)

e.

Pekerjaan beton

f.

Pemasangan jembatan

g.

Pekerjaan tanah.

3.1.2 Struktur Organisasi

Gambar 1.1 Struktur Organisasi CV. CEPAT

3.1.3 Tugas dan Tanggung Jawab

1. Direktur Utama

Tugas dan tanggung jawab :

a.

Mengawasi dan mengusahakan agar perusahaan dapat berjalan dengan

baik untuk tercapainya tujuan perusahaan

b.

Ikut dalam menentukan berbagai kebijakan perusahaan.

c.

Menentukan dan menetapkan kebijaksanaan mengenai teknik

operasional.

d.

Merencanakan, menjalankan, dan mengawasi jalannya operasi bisnis

serta harta perusahaan.

(5)

e.

Memeriksa laporan dari Bagian Keuangan dan mengawasi tindakan

bawahannya atau sebagai pengawas umum.

f.

Mewakili perusahaan baik di dalam maupun terhadap pihak luar

perusahaan.

2. Investor

Tugas dan tanggung jawab :

a.

Melakukan suatu investasi baik dalam jangka pendek atau jangka

panjang.

b.

Ikut mengawasi stabilitas perusahaan.

3. Bagian Persediaan

Tugas dan tanggung jawab :

a.

Menangani persediaan, termasuk perawatan persediaan.

b.

Membawahi Bagian Administrasi dimana tugas dan tanggung jawab

bagian Administrasi disini adalah menangani pencatatan-pencatatan

yang bersifat administrasi.

4. Bagian Akuntansi dan Keuangan (Accounting and Finance)

Tugas dan tanggung jawab :

a.

Bertanggungjawab terhadap arus kas (cash flow) perusahaan, penagihan

dan pembayaran hutang atau piutang perusahaan.

b.

Bertanggungjawab terhadap pencatatan-pencatatan perusahaan, baik

mengenai general ledger, keuntungan dan kerugian, maupun balance

sheet.

(6)

5. Human Resource Development

Tugas dan tanggung jawab :

a.

Bertanggungjawab mengenai kepegawaian, termasuk penerimaan dan

penilaian karyawan, membina hubungan antara perusahanan dan

karyawan.

6. Bagian Administrasi

Tugas dan tanggung jawab :

a.

Menangani pencatatan-pencatatan dalam perusahaan yang bersifat

administrasi.

7. Kasir

Tugas dan tanggung jawab :

a.

Menerima pembayaran oleh pelanggan kepada perusahaan.

b.

Mencatat transaksi pembayaran yang dilakukan oleh pelanggan kepada

perusahaan.

8. Supir

Tugas dan tanggung jawab :

a.

Bertugas mengantarkan pesanan pelanggan sampai ke tujuan sekaligus

mengantarkan Nota Tanda Terima kepada pelanggan untuk

ditandatangani oleh pelanggan.

b.

Mengembalikan Nota Tanda Terima dari pelanggan kepada Bagian

Administrasi.

(7)

3.2 Sistem yang Berjalan

3.2.1 Prosedur Sistem yang Berjalan

3.2.1.1 Prosedur Transaksi Penyewaan Heavy Equipment

1. Menerima kiriman fax dari pelanggan berupa PO (Purchase Order)

yang berisi daftar heavy equipment apa saja yang ingin disewa.

2. Perusahaan mengecek ketersediaan heavy equipment.

3. Setelah mengecek, perusahaan memberitahukan harga setiap jenis

heavy equipment yang tersedia via fax atau telepon.

4. Pemakaian dihitung per shift, yaitu 8 jam.

5. Jika pemakaian heavy equipment tersebut disewa dengan jangka waktu

lebih dari 1 minggu, maka akan dibuat kontrak.

6. Jika pemakaian heavy equipment tersebut kurang dari 1 shift (8 jam),

maka tetap dikenai biaya untuk 1 shift penyewaan alat.

