NASKAH PUBLIKASI
PEMBUATAN SISTEM INFORMASI KEPENDUDUKAN DI
KANTOR PEMERINTAHAN DESA DUKUH BERBASIS
VISUAL BASIC 6.0 DAN BASIS DATA MYSQL DENGAN
ARSITEKTUR
CLIENT-SERVER
CIVIL INFORMATION SYSTEM MAKING
IN DUKUH’S
VILLAGE GOVERNMENT OFFICE BASED ON VISUAL BASIC
6.0 AND MYSQL DATABASE WITH CLIENT-SERVER
ARCHITECTURE
Diajukan untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan
Guna Memperoleh Gelar Sarjana Komputer
BAYU PIPIT SUGIRI
201223015
PROGRAM STUDI SISTEM KOMPUTER
FAKULTAS TEKNIK ELEKTRO DAN INFORMATIKA
UNIVERSITAS SURAKARTA
Page | 1
PEMBUATAN SISTEM INFORMASI KEPENDUDUKAN DI KANTOR
PEMERINTAHAN DESA DUKUH BERBASIS VISUAL BASIC 6.0 DAN
BASIS DATA MYSQL DENGAN ARSITEKTUR
CLIENT-SERVER
CIVIL INFORMATION SYSTEM MAKING IN DUKUH’S VILLAGE
GOVERNMENT OFFICE BASED ON VISUAL BASIC 6.0 AND MYSQL
DATABASE WITH CLIENT-SERVER ARCHITECTURE
Bayu Pipit Sugiri1), Budi Nugroho2), Cicilia Puji Rahayu3) 1)
Mahasiswa Sistem Komputer Universitas Surakarta cahsolo_etan@yahoo.co.id
2)
Teknik Elektro Akademi Teknologi Warga binug.electronics@gmail.com
3)
Sistem Komputer Universitas Surakarta cicilia_puji@ymail.com
ABSTRAKSI
Kantor pemerintahan desa memiliki berbagai peranan yang fital dalam pengolahan data pemerintahan seperti data kependudukan. Pengolahan data di Kantor Pemerintahan Desa Dukuh masih menggunakan sistem yang semi manual sehingga kurangnya efisiensi waktu dalam pelayanan dan pelaporan. Permasalahan tersebut momotivasi penulis untuk membuat sistem informasi kependudukan yang dapat mengolah data penduduk, keluarga, kelahiran, kematian, pindah datang, pindah keluar, surat pengantar dan surat nikah. Sistem ini diharapkan dapat menunjang kinerja perangkat desa dalam pelayanan, pengolahan dan pelaporan data penduduk.
Sistem informasi kependudukan desa ini dibangun menggunakan program development
visual basic 6.0, basis data MySQL dan Crystal Report 8.5 sebagai perancangan laporan serta menggunakan arsitektur jaringan client-server. Pembuatan diawali dari perancangan Database dan perancangan output kemudian dilanjutkan pembuatan tampilan dan pembuatan kode program.
Sistem informasi kependudukan yang dibuat dapat mempercepat proses pelayanan surat kependuduk dan pengelolaan data penduduk serta mempermudah dalam penyajian laporan data penduduk ke dinas terkait. Sistem ini juga digunakan untuk import-export data penduduk dari dan ke-dalam file excel serta dapat menujang kinerja dari perangkat desa khususnya sekretaris desa dan kaur umum.
Kata Kunci : Sistem informasi Kependudukan, Visual Basic 6.0, MySQL,Crystal Report 8.5, Client Server, Desa.
ABSTRACT
Village government office has a vital role in various data processing such as population data. Data processing in Dukuh's Village Government Office still uses semi-manual system so the lack of time efficiency in services and reporting. These problems motivating the author to make a population information system that can process data on population, family, birth, death, move came, moved out, a letter of introduction and marriage. This system is expected to support the performance of village officials in service, processing and reporting of population data.
The village population information system is created using Visual Basic 6.0 development program, the MySQL Database and Crystal Report 8.5 as a reports design as well as using client-server network architecture. Making of started of Database design and output design then continued making the display and program coding.
Page | 2 excel file and can support the performance of the village officials exclusively village secretary and general kaur.
Keywords : Information System, Civil, Visual Basic 6.0, MySQL, Client Server, Village
A.
PENDAHULUAN
A.1 Latar BelakangKantor pemerintahan desa
merupakan suatu instansi yang
memiliki berbagai fungsi dan
wewenang. Fungsi kantor desa antara
lain untuk menyajikan informasi
kependudukan, informasi keuangan
dan informasi pembangunan desa.
Pengelolaan informasi kependudukan
di tingkat desa meliputi berbagai hal
diantaranya pengelolaan data
penduduk, keluarga, pindah datang,
pindak keluar, kelahiran, kematian,
surat keterangan dan surat pengantar.
Informasi kependudukan desa
selain digunakan sebagai
pengontrolan atau acuan kepala desa
dalam pengambilan suatu keputusan,
juga digunakan sebagai laporan
kepada instansi yang terkait yaitu
kantor kecamatan. Mengingat hal
tersebut di kantor pemerintahan desa
dibutuhkan sebuah sistem informasi
yang mampu mempermudah dalam
pengelolaan data serta dapat
memberikan efisiensi dan efektifitas
kerja dari perangkat desa.
Kantor Desa Dukuh sebelumnya
telah menggunakan sebuah sistem
informasi yang dibantukan dari
pemerintah pusat, akan tetapi sistem
informasi tersebut sudah tidak dapat
bekerja secara optimal. Format
laporan dari sistem banyak yang
tidak sesuai dengan format yang
ditentukan saat ini. Sehingga sistem
tersebut tidak lagi digunakan.
Sementara ini untuk menunjang
berbagai pekerjaan dalam
pengelolaan data memanfaatkan
sistem semi manual yaitu Microsoft
Word dan Microsoft Excel. Sistem
tersebut masih memiliki kelemahan,
mengingat input data harus dilakukan
untuk setiap pendataan kegiatan. Hal
tersebut mengakibatkan kurangnya
efisien dan efektifitas dalam
pengelolaan data kependudukan.
