Identifikasi Kebutuhan Sistem Informasi

(1)

I nformasi

Muhammad Rusman

Pendahuluan

e da u ua

Titik Awal Pengembangan

PIECES Analysis

Pengertian Kebutuhan

Prinsip Pemenuhan Kebutuhan

P

h

K b t h

(2)

1. Pendahuluan

•

Sebelum dilakukan pengamatan terhadap proses bisnis

untuk memahaminya dengan baik, diperlukan tahapan

t

k b t h

(

b

i

t

)

penentuan kebutuhan (

business requirements

).

•

Tahapan ini diperlukan agar rancangan sistem

informasi manufaktur yang dibuat sesuai dengan

kebutuhan para pengambil keputusan yang

menggunakannya.

•

Penentuan kebutuhan tersebut tidak lepas dari critical

success factors dari sistem dan alasan awal mengapa

success acto s da s ste

da a asa a a

e gapa

sistem informasi tersebut akan dikembangkan.

•

Oleh sebab itu, diperlukan suatu kerangka untuk

memahami mengapa sebuah sistem informasi akan

dikembangkan.

2. Critical Success Factors

•

Setiap bisnis mempunyai faktor-faktor kritis

yang dapat membuat bisnis tersebut berhasil

Id e nt ifika s i Ke b utuha n SIM ₄

yang dapat membuat bisnis tersebut berhasil.

•

Ini disebut sebagai

Critical Success Factors

(CSF)

» Misalkan pada sistem manufaktur yang berbasis

pesanan, kecepatan merespon permintaan pesanan

pelanggan (order response) merupakan faktor kritis

dalam keberhasilan bisnis perusahaan.

(3)

3. Titik Awal Pengembangan

•

Pengembangan sistem informasi akan

menjadi bermanfaat jika menjadi bagian

dari strategi perbaikan performansi sistem.

•

Pengembangan sistem informasi yang

hanya sekedar mengikuti mode seringkali

tidak menghasilkan apa-apa bahkan

banyak yang menjadi pemborosan.

•

Kerangka perbaikan performansi sistem

(manufaktur mislanya) harus menjadi

dasar pengembangan sistem informasi

…titik awal

Enterprise Transformation

must be planned.

Internal and

Id e nt ifika s i Ke b utuha n SIM ₆

must be planned.

Enterprise Vision

Constrains

and Enables

External

Environment

Desired

Technology

Strategy Process

Improvement

Strategy Cultural Change Strategy

Current

Enterprise

To-Be Future

(4)

4. Mengapa Sistem Informasi

Dikembangkan ?



Apapun metode pengembangan yang dipakai, proses

pengembangan seharusnya diawali dengan timbulnya

masalah (problem), kesempatan (opportunity) atau

adanya suatu arah pengembangan baru (directive)



Problems

: situasi yang tidak diharapkan yang

membuat organisasi tidak dapat sepenuhnya

mencapai tujuannya (current, suspected, anticipated)



Opportunity

: kesempatan untuk memperbaiki

performansi organisasi walaupun tidak ada masalah



Directive

: keperluan-keperluan baru yang dituntut oleh

manajemen, pemerintah atau faktor eksternal lain.

..mengapa



PIECES

-

a useful framework for classifying

problems, opportunities, and directives.

It i

ll d

PIECES

b

h f th l tt

Id e nt ifika s i Ke b utuha n SIM ₈

It is called

PIECES

because each of the letters

represent one of six categories.

P -

the need to improve

performance

.

I -

the need to improve

information

(and data).

E -

the need to improve

economics

, control costs, or

increase profits.

C -

the need to improve

control

or security.

E -

the need to improve

efficiency

of people and

processes

(5)

PIECES

(1)

The following checklist for problem, opportunity, and directive identification uses Wetherbe's PIECES framework. Note that the categories of PIECES are not mutually exclusive; some possible problems show up in multiple lists. Also, the list of possible problems is not exhaustive. The PIECES framework is equally suited to analyzing both manual and computerized systems and applications.