7. Jika pelanggan setuju, maka perusahaan mengeluarkan Surat Perintah

Kerja dan Nota Tanda Terima beserta heavy equipment ke perusahaan

pelanggan.

8. Setelah proses penggunaan heavy quipment selesai dilakukan, maka

heavy equipment tersebut dikembalikan ke CV. CEPAT beserta slip

copy Surat Perintah Kerja dan Nota Tanda Terima.

9. Perusahaan melakukan tagihan kepada perusahaan pelanggan.

10. Perusahaan mengakui tiga metode pembayaran, yaitu tunai, kredit

(faktur), dan transfer.

a.

Untuk pembayaran tunai, perusahaan cukup memberikan kwitansi

sebagai tanda bukti pelunasan.

(8)

b.

Untuk pembayaran via transfer, maka perusahaan menerima bukti

tanda transfer dari perusahaan pelanggan dan perusahaan akan

memberikan kwitansi kepada perusahaan pelanggan sebagai tanda

bukti.

c.

Untuk pembayaran kredit, perusahaan pelanggan memberikan

uang muka (Down Payment) sebagai tanda jadi kerjasama, dan

setelahnya melakukan pelunasan pembayaran setelah perusahaan

memberikan penagihan piutang kepada perusahaan pelanggan.

Biasanya pembayaran secara kredit digunakan jika terdapat

kontrak penyewaan.

3.2.2 Event Table Sistem yang Berjalan

Event Internal Agents Start When Acttivities

Menerima PO (Purchase Order) via fax Direktur Utama Pelanggan menelpon/mengirim PO via fax a. Perusahaan menerima PO dari pelanggan b. Mengecek ketersediaan heavy equipment c. Mengkonfirmasi pada pelanggan mengenai ketersediaan heavy equipment.

Menyetujui PO Direktur Utama

Selesai mengecek ketersediaan heavy

a. Membuat konfirmasi persetujuan barang

(9)

equipment sesuai PO dari pelanggan. b. Persetujuan kerja sama antara perusahaan dan pelanggan. Membuat SPK dan NTT Administrasi Persetujuan kerjasama mulai diberlakukan a. Jika kerjasama dilakukan lebih dari 1 minggu maka perusahaan dan pelanggan membuat kontrak kerjasama b. Membuat SPK (Surat Perintah Kerja) dan NTT (Nota Tanda Terima). Mengoperasikan heavy equipment ke pelanggan Supir SPK sudah diserahkan kepada Bagian Administrasi oleh Direktur Utama a. Menerima SPK dari Bagian Administrasi b. Membawa PO dan SPK untuk diberikan kepada pelanggan. c. Memulai proses pengoperasian heavy equipment Memberikan NTT kepada pelanggan Supir

Proses penyewaan heavy equipment selesai dilakukan

a. Menerima

pengembalian heavy equipment dari

(10)

pelanggan b. Memberikan NTT

kepada pelanggan sebagai tanda bukti c. Membawa kembali

NTT yang telah ditandatangani oleh pelanggan.

Menagih via telepon Bagian Keuangan

Menerima kembali NTT dari pelanggan

a. Menagih via telepon

Menerima pelunasan pembayaran Bagian Keuangan Penagihan piutang kepada pelanggan a. Menerima pembayaran dari pelanggan b. Memberikan kwitansi kepada pelanggan

Membuat laporan Bagian Keuangan Menerima pembayaran

a. Membuat laporan keuangan untuk satu periode

b. Memberikan laporan kepada Direktur Utama

Memeriksa laporan Direktur Utama

Memeriksa laporan dari Bagian Keuangan

a. Menerima laporan b. Memeriksa laporan.

(11)

3.2.3 Overview Activity Diagram Sistem yang Berjalan

(12)

3.2.4 Workflow Table Sistem yang Berjalan

Actor

Activity

Direktur Utama

Menerima PO :

1. Menerima PO atau panggilan telepon dari pelanggan

2. Mengecek ketersediaan heavy equipment

3. Mengkonfirmasi ke pelanggan jika heavy equipment

tersedia untuk disewa.

