PERAN MANAJEMEN KANTOR TERHADAP EFEKTIVITAS KERJA KARYAWAN
THE ROLE OF OFFICE MANAGEMENT ON EMPLOYEE EFFECTIVENESS
Vista Efanny Fillayata 165265031
Program Studi D4 Administrasi Bisnis
Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Bandung
2018
Abstract
Management functions can be defined as a variety of tasks or activities that management has an important role and complement each other in achieving the goals of an organization or team. Stages of management functions including planning, Organizing, direction and control. Planning is the stage of determining what goals you want to achieve, and things to do. Organizing is the determination of position, duties and authority of each individual. Direction is giving encouragement to each an invidual in order to carry out their duties properly. Supervision is to conduct oversight to each of its members are already carrying out their duties well and according to plan. An organization that is run by implementing management functions would be more likely to achieve the goals set by the effective and efficient than organizations that do not implement the management function.
Keywords : Effective, Efficient, Goals, Management, Organization, Planning.
Abstrak
Fungsi manajemen dapat didefinisikan sebagai berbagai tugas atau kegiatan yang manajemen memiliki peran penting dan saling melengkapi dalam mencapai tujuan organisasi atau tim. Tahapan fungsi manajemen termasuk perencanaan,
sasaran apa yang ingin Anda capai, dan hal-hal yang harus dilakukan.
Pengorganisasian adalah penentuan posisi, tugas dan wewenang masing-masing individu. Arahan memberikan dorongan kepada masing-masing orang yang tidak tahu apa-apa untuk melaksanakan tugasnya dengan benar. pengawasan adalah melakukan pengawasan kepada masing-masing anggotanya yang sudah
melaksanakan tugasnya dengan baik dan sesuai dengan rencana. organisasi yang dijalankan dengan menerapkan fungsi manajemen akan lebih mungkin mencapai tujuan yang ditetapkan oleh efektif dan efisien daripada organisasi yang tidak menerapkan fungsi manajemen.
Pendahuluan
Setiap organiasi pasti mempunyai latar belakang dan tujuan yang ingin dicapai. Untuk mencapai hal itu organisasi perlu melakukan beberapa usaha. Namun, pada kenyataannya tidak semua organisasi dapat mencapai tujuan tersebut. Sebuah organiasi apabila ingin dapat mencapai tujuannya dengan cara yang efektif dan efisien, hendaknya menerapkan peran manajemen. Manajemen hanya merupakan alat untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Manajemen yang baik akan memudahkan terwujudnya tujuan organisasi dan karyawan. Hal yang paling utama dalam peran manajemen ialah manajer harus mampu dalam merencanakan dan mengorganisasikan segala hal yang menunjang jalannya perusahaan. Dengan manajemen yang baik, karyawan dapat melaksanakan tugasnya secara efektif dan efisien. Begitu juga dengan perusahaan yang akan berjalan dengan baik. Oleh karena itu, manajemen yang baik sangat lah diperlukan untuk meningkatkan efektivitas kerja karyawan, sehingga akan menghasilkan peningkatan produktivitas dari hasil kerja karyawan tersebut.
A. Pengertian Manajemen
Berdasarkan pendapat para ahli, apabila dilihat dari asal katanya, manajemen berasal dari kata to manage yang artinya mengatur. Timbul pertanyaan tentang apa yang diatur, apa tujuannya diatur, mengapa harus diatur, siapa yang mengatur, dan bagaiamana mengaturnya.
Terry (dalam Handayaningrat 1980:20) berpendapat bahwa Manajemen adalah suatu proses yang membeda-bedakan atas perencanaan, pengoranisasian, penggerakaan saat pelaksanaan, dan pelakukan pengawasan dengan memanfaatkan baik ilmu maupun seni, agar dapat menyelesaikan tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Sedangkan pengertian Manajemen menurut Farida (2009:25) yaitu, manajemen adalah suatu proses pencapaian tujuan melalui kegiatan orang lain. Jadi, manajemen adalah usaha dalam mencapai tujuan dengan melalui berbagai kegiatan dan melibatkan orang lain atau dengan kata lain tidak dilaksanakan secara sendiri. Adapun yang dimaksud dengan orang lain tersebut yaitu orang-orang sebagai bawahan, karyawan, atau para pegawai.
