BAB II
ANALISIS DAN PERANCANGAN
SISTEM
II.1 Bagan Organisasi
Untuk mencapai tujuan yang diinginkan, maka sebuah perusahaan haruslah mengatur pembagian tugas perusahaan sedemikian rupa. Bentuk dari pembagian tugas itu dapat digambarkan ke dalam suatu struktur organisasi atau bagan organisasi, sistem yang akan dikomputerisasi ialah karyawan bagian produksi.
Analisis sistem Penggajian
Para pegawai tersebut merupakan tenaga kerja dimana pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh pegawai tersebut dibayarkan berdasarkan jumlah hari kerja, jam kerja atau jumlah satuan produk yang dihasilkan oleh pegawai.
Sistem penggajian bagian produksi ini melibatkan fungsi kepegawaian, fungsi keuangan dan fungsi pengawas.
· Fungsi kepegawaian bertanggung jawab dalam pengangkatan pegawai, penetapan tarif upah, promosi atau mutasi pegawai, penghentian pegawai dari pekerjaannya dan penetapan berbagai tunjangan, iuran serta potongan gaji pegawai.
Gambar : Sistem Penggajian karyawan pada Toserba Mirota Gejayan Yogyakarta Setiap karyawan diwajibkan untuk memasukkan kartu pada mesin pencatat waktu sebelum dan sesudah bekerja, kemudian pengawas mengumpulkan recorder (absensi) tiap karyawan dan memeriksa serta men-total jumlah jam kerja dan jam lembur tiap karyawan untuk dimasukkan dalam time record. Time card tersebut diserahkan pada staff personalia yang memindahkan data yang ada ke jurnal harian karyawan. Selain itu pengawas juga menghitung jumlah produksi yang dihasilkan oleh masing-masing produksi. Pada akhir periode (1 periode = 4 minggu), staff personalia akan menghitung jumlah gaji yang harus dibayarkan, berdasarkan data yang ada pada jurnal harian karyawan, daftar bonus, serta data karyawan ( untuk menentukan standar gaji kepada keuangan, yang bertugas membagikan gaji pada para karyawan. Staff keuangan juga bertanggung jawab dalam pembuatan kwitansi sebagai bukti tanda terima gaji.
II.2 Analisis Arus Informasi Dalam sistem
II.2.1 Diagram Alir Prosedur : Proses Penggajian karyawan
1. Level 0
2. Level 1
Sub Proses 2, Perhitungan jam kerja
Sub proses 3, Penggajian Karyawan
II.2.2 Arus data sesudah komputerisasi
Diagram Alir data ( DFD )
Proses penggajian karyawan (setelah ada Sistem Informasi ) · Level 0
Level 2
Level 1
Level 0
Proses Absensi
Level 1
II.2.3 Kamus Data
II. 3 Persiapan Data Contoh
NiK (f1)
Nama Karyawan (f2) Alamat (f3)
Agama (F4) Jenis Kelamin (f5) Status (f6)
Pendidikan (f7) Tanggal Lahir (f8) Tanggal masuk kerja (f9) Jabatan (f10)
Golongan (f11) Bagian (f12) Gaji Pokok (f13) Potongan SPSI (f14) Potongan Asuransi (f15) Iuran Koperasi
Tunjangan Jabatan (f17) Tunjangan Lembur (f18) Bonus Prestasi kerja (f19) Total Gaji (f20)
THR ( f21)
0001 Rizky H
Jl. Garuda No. 555 Sidoarum V, YK Islam
Laki-laki Duda Sarjana
01 January 1975 03 Maret 1996 Pimpinan Tanggal masuk kerja Jabatan Bonus Prestasi kerja
0002 Shinta
Jl. Janti 43a Yogyakarta Khatolik
Wanita Belum nikah Sarjana 4 April 1975 08 November 1997 Wakil Pimpinan Tanggal masuk kerja Jabatan
Golongan Bagian
0003
Ella Indah Prasasti
Jl. Parangtritis No. 105 Yogyakarta Islam
Wanita Nikah Diploma
18 Agustus 1978 16 Januari 1998 Sekretaris Manajer 3D
Gaji Pokok Bonus Prestasi kerja
Rp. 125.000
II.4 Perancangan Laporan
Output dalam Produk Sistem Informasi yang dapat dilihat pada rancangan sistem ini, output akan berupa Laporan untuk memberikan informasi mengenai berbagai masalah yang berhubungan dengan gaji dan kepegawaian. Dan output tersebuta akan ditampilkan nantinya pada layar monitor yang berupa tabel. Dan berbagai laporan tentunya dapat dicetak melalui printer. Adapun laporan-laporan yang dibutuhkan adalah :
· Laporan Karyawan per Bagian · Laporan Karyawan keseluruan · Laporan Daftar Gaji Karyawan · Laporan Presensi Kerja
Maka Draf dari laporan tersebut adalah : · Laporan Karyawan Perbagian
Kegunaan : Untuk mengetahui Identitas karyawan perbagian / Departemen. Pemakai : Pimpinan Perusahaan.