Berdasarkan uraian tersebut
penulis termotifasi untuk membuat
sistem informasi kependudukan
berbasis visual basic 6.0 dan basis
data MySQL dengan arsitektur
client-server. Sistem informasi ini
diharapkan mampu membantu
Page | 3 penyajian informasi yang lebih
efektif dan efisien.
A.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang
diuraikan di atas, dapat diangkat
rumusan masalah sebagai berikut.
Bagaimanakah tahapan membuat
sistem informasi kependudukan
berbasis visual basic 6.0 dan basis
data MySQL dengan arsitektur
client-server?
A.3 Batasan Masalah
Pada pembahasan ini dibatasi
pada :
1.
Pendataan
kependudukan
yang
meliputi
pendataan
penduduk, keluarga, pindah
datang,
pindak
keluar,
kelahiran,
kematian,
surat
keterangan
dan
surat
pengantar.
2.
Sistem dibuat menggunakan
program development Visual
Basic 6.0 dengan basis data
MySQL
yang
dirancang
menggunakan
software
Xampp phpMyadmin.
3.
Penelitian
dilakukan
di
Kantor Pemerintahan Desa
Dukuh,
Kecamatan
Ngargoyoso,
Kabupaten
Karanganyar.
A.4 Tujuan Penelitian
Tujuan penelitian ini adalah
untuk mempermudah proses
pengelolaan data kependudukan di
Desa Dukuh secara komputerisasi.
A.5 Manfaat Penelitian
Manfaat yang dapat diambil dari
skripsi ini diharapkan mampu
membantu proses pengelolaan data
kependudukan yang lebih mudah,
cepat, dan akurat.
B.
LANDASAN TEORI
B.1 Sitem InformasiMenurut Abdul Kadir (2003) “sistem informasi mencakup sejumlah komponen (manusia,
komputer, teknologi informasi, dan
prosedur kerja), ada sesuatu yang
dapat diproses (data menjadi
informasi), dan dimaksudkan untuk mencapai suatu sasaran atau tujuan.” Menurut Peraturan Daerah
Kabupaten Karanganyar Nomor 1
tahun 2011 Pasal 1 Ayat 13 menerangkan “data kependudukan adalah data perseorangan dan / atau
data agreat yang terstruktur sebagai
Page | 4
dan pencatatan sipil”. Sistem informasi yang dibuat haruslah
mampu mempermudah dalam
pengelolaan data kependudukan serta
dapat memberikan efisiensi dan
efektifitas kerja dari perangkat desa.
Menurut UU No.23 Tahun 2006
Pasal 1 Ayat 21 menerangkan bahwa “sistem informasi administrasi kependudukan, selanjutnya disingkat
SIAK, adalah sistem informasi
yang memanfaatkan teknologi
informasi dan komunikasi untuk
memfasilitasi pengelolaan informasi
administrasi kependudukan di
tingkat penyelenggara dan instansi pelaksana sebagai satu kesatuan.”
Sistem informasi kependudukan
haruslah mampu mengolah berbagai
peristiwa penting yang terjadi pada
penduduk seperti kelahiran,
kemaatian, pindah datang, pindah
keluar, pernikahan atau perkawinan
dan pecatatan sipil yang lainya. “Kelahiran adalah pristiwa kemunculan atau pemisahan lengkap
bayi dari ibuya yang ditandai setelah
pemisahan tersebut bayi menunjukan
bukti-bukti kehidupan”(Peraturan
Daerah Kabupaten Karanganyar
Nomor 1 Tahun 2011 Pasal 1 Ayat
26).
“Kematian adalah tidak adanya secara permanen seluruh kehidupan
pada saat manapun setelah kelahiran hidup terjadi” (Peraturan Daerah Kabupaten Karanganyar Nomor 1
Tahun 2011 Pasal 1 Ayat 30).
B.2 Teori Komputer
Dalam Jogiyanto Hartono
(2004) Donald H. Sanders
menyatakan bahwa komputer adalah
sistem elektronik untuk
memanipulasi data yang cepat dan
tepat serta dirancang dan
diorganisasikan supaya secara
otomatis menerima dan menyimpan
data input, memprosesnya, dan
menghasilkan output dibawah
pengawasan suatu langkah-langkah
instruksi-instuksi program yang
tersimpan di memori (stored
program). Komputer terdiri dari
beberapa bagian antara lain
hardware, Software, dan brainware
yang masing-masing saling
mendukung guna pengolahan suatu
data.
Hardware atau istiah lain
perangkat keras merupakan piranti
komputer yang dapat dilihat dengan
langsung oleh mata berfungsi untuk
menjembatani perangkat lunak
Page | 5 terdiri dari berbagai komponen
diantaranya komponen pemprosesan,
komponen input, komponen
penyimpanan, dan komponen output.
Peralatan proses terdiri dari
beberapa komponen perangkat keras
komputer yang saling berhubungan
satu sama lain. Peralatan proses
tersebut diantaranya:Motherboard,
Prosessor, dan Power Suplay.
Gambar 1. Prosessor
Komponen Penyimpanan
merupakan perangkat komputer yang
digunakan untuk menyimpan data
baik di dalam maupun diluar puranti
komputer. Beberapa contoh dari
komponen penyimpanan antara lain
Hardisk, Flasdisk, RAM, dan ROM
Gambar 2. Hardisk
Komponen keluaran merupakan
merupakan komponen piranti keras
yang memungkinkan user atau
pengguna mengeluarkan data dari
dalam komputer, atau bisa juga
disebut sebagai unit luar yang
digunakan untuk menampilkan data
dari dalam mikroprosesor. Contoh
komponen keluaran antara lain :
Monitor, Printer, dan speaker.