Bagian Administrasi

Menerima pesanan :

4. Membuat kontrak sewa-menyewa

Pelanggan

Menyetujui kontrak sewa-menyewa :

5. Menandatangani kontrak sewa-menyewa

Bagian Administrasi

Mengeluarkan SPK :

6. Membuat SPK dan NTT

7. Menyerahkan SPK dan NTT yang dilampiri fotocopy

PO ke supir

Supir

Mengoperasikan heavy equipment :

8. Memperlihatkan SPK dan NTT yang dilampiri fotocopy

PO

9. Mengoperasikan heavy equipment sesuai lamanya jam

jasa sewa pada kontrak

10. Mengembalikan

heavy

equipment

ke

lokasi

penyimpanan di CV. CEPAT

Pelanggan

Menyerahkan kembali NTT :

11. Mengisi NTT

(13)

Bagian Keuangan

Menyiapkan tagihan :

13. Menerima NTT

14. Membuat tagihan

15. Mengirimkan tagihan

Pelanggan

Membayar tagihan :

16. Menerima tagihan

17. Membayar tagihan

18. Mengkonfirmasi tagihan yang telah dilunasi

Direktur Utama

Memberikan kwitansi :

19. Mengisi kwitansi dan membubuhi stempel "Lunas"

20. Mengirim kwitansi

Pelanggan

Menerima kwitansi :

21. Menerima kwitansi yang sesuai dan berstempel “Lunas”

dari CV. CEPAT.

Tabel 3.2 Workflow Table Sistem yang Berjalan

3.2.5 Formulir dan Laporan Sistem yang Berjalan

Formulir dan laporan yang dipakai dalam proses bisnis yang berjalan pada CV.

CEPAT adalah sebagai berikut :

1. SPK (Surat Perintah Kerja)

Formulir yang berisi No. SPK, tanggal terima, nama supir yang

mengerjakan proyek, nama pelanggan, jabatan pihak yang bersangkutan dari

perusahaan pelanggan, keterangan dari deskripsi jasa pelayanan, jenis heavy

equipment yang disewakan, keterangan jumlah waktu penggunaan operasional

(14)

heavy equipment (jumlah dalam satuan jam), tanda tangan pelanggan, tanggal

dikeluarkannya Surat Perintah Kerja.

2. Tanda Terima

Formulir yang berisi nama pelanggan, jenis heavy equipment yang

disewakan, keterangan mengenai jasa penyewaan yang dilakukan, tanggal

diterimanya Tanda Terima dari CV. CEPAT oleh pelanggan, tanda tangan

pelanggan yang bersangkutan, dan tanggal dikembalikannya Nota Tanda

Terima dari pelanggan ke CV. CEPAT.

3. Bukti Pengeluaran Kas/Bank

Formulir yang berisi jumlah uang, keterangan pembayaran, tanda tangan

Direktur, keterangan pembukuan, keterangan kasir, tanggal, nama terang dan

tanda tangan pihak yang menerima uang.

4. Kwitansi

Formulir yang berisi nomor kwitansi, nama pelanggan, jumlah uang

yang diterima, keterangan pembayaran, jumlah uang yang telah dilunasi oleh

pelanggan, dan tanggal.

3.3 Analisis Temuan Hasil Survey

Permasalahan sistem infromasi yang ditemukan pada sistem informasi yang berjalan pada

CV. CEPAT :

Temuan 1

CV. CEPAT masih menggunakan sistem informasi manual.

Kriteria

Dikutip dari Jones dan Rama (2006:4), “An organization’s business processes

and its MIS are closely related. The MIS captures data about an organization’s

business processes. These data aggregated, summarized, and organized to

produce information that help an organization monitor and control its business

(15)

processes. Advances in information technology have resulted in an increased

integration of an organization’s MIS with its business processes.”