Handayaningrat (1980:18) juga mengemukakan pendapatnya mengenai manajemen yaitu :
a. Manajemen sebagai suatu proses (Management is a process)
Manajemen adalah serangakaian tahapan kegiatan yang diarahkan pada pencapaian suatu tujuan dengan memanfaatkan sumber- sumber yang ada semaksimal mungkin.
b. Manajemen sebagai suatu fungsi (Management is a function)
kegiatan-kegiatan yang satu dan lainnya saling berkaitan dalam rangka pencapaian tujuan organisasi.
c. Manajemen sebagai kumpulan orang (Management as a people/group of people)
Manajemen dipakai dalam arti kolektif utnuk menunjukan jabatan kepemimpinan di dalam organisasi, misalnya : kelompok pimpinan atas, kelompok pimpinan tengah dan kelompok pimpinan bawah.
Dari beberapa pendapat mengenai definisi manajemen di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa Manajemen adalah ilmu dan seni dalam mengatur proses pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber – sumber lainnya secara efektif dan efisien untuk mencapai suatu proses rangkaian kegiatan menuju pencapaian sebuah tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya, dan rangkaian kegiatan tersebut meliputi perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengaturan, serta pengawasan yang dilakukan secara seefektif dan seefisien mungkin sehingga tujuan tersebut dapat benar-benar tercapai.
B. Pengertian Manajemen Kantor
Menurut Chaniago (2013:4) berpendapat bahwa manajemen kantor adalah kegiatan yang dilakukan dalam mengelola, merencanakan, dan mengontrol setiap aktivitas kantor, dimana hasil akhir kegiatan kantor ini berwujud pelayanan informasi kepada berbagai pihak. Sedangkan menurut Terry (1966), manajemen kantor dapat didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian, dan perngorganisasian pekerjaan perkantoran, serta menggerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dulu. Dari dua pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa manajemen kantor adalah kegiatan dalam merencanakan, mengendalikan, dan mengorganisasikan setiap pekerjaan kantor yang berupa pelayanan informasi demi mencapai tujuan yang telah ditentukan.
C. Pengertian Efektivitas Kerja Karyawan
D. Fungsi Manajemen
Fungsi Manajemen yang paling penting ialah alat untuk memudahkan tujuan perusahaan dan karyawan. Setiap fungsi manajemen mempunyai bentuk kegiatan dan peranan yang berbeda satu sama lain, namun fungsi manajemen tersebut tentunya saling melengkapi agar tujuan yang telah ditetapkan suatu organisasi dapat dicapai dengan cara efektif dan efisien. Beberapa ahli telah mengungkapkan pendapatnya mengenai fungsi manajemen, diantaranya :
1. Menurut Terry (dalam Farida:2009:55) a. Planning (Perencanaan)
b. Organizing (Pengorganisasian) c. Actuating (Pengarahan)
d. Controling (Pengawasan)
2. Menurut Gie (dalam Farida 2009:54) a. Perencanaan
Secara umum pendapat mengenai fungsi manajemen tersebut mempunyai kesamaan maksud. Yang membedakan antara satu sama lain adalah istilah yang digunakan. Kesamaan tersebut diantaranya adalah tahapan awal yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengarahan atau pemanfaatan sumber daya manusia secara efektif, serta yang terakhir adalah melakukan pengawasan atas kinerja yang telah dilakukan. Biasanya beberapa organisasi melakukan tahapan akhir yaitu melakukan evaluasi. Dibawah ini adalah pembahasan mengenai beberapa fungsi manajemen secara umum, yaitu :
a. Perencanaan (planning)
Menurut Handayaningrat (1980:111) perencanaan ialah suatu proses, karena perencanaan adalah suatu tindakan pemilihan yang terbaik dan menguntungkan dari semua alternatif yang ada dalam usaha
pencapaian tujuan. Perencanaan sebagai fungsi manajemen, ialah dimana pimpinan wajib melakukan perencanaan sebagai pendoman dalam, kegiatan untuk mencapai sebuah tujuan organisasi. Pemimpin harus menyadari bahwa dinamika suatu organisasi sebagian besar terletak pada pundaknya, yaitu dengan rencana – rencana yang pelaksanaanya
didelegasikan pada bawahan. Kreativitas seorang pimpinan mewujudkan dinamika perusahaan. Sebagai pimpinan perlu mempunyai banyak waktu untuk merencanakan, bukan hanya sibuk mengerjakan tugas saja.
dikerjakan pada masa yang akan datang berdasarkan fakta-fakta dan pemikiran yang matang dalam rangka pencapaian tujuan.