Pengisi : Bagian Personalia. Sumber data : Bagian Personalia.
-Penyimpanan : f1 s/d f5 diambil dari karyawan.dbf F10 diambil dari jabatan.dbf
Laporan Karyawan Keseluruan
Kegunaan : Untuk mengetahui Identitas karyawan keseluruan dalam perusahaan. Pemakai : Pimpinan Perusahaan.
Pengisi : Bagian Personalia. Sumber data : Bagian Personalia.
Frekwensi : Tergantung Keinginan atau masalah yang ada Rumus :
-Penyimpanan : f1 s/d f5 diambil dari karyawan.dbf F10 diambil dari jabatan.dbf Laporan Presensi Kerja
Pengisi : Bagian Personalia. Sumber data : Bagian Pengawas.
Frekwensi : Setiap hari kecuali hari libur atau hari besar. Rumus :
-Penyimpanan : f1 dan f2 diambil dari karyawan.dbf f10 diambil dari Jabatan.dbf
f12 diambil dari Bagian.dbF
II.5 Perancangan Formulir / Pengkodean
Dalam proses pengolahan data penggajian ini, dirancang input sebagai langkah awal dalam proses penggajian. Inputan merupakan bentuk dari dokumen dasar yang digunakan merupakan bentuk tampilan input pada layar monitor.
Form Data Karyawan
Gambar : Disain Form Data Karyawan Pengisi Formulir : Petugas Personalia
Pemakai : Bagian personalia Perusahaan
Periode Masukan : Saat ada pegawai baru , atau saat membetulkan data pegawai
Frekwensi : Tidak tentu, biasanya hanya diperlukan pada saat awal komputerisasi
Pengisi Formulir : Petugas Pengawas
Pemakai : Bagian personalia Perusahaan
Periode Masukan : Pada akhir jam kerja pegawai dalam satu hari Frekwensi : Setiap hari
Penyimpanan : Absen.dbf Form Golongan
Gambar Desain Form Golongan
Pengisi Formulir : Bagian Keuangan Pemakai : Bagian Keuangan
Periode Masukan : Tidak tentu, jika ada perubahaan golongan dari atasan Frekwensi :
Gambar Desain Form Jabatan Pengisi Formulir : Bagian Keuangan
Pemakai : Bagian Keuangan
Periode Masukan : Tidak tentu, jika ada perubahaan Jabatan dari atasan Penyimpanan : Jabatan.dbf
Form Bagian
Gambar Desain Form Bagian Pengisi Formulir : Bagian Keuangan
Pemakai : Bagian Keuangan
Periode Masukan : Tidak tentu, jika ada perubahaan Bagian dari atasan Frekwensi :
Pengisi Formulir : Bagian Keuangan Pemakai : Bagian Keuangan
Periode Masukan : Tidak tentu, jika ada perubahaan Potongan dari atasan Frekwensi :
-Penyimpanan : Potongan.dbf Form Penggajian Karyawan
Gambar Desain Form Penggajian Karyawan Pengisi Formulir : Bagian Keuangan
Pemakai : Bagian Personalia Perusahaan Periode Masukan : Akhir Bulan
Frekwensi : Setiap Bulan
Penyimpanan : Diambil dari Karyawan.dbf, Bagian.dbf, Jabatan.dbf, Golongan.dbf, Potongan.dbf, Absen.dbf
II.6 Perancangan Bentuk Layar Masukan
Bentuk Layar Masukan Absensi Kerja
Bentuk Layar Masukan Bagian
Bentuk Layar Masukan Golongan
Bentuk Layar Masukan Potongan
II.7 Perancangan Basis Data Model Data Logika ( MDL )
Model data logika adalah satu teknik untuk menjelaskan dengan baik struktur informasi dan aturan-aturan sebagai masukan pada proses perancangan database.
Pada terminasi model data logika, satu kerangka pandangan pemakai terdiri dari : · Entity
· Relationship · Kunci primer · Kunci alternatif · Kunci tamu
· Aturan kunci bisnis
MDL I : Mengidentifikasikan entity utama
Dari diagram arus data perusahaan diperoleh entity-entity utama untuk sistem pengendalian penggajian :
2. Bagian : Berisikan Informasi mengenai Bagian-bagian yang ada pada perusahaan tersebut dan nantinya berguna untuk menentukan karyawan bekerja pada bagian mana.