“Berbagai proses bisnis dan SIM (Sistem Informasi Manajemen) dari suatu

perusahaan sangat berhubungan dekat. SIM menangkap semua data mengenai

berbagai proses bisnis perusahaan. Data-data tersebut dikumpulkan, diringkas,

dan diorganisir untuk menghasilkan informasi yang dapat membantu

perusahaan dalam memonitor dan mengendalikan proses-proses bisnisnya.

Perkembangan dalam teknologi informasi harus berpengaruh pada peningkatan

integrasi (kesatuan) dari SIM proses bisnis perusahaan itu sendiri.”

Sebab

Perusahaan belum mempunyai sistem aplikasi jasa penyewaan di komputer.

Akibat

Terdapat banyak tumpukan dokumen pada tempat penyimpanan.

Rekomendasi

Membuat sistem informasi akuntansi yang terkomputerisasi untuk jasa

penyewaan heavy equipment.

Tabel 3.3 Temuan 1

Temuan 2

Sering hilangnya dokumen-dokumen yang dibutuhkan.

Kriteria

“Data harus terus diperbaharui karena program pemeliharaan file yang terpisah

harus dikembangkan dan dikoordinasikan untuk memastikan bahwa data

diperbaharui dengan benar.” O’Brien (2006:220).

Sebab

Dokumen-dokumen tidak disimpan dengan baik.

Akibat

Dokumen hilang dan tergabung dengan dokumen-dokumen lain.

Rekomendasi

Data disimpan ke dalam file di komputer sehingga user dapat menemukan data

dengan mudah jika suatu saat data diperlukan dan mempercepat pencarian.

(16)

Temuan 3

Perusahaan sudah menggunakan komputer namun belum memiliki sistem

informasi akuntansi yang terintegrasi antar bagiannya, dan pembuatan laporan

masih dilakukan secara manual (beberapa laporan menggunakan Microsoft Excel).

Kriteria

Dikutip dari Jones dan Rama (2006:4), “An organization’s business processes and

its MIS are closely related. The MIS captures data about an organization’s

business processes. These data aggregated, summarized, and organized to

produce information that help an organization monitor and control its business

processes. Advances in information technology have resulted in an increased

integration of an organization’s MIS with its business processes.”

“Berbagai proses bisnis dan SIM (Sistem Informasi Manajemen) dari suatu

perusahaan sangat berhubungan dekat. SIM menangkap semua data mengenai

berbagai proses bisnis perusahaan. Data-data tersebut dikumpulkan, diringkas, dan

diorganisir untuk menghasilkan informasi yang dapat membantu perusahaan

dalam memonitor dan mengendalikan proses-proses bisnisnya. Perkembangan

dalam teknologi informasi harus berpengaruh pada peningkatan integrasi

(kesatuan) dari SIM proses bisnis perusahaan itu sendiri.”

Sebab

Perusahaan belum memperhatikan manfaat-manfaat yang dapat diperoleh dari

penerapan aplikasi sistem informasi akuntansi dalam menjalankan proses bisnis di

perusahaan.

Akibat

Arus informasi antar bagian menjadi lambat dan dapat terjadi kesalahan pendataan

atau kesalahan penempatan pencatatan bukti transaksi.

Rekomendasi

Mengembangkan sebuah sistem informasi akuntansi yang terintegrasi dan

digunakan oleh setiap bagian dalam perusahaan untuk menjalankan proses bisnis.

(17)

Temuan 4

Tidak adanya pembubuhan nomor di setiap formulir.

Kriteria

Menurut Mulyadi (2001:82), “Cantumkan nomor garis pada sisi sebelah kiri

dan kanan form, jika form lebar digunakan untuk memperkecil kemungkinan

salah pengisian.”

Sebab

Formulir yang digunakan masih sangat sederhana.