Gambar 3. Monitor Komputer
Hardware dapat bekerja
berdasarkan perintah yang telah
ditentukan padanya, atau yang juga
disebut dengan dengan istilah
instruction set. Perangkat lunak atau
software kebalikan dari hardware
merupakan semua bagian non-fisik
dari perangkat komputer yang
bertugas mengatur tugas dari
keseluruhan proses pada komputer
serta menjembatani komunikasi
Page | 6 perangkat keras yang lain. Perangkat
lunak dikategorikan ke dalam tiga
bagian yaitu sistem operasi
(Operating System), bahasa
(Language Software), dan aplikasi
(Application Software).
B.3 Teori MySQL
Menurut MADCOMS (2002)
“Database merupakan kumpulan
data/informasi yang diorganisasikan dan saling berhubungan” Sedangkan
“System Database adalah sistem
komputer yang digunakan untuk
menyimpan dan mengelola data
tersebut. Sistem Database memiliki
empat komponen penting yakni data,
hardware, software, dan user” (Ema
Utami dan Sukrisno 2005).
Mohammad Sadeli (2013) mengatakan bahwa “MySQL adalah
Database yang menghubungkan
script php menggunakan perintah
query dan escaps character yang
sama dengan php”. MySQL juga di artikan sebagai sebuah
multithreaded, multi-user,
SQL(Structured Query Language)
Relational Database Server
(RDBMS). MySQL merupakan
Database sever yang mampu
menampung sampai ratusan giga
record.
Dalam pembuatan database
MySQL ada berbagai program
aplikasi yang datat digunakan salah
satunya adalah Xampp phpmyadmin
seperti ditunjukan dalam Gambar 4
Gambar 4. Tampilan Manajemen
Database MySQL
Database MySQL di akses
menggunakan phpMySQL pada web
browser yang support dengan php
seperti Google Chrome dan Mozilla
FireFox Sebelum pembuatan
database pada web browser
dilakukan pada Personal Computer
(PC) atau leptop terlebih dahulu telah
ter-install program Xampp
phpmyadmin. Apabila sudah
ter-install selanjutnya jalankan program
tersebut kemudian klik start pada
modul apache dan MySQL seperti
Page | 7
Gambar 5. Tampilan Xampp
Control Panel
Untuk membuat database baru
proses yang dilakukan dengan cara
klik tab database kemudian isikan
nama database pada textbox dan klik
create seperti pada Gambar 6.
Gambar 6. Tampilan Create
Database
B.4 Teori Visual Basic 6.0
Kata “Visual” menunjukan cara yang digunakan untuk membuat
graphical user interface (GUI). Kata
“Basic” merupakan bagian bahasa BASIC (Beginners All Purpose
Syimbolic Instruction Code)
(Wahana komputer ,2003). Jadi
Visual Basic merupakan program
development yang pembuatanya
menggunakan metode GUI dan
bahasa BASIC.
Visual Basic merupakan salah
satu bahasa pemrograman komputer
yang mendukung Object Oriented
Programming (OOP). Object
Oriented Programming terdiri dari
beberapa komponen antara lain
properties, event, form, method,
variabel, konstanta, jenis data, dan
operator.
Pada pemrograman visual,
pengembangan aplikasi diawali
dengan pembuatan user interface,
kemudian mengatur properti dari
objek-objek yang digunakan dalam
user interface, dan baru dilakukan
penulisan kode program untuk
menangani kejadian-kejadian (event).
Tampilan awal visual basic 6.0
terlihat seperti pada Gambar 7.
Gambar 7. Tampilan Awal Visual
Page | 8 Tahapan selanjutnya akan
muncul tampilan utama Visual
BASIC 6.0 seperti pada Gambar 8.
Gambar 8. Bagian Utama IDE
Visual Basic 6.0
Pada Gambar 8 menunjukan
halaman dari visual basic 6.0 dari
gambar tersebut terdapat beberapa
komponen diantaranya title bar,
menu bar, tool box, form designer,
code windows, project windows,
properties windows, dan form layout
windows. Komponen diatas memiliki
kegunaan dan fungsi masing-masing
diantaranya :
1. Menu Bar
Menu Bar terdapat daftar menu
yang berisi daftar perintah-perintah
yang dapat digunakan saat bekerja
pada Visual Basic. Terdiri dari menu
File, Edit, View,Project, Format,
Debug, Run, Query, Diagram, Tools,
Add-Ins, Window dan Help.
2. Toolbar
Toolbar digunakan untuk
mengakses perintah-perintah dalam
menu yang sering dipakai secara
cepat.
Gambar 9. Tampilan Toolbar
3. Toolbox
Toolbox merupakan daftar
komponen-komponen yang dapat
digunakan untuk mendesain
tampilan program aplikasi yang
akan dibuat.
Gambar 10. Tampilan Toolbox
a. Label
Label digunakan untuk
menambahkan teks pada saat
perancangan dengan mengetikkan
teks atau angka pada text box.
Page | 9 Text box digunakan sebagai
sarana untuk mendapatkan input
data dari user (pengguna).
c. Command Button
Command button digunakan
untuk menambahkan tombol pada
perancangan form.
d. Check Box
Check box digunakan untuk
mendapatkan masukan dari user
berupa pilihan dari item-item yang
tersedia. User dapat memilih satu,
beberapa atau mungkin semua item
yang tersedia.
e. Option Button
Option button digunakan
untuk mendapatkan masukan dari
user berupa pilihan dari item-item
yang tersedia. User hanya dapat
memilih satu dari beberapa pilihan
yang tersedia.
f. Combo Box
Combo box digunakan untuk
menampilkan pilihan item-item.
Untuk memilih item user dapat
mengetikkan pilihan atau memilih
dari daftar yang tersedia.
g. List Box
List box digunakan untuk
menampilkan daftar pilihan bagi
user. User dapat memilih satu
pilihan dari daftar pilihan yang
tersedia.
4. Project Explorer
Menampilkan daftar form dan
module yang ada dalam project
yang sedang aktif.