Perencanaan adalah salah satu hal terpenting dalam menjalankan suatu organisasi. Penyusunan perencanaan dalam suatu organisasi atau tim mempunyai beberapa maksud yang penting, diantaranya:
a. Sebagai dasar untuk bertindak ekonomis, karena dengan melakukan perencanaan tentunya kita dapat membuat perkiraan contohnya mengenai estimasi biaya yang harus dikeluarkan dan pemanfaatkan sumber daya yang dimiliki maksimal serta ekonomis.
b. Sebagai dasar dalam pengendalian tujuan, tindakan, kebijakan dalam usaha mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
c. Sebagai salah satu usaha untuk meminimalisir risiko yang akan dihadapi di masa yang akan datang, karena dengan melakukan perencaan terlebih dahulu kita dapat memperkiraan kemungkinan risiko yang dapat timbul.
d. Sebagai dasar dari salah satu fungsi manajemen yang meliputi pemilihan alternatif tujuan, kebijaksanaan, program dan prosedur dari pilihan yang ada dan dengan melakukan perencanaan yang baik, tentunya dapat menentukan pilihan yang paling tepat dan sesuai dengan kebutuhan, visi, misi, atau tujuan yang diinginkan perusahaan atau organisasi.
e. Sebagai standar dalam melakukan suatu hal agar tersebut terjadi sesuai yang diharapkan, dan juga sebagai tolak ukur apakah hal tersebut telah sesuai dengan apa yang dirancanakan sebelumnya.
Farida (2009:58) mengungkapkan bahwa perencanaan memiliki beberapa sifat yang menandakan perencanaan tersebut cukup efektif.
a. Faktual : Sebuah perencanaan yang efektif tentunya didasari dan dibuat berdasarkan fakta-fakta yang telah dihimpun dan diolah menjadi sebuah informasi yang relevan.
b. Rasional : Perencanaan dibuat bukan berdasarkan angan-angan tinggi akan tujuan yang dapat dicapai, melainkan perencanaan yang baik dibuat berdasarkan pemikiran yang logis, masuk akal, ilmiah sehingga perencanaan tersebut dapat dipertanggung jawabkan dan dapat benar-benar dicapai.
c. Fleksibel : Sebuah perencanaan hendaknya dibuat fleksibel, dimana perencanaan tersebut dapat mengikuti perkembangan zaman dan teknologi yang terjadi dilapangan, supaya pada saat terjadi perubahan pihak manajemen dapat mengendalikan perubahan tersebut.
e. Sederhana : Perencanaan yang baik bukanlah perencanaan yang disusun secara rumit dan terlalu mengawang-awang. Justru perencanaan yang baik disusun secara senderhana sehingga dapat mudah dipahami, jelas, dan terdapat petunjuk dalam cara pelaksanaannya.
Dari beberapa definisi diatas dapat disimpulkan bahwa perencanaan adalah suatu kegiatan yang dilakukan di awal, kegiatan tersebut berupa penetapan tujuan dan hal-hal atau kegiatan apa saja yang harus dilakukan agar dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Khusus untuk tenaga kerja (karyawan), perencanaan adalah merencanakan sumber daya meliputi tenaga kerja secara efektif serta efisien agar sesuai dengan kebutuhan organisasi atau perusahaan dalam membantu terwujudnya tujuan. Perencanaan dilakukan dengan menetapkan program kepegawaian. Program kepegawaian meliputi pengorganisasian, pengarahan, pengendalian, pengadaan, pengembangan, kompensasi, pemeliharaan, kedisiplinan, dan pemberhentian karyawan. Program kepegawaian akan membantu tercapainya tujuan perusahaan, karyawan, dan masyarakat.
b. Organizing (Pengorganisasian)
Menurut Hasibuan ( 2007 : 5 ) organisasi adalah suatu sistem perserikatan formal dari dua orang atau lebih yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. Pengorganisasian adalah salah satu tindakan penting dalam mengelola suatu organisasi. Dalam tahapan ini seorang pimpinan atau manajer mempunyai peranan penting dalam menetapkan dan mengatur kegiatan atau usaha apa yang akan dilakukan agar tujuan dari organisainya dapat dicapai. Peran pimpinan tersebut antara lain menentukan struktur organisasi, menentukan daftar pekerjaan yang harus dilakukan, penetapan anggota dengan tugas yang sesuai dengan keahliannya masing-masing, pemberian kekuasaan atau wewenang.