3. Golongan : Berisikan Informasi mengenai Golongan-golongan yang ada pada perusahaan tersebut dan juga nantinya menentukan karyawan tersebut golongan mana.
4. Jabatan : Berisikan Informasi mengenai Jabatan-jabatan yang ada pada perusahaan tersebut dan juga menentukan karyawan nantinya menjabat sebagai apa.
5. Potongan : Berisikan Informasi mengenai Potongan-potongan yang akan diterima oleh karyawan.
6. Absen : Berisikan Informasi mengenai Kehadiran kerja Karyawan yang dihitung setiap hari kerja , yang mana nantinya ini berguna untuk mendapatkan Bonus hasil prestasi kerja.
Gambar :
Perancangan MDL-1 : Entity MDL-2 Menentukan Hubungan ( relationship) antar entity
Mencari Hubungan atau relasi antara ke enam entity atau file diatas maka kita dapatkan hubungan sebagai berikut :
· Satu Golongan dapat dimiliki oleh banyak karyawan juga disini hubungannya adalah One To many.
· Satu Jabatan juga dapat dimiliki oleh banyak karyawan tetapi tergantung pada bagian mana karyawan tersebut bekerja, dan tidak boleh dalam satu bagian berarti disini hubungannya adalah One To many.
· Satu Bagian dapat banyak karyawan berarti disini hubungannya adalah One To Many. · Satu potongan dapat dimiliki oleh banyak karyawan, ini juga hubungannya adalah
One To Many.
MDL 3 Menentukan Kunci primer dan alternatif Mendokumentasikan kunci primer untuk masing-masing entity 1. Karyawan : Primary key = NIK
Regular Key = kode_jbtn, kode_bgn, gol, kode 2. Bagian : Primary key = kode_bgn
3. Jabatan : Primary Key = kode_jbtn 4. Golongan : Primary Key = gol 5. Potongan : Primary Key = kode
Perancangan MDL-3 : Kunci Primer
MDL 4 Menetukan Kunci tamu
Pada tahap ini kunci tamu untuk masing-masing entity akan diidentifikasi dengan cara menyelidiki dan memeriksa relationship.
· Karyawan : Kunci tamu = kode_bgn, kode_jbtn, gol, kode · Absen : Kunci tamu = NIK, tgl_msk.
Gambar
MDL 5 Menentukan kunci aturan bisnis
MDL 6 Melengkapi semua Field yang diperlukan untuk penyelesaian ini, maka didapatkan hasil gambar sebagai berikut
Perancangan MDL-6 : Attribut Bukan Kunci MDL 7 Validasikan aturan Normalisasi
Hasil rancangan sampai dengan MDL-6 ternyata telah memenuhi syarat sebagai MDL-7, atau dengan kata lain bentuknya telah ternormalisasi. Semua file telah memenuhi bentuk normal ketiga. Redudansi dan Inkonsistensi telah direduksi
Keterangan :73
C adalah Character, C5 = character 5 Huruf N adalah Numeric, N8 = Numeric 8 huruf D adalah Date
II. 8 Perancangan Proses / menu
Program yang akan dibangun mempunyai menu dan sub-sub menu yang dapat digambarkan dalam bentuk bagan berjenjang sebagai berikut :
Menu Utama terdiri dari empat menu yaitu : FILE, REPORT, SETUP, HELP. Masing-masing Sub dari menu tersebut mempunyai Sub menu lagi.
Menu FILE yaitu terdiri dari sub Menu :
- Identitas Karyawan : Berfungsi untuk mengolah segala hal yang menyangkut Identitas karyawan.
- Presensi Kerja : Berfungsi untuk mengetahui Jumlah jam kerja atau kehadiran kerja Karyawan, ini juga berguna dalam menentukan apakah karyawan tersebut
mendapatkan bonus.
- Exit : Berfungsi untuk keluar dari Program Menu REPORT yaitu terdiri dari sub menu :
- Karyawan Perbagian : Berfungsi dalam menampilkan data karyawan per bagian atau per departemen.
- Karyawan Keseluruan : Berfungsi dalam menampilkan data-data karyawan secara keseluruan yang ada didalam perusahaan tersebut
- Penggajian Karyawan : Berfungsi dalam menampilkan Laporan gaji seluruh karyawan.
Menu SETUP yaitu terdiri dari sub menu :
- Gaji : berfungsi dalam mengolah data gaji berdasarkan bagian, golongan, jabatan, potongan.
- Passwords : berfungsi mengolah data paswords atau mengubah data paswords yaitu terdiri dari paswords awal program dan juga paswords Gaji.
Menu HELP yaitu terdiri dari sub menu :
