DRAFT PEDOMAN KEORGANISASIAN HIMPUNAN
MAHASISWA PARIWISATA INDONESIA
A. SKEMA Kerja setelah Kongres
WORK OF FLOW
Notes: Skema diatas merupakan pedoman prinsip yang harus dipahami oleh seluruh unsur HMPI, sehingga mampu mewujudkan HMPI yang lebih professional, mandiri & berintegritas.
Kongres kepada seluruh kampus yang memiliki Prodi Kepariwisataan melalui perangkat pengurus di masing-masing wilayah HMPI.
2.Cara sosialisasi dapat berupa presentasi ke masing-masing kampus atau melalui kegiatan sosialiasi yang mengundang seluruh kampus Pariwisata yang ada di Wilayahnya sehingga lebih efektif dan efisien.
1.Musyawarah Wilayah merupakan Forum Tertinggi di tingkat Wilayah HMPI dalam memutuskan Kebijak secara Holistik bagi kepentingan Wilayah HMPI.
2.Forum ini Wajib dilaksanakan sekali dalam satu periode
kepengurusan. 3.Penerimaan serta Pengesahan Anggota Baru bukan lagi di Kongres Nasional, Tapi di MUSWIL.
4.Kaderisasi pengurus Nasional.
1.Rapat Tertinggi dari Unsur Pimpinan Nasional HMPI, unsur yang terlibat adalah DP, DPP & DPW HMPI.
2.Evaluasi Kerja Setengah Periode/1 Semester Kepengurusan.
3.Rekonsiliasi Hubungan komunikasi, kerja & Sikap antar pengurus agar tetap solid.
4.Reshuffle Kepengurusan DPP (Tidak dianjurkan jika kondisi internal baik). 4.Merencanakan Alur Kongres yang akan Datang (Konten, Administrasi & Promosi).
1.Kongres merupakan skema terakhir ataupun muara dari seluruh proses yang telah dilakukan. 2. Pencapaian (Outcomes) sebuah kongres adalah terletak pada Siapa saja yang hadir? Bagaimana Kongres tersebut dilaksanakan? Apa saja pembahasan yang ada selama Kongres? 3.Kongres bukanlah ajang untuk mempertanyakan kembali Apa itu HMPI? Tapi kongres adalah untuk mempertanyakan Mau dibawa kemana HMPI ini? Apa yang akan dilakukan oleh HMPI? Sehingga terwujudlah kualitas kongres yang menjadi ekspektasi seluruh unsur HMPI dalam
B. Job Description & Job Spesification Bidang
Dalam kepengurusan HMPI akan selalu terjadi yang dinamakan Perubahan Struktur
Kepengurusan, bukan hanya Orang-orang yang akan mengisi sebuah kursi kepengurusan, Jumlah Bidang Kerja (Department), Nomenklatur (Nama) Bidang pun akan ikut berubah sesuai dengan kebutuhan dan Hak Preogratif Ketua HMPI terpilih. Untuk meminimalisir perubahan-perubahan yang bersifat Subjektif, alangkah baiknya Konsep ataupun sistem perbidangan ditetapkan 4 Bidang Permanen yang tidak dapat dirubah yaitu:
1. Bidang Kepariwisataan
2. Bidang Informasi & Komunikasi 3. Bidang HUMAS (Internal & Eksternal) 4. Bidang Keorganisasian
Untuk penambahan bidang diperbolehkan asalkan harus memperhatikan unsur efektifitas serta efisiensi di Intern Keorganisasian HMPI.
Berikut adalah penjelasan Job Description & Job Spesification tiap-tiap Bidang:
1. Bidang Kepariwisataan
Bidang ini merupakan bidang yang memiliki fungsi sebagai sentra pengkajian, penelitian & pengembangan terkait isu-isu yang menyetuh area kepariwisataan Indonesia. Dari mulai unsur, system kurikulum, kebijakan pemerintah terkait ketenagakerjaan, hingga isu-isu internasional dalam bidang kepariwisataan.
IMPLEMENTASI:
- Mengadakan diskusi – diskusi ilmiah dengan seluruh stakeholder Pariwisata Indonesia - Membuat penelitian (Research) kecil terkait isu-isu kepariwisataan
- Mengumpulkan seluruh jurnal-jurnal kerpariwisataan Indonesia & Internasional sebagai referensi
2. Bidang Informasi & Komunikasi
Bidang ini merupakan bidang yang memiliki fungsi sebagai Media pencarian dan distribusi informasi HMPI, bidang ini bersifat Media Activation (aktivasi media).
IMPLEMENTASI:
- Mencari sebanyak-banyak informasi kepariwisataan - Informasi Edukasi, Travel, peluang kerja dll
- Membuat HMPI Profile & Video Profile (Tools) & Buletin/majalah HMPI - Mengaktifkan seluruh media social sebagai alat promosi dan distribusi informasi
3. Bidang HUMAS
Bidang ini merupakan bidang yang memiliki fungsi untuk menjalin kerjasama dengan seluruh stakeholder Pariwisata Indonesia dan juga sebagai Juru Bicara HMPI dalam sebuah forum.