Gamabar 11. Tampilan Project
Exploler
5. Property Window
Property window digunakan
untuk mengatur properti dari
komponen-komponen yang sedang
diaktifkan. Property merupakan
karakteristik dari sebuah objek.
Gambar 12. Tampilan Property
Page | 10 6. Form Designer
Form designer merupakan
jendela yang digunakan untuk
melakukan perancangan tampilan
dari aplikasi yang akan dibuat.
Gambar 13. Tampilan Form
Designer
7. Code Window
Code window merupakan
jendela yang digunakan untuk
menuliskan code program.
Gambar 14. Tampilan Code
Windows
Pemrograman Database
(Database Programming) merupakan
suatu bentuk pemrograman alternatif
untuk pengolahan Database. Dengan
pemrograman Database kita dapat
secara leluasa mengatur tampilan dan
alur kerja sebuah Database dengan
lebih baik. Visual Basic merupakan
salah satu bahasa pemrograman yang
telah mendukung pemrograman
Database. Visual Basic dapat
dihubungkan dengan program
aplikasi pengolah data lain seperti
Access, MySQL, dan sebagainya.
B.5 Teori Crystal Report
Menurut MADCOMS (2002)
"Crystal repots merupakan program
khusus untuk membuat laporan yang
terpisah dari program Microsoft
Visual Basic tetapi keduanya dapat
dihubungkan (linkagge)". Crystal
Reports dirancang untuk membuat
laporan yang dapat digunakan
dengan berbagai bahasa
pemrograman berbasis Windows,
seperti Visual Basic, Visual C/C++,
Visual Interdev, dan Borland Delphi.
Crystal reports memiliki fasilitas
import hasil laporan yang
mendukung format-format paket
program lain, seperti Microsoft
Office, Adobe Acrobat Reader, dan
HTML.
Crystal report memiliki berbagai
Page | 11 13.5. Crystal report 8.5 yang paling
popular digunakan saat ini dan untuk
tampilan awal dari Crystal report 8.5
seperti pada Gambar 15.
Gambar 15. Tampilan Awal
Crystal Report 8.5
Tahapan selanjutnya adalah
koneksi crystal report dengan
database ada berbagai metode
koneksi database diantaranya ODBC
dan database file seperti pada
Gambar 16.
Gambar 16. Tampilan Pemilihan
Koneksi Database
Setelah proses koneksi selesai
dilanjutkan dengan proses disain
tampilan laporan seperti pada
Gambar 17.
Gambar 17. Tampilan
Desain Crystal Report 8.5
B.6 Teori Jaringan Komputer
Menurut Zaenal Arifin (2005) “ Sebuah jaringan komputer paling
sedikit terdiri dari dua komputer
yang saling terhubung dengan sebuah
media sehingga komputer-komputer
tersebut dapat saling berbagi resource dan saling berkomunikasi”. “Jaringan komputer adalah sekelompok
komputer otonom yang saling
berhubungan antara satu dengan
lainya menggunakan protokol
komunikasi melalui media
komunikasi sehingga dapat saling
berbagi informasi, program-program,
penggunaan bersama perangkat keras
seperti printer, hardisk, dan
sebagainya” Wahana Komuter
Page | 12 jaringan berdasarkan rentang atau
ukuran jaringan yaitu:
1.
Local Area Network (LAN)
Local Area Network (LAN)
adalah jaringan komputer yang
memiliki rentang atau meliputi suatu
area yang kecil seperti satu ruangan
hingga beberapa gedung. Jaringan
pada sebuah rumah, kantor, hingga
jaringan kampus universitas adalah
contoh dari sebuah LAN.
Server
Gambar 18. Sekema Jaringan LAN
2.
Metropolitan Area Network
(MAN)
Metropolitan Area Network
(MAN) adalah jaringan komputer
yang mencakup beberapa blok dalam
sebuah kota hingga seluruh kota itu
Gambar 19. Sekema Jaringan Man
3.
Wide Area Network (WAN)
Wide Area Network (WAN)
adalah jaringan komputer yang
mencakup daerah yang luas seperti
Gambar 20. Sekema Jaringan WAN
Selain tipe jaringan berdasarkan
rentang atau ukuran, jaringan
komputer juga dibagi berdasarkan
jenis. Sebelum menguraikan jenis
komponen-Page | 13 komponen jaringan Pertama adalah
client. Peran client ini hanya sebagai
pengguna saja tidak menyediakan
sumber data (sharing) dan informasi.
Peran kedua adalah sebagai peer,
yaitu client yang menyediakan
sumber data untuk dibagi kepada
client lain sekaligus memakai sumber
data yang tersedia pada client yang
lain (peer to peer). Ketiga peran
sebagai server, yaitu menyediakan
sumber data untuk digunakan oleh
client tetapi tidak memakai sumber
data yang disediakan oleh client.
Jaringan komputer juga
memiliki beberapa topologi dan
pengkabelan. Jenis topologi akan
mempengaruhi jenis kabel yang
digunakan begitu juga sebaliknya,
ketersediaan kabel akan
mempengaruhi jaringan yang akan di
bangun. Berikut ini ada beberapa
topologi jaringan
1. Topologi ring
Topologi ring memanfaatkan
kurva tertutup, artinya informasi dan
data serta traffic disalurkan
sedemikian rupa kepada
masing-masing node. Umumnya fasilitas ini
memanfaatkan kabel fiber optic
sebagai saranan transmisi. Jaringan
dengan topologi ring terlihat seperti
pada Gambar 21.
Gambar 21. Jaringan Dengan
Topologi Ring
2. Topologi bus
Sebuah jaringan komputer yang
terkoneksi melalui sebuah jalur
komunikasi tunggal yang dipakai
bersama. Pada jaringan bertopologi
bus tabrakan (collision) dapat terjadi
ketika ada lebih dari satu komputer
yang mencoba mengirimkan data
pada saat yang bersamaan sehingga
diperlukan suatu metode untuk
menangani situasi collision atau
menghindarinya. Pada topologi ini
menggunakan kabel coaxial. Jaringan
dengan topologi bus terlihat seperti
pada Gambar 22.
