PENERAPAN DOKUMEN MUTU DI PRODI ILMU ADMINISTRASI NEGARA UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SUMATERA UTARA
1. Wulan Krismiati Ningsih
Medan, Indonesia
Wulankrismiatiningsih98@gmail.com
2. Zulfah Matondang
Medan, Indonesia
Matondangzulfah28@gmail.com 3. Ersa Tamara Siregar
Medan, Indonesia Ersatamarasir@gmail.com
ABSTRAK
Educational institutions especially state administration study program at north muhammadiyah university of north sumatra want to campate and strive to formulate strategic step and organizational structuring. Both hardware and hardware as well as software document quallity is a from of software that exist in the study program of state administration universty of muhammadiyah north sumatera utara that must be provided by the universty as a manafestation of well organized and well organized institutions.the aim is to give confidence the edacution servece in the state administration program ad muhammadiyah university in the implementation of the true edacational institutions include quality manual, work institutions. Fan recard acrivies that have been do it.
I. INTRODUCTION
Dokumen mutu yang ada di prodi Ilmu Administrasi Negara Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara merupakan suatu data yang berbentuk tulisan maupun gambar dan rekaman. Dokumen mutu di prodi Ilmu Administrasi negara masih sedang berjalan. Penerapan dokumen mutu dilaksanakan oleh UPM (unit penjaminan mutu) di Ilmu Administrasi Negara yang dibantu oleh dosen-dosen lainnya dalam menjalankan penerapan dokumen mutu.
Lukman Ali (2007:104) penerapan adalah mempraktekkan atau memasangkan. Penerapan dapat diartikan juga sebagai pelaksanaan. Wahab dalam Van Meter dan Van Horn (2008:65) penerapan merupakan tindakan-tindakan yang dilakukan baik oleh individu-individu atau kelompok-kelompok yang diarahkan pada tercapainya tujuan yang telah digariskan dalam keputusan. Dalam hal ini, penerapan adalah pelaksanaan sebuah hasil kerja yang diperoleh melalui sebuah cara agar dapat dipraktekkan dalam sebuah lembaga pendidikan.
Dokumen adalah bentuk rekaman yang dapat dijadikan alat bukti. Rekaman tersebut berupa data yang berbentu gambar, suara, vidio atau notulensi. Dokumen digunakan untuk mendukung keterangan akan suatu keadaan sehingga posisi keadaan lebih meyakinkan. Mutu
merupakan suatu nilai atau keadaan.pada hakikatnya beberapa pengertian mutu memiliki elemen-elemen sebagai berikut: 1. Meliputi usaha memenuhi atau melebihi harapan pelanggan,
2. Mencangkup produk, jasa, manusia, proses dan lingkungan,
3.Kondisi yang selalu berubah.
II. METHOD
Penelitian ini menggunakan metode deskriptif dengan pengolahan data menggunakan me tode kualitatif. Untuk pengumpulan data menggunakan teknik wawancara terstruktur. Teknik analisis datanya menggunakan analisis data kategorisasi. Keabsahan data observasi didapat melalui wawancara langsung dengan narasumber yang dapat dipercaya.
III. HASIL DAN PEMBAHASAN A.Hasil
dan formulir ternyata hanya disiapkan untuk kepentingan akreditas dan belum siap sepenuhnya digunakan dalam aktivitas pembelajaran, artinya yang tertulis dalam dokumen belum sepenuhnya teraktualisasi. Penerapan dokumen mutu baru sebatas pimpinan prodi semata. Disamping itu, dokumen yang ada juga tidak memiliki rekam jejak revisi atau perbaikan berkelanjutan dari suatu pimpinan prodi yang telah habis masa jabatannya kepada pimpinan prodi yang baru dilantik. Sehingga setiap pimpinan prodi yang baru selalu memulai kerja dengan membuat lagi dokumen mutu yang baru.
Pada saat melakukan evaluasi mutu, dokumen mutu yang dibuat dan dilaksanakan dievaluasi sendiri oleh pimpinan prodi. Dokumen mutu yang dibuat belum disosialisasikan secara baik kepada dosen, tendik, dan mahasiswa yang ada. Akibatnya, dosen dan tendik bekerja tidak berdasarkan dokumen mutu yang sudah dibuat.
Dokumen mutu di prodi Ilmu Administrasi Negara Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara salah satunya dalam bentuk pembuatan visi dan misi. Yang mana visi dan misi tersebut berbeda disetiap prodinya. Penerapan dokumen mutu di prodi Ilmu Administrasi Negara pada saat ini
masih sedang berjalan dibawah tanggung jawab pimpinan Mutu yang saat ini sedang menjabat. Penerapannya masih terus-menerus dilakukan untuk meningkatkan kualitas prodi Ilmu Administrasi Negara baik dari dalam prodi sendiri (mahasiswa, dosen, tenaga penunjang) maupun dari luar prodi Ilmu Administrasi Negara.