Akibat

Sulitnya menemukan formulir yang dibutuhkan sewaktu-waktu.

Rekomendasi

Sebaiknya dibuat formulir elektronik yang sudah berbasis teknologi informasi,

sehingga kesalahan pencatatan dapat dikurangi.

Tabel 3.6 Temuan 4

Temuan 5

Tidak adanya bukti transfer.

Kriteria

Dikutip dari Mulyadi (2001:488), “Bukti Setor Bank. Dokumen ini dibuat oleh

fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas yang dietrima dari piutang ke bank.

Bukti setor 3 lembar dan diserahkan oleh fungsi kas ke bank, bersamaan

dengan penyetoran kas dari piutang ke bank. Dua lembar tembusannya diminta

kembali dari bank setelah ditandatangani dan dicap oleh bank sebagai bukti

penyetoran kas ke bank, Bukti setor bank diserahkan oleh fungsi kas kepada

fungsi akuntansi, dan dipakai oleh fungsi akuntansi sebagai dokumen sumber

untuk pencatatan transaksi penerimaan kas dari piutang ke dalam jurnal

penerimaan kas.

Sebab

Transaksi yang dilakukan hanya menggunakan transfer antar rekening bank.

Akibat

Sulit melacak aliran uang jika sewaktu-waktu diperlukan datanya.

Rekomendasi

Perlu dibuatnya bukti tanda terima pemasukan kas oleh CV. CEPAT.

Tabel 3.7 Temuan 5

(18)

Temuan 6

Tidak adanya nomor kode persediaan pada heavy equipment.

Kriteria

Dikutip dari Jones dan Rama (2006:35), “It was not earlier that transaction

records have two common charcteristics : a date and quantity must be entered

and reference must be made to the agents and goods or services involved in the

transaction number assigned to the entity (e.g., customer and product).”

Diterjemahkan, “Rekaman transaksi memiliki dua karakteristik umum : tanggal

dan kuantitas harus dimasukkan dan referensi keterangan harus dibuat untuk

agents dan barang atau jasa disertakan di dalam nomor transaksi yang sudah

ditetapkan.”

Sebab

Belum terdapat nomor urut heavy equipment untuk setiap unit persediaan

heavy equipment yang digunakan.

Akibat

Proses pengecekan barang tidak efisien dan memakan waktu lebih lama.

Rekomendasi

Dilakukan pengkodean terhadap setiap unit persediaan heavy equipment.

Tabel 3.8 Temuan 6

Temuan 7

Tidak adanya nomor urut pada beberapa formulir/dokumen dan laporan, yaitu

kwitansi, dan bukti pengeluaran kas/bank.

Kriteria

Dikutip dari Mulyadi (2006:167), Penggunaan formulir bernomor urut tercetak

yang pemakaiannya harus dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang.

Karena formulir merupakan alat untuk memberikan otorisasi terlaksananya

transaksi, maka pengendalian pemakaiannya dengan menggunakan nomor urut

tercetak, akan dapat menetapkan pertanggung jawaban terlaksananya transaksi.

Sebab

Formulir/dokumen dan laporan belum seluruhnya memiliki nomor urut.

Akibat

Sulitnya mengidentifikasi dan mengontrol transaksi yang melibatkan formulir

tersebut.

(19)

Rekomendasi

Formulir harus bernomor urut tercetak sehingga nomor dari formulir tersebut

dapat memudahkan identifikasi dari formulir tersebut.

Tabel 3.9 Temuan 7

Temuan 8

Tidak adanya laporan analisis sehingga sulit dilakukan pengambilan keputusan

bagi pihak manajemen.

Kriteria

Dikutip dari Jones dan Rama (2006:201), “Reports are created and used as an

integral part of business processes. Reporting involves aggregating,

summarizing, and organizing information about events, agents, and

products/services in a variety of ways.”