Gambar 22. Jaringan Dengan
Topologi Bus
Page | 14
3.
`
Topologi starTopologi jaringan ini banyak
digunakan di berbagai tempat, karena
kemudahan untuk menambah,
mengurangi atau mendeteksi
kerusakan jaringan yang ada. Selain
itu, permasalahan panjang kabel yang
harus sesuai (matching) juga tidak
menjadi suatu yang penting lagi.
Topologi ini menggunakan kabel
UTP dan connector RJ-45, seseorang
dengan mudah membuat sebuah
sistem jaringan. Jaringan dengan
topologi star terlihat seperti pada
Gambar 23.
Gambar 23. Jaringan Dengan
Topologi Star
4. Topologi tree
Jaringan dengan topologi tree
(pohon) terdapat beberapa buah
jaringan bertopologi star yang
bergabung dalam sebuah susunan
yang memiliki hirarki sehingga
terdapat komputer-komputer yang
hanya dapat mengirim dan menerima
data melalui suatu simpul tertentu.
Berbeda dengan topologi star di
mana hanya ada satu simpul pusat
pendistribusi data, pada topologi tree
fungsi simpul pusat pendistribusi
data disebar ke beberapa simpul
lainnya. Jaringan dengan topologi
tree terlihat pada Gambar 24.
Simpul akar
Simpul daun Simpul pendistribusi
Gambar 24. Jaringan Dengan
Topologi Tree
C.
PEMBAHASAN
C.1 Analisa sistem yang sedang berjalan
Analisa terhadap sistem yang
sedang berjalan menjelaskan hasil
pengamatan terhadap sistem nyata
yang berjalan pada Kantor
Pemerintahan Desa Dukuh. analisa
ini meliputi dokumen yang ada,
prosedur yang berjalan, dan
Flowchart administrasi
Page | 15 ada sehingga dapat dilakukan
evaluasi terhadap sistem tersebut.
1. Analisa dokumen sistem yang
berjalan merupakan analisa
terkait dokumen yang digunakan
dalam proses penolahan data
kependudukan di Kantor
Pemerintahan Desa Dukuh.
Dokumen yang digunakan
dalam pengolahan data
penduduk di Desa Dukuh adalah
surat keterangan
kelahiranF-201, formulir pelaporan
kelahiran, surat keterangan
kematian F-2.29, formulir isian
kartu keluarga model DK-1,
surat pengantar pindah, laporan
penduduk bulanan, laporan
kematian, laporan kelahiran,
laporan kepindahan, laporan
kedatangan, surat pengantar
nikah, surat keterangan dan
surat pengantar.
2. Analisis prosedur yang berjalan
memberikan gambaran umum
tentang sistem kependudukan
yang digunakan. Analisis
prosedur ini bertujuan untuk
mengetahui lebih jelas
bagaimana cara kerja dari sistem
tersebut, sehingga kelemahan
dan kelebihan dari sistem
tersebut dapat diketahui.
a. Flowchart administrasi
surat kelahiran
Proses pengurusan surat
kelahiran dari desa diawali
dengan membawa surat
kalahiran dari bidan atau rumah
sakit dan pengantar RT
setempat. KAUR Umum
kemudian mengecek berkas
kelahiran yang diserahkan oleh
pemohon. Jika berkas telah
lengkap dan sesuai maka KAUR
Umum membuatkan surat
kelahiran F-201 sesuai dengan
formulir yang tersedia. Kepala
Desa menandatangani surat
kelahiran yang telah dibuat dan
diserahkan kembali kepada
KAUR Umum untuk diberikan
kepada pemohon dan sebagai
arsip.
Gambar 25. Flowchart
Administrasi Surat Kelahiran
b. Flowchart prosedur
Page | 16 Proses pengurusan surat
kematian dari desa diawali
dengan membawa surat
kematian dari rumah sakit atau
pengantar RT setempat. KAUR
Umum kemudian mengecek
berkas kematian yang
diserahkan oleh pemohon. Jika
berkas telah lengkap dan sesuai
maka KAUR Umum
membuatkan surat kematian
F-2.29 sesuai dengan formulir
yang tersedia. Kepala Desa
menandatangani surat kematian
yang telah dibuat dan diserahkan
kembali kepada KAUR Umum
untuk diberikan kepada
pemohon dan sebagai arsip.
Gambar 26. Flowchart
Administrasi Surat Kematian
c. Flowchart prosedur
penduduk pindah
Proses pengurusan surat
pindah dari desa diawali dengan
membawa surat pengantar RT
setempat dan foto copy kartu
keluarga alamat tujuan pindah.
KAUR Umum kemudian
mengecek berkas pindah yang
diserahkan oleh pemohon. Jika
berkas telah lengkap dan sesuai
maka KAUR Umum
membuatkan surat keterangan
pindah tempat sesuai dengan
formulir surat pindah tempat
yang tersedia. Kepala Desa
menandatangani surat pindah
tempat yang telah dibuat dan
diserahkan kembali kepada
KAUR Umum untuk diberikan
kepada pemohon dan sebagai
arsip.
Gambar 27. Flowchart
Administrasi Keterangan Pindah
d. Flowchart prosedur
administrasi penduduk
datang
Proses pengurusan
penduduk datang dari desa atau
kelurahan lain diawali dengan
membawa surat keterangan
pindah dari Dinas
Page | 17 Sipil dan diberikan kepada
KAUR Umum. KAUR Umum
kemudian mengecek berkas
kedatangan penduduk yang
diserahkan oleh pemohon. Jika
berkas telah lengkap dan sesuai
maka KAUR Umum
membuatkan surat keterangan
pembuatan kartu keluarga baru
atau perubahan kartu keluarga
jika pemohon bermaksud untuk
bergabung kepada keluarga
yang sudah terdaftar
sebelumnya. Kepala Desa
menandatangani surat
keterangaan atau pengantar
perubahan KK yang telah dibuat
dan diserahkan kembali kepada
KAUR Umum untuk diberikan
kepada pemohon dan sebagai
arsip.