B.Pembahasan
Penerapan dokumen mutu merupakakan tindakan-tindakan yang dilakukan individu maupun suautu kelompok ataupun lembaga dalam mencapai tujuan yang diinginkan dengan sebuah dokumen mutu yang berkualitas Dokumen adalah bentuk rekaman yang dapat dijadikan alat bukti. Rekaman tersebut berupa data yang berbentu gambar, suara, vidio atau notulensi.
melakukan pertemuan sebanyak 7 kali pertemuan. Monitoring ini berfungsi untuk melihat apakah materi yang disampaikan dosen selama pertemuan sesuai dengan soal ujian yang diberikan kepada mahasiswa. Apabila ada perbedaan antara keduanya maka akan diberitahukan kepada prodi yang bertanggung jawab dibidang mutu. Yang selanjutnya dilanjutnya ke pihak fakultas untuk kemudian dilanjutkan ke BPM. Lebih dari itu, dokumen mutu adalah menyangkut gerak organisasi secara keseluruhan dan berkelanjutan.
Dokumen mutu dapat dikatakan sebagai pedoman prodi Ilmu Administrasi Negara Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara dalam menjalankan kerja-kerja prodi Ilmu Administrasi Negara yang bermutu dan meraih tujuan-tujuan yang bermutu pula. Dengan demikian, dokumen mutu sangat penting dalam kehidupan lembaga pendidikan khususnya prodi Ilmu Administrasi Negara di Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara.
Implementasi Manajemen Dokumen Mutu Dalam Pendidikan Prof. Dr. Hj. Wuryanti K, MM19, menyebutkan beberapa landasan kebijakan manajemen mutu dalam pendidikan sebagai berikut: 1. Undang-undang No.20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional. 2. PP no.19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan.
3. Akreditasi PT oleh Badan Akreditasi Nasional, 2008
4. Statuta Satuan Pendidikan;
5. Buku Standar Mutu Satuan Pendidikan 6. Dokumen Sistem Penjaminan Mutu Satuan Pendidikan
7. Dokumen Sistem Penjaminan Mutu Fakultas. Dokument mutu mencakup : 1) Manual Mutu; 2) Prosedur Mutu; 3) Instruksi Kerja (IK); 4) Record bisa berupa Form atau LogBook.
1. Manual Mutu (MM)
Manuat Mutu (MM) menyatakan kebijakan umum organisasi terhadap aktifitas operasional yang dilakukan dan harus memenuhi persyaratan sistem penjaminan mutu. Dan merupakan pedoman bagi penyusunan dokumentasi tingkat dibawahnya serta aktivitas operasional organisasi. Ruang lingkup Manual Mutu adalah sebagai berikut: (a) MM merupakan panduan implementasi manajemen mutu. (b) Merupakan persyaratan sistem manajemen mutu yang harus dipenuhi oleh unit-unit kerja di lingkungan Universitas. (c) Disusun dan mengacu pada persyaratan standar dan klausul Sistem Manajemen Mutu ISO, peraturan pemerintah RI dan persyaratan akreditasi BAN-PT MM ini berlaku di unit pelaksana akademik di wilayah fakultas. Tujuan Manual Mutu adalah:
pendidikan di fakultas, baik dalam perencanaan, pelaksanaan, evaluasi ataupun tindakan perbaikan untuk menjamin adanya perbaikan berkelanjutan dalam memenuhi persyaratan pelanggan; b. Menjelaskan hubungan antara berbagai aktivitas yang terkait dalam proses diatas; c. Menjelaskan hubungan Sistem Penjaminan Mutu (SPM) dengan persyaratan ISO;
d. Mencerminkan komitmen fakultas dalam peningkatan mutu secara berkelanjutan dalam bentuk tertulis, sehingga dapat dipahami oleh semua pihak yang terlibat dalam proses penyelenggaraan sumber daya manusia di bidang ekonomi dan bisnis (Fakultas Ekonomi). Berdasarkan persyaratan standar ISO tentang penyusunan pedoman mutu, secara efektif dapat disusun berdasarkan kerangka isi terdiri dari 5 bagian yaitu:
a. Kebijakan umum;
b. Uraian mengenai Organisasi; c. Pengelolaan Pedoman Mutu;
d. Garis besar/uraian mengenai kebijakan organisasi dalam memenuhi standar ISO yang dipilih;
e. Referensi silang (daftar prosedur yang berkaitan dengan aktivitas organisasi dan persyaratan standar seri ISO yang dipilih). 2. Prosedur Mutu (PM)
Merupakan dokumen yang menguraikan isi MM menjadi
kegiatan-kegiatan operasional yang dilakukan di Departemen. Kerangka isi dari Prosedur Mutu (PM) terbagi dalam 6(enam) bagian yaitu:
1) Tujuan, bagian ini menguraikan secara singkat tujuan dan maksud dari kegiatan yang didokumentasikan di dalam prosedur. 2) Ruang Lingkup, bagian ini menjelaskan ruang lingkup penggunaan prosedur, seperti kapan, di mana, dalam kondisi seperti apa, fungsi, lokasi, bagian, dan unit kerja yang akan menggunakan prosedur tersebut, Selain itu bagian ini juga menjelaskantentang batasan aktivitas yang dikendalikan dalamprosedur tersebut. 3) Referensi/Rujukan/Acuan, bagian ini merinci dokumendokumen yang digunakan sebagai referensi atau berkeitan dengan kegiatan-kegiatan yang diuraikan di dalamprosedur;
4) Definisi, berisi penjelasan tentang istila-istilah yang digunakandi dalamprosedur yang mungkin tidak dipahami dengan jelas oleh pemakai prosedur;
6) Lampiran, mencatat semua dokumen (instruksi kerja), formulir-formulir yang merupakan bagian dari prosedur. Untuk proses –proses yang rumit, sebagai lampiran dapat juga disertakan bagan alir dari proses yang dapat dijadikan acuan. 3. Instruksi Kerja (IK)
Merupakan acuan kerja bagi setiap personil di masing-masing unit yang berisi penjabaran suatu kegiatan yang ada di dokumen Prosedur Mutu (PM), menjadi aktifitas-aktfitas yang lebih detil. Instruksi kerja harus secara terinci menjelaskan tahap demi tahap dari pelakanaan suatu pekerjaan. Uraian tersebut harus meliputi: 1) Tahap pelaksanaan pekerjaan;
2) Alat yang digunakan;
3) Standar atau parameter yang digunakan, metode pengukuran, pengujian dan pemeriksaan yang digunakan;
4) Sumber daya pendukung lain yang digunakan.
4. Record atau Form
Record atau Form merupakan dokumen yang menunjukkan bukti dari suatu kegiatan yang telah dilakukan. Formulir merupakan alat pendukung pelaksanaan prosedur dan instruksi kerja. Biasanya form ini merupakan bagian dari prosedur atau instruksi kerja (IK). Form ini termasukdalamdokumen mutuyang harus dikendalikan. Form-form ini diisi dengan data yang sesuai dengan aktifitas yang di uraikan dalamprosedur yang bersangkutan.
Form yang telah berisi data ini disebut sebagai catatan (rekaman/rrecord) mutu.
IV. KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan
Dokumen mutu merupakan bukti komitmen lembaga pendidikan di prodi Ilmu Administrasi Negara Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara dalam membangun pendidikan bermutu. Penyiapan dokumen mutu sejatinya memperhatikan aspek kompetisi, tidak hanya dalam konteks lokal, nasional, tetapi juga internasional. Sehingga standar yang digunakan dapat mengadaptasi standar organisasi yang berlaku secara internasional atau ISO. Cakupan dari dokumen mutu paling tidak mencakup manual mutu (MM), Prosedur Mutu (PM), Instruksi Kerja, dan Rekaman (record) kegiatan yang telah dilaksanakan. Dengan demikian, dokumen mutu dapat membangun kepercayaan mahasiswa, kepercayaan publik dilauar dari kampus Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara, dan meningkatkan layanan pendidikan.
B. Saran
sebagai mahasiswa belum berjalan dengan baik. Diharapkan bagi para dosen yang ada didalam prodi Ilmu Administrasi Negara dapat bekerjasama guna menjalankan dokumen mutu yang sudah dibuat agar penerapannya berjalan dengan baik, bukan sekedar hanya menjadi dokumen tetapi dapat dirasakan penerapannya sehingga menjadikan prodi Ilmu Administrasi Negara ini berkualitas mahasiswa, dosen dan juga penunjang lainnya.
V. UCAPAN TERIMA KASIH Akhirnya kami dapat menyelesaikan tulisam ini dengan tepat waktu. Terimakasih untuk semua pihak yang telah membantu dalam meyelesaikan tugas ini. Terimakasih banyak kepada penanggung jawab UPM prodi Ilmu Administrasi Negara Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara yang telah banyak membantu kami dalam memperoleh data-data untuk tulisan ini. Terimakasih juga
untuk bapak dosen pembimbing mata kuliah Metode Penelitian Sosial yang telah membantu meminjamkan jurnalnya sebagai referensi kami dalam menyelesaikan tugas ini. Kami berharap tulisan ini dapat bermanfaat dan dapat memenuhi salah satu tugas mata kuliah Metode penelitian Sosial.
VI. REFERENSI
https://www.researchgate.net/profile/Dedi_ Amrizal/publication/322479662_The_Dev elopment_Model_of_Evaluation_and_Aud
it-_Internal_Quality_in_University_of_Suma tera_Utara/links/5ac38000f7e9bfc0460933 4/The-Development-Model-of-Evaluation- and-Audit-Internal-Quality-in-University-of-Sumatera-Utara.pdf
http://materbidan.blogspot.com/2010/10/k
onsep-dokumentasi.html,
http://.m.wikipedia.org