PERFORMANCE Problems, Opportunities, and Directives

A. Throughput – the amount of work performed over some period of time.

B. Response time – the average delay between a transaction or request and a response to that transaction or request

INFORMATION (and Data) Problems, Opportunities, and Directives A. Outputs

1. Lack of any information

2. Lack of necessary information

3 Lack of relevant information

3. Lack of relevant information

4. Too much information – ``information overload''

5. Information that is not in a useful format

6. Information that is not accurate

7. Information that is difficult to produce

8. Information is not timely to its subsequent use

PIECES

(2)

INFORMATION (and Data) Problems, Opportunities, and Directives B. Inputs

1 D t i t t d

Id e nt ifika s i Ke b utuha n SIM ₁₀

1. Data is not captured

2. Data is not captured in time to be useful

3. Data is not accurately captured -- contains errors

4. Data is difficult to capture

5. Data is captured redundantly -- same data captured more than once

6. Too much data is captured

7. Illegal data is captured

C. Stored Data

1. Data is stored redundantly in multiple files and/or databases

2. Stored data is not accurate (may be related to #1)

3. Data is not secure to accident or vandalism

4. Data is not well organized

5. Data is not flexible – not easy to meet new information needs from stored data

(6)

PIECES

(3)

ECONOMICS Problems, Opportunities, and Directives A. Costs

1 C t k

1. Costs are unknown

2. Costs are untraceable to source

3. Costs are too high

B. Profits

1. New markets can be explored

2. Current marketing can be improved

3. Orders can be increased

CONTROL (and Security) Problems, Opportunities, and Directives A. Too little security or control

1. Input data is not adequately edited

2. Crimes are (or can be) committed against data( ) g a. Fraud

b. Embezzlement

3. Ethics are breached on data or information – refers to data or information letting to unauthorized people

4. Redundantly stored data is inconsistent in different files or databases

PIECES

(4)

CONTROL (and Security) Problems, Opportunities, and Directives A. Too little security or control (continued)

Id e nt ifika s i Ke b utuha n SIM ₁₂

A. Too little security or control (continued)

5. Data privacy regulations or guidelines are being (or can be) violated

6. Processing errors are occurring (either by people, machines, or software)

7. Decision-making errors are occurring

B. Too much security or control

1. Bureaucratic red tape slows the system

2. Controls inconvenience customers or employees

3. Excessive controls cause processing delays

EFFICIENCY Problems, Opportunities, and Directives A. People, machines, or computers waste time

1. Data is redundantly input or copied

2 D t i d d tl d

2. Data is redundantly processed

3. Information is redundantly generated

B. People, machines, or computers waste materials and supplies

C. Effort required for tasks is excessive

(7)

PIECES

(5)

SERVICE Problems, Opportunities, and Directives SERVICE Problems, Opportunities, and Directives

A. The system produces inaccurate results

B. The system produces inconsistent results

C. The system produces unreliable results

D. The system is not easy to learn

E. The system is not easy to use

F. The system is awkward to use

G. The system is inflexible to new or exceptional situations

H. The system is inflexible to change

I. The system is incompatible with other systems

J. The system is not coordinated with other systems

1 Survey and plan the project 2 7 8 Install and implement the production system System Users

training, support, and feedback

demonstrations and feedback the business, problems, causes, and effects

Unplanned System Request

Project and System Scope

Functional System Production System

Id e nt ifika s i Ke b utuha n SIM ₁₄

2 Study and analyze the existing system 3 Define and priortize the business requirements 6 Design and integrate the target system 7 Construct and test the target system Information Technology Vendors ideas and opinions ideas and opinions requirements and rriorities Planned System Project System Objectives Design Technology Design Specifications Prototypes problem statement and feasibility analysis Business Requirements technical support installation support consulting services executive leadership Feasibility technical leadership scope 4 Target a feasible system

solution Purchase 5 any new hardware and software System Owners Business Requirements Technology Requirements Design

Requirements _RequirementsIntegration

technology standards technology

standards

system

proposal Business Requirements

(8)

5. Apa yang dimaksud Kebutuhan

•

Kebutuhan (disebut juga system requirements atau

business requirements) adalah uraian yang jelas tentang

keperluan (needs) dan keinginan (desires) untuk sebuah

sistem informasi. Uraian tersebut dapat dalam bentuk

fungsi, fitur, dan batasan.

•

Terdapat dua macam kebutuhan:

» Functional Requirement: fungsi atau fitur yang harus ada dalam

sistem informasi untuk memenuhi kebutuhan bisnis dan diterima

oleh pemakai (user)

•

Misal: sistem harus bisa menghitung jumlah penjualan per bulan per

wilayah penjualan

» Non Functional Requirement: uraian fitur, karakteristik dan atribut

sistem yang membatasi usulan solusi.

•

Misal: sistem harus user friendly.

6. Jenis Kebutuhan Fungsional

Kebutuhan fungsional pada dasarnya dapat dikelompokkan

atas:

Id e nt ifika s i Ke b utuha n SIM ₁₆

•

User Interface Requirements

. Kebutuhan pengguna sistem akan

input-output yang didukung sistem informasi.