Gambar 28. Flowchart
Administrasi Penduduk Datang
e. Flowchart suratperanngantar dan
keterangan
Proses pengurusan surat
pengantar dan keterangan dari
desa dilakukan dengan membawa
surat keterangan Rukun Tangga
(RT) setempat dan diberikan
kepada KAUR Umum. KAUR
Umum kemudian mengecek
berkas pengantar RT yang
diserahkan oleh pemohon. Jika
berkas telah lengkap dan sesuai
maka KAUR Umum membuatkan
surat keterangan atau pengantar
sesuai dengan diperlukan. Kepala
Desa menandatangani surat
keterangaan atau pengantar yang
dimohon dan diserahkan kembali
kepada KAUR Umum untuk
diberikan kepada pemohon dan
sebagai arsip.
Gambar 29. Flowchart
Administrasi Pengantar dan
Keterangan
f. Flowchart administrasi laporan
data kependudukan
Proses pelaporan data
kependudukan meliputi laporan
data lahir, mati, pindah , dan
datang serta rekapan dari data
Page | 18 laporan diawali dengan
menghitung penduduk pada buku
induk untuk dijadikan jumlahan
penduduk bulan lalu. Menghitung
jumlah data lahir, mati, pindah ,
dan datang untuk mencari jumlah
penduduk bulan ini. Jumlah
peduduk bulan ini dapat
dirumuskan dengan :
jumlah penduduk bulan ini
= jumlah penduduk bulan lalu+
jumlah penduduk lahir + jumlah
penduduk datang-jumlah
penduduk mati-jumlah penduduk
pindah.
Gambar 30. Flowchart
AdministrasiLaporan Data
Kependudukan
C.2 Diagram konteks sistem yang berjalan
Diagram konteks adalah
diagram arus data yang berfungsi
untuk menggambarkan keterkaitan
aliran-aliran data antara sistem
dengan bagian-again luar sistem.
Adapun diagram konteks yang dibuat
di tunjukan pada Gambar 31.
Gambar 31. Diagram Konteks
Sistem Yang Berjalan
Dari uraian Flochart dan
diagram koneks diatas, maka penulis
dapat menarik beberapa
permasalahan yang terjadi, seperti
dijelaskan dalam Tabel 1.
Tabel 1 Evaluasi Sistem Yang
Sedang Berjalan
No Permasalahan Rencana Pemecahan
1
Proses yang dilakukan bersifat manual sehingga memerlukan bayak waktu dalam melakukan setiap pekerjaan
dibuatkan sistem informasi kependudukan
2
sulitnya pecarian dan pengelompokan data penduduk
dibuatkan basis data yang mampu menyimpan data penduduk
3
Sering terjadinya penggandaan Id atau nomor surat
dibuatkan id otomatis dari sistem
4 Terjadinya duplikasi data yang tersimpan antar kompuer
dibuatkan sistem informasi kependudukan yang berbasis
cilent server
C.3 Analisa sistem yang dibuat
Analisis umum sistem yang
dibuat ini menjelaskan tentang
kebutuhan sistem yang akan
dibangun pada kantor Pemerintahan
Page | 19 baik harus dapat menganalisa dan
memenuhi kebutuhan pemakainya.
Secara fungsional sistem tersebut
haruslah mampu menyajikan
informasi yang relevan untuk
laporan data kependudukan di
Kantor Pemerintahan Desa Dukuh.
Kebutuhan nonfungsional
meliputi kebutuhan teknologi sebuah
sistem informasi berbasis komputer
yang terdiri dari perangkat keras
(hardware), perangkat lunak
(software), keamanan dan
arsitektur sistem, serta perangkat
manusia (brainware).
Dalam pengembangan sistem
yang dibuat ada beberapa hal
mengenai layak atau tidak suatu
sistemseperti dijelaskan berikut ini.
1. Kelayakan teknis
Kelayakan teknis berkaitan
dengan kebutuhan sistem yang telah
disusun dari aspek teknologi yang
digunakan. Perangkat teknologi
berupa hardware dan software yang
sebagian besar sudah tersedia di
Kantor Pemerintahan Desa Dukuh,
hanya kurang beberapa software
yang belum terpasang, yaitu
XAMPP for Windows dan Crystal
Report 8.5. Pembuatan sistem
informasi kependudukan dirancang
user friendly sehingga
mempermudah pengoperasiannya,
Dari analisis yang telah dilakukan
tidak ditemukan
hambatan-hambatan berarti dalam
menerapkan sistem yang dibuat
dikatakan layak.
2. Kelayakan operasional
Sistem informasi yang dibuat
harus bisa menyelesaikan
masalah-masalah yang dialami petugas yang
ada di Kantor Pemerintahan Desa
Dukuh dibidang administrasi
kependudukan. Dengan adanya
sistem kependudukan yang dibuat
informasi yang dibutuhkan akan
didapatkan dengan cepat, tepat dan
akurat. Sistem informasi
kependudukan ini juga tidak
memerlukan operator dengan
keahlian khusus untuk
mengoperasikannya karena sistem
dirancang untuk mudah
dioperasikan. Selain itu akan
dilakukan pelatihan terlebih dahulu
sehingga akan memudahkan user
untuk mengopersasikannya.
C.4 Perancangan sistem yang dibuat
Tahapan ini penulis akan
menjelaskan tentang sistem yang
dibuat dimana perbedaan antara
Page | 20 dibuat. Proses sistem yang berjalan
dilakukan secara manual sedangkan
sistem yang dibuat dilakukan secara
terkomputerisasi dan menggunakan
basis data serta menjadi ter-integrasi
antara bagian satu dengan lainnya.
Tujuan dari perancangan sistem yang
dibuat adalah untuk mengatasi
permasalahan yang terjadi pada
sistem yang sedang berjalan dengan
cara merancang sistem informasi
kependudukan dengan arsitektur
client server.