Diterjemahkan, “Laporan dibuat dan digunakan untuk melengkapi proses

bisnis. Pelaporan melibatkan pengumpulan, peringkasan, dan pengorganisasian

infromasi mengenai kejadian, agen, dan barang atau jasa dalam cara yang

berbeda.”

Sebab

Perusahaaan tidak membuat laporan yang digunakan untuk analisis.

Akibat

Pengambilan keputusan dalam manajemen menjadi lambat dan kurang akurat.

Rekomendasi

Membuat laporan yang berhubungan dengan analisis guna untuk mengambil

keputusan. Laporan yang dibuat meliputi: Laporan pendapatan, laporan heavy

equipment yang sering disewa, laporan pelanggan yang sering menyewa,

laporan penyewaan by month, laporan piutang yang belum jatuh tempo,

laporan piutang yang jatuh tempo, laporan piutang by pelanggan, laporan

piutang by month, laporan penerimaan kas, dan jurnal penerimaan kas.

Tabel 3.10 Temuan 8

(20)

Kriteria

Dikutip dari Jones dan Rama (2006:30), “Information about file design can be

collected from a variety of sources, including systems documentation, manuals

accompanying the software that manages the files, and interviews with the

employee responsible for a company’s information system. A variety of

alternatives may be used for organizing data in a system.”

Diterjemahkan, “Informasi mengenai desain file dapat dikumpulkan dari

berbagai sumber, termasuk sistem dokumentasi, kegiatan manual mengiringi

perangkat lunak untuk mengelola file-file, dan mengadakan tanya-jawab

dengan karyawan yang bertanggungjawab pada sistem informasi perusahaan.

Suatu macam alternatif mungkin digunakan untuk mengorganisir data dalam

suatu sistem.”

Sebab

Belum terdapatnya beberapa jenis formulir/dokumen dan laporan yang

dibutuhkan.

Akibat

Terjadinya keterbatasan sumber informasi mengenai kegiatan penyewaan yang

telah selesai dilakukan.

Rekomendasi

Merancang formulir/dokumen dan laporan yang lebih lengkap dan baru.

Tabel 3.11 Temuan 9

Temuan 10

Pada perusahaan masih terdapat perangkapan fungsi sehingga tidak dapat

membedakan fungsi dan tanggungjawabnya masing-masing.

Kriteria

Dikutip dari Mulyadi (2001:165), Unsur sistem pengendalian intern dalah

satunya adalah struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab

fungsional secara tegas. Struktur organisasi merupakan rerangka (framework)

pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang

dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan.

(21)

Sebab

Belum dilakukannya pemisahan tugas dalam melaksanakan tanggung jawab

dari masing-masing fungsi.

Akibat

Perangkapan fungsi dan tanggung jawab akan mengakibatkan kinerja

karyawan menjadi terganggu sehingga yang didapat tidak maksimal dan rentan

terjadi penyelewengan.

Rekomendasi

Memisahkan fungsi dan tanggung jawab yang jelas.

Tabel 3.12 Temuan 10

3.4 Identifikasi Kebutuhan Informasi

Informasi-informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan :

1. Formulir-formulir yang dibutuhkan yaitu :

a.

Surat Perintah Kerja

b.

Nota Tanda Terima

c.

Bukti Pengeluaran Kas /Bank

d.

Invoice

e.

Kwitansi

2. Laporan-laporan yang dibutuhkan yaitu :

a.

Laporan Pendapatan

b.

Laporan Heavy Equipment yang Sering Disewa

c.

Laporan Pelanggan yang Sering Menyewa

d.

Laporan Penyewaan By Month

e.

Laporan Piutang yang Belum Jatuh Tempo

f.

Laporan Piutang yang Jatuh Tempo

g.

Laporan Piutang (By Pelanggan)

(22)

h.

Laporan Piutang (By Month)

i.

Laporan Penerimaan Kas

j.

Jurnal Penerimaan Kas.