•

Processing Requirements

. Spesifikasi kebutuhan pemrosesan yang

diperlukan untuk melakukan semua aktivitas yang terlibat dalam

transformasi input menjadi output.

•

Storage Requirements

. Pengorganisasian, isi dan ukuran basis data

dan prosedur untuk perawatannya.

(9)

7. Prinsip Penemuan Kebutuhan

•

Banyak kebutuhan yang akan muncul dari rencana

pembuatan sistem informasi, tetapi secara prinsip

p

,

p

kebutuhan-kebutuhan tersebut harus:

» Konsisten

» Lengkap

» Feasible

» Diperlukan

» Akurat

» Traceable

» Verifiable

8. Proses Perumusan Kebutuhan

•

Secara garis besar, proses perumusan

kebutuhan adalah:

Id e nt ifika s i Ke b utuha n SIM ₁₈

kebutuhan adalah:

» Identifikasi dan analisis masalah

» Identifikasi kebutuhan

(10)

9. Metode Penemuan Kebutuhan

•

Identifikasi kebutuhan pada dasarnya adalah

proses

fact-findings

proses

fact findings

•

Metode yang dapat digunakan untuk

identifikasi kebutuhan adalah:

» Melihat dokumen, formulir dan basis data yang ada

» Riset dan kunjungan langsung

» Observasi tempat kerja

p

j

» Kuesioner

» Wawancara

» Prototyping

» Joint requirement planning

Examples of Questions to Help Determine User

Requirements:

•

What on/off-line reporting capabilities do users need?

•

What data values need to be included in these reports?

Id e nt ifika s i Ke b utuha n SIM _{2 0}

•

How often do users need these reports, and when?

•

What on/off-line data entry capabilities do users need?

•

What data values do users need for data entry

capabilities?

•

What data inquiry capabilities are desired by users?

•

What data values should each user be capable of

viewing?

•

What updating actions do users need and can correctly

(11)

Example Questions (cont)

•

What data values are each user capable of updating?

•

What format do users need for data entry, data access, & data

reporting screens and documents?

•

What desktop/host computer capabilities do users need?

•

What desktop to host computer communication capabilities do

users need?

•

What database data access is appropriate for users?

•

What desktop computer file formats are needed for host

t

li k ?

computer links?

•

What training do users need regarding new system

requirements?

•

What is the desired level of security needed for each user?

10. Analisis dan Dokumentasi Kebutuhan

•

Setelah kebutuhan-kebutuhan ditemukan, perlu dilakukan

analisis yang mendalam agar:

y

g

» Tidak ada kebutuhan yang hilang

» Tidak ada kebutuhan yang konflik

» Tidak ada kebutuhan yang infeasible

» Tidak ada kebutuhan yang tumpang tindih

» Semua kebutuhan jelas tidak

ambigous

•

Setelah analisis dilakukan, kebutuhan-kebutuhan tersebut

diformalisasikan dalam dokumen resmi.

•

Dokumen ini akan menjadi acuan dalam pengembangan

(12)

..dokumen

•

Dokumen formal business requirements yang baik

meliputi:

p

» Kebutuhan fungsional yang harus dipenuhi oleh sistem informasi

» Kebutuhan non-fungsional dari sistem termasuk, fitur, karakteristik

dan atributnya

» Batasan-batasan yang dapat menghambat pengembangan sistem

atau pengoperasian sistem pada saat implementasi

» Informasi mengenai sistem lain yang harus berhubungan dengan

sistem yang akan dikembangkan

11. Pengelolaan Kebutuhan

•

Pengembangan sistem membutuhkan waktu yang panjang

•

Selama masa pengembangan tersebut, bisa saja

dit

k

k b t h

b

t

k b t h

ditemukan kebutuhan baru atau

kebutuhan-kebutuhan yang ada mengalami perubahan

•

Data empiris dalam proses pengembangan sistem

menunjukkan 50% kebutuhan yang telah didefinisikan

mengalami perubahan

•

Oleh sebab itu diperlukan pengelolaan yang baik agar

semua perubahan-perubahan ini dapat diakomodasikan

dengan baik pada sistem informasi yang tengah

(13)

12. Penutup

•

Pendefinisian Kebutuhan yang baik merupakan syarat

yang harus dipenuhi dalam pengembangan sistem

y

g

p

g

informasi, termasuk jika ingin membeli software siap pakai.

•

Meluangkan waktu yang cukup pada tahap ini adalah

sebuah langkah yang sangat bijak.