IMPLEMENTASI:
- Melakukan rekonsiliasi dan audinesi dengan Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi, Kementerian Riset dan Pendidikan Tinggi RI terkait status Keorganisasian HMPI (Urgent)
- Melakukan studi banding dengan Organisasi Ekstra Mahasiswa lainya seperti Ikatan Lembaga Mahasiswa Psikologi Indonesia (ILMPI), Lembaga Mahasiswa Hukum Indonesia (LEMHI) dll.
4. Bidang Keorganisasian
Bidang ini merupakan bidang yang memiliki fungsi sebagai Jantung keorganisasian di dalam HMPI, membawahi seluruh Koordinator Wilayah HMPI seluruh Indonesia.
IMPLEMENTASI:
- Melakukan fungsi Controling & Supervising terhadap seluruh Progress Koordinator Wilayah HMPI
C. Pedoman Pendahuluan Keorganisasian (Alur Administrasi)
Sebagai bentuk perwujudan organisasi yang professional dan akuntabel, administrasi merupakan hal yang perlu diperhatikan sebagai tata kelola sebuah organisasi.
Berikut contoh surat menyurat yang ada di HMPI:
Jenis Surat Kode Surat
Pemberitahuan Kegiatan : PK Permohonan Kerjasama : PK
Undangan : U
Laporan Kegiatan : LK
Contoh Surat
Dewan Pimpinan Pusat
Himpunan Mahasiswa Pariwisata Indonesia
Sekretariat: Kampus Diploma IPB, Bogor
No : 01/U/Kongres/DPP/HMPI/VI/2015 Lamp : 1 (Satu) Bundel
Hal : Undangan Wajib Partisipasi Kongres
Kepada Yth,
Koordinator Wilayah HMPI seluruh Indonesia
di Tempat
Salam Pariwisata! Dengan Hormat,
Sehubungan dengan telah dilaksanakanya RAPIMNAS HMPI di Jogja pada bulan maret 2015 maka kami selaku DPP HMPI bermkasud mengundang saudar/I sekalian pada kegiatan berikut:
Nama Kegiatan : Kongres Nasional V HMPI Waktu : 20 – 26 Juni 2016
Dengan disampaikanya surat undangan ini kami sangat mengharapkan kehadiran saudara/I pada kegiatan tersebut, guna mensukseskan kegiatan kita bersama.
Atas Perhatian & Kerjasamanya kami sampaikan Terima Kasih!
Salam Pariwisata!
Pekanbaru, 18 Desember 2015
Hormat Kami,
Sekretaris Umum HMPI Ketua HMPI
Robitah Eldaroini Fedri Ramadhan
N.I.M. 801217838 N.I.M. 802737183
Tembusan:
1. Dewan Penasihat HMPI 2. Arsip HMPI
Notes: Surat diatas merupakan contoh (sampling) surat yang ada di HMPI, kode surat disesuaikan dengan jenis surat yang dikeluarkan.
Dewan Pimpinan Wilayah
Himpunan Mahasiswa Pariwisata Indonesia
Jawa Timur
Sekretariat: Kampus B Universitas Airlangga, Surabaya
No : 01/LK/Muswil/DPW/Jatim/XI/2015 Lamp : 1 (Satu) Bundel
Hal : Laporan Kegiatan MUSWIL JATIM
Kepada Yth,
Sdr. Saniman Wafi
Ketua Bidang Keorganisasian HMPI
di Tempat
Salam Pariwisata! Dengan Hormat,
Hasil Kegiatan, hal-hal yang terkait peserta, perolehan dana serta evaluasi kegiatan sudah kami lampirkan dalam Form Laporan ini.
Mohon maaf apabila ada kekurangan dalam penulisan Laporan ini, atas perhatian saudara kami sampaikan terima kasih!
Salam Pariwisata!
Surabaya, 30 Juni 2015
Hormat Kami,
Koord. Wilayah HMPI Jatim
Ika Lusiana N.I.M. 7091782901
Tembusan:
1. Dewan Penasihat HMPI 2. Ketua HMPI
3. Sekretaris DPP HMPI
4. Ka. Bidang Kepariwisataan DPP HMPI 5. Seluruh Koord. Wilayah HMPI
6. Arsip
Notes: Untuk Laporan Hasil Kegiatan harap disepakati deadline pengiriman laporanya setelah acara (mislanya H+15 Hari setelah acara berlangsung) laporan harus dilegalisir terlebih dahulu sebelum dikirimkan kepada yang bersangkutan.
D. Fund Rising (Perolehan Dana)
Aspek Finansial merupakan aspek yang tidak dapat dipisahkan dalam kegiatan kita berorganisasi, suatu organisasi dapat mencapai kondisi Mature adalah salah satunya apabila Aspek Finansial Organisasi tersebut sudah mampu terpenuhi dengan baik secara Operasional maupun
non-operasional. Oleh karena itu HMPI harus mewujudkan organisasi yang mampu memperoleh dana secara bebas guna memenuhi kebutuhan berorganisasi.