Pada sistem yang dibuat, terjadi
perubahan pada bagian proses dan
penyimpanan, dimana dengan adanya
basis data, maka proses input data
tidak terulang pada setiap kegiatan.
Perubahan lainnya adalah telah
digunakannya basis data yang berada
pada satu server sehingga
meminimalkan kesalahan dari
duplikasi data. Perancangan proses
digunakan untuk menjelaskan proses
pengolahan data dari sistem
informasi kependudukan yang akan
dibuat. Perancangan proses dapat
dilihat seperti Gambar 32.
Page | 21 1. Perancangan basis data
Perancangan basis data
menguraikan tentang tabel, field, tipe
data dan primery key yang digunakan
oleh sistem informasi keendudukan
yang dibuat. Tabel yang digunakan
dalam sistem informasi
kependudukan yang dibuat seperti
pada Tabel 2.
Tabel 2 Tabel Penduduk
Keterangan
Nama Tabel : tb_penduduk
Primery Key : NIK
2. Perancangan interface
Perancangan interface
merupakan suatu bentuk rancangan
dari tampilan yang digunakan untuk
user berinteraksi dengan program.
Rancangan halaman menejemen
penduduk digunakan untuk
pengolahan data penduduk.
Rancangan halaman menejemen
penduduk seperti pada Gambar 33.
Gambar 33. Rancangan halaman
menejemen penduduk
3. Perancangan output
Perancangan output
merupakan perancangan laporan
yang dihasilkan dari pengolahan data
pada sistem informasi kependudukan
yang dibuat. Rancangan laporan
penduduk bulanan merupakan hasil
output dari proses pengolahan data
pindah, datang, lahir, dan mati.
Rancangan laporan penduduk
Page | 22 Gambar 34. Rancangan Laporan Penduduk Bulanan
4. Perancangan jaringan
Perancangan arsitektur jaringan
pada sistem informasi kependudukan
yang dibuat dilakukan untuk
menentukan tipe jaringan dan media
transmisi data. Pada sistem informasi
kependudukan yang dibuat penulis
menggunakan tipe jaringan
client-server karena dianggap lebih cocok
untuk mengatasi permasalahan
duplikasi data.
Sistem informasi
kependudukan ini dirancang
menggunakan media transmisi tanpa
kabel atau wireless karena pada
jaringan wireless jaringan komputer
lebih efisient dan fleksibel.
Arsitektur jaringan pada sistem
informasi kependudukan yang dibuat
terlihat seperti ada Gambar 35.
Gambar 35. Rancangan Aritektur
Jaringan
5. Manual program
Manual program merupakan
tampilan program agar user dapat
mengenal program aplikasi serta
uatuk petunjuk bagi user dalam
Page | 23 a. Menu login
Tampilan login merupakan
syarat untuk memanfaatkan program
secara keseluruhan, dimana yang
menggunakan aplikasi ini adalah
personil yang diberi hal akses.
Tampilan menu log in terlihat seperti
pada Gambar 36.
Gambar 36. Menu Login
Beberapa penulisan kode pada
menu log in yang memeberikan
perintah masuk dan pemberian hak
akses akan diuraikan pada Tabel 3.
Tabel 3 Listing Program Menu Log In
Listing Program Keterangan
If t_username = "" Or t_password = "" Then
MsgBox "Data Login Belum Lengkap", vbInformation, "Peringatan"
t_username.SetFocus Exit Sub
Else
Call BukaDatabase
Dim rs As New ADODB.Recordset Set rs = New ADODB.Recordset
rs.Open "Select * from tb_admin where username ='" & t_username & "' and password='" & t_password & "'", KonekDb, adOpenDynamic, adLockOptimistic
If rs.EOF Then
MsgBox "Maaf Userid dan Paassword Anda Salah !!!.", vbApplicationModal, "Peringatan"
clr
t_username.SetFocus Else
'MsgBox "login succses", vbOKOnly, "Peringatan" F_menu.Show
F_menu.id = rs!id
F_menu.StatusBar1.Panels(2) = rs!UserName F_menu.StatusBar1.Panels(5) = rs!Status Unload Me
End If End If End Sub
Perintah yang digunakan untuk masuk menu
utama, Terdapat validasi data antara user name
dan password saat keduanya salah.
b. Menu Utama
Menu utama ini berfungsi
sebagai induk semua menu yang
digunakan untuk menjalankan proses
pengolahan data kependudukan.
Tampilan menu utama terlihat
Page | 24 Gambar 37. Tampilan Menu Utama
Beberapa penulisan kode pada
menu utama yang memeberikan
perintah masuk daftar menu yang di
pilih akan diuraikan pada Tabel 4.
Tabel 4 Listing Program Menu Utama
Listing Program Keterangan
Select Case Toolbar1.Tag Case "dt_pindah_out" F_Pindah.Show Case "dt_pindah_in" F_datang.Show Case "kk" F_keluarga.Show Case "ganti_pwd" F_Password.idd = id F_Password.Show 1 F_Password.idd = id Case "dt_lahir" F_kelahiran.Show
F_kelahiran.lbtgl = "" & Format(Date, " dd ") & sbul & Format(Date, "yyyy") Case "pengantar"
F_surat_pengantar.Show
F_surat_pengantar.lb_tgl = "" & Format(Date, " dd ") & sbul & Format(Date, "yyyy")
Case "DT_PENDUDUK" F_Penduduk.Show Case "lockk" Me.Enabled = False F_Lock.Show Case "logout" F_Login .Show Unload Me Case "nikah"
F_pengantar_nikah.Show
F_pengantar_nikah.Label12 = "" & Format(Date, " dd ") & sbul & Format(Date, "yyyy")
Case "exit" Unload Me Case "grafik"
Perintah yang digunakan
untuk masuk menu yang dipilh.
c. Menu Penduduk
Pembuatan menu penduduk digunakan untuk mengoalah data penduduk.