Sebuah struktur organisasi mempunyai fungsi sebagai sebuah kerangka yang menunjukan kedudukan dari masing-masing anggota, serta dapat mengetahui tugas dan wewenang setiap anggota.
Dalam pengelolaan suatu organisasi haruslah berpegang teguh pada prinsip-prinsip sebuah organisasi, diantaranya; mempunyai tujuan yang jelas, pembagian tugas atau divisi, pembagian wewenang dan tanggung jawab, adanya susunan hierarki, adanya kesatuan perintah dan komando, batasan kemampuan pengawasan (span of control), dan pertanggungjawaban atas kegiatan yang telah dilakukan.
Menurut Farida (2009:14) terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan dalam penyusunan organsasi, yaitu :
1. Aktivitas kegiatan atau pekerjaan. Maksud dari hal ini adalah kita harus dapat mengelompokan aktivitas atau kegiatan yang ada pada suatu organisasi tersebut.
tentunya sesuai dengan kehalian yang dimiliki. Dalam hal ini yang harus manajer lakukan adalah penempatan seseorang yang tepat di tempat yang tepat agar organiasi dapat dijalankan secara lebih efektif dan efisien.
3. Hubungan-hubungan. Seorang pimpinan harus padai mengatur wewenang, tugas dan tanggung jawab kepada setiap anggota yang ada.
4. Lingkungan manajemen. Seorang pimpinan tidak hanya mengatur sumber daya manusia atau tenaga kerja. Namun, ia dapat menentukan fasilitas apa saja yang dibutuhkan dalam kegiatan organisasi tersebut.
c. Actuating (Penggerakan)
Actuating memiliki arti menggerakan atau mulai melakukan. Penggerakan adalah salah satu dari fungsi manajemen yang terpenting, dimana penggerakan adalah usaha untuk merealisasikan perencanaan dan pengimplementasian pengorganisasian agar tujuan dari organisai tersebut dapat dicapai.
Penggerakan adalah salah satu fungsi manajemen yang berkaitan langsung dengan sumber daya manusia oleh karen itu biasanya tahapan ini adalah fungsi manajemen yang paling sulit untuk dilakukan secara efektif. Seorang pimpinan mempunyai andil yang besar dalam penggerakan, dimana pimpinan tersebuut harus mampu menggerakan anggotanya untuk bertindak melakukan tugas dan wewenangnya dengan baik agar tujuan dari organisasinya dapat tercapai.
Sasaran dari penggerakan adalah agar terciptanya kedisiplinan, kepatuhan, keefektifan dalam menjalankan tugas demi terwujudnya tujuan yang telah ditetapkan. Dimana setiap anggotanya dapat menyelesaikan tuags yang telah dilimpahkan dari pimpinannya. Sementara itu, tujuan dari penggerakan adalah agar manajamen pada organisasi tersebut dapat berjalan secara efektif dan efisien.
Menurut Farida (2009:69) terdapat beberapa prinsip dari penggerakan yang dapat membuatnya berjalan dan memperoleh hasil secara maskimal, prinsip-prinsip itu antara lain:
1. Efisiensi, dengan adanya keterbatasan fasilitas, dana, dan waktu tentunya akan membuat kita untuk dapat memanfaatkan hal-hal tersebut semaskimal mungkin sehingga tidak ada hal yang terbuang sia-sia.
3. Komunikasi manajerial; Komunikasi antara bawahan dan atasan harusalah terjalin dengan baik, agar terciptanya suasana kerja yang nyaman dan pihak atasan maupun bawahan dapat saling memberikan semangat atau dapat saling melakukan penggerakan satu sama lain. 4. Information; Informasi adalah hal terpenting yang harus diperhatikan bukan hanya oleh pimpinan, namun oleh seluruh anggota organisasi tersebut. Dalam hal ini, perlu adanya informasi yang selalu mengalir dengan baik kepada pihak-pihak yang berhak mendapatkan informasi tersebut, dan berusaha untuk meminimaslisir terjadinya miss-communication maupun grapefine (isu-isu).
