Bertelepon dengan Kalimat Efektif
1. Telepon sebagai Sarana Berkomunikasi
Telepon merupakan sarana komunikasi yang sangat penting peranannya dalam kehidupan manusia. Sarana komunikasi jenis telepon ini tidak hanya mengatasi kendala jarak dan waktu, tetapi memudahkan manusia dalam memenuhi kebutuhannya. Maksudnya, berkomunikasi dengan telepon dapat dilakukan kapan saja dan di mana pun berada. Pada umumnya, telepon digunakan agar mempermudah hubungan atau komunikasi, walaupun tempatnya berjauhan. Kita tidak perlu datang dan bertatap muka secara langsung. Apabila menggunakan pesawat telepon, kita hanya mendengar suaranya. Meskipun demikian, dalam berkomunikasi melalui telepon harus memerhatikan santun berbahasa agar terjadi hubungan yang harmonis antara pengirim telepon dan penerima telepon. Oleh karena itu, bahasa yang digunakan dalam bertelepon hendaknya bahasa yang efektif,sopan, baik, dan benar. Untuk itu, anda perlu memerhatikan tata cara bertelepon secara benar.
Kesantunan berbahasa dalam bertelepon meliputi pilihan kata, ungkapan, ekspresi, dan susunan kalimat saat berbicara.
Contoh kalimat yang efektif dan bahasa yang santun dalam bertelepon: 1. Halo, selamat siang. Bisa minta tolong bicara dengan Bapak Rudi? 2. Salah sambung? Oh, maaf kami telah mengganggu Bapak.
2. Tata Cara Bertelepon
Cara menelepon yang menyenangkan dan efisien berpengaruh terhadap citra kepribadian seseorang maupun kewibawaan suatu instansi. Berikut beberapa tata cara yang perlu anda perhatikan dalam bertelepon.
1) Meyakinkan kebenaran nomor telepon yang hendak dihubungi agar tidak salah sambung.
2) Menyiapkan pokok pembicaraan yang akan disampaikan agar pembicaraan tidak melantur.
3) Pembicaraan dilakukan dengan singkat dan jelas.
b. Jika anda sebagai penerima telepon, hendaknya memerhatikan hal-hal berikut.
1) Memerhatikan keadaan dan berbicara dengan sopan serta ramah saat menerima telepon.
2) Menyediakan alat untuk mencatat hal-hal penting
Bagian-bagian dalam percakapan melalui telepon:
1) salam pembuka (perkenalan catat saat menerima telepon diri), 2) pembuka percakapan,
3) Menyebutkan identitas
4) Bertanya dengan sopan maksud penelepon 5) inti pembicaraan dicatat.
6) penutup diri. 7) salam penutup.
Jangan menutup pembicaraan dalam telepon terlebih dahulu. Jika terpaksa menutup lebih dahulu, gunakan kata yang bijak.
Pemakaian Kalimat Baku (Common Expression)
menanyakan siapa yang menelepon jika suara kurang jelas, salah ssmbung, menyambungkan hubungan telepon, mengulang pesan, jika yang dituju tidak di tempat, dan jika saluran masih sibuk.
Menanyakan siapa yang menelepon
Sopan Kurang Sopan
May I know who is calling, please? Maaf dengan Ibu siapa?
Who is calling, please?! Boleh tau dari siapa ini?
Excuse me, who is on the line, please?
Ini dari siapa Pak?
Who is this?
Sopan Kurang Sopan
Sorry, could you repeat once again? Maaf Bu, kurang jelas.
I beg your pardon, Mam.
Maaf Pak, bisa diulang sekali lagi? Excuse me, I cannot hear you clearly.
Maaf Pak, apakah bisa lebih keras lagi?
Repeat again. Kurang jelas. What?
Nggak jelas, bisa diulang? Not clear.
Tolong bicara lebih dekat.
Salah sambung
Sopan Kurang Sopan
Maaf, disini bukan departemen accounting.
Maaf Pak, ini departemen
Bukan!
Salah sambung!
pemasaran.
Ini PT Golden Globe
Maaf salah sambung, ini bukan bagian kasir, apakah ibu mau kami sambungkan ke kasir?
Yaa... Anda salah.
Menyambung telepon
Sopan Kurang Sopan
Baik Bu, kami sambungkan segera. Certainly Sir.
All righ, I’II put though.
Baik Bapak, kami sambungkan segera.
(tanpa berkata apa pun) Yes (langsung disambung) OK.
Ya lah.
Mengulang pesan
Sopan Kurang Sopan
Baik Bu, kami ulang pesannya. Boleh kami ulang dulu pesannya? May I repeat you message?
So, your message is...
(tanpa ada pengulangan) Ya deh.
OK. All right.
Meminta penelepon menunggu
Sopan Kurang Sopan
dahulu.
Mohon tunggu sebentar.
One moment Sir, I will check it first.
Would you please hold the line? Tolong jangan di tutup dulu, Pak.
Tunggu dulu! Wait a minute! Wait.. wait..
Pegang dulu gagangnya!
Yang dituju tidak ada di tempat
Sopan Kurang Sopan
Maaf Bu, Pak Hari tidak ada di tempat. Ada pesan?
Mr. Kelly is not in the office right now. Whould you like to leave a
Sopan Kurang Sopan
Excuse me Sir, the line is enggaged Maaf masih on line, mungkin ada pesan.
It’s still on-line Sir, any message for him?
Ibu, di kantor Pak Adi teleponnya
It’s still busy!
On line!
Cannot Sir!
masih sibuk. Bisa dicoba lima menit lagi?
Sumber:
- Maselly, Blog Pelajaran Bahasa Indonesia (http://maselly2000.wordpress.com)
- Makalah Etika Bertelepon Kantor