Hal-hal yang dapat dilakukan oleh seluruh unsur HMPI dalam memperoleh dana ialah dengan beberapa cara berikut ini:
1. Membuat dana usaha yang bersifat Saleable (memiliki nilai jual) seperti: membuat merchandise HMPI
2. Melakukan kerjasama dengan Perusahaan – perusahaan Pemerintah maupun Swasta yang mampu memberikan revenue bagi HMPI seperti: berkolaborasi dengan pihak tersebut dalam penyelenggaraan suatu event, atau bahkan mebuat sebuah program yang ditawarkan kepada pihak tersebut.
4. Terakhir adalah perolehan dana lainya yang bersifat tidak mengikat dan menguntungkan.
E. Otonomi Wilayah HMPI
Sejak keputusan Kongres Nasional II di Universitas Udayana, Bali. Tentang pembentukan kepengurusan di tingkat wilayah yang memiliki otonomi wilayah dalam pelaksanaan fungsi-fungsi HMPI di tingkat wilayah.
Dalam perjalananya setelah 2 tahun ini banyak hal- hal yang perlu dilakukan sebagai pengembangan HMPI di tingkat wilayah.
Kondisi HMPI saat ini yang cenderung kurang power di tingkat bawah, sehingga mengharuskan kita menggunakan system Bottom – Up, memperkuat lini SDM di tingkat bawah menjadi keharusan demi mewujudkan SDM yang militant, loyal, berdedikasi & berintegritas. Hal yang terpenting yang harus dilakukan ialah melakukan soliditas seluruh anggota dan pengurus HMPI di tingkat wilayah dengan mengumpulkan berbagai kekuatan dari seluruh kampus yang ada di dalamnya. Seluruh cita-cita tersebut harus mampu diwujudkan/direlaisasikan oleh seluruh komponen HMPI.
Pengalaman yang pernah dilakukan ialah:
- Melakukan desentralisasi wilayah atau pemekaran wilayah didalam wilayah HMPI seperti korwil kota, regional & komisariat.
System pembagian keuangan dari perolehan kas yang ada di wilayah adalah 60 : 40 antara Wilayah & Nasional. Hal ini dilakukan karena melihat urgensi yang ada pada tingkat wilayah lebih banyak dibandingkan yang tingkat nasional.
DPW pun berhak melakukan kaderisasi untuk calon ketua yang akan datang.
F. Kongres
Kongres adalah pencapian dari seluruh kerja keras berbagai pihak selama satu periode
kepengurusan. Kongres yang berkualitas bukanlah Kongres yang mengharuskan pelaksanaanya di Hotel Berbintang atau di sebuah kota yang modern. Seyogyanya Kongres yang berkualitas ialah Kongres yang dipersiapkan dengan sepenuh hati oleh seluruh unsur kelengkapan HMPI. Kongres harus mampu menjadi wadah pendewasaan organisasi, perubahan pola fikir, serta pembentukan identitas HMPI yang akan datang. Sejak berdirinya HMPI pada Tahun 2011 lalu dengan ditandai oleh Deklarasi Walat menunjukan betapa tingginya semangat para funding father dalam
meregenerasi insan-insan pariwisata yang berkualitas bagi Indonesia. Saat ini kita sudah memasuki tahun kelima perjalanan HMPI, banyak hal- yang perlu dikoreksi dan dijuga dilestarikan dalam kehidupan berorganisasi.
Mengacu pada konteks diatas berikut ialah poin-poin penting yang menjadi maklumat para eksekutor HMPI:
- Kongres bukan lagi ajang penerimaan anggota baru
- Kongres haruslah dihadiri oleh seluruh unsur DP, DPP & DPW
- Pembahasan dalam kongres bukan lagi mempertanyakan tentang hal-hal dasar yang bersifat profil serta sejarah HMPI
- Pembahasan yang seharusnya adalah mempertanyakan terhadap diri kita yakni, mau dibawa kemana HMPI ini kedepanya? Siapa yang akan memegang kendali terhadap HMPI (Kaderisasi ketua)? Apa yang akan dilakukan HMPI kedepanya?
- DPW wajib mempersiapkan Rencana program kerja nasional dan wilayah pada saat kongres, sehingga pada saat kongres lebih efektif dan efisien di sesi rapat kerja nasional. - Yang boleh menghadiri kongres adalah mereka yang pernah mengikuti minimal satu
kegiatan HMPI di tingkat wilayah atau program kaderisasi di tingkat wilayah.
FLOW OF CARRIER OF MEMBERS
Bergabung sebagai anggota HMPI melalui kegiatan sosialisasi
atau recruitment
Mengikuti kegiatan di
tingkat wilayah: Muswil dll
Mengikuti tahap seleksi
(screening) untuk menjadi delegasi Kongres nasional yang mewakili
wilayah
Hadir di Kongres Nasional HMPI sebagai delegasi Wilayah/ Kontingen