Page | 25 Gambar 38. Tampilan Menu Penduduk
Beberapa penulisan listing
program pada menu penduduk yang
memeberikan perintah untuk
menampilkan data pada listview
diuraikan pada Tabel 5.
Tabel 5 Listing Program Menu Penduduk
Listing Program Keterangan
On Error GoTo err
Dim adr As New ADODB.Recordset Dim li As ListItem
Dim no As Long Call BukaDatabase
Set adr = New ADODB.Recordset
adr.Open SQL, KonekDb, adOpenDynamic, adLockOptimistic With lv.ListItems
.Clear
Do Until adr.EOF no = no + 1 Set li = .Add(, , no) li.SubItems(1) = adr!nik li.SubItems(2) = adr!no_kk li.SubItems(3) = adr!nama li.SubItems(4) = adr!nama_kk li.SubItems(5) = adr!tgl_lahir li.SubItems(6) = adr!jen_kelamin adr.MoveNext
btotal.Caption = no Loop
adr.Close End With
Perintah yang
digunakan untuk
masuk menu yang
Page | 26 d. Laporan data penduduk
Laporan data penduduk
merupakan hasil keluaran dari proses
pengolahan data kependudukan
sistem yang dibuat. proses
pencetakan laporan akan
menghasilkan output seperti pada
Gambar 15.
Gambar 15 Laporan Data Penduduk Bulanan
D.
PENUTUP
D.1 Kesimpulan
Dari pembahasan tentang
pembuatan sistem informasi
kependudukan di Kantor
Pemerintahan Desa Dukuh berbasis
visual basic 6.0 dan basis data
MySQL dengan arsitektur client
server dapat ditarik kesimpulan
sebagai berikut :
1. Pembuatan sistem informasi
kependudukan ini memiliki
beberapa tahapan sebagai
berikut:
a.
Perancangan Database dbdesayang didalamnya berisikan
tabel tb_penduduk,
tb_kelahiran, tb_kematian,
tb_keluarga, tb_pindah,
tb_datang, tb_admin,
tb_surat_nikah, dan
tb_surat_pengantar.
b.
Perancangan Output dariproses pengolahan data
penduduk adapun output
dirancang adalah formulir isian
kartu keluarga, laporan data
penduduk, keterangan
Page | 27 kelahiran, laporan kelahiran,
keterangan kematian, laporan
kematian, laporan pendatang,
pengantar pindah, lapora
pindah, pengantar nikah model
N1, model N2, model N3,
kelahiran, menu kematian,
menu pindah datang, menu
pindah keluar, menu surat
pengantar, dan menu surat
nikah.
2. Sistem informasi
kependudukan yang dibuat
dapat digunakan untuk
mempercepat proses pelayanan
surat kependuduk dan
pengelolaan data penduduk
serta mempermudah dalam
penyajian laporan data
penduduk ke dinas terkait.
3. Program ini dapat digunakan
untuk import-export data
penduduk dari dan ke-dalam
file excel.
4. Pembutan nomor surat sudah
dilakukan secara otomatis
sehingga sangat kecil
kemungkinan terjadinya
nomor surat ganda.
5. Implementasi sistem dilakukan
dengan pengujian
menggunakan metode black
box yang terfokus pada
persyaratan fungsional
perangkat lunak yang dibuat.
6. Sistem informasi
kependudukan yang dibuat
dapat menunjang kinerja dari
perangkat desa terlebih bagi
sekretaris desa dan kaur
umum.
D.2 Saran
Dalam pembuatan sistem
informasi kependudukan desa ini
belum terdapat normalisasi Database
dan belum dapat membaca data dari
KTP elektronik serta masih bersifat
offline. Bagi pembaca yang berminat
mengembangkan sistem ini dapat
menambahkan beberapa hal :
1.
Membuat Database yang lebihternormalisasi untuk
meningkatkan kinerja program
aplikasi yang dibuat.
2.
Menambahkan sensor danprogram untuk membaca data
Page | 28
3.
Membutkan domain danhosting sebagai server
databese online.
E.
DAFTAR PUSTAKA
Arifin,Z, 2005, Langkah Mudah
Membangun Jaringan
Komputer, C.V.Andi Offset,
Yogyakart
Kabupaten Karanganyar, 2008, Peraturan Bupati Nomor 7 Tentang Petunjuk Pelaksanaan Peraturan Daerah Kabupaten Karanganyar Nomor 21 Tahun
2006 Tentang
Penyelenggaraan Pendaftaran Penduduk Pencatatan Sipil dan Retribusinya, Sekretaris Daerah, Karanganyar
Kabupaten Karanganyar, 2011, Peraturan Daerah Nomor 1 Tentang penyelenggaraan Administrasi Kependudukan, Sekretaris Daerah, Karanganyar
Kadir, A, 2003, Pengenalan Sistem
Informasi, C.V.Andi Offset,
Yogyakarta
MADCOMS, 2002, Seri Panduan
Pemrograman Database
Visual basic 6.0 dengan
Crystal Report, Edisi: 1,
C.V.Andi Offset, Yogyakarta
Republik Indonesia, 2010, Praturan mentri Dalam Negeri Nomor 19 Tentang Formulir dan Buku Yang Digunakan Dalam Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil, Sekertariat Negara, Jakarta
Republik Indonesia, 2013, Undang-undang Nomor 24 Tentang Perubahan Atas Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006 Tentang Administrasi Kependudukan, Sekertariat Negara, Jakarta
Sadeli, M, 2013, Toko Baju Online
dengan PHP dan MYSQL,
Maxikom, Palembang
Utami, E. dan Sukrisno, 2005,
Konsep Dasar Pengolahan dan Pemrograman Databse dengan MYSQL, Ms.Access,
dan Ms.Visual Basic,
C.V.Andi Offset, Yogyakarta
Wahana Komputer, 2003, Konsep
Jaringan Komputer dan
Pengembanganya, salemba
infotek,Yogyakarta
Wahana Komputer, 2003,