Sebuah penggerakan yang baik dan efektif tentunya akan berdampak positif terhadap organisasinya, dimana hasil akhirnya adalah pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. berikut ini adalah beberapa faktor yang menyebabkan sebuah penggerakan menjadi suatu hal yang penting, antara lain:
1. Dengan melakukan penggerakan yang baik, tentunya dapat membuat suasana didalam suatu organisasi menajdi hidup sehingga hal tersebut dapat meningkatkan produktivitas kerja.
2. Penggerakan adalah tindakan merealisasikan perencanaan dan pengimplementasian dari struktur yang telah disusun, apabila penggerakan telah dilaksanakan dengan baik maka perencanaan dan pengorganisasian yang telah disusun telah sukses dan cocok dengan organisasi tersebut.
3. Dengan hasil penggerakan yang efektif, tentunya akan menciptakan organisasi yang efektif juga. Karena sebuah penggerakan efektif akan membuat anggota organisasi menjadi terdorong dan termotivasi untuk melaksanakan tuagsnya sheingga dapat meningkatkan kinerja dan produktifitas kerja mereka. Dan hasil akhirnya adalah terciptanya organsisasi yang efektif dan berhasil mencapai tujuannya.
4. Sebuah penggerakan yang efektif adalah hasil dari pihak manajemen yang telah berhasil karena dapat menggerakan orang-orang yang tepat dan berkompeten untuk melakukan tugas yang sesuai dengan keahilannya msing-masing, sehinga dapat memanfaatkan secara maskimal sumber daya manusia yang tersedia.
d. Controlling (Pengawasan)
yang baik dan terdapat penyimpangan maupun kesalahan yang terjadi pada organisasi tersebut.
Jika saat melakukan pengawasan, manajer atau pimpinan menemukan adanya penyimpangan, kesalahan maupun ketidakcocokan, maka manajer atau pimpinan harus segera mengambil suatu tindakan untuk menangani masalah tersebut sebelum menjadi semakin besar dan berdampak negatif bagi berjalannya organisasi tersebut.
Adapun sasaran dari pengawasan adalah mengawasi kinerja kerja, mencegah terjadinya ketidaksesuaian atau penyimpangan yang terjadi. Selain itu, pengawasan mempunyai tujuan yang penting bagi sebuah organiasasi yaitu membuat semua kegiatan dalam mencapai tujuan berjalan dengan efektif dan efisien. Pengawasan mempunyai bebrapa fungsi penting untuk sebuah organisasi maupun tim, diantaranya:
1. Mencegah terjadinya ketidaksesuaian maupun penyimpangan
2. Membuat pegawai menjadi lebih disiplin dalam mengerjakan tugasnya
3. Menumbuhkan rasa tanggung jawab baik untuk anggota maupun pimpinan
4. Menangani masalah yang terjadi dengan tepat dan cepat.
E. Hubungan Peran Manajemen Kantor dengan Efektivitas Kerja Karyawan
Seperti yang sudah dikemukakan di bagian B, bahwa efektivitas adalah suatu kondisi dimana organisasi mampu menyusun dan mengorganisasikan sumber dayanya untuk mencapai tujuan dengan hasil yang maksimal dan memuaskan. Agar organisasi mampu menyusun dan mengorganisasikan sumber daya, diperlukan upaya-upaya yang dapat dilakukan oleh seorang manajer atau pemimpin organisasi melalui peran-peran manajemen kantor. Dalam manajemen kantor segala sesuatu yang berhubungan organisasi direncanakan, diatur, diorganisasikan, diawasi, sehingga kegiatan atau aktivitas organisasi dapat berjalan dengan efektif. Dan yang paling utama adalah tujuan dari organisasi tersebut dapat tercapai dengan hasil yang maksimal dan memuaskan.
F. Kesimpulan
REFERENSI
Chaniago, Harmon. 2013. Manajemen Kantor Kontemporer, Cetakan 1. Bandung: Akbar Limas Perkasa
Farida, V. H. (2009). Dasar-Dasar Manajemen SMK. Bandung: Armico. Handayaningrat, Soewarno. 1980. Pengantar Studi Ilmu Administrasi dan
Manajemen. Jakarta: Gunung Agung
Hodge, B. J. & William, P. Anthony. 1984. Organization Theory, Second Edition. United States of America: Allyn and Bacon
Malayu, Hasibuan. 2007. Manajemen Sumber Daya Manusia, Cetakan 9. Jakarta: PT. Bumi Aksara
Martoyo, Susilo. 2000. Manajemen Sumber Daya Manusia. Yogyakarta: BPFE
